科研档案管理范文

科研档案管理篇1

[摘 要]结合工作实际，介绍了科研档案的特点，分析了科研档案在收集、整理、开发利用等方面的问题，提出做好科研档案管理工作应从提高认识、健全制度、强化素质等方面着手，以更好地发挥科研档案的作用。

[关键词]科研档案；档案管理

科研档案顾名思义就是主要包括在科研实践活动中形成的各种形式和载体的原始记录材料。

在科学技术日新月异的发展形势下，随着档案法规的颁布，逐步建立、健全了科研档案管理体制，完善了科研档案的收集、整理、立卷归档工作，改变了科研档案管理落后于形势的被动局面。但是，科研档案在面向市场、为经济建设服务的过程中还存在着科研项目材料不完整、不系统，特别是缺少一些关键性的技术材料等问题，影响其开发利用。本文就此分析了原因，探讨了应采取的对策。

一、科研档案收集工作中存在的问题

（一）重成果性材料，轻过程性材料，原始性材料归档较少

科研档案可分为成果性材料、依据性材料和原始性材料。在科研档案材料归档过程中，成果性、总结性、鉴定性材料较多，而在研究实验阶段形成各种载体的原始记录、实验报告、计算数据、设计文件、图纸等重要的原始性材料却很少。许多珍贵的原始材料遗失或者仍保留在个人手中，严重影响了科研档案的系统性和完整性。

（二）一般性材料多，关键性技术材料少

科研成果水平的核心材料是关键性技术材料，它是科研人员在科研过程中解决技术难题、进行技术创新的宝贵资料。这些技术材料体现了该项科研成果的新思想、新概念和新方法，它的归档保存和利用价值远远高出一般性材料。但在归档的材料中，一般性材料多，关键性技术材料少，严重影响了科研档案的开发和利用。

（三）纸质材料多，其它载体的材料少

描述一种物理现象和记录各种信息的方式，不只是用纸张，还可使用软（磁）盘、磁带、光盘、照片、录像带，等等。然而，在归档材料中，纸质材料多，其它载体的材料少。加强其它载体材料的收集，是形势发展的需要，也是档案工作者义不容辞的责任。

（四）归档材料不规范，复印件较多

有的科研人员缺乏档案意识，用“三色笔”书写，有的人用规格不统一的纸张书写，有的声像档案声音不清，图像不明。有的原件份数有限，只好向档案部门移交复印件。这些不规范的材料给科研档案的管理和保护带来了困难，严重影响了科研档案的寿命。

二、产生问题的主要原因

科研材料的专业技术性强、内容复杂、来源渠道分散、载体类型多样等，是造成上述问题的客观原因。主观原因则有以下三个方面。

（一）科研人员档案意识不强

有些科研人员只重视科研项目的研究和成果的报奖，却忽视了科研材料的归档工作。片面地认为前者是自己的本职工作，后者是档案人员的事，不能积极主动地配合档案人员做好科研材料的归档工作：有些科研人员认为，科研成果是自己辛勤劳动的果实，形成的科研文件材料属于自己，留在手中理所当然；有些科研人员认为，将科研材料交到档案部门后，今后查找麻烦，利用很不方便；有些科研人员对档案部门的功能和职责不了解，担心将科研材料交给档案部门后，有些关键性的计算数据、技术诀窍、技术秘密一旦泄露出去，将造成很大的经济损失，因而将关键性技术材料留在手中，只交一般性的材料；还有的科研人员在平时的科研工作中，不重视科研材料的积累和保存，使得一些原始的、有价值的材料散失，特别是在科研项目研究周期比较长、涉及人员多、范围广的情况下，这种现象更加严重。

（二）科研经费的来源渠道拓宽

随着科研体制改革的深入，科研经费的来源渠道拓宽了。科研经费的来源除国家财政拨款外，有单位自筹、国外资助、科技贷款，等等，这种科技投入的方式必定给科技档案的收集增添了难度。

（三）科研档案管理人员素质不高

科研工作是专业性很强的工作，在其整个活动过程中形成的档案材料也具有很强的专业性。面对门类繁多的科研档案，档案人员在收集的过程中会遇到许多矛盾。多数档案管理人员缺乏科技专业知识，对科研档案形成的规律、科研工作环节或工作程序也缺乏足够的认识和了解，使得一些重要的关键性技术材料散落在科研人员手中，以致科研档案收集不完整、不系统，影响了科研档案为经济建设和科技进步服务的效能。

三、应采取的对策

（一）加强宣传，提高科研人员的档案意识

科研材料的收集工作仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，还需要科研人员的理解、支持和配合。要做到这一点，关键是要提高科研人员对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识，增强档案意识。首先，要向科研人员广泛深入地宣传《档案法》，并组织他们学习一些有针对性的法律条文，增强法制意识，使他们认识到，将科研材料毫无保留地交给档案部门是自己应尽的责任。科研成果虽然凝聚着科研人员辛勤劳动的汗水，但也有国家的援助。科研材料应属于国家财富，不能据为已有。

（二）提高科研档案管理人员自身素质，努力搞好科研档案收集工作

在政治上，要具有全心全意为人民服务的思想。对档案工作要有强烈的事业心和高度的责任感，对工作认真负责，严格执行科研档案管理制度及有关的法律法规，要有严格的保密观念和法制意识，自觉维护党和国家的机密。

