企业文件管理范文

企业文件管理范文第1篇

由于信息技术和网络技术的迅猛发展，使办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）增加了新的手段和途径，文件处理的现代化也在加快。办公自动化运用的结果，产生了两类需要归档的文件，即纸质版文件和电子版文件。电子版文件在存储、输出、处理等方面具有优越性， 通过计算机手段实现公文的拟制、排版，并通过网络手段实现公文的分发和流转，有效地提高了公文处理和传输的速度，极大地提高了工作效率。那么，电子文件能否完全取代纸质文件呢？值得深入探讨。就目前实际情况来说，如何使两套归档方法相互利用、取长补短、相辅相成，协同发挥作用，值得重视和实践。

一、各式各样的文件管理在企业中的应用现状

在企业里发生着各种各样的文件往来，随着电脑、网络的普及，发现办公室文件在制作、编辑、修改等过程中，手工操作的纸质文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步发生着纸质文件向电子文件方面的转变。下面从单个方面以办公室文件应用的调查统计作为基础，分析企业办公室文件管理的现状。

1. 电子版文件和纸质版文件的优缺点

通过对4687人次的企业员工调查问卷的测试结果，发现纸质版文件的管理存在着诸多问题。体现出三个缺点，即（1）为了保证纸质版文件的管理所需空间，需要成本；（2）纸质版文件所需大量纸张等，造成资源浪费；（3）查询纸质版文件时，耗时过长。

而电子版文件所涉及的文件管理，也有三点不尽人意，即（1） [是谁，何时，涉及此文件不清楚]，[最终文件是什么不明确]；（2）[电脑、版本出现故障，无法开启]。（3）多数员工一起操作，比较困难。上述问题说明纸质版文件和电子版文件相差较大，不尽相同。纸质版文件比起电子版文件稳定性高，不受外界因素干扰，有些情况唯有使用“书面表达”，才能“利多弊少”；纸质版文件可以复印，多数人能够一起作业，这些是纸质文件的优点。

电子版文件的应用，能够克服纸质版文件的缺点；而电子版文件的缺点，能有办法加以解决；大量使用电子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，这些事电子版文件的优点。

2. 电子版文件推广的有利因素

据统计，电子化使用率约占60%，可参考图1及其说明

3. 电子版文件使用的最大优势-增强企业实力

如图2所示，办公室的许多业务，通过IT数字化处理，达到了提高效率、降低成本的目的。见图2及其说明。

然而，办公室文件管理的IT数字化，它所带来的“效果”不甚理想，其原因是：企业团队效率的提升，缺乏专业对口的改善，未能有效地做到电子化的缘故。

实践表明，企业办公室80%的员工通过对电子版文件的制作、修改、在一定范围内进行，哪怕只是一个人稍作改变，其结果就会出现相应的效率提高，就会促进整个企业的成本降低，效率提高。

4. 纸质版文件相对“费时低能” ，却能存在的思考

关于这个问题，恐怕与下列原因有关。

（1）对电子版文件“不习惯、不适应”（2）「不以书面表达，容易出现障碍，抱有这种心态的员工较多（3）即使最终使用了电子版文件，对其图中的作业，不能推测以电子邮件进行，造成了非效率性，（4）对「灵活运用“业务专长”和“数字化”优势，就会提高团队的工作效率认识不足。这些问题，与其说是电子版文件本身，莫如说是使用员工的思想问题和技术有限。

二、克服电子版文件的二个弊端，实行“优势互补“

灵活运用PDF 阅览的软件定位（Acrobat Reader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文件阅读软件），就能解决「谁，何时加以制作不明白，最终文件制成不清楚的问题，即 [说明功能]能够简单确认[谁]、[何时]加入了说明，又能开启「共同阅览。第一个PDF文件中复数成员，能同时加入评论意见，被加入了评论意见的PDF文件，可与其他成员共同享用，这样就能以较高的效率进行文件的修改。

在Acrobat Reader中，关于一个项目资料可汇总为1个PDF文件夹，扫描后的纸质版文件，放入PDF文件夹中进行OCR（Optical Character Recognition）处理，能够简单进行文件的检索，加速了文件的管理效率，其机能也可叠加起来。

另外，由于部门可以抽样调查等，收集各个方面的意见，这样的业务如使用[PDF格式]的话，从调查报告的分布到收集回答，集中计算，可用Acrobat Reader进行。为此，低效率的手工作业（纸质版文件）将被电子版文件所取代。

此外，动画及音响的PDF文件方面的加入，印刷、复印、阅览等细微的安全保护设计等，对Acrobat Reader来说，在工作单位，可高效的进行文件的制作、修改、资料共享等，使之成为多功能的操作，从而有利管理水平的提高。

在日常的团队工作中，必须以书面表述，才能有效开展业务时，如果采用最合适的工具加上专业业务的稍事改进，也能使效率提升，成本降低。总之，两者相辅相成，相得益彰。

三、电子文件推广的前景与展望

从某种意义上说，电子文件管理是企业办公室工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。因此，必须通过组织业务学习与技术能力培训等活动，尽快提高工作人员对电子版文件管理的基本知识水平、掌握实际操作的技能，使其尽早担负起电子版文件管理工作的重任，发挥其重要作用。

目前电子公文在企业中的应用还存在着诸多问题，可是随着办公自动化、政务信息化和电子商务化的进展，公文处理电子化已彰显出势不可挡的必然趋势，这就要求我们从思想上、技术上、硬、软件上、社会大环境上做好一切准备，努力学习新知识、新方法，迅速提高驾驭现代化技术的能力，不断加强对电子公文方面的研究，使“电子文件”向着制度化、规范化、标准化的方向迈进。

综上所述，只要企业办公室文件管理水平大幅度的提升，就能使成本消耗降低，提高工作效率，进而有利于企业的更快发展，使企业在竞争激烈的社会大潮中脱颖而出，将企业“做强、做大”，并具有抵抗各种风险的实力。

企业文件管理范文第2篇

关键词：企业；电子文件；管理

随着办公自动化的不断推进，企业越来越多的文件信息都以电子的形式存在，相应也对电子文件档案管理提出更高要求。电子文件不仅成为经济社会发展的重要组成部分，也在一定程度上影响了企业电子文件的管理和创新。因此对于企业而言，如何做好电子文件的收集、归档和管理成为了企业必须解决的现实问题。特别是企业档案管理部门应该主动适应时展趋势，将电子档案管理作为主要工作方向，充分认识到电子文件管理的重要性，解决在电子文件档案管理过程中出现的各种问题，进一步提升企业电子文件档案管理效率。

