单位信息化建设方案范文

单位信息化建设方案篇1

关键词:基层档案档案管理信息化建设

随着现代信息技术的兴起和快速发展，在对大量信息进行处理过程中产生了大量电子文件，信息化已经成为基层档案建设的必然趋势。但是，当前基层档案管理信息化建设仍差强人意，存在着制约基层档案管理信息化建设的诸多因素和问题，唯有有效解决这些问题，才能更好地促进基层档案管理信息化建设，才能使基层档案管理信息化建设取得成效。

一、基层档案管理信息化建设的必要性和重要性分析

1.基层档案管理信息化建设的必要性分析。基层档案管理设施和设备条件都比较简陋，在传统纸质档案管理中，容易出现档案保管不善而损坏的问题。传统纸质档案容易受到外部环境的影响，如果温度或湿度没有控制好，就可能造成纸质档案被损坏，而且纸质档案还存在占用空间较大和不便查阅等诸多问题。但是随着现代信息技术在档案管理中的应用，可以把传统纸质档案保存方式转变为数字信息存储，在很小的空间里就可以存储海量的档案信息和数据，确保档案信息资料的完整性和查阅的便捷性。因此，在基层档案管理中，推进信息化建设，十分有必要。2.基层档案管理信息化建设的重要性。在基层单位日常管理中，档案管理是重要内容和组成部分，档案记录了基层单位工作的过程，对于提升基层单位工作的效率和质量都十分重要。但是，由于传统纸质档案管理需要耗费基层单位大量人力、物力、财力，档案查阅和维护都十分不便，从而对档案管理和档案利用的效率产生了很大影响。随着现代信息技术的发展和在档案管理中的应用，档案管理信息化建设开始兴起和发展。档案管理信息化的实质就是对传统的纸质档案进行信息化处理，以电子档案的形式提供档案服务。通过对传统纸质档案的信息化处理，对这些档案信息资源再分类和再整理，从而提高档案的使用效率。而且档案信息化处理以后，其存储也更为高效和安全，直接降低了基层档案管理的成本，是基层档案管理水平快速提升、规范管理、高效利用的重要途径。

二、基层档案管理信息化建设中存在的问题

1.对基层档案管理信息化建设重视程度不够。在当今信息社会，信息技术已经渗透到各个行业，成为行业快速发展的助推器，对于档案管理来说，同样如此。对于基层档案管理来说，档案管理信息化建设是提升管理水平的重要手段和方式，也是未来档案管理的发展趋势和方向，理应给基层档案管理信息化建设以高度重视[1]。但是，受传统档案管理思想和意识的影响，基层档案管理信息化建设重视程度明显不够，主要体现在以下几个方面。首先，基层单位领导和基层单位档案管理人员对于档案管理信息化建设的认识不足，在具体档案管理工作中，仍然还在延续着传统纸质档案管理和利用的思维与思想，重视档案资料的搜集、整理和保管，但是忽视了对档案的利用[2]。在一些领导的思想意识里，档案资料的查询和利用只能是那些有管理权限的人员，其他人员都是“无关人员”，不得接触档案资料。其次，档案管理意识较为淡薄，没有充分认识到档案管理工作和档案管理信息化建设的重要性。众所周知，基层单位面临的工作和任务较多，在人员缺少或者其他经济建设等主要工作任务较重的情况下，认为档案管理工作可以先放一放；在基层单位资金不足的情况下，错误地认为档案管理信息化建设经费可以先放一放、先缓一缓、先等一等，导致基层单位档案管理信息化建设的人力、物力、财力得不到有效保障，从而使基层单位档案管理信息化建设步伐受到了影响。再次，由于基层单位领导对于档案管理信息化建设的重视程度不够，从而使基层档案管理人员的思想受到很大限制，基层档案管理信息化建设止步不前，一直延续传统纸质档案管理的方式和方法。2.基层档案管理信息化建设水平较低。基层档案管理信息化建设水平，不仅受制于档案管理方式方法，同时也受制于基层档案管理人员素质和能力。第一，在基层档案管理信息化建设的方式和方法方面，由于基层单位可以用于档案管理信息化建设的资源较为有限，甚至还存在资金挤占、挪用等问题，从而导致基层单位档案管理的设备老化、条件简陋，不具备基层单位档案管理信息化建设的条件和要求。即使配备了计算机和扫描仪等一些现代信息化机器设备，也可能由于多种因素的影响，导致其实际操作利用率较低的问题。在基层档案管理人员素质和能力较低的情况下，甚至还存在档案管理设备仪器搁置不用而自然损坏，继续沿用传统纸质档案管理方式的现象。虽然通过信息化处理手段把纸质档案转化为电子档案信息，但是对其缺乏相应的整理、归类和保管，从而在管理手段上缺乏系统性和科学性，在档案资源信息利用过程中，还是依靠传统档案管理方式和手段，档案利用效率较低，很难适应基层档案管理信息化建设的目标要求。第二，基层单位档案管理人员的素质和能力有待提升。在基层单位开展的任何一项工作，都直接受制于人员的素质和能力。由于基层单位档案管理人员大部分都是非专业人员，在上岗之前和日常工作中都很难接受档案管理的系统性和专业性培训，从而使其专业技能难以得到有效提升；基层档案管理人员一般年龄较大，在日常工作中接受新思想、新事物的能力有限，很难有效满足现代档案管理的思想和能力要求；“上面千条线，下面一根针”，基层单位面临的各种任务繁杂，但是人员编制受限，许多单位档案管理人员基本上都是兼职而非专职，在其他任务和工作紧急情况下，人员被借调和调离情况极为普遍，从而导致基层单位档案管理人员极为匮乏，对基层单位档案管理信息化建设工作产生很大的影响。3.基层单位档案管理信息化建设经费投入不足。基层单位档案管理信息化建设经费投入不足，这不是个例，而是普遍现象，特别是在硬件投入方面，更是远远不能满足现代档案信息化建设的需要，对基层档案管理信息化建设产生直接的制约作用。前文已提及，基层单位面对的工作经费较为有限，每年用于档案管理的总经费基本上也只有数万元，真正用于档案管理信息化建设的费用更是少之又少。而且在这为数不多的档案管理经费中，还存在经常被挤占和挪用的现象。一些基层单位认为，档案管理没有必要设立专门的档案管理部门、人员编制和经费预算，只需要有个人员在其他工作不忙的情况下，收拾一下档案材料就行了，档案资料的搜集、整理、保管和利用工作缺乏系统性和稳定性，甚至一些基层单位更是缺乏基本的档案资料保管设备，档案管理信息化建设工作更是无从谈起，直接影响到基层档案管理工作的开展。