在业务上，要认真学习档案学、档案管理学、档案保护技术学、档案编篡学等基本理论，学习与自己工作紧密相关领域的知识，学习文学、历史学、情报学以及政治、经济、法律、外语等，学习计算机、系统工程等方面的知识。只有提高了自身素质，科研档案管理人员在工作中才能变被动为主动，把好数量和质量关。

（三）科研管理人员、科研人员和档案人员密切配合，共同搞好科研档案收集工作

科研管理人员应充分认识到，科研档案工作是科研管理工作的一个组成部分，应将科研档案工作纳入科研管理、生产管理和成果管理工作之中，责任落实到业务部门和科技人员。要做到科研工作与档案工作“四同步”，即：科研管理人员在布置科研计划时，布置科技文件材料的归档要求；在检查科研计划执行情况时，有档案人员参与检查科技文件材料积累情况；在科研成果鉴定时，有档案人员参加鉴定会，审理科研材料是否完整、准确、系统；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，有档案部门同时出具专题归档情况证明材料。这样把管理体系、制度和计划纳入科技管理后，科研档案收集工作就能得到保证。

科研档案管理篇2

由于科技进步及社会、经济不断发展，科研档案信息资源在不断增多，如何最大限度地对其开发利用，成为社会关注的问题。通过计算机网络，尤其是国际互联网，开发利用科研档案信息资源，成为发展的必然趋势。但网络是一个虚拟的社会，网络犯罪给我们带来新的烦恼，如网络侵权、网络窃密、网络破坏等，由于科研档案中包含很高的知识产权成分，因而会造成知识产权流失，并引发众多的知识产权纠纷。如何在开发利用科研档案信息资源中有效地保护知识产权呢，笔者认为： 一、加强科研档案信息网络管理 第一，科研档案管理部门应适应时展需要，学习了解知识产权保护的法律法规。 传统的科研档案利用活动，也涉及知识产权保护问题，但它是以有限的复制为技术背景，信息传播的范围也极为有限，因而知识产权保护并不突出。当今在网络环境下，信息可以自由使用、共同分享，很难对其有效监控。尤其我国加入’()后，整个社会十分关注对知识产权的保护。在这种大背景下，科研档案信息在网络过程中，可能会引发知识产权的争议和诉讼，科研档案管理机构有可能受到侵权的指控。所以科研档案人员必须跟踪研究知识产权保护的国际发展的新趋势，了解世界各国知识产权保护的法律、法规及新政策、新动态，知己知彼，掌握未来，这是开发并保护好科研档案知识产权的重要基础。 第二，在实现科研档案网络管理前，科研档案管理部门应做好区分是否享有知识产权保护工作。要区分进行网络管理的科研档案，是否享有知识产权。科研档案部门保管的科研档案，根据科研课题研究协议，有相当部分的所有权、著作权，属于国家所有或由档案部门代为行使属于国家所有，但有一些科研成果档案的所有权、著作权，不属于科技档案部门，仍属于原来的科研人员所有，而且并未因科研档案载体从纸质到电子信息的转移而发生改变。 科研档案部门在科研档案信息网络管理中，要正确认定各类权益，防止侵犯他人权利，对有知识产权的科研档案进行网络管理，要把握合法度，只要是合理利用，就不会侵权。知识产权法对合理利用的范围作了详细规定，如果超出合理利用范围，须经权利人许可并订立使用合同，以免发生侵权纠纷，必要时有据可依。对具有知识产权的科研档案，应作出明确标志，提醒利用者在引用或利用这些档案信息时，能控制在合理利用范围内。 第三，在实现科研档案网络管理前，科研档案管理部门应做好知识产权保护的准备工作。在科研档案信息网络管理系统的开发应用过程中，要把知识产权的保护问题考虑进去，制订相应的规章制度，对享有知识产权的科研档案信息加以保护。同时，在科研档案上网管理的过程中，采取有效技术措施，保护科研档案部门的权益。如在相关网站上公告，制止上网科研档案信息被篡改、滥用、盗用或非法传播等。 二、建立现代化的安全技术防范体系 在网络信息的安全技术防范和管理方面，对其进行数据加密和访问控制，是简单而实用的安全技术。 数据加密。它作为网络安全的基础，是指利用一定的加密算法。将敏感数据加密后在网络上传输，用户解读这些数据之前，再用相应的解密算法对数据进行解密，这样就可避免数据在传输过程中被非法窃取，从而保证相关信息的安全。对科研档案信息加密的技术，是保障科研档案信息安全的最基本的技术措施之一，它能以较小的代价获得较大的安全保护。 访问控制。它允许用户对其常用的档案信息库进行适当权利的访问，限制随意删除、修改或拷贝有关档案信息文件；还可使系统管理员跟踪用户在网络中的活动，及时发现并拒绝“黑客”入侵。此外还可通过有效的技术措施，如口令加密、浏览权限设置等。不是所有的用户都能浏览网络中的所有科研档案信息，用户只能查询到与自己相关的信息，而部分信息只能是拥有一定权限的用户才能浏览。

科研档案管理篇3

关键词：档案管理；科研档案；规范化

随着高等院校科学研究水平的不断提高和科学技术的飞速发展，高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视。并在高校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，成为高校事业发展不可缺少的重要部分。高校科研档案是高校科研活动的历史记录，它记载反映了科研活动的过程和成果，是储备科技信息和科技知识的主要载体．为实际科学研究提供理论依据，具有重要的参考价值。

