房地产档案管理探讨

2019-05-24 版权声明 举报文章

房地产档案管理探讨

摘要:近年来随着房地产业快速发展,房地产档案管理的现代化建设也被提上日程。过去的房地产档案管理主要是被动型、封闭型和管理型,现在逐渐向科技型、开放型和服务型转变。作为房地产行业的管理人员,如何实现这一转变,怎样实现档案管理促进房地产业的健康发展是本文研究的问题。

关键词:档案管理;房地产;转变

中图分类号:F293文献标识码: A

近年来随着房地产业快速发展,房地产档案管理的现代化建设也被提上日程。房地产企业档案管理的内部环境和外部环境发生了许多变化,同时也出现了一些问题。房地产档案的数量越来越大,门类越来越多,但是档案管理的手段和方式却很落后,严重影响了房地产档案的利用和管理,导致档案管理工作质量不高。过去的房地产档案管理主要是被动型、封闭型和管理型,现在逐渐向科技型、开放型和服务型转变。作为房地产行业的管理人员,如何实现这一转变,怎样实现档案管理促进房地产业的健康发展是本文研究的问题。

一、房地产企业档案管理的现状分析

档案管理本来是一项政策性和专业性很强的工作。在当今社会,正处在一个知识爆炸、信息迅猛增速的时代,房地产业也正处速发展的时期,因此,怎样管好、用好房地产档案对于当地资源的有效开发和房地产企业经营管理水平的提高有着非常重要的意义。

但是,在当前的新形势下,一些房地产企业档案管理工作还存在管理意识淡薄,对于一些档案的收集范围和保管的时间比较模糊,一些企业档案盒资料存在归档不够及时、收集不够完整和齐全的现象。同时,房地产行业面对档案管理门类的不断增多,档案数量的不断加大,缺少一些档案管理的措施。管理方法和手段的落后,导致房地产档案管理水平不高,在一定程度上给档案的保管和利用带来一些麻烦。对于房地产行业的一些原始的资料,特别是一些房地产建设项目的原始档案缺乏系统性和规范化的管理,一些房地产企业的领导存在对档案认识不足的现象,做不到及时对资料收集、保管、整理和分类,这样就会导致一些档案在企业需要的时候找不到、资料丢失或者很难查找的现象。另外,房地产档案的管理机制和管理体制不够健全,存在对制度的认识程度不到位,理解不够透彻的现象,不能充分发挥档案的真正作用;缺少完善的保障体制和专门的档案管理设施,还没有形成一套完善的良性循环机制。这些问题的存在必然会影响到企业对资源的有效利用,制约了档案管理工作的开展,不能够有效发挥档案的有效性和实用性,出现档案管理工作和企业的经营管理互相脱节。

二、房地产档案管理的创新途径

为了有效的满足房地产行业的高效化和现代化发展的内部需求,房地产档案管理部门和档案管理人员必须在认清房地产档案管理现状的基础上,对一些传统的管理机制和管理手段进行改革和创新,推动房地产档案管理逐步走上现代化和信息化的轨道。

1、重视技术创新,加速房地产档案管理手段的现代化进程。现代科技在实际工作中的作用越来越突出,档案工作的技术创新也就越来越重要。要实现科技创新首先应深刻认识到科技知识在档案工作中的重要性,向科学要效益,在现代化管理上下功夫其次,要改善工作中运用的工具、设施和手段,它包括微机、传真、网络等现代化的办公工具及通信手段。档案信息系统主要包括:建立档案、档案管理、交易审批、住房补贴申报、综合查询、统计分析、数据转换、系统维护等功能模块。该系统能全面反映房产的多种统计信息,并且要及时收集综合各地住房档案管理的实际要求,设计出多种版本(中心版、单位版)以适合各级房改机构以及大、中、小单位档案管理的业务需要,实现全方位的信息交换,也能为上级部门的查询、统计、分析以及决策提供依据。好的房地产档案管理信息系统应该是建立在住房普查的基础上的一套动态管理系统 ,能全面反映职工家庭、单位 、以及辖区住房的统计情况,能提供有效的数据处理和分析工具,能为正在实行的住房货币化分配、开放住房二级市场和建立新的住房供应体系提供服务。要建设本地域内高效的区域网和基础数据库,开发房地产交易登记系统做到所有资料能统存统取,随查随阅。

2、建立健全管理机制。首先要健全绩效考评激励机制。因缺乏有效激励机制,房地产档案管理人员的工作积极性和创造性不足。房地产档案管理部门应当根据自身特点,创新激励机制,将个人工作能力和业绩作为考核的重要内容,并将考核评价结果与劳动报酬、职位晋升相联系。根据能力素质按能定岗、按岗定责。根据职责难易度确定薪酬系数,按照实际业务量实施计件考核取酬,全面落实绩效考评激励机制。其次要建立岗位培训机制。岗位培训机制是实施档案管理创新活动的人力资源保障。房地产档案管理信息化是现代信息技术、科学管理方法在档案管理领域的应用。档案管理工作人员的综合素质和专业技能直接影响着档案管理与服务的质量和效率,因而,实现房地产档案管理创新就必须建立岗位培训机制,提高员工的专业理论知识、业务操作技能以及现代管理理念和技术。

3、改进房地产档案管理的服务模式,促进档案管理人员由被动型向服务型转化。知识信息时代对房地产档案资料的需求呈现大量化和多样化,这就要求档案管理工作人员转变传统 “坐店等客” 的被动式服务为需求为导向的主动式服务。在服务意识、服务态度、服务方式、服务机制上不断完善和创新。增强房地产档案宣传服务力度,提高社会对房地产档案的认知,开展多样化的服务形式,以适应社会发展的客观需要。

三、结论

总之,档案是一个企业的历史,是一个企业文化的传承和载体,担负着企业继往开来、承前启后的历史重任,来源于民生、应该于民生,为人民的生产生活服务是档案的最终使命。档案的转播和交流,不但丰富了人们的精神生活,还增进了人类的智慧。因此,房地产档案管理要采取走出去、引进来的方式,不断创新科技技术、创新管理模式,及时搜集工作中的第一手资料,积极主动的为利用者服务,我们的房地产档案管理才能跟上时代的步伐,才能做到为民所用,为企业所用。

参考文献:

[1] 李安. 浅谈房地产档案的数字信息化管理[J]. 价值工程. 2010(12)

[2] 喻球. 房地产权属档案管理之思考[J]. 云南档案. 2007(05)

[3] 如何查阅房地产档案[J]. 房地产导刊. 2007(09)

[4] 李旭霞. 提高房地产档案的科学管理水平[J]. 城乡建设. 2000(10)

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