1基本概念与特点

1.1电子文件定义

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.2电子文件特点

电子文件与传统的纸质文件存在着明显区别，由于电子文件更依赖于现代信息技术，因此其自身也体现出以下几方面特点：1.2.1依赖性。电子文件的生成过程需要依赖一定的数字设备，由于不同历史时期信息技术的发展水平不同，相应产生的数字产品也存在一定的区别，特别是在软硬件更新换代之后，不同产品之间存在一定的兼容性差别，这就造成了电子文件在存储读取过程中对于原有的硬件设备和软件环境产生了依赖性。随着网络信息技术的不断发展，这一问题可能会得到系统的解决。但以现有的技术条件电子文件在生成和运行过程中还是对原始环境有较强的依赖性。1.2.2非直读性。电子文件与传统的纸质文件不同，不能直接进行阅读和信息获得，需要借助一定的软硬件设施才能够获得电子文件的相关信息，这就需要采取不同的手段和措施，保持电子文件的长期可读性，需要对原有的软件设备进行留存。1.2.3分离性。虽然电子文件也依附于一定的载体，但载体对于信息内容不具有原始性。因此，电子文件与载体结合的相对松散，甚至电子文件通过一定的软硬件设备，可以以其他载体的形式存在和读取使用。1.2.4复杂性。随着网络信息技术不断发展，电子文件的种类和形式也越来越多，进一步增加了企业对电子文件管理的难度。加之电子文件背景信息对文件的真实性和完整性产生的至关重要的影响。因此，在电子文件归档过程中，需要人工采取相应的技术手段对电子文件进行归档。1.2.5便利性。电子文件是在网络以及软件的基础上进行利用，其信息共享与利用的优点得到了最大化的发挥，在标准化的前提之下，电子文件可以通过一定的信息技术实现信息共享，这一信息共享不受到时空限制。1.2.6安全性。电子文件的信息安全对电子文件保管和使用至关重要。因此，在采取必要的管理措施之外，还应该提升档案管理人员的安全意识，并采取必要的技术手段实现电子文件存储、保管和传输的安全。

2电子文件管理面临的问题

2.1技术问题

电子文件的安全性和计算机保密技术息息相关，存在着不安全的隐患，由于电子文件对信息技术和软件设备具有较强的依赖性，电子信息在传输过程中容易受到病毒侵袭和黑客攻击［1］。在存储过程中也存在数据丢失，数据乱码等问题，这在一定程度上给电子文件的安全管理带来了诸多不便，而且在保管过程中，电子文件具有一定的保管期限，文件载体也具有一定的寿命周期。此外，电子文件的载体易损坏，稳定性能较差，如遇到质量较差的磁盘，会影响电子文件的可读性和寿命。电子文件在收集整理管理使用过程中会受到多重因素的影响。一是在电子文件收集过程中，部分企业的档案管理人员对于电子文件的背景信息和元数据重视程度不足，导致部分档案信息不够系统完整。特别是随着网络信息技术的不断发展，电子文件的技术环境发生了深刻变化。信息技术发展越快，电子文件的形式和载体就越多，一旦电子文件离开了特殊环境，就难以对其进行系统的利用和开发。二是在电子文件管理过程中受到网络信息、人员、规章制度等多方面影响，也在一定程度上影响了档案信息的安全性，未来如何保障档案信息安全，必然成为企业档案管理部门必须思考的现实问题。

2.2管理问题

在对电子文件的管理过程中，由于未能引起人们足够的重视，部分企业在电子文件管理过程中忽略了与电子文件管理相配套的措施，致使企业电子文件在管理过程中出现了信息丢失问题。企业在电子文件管理过程中没有形成相应的电子文件备份，一旦物理环境或软件信息系统出现故障，难免存储在硬盘或计算机系统的文件出现丢失或损毁问题。同时，部分企业在电子文件管理过程中，没有看到电子文件与纸质文件共同归档的重要性，也容易在电子文件管理过程中出现文件丢失或损毁的问题。

3电子文件管理的建议

3.1提高科学管理的认识

不少企业档案工作者都把重点放在保管档案的数字化上，很少顾及企业业务工作产生的电子文件管理，这样就加剧了信息处理现代化与档案管理手工化的矛盾，使得档案工作始终没有摆脱被动服务的状态。新形势下，企业管理者应给予电子文件管理足够的重视，加速推动企业电子文件信息化管理进程，结合电子文件管理的实际需要，对相应的制度机制进行完善和创新，确保电子文件能够得到安全有效的保护和使用，避免电子文件浪费。

3.2加强信息安全管理工作

电子文件在管理过程中应将信息安全作为重要方面，加强对电子文件的安全防护，确保电子文件的原始性和真实性。目前这方面的技术主要有：签署名技术、加密技术、身份验证、防火墙等，这些技术措施对于保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密都具有明显的效果。因此在信息系统建设的过程中需加强对信息系统的管理，确保电子文件的安全。要提高信息安全意识，根据企业保密管理的相关要求，电子文件档案管理人员应该系统学习相关保密知识，主动地运用到电子文件管理之中，防止出现电子文件内容失密、泄密［2］。同时要采取身份认证、数据备份、防火墙都多重安全措施，切实保障电子文件信息安全。

3.3确保完整性和真实性

电子文件完整性的主要问题是电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能使一些电子文件还未来得及归档就已经丢失。为此，在档案收集过程中，一定要做好衔接，既要明确档案收集的范围，也要与企业其他部门沟通，规定档案收集时间，通过完善电子文件档案收集制度，更好地约束档案收集行为。在档案收集的基础之上，为了确保档案电子文件的完整性和真实性，还要定期对电子文件进行存档，对于更换或调整载体的电子文件要采取专门的备份措施。对于电子文件的任何修改、传输和操作都应该进行登记备案，以防止对电子文件内容进行恶意删改，从而造成不必要的损失。

3.4开展鉴定和归档

电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要包括识别文件价值和区分文件真伪，只有那些对本单位工作具有利用价值的才有保存价值，档案部门所保管的电子档案，应当是真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。文件编制部门必须将电子文件归档，以保持该电子文件的原始性，维护电子文件的凭证价值［3］。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定，主要包括电子文件内容的完整性、文件办理过程的完整性等。归档可以完全打破传统的归档方式和工作方法，利用文档信息管理系统，及时将生成的电子文件进行在线接收与归档，以此保证电子文件的归档的及时性与完整性。

总结

随着科学技术的不断发展，及人们认知的提高和对电子文件需求的扩大，电子文件作为一种新的重要的信息资源会倍受青睐，一些困扰着我们的技术难题也在逐步解决，管理措施与制度也不断的完善中。因此，根据电子文件自身的特点，制定出一套合理、可行的电子文件管理方案，有效地保证电子文件的管理与利用，是每一个文档管理人员需要思考的重要问题。

参考文献：

［1］刘家真编.电子文件管理———电子文件与证据保留［M］.北京：科学出版社，2009.