借助于档案，我们就能够更好地去了解过去，把握现在，预见未来。在加速科技进步的进程中，档案管理应不断丰富高科技实用信息，不断拓宽档案的利用范围，不断集中各方面信息，加以利用，形成良性循环。因此积极探讨高校档案工作的新思路，以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。下面就针对如何加强对高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人浅见。

1 对科研档案的管理，要抓住几个关键环节

首先，科研档案管理人员，必须在服务意识、文化素质、科研管理方式和方法等方面要有所创新，才能适应科技创新型社会发展的新要求。要加强科研档案管理人员的自身建设，提高档案管理人员的业务素质，树立开放服务意识和为科研服务的观念，开阔思路，着眼于由内转向外，扩大科研档案资源共享范围。尽可能参与科研活动，适时了解和掌握科研第一手资料，从源头做起，确保科研档案质量。增强工作的责任感，以认真负责的敬业精神和良好的职业道德，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展提供优质服务。从而提高科研档案工作在社会上的声誉和地位，只有这样科研档案工作才能够开创新局面，做出新成绩。

其次，要增强科研人员的档案意识，使人们充分认识科研档案的价值。高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶。所以要求科研人员都要把科研材料归档看作是自己的义务，是自己工作中不可缺少的一部分，也是为科研档案的发展创造良好的必要条件。

再有，实行现代化管理。科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。在现代科学技术飞速发展的今天，仅靠原始的手工操作，难以满足高校科研发展的需要。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机，多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

2　规范高校科研档案的管理模式．保护知识产权

作为高校科研档案信息的管理者，既要注重对档案信息资源自由阅览、下载、复制、转载的合法权利的保护，同时也要对非法利用行为进行控制。严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。注重保护好知识产权人的合法权益，正确处理管理利用与保密的关系，避免不必要的知识产权纠纷和损失。

首先，建立高校知识产权科研档案的统一管理制度，保证真实、完整全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果。对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存，集中统一管理，建立一种正常的知识产权的应用秩序，保护知识产权，以利于科学技术的推广利用。其次，确定课题负责人归档责任制，由课题负责人主持立卷归档。做到下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷，建议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前控制，确保科研档案完整、准确、系统和安垒。档案工作者负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性，保密性，确保科研资源和知识产权不流失，不受侵犯。

3　实现科研档案规范化

科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化。这是达到科研档案管理现代化的重要环节，首先，必须做到科研文件的形成、归档的规范化。具体是科研项目的申报书、合同书、委托书、项目的审批文件、方案论证等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、实验数据、调研报告、查新报告、专利申请的有关文件材料；鉴定、验收阶段中的工作报告、研究报告、、著作、鉴定证书等，成果申报奖励阶段中的成果登记证书、奖励申报书、成果应用证明，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。归档的案卷，要求做到内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。其次，要明确立卷归档的重点．在实际工作中注意区分文件和资料，特别注意区分内容、形式、作用等相似的资料，减少档案资料的重复和冗余，不该归档的文件不能混入，同时注意防止应该归档文件的散失。此外，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。

4　提高各级领导的科研档案意识．加强科研档案工作队伍建设

首先，高校各级领导应当以重视科研工作的态度重视科研档案的管理，科研档案管理虽然是科研工作的最后一个环节，但却是一个总结性的环节，记录性的环节，并且从科研课题立项就需要重视的环节。它是一项技术性很强的工作。各级领导应该加强对科研档案的管理力度，在制度、人财物上给予支持，并且要保证本单位严格执行国家及地方的一系列科研档案管理的规章制度。要加强对所有科研工作者进行档案法律规章的宣传教育，必要时应以培训形式对他们进行档案知识教育。只有领导重视，高校科研管理工作才能顺利开展，有效地发挥其功能。其次，要确保每一所高校都有一支健全的科研档案管理队伍。应当建立相应的机构，配备与业务工作量相适应的专兼职管理人员。科研档案工作者不同于文书档案管理人员，不仅要有档案管理专业知识，还要有一些自然科学知识，以及专业知识，以便了解、管理、开发、利用科研档案，为科技工作服务。近几年科研档案的数量迅速增加，管理手段变化很快，随着科技是第一生产力的深入人心，社会对科研档案的需求量越来越大，科研档案人员的观念更新、知识更新、管理方式更新就显得尤为重要，科研档案管理人员只有不断提高自身素质，才能适应不断发展的形势需要，更好地为学校教学、科研和其他各项工作服务。

科研档案管理篇4

关键词：电子档案；科研档案管理；利弊；建议

随着数字信息时代的飞速发展，电子档案应势而生，并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现，给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短，在科研档案管理中发挥电子档案的优势，首先要对子档案的利弊有一定认识。

1 科研档案管理中电子档案的优势

科研档案管理相对文书档案管理较复杂，一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年，项目课题中各类材料复杂且珍贵，运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力，时间一久更不利于分类归档，并且在过程中查找起来也较麻烦，相比传统纸质档案，电子文档的优势凸显：

（一）减轻劳动强度

传统的科研档案管理通常是在科研项目（课题）完结后，再移交档案室进行整理归档，分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工，档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案，就可以把按“卷”整理归档，改为按“件”整理归档，换言之任何一件材料都可以在科研项目（课题）未完结时按类别进行归档存储，避免了档案形成积存，平时就可以随时整理立卷，节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间，直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，使其从中解放出来，将宝贵的时间花在更有意义的地方。

