高效档案管理范文

高效档案管理篇1

[关键词] 病历档案;科学管理;管理效率;四个意识

[中图分类号]R197.323 [文献标识码]B [文章编号]1674-4721(2009)07(b)-146-02

近年来我国医疗卫生事业和信息管理技术的发展,病案管理学已成为一门新兴的学科,并在实践中有了长足的发展,病案管理工作也受到了重视。对医院管理工作来说,病案管理是一个极其重要的组成部分。病案管理工作的好坏直接影响到医院的医疗、教学、科研、预防等工作。

病历档案是患者在医院就医期间形成的全部医疗档案,即患者就医后由患者或家属陈述病情、病史以及医护人员对患者进行诊断、治疗、护理和愈后追踪过程中形成的全部记录(包括各种文字、图表,以及所有的实验室检查和其他特殊检查的报告等),它完整地记录了患者历次的检查、治疗和转归的全过程,以及与疾病有关的所有问题。病历档案是医务人员给患者进行诊断和治疗的记录,是患者就医期间身体和心理情况的真实反映,是医院临床、教学、研究工作的宝贵资料,是人们向疾病作斗争的原始文献。从一定意义上讲它也是临床医学的法定文件。因此,加强病历档案管理,有效地保护和利用病历档案,为医疗事业发展和社会各方面服务意义重大。

1 病历档案是医院管理的重要信息库

病历档案是医院最宝贵、最有特色的档案财富。它是临床实践的原始记录,是患者的保健参考资料,是医务人员对疾病正确诊断和决定治疗方案所不可缺少的重要依据。病历档案记载了每个患者的疾病情况、诊疗方法和效果,所以它在一定程度上反映了一个医院的发展史。病历档案还是医疗纠纷处理、伤残评定、诉讼案件调查的重要法律依据。因此,可以说病历档案是一个医院最宝贵的珍藏,也是最有利用价值的档案财富。病历档案,特别是罕见病例档案具有重要的信息利用价值,对于类似病案的诊治具有重要的参考和指导作用。

2 病历档案是医疗教研工作的重要参考

病历档案对于医务人员开展医疗、教学、研究都具有十分重要的意义。病历档案是提高医疗水平和护理水平的重要资料。对于患者诊断的确立和选择恰当的治疗方案都要参考病历档案。一个完整的病历档案可以指出通向正确诊断的途径,所以它是决定诊断的关键。通过对病历档案运用医学统计的方法进行分析,就能提出各种有价值的资料,来总结经验教训,提高医疗质量和护理质量。

3 病历档案是生动的教学示范材料

病历档案是医学科学研究的宝贵资料。通过病历档案的统计分析,能够找出规律,为医学科学的研究工作提供可靠依据,推动医学的发展。临床医师可根据既往某类疾病的病历档案回顾性总结,得出某些规律性的结论来提高临床工作。更可有计划地进行一些前瞻性研究,按照一定的要求来记录病历档案,从而提供研究资料,丰富医学知识宝库。此外,通过病历档案的统计分析,可以找出各种疾病发生、发展的特点,为采取预防措施,保障人民的健康提供依据。因此它是疾病预防工作的必要基础。

4 病历档案是维护医患双方合法权益的重要法律依据

一方面,病历档案为医疗保险业的健康发展提供可靠依据。如何使保险公司及被保险人双方利益均得到保证,病历档案便成为一个重要依据,病历档案可以为保险公司提供所有需要的真实信息,医院病案室为保险公司提供被保险人的病历档案已成为一项重要工作。

另一方面,病历档案为解决医疗纠纷提供真实有效的依据。随着我国法律制度的不断完善,人们的法制观念和自我保护意识日益加强,表现出的医患纠纷也越来越多。病历档案作为解决医疗纠纷的一个重要依据越来越被人们所重视。病历档案还是处理各种肇事、事故和伤残鉴定的重要文件,必须根据病历档案来作检查分析,才能推断出责任之所在。

综上所述,病案管理意义重大。面对新的形势和挑战,多年来,文登整骨医院本着写好病案、管好病案、用好病案的原则,下大力度加强病案质量的管理,努力提高病案管理效率,要求病案管理工作者必须强化“四个意识”,更好地适应病案管理工作的需要,适应社会发展的需要。

一是强化危机意识。做为医疗事业和档案工作组成部分的病案管理,随着科学技术的发展和各种先进检测仪器设备的应用,也在经受着时代的冲击。面对日新月异的变化,病案管理不改革、不发展、不实现现代化,就会被时代所淘汰,做为病案管理工作者也将会成为历史的罪人,随着科学技术的发展,各种新理论、新技术、新产品、新方法的出现,使人类社会的许多领域中的传统模式正在受到冲击和挑战。因此,作为病案工作者首先要强化危机意识,正视条件和困难,明确自己所担负的重要责任和使命,变压力为动力,才能促使病案管理工作与时俱进,加快发展。

二是强化超前意识。近年来,随着我国现代化建设的迅猛发展,社会发展步伐加快,医疗事业与国际接轨,对病案管理提出更高的要求,面对机遇与挑战,病案工作者必须尽快抛弃不利于病案管理发展的传统的、旧的思想观念和工作方法,要学会用各种现代化的新理论、新思想武装头脑,要解放思想,大胆改革,要站的高、看的远,把握住时代的脉搏,找准病案管理的发展方向和工作重点,进一步强化超前意识,来发展病案管理事业。

