机关档案工作存在问题和对策的探究

【前言】机关档案工作存在问题和对策的探究由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。（二） 机关档案工作的重要性。机关档案是机关行政公务活动的真实历史记录，是机关企事业单位的宝贵财富，是国家档案资源的重要组成部分，是提高机关管理效率、促进机关事业科学发展、维护机关干部职工根本利益的重要依据，对保存机关价值资料，为干部职工提供凭证和...

摘 要：机关档案是国家档案资源的重要组成部分，是机关事业单位的宝贵财富，做好机关档案工作具有重要的价值和意义。当前，国家对档案工作高度重视，档案事业也取得了较大的发展。但是，各级机关档案工作中还存在着不少问题与不足。本文根据一些档案理论知识和实际工作经验，意在通过对当前机关档案工作中存在的各类问题进行分析研究，探寻解决机关档案工作问题的一些思路和办法，为机关事业单位做好档案工作提供参考借鉴。

关键词：机关档案；重要性；问题；对策

我国中央办公厅及国务院办公厅与2014年，联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，体现了党和国家对档案工作的高度重视，为新形势下做好档案工作提供了重要指导和遵循。机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分，做好机关档案工作具有重要的价值和意义。随着社会经济的发展，人们对档案工作意识不断增强，当前我国各级企事业单位的机关档案工作取得了很大的发展和进步，当然，也还存在一些问题需要努力克服和解决。

一、机关档案工作的内容和重要性

（一）机关档案工作的内容。机关档案工作，是指机关档案室和档案人员用科学的原则和方法，管理本单位档案，为各项事业提供档案服务的工作。机关档案工作与档案行政部门的档案工作不太一样，它主要包括档案材料收集、档案整理、文件归档、档案保管、档案信息利用、档案移交等内容。机关档案工作是一项业务性工作，更是一项服务性工作，它具有很强的政策性、专业性和技术性。

（二） 机关档案工作的重要性。机关档案是机关行政公务活动的真实历史记录，是机关企事业单位的宝贵财富，是国家档案资源的重要组成部分，是提高机关管理效率、促进机关事业科学发展、维护机关干部职工根本利益的重要依据，对保存机关价值资料，为干部职工提供凭证和参考作用具有重要意义。机关档案工作是机关整体工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各级机关的重要使命和职责。

二、机关档案工作的存在问题

（一）缺乏档案工作观念，质量偏低。一是，重视程度存在较大差异。个别单位领导档案工作观念缺乏，认为档案工作不能直接产生经济效益，不能取得明显政绩，因而对档案工作不够重视，有的只是口头上重视而未将档案工作提上议事日程，不把档案工作制度举措落到实处；二是，没把档案工作纳入单位年度考核，没有档案工作的硬性规定；三是，人力、物力、财力投入不够，档案人员待遇得不到有效保障。机关档案质量方面也存在一些问题，如档案放置随意，收集、归档不及时，档案目录填写笼统、不详细，档案材料顺序混乱、材料不全，归档分类不够规范合理，保管期限分类不准确，单位归档范围不明确，或者凡文必档，造成档案内容庞杂，或者只收集“红头”文件，不收集业务资料，造成档案资料缺漏、遗失。

（二）办公设施不齐全。随着社会发展，大多数机关档案保管条件有了很大改善。但是，仍然有一些单位设施设备简陋，难以达到档案管理的有关要求。如一些单位还在使用木柜或铁柜存放档案，没有专门的档案柜、密集柜，没有按照要求建立档案管理制度，没有利用效果登记表册等；部分机关单位还缺乏专门用于档案存放、管理的库房，也尚未设立档案阅览室；有的单位虽然有库房和综合档案室，但设施设备老化、不齐全，档案柜凌乱、不统一，无法达到档案管理“八防”要求；有的综合档案室变成了杂物室，档案放置零乱，保护设施设备不完善，使得部分档案受到损害。

（三）管理手段较为落后。少数机关单位尚未实现档案集中管理，档案分散零乱，存在安全隐患。有的单位档案工作机构不健全，人员编制和配备难以适应档案工作需要。有的管理体制不到位，综合档案室防护意识不强，重要业务档案没能及时整理、装订、归档、移交。有的档案整理不规范，从分类、立卷到案卷标题、保管期限等都存在问题。一些机关单位档案数字化工作止步不前，未能充分利用现代化技术来提高档案管理技术含量，对工作中形成的电子文件没能科学归档。