三、基层档案管理信息化建设的推进和提升对策

对于任何一项工作的推进和提升来说，都离不开思想的重视，人力、物力、财力的投入，基层单位档案管理信息化建设工作同样如此。针对基层档案管理信息化建设建设中存在的不足，主要可以从以下三个方面加以推进和提升。1.提升基层档案管理信息化建设的思想重视程度。第一，要提高基层单位领导对档案管理工作的重视程度。档案管理工作并非是可有可无、可大可小的一项工作，而是在基层单位工作和业务发展中具有重要支持和支撑作用的一项基础性工作。首先，要通过各种途径宣传基层档案管理工作的重要性，强化领导对于基层档案管理信息化建设的意识，使其充分认识到信息化建设是基层档案管理的必然发展趋势，是提高基层档案管理水平的主要渠道和途径，必须要把基层档案管理信息化建设作为日常一项重要工作[3]。第二，要提升基层档案管理工作人员的思想重视程度。基层档案管理人员要在日常档案管理工作中，重视信息化技术的应用，提升档案管理信息化水平，特别是要在全面搜集、深度挖掘档案信息的同时，做好档案信息的再整理和再分类工作，不仅要保管好档案，更要利用好档案，以信息化手段提高基层档案的利用效率。2.提升基层档案管理信息化建设人员素质和能力。首先，思想决定行为。因此，基层档案管理人员必须积极转变自身的档案管理思想理念，对传统基层档案管理的优良和成熟经验进行继承和发扬的同时，还要摒弃基层档案管理的传统模式，加强现代信息技术在档案管理工作中的应用，以此不断提升基层档案管理的信息化水平。其次，要不断提升基层档案管理的人员素质和能力。在基层档案管理中，特别是在推进信息化建设的进程中，档案管理人员的素质和能力始终是主要制约或推动因素，产生着极为重要的作用，必须重视基层档案管理人员素质和能力的提高。为基层单位配备专业性强和档案管理经验丰富的工作人员，对基层档案管理人员年龄结构、学历结构、能力结构进行转变，通过一对一的手把手传帮带等方式，督促基层单位档案管理突破传统档案管理思维和模式；加强对基层档案现有人员的在职培训，不断提升基层单位现有档案管理人员和工作人员的能力素质，使其更好地掌握现代档案管理的知识，更为熟练地操作计算机等现代化设备，为基层单位档案管理信息化建设奠定素质和能力基础[4]。3.基层档案管理信息化建设的财力投入。首先，要加大对基层档案管理信息化建设的资金投入。任何一项工作的开展，都离不开充足的资金保障。因此，基层档案管理信息化建设必须要有相应的资金投入。基层单位在推进档案管理信息化建设工作的时候，必须严格按照现代信息技术的要求，配置专门的档案管理信息化设施和设备，如扫描仪和计算机，而且还要定期对这些设施设备进行维护保养，从而更好地满足现代档案管理信息化建设在硬件方面的需求；基层单位还要为档案管理信息化建设工作设立专门的工作预算和专项资金，这是基层档案管理信息化建设推进的前提和保障，而且在日常工作中，不得对此经费进行挤占或挪用，确保资金专款专用，专门用于档案管理的信息化建设工作；要专门购置相应的档案管理信息化软件，根据本单位实际情况和工作需要，引进特有的符合单位实际、满足档案管理信息化建设需要的档案管理系统，便于档案资料的搜集、整理、存储和利用。其次，要积极推进基层档案资源的数字化建设。基层单位档案管理信息化建设，其本质就是要充分利用现代计算机技术和信息管理技术，对本单位的档案资源进行系统搜集和利用，从传统纸质档案向数字档案进行转变，逐步建立多媒体档案数据库；重视电子档案的搜集整理和归档工作，而且还要居安思危，做好电子档案的存储和备份工作，不断提升基层档案信息化管理水平；通过权限设置，限定对本单位电子档案信息资源的查询和利用，同时也要做好电子档案的保密工作，在计算机内设置防火墙安全技术，防止档案信息资源被破坏和丢失等问题。

参考文献

[1]王阁.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].劳动保障世界，2018（17）.

[2]罗禹.疾控机构档案信息化建设研究[J].兰台内外，2018（1）.

[3]王莹.信息化条件下发展档案管理工作探讨[J].现代商贸工业，2018（15）.

单位信息化建设方案篇2

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设

所谓档案管理信息化，即将传统的实体化管理逐渐转变为信息化管理，通常由国家档案行政管理部门对档案管理实施统一组织规划，将信息网络技术全面渗透到档案管理工作中，实现档案管理工作的高效化、实时化和信息化。传统事业单位档案资料通常是以纸质文件及音像资料为主，在档案管理、利用、查阅等方面都难以满足信息网络时代的需求，故探讨事业单位档案管理信息化建设极具现实意义。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

事业单位档案管理信息化建设的意义主要表现在三个方面：一是实现资源共享。传统档案管理方法在收集及保存信息上工作量较大，且纸质文件在查阅和利用时也不够便捷。档案管理信息化建设，可将各类信息均纳入数据库，并保存在电子磁盘，不论是收集、保存还是利用、借阅，均能大大提升效率，并且通过信息网络还能实现档案资料的及时查阅与共享，只需输入关键字就能查阅到需要的资料。二是提升管理效率。传统档案管理主要以人工录入为主，不仅效率低，需投入大量人力，也容易出错。而实现信息化建设后档案的检索与管理不仅快速也更加精密，大大提升了档案管理效率。三是实现无纸化办公。传统档案管理以纸质化文件为主，填写和整理起来工作量很大，更新周期也长，加之纸张容易老化和被损坏，一些资料文件就容易遗失。而档案管理信息化建设主要以电子文档形式保存资料，可备份，不易遗失和损坏，节省成本提高工作效率的同时也实现了无纸化办公。

二、事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）积极树立档案管理信息化建设意识。事业单位应积极树立档案管理信息化建设意识。一方面，事业单位领导应发挥带头作用，充分认识档案管理信息化建设的意义，并主动将档案管理信息化建设工作纳入日常重要工作范畴。另一方面，领导应积极给事业单位工作人员灌输信息化意识，提高单位员工的思想觉悟和意识，促使单位员工积极参与档案管理信息化建设的工作中来。此外，事业单位还应强调档案管理信息化建设并不单单是档案管理部门的工作，而是需要单位所有人员共同配合开展的工作。

（二）全面提升档案管理人员的综合能力。事业单位要实现档案管理信息化建设就必须强化档案管理人员的综合能力，培养一支高素质、专业性强的信息化档案管理队伍。具体而言，事业单位应定期给档案管理人员提供专业培训，培训内容以档案管理信息化知识与技能为主，帮助员工优化已有技能和掌握新技能。同时，还应对档案管理人员实施再教育学习，培养他们的爱岗敬业精神及职业素养，打破他们思想上的束缚，促使他们积极与时俱进，更好地展现自身价值。培训同时还应提供实践机会，培训结束后应实施考核，考核通过者方能继续担任岗位工作。

（三）注重档案管理硬件设施的强化建设。档案管理信息化建设必须有安全、有效的硬件设施做基础，事业单位应充分认识到这一点，并积极强化硬件设施的投入与建设。首先，事业单位领导应加大硬件设施的投入，如拨发资金及时更换陈旧设备、定期维修保养已有硬件设备等。其次，单位应强化计算机的安全管理，如安装防火墙、定期杀毒、修复、设置登录密码等。再次，单位应采购内存较大的硬件，备份好重要资料，以防重要资料遗失后无法找回。此外，单位还应强调每位档案管理人员必须正确、合理操作计算机，避免错误操作造成档案资料损坏或遗失。