（二）提高查阅速度

由于传统纸质档案存储的固定性，查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅，不仅浪费时间，更受到地域限制，严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制，一方面查阅者可以不受地域、时间限制，而是通过网络信息技术，任何时间、任何地点远程查阅所需信息；另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制，通过电子信息技术，可以多人共享同一份文档。

（三）利于档案保护

随着科研档案工作不断完善，科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加，重复的翻阅查看纸质的文档，必然会造成原件的受损。同时，查阅档案通常是整件、整卷提供，科研人员或许只是需要文档中某一页的信息，却能够看到整件、整卷档案，不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题，通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置，也达到了档案管理的保密性。

2 目前电子档案的一些问题

任何事物都是一把双刃剑，有优势必然有劣势，通过电子档案的逐步普及使用，也暴露出一些问题。

一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性，它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起，再进行任何篡改都会留下明显痕迹，是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改，电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除，篡改后不会留下痕迹，无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在，现代社会网络安全等问题频发，病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险，不仅保密性得不到保障，安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键，高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响，他的存在和安全取决于载体的存在和安全。

3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议

第一，根据电子档案管理需求，提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案，归根结底是人的工作，档案管理员不仅要加强档案管理能力，还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识，更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员，管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训，认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术，是现代档案管理员不可缺少的素质。

第二，针对电子档案暴露的问题，优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态，该状态下可以读取信息不能更改文档；二是重要或保密案卷，禁止联网查询；三是采用光笔签署方式，对电子档案进行标记；四是重视网络、计算机、软件自身安全，设置安全保障系统并定期检测等。

第三，建立完善电子档案管理查阅制度，规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况，建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准，又便于实际操作的制度。

第四，取长补短，电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势，也有各自无法避免的劣势。因此，纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取，两者相辅相成、取长补短，并存或许是未来科研档案管理的主旋律。

4 结语

电子档案是时展的必然趋势，如何顺应时展，做好档案管理工作，这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中，不断摸索、创新，跟上时展步伐，提升档案管理工作水平和效率。

参考文献

[1]张岚萍.纸质档案与电子档案的优势与劣势.黑龙江史志.2013（15）：104-104

[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考.大陆桥视野.2013（22）：55-57

[3]刘亚辉.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.黑龙江科技信息.2014（28）：175-175

[4]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.四川水利发电.2011，30（6）：166-167

[5]岳玉红.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.青年时代，2014（8）：195-195

[6]马峻.电子档案管理工作中存在的问题及对策探讨.办公室业务.2014（6S）：46-47

科研档案管理篇5

【关键词】 科研档案；管理；探讨

【中图分类号】G64.23 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）32-00-01

科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。而高校科研档案是高校教学科研部门师生员工在从事科学研究过程中开成的具有保存价值和开发利用价值的原始记录。科研档案详细记载了科研人员在科研中的研究思想、研究方法和研究成果，反映了高校的科研领域和研究水平，也是高校服务地方经济发展的能力重要标志之一。高校科研档案的作用是一所高校实力的凭证；对科研研究提供借鉴参与作用；既是学校尊重知识、尊重人才的表现，又是倡导科研人员、师生具有进取意识，树正气、兴学风，实现自我价值的有力措施；是考核科研人员的科学依据。然而科研档案的特征：来源的广泛性；内容的专业性和形式的多样性；形成的周期长、数量大；协作项目多，学科综合性强。

本文围绕新建本科院校自身实际情况，结合科研档案的管理现状和已有经验，结合科研档案的管理现状和已有经验，对本科院校科研档案存在问题和对策进行探讨。

一、高校科研档案管理存在的问题

1、收集归档难、收档不及时、收档不全

许多高校对从事科研工作的老师缺乏有效的管理，科研档案管理意识不强，他们往往认为，科研成果是自己辛勤劳动的成果，形成的科研成果材料属于自己，把它交给科研管理部门，自己以后查找利用不方便；因为，许多科研项目在鉴定结题后不及时归档，科研档案大多停留在科研材料和结题材料的简单收集。

课题归档，往往只重视课题的申报，立项和鉴定结项，而对于中间研究阶段往往忽略了。平时忙于科研管理的其他工作，如项目的申报、科研成果的奖励、课题的鉴定结项等工作，而忽略了科研文件档案的及时归档，导致档案的质量难以保证，数量难以保证，严重影响科研档案的完整性，不能给后人的科研活动起到很好的借鉴作用。

高校的科研人员和师生归档意识不强，认为归档不安全，认为在自己手里用起来更方面，从而造成许多科研成果都没有及时归档，归档的难度增大。

2、案卷质量差

加强高校科研档案管理应采取的措施；建立健全科研档案管理的规章制度；制定科学的归档体系，坚持科研部门和课题组立卷制度，建立系统的检索体系，坚持科研部门和课题组立卷制度；开展编研工作；加强业务培训，提高专兼职档案人员的素质。

二、科研档案服务意识不强

许多高校科研档案的利用目前只停留在记录、保存阶段，重保管，轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案的服务社会经济的价值，只把科研档案当作一种历史材料保存。另外，高校科研档案只停留在资料归档的层面上，档案管理人员很少参与到科研成果转化工作中，缺乏科研档案信息化建设，不能充分进行“产、学、妍”结合，削弱了高校科研工作服务经济的影响力。