［2］冯惠玲编.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2007.

［3］刘越男编.建立新秩序———电子文件管理流程研究/当代档案学理论丛书［M］.北京：中国人民大学出版社，2005.

企业文件管理范文第3篇

众所周知，文件管理是企业的工作核心，档案资料管理，知识共享以及任务管理或各种流程都与文件管理有着密切联系。相对于消息管理来说，文件管理是底层，比较重。因此，只有首先解决了企业内部文件的云化，才更利于其他各种移动应用与文件的对接，从而有效实现企业的移动办公。而“够快云库”正是这方面的专家。

那么什么是够快云库呢？它又是怎样一种创新技术呢？够快云库是一个基于云存储的文件共享与交流互动的平台。与传统网盘相比，够快云库为用户提供了无限可扩容的云存储空间，通过全球首创的“索引同步”技术，实现了对用户硬盘的零占用。简单来说，就是即使几百兆的文件也可以迅速地呈现在用户面前，并且够快云库支持文件离线操作，在没有网络的状况下，依旧可以对文件进行查看、编辑等操作。

据悉，够快云库在底层架构上依托的是阿里云。阿里云致力于打造公共、开放的云计算服务平台，并借助技术的创新，不断提升计算能力与规模效益，将云计算变成真正意义上的公共服务。而够快云库由阿里云提供安全稳定的Iaassaas服务，同时解决了国内互联互通的瓶颈，使其专注于上层的saas服务，更好的帮助企业进行信息化转型。如今，够快云库技术运用于各个行业，包括制造业、医疗卫生行业、设计行业、金融行业等。

值得一提的是，近日够快云库与微信企业号达成合作，真正实现了文件与消息的贯通，将为企业信息化转型与移动办公的全面推进带来巨大的影响。我们在上交会的现场也看到了两者结合的使用效果。通过实际的演示操作，可以看到，通过微信企业号，企业员工可以很方便地在微信界面上，收发文件消息、访问相关文件、查询企业资料库、展开成员间对文件的讨论、发送或共享文件以及上传本地手机里的照片与音视频文件，当然，这一切都是基于企业内部的组织架构与权限管理，而且还不占用手机的存储空间。

够快云库与微信结合，对企业员工来说也有两个非常显著的改变。一是学习成本大幅下降了，因为做为商务人士基本上人人都有智能手机，都有微信，都知道如何使用微信，再加上够快在用户体验上的出色表现，所以不需要有太多的学习成本，很快就会使用。二是无需安装专门的APP，直接就可以使用。因为对企业来说，实现云库与微信的对接是由企业的系统管理员来实现的，然后分配给各部门主管，由各部门主管完成人员添加与文件添加以及相关的授权。因此原则上普通工作人员不需要安装软件就可以按权限使用文件的基础管理功能，这就太方便了。

企业文件管理范文第4篇

关键词：电子文件；管理；架构；策略；MOSS

中图分类号：F270.7文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)17-4257-03

Study on Enterprise Electronic Document Management Platform

GAO Yang, WEI Hong-gang

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: In order to be scattered in different storage media on a unified electronic document storage, and orderly management of permissions for different users to electronically file sharing is the enterprise resource management of electronic documents the urgent needs. MOSS platform, this tool selected, based on the system structure, function strategy, application architecture and other aspects of the introduction, for the enterprise electronic document management platform to provide an effective way to build.

Key words: electronic document; management; structure; strategy; MOSS

1 企业电子文件管理的现状

1.1 电子文件的概述

根据新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.2 电子文件的特征

电子文件的具有以下两个基本特征：

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.3 企业电子文件管理的现状分析

近年来，电子文件对企业和员工来说都是很重要的资产。大量的非结构化内容，其中包括文档、电子邮件、视频、即时消息、网页以及其他内容的电子文件存放在不同的物理位置。当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中，机密文件很难得到有效的保护，各部门间难以协同办公，重新开发利用知识资源十分困难。由文件管理引发的这些情况屡见不鲜，这种情很大程度上延误了工作的进度，文件管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。归纳问题如下：

1）电子文件管理建设缺少统一规划，大量应归档信息未能纳入归档范围。

2）文件一体化程度较低。

3）电子文件利用不够充分。

2 平台架构设计原则

电子文件管理平台平台作为企业级的应用平台，应遵循系统设计的一般原则：

1）先进性：建立先进的体系结构及应用设计，如面向对象的分析和设计、组件化技术、可视化工作流机制等；采用先进的测试手段，保证系统的优化，专门的测试工具。

实用性：提供较好的用户操作界面、中文支持；产品具有较高的稳定性及效率性。

高可用性：利用多种手段（内、外防火墙、入侵检测、安全认证、基于角色的授权等等）加强对资源的有效保护。

2）开放性：整体结构具有很好的模块化设计，模块之间有明确的接口，平台之间有明确的规范；在应用设计上注重开放性设计，组件之间可配置性要好。

3）可伸缩性：当用户增长时，系统压力会增大，可以动态扩展服务器的多个层面，包括Web服务器、应用服务器的均衡负载。

3 设计目标

企业电子文件管理平台的要建成一个知识存储与供给的中心。平台设计必须充分考虑信息传递，信息共享的快速方便，并结合客户需求与习惯，使信息或者知识的获取过程更加智能化。

4 构建方法

企业电子文件存在着大量的非结构化内容，其中包括文档、电子邮件、视频、即时消息、网页以及其他内容。妨碍组织正确使用这些宝贵资源来更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。选取Microsoft公司的企业内容管理 MOSS产品是管理这些文档的有效手段，可以帮助企业克服这些困难。MOSS平台的文件管理功能可以帮助组织将多个文件共享和个人驱动器中的各种内容合并成一个统一分类、集中管理的存储库。另外，集成的搜索功能可以帮助用户查找和共享此信息。同时，也可以防止未经授权就访问此集中管理的存储库中的内容。

4.1 功能概述

结合MOSS平台构建电子文件管理平台主要的的用户功能包括文件查询、工作助理、收集整理、文件保管、系统管理等功能。其中：

1）文件查询。提供两种查询方式，普通查询和高级查询。普通查询提供类似于百度、Google的统一文件查询界面，允许全公司范围内员工进行查询使用，根据用户权限的不同会显示不同的搜索结果。高级查询供员工对文件的类型、属性等内容进行高级查询，提供查询的准确率。