三是强化创新意识。当前摆在我们病案工作者面前的一系列问题:如电子文件大量产生带来的病案归档、保管、利用问题;医疗体制改革后病案管理方式和手段如何变革的问题;信息共享与病案提供利用手段落后的问题,等等。要解决这些问题,用旧的思想、旧的观念、旧的方法是无法实现的,这就要求我们要解放思想,更新观念,开拓创新,思想观念要创新,工作思路要创新,管理方式也要创新,只有创新才会有发展,才会有病案管理的与时俱进。

四是强化服务意识。病案工作主要有两大任务:一是病案的保管与管理;二是病案的利用服务。我们要把握时代脉搏,贴近现实,找准病案管理工作的位置,要强化服务意识,在管理好病案的同时,更要注意为医疗工作服务,为人民群众健康服务,为医学研究服务。做到医疗工作开展到哪里,病案工作就服务到哪里,人民群众什么时候需要,我们就什么时候提供,这样我们的工作才会得到社会的承认,才会得到应有的理解和支持,才会与时俱进。

[参考文献]

[1]陈巧玲,李少玲,罗秀梅.电子病历档案规范管理与开发利用[J].中国医药导报,2008,5(2):105-106.

[2]陈巧玲,李少玲,罗秀梅.电子病历档案双轨制归档与管理[J].中国医药导报,2008,5(20):58.

[3]钟惠茹.病历档案资料对医疗事故处理的影响因素[J].中国现代医生,2009,6(4):111.

[4]龙国清.电子病历档案缺陷与对策[J].中国现代医生,2008,46(25):103-104.

高效档案管理篇2

关键词：档案信息化；档案管理；方向Abstract:The archives information is a collection room files as the basis, without changing the content information file the original case, are the existing forms of content and archive itself with the information conversion principle of change, make archives information society, to achieve resource sharing files. The file has been able to deal with information technology, because it is itself contains information. This paper analyzes the meaning of archives information construction, improving archives management, promoting the project file management process, for archive information management, the establishment of a new direction of engineering archives development etc..

Keywords: Archives; archives management; direction

中图分类号：TU198文献标识码：A 文章编码

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

2.1 拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.2 提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4 结语

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

[1] 赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案,2008,(06)

高效档案管理篇3

关键词：高校档案馆，管理效益，经济效益，社会效益

现代社会是追求效益的时代，就算是公益性的社会机构也要讲求效益。每一项工作的存在必有它所存在的意义，而且有的工作它的意义却在很多人的意料之外，像这样的工作，有个很好的典型就是档案工作。档案的存在意义之大就在于它可以在关键时候关乎国计民生。很多人或许认为档案很神秘，或许觉得档案的存在对自己的意义并不大，那是因为还没到需要它的时候，一旦你有求于档案，你就会觉得档案存在的必要性。高校档案馆存在于高校，是代行学校集中管理档案的机构，引入效益观念，对于推动高校档案馆工作，使其紧密围绕教学、科研、产业这一中心任务，融入社会发展的主流，创造社会主义物质文明，无疑具有非常现实的积极意义。

一、高校档案馆管理效益概述

（一）概念

所谓效益是指有效产出与投入之间的一种比例关系，是一种与负效果相对的正效果，即是有益效果。它所反映的是人们的投入与所带来效益之间的关系。而管理效益，则是说在社会团体、组织等在对其所经营对象进行管理的过程中，对本组织以及对社会所造成的有益的影响。

高校档案馆是学校档案工作者的职能部门，它担负着对全校档案工作的监督和指导工作，并对学校档案进行集中统一管理，并在全校师生利用档案的工作中担负重要职责。

高校档案馆的管理效益总的来说就是档案馆管理工作要以档案馆的总体目标为中心，使用现有的人力、物力、财力、信息、时间等档案馆资源，对其进行充分合理有效的利用，从而使档案馆的有效产出最大，即能够充分满足学校及社会各界对档案信息的需求。[1]

（二）高校档案馆的管理效益的类型

高校档案馆的管理效益具体可分为经济效益和社会效益

经济效益是指高校档案馆在进行档案馆管理工作中所产生的有益效果与资源消耗的比例。档案馆经济效益既可以以价值形式表现，又可以以信息产品的形式表现。社会效益是指高校档案馆管理工作对社会发展和文明建设所产生的客观效果与资源消耗的比例。档案馆的社会效益，表现为有助于积淀人类文明，推动科技发展，提高社会教育水平，满足人们经济、文化、生活等需要。

二、高校档案馆管理效益的影响因素

（一）管理人员

高校档案馆同其他社会组织相同，管理人员在其管理过程中起着不可替代的作用。高校档案馆的管理工作人员作为工作主体，他们所具有的素质高低直接影响着高校档案馆的管理效益的高低。所以在对高校档案馆选拔管理人员的时候，必须考虑所选人的各方面的素质，包括工作态度，知识储备以及所掌握管理技术等，从而有利于高校档案馆的管理效益的提高。

（三）高校档案

高校档案馆的管理效益主要是通过其管理对象――高校档案来实现的，所以高校档案也是影响高校档案馆管理效益的重要因素。在众多档案信息资源的门类中，高校档案由于其形成主体在社会组织机构中的特殊性和其所藏档案种类的多样性，使高校档案工作成为我国档案事业发展体系中的重要组成部分。