（四）制定健全的档案管理信息化制度。完善的管理制度是开展档案管理信息化建设工作的重要保障，事业单位应紧密结合实际情况，综合考虑多方面因素，不断改进并完善档案管理信息化建设制度，确保各项制度切实可行。如岗位责任制度，明确每位人员的岗位职责与权限；责任追究制度，明确每位人员应承担的相应责任，避免出现问题后相互推诿；档案收集、整理及归档制度，确保收集档案的完整性、真实性和清晰性；档案管理监督制度，避免个别人员投机取巧，为档案管理信息化建设埋下安全隐患等。

（五）传统与信息化结合实现双管齐下。事业单位档案管理信息化建设是信息网络时代的必然发展趋势，但当前很多事业单位仍然以传统档案管理方法为主，而信息化建设亦是一项长期工程，加之传统档案管理方法也有其优势，故事业单位应将传统档案管理方法与信息化建设相结合，取其精华与优势，实现双管齐下。具体而言，事业单位应结合实际情况，在传统档案管理模式中逐渐融入信息化元素，不断实践与改进，总结出一套切合实际、可行性高的档案管理方法。然后再以此为基础，强化信息化建设，提高档案管理质量与效率。

三、结语

综上所述，在信息网络时代事业单位档案管理的信息化建设是必然发展趋势。各事业单位应充分认识到这一点，然后结合实际情况，积极开展档案管理信息化建设工作。本文主要从思想意识、人员综合能力、信息化管理制度、硬件设施建设等方面论述了事业单位档案管理信息化建设的推进策略，望能为同行提供一些参考与借鉴。

【参考文献】

[1]塔娜.事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2016（16）：84.

单位信息化建设方案篇3

1 档案管理信息化建设概述

档案管理信息化是指在档案信息在管理过程中通过现代化技术对档案信息资源进行收集、整理、管理、利用，提高服务水平。档案管理信息化建设的内容的主要包括了基础设施的建设、档案信息资源的建设、档案信息管理的标准化建设、档案信息应用系统建设以及人才队伍的建设[1]。要想做好档案信息的传输、交换、共享工作，就必须要做好档案信息网络基础建设，提升网络的安全性与稳定性，只有这样才能保证档案信息管理信息化建设工作可以顺利进行下去。

2 事业单位档案管理信息化建设的重要性

随着社会不断的发展，我国经济水平逐渐提高，事业单位发展迅速。在事业单位快速发展的同时，事业单位档案信息量逐渐增加，传统的档案管理方式已经不能满足事业单位发展的需求。因此，事业单位应该加强对档案管理信息化的建设，提升档案服务质量，做好事业单位各项数据信息的记录工作，为事业单位各项任务的顺利进行提供良好的保障，只有这样才能促进事业单位快速发展[2]。

3 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.档案信息化建设针对性不强

现阶段，事业单位在档案管理信息化建设过程中由于档案系信息化建设的针对性较低，导致期间实际应用期间出现匹配失效现象，很难将档案管理信息化的价值体现出来。另外，事业单位主要通局域网的形式进行档案信息存储、查阅，这对档案的信息的安全性来说造成了很大的影响。

2.档案信息化建设安全性较低

事业单位在开展档案管理工作时，对信息化建设不重视，常常与一些普通的档案混为一体，从而导致档案信息资料泄漏。另外，由于事业单位的技术水平较低，导致档案管理信息化建设中档案资料的安全性得不到保障，使档案信息存在着一定的安全隐患[3]。如果档案信息安全得不到保障，那么在对档案信息审核过程中可能在一些外来的网络系统中获取事业单位的档案信息。

3.档案管理人员综合素质较低

事业单位的档案管理工作岗位平淡，薪资待遇较差，很难吸引高质量、高素质的专业人才，从而导致档案管理信息化建设落后，档案管理工作不能顺利进行下去。另外，由于事业单位领导人员对档案管理工作不重视，不了解员工的综合素质水平与专业知识技能就让其上岗工作，这对档案管理工作的正常进行来说造成了很大的影响。

4 事业单位档案管理信息化建设的可行性对策

1.提高档案信息化建设的针对性

事业单位要想做好档案管理信息化建设工作，就应该加强对其的投资，提升档案管理信息化建设的实用性[4]。其次，事业单位还应该建立档案信息服务功能，并将其通过网页的形式展现出来，实现档案管理信息化的网上查找和应用。最后，事业单位还应该定期开展网络设备的检查工作，及时更新网络系统，提升档案管理信息化功能，从而提升档案管理工作质量与效率。

2.提高档案信息化建设的安全性

事业单位在发展过程中，应该制定出一项科学、合理的方案管理制度，并严格遵守该制度开展各项工作任务，明确工作人员的岗位责任，只有这样才能减少在工作期间出现的失误现象。另外，事业单位还应加强对网络系统的防毒设置，减少黑客的入侵，保证档案的安全性。

3.强化档案管理人才引进和培养

事业单位在发展过程中，应该加强对档案管理人员的培养与引进，制定出一项全新的激励制度，挽留住档案管理人才，激发员工工作积极性，提升工作质量与效率[5]。另外，事业单位还应该根据档案管理部门工作人员工作现状制定出一项科学、合理的培训制度，加强对工作人员的培训、管理，从而提升档案管理工作人员的综合素质水平与专业知识技能，从而保证档案管理工作可以顺利进行下去。

5 总结

单位信息化建设方案篇4

【关键词】事业单位；档案；信息化建设；资金；网站；人员素质

在当前信息化技术快速发展的新形势下，档案信息化建设的步伐不断加快。档案信息化建设是充分的利用先进的技术和方法，在各种法律法规及规章制度的前提下来有效的提高事业单位档案信息的利用效率。档案信息化建设是当前档案工作发展的必然趋势，同时也是深化档案社会化服务的必然要求。这是一项系统的工程，需要每一名档案管理人员要加快观念的转变，努力提高自身的素质，更好的推动档案信息化建设的进程，为档案事业的健康发展奠定良好的基础。

一、事业单位档案信息化建设必然性

档案信息化是在档案活动中全面应用现代信息技术来对信息资源进行处置、管理和为社会提供信息服务。在这个过程中，档案管理的重点更侧于档案信息，而且要通过广泛的应用现代信息技术来对档案部门进行装备，以此来提高档案管理和利用的水平，使档案信息更好的实现社会化服务。在档案信息化建设过程中，需要加快观念的转变，改变以往实动服务的模式，进一步解放思想，加快完善档案管理模式，提升档案工作和档案的价值，更充分的发挥档案管理工作的重要作用。事业单位加快档案信息化建设后，档案信息资源的利用会进一步拓展，可以将一些利用频率高、重要的及容易受到损坏的档案信息先进行数字化转化，以便于更好的满足档案信息检索利用及共享的需求。同时还要加快对藏书目录中相关数据库的建设，对各类档案信息进行归类总结，并将其纳入到档案信息化管理范畴，加快推动事业单位档案信息现代化和信息化的发展。另外，以电子档案的形式对电子文件进行管理，可以有效的保证信息的长期可读性、完整性、准确性和真实性，这对于事业单位自身的发展具有非常重要的意义。