2）工作助理。所有系统内用户的统一工作界面，包括待办工作和已办工作的查看，根据待办工作链接直接进入相关工作处理流内；系统内的通知、公告、消息等；个人操作历史日志的查询；个人信息的维护和查看，包括当前拥有的权限，手机电话号码等。

3）收集整理。文件收集与整理环节的相关功能。包括归档部门使用的文件属性和预归档，档案部门使用文件移交清单、二维码、目录等的打印等。

4）文件保管。日常文件管理相关功能。文件移交功能，包括文件移交、文件接收；文件鉴定功能，包括文件鉴定提醒、鉴定流程和文件销毁等操作；档案维护，包括已入库文件的浏览、查询、维护。

5）文件统计。包括了企业要求的固定报表查看、本单位编制的固定报表查看、用户单位自定义的统计报表查看和统计报表数据上报等功能。

4.2 应用架构策略

根据上述功能概述，企业文件管理系统应用组成如图1所示。

图1

说明：

1）前端展现：包括两种形式，大部分的用户，包括领导、普通员工和文件管理人员都是通过浏览器访问应用站点来获取相关的业务功能，包括文件的归档、保管和利用等业务，文件的查询、搜索和借阅和其它协作功能，如文档协作、交流讨论及信息等。

2）业务组件：提供给前端站点调用，完成文件的实际业务，包括归档、保管和利用等业务组件；包括对内容管理相关功能包装的业务组件，完成记录管理、版本管理等业务。档案的业务功能是在此基础上封装出来的；包括交流协作的相关功能组件，提供业务人员的协作办公平台。

3）系统管理：系统后台的一些管理模块，包括基础管理、系统审计、应用管理和权限管理等。

4）服务引擎：一组不局限于文件管理系统，可以在多系统中共享或者重用的服务，包括搜索服务、工作流引擎、报表服务和表单引擎。

5）数据存储：负责相关业务数据、配置信息的统一存储，主要包括结构化数据和电子文件两部分内容。

6）基础架构：指在电子管理系统中使用，由底层操作系统或专用硬件实现的相应功能，包括文件系统、统一存储、网络监控和负载均衡。

4.3 硬件部署策略

为了将文件进行统一、有效的管理，硬件部署时将分布在各系统的电子文件服务器进行统一集中管理，以Moss平台为平台架构将核心，将邮件、文档、视频等电子档案存储在Moss环境中。如图2所示。

图2

4.4 软件部署策略

电子文件管理平台软件架构既可包括产品级软件，也包括为系统定制开发的独立软件。

系统内所包括的软件和其所承担的职责如下：

1）定制开发的Web站点：所有通过浏览器使用文件管理系统的单一承载站点，所有页面均基于自行开发。主要功能为接受用户的数据和请求，并将数据和请求传递给各类业务组件进行处理；将系统内的数据显示在页面中供用户查看使用。

2）定制开发的各类组件：包括工作流组件、数据交换组件、数据同步组件、各类业务组件等。主要功能为接受前台界面传递回的数据和请求，对其进行处理，控制系统内部的数据流转、转换、存 储等操作。本部分为系统的核心功能。

3）Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)：主要用来存储系统内所有电子文件元数据和可搜索的电子文件实体，并将这些数据按照MOSS记录管理的要求进行组织，通过MOSS内置的搜索引擎（与Microsoft Search Server相同）定期对MOSS内存储的电子文件元数据和电子文件内容进行全文索引，并通过查询服务提供档案全文查询应用。

4）SQL Server 2008：主要用于存储档案管理系统定制开发的数据库、MOSS数据库和MOSS配置数据库、RMS配置数据库等。MOSS数据库内存储了系统内所有电子文件元数据和可搜索的电子文件实体。

5）SilverLight：用于提高用户体验，以更丰富的更接近于本地桌面程序的方式将系统功能在浏览器内提供给用户使用，如图形化的工作流配置等。

5 结束语

本文提出的电子文件管理平台的构建研究方法，只是以MOSS平台为基础的架构方法。根据企业现阶段电子文档管理的现状，结合MOSS平台的软件特点，实现了文件的收集、整理、保管、查询、统计等功能，来真正的帮助用户将无序的文件进行有序的管理，从而提高了用户的工作效率，及电子文件的利用率。

参考文献：

[1] 章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J].档案学通讯,2010(5).

[2] 彭红.浅谈电子文件的管理[J].治黄科技信息,2010(3).

[3] 凌晓路,陶贵生,曹珍.浅谈电子文件管理的弊端及解决办法[J].技术监督教育学刊,2005(2).

[4] 刘舜全.网络时代电子文件的管理及现代化档案工作的策略[J].科技档案,2001(3).

[5] 胡杰,张照余.电子文件利用新模式――电子文件中心[J].档案与建设,2005(12).

[6] 邵枫.电子文件中心建设模式初探[J].中国档案,2007(10).

企业文件管理范文第5篇

【关键词】企业；电子文件；管理

随着办公自动化的普及，很多单位都已经实现了无纸化办公。通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、元数据等各种形式的电子文件及其支持软件、参数等越来越多，电子文件和电子档案管理信息系统也已经进入实用化运行阶段，电子文件管理的标准、规范日渐完善，电子文件的归档、接收成为各单位数字档案馆建设的重要组成部分。下面，对企业的电子文件的管理模式做一些探讨：

1 建立电子文件管理的规章制度

没有规矩不成方圆，要管理好一个单位的电子文件，企业应首先建立与电子文件和电子档案相关的管理制度，包括电子文件的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用、权限管理等管理制度。

2 电子文件管理系统

没有有效的信息化管理系统，电子文件和电子档案就无从管理。大型企业一般设有信息化中心来负责信息化应用平台和信息化系统的规划、设计、建设、管理及维护，数据中心的建设和维护等。信息化需要的系统集成、数据集成、服务集成、海量数据的安全存储和信息技术的持续更新都要由信息化机构来承担。信息化管理系统应满足以下要求：

（1）应坚持标准化的建设模式，按照国家和行业的管理和技术标准规范，建立信息化管理的标准规范，通过采用科学的编码、规范的技术、统一的标准，实现各系统的集成和数据的一致。

（2）系统应能够对电子文件形成和产生效用的全过程进行有效控制，应具备电子文件采集、整编、数据管理、检索、借阅、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能根据需求增扩其他相应功能。