因为高校档案馆的运营一直都是由高校全额拨款，其管理成本与管理效益多年来始终保持平衡的水平。而如果将高校档案馆的部分资源对外公开获取，并提供社会服务的话，其管理成本与服务成本必然会大幅度提升。在不增加额外服务收费的情况下，要达到成本与效益的平衡非常困难，这也是组织高校档案走向共享的最大阻碍。[2]

三、高校档案馆在现代管理中存在的问题

（一）技术人才的短缺

为顺应时展，高校档案馆的数字化日益兴起，这种数字化工作必然会给高校档案馆的管理工作提出更高的要求。这种更高的要求首先就体现在人员配备上，因而高校档案馆的管理人员要是与现代化档案管理相匹配的高技术人才，他们不仅要具有扎实的专业知识，更要有涉猎其他各领域的渊博的知识，而且要在管理上具有现代化管理思维，更要具备现代化档案管理设备的熟练操作技能。

由于传统的观念，外界人士常误解档案工作为暮气沉沉的职业，所以很多高端技术人才会因为认为工作过于单一，高校档案馆并不受社会重视，而不愿意进入高校档案馆工作。[3]

（二）高校档案馆缺乏社会影响力

档案的作用主要是通过利用服务工作来实现的，只有档案被利用，才会实现其价值，才会被社会所认可。一方面，高校档案馆配套设施落后，申请各项经费都困难重重，造成社会化服务进展缓慢；另一方面，由于高校档案馆没有向社会提供足够的利用服务来体现自身的价值，致使其缺乏社会影响力，因而不受高校领导和社会的重视。如此循环往复，高校档案馆便陷入了发展的困局。高校档案馆只有通过降低姿态，把握开放社会民众多元化的需求，将自己建设成为服务于社区和社会的教育文化中介，尽全力提供档案服务于社会，才能吸引民众走进高校档案馆，增强高校档案馆的社会影响力，拓展档案服务正的外部性，提高高校声誉，为高校档案馆的发展壮大获取支持力量，以此来提高高校档案馆的管理效益。[4]

（三）过分考虑档案安全问题

由于受传统观念的影响，档案一旦被收集进馆，就会被束之高阁，“躲进深宅大院”，变成名副其实的“死档案”，那么这种情况下，高校档案又怎么能够为高校档案馆带来效益呢？尽管早有政策规定开放档案，但是也是由于档案案工作人员档案安全思想意识太严重，或许是开放工作实施的并不是那么及时，导致许多待开放档案日积月累，被人遗忘。这种对档案安全问题的过分在意，使得高校档案对学校、对社会的服务的实现得到限制，更严重影响了高校档案所能带来的效益。[5]。

（四）激励机制不完善

在我国高校中，衡量工作能力的标准主要是看科研项目的多少及的数量，提供服务的多寡并没有纳入高校职称及绩效工资的评定范围。高校档案馆工作人员更愿意把精力放在对升职加薪更有帮助的学术研究上，缺乏拓展档案服务的内容与方式动力，不愿主动吸引更多的查档者到高校档案馆参观、利用档案信息资源。[6]高校档案馆作为高等学校的直属单位，并不通过提供档案服务这一准公共产品来获取经济效益，而是靠高校财政拨款维持档案馆的运转。在教育文化事业单位里，高校档案馆的工资不高，但工作相对稳定，缺乏竞争机制。

四、提升高校档案馆管理效益的途径

（一）提高管理人员的综合素质[7]

档案工作是一项必须秉持认真负责，实事求是的态度才能胜任的工作。因为高校档案涉及到高校各方面工作的真实信息，档案馆工作人员无论是在基础工作还是利用服务工作过程中，都必须尊重事实，尊重历史的真实性。

作为档案馆工作人员必须具有扎实的专业知识，把知识运用到档案实际工作中，才是我们学习档案知识的目的，然后再在实际工作中总结经验，不断进行知识创新，从而更好地进行档案工作。

基于档案馆的管理效益，档案工作人员的服务效率、服务方式也很重要，以往各类档案馆包括高校档案馆在服务工作中多是处于被动状态，随着社会的变化，档案管理人员要化被动为主动，采取服务方式多元化，诸如：主动开展可开放档案展览，主动宣传档案的重要性，以其对档案利用知之甚少的人们来利用档案等等。

（二）制定合理的提升管理效益的制度

1.完善管理过程中的激励机制

制定激励机制初衷在于提高管理工作者的工作热情，从而实现管理效益的提升。它的具体内容为把高校档案馆管理人员对内或对外的服务质量作为管理人员定期考量的一个指标，这是与他们的工资，奖金等切身利益所联系的。这个机制可以通过各种方式来实现评比，比如可以在利用者利用完毕后，对其进行调查，让其对所服务质量打分或者给予客观评价；也可以建立网上评比系统，让利用者给予合理的评价等级：好评、中评、差评。

2.制定合理的有偿利用制度

目前，随着社会公众档案意识的逐步加强，高校档案馆不仅承担着为本单位工作服务，而且向社会提供利用服务日益增多，如毕业生应聘工作、出国留学、教职工继承财产等诸多事宜都需要学校档案馆出具证明材料。高校档案馆主要服务于本单位，不同于公共档案馆的无偿利用为主，而是以有偿利用为主的方式承担向社会提供利用的职责。高校的运行经费模式实行的是国家财政拨款与自筹相结合，档案工作经费只占总经费中的小部分，列人本单位的经费预算，而且投人有限，无法达到无偿面向社会提供利用。[8]

