房地产电子档案信息化管理探讨

引言

根据现在的房地产现状来说，房地产档案的管理要远远落后于其他的档案管理，这是因为房地产档案与房屋产权档案有着很大的关联，房屋产权档案的管理工作比较落后，在房地产档案的信息录入时，需要大量的录入工作。由于两者档案有着极大的关联性，录入信息时就需要对数据进行处理，这就需要很大的人力物力，正因为种种原因，导致房地产档案管理不能够快速发展。在对房地产电子档案管理中，使用计算机进行档案的管理是房地产档案管理的重大突破。房地产电子档案的信心化管理有着科学、标准、规范等优点，这样的管理大大提高了房地产电子档案管理的效率。

1.房地产电子档案信息化管理内涵

1.1信息化管理内涵

信息化管理是在管理过程中运用信息技术，将电子计算机与现代管理相结合的管理，实现管理方式的创新。目的是为了提高管理效率，实现管理资源的有机整合，提高企业的市场竞争力。房地产电子档案信息化管理内涵。在网络信息技术不断发展的今天，档案管理也由传统的管理模式向电子档案管理方向发展。房地产电子档案信息化管理是指对房地产员工档案实现电子信息化管理过程。员工电子档案在企业发展过程中具有非常重要地位，而且是不能随便改变的，纸质档案随着时间的变化会产生一定程度的变质，还会受到水火等自然灾害的影响。同时对纸质电子档案的管理要投入大量的人力、物力。电子信息技术的出现，对房地产企业电子信息档案管理产生了积极的作用，也促进了房地产电子信息档案管理的革新。

1.2房地产企业电子档案管理的意义

房地产企业实行电子档案信息化管理是网络信息技术发展的必然趋势，档案信息化管理最为典型的意义就是实现了电子档案与纸质档案的分离，在传统档案管理过程中，纸质档案管理方式虽然能够取得一定的效果，但是会随着时间的变化变质损坏。电子档案信息化管理的实施作为一种新型的档案管理方式，能够加强档案管理水平，提高档案管理的效果。而且电子信息化档案管理节约了大量的人力、物力。传统档案管理需要人力对档案进行分类、整理，既要花费时间，而且效率比较低下。实现房地产电子档案信息化管理不仅能够提高房地产档案管理水平，也是企业适应现代化发展的必然趋势。

2.房地产电子档案信息化管理存在的问题

2.1管理人员素质不高

在电子档案之前，我国档案管理采取的是纸质档案管理的方式，档案管理不需要专业的知识，只需要工作人员认真负责就可以。而且传统档案管理的思想观念在工作人员心中根深蒂固，也没有树立运用电子信息来管理档案的思想。由于管理人员素质不高，导致房地产企业档案管理发展滞后。在实际档案管理工作中，由于对计算机掌握不熟练，对电子档案管理安全缺乏意识，这些都影响到房地产电子档案信息化管理。因此，要提高房地产电子档案信息化管理就必须不断提高管理人员的素质，加强对计算机的培训，熟练掌握计算机，加强信息化管理水平和技术。

2.2传输信息不够真实

电子信息技术发展带动了房地产档案信息化管理，但是也带来了一定不利的影响因素。电子档案保存比较方便，也不容易变质，但是却可以更改。这对房地产的重要信息保存构成了一定的威胁。在市场经济利益的诱惑下，部分档案工作人员私自更改档案，获取利益。因此，电子信息技术的发展给房地产企业的档案管理也产生了一定的威胁，房地产管理工作人员在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的监督管理机制，保证信息的真实可靠。

2.3电子档案时间保存问题

房地产纸质档案保存受到时间的影响，电子档案信息化管理也受到时间的影响，但是影响比纸质档案要小些。比如电子档案受到电子产品寿命的影响，如果对电子信息更新不快，电子档案就会丢失。所以，房地产档案管理人员要保证及时的更新信息，对房地产档案进行有效的保存

2.4计算机病毒的影响

在现代信息技术不断发达的今天，计算机黑客比较多，黑客会对房地产电子档案产生攻击，影响房地产电子档案的管理。同时，计算机病毒也在不断变化，隐藏性比较大，容易造成计算机程序瘫痪，信息丢失，导致房地产电子档案信息丢失。