（3）应能维护电子文件的完整、准确，实用性强，并确保采取可靠的安全防护措施，例如应用身份识别和权限控制等安全措施。

（4）系统应具备开放性和可扩展性，可以满足将来各种业务的需求。可与各业务信息系统建立无连接，实现各业务信息系统电子文件实时归档、定期归档和电子档案的移交与接收。

为满足企业对电子文件和档案管理的具体要求，档案部门应及早介入信息系统的开发，对系统的电子文件所需要素提出要求，明确设立文件的形成、收集、管理、检索、利用等各个功能模块。在系统开发、测试的过程中，信息部门和档案部门在电子文件的形成、维护、电子文档的转化、管理等多个方面的合作，有助于不断完善管理系统。

3 电子文件管理的一般流程

3.1 电子文件的收集、归档

文件收集是电子文件管理的基础工作。各信息系统生成的电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。电子文件的内容、归档标识、相关的元数据和背景信息等应与电子文件一并归档，信息管理系统应提供各业务系统电子文件的自动获取，实现电子文件的自动及实时收集（也称在线归档），即实行逻辑归档。

3.2 归档电子文件的鉴定及整理

电子文件的鉴定工作，包括对电子文件的真实性、完整性、有效性及是否归档的鉴定，对归档的电子文件应标注保管期限、分类号及关联词等归档标识，鉴定后进行归档、移交、销毁等。

在线归档的电子文件，文件形成部门和档案部门应按照规定的要求进行数据检查，对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。一般要检验：电子文件的内容和显示形态是否和形成时的原始状况一致，电子公文的办理过程及结果信息是否完整；电子公文的元数据是否完整。 经过鉴定之后档案员在信息管理系统上按档案分类方案进行分类、整理、归档。

脱机归档的可读式电子文件必须经过文件形成部门和档案员的鉴定之后，在信息管理系统上进行电子文件目录登录和电子原文的挂接。

归档电子文件的整理应与纸质归档文件的整理方法相同，按本单位的归档文件整理规则进行整理，对具有永久和长期保存价值的电子文件，归档时应同时保存文件的电子版和纸质版。

3.3 归档电子文件的移交、接收

各业务信息系统归档电子文件和脱机归档的可读式电子文件的移交、接收可直接在档案信息管理系统上进行。

电子文件储存在数据光盘里的时候，数据光盘形成单位在移交给档案部门之前，均应对归档的每套载体进行检验，检验载体有无划痕，核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性；检验合格方可进行交接。

3.4 电子文件的开发利用

电子文件管理系统应具备便捷的借阅（查阅）、各种数据的统计功能，通过对电子文件的检索利用、开发、统计分析，便捷查询，充分发挥电子文件服务企业的功能。

3.5 电子文件的保管

信息管理系统管理人员应在指定的服务器或存储设备上设立存放归档电子文件的存储空间，该服务器或存储设备必须采取磁盘镜像备份和异地备份措施。

信息管理系统维护人员应定期备份归档的电子文件。脱机存储归档电子文件的载体，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层，单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45% 。①

3.6 电子文件的销毁

按照纸质文件到期销毁的有关规定，企业对保管期限到期的电子文件经过鉴定后，对确认销毁的电子文件进行逻辑或物理删除。

4 电子文件管理工作的发展

信息化的快速发展使得电子文件和电子档案信息系统包含了海量的存储信息，把有关的信息规范的整理出来不仅需要信息管理系统，更多还是要依靠档案人员熟悉档案的各项基础业务，同时又要了解相关的信息技术，才能更好的发挥电子文件的信息作用，体现档案的价值。为了更有效的提高信息资源的开发利用，满足各方面的需求，在管理理念、管理模式、管理技术以及实际应用上需要不断发展创新。

电子文件的推广和应用已经成为国家的发展战略，电子文件是国家和企业的重要资产，是信息资源的重要组成部分。企业通过对电子文件的有效管理有助于提升管理水平，提升企业的竞争力，有助于企业可持续发展。目前，电子文件仍有广阔的发展空间，下一步将建立统一的集成服务，不断深化各业务管理功能，建立起贯穿各个业务系统，各个层级的电子文件管理系统，实现对各业务信息系统中电子文件的统一和全过程的管理，实现企业信息数据的统一管理、有效利用和长久保存。

参考文献：

企业文件管理范文第6篇

一、施工企业工程文件管理现状

1.电子工程文件

随着计算机技术在工程管理中的运用，档案管理对象也由传统的纸质文件转向多媒体管理。因此，档案管理现代化除了要实现档案的加工、存贮、检索计算机化，还应向数字化、局域网方向发展。

（1）归档的电子工程文件质量较差，内容真实性无法保障工程常用电子工程文件通常有CAD、WORD、EXCEL等办公软件，但具体使用没有界定，造成有些电子工程文件因版本问题打不开或无法保存，影响了工程文件的归档。有些企业仅被动按照业主或监理要求进行电子文件归档，未按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求归档，且归档的电子工程文件仅从形式上进行鉴别，内容的真实性却未把关，致使归档的电子工程文件不齐全，内容不真实，背景信息及原始数据未同时归档，无法提供可利用的资料。

（2）电子工程文件归档缺乏规范化、制度化电子工程文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行也常不到位。企业电子工程文件归档管理缺乏专业人员，一般由项目部资料员或施工人员管理，且管理人员职责不明确。

（3）纸质工程文件未与电子工程文件同步归档

由于工程设计电子工程文件始终处于动态过程，其内容不断变化，设计人员受变更影响，常会删除一些信息，造成电子工程文件的完整性难以保证。为确保归档电子工程文件的完整、准确，必须实行归档纸质工程文件与完整的电子工程文件同时归档。

2.纸质工程文件

（1）施工验收原始签证资料格式不规范

原始施工验收签证资料没有在开工前规定统一的内容和格式，而是在施工过程中随意增添内容、更换格式。采用的资料格式不统一，纸张、幅面、页面设置等规格不一，无法统一规范装订组卷。

（2）竣工图文件编制不规范

一些工程存在着使用代用图的现象，而在竣工中又要求竣工图以单位工程或专业为单位组卷，划改图纸只有原则的标准规定，缺少有针对性的细则。

（3）工程质量验收签证资料不齐全

为满足施工进度要求，“四方”现场验收后，没有按国家行业标准规定办理书面签字仪式。有的施工企业管理不严格，未及时整理归档，造成原始文件丢失。也有施工企业专业技术人员工作调动移交手续时把关不严，造成竣工原始文件遗失。

（4）施工原始资料书写不规范

施工过程中的测量手薄记录、灌浆施工记录、原始签证资料用不耐久材料书写，与竣工资料归档要求不符，给后期竣工资料编制带来极大的困难。原始验收签证资料中，桩号、高程、工程量等项目往往与实际施工情况不相符，验收项目有空白栏、签字笔迹凌乱和随意涂改等现象，降低了竣工资料的使用价值。

