交通档案年设工作计划范文

交通档案年设工作计划篇1

 

主要内容

 

《规划》由商务部牵头，与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“（一）电子商务信息基础设施建设工作”中，分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。

 

其中，“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出，要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准，推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下，实现各级平台互联共享，依托国家电子商务示范城市，面向各类电子商务交易与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。

 

“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出，要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。

 

《实施方案》由国家发展改革委牵头，与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“（一）电子商务基础设施建设专项行动”中，分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。

 

其中，“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出，要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度，建设电子合同公共服务平台，为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。

 

“5.电子发票推广工程”提出，要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度；推进电子会计档案管理”。

 

有关背景

 

新一轮的科技革命孕育出了电子商务，并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用，电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物，极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而，纵观其流程，从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。

 

在财务会计领域，以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式，这导致财务会计工作由分散走向了集中，以前分散的会计档案全部集中至区域中心，使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。

 

在此背景下，各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化，以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求，并通过电子文件归档，解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求，这既可以促进电子商务的发展，又可以拉动居民消费，从而促进国家经济发展的转型升级。

 

2012年2月6日，国家发展改革委联合

 

12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，其中第二条专门提出：“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”

 

2015年5月4日，国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》，专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作，完善相关技术标准和规章制度。

 

为此，国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证，而且可以接收电子发票直接入账归档。对此，国务院给予高度关注，第一时间在国务院门户网上予以报道；与此同时，与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息，凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响，是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本，推进了可信交易的环境建设，为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计，仅一家中央二级企业，一年就能节省各种费用600多万元。

 

基于国家档案局卓有成效的工作，各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年，国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时，国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中，国家档案局充分发挥了成员单位的作用，广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效，强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用，得到了有关部门的认可和肯定，遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。

 

落实中长期规划有关措施

 

为落实《规划》和《行动方案》，国家档案局领导高度重视，制定了“十三五”期间落实的具体措施。

 

一是推进电子商务企业数字档案馆（室）建设试点，每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆（室）建设。

 

二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作，与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点，在验收通过后，选出典型示范企业并向全国推广。

 

三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式，探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源，建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制，会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设，形成电子发票档案查询利用新机制，探索电子发票档案编研成果新形式，探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。

 

四是加强企业电子档案管理制度规范建设，制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范，包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等；编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。

 

五是推进新《会计档案管理办法》的实施，会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编，每年推出若干家电子会计档案管理示范企业，定期组织研讨会、培训班，推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。

 

六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关，开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究，探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路，盘活海量交易数据信息。

 

七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组，为制定政策、规章、标准规范等提供咨询，就工作中的技术难点开展攻关。

 

有关工作纳入《规划》的意义

 

1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位

 

近年来，电子商务发展风起云涌，在经济增长中比重越来越大，将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划，通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展，使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施，也是档案工作为经济建设服务的具体体现。

 

2.有利于加强档案资源建设

 

电子商务作为人类社会活动的一部分，与人类其他社会活动一样，会产生大量的记录，最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化，较少形成传统载体的档案，所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划，使档案工作提前介入电子商务活动，保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收，有利于维护电子商务档案资源的安全。

 

3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作

 

电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化，由于形成电子文件的形式多种多样，导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划，将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决，将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作，从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应，推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。

 

4.有利于将档案融入国家大数据行动

 

《规划》提出“支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。此要求的含义是，为提高电子商务经营的效率与水平，将依托电子档案数据形成大数据产品，从而盘活电子商务交易平台的海量交易数据信息。为了达到这一目的，企业要采用大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用的方式，使电子档案数据方便地成为大数据产品。这表明，电子商务平台形成的电子档案将成为大数据产品的来源，为档案工作真正融入大数据行动提供了机遇。

交通档案年设工作计划篇2

一、组织领导

（一）督查机构

为加强督查工作的组织领导，成立市重点建设项目档案管理督查工作领导小组。由市政府副秘书长喻大荣任组长，市政府副秘书长黄武平、市档案局局长王惠霞任副组长，市档案局副局长艾木龙、市发改委副调研员伍湖辉、市建设局副调研员梁礼远、市审计局副局长黄德泉、市财政局副局长陆中和、市城管执法局副局长徐有生为成员。领导小组办公室设在市档案局，负责日常工作。

（二）成员单位工作职责

市档案局：负责统筹、协调和监管全市重点建设项目档案工作；负责市本级重点建设项目档案的登记、验收及业务监督指导工作；做好对重点建设项目的档案工作人员业务知识培训；负责在项目立项阶段，向项目建设单位（业主、项目法人）提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。

市发改委：负责重点建设项目的统筹安排和监督管理，将重点建设项目档案验收是否合格作为重点建设项目验收、评优的必要条件；参与重点建设项目档案验收工作。

市建设局：负责重点建设项目的统筹安排，重点办负责将重点建设项目档案工作纳入重点项目检查、考核的重点内容。统筹、协调和监管城市规划范围内的房建重点建设项目档案工作，市城建档案馆配合市档案局参与项目档案的验收、业务指导和档案接收移交工作。