制定相应的有偿利用措施具体如下[9]：第一，设置专用的档案利用室；第二，在收费价格上，结合市场经济规律，根据档案保存年限，解决问题大小，利用对象进行收费。当然，这种收费也是服务性质的。第三，利用档案现存的设备，复印机、微机，在做好本职工作的同时，开发对外有偿服务。第四，利用现存档案，根据社会需求，编写档案信息目录、各种汇编，开发信息项目，以引起各级领导、社会对档案工作的重视，扩大服务渠道。

五、结语

在现今这个凡事讲求效益的时代，高校档案馆的管理效益的提升也应得到足够的重视，但是在追求效益的同时，要注重经济效益和社会效益的相结合，切勿单纯追求经济效益而忽视社会效益，而且，社会效益是长远的，而经济效益是当前的，要在顾全长远效益的前提下实现当前效益，这才是追求效益的正确途径。

【参考文献】

[1]张晓娟.试论档案馆管理的效益原理[J].档案，1997（06）

[2]曹勤民.从“独享”走向“共享”――论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯，2012（05）

[3][4][5]杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究[D].上海交通大学，2013

[6]马秀琴.档案馆工作人员应具备的六种素质[J].档案天地，2000（05）

[7]谢君.高校档案利用收费制度改革与创新[A].国家档案局.档案事业改革与创新――2013年全国青年档案工作者研讨会论文集[C].国家档案局，2013（06）

高效档案管理篇4

【关键词】办公室；档案管理；效率；方法

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、 办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

[2]张绍华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015（6）.

高效档案管理篇5

【关键词】档案管理；　效率；　电子信息化；　经验

档案资料的管理作为一种知识管理，在现代化办公的发展当中，有着越来越重要的地位和作用，办公室档案的管理工作是极为的琐碎与无聊的，但其对其他工作业务的展开与进行有着相关的辅助作用，随着现代化办公的开展，网络信息化的应用技术在档案管理的工作中得到了充分的运用，人们对办公室档案管理的要求和需求更上一层楼，在这个信息化高速发展的时代，积极调整相关的发展战略，结合档案管理工作的实际情况进行改革创新，优化档案管理工作的相关程序，进一步促进管理档案工作的进行，是相当有必要的。

本文将从电子信息技术在档案管理工作中的运用以及档案管理工作人员本身的工作素养，两个大方面进行深入的探讨，以便更好地提高档案管理工作的效率。

1　关于电子信息技术在档案管理之中的运用

网络电子信息化技术的发展与运用，在当今社会是不可阻挡的趋势，随着电子化，信息化办公技术的发展，网络电子信息技术在档案管理之中的运用越来越广，如何更好地实现电子信息技术在档案管理之中的运用，是实现管理档案工作效率进一步提高的技术保证。

1.1加强对档案管理电子信息技术的重视

如何利用电子信息技术提高档案管理工作的工作效率，这就需要一个大前提，那就是相关领导对其的重视与发展。想要发展电子信息技术在档案管理工作当中的运用，相关领导的重视是不可缺少的支持。只有取得领导的重视，得到相关的支持，在资金、技术以及设备上得到充分的支持，电子信息化技术在档案管理的运用，才有可能进一步地发展。

如何才能够加强对档案管理电子信息技术的重视，这不仅需要上级领导对基层工作的审查与调研，更需要基层工作人员对基层工作的总结与报告，只有基层工作人员对工作的用心，在工作之余进行总结，将经验与大家分享，才有可能进一步提高工作的效率。

1.2建立数据库，完善电子信息化档案的管理

数据库技术的建立和多媒体技术的使用，对于提高档案管理的工作效率有着进一步地提升空间，这两项技术的发展与运用，能够更好地为档案管理服务。档案管理的信息化技术，已经初步脱离了经验化和理论化，逐步向技术化发展，想要电子信息化在档案管理中更好地服务与发展，就需要进一步完善电子信息化的档案管理，建立单位的档案数据库，使电子信息化的档案管理能够更好地为发展工作而服务。

建立单位的档案数据库，以及完善电子信息化的档案管理，需要投入更多的人才支持，这不仅需要相关工作人员的工作经验，更需要专业的技术人员来进行数据库的建立与维护，这就需要引进信息化的高级人才，将其投入到档案管理电子信息化的建设当中，建立起单位的电子档案数据库，方便档案管理人员的查看与调用，这样才能更好地发展电子信息化的档案管理，进一步提高档案管理工作的效率。

建立数据库之后，数据库的建设与使用，能够更加方便档案管理工作的进行，但也需要进一步完善电子信息化的管理，比如数据库的后期维护工作。这就需要单位建立完善的电子信息化档案管理制度，完善相关的管理制度，从建立档案、档案的管理和使用和后期的维护工作，建立齐全的管理制度，用相关的制度来监督其更好地完成，从而进一步提高档案管理工作的效率。

1.3加强电子信息化档案管理技术的安全

本文将电子信息化档案管理的技术安全单独列出来，是为了强调其重要性。电子信息化技术的应用与发展，对现代化的办公起到了至关重要的辅助作用，然而其对办公工作的帮助与支持无法遮掩其缺点，那就是电子信息技术的安全性。

