探讨房地产档案管理

2019-10-01 版权声明 举报文章

探讨房地产档案管理

【摘要】近年来随着房地产市场的逐步拓展,房地产档案的数量也日渐增多。房地产档案能够反映一定时期的建筑水平,同时又是进行房屋交易、处理房地产纠纷、城市拆迁规划、房地产产权权属登记等的重要依据。因此,研究房地产档案管理方法,具有至关重要的意义。

【关键词】房地产档案管理;管理方法;创新途径

1、引言

近年来,随着住房制度的改革和公有住房的大量出售,房产经纪传统管理模式已经发生了很大的变化。房地产管理部门除了要经营和管理现有的公有住房之外,还要对自管产的委托管理以及私有的房产委托管理、住宅小区的物业管理等等开展相关的工作。

2、房地产档案管理的意义

房地产的档案管理本身就是对于房地产所产生的档案在具体的地产项目中审批、建设。管理等的环境中所形成文件的档案资料整理。由于房地产本身的档案存在比较大的动态性和地域性,这就为某一个地域内的未来城市建设和规划提供了一定的鞠策依据。同时,这也是我国目前所实施的财产清查制度的主要依据所在。是解决房地产就分的主要参考资料。所以,房地产的档案管理本身对于人民的生活和城市的发展有很重要的意义。如果能够对房地产的档案进行合理的应用,发挥其本身的作用,就能够有效的避免房地产档案资源的浪费。所以,加强档案的管理工作,合理的利用档案中的信息,对现实的生活具备了很重要的意义。

3、房地产档案的特点

(1)来源广、内容杂。房地产档案来源于房屋管理、使用、修理的全过程,所产生的材料规格大小不一,体式复杂多样,这给档案材料的收集、整理带来了一定难度。所产生的具有保存价值的文件材料包括:房屋所有权性质办理及变化记录、改变使用功能和房屋结构所产生的材料、修缮记录、使用记录等等,内容较复杂。

(2)时间长、变动大。房屋从建好居住到拆迁,中间最短需要几十年,长可达几百年。在这一时间段内,有关房屋的各方面都不是一成不变的,其中包括房屋的产权问题、结构、使用等。为了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地产档案也随着时间的推移不断变化。

(3)利用率很高。房地产档案是房屋管理、使用、修缮的原始记录,对房屋的所有权、浅谈房地产档案的特点及管理方法结构面积、功能变化等都有详细记录。权威、及时、准确的房地产档案信息是一切企业经营活动的基础,其实质在于反映市场的真实情况及市场运动规律,帮助人们做出正确的决策,因此它的利用率非常高。

(4)专业性比较强

房地产业是一个比较庞大的系统工程。这其中不仅要有土地划拨、开发企业、施工队伍等硬件,还要有房产银行、房产监察、价格体系、法制建设等软件,因此,要保证房地产档案的齐全完整,做好动态管理工作和提洪利用工作,必须了解党和国家有关房地产工作的一系列方针政策,了解地方有关房管工作的各项具体规定和办法,熟悉单位内部各项业务工作的力之事规则和程序。

4、房地产档案管理的方法

(1)提升从业人员与相关人员对房地产档案管理的重视度

房地产档案管理科学与否直接影响房地产市场的管理秩序和发展进程。加强房地产档案管理,能够充分依托房地产产权的原始依据,合法证明权利人与房屋土地的权力关系,为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。因此,为维护房地产权力人的合法权益,各级政府和相关部门从业人员需对房地产管理工作高度重视,并争取在财力、人力、物力上给予充分的支持。

(2)以制度为准绳规范房地产档案管理

严格的管理制度,是规范当地产档案管理行为的有效方法。按照房地产档案管理的工作要求,需要建立于完善立卷归档制度、档案借阅制度、档案保管制度、档案统计、鉴定、销毁制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度、档案信息化管理制度等,以此规范房地产档案管理的方法和程序。

(3)夯实房地产档案管理的基础工作

依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等相关规定,做好房地产档案初始信息收集、多次信息梳理、系统分类归档等工作;同时按照收集、整理、归档的工作流程,收集整理、归档调档等腰严格检查、认真校对,对原有房地产档案信息进行彻底清查,以保证初始、基础信息的连续有效性;依据房地产管理分类的相关规定,制作统一规范的管理标准,建立统一分类、编码目录,使档案编号和登记册、簿、卡等保持一致。注意档案排放的有序性,以便于查阅、管理和使用;做好基础档案的审核工作,保证房地产档案的真实性,对各个环节的档案认真校对,并与原始凭证进行核对。