二、可行性建议

1.领导重视

领导重视档案工作是管好用好档案的关键，应从组织上和思想上高度重视档案管理，使其在制度、装备、人员配备等方面得到支持和保证，使档案工作能真正发挥职能和作用。

2.完善制度，合理配置资源

工程开工前，应结合实际，同项目法人和监理单位沟通协调，制定和颁发一整套规范标准的表格文件。只有在工程建设各阶段有序管理档案，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。水利基本建设项目实行招投标制度、工程建设监理制度，为工程文件档案的收集、整理创造了良好的外部环境。工程合同中应对涉及工程文件的部分进行专项交底，明确竣工文件材料归档范围，竣工验收时间，竣工资料副本内容、份数及质量。按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求统一电子文件归档格式，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

3.强化培训学习，严格把关

工程文件管理人员应通过专业培训并持证上岗，对档案业务、工程质量标准和施工原始签证资料操作方法、竣工资料整编、项目验收基本要求等知识了然于胸，掌握档案业务知识，提高档案管理水平，杜绝施工过程中产生不规范的原始施工资料和文件。同时，加强与兄弟单位的交流学习，邀请质量监督部门和档案管理部门指导，提高工程文件管理水平，做到工程结束、档案整理结束。

三、结语

企业文件管理范文第7篇

[关键词]GMP，文件管理，问题

中图分类号：F407.72 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0175-01

文件系指涉及药品生产管理、质量管理的书面标准和实施过程中的记录结果。对于制药企业而言，建立规范、严谨的文件管理系统，可减少随意性和口头性造成的失误，并可实现企业生产和质量管理活动的可追溯。无论是WHO、欧盟、中国或是美国FDA的GMP（cGMP），均将“文件管理”作为单独的一部分进行详细阐述。由此，可见文件管理在药品GMP系统中的重要性。

文件管理活动包括文件的起草、审核、批准、生效、修订和撤销、分发、培训、归档等一系列过程。其中的每一环节的失误，都可能形成文件管理的漏洞，甚至为整个质量管理体系带来风险。笔者结合自身实践和体会，简要阐述制药企业GMP文件管理中的常见问题，并提出相应解决方法，以供同行参考和交流。

1 文件的起草与修订

1.1 文件的变更

无论是文件的修订、撤销或是新文件的起草，都需提交变更申请。变更申请的内容应包括需变更文件的名称、编号，变更原因、变更分类（技术文件变更、重大非技术文件变更）、变更描述等。由申请人主管、相关部门负责人、QA文件管理员、QA主任等审核签字。这样做的意义有两个：一是由相关人员对文件的变更原因、变更描述等重要信息进行审核，确保文件变更的合理性和合法性；另外一方面，将文件的变更信息及审核意见形成书面结果，有利于事件的回顾、追溯。这里很容易忽略而值得注意的是，一份文件的变更可能会关联到其它文件，如技术标准STP文件（产品工艺规程、质量标准等）等的变更通常会影响到标准操作SOP文件（设备操作、取样和检验等）。那么，怎样才能保证文件与受影响文件之间的一致性，而避免相互矛盾呢？这就需要在变更申请记录上添加受影响文件信息，如文件编号、文件标题等，还需相关责任人对其进行签字确认，并提出计划完成受影响文件变更的时间。同时，还应及时追踪相关责任人的工作进度，以确保受影响文件得以修订。

另外，文件的变更应分级控制。 针对于不同的需变更情况，应采取相应的控制措施。涉及到关键生产工艺参数、质量标准等可能对产品安全性、有效性和质量可控性产生影响的文件变更，应启动文件变更程序。员工应填写变更申请（包括变更原因、变更描述等信息），并流转签字。这里需要注意的是，另一种对产品安全性、有效性和质量可控性基本不产生影响或影响不大的文件变更，如书写错误、错别字等，可不执行变更管理及文件变更管理程序，但需填写文件修改记录，并将原有文件电子版和纸质版（质管部原件、各部门复印件）替换。不可仅是简单地将质管部留存的纸质原件替换，而不做相应记录，也不将发放给相应部门的复印件收回。

1.2 需修订文件的会审

在我们的日常文件管理工作中，常会出现某份文件在批准生效后不久即进行再次修订的现象。究其原因，主要在于文件在修订时，未能充分地、大范围地征集相关部门的需求、建议，而“智者千虑必有一失”，制定人是很难一次性全面考虑到所有问题的。因此，文件的制定者有必要在文件进行初步修订后，组织相关部门人员对文件内容进行会审，并就讨论结果决定是否对文件进行再次修订，以确保文件的实用性与适用性，从而减少文件频繁修订的现象。

2 文件培训

人员培训是提高企业员工素质和质量保障的手段，通过培训可以促使员工掌握必要的岗位技能，清楚怎样按质、按量且安全地开展工作。文件的培训更是人员培训中的重头戏。而新生效文件的培训常容易被忽略，或流于形式，而造成员工对文件变更内容的不熟悉，甚至由此导致其工作的失误。一般情况下，文件批准日期与生效日期之间应至少相隔10工作日，以供制定人对该文件涉及部门的相关人员进行培训。文件QA应会同人事行政部培训管理员，对文件培训进行监督，包括亲自参与现场培训、验收培训签到表和听课记录等，验收合格后应在相关记录上进行确认，以保证文件培训工作的做真做实，从而利于文件变更信息的顺利传递。

3 文件的电子存档

质管部应以多种方式存档文件，除保存各类SMP（管理标准）、STP（技术标准）、SOP（操作标准）、SRP（记录）文件的纸质版外，还应留存其电子版本。电子版本的存档介质可以是计算机磁盘、光盘、移动硬盘或在线文档管理工作站等。所有存档的文件电子版本均应标明存档日期、存档人、保存期限等信息。若文件电子版本的存档介质为在线文档管理工作站，则仅有经授权的人员有进入数据系统或修改数据的权限[1]。

4 思考与建议

4.1.加强对文件管理的重视程度

我国制药企业的工艺及硬件水平相对先进，但包括文件管理在内的软件水平与国际先进水平相比仍有较大差距 。目前，文件管理对于我国制药企业而言，仍然是较为薄弱的环节。不少制药企业还习惯于用口头协商、而非制定书面文件的形式指导生产、质量管理活动，使得出现问题时无法可依、无据可查[2]。然而，作为指导一切生产管理和质量管理活动的基础，GMP文件的地位不可忽视。我们必须意识到文件在GMP管理中的重要性，建立行之有效的文件系统，制定适合企业的文件管理制度及与之匹配的人员奖惩、考核制度，以期提升员工对文件管理的重视程度，激励其工作积极性。并将CQI（持续改进）的管理理念运用于文件管理工作中，积极发现、分析、解决问题，全面提升企业文件管理水平[3]。

4.2.文件管理发展的趋势

文件管理应不断持续改进，其改进的方向一是简化，即简化工作流程，减少不必要的中间环节；另一方面是计算机化，实现文件的无纸化管理[4]。以上两方面的意义在于：一是实现降本节支，为企业减少纸张浪费；二是工作流程简化后，可提高员工对文件管理工作的积极性，以及文件使用者的配合度，从而提升工作效率[5]。

参考文献

[1]Patel K T， Chotai N P. Documentation and records： Harmonized GMP requirements[J]. Journal of young pharmacists， 2011， 3（2）： 138-150.