二、事业单位档案信息化建设的具体措施

（一）提高对档案信息化建设的认识。档案信息化作为一项庞大的系统工程，是档案事业发展的重要战略任务，因此事业单位档案信息化建设过程中，领导决策层要及时转变观念，档案工作者也要从传统的管理理念中转变过来，同时还要加大对档案信息化建设的宣传力度，加深人们对档案信息化建设的了解，这样在具体工作开展过程中，各部门之间才能互相协作配合。同时在事业单位档案信息化建设过程中，还要针对单位的实际情况来制定中长期目标和规划，以便于更好的推动事业单位档案信息化建设进程。

（二）加大对档案信息化建设的资金投入。实现档案信息化建设资金投入是很大的。馆藏档案数字化是档案信息化建设的前提和基础，首先，在硬件设备上，档案部门要积极引进计算机、打印机、扫描仪、刻录机等必不可少的应用设备，将现代化管理手段和现代化计算机技术渗透到档案管理工作中。工作人员需要借助先进的硬件设备对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换；其次，档案工作作为一个集收集、保管、利用、共享和服务于一身的系统工程，必须要环环相扣，工作人员需要借助各类文档处理软件，对建立的数据库按照一定的标准进行整理，进而提供高效的检索服务；为客户查询等需求提供网上服务平台；构建各类网络安全防护系统，以及对相关的数据信息进行加密、备份等工作。随着信息技术的不断完善，做好电子档案的更新与维护工作。以上这些工作仅仅是事业单位档案信息化建设的部分工作，如果没有大量资金的投入，事业单位是很难开展档案信息化建设这项工作的。只有在保证经费的前提下，才能确保此项工作健康、稳定、持续的发展。

（三）建立一个实用的档案信息网站。在档案信息化建设工作中，通常都需要建立档案网络，通过网页的形式来为为档案需求者提供相应的服务，而且档案工作人员也能够在网上进行查询、归档和下载。当前网页服务已成为档案信息化管理的重要手段。同时事业单位档案信息化建设过程中，还构建了档案管理系统，可以实现信息的全方位传送，实现了网络信息资源的有效共享。

首先，最重要的就是选择具有升级功能以及再开发能力的档案信息管理操作系统，从而方便档案网络管理的不断发展与更新的需要，能够凸显出档案信息网络的服务功能。

其次，要选择能够满足我国相关标准要求的规范设备，最好是在市场上流行的主流产品，或者可以的话，与国外以及国内的相关公司取得联系，量身定做出适合于事业单位档案管理的操作系统，从而保障档案信息化建设能够很好的进行，确保事业单位的档案管理部门对档案管理信息系统可以不断的更新以及升级，从而降低一定的成本。

（四）加强对档案工作人员素质培训

档案管理人员素质的高低直接关系到事业单位档案管理的水平。档案管理人员作为档案信息化建设工作中非常重要的要素，事业单位需要定期对档案管理人员进行针对性的培训，努力提高档案管理人员的专业素质。特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，档案管理人员要能够跟上时展的步伐，不仅要具备全新的观念，而且还要掌握信息化操作方法和手段，努力提高事业单位档案信息化管理水平，加强对网络知识和技能的学习，能够对网上各种纷杂的信息进行整理和分类，更好的将档案信息的功能和价值发挥出来，更好的满足事业单位发展的需求。

三、结束语

事业单位档案信息化建设是一项长期性、全面性及具体性的工作，需要全体档案人员、领导及各部门的积极参与与配合，同时还要努力提高档案队伍整体素质，档案人员要能够扎实的掌握和应用计算机技术和网络技术，在档案工作中不断进行创新，更好的促进事业单位档案信息化建设，为档案事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]刘彦.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].北方文学，2013（8）.

单位信息化建设方案篇5

摘 要：事业单位的档案是单位开展工作、进行管理的重要工具，加强信息化管理能简化档案管理的工作量，使档案管理更简单、方便，更能适应社会的发展。本文通过论述现阶段事业单位档案管理实现信息化的重要性，分析事业单位档案管理信息化建设存在的问题，并为此提出一些有效途径，以期能够促进事业单位档案管理工作的发展和完善。

关键词：档案管理；信息化；建设；问题；途径

引言

随着信息化时代的飞速发展，档案管理信息化建设已成为社会发展的必然趋势。档案管理信息化的主旨是在保持原始档案材料完整性的基础上，通过电子技术将档案内容从实体性的储存方式转向数字化的数据库系统，实现档案信息资源利用方式的多元化。事业单位档案管理的信息化建设，对强化事业单位档案服务工作，提高事业单位档案管理水平都具有重要的作用。因此，加快档案管理的信息化建设成为目前事业单位档案管理工作的重中之重。但事业单位档案管理信息化的过程并不顺利，本文就事业单位档案管理信息化建设中存在的问题进行分析，并探讨出提高档案管理信息化水平的有效途径。

1事业单位档案管理实现信息化的重要性

事业单位是我国计划经济体制的产物，在我国改革事业单位体制后，事业单位更能够发挥促进经济进步、社会和谐的重要作用。事业单位已经成为我国有中国特色社会主义发展的重要支撑体系。由此一来，事业单位的档案工作就是保障事业单位有效运行的重要环节，进行事业单位档案的信息化建设，有利于中国特色社会主义的建设。事业单位档案管理如同历史王朝中的史官记录王朝的发展历程一样，事业单位档案则是记录现代社会的发展进程，并且通过政府的力量带动社会向好的方向进步。建立与现代经济发展相媲美的档案管理方法有利于我国现代化社会的发展。随着社会经济与科技的快速发展，事业单位档案管理工作面临的挑战也越来越大，新时期经济发展与人民生活方式的转变对事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，档案管理工作信息化势在必行。事业单位档案管理工作采用数字化、信息化的管理手段能够有效保障原始档案数据的完整性、准确性和真实性。利用电子科技管理档案能够使档案的整理、分类工作更加简单、便捷，有利于档案的扩充和档案资源利用的多样化，有助于规范档案管理工作。

现代社会信息的传递和发展相当迅速，事业单位应紧跟时代步伐，引进互联网、电子技术等促进档案管理的信息化，从而带动事业单位整体的信息化，使事业单位为社会主义建设发挥更大的价值。档案信息管理的信息化能够减轻档案管理人员处理数据的负担，使工作更加便捷，从而提升档案的处理效率，增强档案管理工作的效率，并且档案管理工作的信息化有助于精简档案管理工作人员，节约档案部门所占用的空间和办公经费。总的来说，事业单位档案管理工作应尽可能地利用信息技术改变传统的工作方式，为社会主义建设事业增添光彩。

2事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（1）档案信息资源开发不合理。据统计，我国已经建立4000多个信息化的档案数据库，并且档案数据库的管理取得了良好的成效。但是档案资源的内容较少，存在重复加工问题，档案信息化资源质量水平较低。目前，我国综合性档案资料馆开放的档案共计为6897万卷，仅为整个档案资料总量的20%。所以我国档案管理信息化还处于较低水平，档案资源尚未得到有效开发、利用。