（四）管理能力略显不足。由于人少事多的缘故，大多数机关档案人员为兼职，工作不稳定，经常出现人员更新和变动，对档案工作的完整性和持续性造成影响。有的档案员一岗多职，疲于应付各种杂务，因而很少能抽出时间和精力认真做档案工作。大多机关档案人员不是档案学专业出身，缺乏一定的档案基本知识，不熟悉档案业务，档案管理水平不高，致使在归档文件的整理、分类、保管期限划分等不准确，不利于机关档案的专业化和规范化。此外，个别档案人员缺乏责任感，存在应付了事思想和畏难情绪，工作主动性、创新性较差。

三、机关档案工作的对策

（一）加强档案工作的认识。一是，要增强机关领导的档案工作意识，切实把档案安全工作提上议程，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入机关年度工作计划和领导职责范围，着力解决档案工作所需的人力、物力、财力保障，加强对档案工作的考核力度；二是，要加强档案工作宣传力度，抓好《档案法》、《档案法实施办法》等的宣传教育，扩大档案工作的影响力，推进依法治档水平；三是，要经常听取汇报，及时解决档案工作中存在的困难和问题，做好档案人员的思想稳定工作，使档案人员安心从事档案工作；四是，要增强机关职能科室和全体职工的档案意识，在日常工作中主动将需要归档保存的文件资料移交档案室归档。

（二）加强办公设施投入和改善。机关档案管理工作的推行，要严格遵循规范、标准、统一、科学的原则，并根据档案管理工作的实际情况，制定出档案管理的标准要求；进一步加大对档案室基础设施设备的投入力度，完善档案柜、综合档案室、档案阅览室等档案基础设施，确保档案工作顺利、有序开展。

（三）改进管理手段。一是，应建立岗位责任制，落实好档案管理人员和科室，重点加强规范化管理；二是，要增强档案员责任意识，如档案管理人员在对档案进行装订时，要严格按照装订规范进行操作，并认真仔细检查移交的档案目录是否填录详细、正确，是否存在遗失、漏交的问题；三是，机关档案管理人员要顺应时展潮流，积极应用各种现代先进技术，以实现档案管理的信息化；四是要加强督促检查，促使档案工作常态化、正规化、科学化；五是，建立健全机关单位档案管理工作的信息安全保障体系，以保证档案数据和档案管理系统的可靠、安全，进而最大化地防止档案数据的丢失，出现泄密、失密的问题。

（四）优化管理方式，提升管理能力。一是，要在注重实用性上下功夫，加强档案人员学习培训和继续教育，学习档案业务知识和科学技术，提升档案人员业务水平；二是，要认真做好档案收集和管理工作，完善档案归档内容；三是，平时要注重档案收集工作，了解部门、科室的档案动态，对本单位档案数量、内容、种类、史料价值等要做到心中有数，掌握档案工作主动权；四是，加强档案工作创新，积极开发档案信息，最大限度地发挥档案作用，更好地服务部门领导、中心工作、基层群众和经济社会发展。

（五）构建档案管理制度。一是，要围绕全面性、针对性和可操作性的要求，积极制定和完善机关档案安全保管制度、档案信息保密制度、档案查阅利用制度、档案信息公开审核制度等；二是，要加强《档案法》等法律法规的执行力度，层层落实安全责任制，加强责任追究和落实，强化档案安全法规制度的约束力度；三是，要制定突发事件应急预案，签订安全保密责任书，定期对档案工作进行保密检查，形成保密检查制度，发现问题及时纠正和解决。

结束语

机关档案工作是一项功在当代、利在千秋的基础性工作。做好机关档案工作，需要组织的高度重视和大力支持，需要档案人员长期地坚持和默默的奉献，需要社会各界档案意识的增强和对档案工作的大力支持。从目前趋势来看，机关档案正朝着一个科学规范的方向发展，人们对做好机关档案工作应充满信心。（作者单位：新疆林业科学院）

参考文献：[1] 方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学，2014. [2] 谢春香.机关档案工作存在问题与对策浅析[J].文教资料，2011，14：137-139. [3] 张新民.机关档案工作中的“困境”与对策[J].档案学通讯，1993，02：3-6. [4] 王莹.浅谈如何做好机关档案工作[J].中国城市经济，2011，06：277.