三、高校科研档案管理方法探讨

1、在科研档案管理部门设立专门的档案室

一般教师的科研材料都是移交学校科研管理部门，和科研管理部门收集其它材料放在一起，我们不妨尝试一种新的管理模式，在科研管理部门中设立专门的科研档案室，同时让科研管理人员来管理科研档案。一方面，科研档案一律移交科研档案室保管，将归档目录上交到校档案室进行统一编目，这样就使科研档案在形式上纳入了校级档案系统，而档案实体保存在科研档案室。另一方面，由于档案室具有相对的独立性和特殊性，利用科研管理人员来收集、管理科研档案既有科研档案的归档质量、保密性相对较好，又方便了科研人员对科研档案的查阅、利用。

2、设立专职的科研档案管理人员

可以设立专职的档案管理人员，在业务上受学校档案部门指导，经过专业训练，既具备档案工作基础知识和技能，熟悉档案管理法律法规，又身处基础管理组织中，以管理人员的身份直接参与科研管理工作，既熟悉情况又便于开展工作，是实现科研档案集中统一管理的骨干力量。

3、加强宣传科研档案的重要性，提高科研人员的档案管理意识

根据高校科研人员科研档案管理意识淡薄的问题，有针科研档案管理、知识产权等方面的书籍，使科研人员、科研档案管理人员提高法对性地进行档案知识宣传，开展形式多样的宣传，多看一些档案法律法规知识，制观念，认识到科研档案管理工作对高校的重要意义，对促进高校科研工作起到的重要作用，从根本上理解、支持、参与到科研档案的归档工作，在思想上重视科研档案工作，主动履行科研档案归档的职责。进一步提高高校科研管理部门、档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，增强归档意识，切实转变老师将科研成果视为私人的传统观念，严格执地《档案法》第十条规定关于“对国家规定的应当归档的材料，必须按照埃塞俄比亚，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，进一步明确科研档案管理人员的法规观念。

四、做好科研档案保密工作，确保科研成果档案不泄密

首先，要完善科研档案保密工作管理制度，加强对科研档案保密工作的领导责任。使科研档案保密工作的运作有章可循。其次要紧紧抓住科研档案保密工作的管理环节，加强对要害部门的管理工作。一是对科研档案的定密、传阅、使用、存放、归档、销毁等各个环节应实行严格的管理负责制。二是坚持贯彻检查制度。由专职科研档案保密员定期对本单位或部门的科研档案保密工作巡视检查，发现问题及时提出整改措施；由主管领导定期对科研保密工作进行监督检查。三是加强对要害部门的管理，由主要领导对科研保密工作做出强调和部署，由科研档案部门负责人对档案、机要、传真等要害部位进行安全专项检查，发现问题及时纠正，防止和杜绝泄密事件。

总之，高校科研档案部门和管理人员无论是在业务工作方面，还是在管理服务方面，都要做好科研档案的管理工作，促进高校科研基础性建设，增强高校科研整体实力，促进科研成果的利用。

参考文献

[1]柯翠英.高校科研档案管理问题探讨及对策[J].科技创业月刊，2009，（2）

[2]江微.浅谈高校科研档案的管理[J].科技情报开发与经济，2010，（21）

[3]夏涛.高校科研档案管理存在的问题与对策[J].云南档案，2008，（9）

科研档案管理篇6

关键词:科研档案;地方高校，管理;对策

一、地方高校科研档案管理中存在的问题

一些地方高校因高层次人才缺乏、思想观念落后、创新能力不强等原因，对科研档案资源价值认识不足，直接导致科研档案有效开发利用相对滞后。一是科研档案管理制度不够细化，还未建立科研档案的标准和制度，特别是学校下设的二级学院，还没有统一的标准和要求，在档案归档、档案缺失、卷宗混乱等方面存在不规范现象。科研项目立项、验收、成果鉴定与科研资料归档并没有实现完全同步，科研档案工作比较滞后。二是科研档案的信息化程度不高，相当多的科研信息档案还处于手工输写模式，目前市场上还未有与之相结合的科研档案软件，而且只在职称评审、项目审计等方面使用科研档案，使用率非常低。三是科研档案管理人员的专业技能和业务水平有待提高。很多科研档案管理人员没有经过专业培训，归档操作不够规范，科研档案信息开发和资源数字化建设能力有待加强，必须建立一支稳定的高水平科研档案管理队伍。

二、提升地方高校科研档案管理的对策

1.建立规范有序的档案归档管理制度

要实现科研档案的科学管理，必须建立一整套科学有序的档案管理制度。地方性高等院校要将科研档案集中划入到学校档案管理的制度范围内，出台相关的科研管理文件和规章制度，确保档案管理与科研活动相吻合。强化科研档案管理的主体责任，明确科研活动的负责人为档案管理的第一责任人，使项目负责人能够参与科研活动的全过程，对科研档案的形成和归档进行全方位的管理，在科研项目负责人和档案管理人员之间进行协调，减少科研档案的流失，减少档案管理人员督促归档的工作量，集中精力做好科研档案的归档管理工作。明确职能部门、二级学院以及在职教师在科研活动中的责任和义务，高校的科研处、计财处、人事处以及科研活动人员需要互相配合，确保科研档案管理工作能够顺利开展。建立健全科研档案保管和使用管理制度，明确科研档案的政策法规及科研档案的分类标准，对各种保密等级的档案使用流程做出详细标识，避免科研档案的流失和失密泄密等事件发生，使地方高校科研档案管理工作走上科学化、规范化的道路［3］。

