浅谈房地产档案管理

2019-04-21 版权声明 举报文章

浅谈房地产档案管理

摘要:房地产档案资料在社会经济活动中发挥着重要的作用,因此,我们要加强在房地产档案信息方面的开发,尽量提高档案信息的利用效率。本文首先概述了房地产档案管理的相关概念,基于对存在问题的分析,提出几点改善对策。

关键词:房地产、档案管理、问题

中图分类号:F293.31 文献标识码:A 文章编号:

一、前言

房地产档案资料在社会经济活动中发挥着重要的作用,不仅是房地产行政管理的基础性工作,同时也是为群众提供优质服务的一项服务性工作。从这项工作涉及的范围来看,它涉及面广,基本上每个环节都关系到人民群众的切身利益。

二、房地产档案管理概述

1.概念

一般来讲,房地产档案管理是行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋买卖、房屋赠与、继承变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房地财产历史记录,是房地产权属登记管理工作的重要真实和重要档案依据。房地产档案在权属登记、交易、抵押、备案、评估、落实政策、公检法仲裁、规划建设、旧城改造、房地征税等工作中起到非常重要的作用。

2. 房地产档案的作用

(1)凭证作用

房地产档案不仅反映了房地产的演变过程和本来面目,这些都具有无可争辩的法律效力,还客观地记录了以往的历史,包括从申请人提出申请、提交相关证件、房地产登记收件、核查、测绘、出图、领导审批等一系列程序中形成的各种文件,所反映的内容具有无可置辩的证据作用。

(2)参考作用

房地产档案不仅记录了历史活动的事实和经过,而且记录了人们在活动中的思想发展,档案材料是历史的真实记载,所以从档案中获得的信息具有更高的可靠性。各类房屋的所有权、使用权、占有权、收益权等的演变历史和所有权归属均在房地产档案中有真实记录,这就要求房地产档案管理必须根据自身的特点,按照档案管理的一般规律结合房地产档案的特殊规律,做好房地产档案管理工作。

3. 房地产档案的特点

(1)来源广、内容杂。房地产档案来源于房屋管理、使用、修理的全过程,所产生的材料规格大小不一,体式复杂多样,这给档案材料的收集、整理带来了一定难度。所产生的具有保存价值的文件材料包括:房屋所有权性质办理及变化记录、改变使用功能和房屋结构所产生的材料、修缮记录、使用记录等等,内容较复杂。

(2)时间长、变动大。房屋从建好居住到拆迁,中间最短需要几十年,长可达几百年。在这一时间段内,有关房屋的各方面都不是一成不变的,其中包括房屋的产权问题、结构、使用等。为了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地产档案也随着时间的推移不断变化。

(3)利用率很高。房地产档案是房屋管理、使用、修缮的原始记录,对房屋的所有权、浅谈房地产档案的特点及管理方法结构面积、功能变化等都有详细记录。权威、及时、准确的房地产档案信息是一切企业经营活动的基础,其实质在于反映市场的真实情况及市场运动规律,帮助人们做出正确的决策,因此它的利用率非常高。

(4)专业性比较强

房地产业是一个比较庞大的系统工程。这其中不仅要有土地划拨、开发企业、施工队伍等硬件,还要有房产银行、房产监察、价格体系、法制建设等软件,因此,要保证房地产档案的齐全完整,做好动态管理工作和提洪利用工作,必须了解党和国家有关房地产工作的一系列方针政策,了解地方有关房管工作的各项具体规定和办法,熟悉单位内部各项业务工作的力之事规则和程序。

三、现阶段房地产档案管理存在的问题

1. 房地产档案的形式比较单一

在一套全面的房产档案中,包含的资料常常有文字、图表,一些档案中还会附加一些跟房子相关的图片、录像、录音、重要数据的底板和其它影像资料等。但是,随着人们物质水平的不断提高,这些资料已经无法满足人们在这方面的需求。所以,我们在存管这些文件的时候会安排专人去管理,还会制定相关的制度。但是在实际情况中,房地产档案管理部门这些特殊载体和专管人员方面投入还不够,致使这些档案没有得到特殊的管理,致使这些档案在内容上不够完善,形式显得过于单一。