[2]侯文婷， 杨蒲， 孟丽. 制药企业的文件管理[J]. 中国药事， 2014 （3）： 248-250.

[3] 梁毅. CQI 在 GMP 文件管理中应用的探讨[J]. 医药工程设计， 2009， 30（5）： 27-29.

[4]万春艳，宫莉萍，孙美华.药品生产质量管理规范（GMP）2010年版教程[B].化学工业出版社，2014（7）：111-111.

企业文件管理范文第8篇

【关键词】企业文件管理；电子化；低碳发展

中图分类号：C29文献标识码： A

一、前言

电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物。

二、文件管理的“二元状态”

电子文件出现后，一直与纸质文件共同存在，原因复杂多样，总体上可以归结为以下两种类型。

一是工作中用电脑直接生成电子文件，但出于文件阅读和实际需要，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换有两种形式：一种是在电脑中完成文件制作，或由网络传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出，比如中国石化的OA办公系统，各部门和企业在接收文件后，一般都要自行打印后存阅和归档；另一种是在归档环节为电子文件制作纸质拷贝。二是先有纸质版本后来根据需要形成电子版本，也就是纸质文件的数字化过程。这也有两种形式：一种是单位收到外来文件后立即数字化；另一种是对已经归档的纸质档案实施数字化。

基于文件管理的两种类型，我们可以把纸质文件与电子文件共存的状态称之为“二元状态”。所谓“二元状态”，是指文件管理的两种状态，可以对电子文件制作纸质拷贝，也可以对纸质文件进行数字化。实行“二元状态”文件管理的企业，是在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，现实工作中，大部分企业对大部分文件的管理都是采取了这种“二元状态”法。

三、“二元状态”之间的相互关系

在文件管理的“二元状态”下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。这两种文件管理系统既相对独立，各自发展，又互相依存，互相影响。

1.文件管理电子化是纸质化的变革和提升

自从文件管理实行电脑辅助管理以来，纸质文件管理就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件的管理影响深远，引发了更多变化。

（一）文件管理更加简单快捷

过去整理纸质文件需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质文件整理简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利，让用户更加乐于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的相互联系，只要在检索软件中标明纸质文件存放位置，便可以方便查找到对应纸质文件。这样就降低了对纸质文件实体秩序的要求，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质文件快捷查询。

（二）是文件管理更加一体化

由于体制机制等方面原因，文档一体化程度一直不高。电子文件管理使为建立统一电子文件管理系统的企业，在文件生成初期完成的工作尽量提前，使纸质文件的归档提前，通过电子文件推动文档一体化进入新阶段。纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。提前归档使档案部门控制企业文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切关联，企业内部查阅还比较频繁。因此，业务部门需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时间超前于归档，自然而然向文件生命周期的起点延伸。

与归档提前发生的还有鉴定、著录等工作。按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同保管期限，对共同需要的著录项也应该形成相同著录内容，因此，有些企业开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，必然选择向电子文件靠拢。这就导致鉴定和著录等工作提前以及自动化档案学研究程度提高。在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题，需要随文件流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接，必须以文件到档案全程为一体进行管理。

2.文件管理纸质化是电子化的基础和补充。

与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但都是社会活动的记录，管理目标基本一致，在管理内容和方法上也有很多共同之处。电子文件管理最大的挑战是如何建立公众信任，主要有两条：技术和管理。

来源原则是电子文件管理从纸质文件管理中获取的最有价值生命之核。在电脑进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为电脑构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，电子文件来源原则仍然最为重要，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，变为指导电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。

从技术层面来讲，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程

建立在文件形成与保管规律的基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。

可见，电子文件与纸质文件的共存并不是消极被动的，二者互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态，并逐渐融合为一套综合管理企业各类文件的管理方法。

四、文件管理向低碳方向发展

可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，“无纸化”必然经历一个渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式进行备份和保存。但是，共存的态势将持续处于变化之中，大的趋向是纸质文件与电子文件此消彼长，从以纸质文件为主到以电子文件为主。

一是电脑和网络的广泛应用，使电子文件逐步成为文件生成的最初形态。电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具；信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，使企业和员工更愿意生成和使用电子文件；电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递；数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步，使人们增强了对电子文件的信任；管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能的提高提供了条件。

二是某些文件无法转化为纸质文件。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能，大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以“保真”。

受电子文件和纸质文件不均衡发展影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。对于职业文件、档案管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要，一方面要积极进军电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信；另一方面坚守“社会记忆保护者”的职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，为电子文件管理提供必要的有益补充和延伸，同时保证文件管理的完整性、长久性和科学性，但无论如何，因应低碳经济发展趋势，文件管理的电子化方向不可阻挡，纸质文件的长期存在也不要轻易放弃。

五、结束语

面对企业文件管理工作发展的需要，进一步加强企业文件管理电子化及低碳发展是非常必要的，同时还应充分调动员工的积极性，这样才能更好的推动施工企业又好又快发展。

参考文献：

[1] 吴钢.博导系列访谈:刘家真教授[J].高校图书馆工作.2010（02）：50-54.