2.加强地方高校科研档案数据资源建设

地方高校因大多数处在非中心城市，人才资源不足，科研创新能力有限，一些高校对科研档案资源建设还不够重视，因此，加强对地方高校科研档案资源建设十分必要。在科研档案收集方面，一定要保证科研档案资源收集的全面和准确，归档部门和工作人员应在提供完整的纸质文档的同时提供完整的电子文档，这就对归档工作提出了更高要求。在科研档案归档方面，要按相应标准执行，更加详细、科学、规范地进行分类，保证科研档案的系统性，方便使用者快速检索和利用，使科研档案信息资源能够随时被使用者独立获取并利用，发挥科研档案的最大利用价值。随着高校智能化、信息化的校园建设，科研档案数字化建设是信息化校园建设的有机组成部分，要加强地方高校科研档案信息化资源建设，充分利用大数据技术手段对各种科研档案信息进行合理分类，开展精准化管理，制定高校科研档案管理的信息化操作程序，如科研项目软件、中期检查、结题管理、验收鉴定等数字化操作规程;学术活动中的音视频数字化操作规程［4］。同时，还要强化数字档案的安全意识，提升地方高校科研档案信息资源的安全技术水平。

3.加强地方高校科技档案管理队伍建设

要做好地方高校科研档案管理工作必须要有一支熟悉业务、责任心强、素质高的科研档案管理队伍。一是要了解熟悉高校科研活动的基本流程，包括申报立项、中期管理、结题管理、成果申报以及转化应用等各个环节，熟悉其档案管理流程。同时，还必须要有责任意识、大局意识，勇于和善于做深入细致的科研档案归档工作。二是档案管理人员要熟悉计算机办公软件，熟悉OFFICE、EXCEL等常规性办公软件，也要熟悉PHOTOSHOP等图形操作软件，特别是运用现代信息技术在科研档案保管等方面的应用，提高高校科研档案管理应用的现代化水平，提高科研档案的检索、查询的自动化水平，使科研档案资源共建共享。三是了解地方高校科研创新的前沿领域，对地方高校和科研特色、学科方向有所了解，科研工作的复杂性要求从事高校科研管理的档案人员具有不同的学科背景，及时更新学科知识领域，才能适应变化快的科研档案管理工作。

三、结束语

科研档案管理篇7

【关键词】高校；科研文件档案；管理；思考

一、高校科研文件档案管理存在的问题

1.关于高校科研文件档案管理制度建设

目前高校科研文件档案管理是参照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》以及《科学技术研究档案管理暂行规定》执行的。建立完善的科研文件档案管理制度是高校科研文件档案管理走向规范化的重要标志。笔者在于2013年3月份对山东省高校进行走访调研时发现，目前大多数高校出台了科研文件档案管理办法或规定，但有近1/3的高校至今仍未出台科研文件档案管理制度。大部分高校已经将科研项目档案管理纳入了科研项目管理活动的整体工作规划中。这就使得部分高校的科研文件档案管理工作不能顺利完整地进行，科研管理工作与科研文件档案的管理工作严重脱节，科研工作和建档工作的“四同步”管理无法从制度上得到根本保证和贯彻落实。

2.科研文件档案的归档

将形成的科研文件加以系统整理，及时向高校档案管理部门移交归档，是相关人员的责任和义务。通过归档和集中统一管理，有利于科研水平的提高，有利于积累科学技术发展的财富。笔者在调研时发现，有一半的高校的科研项目文件材料的归档基本趋于完整，有近1/3的高校科研项目文件材料的归档不够完整仍有近1/5的高校科研项目文件材料根本没有归档。为数不少的科研人员档案意识不强。

3.高校科研文件档案管理的信息化建设

从科研文件档案管理纳入信息化建设的程度看，目前仅有极少数高校的科研项目档案的信息化建设已纳入学校信息化建设中，实现了科研文件档案的数字化、网络化管理。

从高校档案管理计算机系统与科研管理系统之间的关系来看，只有1/10的高校的科研管理系统中包含档案管理模块或是科研管理系统与档案管理系统之间有接口，近一半的高校的档案管理计算机系统只是独立的网络版档案管理系统，近1/3的高校的档案完全不用计算机管理。上述情况表明，一方面高校的档案管理计算机系统与科研管理系统没有实现很好的功能衔接，另一方面部分高校没有跟上档案计算机现代化管理的时代步伐。

4.高校科研文件档案的保管与鉴定

然一半以上的高校的科研档案数字化成果进行了脱机保管，但有超过半数高校的科研档案数字化成果没有进行异地保管。一半的高校对科研文件档案进行过鉴定，提高了本校科研文件档案的质量和管理水平，为科研文件档案提供有效利用提供了良好的条件。

5.高校科研文件档案的提供利用

从科研文件档案版权角度看，在数字化信息化时代，科研文件档案的版权问题应引起我们的重视。在进行电子科研文件档案信息利用时，要提高版权意识，使科研文件档案信息的提供利用在法律规范内进行。笔者在调研时发现，仅有1/10的高校在科研项目文件档案归档时鉴定了开放协议，然而大多数高校，在科研项目（课题）归档时没有鉴定开放协议。