2. 房地产的档案的使用程度低

最初我们建立一套完整的房地产档案,主要是为了使得档案用户有效地使用这些信息资源,最大限度的提高资源的利用效率。但是从现实情况来看,在房地产档案管理中,这些档案的开放程度很低。这样的话对检查机关来说,查阅相关房产资料都是很困难的,更别说普通大众了,因此,致使房产档案的使用程度极低,使得房产档案对于解决一些房产信息上的问题发挥的作用并不明显。

3. 房地产档案管理人员素质不高

随着计算机行业的迅速发展,带动了档案数字化的发展,因此,采用数字化管理模式,因此对房产档案管理人员也提出了更高的要求,他们不仅要具备完善的房地产档案管理知识,还要有敏锐的信息洞察能力,能够为客户提供高品质的房地产档案信息;同时还要具备相应的信息技术,能够创建动态的信息界面,因此对档案管理人员来说是一个巨大的挑战。但是,就目前我国现状来看,房产管理人员在在这方面的能力还很低,管理人员整体素质还有待提高。

四、关于加强房地产档案管理的思考

1. 加强工作人员的整体素质培养

实现房地产档案有效管理,离不开高素质的管理人才。加强房地产管理工作人员队伍建设,要着力抓好以下几点:一是档案主管部门要加强业务指导,使档案工作人员及时掌握有关档案工作的法规、政策、规范并运用到自己的工作中去。二是房地产档案管理人员,要具有高尚的思想觉悟和职业道德,积极参与经济建设,立足本岗,甘于奉献。同时,要不断完善自身的知识结构,既要掌握档案专业知识,又要熟悉房地产权管理知识,更好地适应工作需要。三是加强档案管理人员的业务培训,提高其业务知识和管理水平。四是开展房地产档案管理单位之间的业务交流,在交流中取长补短,不断提高单位的整体业务能力,使房地产档案管理适应新形势的需要。

2. 制定完善的规章制度

房地产档案管理部门要制定一套完善的规章制度,建立一个全面的网络信息管理系统,充分发挥档案管理人员的作用。档案管理部门要在保护档案用户合法权益、促进档案信息开发利用、有效地维护国家档案完整与安全的前提下,加强档案法规的建设,以国家档案法规为基准,制定一套完善的符合本单位档案利用的法规制度。另外,要注意的是档案管理人员要做好监督工作,在用户办理完业务之后要及时将材料放回原处,保证资料的完整性。

3. 完善现有的管理信息系统,引进新的管理理念

我们要建立完善准确的电子档案库,电子档案与纸质档案相比可操作性强,占据空间小,不受限制,还可以保护纸质档案。但是纸质档案本身就是资源,承载着一段历史,这是电子档案无法比拟的。因此,我们实际操作当中应该做到二者并存,互相补充,实现纸质档、电子档的相辅相成。

4. 要加强法制化建设,树立全员管理档案意识

《档案法》的颁布标志档案工作步入了法制化轨道,我们要采取多种形式、广泛宣传房地产档案的经济社会价值,提高人们对房地严档案作用的认识。同时要加大行政执法力度,确保档案与实物的高度统一,积极推进房地产档案管理工作的法制化进程。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识树立全员参与管理、全员重视档案的观念。在房地产开发企业的各项管理工作中要强化档案意识,以责任感、使命感指导我们的工作。

五、结语

综上所述,作为房地产档案管理人员,要运用现代信息处理技术手段来开发房产档案资源,必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,使房产档案管理的整体水平明显提高。

参考文献:

[1]宋玉伟:《浅谈房地产档案管理中的信息化建设》,《大庆社会科学》, 2006年05期

[2]曾旺辉 黎永索:《房地产档案信息化建设》,《管理与财富》, 2009年06期

[3]王云莲:《加强房地产档案管理的思考》,《中国房地产》, 2010年05期

[4]张淼:《房地产档案管理的问题及对策》,《现代交际》, 2010年12期

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