由电子信息化技术本身的特点所决定，电子信息技术的安全性，一直是令相关工作人员最头疼的问题。而由于电子信息技术的安全问题造成的损失问题，也一直是人们引以为戒的例子。本文在此强调电子信息化档案管理技术的安全性，是为了能够更好、更安全地发展电子信息技术在档案管理中的运用，从而提高其工作效率。

加强电子信息化档案管理技术的安全，就需要进一步加强对电子信息技术安全的重视和发展，增加相关的人才、资金和技术支持，这就需要单位根据实际情况来进行相关工作的进行，比如可以对数据库的建设与运用进一步地建立安全围栏，投入人才和资金对整体的安全进行建设，进一步保证档案管理电子信息技术化的安全，尽量减少档案管理电子信息化发展的后顾之忧，使办公人员更加放心地运用电子技术进行档案管理。

2　档案管理工作人员的素质培养

有句话说的好，事在人为，无论多么好的设备、多么大的资金支持，如果没有很好的工作人员以及技术人才，其他都是形同虚设的摆设。想要提高档案管理工作的效率，那就离不开对档案管理工作人员的素质培养，以及相关人才的引进和栽培。

2.1人才的引进和栽培

前文曾经有提到过，电子信息技术化在档案管理工作之中的运用和发展，需要相关的技术人才作为技术支持才可以更好地发展。这就需要单位引进相关的技术人才，并且以引进带动培养，以点带面，以少带多，从而发展自己单位的技术人才，只有以人才为支柱，才能够更好地促进档案管理工作的发展。

那么这就需要我们对外公开招聘相关的人才，比如网络建设人才和数据库建设及维护人才等等，并且要把相关人才在档案管理工作中分配开来，以其技术性的建设工作来培养其他工作人员，从而带动发展更多的技术人才，形成良性的人才发展模式，更好地促进档案管理工作的进行，提高其工作效率。

2.2培养档案管理人员的责任素养

档案作为单位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保证，并且档案的调用要保证没有错误，不然造成的损失将是巨大的，假设单位的档案出现了泄漏，或者是档案调用出现错误，轻者给单位造成经济损失，重者将危及单位的生存。从此看来，培养档案管理工作人员的责任素养是不容忽视的问题，只有档案管理的工作人员不出现或尽量少出现个人失误，并且做好档案管理的保密工作，才能使档案管理工作更好地为单位服务。

在此，我们可以把档案管理人员的责任落实到每个工作人员的身上，加强其责任素养，这样可以更好地保证档案的保密性，也可以进一步减少档案调用的失误问题，从而提高档案管理的工作效率。

2.3提高档案管理人员的技术和专业水平

档案管理的工作人员，作为档案管理工作的核心，其更应该重视其工作的专业水平，并且向一专多能的复合型人才发展，在做好本职工作的前提下，尽可能地发展与工作相关的技术的素质培养，比如开展对多媒体技术的运用与学习，以及对电子信息技术设备的实践，这就需要单位相关的支持，更需要档案管理工作人员自身对“多能”的渴求，只有档案管理工作人员的技术水平上去了，才能够提高管理档案工作的效率。

档案管理工作的发展以及电子信息化技术的发展，对档案管理工作人员的要求也越来越高，重视电子信息技术在档案管理工作中的运用，培养档案管理的相关人才，进一步地促进档案管理工作的发展，才有可能提高档案管理工作的效率，从而更好地促进事业的发展。

参考文献：

[1]涂娇丽　提高办公室档案管理工作效率的思考[J]　办公室业务　2012，8（150）

[2]崔春红　做好档案管理工作探讨[J]　现代商贸工业　2010　22（70）

高效档案管理篇6

一、集团公司文档管理的三个阶段

公司的文档管理起步于2005年，总结起来。大体上经历了三个阶段：做档案、管档案和开发档案资源提高管理效能。

1、“做档案”阶段

2005到2007年，这是公司档案管理的初级阶段。这一阶段主要是根据国家和行业档案和资料管理的要求收集整理工程资料，从事文档管理的人员基本上是非专业人员，也未获得相关的岗位任职资质证明，也没有明确专职档案管理的组织和人员，档案管理的制度处于形成期，公司没有有效地树立起档案管理理念，对文档人员的工作要求是把文件收齐，工作目标是文件资料、交工资料在格式上要满足规范的要求，内容上要完整，签署要符合程序。

2、”管档案”阶段

2008到2009年，这一阶段项目档案基本形成，同时随着项目竣工验收提上工作日程，项目档案的专项验收作为一项主要工作列入工作计划，成立了档案管理的组织机构，完善了档案管理的制度，通过定期的报告制度检查项目档案收集整理和归档的进展状态。

为了满足公司多项目管理和分公司档案管理的新形势，定制多全宗B／S架构电子档案管理系统。除了对部分专职档案人员进行培训外，还请专家对部门领导和全体文控人员进行培训，这期间全员的档案意识明显加强。在建立电子档案的过程中，明确部门经理是第一负责人，要求部门将档案工作作为部门工作内容之一，在部门经理负责的基础上，指定专人负责文档工作，这样从公司档案领导小组、档案管理部门、档案组到各部门档案负责人和具体负责档案业务的工作人员，形成了公司档案管理的网络。同样，在项目上由公司档案组派驻项目部成立项目文档中心，项目部成立档案领导小组，项目各部门和项目组设专职文控岗位，各承包商设专职文控岗位，形成了项目的档案管理网络。这一阶段逐渐有意识地对档案从产生、形成到通过验收的整个过程进行管理。