3.加强房地产电子档案信息化管理对策

3.1确定适用标准

房地产档案信息化管理能够使房地产内部人员实现信息的交流共享，管理简单、方便。在对电子档案的管理中，明确管理的适用范围、管理方法、工作流程等至关重要，只有明确了适用标准，才能够使在对全部的数据进行处理时有一定的规范流程、操作标准，形成一个科学、可行的管理方法。进三十年来，我国的房地产行业发生了翻天覆地的变化，取得了巨大的发展。尤其是在最近几年，房地产页的交易数量呈直线上升趋势，交易的流程、事项也更加具体，交易手续也增多，这使得对房地产数据的处理增加了一定的压力，同时也给房地产档案的管理带来了大量的工作。房地产档案关系到房地产公司的自身利益，同时也关系着人民群众的切身利益，寻找更加科学的档案管理方法是企业以及相关部门对房地产档案管理的重中之重。在日常的房地产档案管理中，也不可掉以轻心，必须认真的对待每一组数据，如实记录。对非电子档案的管理、保存尤为重要，比如保存室的温度、湿度必须要严格控制在标准范围之内，防火、防水也要齐全。对于电子档案，也应有严格的管理方法，对档案的查阅、接受等按流程操作，图片、照片、音像等也应有严格的管理规范。

3.2建设高质量的档案信息数据库

房地产的档案管理主要由两个主体组成，分别为：档案的原件和档案内的数据。而要实现房地产档案的信息化，就是把房地产的纸质档案录入计算机中，然后经过专门的系统对这些录入的信息进行收集、整理、分类、计算等，将纸质上的档案信息转化为电子信息，这不仅能够操作方便，查阅、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的档案都可以在一个系统中使用，因为管理方法的不同，每个部门都有着自己的档案管理系统，这导致了档案可能在不同的系统中会呈现出不一样的效果。因此，在没有同意的档案处理系统的情况下，当一个部门将整理好的档案传送给另一个部门时，就有可能无法呈现出原部门想要表达的效果，这大大阻碍了档案电子信息化的发展。在当地产档案的管理工作中，应要利用扫描仪、录入员以及相关专业人员对信息及时录入，并把档案信息整理保存，同时应当对录入的房地产信息建立一个数据库，可以供查阅者收索，方便查看。从经济方面来看，房地产电子档案并不属于商品，但这却对一个企业有着重要的影响，可以为企业计算盈亏、制定企业发展规划，同时也能够为人们提供更加丰富的房地产信息，使得人们更加了解房地产行情。在对档案管理时，管理人员也应当尽量利用好房地产档案网站，与行业内相关的人员进行交流、探讨更好的管理方法，为房地产档案的管理出谋划策，同时为广大人民提供更高质量的服务。

3.3重视人员素质的提高

档案的管理员是档案与用户之间的桥梁，同时也是档案的控制者，档案管理工作者决定着用户将看到什么样的档案，因此，档案管理员的素质培养特别重要，这直接影响到房地产公司的对外形象。从目前房地产档案管理人员队伍来看，许多的房地产部门都缺乏着高技术管理员，大部分管理人员还处于中下的管理水平，在一定程度上影响了公司的形象，也为公司、用户在查阅档案时带来阻碍。到目前为止，虽然房地产方面引进了先进的管理设备，但人才仍然是处于空缺时段，培养更多的专业人才是改善房地产管理的重要手段。同时，专业的高技术人才能够更加科学、合理的进行档案管理，能为公司、用户提供更加优质的服务，以此，重视房地产管理人员的素质，提高房地产管理人员的专业技术。加强档案信息管理。

3.4加强房地产电子档案信息管理

要加强房地产电子信息技术管理就必须对档案信息及时更新，提高信息管理的保密性。对重要的电子信息进行分类管理，对过期的电子信息进行删除，做到及时更新，保证信息管理的真实性和保密性。而且在黑客泛滥的今天，电子档案信息管理的规范化发展就必须不断提高电子档案信息化管理技术，建立电子档案加密技术，防止黑客的入侵。

4.结语

根据以上分析，房地产档案的管理要实现信息化就必须要利用现代化技术进行管理，并且要培养培养高技术的专业人才，两者合一，才能为房地产企业创造出更多的财富。同时，运用现代信息处理技术手段来开发房产档案资源，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高。

作者：王昱 单位：重庆市九龙坡土地房屋权属登记中心