（2）档案信息内容缺少安全措施。事业单位由于其性质的特殊性，其管理的档案资料很多涉及国家机密，是不可以外泄与公之于众的。事业单位档案管理工作进行信息化建设时必须防范必要文件的外泄，以保障档案资源的安全。目前档案管理的信息化建设中，信息的安全问题在某些事业单位尚未得到重视，例如工作人员使用外网浏览网页，对公开信息审核的程序不严格等，这些都会导致档案信息的泄露。

（3）档案管理人员素质普遍较低。我国社会主义市场经济的建立，自由、民主成为人民的基本权利，计划经济时代的统一管理和调配制度已经取消，人们更倾向于高薪酬、富有挑战性的工作。事业单位的档案管理工作往往枯燥、乏味，并且需要从业经验丰富且长期稳定的员工，如果员工经常更换会使档案管理工作出现断层。此外，没有高学历、高水平员工也会阻碍管理工作的发展。

（4）信息技术利用率低。在档案信息化建设中，计算机检索技术是基本要件。计算机检索技术能够提升检索效率和准确性。虽然很多事业单位的档案管理工作已经建立信息化的管理方式，但是职员传统的手工检索方式依旧存在，对新技术的使用率低，从而阻碍了信息化的推广。

3事业单位档案管理信息化建设的有效途径

（1）制定规范的档案管理制度。事业单位是我国社会主义建设中的重要组织，法律对事业单位传统的管理具有明确规定，档案管理的日常工作受法律的约束。新时期事业单位信息化建O改变了原有的事业单位档案管理模式，在法律上尚未出现对事业单位信息化管理的法律规定。事业单位的特殊性要求其必须加强管理，建立有章可循、有法可依的规章制度，以保障信息的安全和杜绝违规事件的发生。不同的事业单位所从事的工作和重要性并不相同，因此建立自身的规章制度可以依据自身的实际情况，制定符合本单位的档案资料管理制度。

（2）合理规划事业单位的档案管理信息化建设。现代市场经济要求事业单位建立信息化处理机制，事业单位在发展信息化档案管理的进程中要结合自身的发展目标，深入了解事业单位内部的发展机制，结合档案管理的长期以及近期的发展目标，有秩序地推进档案管理信息化建设。

（3）提高档案管理工作人员的素质。事业单位档案管理信息化建设需要具备信息技术的专业人才。事业单位工作人员需要提升自身文化素养以应对信息化建设的要求。档案管理部门也应注意人才的培养和新人才的引入，以增加档案管理事业的活力和生机。

（4）完善事业单位档案信息化的监督管理机制。完善的监督管理机制能够保障事业单位信息化建设的顺利进行，监督员工工作的合法性，保障档案信息的安全性。事业单位档案信息化监督机制应充分利用事业单位的内部监督和外部监督，两者相互补充，全面监督信息化建设的过程，减少信息化过程中的安全隐患，从而建立安全、有效的档案信息化管理模式。

（5）逐渐实现档案管理工作的数字化。档案信息资源的数字化是档案文件保存的重要方式，事业单位应充分利用先进的科学手段建立完善的档案数据库。网页管理是档案管理的主要模式，也是员工进行档案管理工作的重要途径，完善的档案网站管理是十分重要的。网络技术处于不断更新的状态，事业单位档案管理信息的长远发展离不开技术的更新和设备的维护。事业单位做好网络技术的应用和设备的维护，是满足档案管理信息化的必要条件，也是充分利用信息资源的必要技术手段。

4结语

总之，事业单位档案管理的信息化建设，不仅是事业单位改革的需要，也是社会经济快速发展的需要。事业单位档案管理信息化建设是一项十分繁重且复杂的工作，所以需要事业单位给予高度的重视，要充分抓住时代机遇，结合传统的档案管理模式，引用新技术，积极创新，针对工作中存在的问题采取有效的改进措施，提高档案信息化水平，以实现事业单位档案管理工作的可持续发展。随着我国社会经济高速发展的趋势，深入实施事业单位档案信息化建设，从而进一步推进单位各项工作的全面提升和进步。

参考文献

[1] 项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯.2013.

[2] 苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察.2014.

单位信息化建设方案篇6

【关键词】档案管理；电力单位；信息化；建设

档案管理是现代企业、事业单位内部管理工作中不可或缺的组成部分，在现代化发展水平不断提升的情况下，应注意改革企事业单位的档案管理方式，充分发挥档案所具有的价值[1]。信息高速传播是现代社会的一个显著特征，所以应在建立起信息化档案管理模式的基础上提高档案的共享水平与利用率。本文以电力单位的档案管理工作为例，探讨了档案管理信息化建设的相关问题，旨在提高电力单位内部管理水平。

1.档案管理信息化建设的重要作用

目前电力单位管理档案的方式主要包括两种，即手工管理与电子管理，实施电子管理时需要采用OA系统，OA系统虽然实现了无纸化管理，但存在数据丢失、无法实现数据备份、数据安全隐患大等问题，难以为档案的共享及高效利用提供有效支撑。对此，应通过采用合理的方法加快档案管理的信息化建设进程，通过信息化的管理方式充分发挥档案的重要作用。采用信息化的方式管理电力单位中的档案不但能够积极转变传统档案管理模式，提高档案管理效率，同时能有效节省档案管理中所耗费的财力、人力，充分保障档案安全。首先，加快档案管理的信息化建设进程可以充分利用现代信息传输通道高速传播档案数据，单位中的各部门与员工可直接利用网络获取档案信息，这就有助于实现档案的网络化管理。另一方面，加快信息化管理建设，可以让档案的管理者与使用者在不到馆的情况下直接利用网络查询相关的目录信息与全文信息，或者是在得到授权的情况下直接整理档案数据信息，无需通过打印、复印等方式保存档案[2]。因此可以跳过传统档案管理中的多种繁琐工作步骤，有助于提高档案管理效率，同时可节省大量的人力及财力。此外，实现信息化管理可以利用电子数据库取代纸质档案，避免因纸质档案受到时间、环境及温度等影响而出现模糊、遗失等问题，有助于提高档案管理的安全性。

2.电力单位档案管理信息化建设分析

2.1加快信息化管理基础设施的建设进程

电力单位应根据档案管理要求及自身经营情况对信息化管理基础设施进行完善，以保证档案管理工作能够顺利开展。首先，要积极引进新兴档案管理技术，并积极采用现代管理模式提高电力单位内部的工作效率，从而为档案的信息化管理建设提供有利条件。其次，要注重利用最新信息技术与计算机网络技术，并在此基础上提升信息化管理系统的数据存储能力。还可以通过建立起相对完善的信息管理系统，利用管理系统统一管理档案数据库，提高管理系统的查找效率，方便于档案管理人员及利用人员高速浏览档案信息，并确保管理系统可以及时、顺利发送档案信息，以建立起安全性高、可靠性强的信息化管理基础设施[3]。此外，应加快电力单位纸质档案的电子化进程，确保电子数据档案的全面性，以便为信息化管理构建出相对完善的平台。在收集与整合纸质档案时要注重管理好原档案，及时修正电子化档案，利用软件平台系统化管理电子化档案。在电子化档案的应用系统建设方面，可以采用现代管理理论建设档案应用质量管理系统，规范档案信息数据接口，采用不同的数据交换分支，包括发电厂等相关单位的数据交换分支等，保证电子化档案信息管理的标准化。

