探究做好卫生档案管理工作的体会

【摘要】档案的管理是整个卫生管理系统的一个十分重要的环节，档案管理的质量将会直接关系到整个卫生部门后续的一些决策和资料参考，影响到卫生部门的服务质量，因此，加强对卫生档案的管理，提高管理质量具有重要意义。本文对此课题做出研究。

【关键词】卫生档案，管理工作，策略分析

中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：

一、前言

随着我国医疗卫生事业的快速发展，为我国居民的生活质量和生活水平的提高奠定了坚实的基础，但是，在医疗卫生事业发展的同时，卫生档案的管理工作依然存在着一些管理不善的地方，在新的时期，加强对卫生档案的管理已经具有迫切性。

二、卫生档案文件的收集管理措施

1.做好档案的收集与整理

档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。案卷的编目主要包括编制卷内文件目录，备考表，案卷封面的编目、案卷目录的编制。系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束；系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。在实际工作中，二者往往交错进行。2.注重文件材料的收集与整理存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。3.认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制

只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。

三、加强卫生档案管理的措施分析

1.不断提高档案管理人员的素质

高素质的档案管理人员才能做出高质量的卫生档案管理工作，卫生档案与一般的文献材料不同，不仅有时效性和及时性、真实性等特点，还具备平常信息的分享型，压缩性，传输性和扩散性的共性，所以，卫生管理工作人员要考虑如何有效收集，进行合理的加工，及时的储存，合格的卫生档案管理人员不但要进行简单汇总、收集、装订和上交等过程性的工作，还要继续学习本行业的专业知识和教育培训。不断的加强卫生档案管理的专业知识，能够熟练的运用工作技能和专业知识。不断地增强自己独立完成档案管理工作的能力，还要对工作细心积极主动，具备良好的创新意识，跟随时展的步伐，不断进行探索和运用科学合理规范的方法管理，把卫生档案管理工作做到更加的有效和有序，建立卫生档案管理的操作方案和工作方法，并对其进行完善。档案管理人员要参加专业的培训班，积极主动地加入专业的卫生培训，进一步的提高自身素质，为自己进入更高的层次打下基础。卫生档案管理工作是一门正在不断的走向完善的档案学科，因为和人民群众的生活紧密的联系在一起，随着他们的法律意识不断的加强，有更好的去关注自身的利益相关一切活动的能力，因此我们要更认真、更好、更全面的适应当前，来为社会稳定及社会的经济发展 服务。

2.不断完善卫生档案管理的制度

卫生档案材料的来源是多个方面的，有财务的，有人事的，有管理的，有公共设施和设备等档案，涉及的部门多、人多还有涉及的事情也比较多。假如没有良好的规章制度，就不能保证卫生档案资料的收集及时完整，更加谈不上进行合理的分类，和整理有序。还有可能出现档案丢失的现象，不能更好地利用档案。近些年来我国建立了许多档案管理规章制度，将卫生档案管理的收集工作和整理工作进行了年度考核，要求每个科室都有正门的收集整理及定期储存档案的专业人员，把责任分配到个人，使用和借阅档案时要经过有关领导的批示。这一系列的制度建立和完善，不仅提高了卫生档案管理的水平，还保证了档案收集更全面和储存更有序、分类、利用更为合理。

3.规范和完善卫生档案管理的收集内容

规范和完善卫生档案管理收集内容是提高管理效率的必备条件，作为基层的档案管理人员，对工作中形成的档案监督做了明确的分类。⑴法规制度材料：包含技术管理规范，卫生监督法规等这些方面。⑵卫生监督预防性的材料：是由新兴项目的生茶材料，许可审批等方面组成。⑶行政处罚材料：分析报告，检测记录等。⑷工作材料：包含该年度的每项工作计划，检查记录总结等。⑸调查专题材料包含设计、报告调查和汇总统计。

四、建设并完善卫生事业单位人事档案信息化管理体系

1.建设完善卫生事业单位人事档案管理体制

所谓信息化，是指如今社会与经济发展的大态势。卫生事业单位人事档案部门要大力开创条件，建设并完善人事档案信息化管理体质。为此，应做到以下几点：

（1）强化档案意识，提升档案管理人员的责任。高度关注人才培养工作，加大对于档案管理人员的业务素质与政治素质的培训力度，依靠进修学习、专业培训等方式大幅提升管理人员的业务水准，一步步地构建档案管理人才团队，让其充分知悉现代信息管理技术与档案业务，积极培养成卫生事业单位建设与发展相适应的档案管理专业人员。

（2）利用合理的、科学的正确的档案管理软件系统，只需选用一套，即可促使总体工作效率得以大幅提升，推动人事档案信息化管理进程，增加人事档案信息资源的利用率，从而有利于未来卫生事业单位档案信息化管理。

（3）建设并完善人事档案管理制度。人事档案管理要想上升到一个新的高度进而形成人事档案管理信息的体系，就必须依靠广泛的研究以及实践的累积，不断实践创新，制定并健全有效的人事档案管理的相关规章制度，详细而又明确地规定档案的整理、保管、收集与运用。唯有严格贯彻落实并实施规章制度，才可让人事档案管理工作变得有章可循，进而衍生出完整的、有机的人事档案管理信息体系。

（4）高度关注人事档案信息系统的维护工作。事实上，人事档案信息系统并非一成不变的，其要想实现作用最大化，就必须得到实时维护与更新。

2.健全卫生事业单位人事档案信息化系统的数据库建设

众所周知，卫生事业单位人事档案管理数据库的建设不可一蹴而就，其需耗费大量时间，而人事信息管理网络的建成将会给人事管理的强化、服务质量的改善以及工作效率的提升带来巨大的正面影响。详细来讲，建设卫生事业单位人事档案信息化数据库需做到以下几点，即：

（1）加大卫生事业单位人事档案基本信息数据库的建设力度，其建筑对象有：卫生单位职工性别、学历、姓名、参加工作时间、出生年月、职称、入党团的时间、职业类别、离退休时间、职务、工资、年度考核等各项信息。

（2）积极建设卫生事业单位职工工资数据库以将职工的绩效考核成绩同工资相互连接起来。

（3）大力构建卫生事业单位人事档案查询目录数据库，从而达到迅速找到人事档案的目的。同时，要依照姓氏对工作人员进行分类，按秩序录入人员姓名、档案编号等数据，以便在查找人员档案时只需将个人姓名输入就能够晓得该职工的人事档案的档案柜及其编号。

（4）构建卫生事业单位人事档案材料目录数据库从而有利于档案目录的标准化与统一化。通常每一年均会有很多档案材料累积下来，而档案管理信息系统的运用，可依靠计算机针对信息材料实施归档、分类与储存，从而达到档案信息的数据化的目的。

五、结束语

伴随着我国医疗卫生事业的健康快速发展，在进行医疗卫生管理过程中，必须实施有效的档案管理方案，并在管理过程中，不断建立健全管理体制，完善管理制度，提高管理水平，同时，也要把信息技术应用到管理过程中来，实施档案管理的信息化。促进医疗卫生事业的更快发展。

参考文献

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[2] 何树娟.加强高校档案管理工作的探析[J].改革与开放，2010（10）.

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