3、“开发档案资源，提高管理效能”阶段

从2009年末通过邀请国家档案局和地方档案局的专家对项目档案进行指导和培训以后，对档案的认识已经不再局限于档案管理本身，文档工作中所反映出的问题已经不是文档管理本身的问题，而是通过文档检查反映出项目管理和公司管理其他方面的问题，涉及公司管理和项目管理的各个方面，包括质量管理、技术管理、安全管理、采购管理等，反映出公司在质量体系运行过程中的问题，反过来说，公司管理和项目管理过程中存在的问题，可以非常直观、具体地反映在所形成的文档中，在形成的文档中都会有非常清楚的印记，可以形象地做个比喻，文档资料是公司管理和项目管理水平的“指示器”。这一“指示器”既可以指示公司管理和项目管理某一项具体活动规范程度，也可以指示公司各部门、各项业务，甚至整个项目管理和公司管理的控制程度。

二、“开发档案资源。提高管理效能”有效、有序开展

1、坚持档案管理的绩效制度

对于管理类的工作，如何考核其绩效，至今仍是管理学研究的一个主要课题。而文档资料既然能从一个侧面清楚具体地反映管理过程，当然可以作为衡量和考核公司管理和项目管理的一个有效渠道。同时通过文档资料来考核管理绩效，也丰富和发展了公司管理的有效性，并且这种考核方法具有可视性、可量化和责任明确的特点。这种考核办法相比较其他定性的、主观的、间接的和不确定的考核办法，来得更直接、更客观和更公正透明。

2、档案通过工程建设和项目管理过程产生资产增值

作为工程公司，有各种各样的资源，包括人力资源、资金资源、市场资源、自然资源、政策资源和文档资源等。这些资源通过公司管理和项目管理的过程形成了三种形式的资产：实体资产、财务资产和过程资产。过程资产中最重要的是文档资产，文档资产以档案通过国家档案局的专项验收后，整体移交给用户，同时在过程中形成的管理类文件，处理各种技术、质量和管理问题的记录，项目结束时形成的各种总结报告，经验教训交流报告，各类检查形成的整改清单和纠正措施报告，生产单位在验收时提出的验收意见和整改要求，在试生产过程中反映出来的工程设计，施工和制造质量问题等，各个专项验收过程中政府或者第三方提出的验收意见和整改要求等，作为重要的过程资产留在工程公司。在这样一个资源整合转化和资产形成转移的过程中，只有作为过程资产的文档资料是留给工程公司的，并且这种资产，随着不断地积累和丰富，不断的优化和提炼，会形成一种取之不尽，用之不竭的资源。三种资产形成和转移的过程可以用图1示来形象地表示：

三种资产的表现形式不同，其实质内容要一一对应。实体资产和固定资产最终移交给用户，只有人力资源和作为过程资产的文档资料留在了工程公司，由此可以看出对于工程公司，文档资料是除了人力资源之外的第二资源，也是通过工程建设和项目管理的过程所产生的资产增值。

3、如何开发与利用档案资源，提高管理效能

如何有效地开发和利用档案这一宝贵资源，为工程公司的公司管理和项目管理服务，全面提升管理效能，我们主要从三个方面进行强化、指导，不断丰富完善、有效管理维护和开发利用。

(1)工程公司后续项目档案工作“三步走”。首先对于工程公司的后续项目，在项目启动阶段进行文档管理策划，明确项目文档管理的内容和范围，对于每一项内容明确责任人、归档时间、份数和检查计划，建立文档管理的组织网络。其次召开文档管理启动会，会上对项目文档管理策划进行介绍和交底，对管理要求进行澄清，对责任进行落实，同时根据沟通情况修改完善文档管理策划，并要求项目文控人员对承包商进行交底和澄清。第三步是按照检查计划进行定期检查，检查除了查文档管理本身的工作质量外，更重要的是通过检查文档来发现项目管理过程中存在的其他管理问题，将检查结果发给项目相关领导和责任部门并要求限期对查处的问题进行封闭，形成封闭报告，封闭报告除了对查出的文档管理问题进行整改外，要求对产生问题的原因进行分析，并制定消除产生原因的应对措施。第四是在年底对历次检查结果的封闭情况进行考评，一方面是对文档管理的绩效进行考评，更重要的是对项目管理的相关方面进行考评，并形成改进措施意见方案，并作为下一年度绩效考核的输入。由此形成一个以文档管理为切入点，提升整个项目管理水平的PDCA循环。

(2)明确归档要求、强调责任到人。对于公司管理采取类似的循环，在年初明确各部门电子文档和纸质文档的归档范围、责任人、归档时间、归档要求，这些作为对部门绩效考核的内容之一。根据检查计划定期进行检查或者抽查，检查结果反馈给责任单位和责任人。由责任单位对查处的问题进行逐条封闭，并对问题产生的原因进行分析，提出相应的改进措施。据此考评部门文档管理和部门管理的绩效，并持续改进。