2.2建立起信息化管理的保障体系

为了确保档案管理的信息化建设能够顺利完成，则应建立起相应的保障体系。首先，要建立起良好的沟通机制。信息化管理系统建设、信息化管理过程的实施均需要电力单位中的相关人员实现有效配合，沟通是配合的基础，所以要确保电力单位的档案管理部门与其他各部门之间实现有效沟通，明确各相关部门在档案信息化管理中的职责，在实现通力配合的基础上保障信息化管理建设过程的稳定性与持续性。其次，要建立起安全保障与防护体系。建立起现代化网络安全防护体系是实现档案信息化管理的基础，所有应注重调整或提高信息管理系统的安全防护功能，保证在关键时刻信息系统可以实现应急，避免电力领域中的技术科研成果及具有独立知识产权的档案信息被非法窃取。第三，应注重建立标准化、规范化管理体系，确保信息化管理系统建设、使用与运行过程均有统一的标准作为约束，从而提高档案管理效率及有效实现档案信息共享[4]。标准化与规范化的管理体系应包括系统操作规范体系、安全运行标准体系及技术标准体系等。此外，要加快信息化管理人才的培养与引进工作，为档案的信息化管理建设提供有力的人才保障。在人才培养方面，可通过建立激励制度培养素质较高的档案信息化管理专业人才，从而为信息化管理提供人力资源。

2.3完善档案信息化管理系统设计方案

相对完善的信息化管理系统设计方案是提高档案管理效率的重要途径，结合电力单位档案管理的实际情况，可以采用以下设计方案。在系统功能设计方面，管理系统应具有全过程化管理功能，包括档案形成、利用及销毁等过程，同时应能够实现档案资料的编研、专题汇编、查询与统计功能，可以有效管理图片档案及声像档案。在设计管理系统所运用的技术方案时，可以采用OAIS系统，OAIS系统可在J2EE平台中运行，且具有可扩展与标准化的特点，适用于建设数字化档案馆。OAIS系统可支持多种数据库关系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通讯协议包括SSL、IP、TCP程序等。为了平衡分布计算机网络中的档案数据计算、管理功能、数据处理功能及应用程序，在设计系统时可应用RMI技术，该技术能够使管理系统实现档案数据的远程移交，将档案管理部门下级单位数据传输到主管机构所使用的数据库当中[5]。此外，在采用上述系统管理电力单位档案时可以采用以下实施步骤：第一，对单位总部与下属机构所使用的信息系统进行统一建设，保证各个系统之间的文件管理、历史档案管理实现无缝对接。第二，应确保单位总部能够使用统一界面完成下属机构档案信息的查阅工作，同时使下属机构中的档案资源能够与单位总部的档案信息实现互联互通。第三，在充分利用电力单位各级部门档案资源的基础上建立具有分布式、开放性特征的数字化档案管理系统，确保档案管理工作实现网络化、规范化。

3.结束语

综上所述，档案管理工作质量可影响到电力单位内部管理工作的效率。为了提高电力单位的档案管理水平，则应建立起信息化档案管理机制，利用信息化管理系统提高档案管理工作效率及工作质量。此外，在建设信息化管理系统的过程中要充分考虑电力单位的档案管理现状，尤其是纸质档案的管理现状，以确保建立起的档案管理系统可以发挥出应有的作用。

【参考文献】

[1]赖晓文.人事政策落实与档案日常管理――从人事档案视角初探档案服务能力的提升[J].黑龙江史志，2014（10）：53-54.

[2]吴雁平.论市县档案行政管理部门在档案法规体系建设中的定位[J].档案管理，2012（2）：41-44.

[3]左晋纾倪慧敏，马如停.谈论现代信息化管理条件下设备采购档案立卷工作实例研究――暨南大学设备采购档案分类方法以及电子著录规则[J].档案与建设，2014（11）：25-28.

[4]黄婷.打造档案信息平台服务经济转型发展――基层档案管理创新的实践与思考[J].广东经济，2012（8）：52-53.

单位信息化建设方案篇7

关键词:大型工程项目档案管理信息化

大型工程项目档案是指工程建设的重要组成部分，它凝结了工程管理技术人员、操作人员的智慧，是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最原始，也是最真实和全面的记录。进入数字化时代后，随着我们社会生活和信息科技的飞速发展，许多投资建设的都是大型工程项目。在以数字信息化为代表的今天，紧跟时代步伐，突破传统的工程项目档案管理手段和模式，实现大型项目工程档案的管理信息化已然是一个十分紧迫的话题。

1大型工程项目档案与信息化建设的必要性

（1）大型工程项目档案的特征

大型工程项目的档案不仅是一种重要的信息资源，也是工程建设管理经验和技术经验的直接总结依据。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，无疑对于工程建设的顺利进行，以及工程项目投产后运行维修、管理改造有着十分重要的作用。[[]冯瑜.档案工作研究与创新[M].济南：山东省地图出版社，2007：352,353.]

目前，我们所接触的大型工程项目大多数规模宏大，参加建设单位众多，具有建设周期长、投资额度大、社会效益大的特征。在大型工程建设过程中，对工程项目档案的管理工作始终贯穿于整个工程建设过程，对整个工程能否最终成功起到极为重要的作用。完整的工程项目档案可以使管理者看清整个项目的进程，同时通过对工程档案了解来把握使整个工程质量，其不仅是项目负责单位了解工程进度、项目存在问题的重要依据，也是作为新工程项目的开发重要参考资料。

（2）大型工程项目信息化建设的必要性

大型工程项目档案管理的信息化是采用数字化技术，在实现工程项目数字化管理的基础上，针对传统意义上的工程档案文件所开展的整理归档、鉴定保存，以及开发利用等一系列活动。工程项目档案实现信息化的目的是确保归档项目文件能够实现数字化成套，并实现档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接。

1.实现工程项目档案完整和统一。大型工程项目建设中的单位繁多而且彼此分散,建设周期长，这就造成了整个工程项目的档案在管理过程中难度非常大，很难达到整个建设工程档案的完整和统一。在实现大型工程项目档案管理作息化后，我们可以突破以上的种种限制，实现大型工程档案信息资源的合理配置、科学管理。

2.为工程项目及时决策提供保障。大型工程项目档案管理信息化有着独特的优势，在数字化的档案管理之下，档案管理人员可以及时为工程项目人提供详实的档案信息和数字材料，依靠这些完整、可靠的信息，可以帮助项目管理者提升综合分析能力。从而，工程项目的管理者可以在关键的工程规划决策上节约时间，减少了失误。

3.实现管理职能向服务职能转变。传统的工程项目档案管理模式和方式不仅难以适应新形势发展的需要，而且容易固步自封，难以发挥自身信息资源优势。随着社会的发展和科技进步，大型工程档案的信息量不断增多，工程项目档案管理的信息化是工程档案管理走向逐步开放，实现向信息采集、信息管理和服务职能转变的必然趋势。[[]吴玉婷.大型建设项目档案规范化、网络化、数字化管理模式[J].广东档案，2005（5）.]