二、高校科研文件档案管理的对策思考

1.完善高校科研文件档案规章制度

完善高校科研文件档案管理制度，是高校科研文件档案管理工作走向规范化的关键。高校科研管理部门和档案管理部门应做到权责明确，密切配合，建立完善的、与时俱进的、符合本单位实际情况的科研文件档案管理制度，对科研文件档案的移交、接收、管理、利用等作出明确规定，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定。应将科研文件档案工作纳入科研规划、管理制度和有关人员的工作职责范围，同时做到“四同步”：下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研项目进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步，从而促进科研档案管理工作朝着制度化、规范化的方向发展。

2.提升高校科研人员的档案意识

由于高校科研人员对档案知识和档案管理法规缺乏系统的了解，档案意识淡薄，有时出于对技术保密的原因且不了解归档范围，科研人员往往未将科研活动中形成的重要记录归档保存，导致某些重要的科研记录无法归档。因此，高校档案工作者肩负着进行宣传教育的重任，让科研人员明确自己担负着科研文件材料的形成、积累、立卷、归档的职责与义务，使其在思想上重视科研文件的归档工作。增强科研管理人员的档案意识，扎实地将科研档案建设与管理工作纳入科研管理的各项工作职责中。

3.加强科研文件档案管理的信息化建设和全过程管理

此次调查结果显示，只有不到十分之一的高校科研管理系统中包括档案管理模块或与档案管理系统之间有接口。不少高校的档案信息化建设与科研业务活动及其管理的信息化过程相分离，档案管理系统和科研管理及其信息系统之间存在孤岛关系，难以保证数字工作环境下电子文件和数字档案的真实性、可靠性、完整性和长久可用性。因此，应将科研文件档案的管理纳入科研项目资源管理及资源配置的最优化管理，在科研活动过程及其管理活动中，实时进行电子科研文件的规范化和档案化管理，变阶段性孤岛系统管理为连贯性集成化管理与网络化服务，建立与科研计划项目活动及其管理业务流程集成的全项目期和全文件生命期的动态管理机制，保障科研活动数字信息真实性、可靠性、完整性和长久可用性。

对于高校科研文件档案管理来说，“前端控制”思想的核心就是整体规划、档案管理业务提前、对高校科研文件档案进行全过程监控。这一理念在档案界一经提出就不仅适用于电子文件档案的管理，而且同样适合于纸质文件档案的管理。也就是说，即使在纸质科研文件档案形成和管理阶段进行控制，对于文件归档后的管理也起到事半功倍的作用。它以科学管理和有效利用为目的，重新设计文件档案管理流程，实现了整体效益的最佳化。

4.重视对高校科研文件档案的鉴定工作

科研文件档案作为科研活动的真实历史记录，是高校和国家重要的科研资源，是社会的无形资产。随着我国经济建设和科技活动的发展，高校科研文件档案的鉴定就成为保证高校科研档案质量，使科研档案更好地发挥作用的一项重要措施。在电子文件盛行的今天，对科研文件档案价值的鉴定不仅要在文件转化为档案之前进行，而且还要将鉴定环节尽早地提前，在文件生成之际乃至形成之前就对其进行鉴定。从系统产生的大量电子信息中截获电子文件的同时，便对其进行同步鉴定，加强控制。实现电子文件生成之际的初级鉴别和初次鉴定的自动化，为高校科研文件档案的管理利用打下良好的基础。

参考文献：

[1]安小米.我国科技计划项目档案管理研究[J].山西档案，2007（4）.

[2]王传宇.科技档案管理学[M].中国人民大学出版社1999：165-166.

[3]王健.对电子文件形成特点的再思考——兼议电子文件前端控制战略的实现[J].中国档案，2002（11）.

科研档案管理篇8

组成部分，以科学的态度加强对高职院校科研档案工作的管理非常

重要。

关键词：高职院校 科研档案管理

高职院校科研档案是科研活动的原载体，指的是在科研过程中逐步形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案管理工作是科研管理活动中的重要环节。因此，如何进一步开发并妥善管理科研档案，使档案资源更好地服务于高校和全社会，便成为当前众多高校科研档案管理部门需要深入探究的课题。

1 高职院校科研档案工作管理的重要性及意义

科研成果是科研人员智慧的结晶，需要以档案的形式妥善保存，使之形成科研信息资源储备库，以便更好地服务于社会经济发展。准确、完善是科研档案形成的基本要求，唯有如此，才能真正发挥档案的信息服务确保在科研工作中有效应用。归档时，要确保所有归档资料完整且归档及时，必须保留资料的系统性、准确性、完整性和原始性；在科研档案管理中，科研人员的工作任务是认真记录并妥善保存科研课题的立项申请书、研究计划任务书、说明书、开题报告、工作方案、课题进展报告、课题结题报告、重要会议纪要、国内外调研材料、科研经费的使用情况记录、课题鉴定（验收）报告以及成果报告等文书资料。科研资料及时归档保存是科研档案管理科学化、规范化的第一步。

2 高职院校科研档案工作管理存在的问题

2.1 科研档案管理意识薄弱，科研档案材料收集不全

高校的领导者以及科研、档案管理等部门普遍缺乏档案管理意识，对科研档案管理的重要性认识不足，这在一定程度上阻碍了科研档案的发展进程。具体体现在四方面：

①目前，一些科研工作者在科研档案管理的认识上片面化，将档案管理工作孤立起来，认为档案管理仅仅是单个部门或个人的职责，只关注科研经费和科研成果，这使得科研档案从形成的初始阶段就偏离了服务社会的本质；