(4)充实人才队伍加快房地产档案的信息化管理

房地产档案管理工作需要专门的从业人员,需要熟悉档案管理业务同时,也精通计算机方面的专业知识。因此需要加强房地产档案管理人员的技能培养,充实现代化档案管理的专业知识,使房地产档案管理人员能够全面系统的掌握档案管理专业知识,能够更好的收集档案、管理档案和开发利用档案资源。同时要加强从业人员应用计算机工作的业务能力与水平,以人才为基础加快建立现代化的档案管理信息处理系统,从而使房地产档案的价值得到进一步提升。

(5)建立档案管理网络畅通档案管理渠道

依据《档案法》集中统一管理原则,房地产档案管理可施行三级管理制度,采取集中分级管理相结合的办法,建立档案管理领导小组,对档案管理工作进行统筹、组织、管理、协调;同时应有分管档案工作的负责人,并有负责档案管理工作的专职从业人员,负责档案具体的收集、整理、编目、立卷、移交等工作。最后应建立综合档案管理室,作为专门的档案管理部门负责收集、移交和档案的利用,将档案管理工作与全面整体管理工作结合起来,提高房地产档案的利用率和利用价值。

5、房地产档案管理的创新路径

5.1房地产档案信息化

(1)提高管理信息化的认知,形成信息化管理思维。社会经济发展给房地产行业带来生机,也对房地产档案管理提出新的要求。传统手工方式的档案管理、封闭型管理模式已经难以满足要求。因此,需要管理人员管理观念的转变,要跟随社会的发展,将信息化的管理理念应用到房地产档案管理中,形成信息化的管理思维,推动房地产档案管理深化改革和创新。

(2)推动房地产档案数字化。房地产档案信息化建设的前提和基础是房地产档案数字化建设。对房地产档案资料加以数字化处理、整编,生成检索工具,为档案资料利用者提供优质高效、准确便捷的信息查询服务。

(3)建立房地产档案信息归集系统。建立房地产档案信息归集系统,将房地产档案信息系统与房地产交易系统相结合,房地产交易过程中生成的全部产权信息自动归集到房地产档案信息管理系统,并加以保存,从而保证房地产信息收集的及时性、全面性和准确性。

5.2建立健全管理机制

(1)绩效考评激励机制。因缺乏有效激励机制,房地产档案管理人员的工作积极性和创造性不足。房地产档案管理部门应当根据自身特点,创新激励机制,将个人工作能力和业绩作为考核的重要内容,并将考核评价结果与劳动报酬、职位晋升相联系。根据能力素质按能定岗、按岗定责。根据职责难易度确定薪酬系数,按照实际业务量实施计件考核取酬,全面落实绩效考评激励机制。

(2)岗位培训机制。岗位培训机制是实施档案管理创新活动的人力资源保障。房地产档案管理信息化是现代信息技术、科学管理方法在档案管理领域的应用。档案管理工作人员的综合素质和专业技能直接影响着档案管理与服务的质量和效率,因而,实现房地产档案管理创新就必须建立岗位培训机制,提高员工的专业理论知识、业务操作技能以及现代管理理念和技术。

5.3转变被动式服务为主动式服务

知识信息时代对房地产档案资料的需求呈现大量化和多样化,这就要求档案管理工作人员转变传统 “坐店等客” 的被动式服务为需求为导向的主动式服务。在服务意识、服务态度、服务方式、服务机制上不断完善和创新。增强房地产档案宣传服务力度,提高社会对房地产档案的认知,开展多样化的服务形式,以适应社会发展的客观需要。

6、结束语

房地产档案管理工作需要依据时代的发展需求进行一定程度的变革,加强基础设施建设与专业人才的培养,以规范化的管理机制提升房地产档案管理工作的有效性。

参考文献

[1] 肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空,2007,(6).

[2] 包晓海.破产与转制企业的档案处置问题应区别对待[J].中国档案,2007,(12).

[3] 辛红霞.新形势下加强农业科研单位档案工作的实践与思考[J].档案与建设,2007,(10).

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