企业文件管理范文第9篇

关键词：施工企业 文件管理 有效方法

0 引言

施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。

1 加强文件专/兼职人员的管理

1.1 统筹安排、提高效率

施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。

1.2 做好记录，程序严密

记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。

文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。

例如：

接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。

制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。

1.3 提高文件管理人员素质

施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。

文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。

文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。

2 加强基层项目部管理

施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。

2.1 加强宣传教育，重视文件管理

很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。

2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集

项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。

2.3 确保文件管理人员相对稳定

项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。

3 加强企业整体管理水平

3.1 部署细化实施办法，文件管理上水平

通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。

3.2 定期开展培训

随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。

3.3 编制文件汇编

企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。

4 结束语

企业文件管理范文第10篇

关键词: 技术文件；资料；科学管理；数据库

1、前言

企业技术文件的管理一直受企业领导层的重视，管理得好坏直接关系到企业能否及时给顾客提供满意产品,关系到企业的经济效益，关系到企业在激烈的市场竞争中能否占有一席之地。技术文件的范畴很广，包括企业的主导技术文件、产品图纸、工艺流程、工艺设计图纸、工夹量具图纸，以及企业的技术标准、作业指导书等等。这些技术图纸都关系着企业的生存与发展，必须采取科学的手段进行管理。

2、企业技术文件管理的意义

企业技术文件管理就是科学地管理科学技术文件材料，做好科技文件材料的整理和归档工作,充分发挥科技文件材料在科技活动中的作用。不论是生产、建设和科研工作，都是一种有计划、有组织的社会活动，都是按照一定的科技文件规定的目标、范围、规模、方式、方法去进行的。所以技术文件的管理，不仅是进行科技活动不可缺少的重要条件，也是企业生存和发展的需要。一般情况下，企业的技术文件管理，分为两个层次。

2.1质量手册（包含所有过程控制的程序文件）

2.2本公司第二级文件部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理文件（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术文件（国家标准、行业标准、企业标准及工艺文件、作业指导书、检验规范等）；部门质量记录等。

我们将形成的两级文件进行分级管理，这样有利于设计和实施；各部门的职责清晰，更便于实施和纠正设计中的失误。对确定产品的技术开发项目，快速地求得工艺试验的落实，合理的确定工艺路线的最终形成，保证用户满意产品的完成，促进企业正常生产的正确运行，都是技术文件起到的作用。

3、技术文件的静态管理与动态管理

所谓静态管理，对企业来讲，是一种常规的正常运转。无论产品设计、工艺设计以及其它工艺文件的设计，都是按照一定规章制度和设计标准进行的，并且不同产品配件的生产都是按照规定的加工流程去运行和生产。技术文件静态管理的实践意义是促进了企业生产经营的现代化管理水平的提高、促进了发展速度，使企业在良性循环下健康发展；按工艺标准去执行、去生产是企业正常运转良性循环的基础。

而动态管理，是为静态管理服务的。特别是在技术文件及企业标准的实施当中，这种过程控制是技术文件管理中的一种动态管理。如对新产品、新工艺设计和实施过程当中出现的失误进行及时的纠正和改进；或者对加工误差的产生，精度的降低及客户的要求,作某些技术性调整,所有这些工作都是对原设计进行地不断的正确修定，都属动态管理范畴。动态管理能保证现行技术文件的正确性和先进性,使企业产品质量提高,达到用户满意的效果。动态管理是静态管理的一种发展形式或一种手段。通过坚持经常性的工艺纪律检查制度,使技术文件管理始终处在动态管理之中,就能够监督和促进企业所有部门,都正确地执行工艺文件和工艺和标准,生产合格的产品,达到推动企业发展的目的。

所以，企业技术文件的静态管理和动态管理,既是相对的也是统一的。也就是说，静态管理中包含着动态管理，而动态管理又服从于静态管理。

4、技术文件清理整顿的意义

技术文件的静态管理当中，必然包含着动态管理。所以，技术文件清理整顿工作，是技术文件动态管理中的一种表现；对技术文件在静态管理中出现的问题，是一种积极的纠正措施，对企业的生存和发展有着深远的影响。通过对企业的技术文件清理整顿，结束了资料管理混乱现状，实现了科学规范的管理，成效显著。具体体现以下特点:

(1) 公司从技术文件范围来讲，涉及面大、品种多、管理复杂难度大。有主导开关零配件的产品图纸，工艺图纸、各种类型的技术标准( 企业技术标准) 以及工装等等的技术文件，数量繁多复杂。通过逐年的清理整顿,技术文件已形成分级和网络化管理。重点对技术中心现有技术文件清查统计，对产品设计和工艺设计的图纸、电子版图纸进行理顺，并完善了分类建图册和建电子数据库的工作，提高了设计人员的工作效率和管理水平，对下一步公司的产品结构调整和领导决策提供了足够的有效的参考资料。

(2) 企业不间断地对技术文件进行清理整顿，是一项非常重要的工作，把它制度化和流程化，坚持不断的加强和完善，对企业生存与发展有着特殊的意义。

(3) 通过技术文件的清理整顿，简化了管理内容，清理了多余的、废旧的各种技术文件，减少了资料管理部门和设计部门的工作量，降低了管理和利用成本。

5、运用计算机技术加强技术文件资料的科学管理

随着时代日新月异的快速发展,电子计算机早已进入千家万户,并且在工业、农业、财贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用。目前计算机正向微型化、网络化、智能化方向发展,担负起了数值计算、信息处理、自动化管理等多方面的工作。档案管理工作也由最初的手工作业进入了一个由电子计算机管理的全新的模式。要充分发挥管理、技术、网络、信息和人力资源的优势，运用先进的计算机技术，进一步提高技术文件资料管理水平和使用效率，逐步将所有的技术文件资料信息数字化，进行统一的采集、归档、整理、分析，为相关人员所利用，使各部门之间能够实现多种层次的信息管理，数据共享和关联，最终建设一个统一管理的重要数字资源平台，使技术文件资料的管理更科学，利用更加方便快捷。

公司在2009年开发了一套资料管理系统，纸文档与电子文档的归档分发等各个环节全部借助于该系统来完成，实现了技术文件资料管理的现代化。该系统主要有以下三方面特点。

5.1 客户端的简化和方便

可以节省客户机的硬盘空间与内存，而且使安装过程更加简便，网络结构更加灵活。中间层为COM+服务层，服务可与数据库分离。这样既简化了客户端系统的安装，兼顾了数据的便捷使用和安全管理，同时也大大降低了企业数据库建设的成本。每个用户通过安装客户端进行查询数据或删除等操作。

5.2 实现跨全宗的数据集中管理

就是将每个部门的技术文件资料数据设为一个全宗，进行多全宗管理。该系统可以根据企业的特点灵活地定义结构，并对人员按照组织结构进行权限的分配；在管理策略上，可以为每个全宗定义个性化的管理策略和行业特性。业务管理模式统一之后，技术文件资料不统一的情况降低；数据集中化后，可以根据需要实现跨部门跨全宗的查询和共享，提高整个企业的技术文件资料利用效率。

5.3 高度的安全性

企业的技术信息，尤其涉及业务活动的部分,往往都是重要的商业秘密，因此，作为保管企业技术信息的管理系统必须对安全性具有很高的要求。在系统中，通过三层架构设置，改变了以往客户直接访问数据库的做法，而是通过中间层访问数据库，实现文件服务器、应用服务器、数据库服务器相分离，从而保证了技术文件信息的安全。

6、结论