②在科研文献、资料的形成过程中，科研管理部门未严格把关，管理制度不严谨，致使档案管理始终滞后于科研进度，严重阻碍了建档与科研的“四同步”。“四同步”，即下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

③档案管理部门没有全程跟踪检查科研档案的收集和管理工作，工作进度严重滞后。档案收集是档案管理工作中相当重要的一环，有的科研人员一味的埋头搞科研而容易忽视建档保存工作，对其他部门组织的科研材料，基本上处于你交多少、我管多少的情况。

2.2 科研档案管理机构不健全，人才队伍无保障

由于部分高校教育资金有限，软、硬件设施配备不完善，致使校内科研管理部及其各个系部都未设立专职科研档案管理机构，尚未形成一套相对健全的科研档案管理机制和相关的实施细则，目前的科研档案管理工作都以《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》为依据来贯彻执行。没有明确制定科研管理人员的岗位职责，科研档案管理人员也多为兼职，没有接受过系统的档案专业理论知识和技术培训，难以胜任本职工作，有的挂职档案管理员“在其位而不谋其政”，对档案管理工作兼而不管，必然影响科研档案管理的工作进展。

2.3 科研档案管理服务市场意识不强，利用率低

高校中的全体教研职工经过长年累月的钻研和积累，才构建了如今比较完备的科研档案资料库。当前市场经济条件下，数字信息技术迅速以其简便、强大的技术优势被广泛应用于社会经济的各个领域。作为颇具前瞻性的高职教育更应该首当其冲，积极应用数字信息技术来完善教研管理。但是就当前形势而言，仍有部分高校一直沿用传统的教研模式，只对科研资料进行简单的搜集、整理和归档保存，并不注重其利用价值和社会经济效益，高校科研档案管理服务于社会经济的职能无法体现出来。现阶段，大部分高校开展科研档案管理的目的除了应付上级检查以外，就是科研工作者用来申报职称的途径。科研成果的后期转化过程鲜有科研人员参与，科研档案无法重新编研或进行深加工，以进一步提升其科研价值，使其更好的服务社会。

3 高职院校科研档案工作管理方法探讨

3.1 加强宣传，提高各级人员档案意识

为了提高高校各部门及相关人员对科研档案管理重要性的认识，首先要从宣传着手，针对全体师生和科研人员开展档案管理知识及相关法律法规的宣传活动，采取多元化的方法手段积极宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《科学技术研究档案管理暂行规定》，使各级管理部门和科研工作者充分认识到档案管理也寓于科研工作之中，从而支持并广泛参与科研档案管理工作，进一步明确科研人员的职责和义务，从而提高其思想觉悟，主动收集、积累科研档案资料，并积极推进科研档案管理的科学规范化。

3.2 建立健全科研档案管理制度，依法制档

根据《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》以及各级地方政府制定的档案管理条例，基于现阶段高校科研档案管理实际，着力完善科研档案管理机制，档案管理员要合理分工，坚持完善各项工作流程，以促进科研档案管理工作顺利开展。此外，要注重档案管理机制建设，推行科学规范的管理流程，切实将科研档案管理工作纳入到学院整体工作中，实行集中统一管理，项目完成后的2个月内，所有项目资料一律建档保存，任何个人不得归为己有。

3.3 加强科研档案管理人才队伍建设，提升业务知识

科研档案管理属于政策管理的范畴，且对管理员的专业素质和技术水平要求较为严格，所以必须认真贯彻落实“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的工作要求，针对各个梯度水平的档案管理人员开展技能培训再教育活动，掌握现代科研档案管理的技术要领，不断提高管理人员的政治素质、业务素质和职业道德修养。科研管理人员要坚持理论学习，特别是交叉学科的融合交流，以进一步拓宽知识面，更好地适应新形势下的档案工作。

3.4 加快科研档案信息化建设，实现科研成果最大效益

现阶段，大多数高职院校已建成校园网络系统，教研管理模式也逐步向数字信息转型。科研档案是衡量一所高校科研实力的主要因素。就目前来看，大部分科研档案仍以纸质形式保存，现代信息技术在科研档案管理中的应用仍处于初级阶段，档案管理网络化程度低，致使档案利用效率一直维持在一个较低的水平。现代科研档案管理除了沿袭传统的管理模式（也就是将科研资料分类汇总，然后归档保存）之外，更为注重档案资源的再利用，以及如何将科研成果转化成实际的经济效益。在科研项目的深入研究以及科研成果的推广应用过程中，科学、规范的档案管理往往能给予其足够的技术支持，从而实现科研成果向经济效益的转化。

高职院校科研档案管理工作是档案工作和科研工作的结合点，如何创新高校科研档案管理理念和方法，将档案工作与科研工作紧密结合起来，将是高校科研管理部门需要不断探索和实践的问题。

参考文献：

[1]夏涛.高校科研档案管理存在的问题及对策[J].云南档案，2008.

[2]秦红梅.加强科研档案管理，促进科研事业健康发展[J].四川档案，2007.

[3]赵明丽.新升本高校科研档案管理与利用初探[J].中国成人教育，2009.

[4]徐渝榕.试探高校科研档案管理[J].福州大学学报（哲社版），2008.