(3)文档资料的管理模式要形成模块。文档资料的管理模式要随着公司管理的发展而改进，对于一些规律性的管理和技术，可以在不断的发展和改进过程中形成模块，比如模块化的区域平面布置图、模块化的建筑结构图、模块化的专项计划、模块化的费用控制指标分解和模块化的专业问题处理流程等。在类似的项目或者局部类似的项目中，将这些模块进行有机组合，或者略作修改后进行优化组合，既可以极大地提高工作效率，又可以充分利用历史积累的知识，充分开发文档资料这一宝贵资源。

高效档案管理篇7

关键词：档案管理科学化意义必要性

引言：

对于能否高效化的开展机关管理工作，档案管理科学化就显得尤为重要，本文将从档案管理科学化对于机关单位管理高效花的意义，及其必要性进行概述。

1.档案管理科学化的必要性

机关文书档案的管理是一项机密性，原则性很强的工作，既要严格执行有关文书档案管理方面的法律法规，又要又要遵循文书中的档案自身的工作特点和规律，档案作为机关单位的一种信息资源管理档案是一项基础性的工作。

2．档案管理科学化

（一）加强有关部门和人员对档案管理的意识，还要加大对档案管理的力度有些机关单位缺乏档案管理当面的人员，那么就应该增加管理人员加大管理力度做到有效地管理，想要维护档案的完整性，安全性，并且能够方便利用就必须科学化的管理档案目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。造成档案的历史，那么就要求档案管理人员要严格遵循《档案法》，《机关档案工作条例》等法律法规，从多方面落实其管理责任，加强对档案管理人员的培训，使其对档案的重要性做到充分的认识，管理人员要做到档案的保密，不外借，不泄露等问题，对于档案交接问题管理人员还要做到严格按照程序进行档案交接，也就是说管理人员因客观原因造成的问题都要加以重视和改善。

（二）随着科技的发展，档案管理应加快其信息化进程，有针对性的解决档案管理上存在的问题，管理人员可以对现有的档案进行分类，将其中存在联系的档案进行组合，这样既便于查找，还便于管理，去掉一些老套的管理方式，例如，存放档案还在使用档案柜，不仅寻找档案方便，而且还不能有效的保证其安全性，那么就要充分利用的网络，建立数据库，做动态的电子文件，有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

（三）积极做好档案管理重要性的宣传工作，使管理部门和管理人员，认识到档案管理的重要性，宣传人员要做到负责任的让机关单位的工作人员明白档案是机密性的文件，不能轻易的外借，即使机关单位人员因需要借出档案,那么，也要对在手中的档案做到负责任的妥善保管，有效地宣传使机关单位的工作人员明白档案的重要性，才能有效地管理好档案。

（四）对于档案管理科学化的建议，机关单位的档案管理涉及到人民和国家的的利益关系，那么，管理人员就要自觉地接受科学化管理档案的培训工作，并且制定出一套有效地档案收集，管理，查阅，外借制度，并且有关部门要对各机关单位的档案管理做到定期有效的检查，总之，档案管理如果想要有进展和突破，就要充分利用一切资源，抓住机会去改革创新，形成有效地档案管理理念才能有效的科学花的管理档案。

（五）积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道

还可以以一些档案管理好的机关单位，积极宣传其单位档案管理的先进方式，并且是其他机关单位的人员理解选出的意义，这样其他的机关单位就会积极努力去建设完善的档案管理系统关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。

3．档案管理科学化对于机关单位管理高效化的意义

（一）档案是机关管理建设的活力源泉

机关的文化，管理，的积淀是从历史文化中提炼出来，在机关单位的管理日益完善中档案无疑是最具说服力的象征，管理机关单位要充分建立在档案的有效管理上，在机关单位信用管理上档案是其重要的保证，第一，档案是所有人一致公认的构成信用信息的核心资源，所以，档案室最能使人们信服的书面材料，第二，就是要完善的档案管理，档案可作为展现机关单位对外界社会保证诚信的一个平台，有效地展示出各单位的管理水平、财务状况等内容。这就对机关单位在诚信管理上和人民心中做出了保障，第三，目前信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。那么就要重视起来其重要性，并且国家的政策也已经提出要加快促进机关单位建立中介机构和个人的信用档案，从而，完善机关单位管理高效化。

（二）档案是机关单位管理的重要保证

在机关管理工作中，无疑是要结合多方面的文化材料，历史资料，那么，这些资料的来源就要从档案中获取，所以，保证档案的完整性就是非常重要的，从保证档案的完整角度出发，做好档案的管理，才能更有效地管理机关单位。

结束语：

档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以绝对负责人的态度来完成档案的管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

参考文献：

[1]张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界,2007(6):24.

[2]刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报,2007(4):35-37.

