探究文书档案管理的问题及对策

[摘 要]随着时代的发展，文书档案的存储数量也在不断增加，庞大的文书档案管理工作已经让管理人员应接不暇，加上其它各方面的原因，我们的文书档案管理必须改革，本文提出了建立数字化档案等对策。

[关键词]文书；档案管理；问题；对策；信息化

一、存在的问题

（一）文书档案的抗风险能力有待提高

文书的档案是十分重要的材料，而我国的文书档案抗风险能力一直较低下。主要原因是受到经济因素的思想观念的影响，虽然我的文书档案管理部门做好了基本的档案保护措施，但当遇到一些大型的自然灾害或不可抗力因素时，文书档案的抗风险能力弊病就会立刻凸显出来。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的强大破坏作用，整个汶川基本被夷为废墟，还造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多文书档案已经不复存在，这给后期的财产理赔工作带来了很大的困难。

（二）文书档案具有明显的时代特征

由于文书档案所跨越的时间较长，在不同的历史阶段，文书档案的管理方式也有很大的不同。随着现代科技和经济的发展，我国的文书档案管理已经发生了很大的变化，文书档案具有明显的时代特征。但是，我国文书档案管理人员的专业性普遍较低，管理人员的业务能力不高，不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生。在科技不够发达的时期，文书档案是由纸张组成的，且档案中对于文书的描述过于简单，通常只有平面结构图，文书周围的情况描述较少。

（三）文书档案的形式单一

完整的文书档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。但随着时代的发展，这些资料已经无法满足人们的需要了，由于文书档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体，如果这些载体遭到损坏，整个管理成本会提高很多。因此，对于特殊的档案材料，一定要让专人管理，还要有特定的管理制度。只是我们在这方面的人才很少，所以我们要大量培养这样的人才，以便适应社会发展的需求。

二、加强管理，解决问题

（一）加强基础工作

实现档案数字化是现代文书档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量文书档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失

（二）建立统一标准

国家档案局已经针对电子档案管理制定了相应的标准，这对我国的电子档案管理起到了很大的规范作用。文书管理部门也必须结合时代和的行业的特点，制定与本行业档案管理相关的制度，提高档案管理的质量和有效性，实现文书档案的数字化管理，并逐渐走向现代化，与世界接轨。

（三）保存双套档案

文书档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对文书档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证文书档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的文书档案信息搜索平台，让业主可以方面的搜索到信息；在实现文书档案的逐页扫描，存入微机。在文书档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用触屏、电脑查看等科学技术，这样也能减少文书档案过多的与外界接触，保证其安全。

（四）搞好前期控制

根据我国相关法律，文书档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果文书档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么文书档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，文书档案必须做好事前控制，在档案归档钱，应该把握好三关：加强文件资料审核的管理。相关人员在进行文书登记时，一点要严格审查当事人的资料完善、是否符合资格要求，并保证其提供的资料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申请人在办理文书登记过程中，需按照相关规定填写一些资料和提供一些信息，这些资料都是不可缺的。其中，当事人是自然人的，核对好信息后，在身份证复印件上签好无异议等字样，并签字按手印；如果是法人，就应让法定代表人填好委托书，并加盖单位公章。只有做好文书的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础；文书资料移交的管理。这是文书资料管理中最重要的环节，档案在交接过程中，管理人员必须对档案资料再一次进行检查。如果发现错误或不足的资料文件，档案管理人员可以拒收。但要说明原因，比便当事人及时采取补救措施。

（五）注重人才的培养

我们从文书档案未来发展的角度来看，单单只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，因为社会的现代化发展对管理人员的要求也会越来越高。因此，我们必须建设一支具有专业管理能力的人才，应以复合型人才为重点的人才队伍，实现文书档案管理的全面进步。数字化文书档案管理人才必须是全面的人才，只有这样的人才，才能适应社会经济的发展，才能积极面对挑战，解决问题。文书档案数字化的实施，减少了档案管理部门的工作量，为社会提供了更便捷的服务，还能有效增强档案的安全性和可靠性，保护了公民的合法利益。因此，文书档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进文书档案管理的发展。

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