2当前大型工程档案管理中存在问题分析

就当前的大型工程项目档案管理的整体情况而言，我们在工程档案管理上的信息化程度并不高。一些大型的单位和企业甚至缺乏工程档案数据库的建设，一些档案管理人员对计算机技术在档案管理中运用不熟悉，对工程项目档案信息化的方法与途径也不了解。具体而言，问题主要有以下几个方面。

（1）工程档案管理手段落后

目前，一些大型单位的工程项目档案管理人员仍采用传统的管理方法，把档案只是作为一种文本和资料来保管。工程档案管理人员的工作也仅仅是对档案进行收集和整理。但是，许多大型的工程项目本身档案文本的数量非常庞大，因而在工程项目建设过程中，传统的管理手段虽然花费了大量的人力和物力，但是往往时效性比较差，很难做到与工程项目建设管理同步。[[]陈智为等.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：514、515.]

（2）档案信息数据库建设落后

目前，一些大型的单位和企业虽然也在工程项目档案的管理中引入了计算机，但整体而言还停留在计算机制表和查阅等初级阶段，没有完全走上信息化管理的轨道。在档案信息数据库的建设上，数据信息不完整、不准确、不及时，造成工程电子档案失真，不能反映现实情况，从而影响了档案的使用，没有发挥出信息化管理本身应有优势。

（3）工程档案管理缺乏规范性

由于我国在档案管理信息化建设方面整体没有明确的章程，造成工程档案管理信息化过程中存在着许多不规范。在实际工作中，由于大型工程项目的施工单位很多，工程电子档案的管理上缺乏程序化、规范化，直接造成工程档案的信息化复杂，一些重要的电子文档和资料由于保存不规范而丢失和毁损的现象时有发生。

（4）工程档案信息化缺乏人才

在数字化时代，工程档案管理信息化不但需要懂档案管理知识的人员，还要求管理人员能够熟悉先进的信息科学和管理技术。但是，目前许多大型单位从事工程档案管理的人员中，存在着严重的知识结构不合理、文化层次水平不高等问题。不少企事业单位对工程项目档案管理本身不够重视，缺乏足够档案信息化技能培训。[[]王晓莉.工程建设项目档案管理工作存在的问题及对策[J].交流与探索，2008（5）.]

3大型工程项目档案管理信息化的内容

（1）工程项目档案信息的数字化

工程项目档案和资料的数字化工程是项目档案管理信息化的基础。目前，我们所采用的手段主要是借助先进的多媒体手段，利用数据压缩技术、数据库原理、高速扫描成像等技术手段，将纸质和图片档案等传统介质文件变成电子档案的形式，按照一定的规范归档保存。在此基础上，按照各建设单位工程项目档案本身的特点，系统地构建成有序结构的单位工程项目档案的数据信息库。由于工程档案分类复杂多样，因此，随着工程施工、管理技术的不断发展，建立的档案数据库管理系统应具有较好的灵活性。同时，应提高相应档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换创造条件。

（2）工程项目档案管理网络的建设

要使参建单位的工程项目档案全方位、多层面管理，及时为管理决策者提供所需的资料和信息，没有一个系统、规范、有序的工程项目档案管理网络是难以想象的。在工程档案信息网络上，可以提供相关档案数字化服务，还能实现工程档案机构网络化管理、工程档案质量网络化管理与工程整体进度监督的一体化。而在档案信息社会化方面，档案信息网络化可使档案资源成为社会的共享资源，大大提高档案信息服务功能和利用效益。

4大型工程项目档案管理信息化的对策研究

（1）技术支撑是工程项目档案管理信息化的基础

高科技含量的现代多媒体软件和技术的应用是大型工程项目档案信息化的基础。工程档案管理上有了技术力量的支撑，不仅能够进行正常的数据维护，还可以保证工程项目档案数据的准确监控。

针对在大型工程项目建设过程中的特点，开发建立一套完整的工程文档信息计算机管理系统是十分必要的，[[]侍文庚.试论大型工程项目的文件与档案管理.[J]兰台世界，2010（1）.]相应的软件监控系统开发也是必不可少的。此外，工程档案数字化和网络一体化后，我们在档案信息的共享的同时，工程项目档案本身也面临着信息安全的新威胁，这就需要采取多种技术防范措施。所以说，完全由国内某一家单位的档案管理部分自主研发相关的技术难度较大，要克服目前信息技术力量不足的现状，当前可以采取大型工程建设单位与高等院校和科研单位共同研发的方式，在关键技术领域开展一些的科技攻关项目合作，从而增强大型工程项目档案信息化的进程，同时提升工程档案管理手段的高科技含量和标准化水平。

（2）人才保障是工程项目档案管理信息化的关键

依靠先进的技术来改善设备和管理手段是实现工程档案管理信息化的前提，但档案管理的现代化之路还要求必须有现代化素质的档案管理人才。在数字化时代的今天，实现工程档案信息化需要培养档案网络服务、数据库分析与软件开发、网页制作与管理等方面的人才。

为了实现大型工程项目档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接，让项目决策者能及时够掌握工程项目建设全过程的情况，档案管理者还必须具备较强的信息获取能力，不仅要本单位的所有档案信息，还应该熟悉网络的档案信息资源，能够给大型工程建设者提供更多的相应档案信息，从而提高建设者对整个工程的评估能力。

如何培养这方面的专业人才，首先，大型建设单位的档案管理部门应该积极提供专业现代化档案信息化培训和业务培训，以此提高档案管理人员的知识结构和整体水平。其次，档案管理部门要制定相应的发展规划，把培养工程档案高素质人才纳入到部门的计划当中，作为一项常规的内容来抓紧落实。

(3)制度规范是工程项目档案管理信息化的核心

和目前工程项目档案管理制度相比较而言，原有的档案管理制度在本质上是为了方便查询，确保档案的信息安全。要实现大型工程项目档案管理的信息化，核心在于档案管理制度上的创新，制定出新的符合时展要求，适应信息技术发展需要的制度和规范。

例如，大型工程建设单位的档案管理部门制定的规范，能够为本单位的档案管理信息化提供保障，制定出相应的策略来保障档案信息化管理的实现。在实际操作中，各施工单位、设计单位、监理单位和工程建设活动中所涉及的所有部门，都能够应按照工程档案管理部门程序和规范按时将工程设计和建设过程中的各种文件和材料，分门类、分阶段地整理归档，及时地利用多媒体技术上传到工程项目档案管理网络，或者递交至单位档案管理部门，以确保做到工程档案材料的完整齐全，使单位档案能够及时反映工程项目建设全过程的情况，便于工程建设者和决策者实现全过程监控。

诚然，我们也要看到，虽然传统的档案学面临着数字时代信息化的冲击与挑战，但就目前而言，新的一代适应信息化需求的档案学还没有形成。目前，在工程项目档案信息化的制度和规范方面还面临着许多难题，这既为工程档案管理者带来了挑战，也是前所未有的发展机遇。