高效档案管理篇8

一、档案管理科学化概念

档案管理科学化包括信息化、标准化、规范化三方面内容，是一种理念、一种意识、一种态度，还是一种精益求精的文化。当前，档案管理人员的责任就是将这种理念、意识、态度融入贯穿于档案管理实践工作当中，使其成为工作和生活的一部分，成为一种自然的习惯。档案管理信息化指的是文件的起草、催办、签发、归档等过程是在通讯线路和计算机中完成的，具有修改、查询、复制、储存方便的特点，没有印稿与草稿、副本与正本的差异，实现档案与文件的统一；档案管理标准化指的是档案管理工作当中，档案事业主管机关与标准化部门共同对档案工作的方法、管理、原则、概念、设施、质量等制定出统一科学的技术规范和具体规划，并贯彻修订与执行的全过程，使档案管理工作逐步统一化、规范化，从而获得最佳的社会效益与工作秩序；档案管理规范化指的是强化依法治档，健全档案法制意识，深入宣传贯彻《档案法》及档案工作相关法律、法规，以促进档案工作逐渐步入依法治理的轨道上来。

1、档案目录数据库建设

档案目录数据库建设在机关中开展的比较早，在很多的城市机关都已经有了先例，而且应用也较为广泛，通过数据库开发建设可以实现目录在线查询和下载等功能，但是这种功能系统的利用率并非很高，与需求较为脱节。这一工作目前许多机关不再进一步开发，属于档案信息化的基础工作内容。

2、共享型目录中心建设

在建设数据库的基础上可以进行新开发，研发过程通过VPN技术即可实现，其中可以实现的功能是目录信息跨区域联网共享，机读目录数据网络化传播，通过共享型目录中心，初步实现有效的档案数据查询功能，由于此技术在原有的档案目录数据库基础上进行开发，既叠加式开发。

3、电子文件归档

电子文件的管理和归档都是机关档案信息化目前建设中的重要核心，这种工作主要就是通过电子文件中心建立文件归档分类系统，并且将系统中获取的数据和信息进行存储与链接，从而实现网络环境下电子文件的归档管理，达到迅速快捷的进行档案管理查询工作的目的。

二、档案管理科学化的重要意义

（一）档案管理是机关管理的基础

档案的原始记录有其独特性，记录着未申请专利、未公开的机密和技术。占有这些档案资料就是占有机关的机密和技术，因此，机关单位档案管理的科学化，可以有效避免因知识产权、技术的流失而对机关单位的生存与发展所造成的影响。

（二）档案管理是机关信用管理的必要保证

档案是构成信用信息的公认核心资源。第一，完善的档案管理能够对单位自身诚信进行展示，反映其管理水平、科技成果及财务状况等重要内容。第二，如今的社会信用体系当中，信用档案管理已经逐渐引起国家的重视，成为社会各界普遍关注的焦点内容。

（三）档案管理是机关文化建设的源泉

机关文化是历史的几点，其直接反映于机关系统完整的档案之中。档案具有文化事业特征，是文化的主要储存方式，是文化发展的真实记录。通过机关档案，可以对单位特点及其发展规律有一个深刻的理解。

三、提高档案管理科学化水平，促进机关管理高效化

（一）开展积极的业务指导和培训

档案行政管理部门应当切实采取以下方面措施：第一，设置培训班。对档案工作基本业务知识进行讲授，提高人员工作素质，使其能够更好地融入到档案工作当中；第二，深入机关，现场培训和指导。对执法检查等时机有效地利用起来，深入机关进行现场指导。政府部门应帮助制定档案分类方案、档案工作管理网络和档案工作制度，对兼职人员实施培训，以促进机关档案工作向规范化、标准化、科学化轨道发展。

对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。档案信息的整合主要是对于档案有价值的整合工作，在整合工作的基础上对于档案的价值进行有效的管理，并且档案信息化的发展也有很多的经验可以学习，目前来看，还没有成熟，但是根据不同的功能可以自行进行设计和研究，在各自不同的方法上进行取长补短。所以档案信息化工作比较重要，能够很好的提高机关管理效率，在某些业务的实践中，档案管理信息化始终在发挥很大的作用，比如我们要保证档案整理工作的创新思想和创新举措，就是要能过在计划的基础上对于其信息化发展进行规划和控制，在规划和控制的情况下严密执行，首先是要对于定期开放的档案进行分析，而且信息化系统上要严密对此进行分析，另外就是对于有些应该及时、全面公布的档案和现行文件在信息网站上也要有一定的公示。

（二）做好文书处理和公文制发工作

档案由公文转化而来，而公文的制发恰恰决定了档案的质量。档案的来源是文书，文书的归宿是档案。因此，公文制定应规范、统一、标准，同国家相关规定相符，排版形式依据要求，履行审批、签发手续。各种报表、记录、批注、签字等文书及公文字迹应清晰牢固，以便于长久保管。使用格式规范、文种合理、行文规范，以促进档案管理科学化的实现.

（三）强化档案法律法规的宣传与完善

档案行政管理部门应强化执法队伍建设，依法对档案工作进行监督和指导。各地方政府应通过媒体、张贴标语、召开座谈会等形式，对档案法律法规加以大力宣传，坚持“多宣传、多接触、多联络、多服务”的工作标准，以推进档案管理规范化建设。此外，应强化同相关部门的协调与沟通，共同监督，营造积极的建档氛围，使更多的单位认识到档案管理工作的重要意义，以强化机关做好档案管理工作的自觉性。

（四）建立健全档案管理制度

档案形式各异、种类繁多，要实现管理的科学化，就必须建立健全其管理制度。以《中华人民共和国档案法》为指导，建立档案工作网络，强化硬件建设，对文件材料能够及时地立卷和定期归档。专门设立专柜、库房存放档案，对其保存价值加以区分，案卷、立案标题确切简明，排列整齐，做到科学化的管理，以确保安全性。此外，还应辅以严格的档案借阅措施，从而有效防止档案的分散流失。

总论