浅议房地产档案管理

2019-08-27 版权声明 举报文章

浅议房地产档案管理

引言

房地产档案管理主要是为了加强房地产公司文书档案、声像档案资料等管理工作,要求对公司相关档案资料进行年度立卷,并按照类别、价值、部门等对各系统工作过程中形成的各种具有留存价值的档案资料立卷归档。房地产档案管理是在房地产业务中直接形成的历史资料,规范房地产档案管理工作有着重要的现实意义。

1.房地产档案管理的特征

房地产档案管理是房地产公司有效开展业务活动的基础建设部分,其基本特征主要表现在三个方面:一是档案管理的专业性。房地产档案管理是基于房地产专业活动产生的真实、具体的业务活动,房地产业务自身的专业性特征决定了其档案管理有着相关联的专业性要求与特殊规定。从一定意义上看,在房屋建设及其具体操作活动中会直接生成大量有参考价值的档案,房地产活动相关联的国家建房、集资建房,买卖、担保、抵押等专业问题也需要管理人员具备相应的专业知识。二是档案地域性特征明显。作为房地产业的重要存档资料(房子、土地)需要以明确的地域性加以归档与记录,专业性的房地产档案管理需要明确与重点存档资料相关的一切历史、现实信息。三是档案管理时效性强。房地产业的政策时效性十分关键,对现实政策的关注与对历史政策的追溯能够帮助研究人员掌握影响房地产政策变化的重要信息,同时,房地产业自身的时效性也十分明显,这是由房地产权归属等的动态性问题引起的。

2.我国房地产档案管理中存在的问题

2.1档案管理手段落后,效率不高。房地产档案管理的第一步是需要对来源分散的地产资料进行收集,依据公司现有的档案管理制度及其具体的资料归档原则与分类方案进行初步处理。而实际上目前由于各公司档案管理制度化与定期化机制尚未形成,参与档案收集取材的人员业务素质不强等,导致在各相关业务部门的资料收集工作难以落实到位,工作效率低下。同时,在具体进房地产档案整理工作时,由于房地产档案种类众多、文字资料筛选整理繁琐,加上目前当地产管理中的手段较为落后,导致很多诸如产权等档案整理相对简单化,很多仅以平面结构图完成对产权现状的描述,缺乏一定的管理科学性。

2.2档案信息化管理程度较低。房地产档案管理也应该在新的历史时期,体现出时展的特性,随房地产档案资料的不断增加,原有的档案管理越来越难以满足信息化时代的需求。房地产档案能够及时呈现出与某项房地产活动相关的位置、时间、结构、面积、价格等信息资料,作为服务广大社会公众的信息传达工具,房地产档案管理的信息化程度应该得到提高。当前房地产档案管理过程并不规范,不少业务部门不能按时归档相关信息资料,或者在实际操作中缺乏档案管理意识,导致很多与房屋相关的统计报表、影像资料、分布平面图等与实际房屋情况不相一致,大大降低了档案本身的价值参考性。另外,由于受具体实施人员的业务水平限制,档案管理虽能勉强满足一些查档与咨询需求,但是其档案查询完整性、查询效率与质量都难以保证。

3.提升房地产档案管理成效的对策

3.1加强档案人员业务培训,提升档案管理效率。档案管理人员的业务素养需要不断提升,伴随着房地产档案管理的专业性程度的不断提升,房地产档案管理更加迫切的需要实现管理的专业化,这就要求档案管理人员除了具备一定的档案管理知识,同时也应该熟悉与掌握房地产相关知识。房地产部门建立数字化档案与网络数据库等发展趋势都需要更专业的管理人才,在建立起集中的档案管理体制之后,需要房地产档案管理人员以专业能力对资料、数据进行相关预测与研究分析,提升房地产档案管理价值。公司在人才招聘环节要注重对档案、房地产双专业人才的引进,并能够对本单位内部的档案管理人员进行定期业务培训与指导,帮助他们更好的适应新时代档案管理工作要求,不断提升档案管理的有效性。

3.2完善档案制度建设,实现档案管理数字化。长期以来,房地产档案管理工作缺乏大胆的创新与超前发展意识,档案管理工作内容与范围都受到一定程度的局限。加强对房地产档案共作的统一化管理,能够解决长期存在的管理不规范、不系统的制度性问题。同时,构建房地产档案管理网络系统,实现档案管理数字化也是十分重要的改革措施,在做好相关的档案资料纸质化保存之外,更需要依据效益与效率的主张,将数字化档案管理纳入房地产档案管理活动中。房地产档案数字化需要以一定的房地产业务规则为基础,建立较为完整的产权认证体系,实现对房地产管理的数据、档案等的一体化存储与应用模式。为了区别于静态的档案管理过程,房地产档案管理应该构建一个面向业务的动态更新机制,并根据数字化建档规格进行标准化、规范化管理。房地产档案管理要转变传统的管理思想,在注重基础设施建设的同时,也要积极鼓励与开发先进的管理工具作为发展手段,以主动性的姿态探索房地产档案管理新方法。

4.小结

房地产档案管理工作需要依据时代的发展需求进行一定程度的变革,加强基础设施建设与专业人才的培养,以规范化的管理机制提升房地产档案管理工作的有效性。

参考文献:

[1]王洁.房地产档案管理与利用研究[J].工程与建设,2010(1)

[2]刘艺.对房地产档案管理信息化趋势的研究[J].高科技与产业化,2010(8)

(作者单位:中国水电顾问集团中南勘测设计研究院;湖南 长沙 410014)

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