结语

单位信息化建设方案篇8

关键词：事业单位；档案管理；信息化；优化策略

档案管理是目前事业单位在管理环节的重点内容。随着事业单位人员以及事务种类不断增多，加上信息化的不断完善，我国事业单位传统档案管理逐渐浮现出一些问题，阻碍了档案管理的有效性提高。信息化与网络化的发展为档案管理提供了一个有效平台，通过高效的运作模式以及管理方法，事业单位档案管理信息化是必然趋势。然而，由于传统管理的束缚，事业单位在进行档案管理信息化建设过程中会遇到许多阻碍，减缓了信息化建设的发展进程。

一、事业单位档案管理信息化发展前景

（一）指引所有项目的信息化建设

档案管理是事业单位进行工作的重要内容之一，在档案管理中使用现代化设备，一方面能够加强档案管理本身的信息化发展，另一方面也能够对其它部门起到带动作用。事业单位的档案要想进行信息化管理，必然会引进先进设备，采用电子化办公模式，利用各类软件来实现管理的信息化与网络化。

现代化办公手段带来的必然是工作上的轻松以及效率提升，同时还可以保障管理的有效性。档案管理部门在建设上实现现代化，对于其它部门的改革也是一种冲击，带动其它部门的现代化发展。

（二）提高档案管理有效性

传统档案管理是由人工来进行管理的，在管理过程中，对档案的查找是由档案管理人员进行手动查找的，这种查找的有效性需要依赖于档案管理的整理与分类。事业单位档案管理方向较多，有人事档案、建设档案、资料档案等，对其进行有效分类是一项大型工程。人工方式进行的管理难免会出现一些差错，尤其是在对档案的收发上，寻找档案会耗费大量时间，影响工作效率。

用信息化来进行档案的管理能够让档案在分类上由传统管理达到质的飞跃。通过网络的开放性特征，工作人员只需要登录单位管理网站，输入相应密码就能够进行资料的输入，完全摒弃了传统将档案带回单位输入的方式，极大程度的提高了工作效率。这种档案管理方式完美的解决了传统管理中时间上的冲突，让档案能够在第一时间被记录下来。另外，操作人员只要是在网络环境下，就能够进行资料的查询与输入，让档案信息在一开始就保障其真实有效性；在需要用到档案信息时，通过单位网站就能够浏览，消除了传统模式上对地理位置的限制程度，操作人员只需要拥有一抬手持电脑就能在各地进行档案管理，提高了档案资源的利用程度。

（三）提高档案保存力度

档案管理的有效程度取决于档案存在的期限。传统档案管理通常使用纸质档来进行存放，在收发过程中容易被损坏或是遗失。在实施现代化的档案管理之后，档案内容不仅有纸质档，还有电子档作为辅助，若是需要用到档案的查阅或是收发工作，只需要对电子档进行操作即可，不需要用到纸质档案。另外，由于传统管理模式的局限性，档案管理职能只停留在管理与收发工作上。在运用信息化管理之后，档案管理的职能还添加了档案信息收集、管理、查询等一系列的服务，让档案管理系统化，在保管的安全性方面有效提升。

二、目前档案信息化建设中存在的问题

（一）认识上的落后

事业单位人员在认识上对档案管理的信息化的必要性还不全面，认为传统的纸质手段对档案进行管理并没有出现较大差错，就不需要耗费精力以及金钱去建设信息化管理模式。这种思想明显是落后的表现，信息化是所有单位管理的必然趋势，是推动社会发展的重要力量。事业单位只有有效利用信息化，才能够保障自身的健康长远发展。员工出现这种思想，主要原因在于尚未认识到对档案进行信息化管理的益处；对于领导而言，信息化建设最主要的阻碍就是经费问题，这是造成信息化建设长期搁置或推迟的主要原因。

（二）资金不足

事业单位由于并不是以盈利为目的的企业，因此在经费上不像企业能够灵活配置。一些事业单位由于资金上的匮乏，到目前为止都尚未进行信息化建设，在硬件与软件方面还处于落后阶段。这样一来，对档案管理的信息化建设只能够停留在书面形式，离真正落实还有很大一段距离。

这种滞后性会让这部分事业单位在档案管理上的能力越来越弱，最终无法适应日益增多的档案。没有网络技术的支持，事业单位的档案管理就无法紧跟时代的发展，在工作上会受到制约，阻碍档案管理部门的信息化建设。

（三）档案管理人员素质有待提高

对于档案管理人员而言，对档案进行有效管理是自己职责所在。随着档案信息的不断增多，管理人员若是不能努力提升自己的管理能力，就无法做到与时俱进，对档案进行有效管理。管理素质的落后是目前事业单位档案管理上的普遍现象，专业化人才的缺失使得档案管理陷入了一个有技术、有设备、无人才的现象。事业单位的档案管理人员绝大多数都不是专业人才，在相关软件上的研究力度不够，会让档案管理受到制约，只能够停留在用软件进行档案的查找以及录入方面，无法让信息化功效充分发挥。

三、档案管理信息化建设的优化方向

（一）加大投入力度

档案管理的有效性直接关系着事业单位发展的信息化程度。因此事业单位要加强在这方面的投入力度，保障有足够的经费来进行信息化设备的购置与对员工的操作培训。在全社会进行信息化建设的背景下，事业单位需要对自身的发展及时充电，借鉴他人的管理经验以及操作经验来提升自身在档案管理方面的能力，才能够保障档案管理适应社会的发展，同时提升事业单位管理上的有效性。

事业单位需要加强信息化管理上的投入力度，通过购置相应设备以及软件实现信息化建设模式的优化。各事业单位管理人员要形成主体意识，真正认识到档案信息化建设的必然性与必要性，拨出更多资金投入到档案管理中去。

（二）构建信息化管理平台

信息管理平台的构建是进行档案管理信息化的基础保障。事业单位应该引进专业人才，进行管理平台上的不断优化，以此来实现信息资源的共享。就目前事业单位管理模式来看，大多数档案是对社会大众公开的，便于公众对信息进行查询。档案管理的信息化带来的必然是办公的无纸化，在一定程度上能够促进资源节约型与环境友好型社会的发展。

构建开放式的档案信息管理平台能够为人们提供方便快捷的查询功能，公众通过网络就能了解到自己想要知道的信息。这样一来，档案的有效程度提高了，在利用率上有所优化，对于事业单位而言是进步的表现。对于公众来说，方便快捷的信息查询能够省去许多往返于家中跟事业单位之间的时间，能够在查询的同时感受到信息化的便捷程度。

（三）加强员工培训工作

事业单位应在日常工作中重视对档案管理人员自身工作能力的培养，保障他们在日常工作中能够利用所学专业知识，将档案管理得井井有条，充分发挥出信息化带来的益处，而不是面对现代化设备，只会对档案进行简单操作。

在培训方面，首先要加强员工思想上的建设工作，通过意识层面的培养让员工了解建设信息化档案管理制度的必要性，认识到先进设备的引进并不是一件耗费资金的工作。同时，加强对员工计算机软件操作技能方面的培训，重视员工实践性培养。

结论：

信息化管理是事业单位进行档案管理的必然趋势，也是所有档案在管理上的建设目标。事业单位档案管理的有效程度直接关系着公众对档案的利用效率。事业单位应加强在信息化方面的投入，用先进的管理模式推动自身迅速发展。

参考文献：

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）.