市审计局：负责竣工审计的把关，对档案验收不合格的重点建设项目不予竣工审计；参与重点建设项目档案验收工作。

市财政局：负责项目资金拨付的把关，对档案验收不合格的重点建设项目不予竣工资金拨付；参与重点建设项目档案验收工作。

市城管执法局：负责统筹、协调和监管城市规划范围内的市政重点建设项目档案工作，市政档案室配合市档案局参与项目档案的验收、业务指导和档案接收移交工作。

二、督查依据

（一）《中华人民共和国档案法》

（二）国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》

（三）中共省委办公厅、省人民政府办公厅《关于进一步做好全省重点建设项目档案工作的通知》

（四）省档案局、省发展计划委员会、省重点工程办公室《省重点建设项目档案管理暂行办法》

（五）中共市委办公室、市人民政府办公室《关于加强全市重点建设项目档案管理与验收工作的通知》

三、督查范围

（一）市本级2007年至2011年重点建设项目。

（二）2012年及以后开展的市级重点建设项目和续建项目。

四、督查方式

（一）现场督查。原则上每季度或每半年开展一次督查活动。听取项目档案管理工作，查看项目档案有关资料，督查项目建设各阶段档案工作完成情况。每次督查情况将向市委、市政府专报，近期将对市本级2007年至2011年重点建设项目档案管理工作开展专项督查(详见附表)。

（二）会议调度。根据各重点项目建设档案工作完成情况，适时召集重点项目责任单位召开档案督查工作调度会，听取各项目单位档案工作情况汇报，通报重点建设项目档案工作进展情况，分析项目建设档案管理中存在的问题，安排部署下一阶段档案督查工作。

五、督查内容

（一）已竣工项目重点督查：

1、除按规定向城建档案馆移交一套档案外，生产使用单位保管的一套建设工程档案，收集是否齐全、完整，整理是否符合国家规范标准；

2、是否依法申报已完工项目档案验收。

（二）在建项目重点督查：

1、建设项目档案管理机构、人员落实情况：

(1)项目档案工作纳入项目建设规划；

(2)项目建设档案有归口管理部门；

(3)明确有分管领导，配备了档案管理人员。

2、档案收集情况

(1)项目前期材料(含立项、可研、征拆、环评、勘探等)；

(2)项目设计材料；

(3)项目招投标材料；

(4)项目施工材料；

(5)项目监理材料；

(6)项目竣工验收材料。

3、档案规范整理情况：

(1)项目档案管理纳入项目管理程序，列入有关部门和人员的职责范围；

(2)制定完善了项目档案资料管理办法和保管期限表；

(3)建立健全了项目文件材料的收集、整理、保管、利用、保密等各项管理制度；

(4)项目档案须符合国家标准要求。

4、档案保管情况：

(1)有足够面积的档案库房和装具；

(2)档案环境符合防火、防盗、防虫、防潮、防光、防鼠、防尘、防高温等“八防”要求，所需设施设备齐全到位。

5、档案移交情况：

档案的移交、保管符合《省重点建设项目档案管理暂行办法》、《关于加强全市重点档案建设项目档案管理与验收工作的通知》文件要求。项目档案应在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交，同时向同级档案馆移交一套，属城市规划范围内的项目，建设单位还应向所在的城建档案馆或市政档案室报送项目档案。

六、督查要求

（一）提高思想认识，加强组织领导。各重点项目建设单位要进一步提高认识，统一思想，充分认识重点建设项目档案管理工作的积极作用和重要意义，把重点建设项目档案管理工作摆上重要议事日程，切实加强组织领导，针对本单位实际情况，制定完善的制度和相关措施，抽调精干人员组织实施，确保档案工作落到实处。

（二）精心组织实施，务求取得实效。市重点建设项目主管部门和重点建设项目建设单位（业主、项目法人）要按照重点建设项目档案工作要求，强化检查和管理，全面、认真地开展自查自改工作，对发现的问题，必须采取有效措施予以解决，杜绝弄虚作假，确保项目档案工作收集齐全、整理规范、保管安全、移交及时、利用有效。重点建设项目档案工作自查情况。

交通档案年设工作计划篇3

1 顶层策划阶段

项目档案管理人员要时刻关注本单位建设项目动态，一般从年度计划、项目工作简报、新闻报道等渠道可以获得项目进展情况。一要注意及早介入，从项目批复立项后，档案管理人员就要介入，积极与项目管理人员沟通，掌握项目进度；二要注意建立制度，项目启动前，会形成一系列管理制度的汇编，项目档案管理人员要关注档案管理制度，并适时修改完善，使前端控制有章可循。

2 登记备案阶段

项目初步设计完成后，勘察、设计、施工、监理等单位确定后，要及时向当地档案行政管理机构备案，为项目档案管理注射“强心剂”，借助外力加强前端控制。一要注意知悉概况，在项目档案管理登记备案过程中，要掌握项目投资、工期、选址等一系列重要信息，以便有针对性加强管控；二要注意制定计划，要借助监理方力量编制项目档案查验计划，如制定声像档案拍摄计划和措施，有计划地开展前端控制事半功倍。

3 检查指导阶段

施工、监理方进场后，项目档案管理人员要及时协调项目管理人员召开首次会议，明确项目档案形成的大致程序，建立各方工作人员联系通道。一要注意召开交工资料技术交底会议，要明确交工资料的套数、整理标准等要求，并对建设单位执行的标准进行详细培训，并要求各参训人员签字留证；二要注意跟踪指导，项目档案管理人员要定期（每周或每月不等）到施工现场监督施工、监理文件资料积累情况，防止项目进度与文件资料脱节的情况发生，特别是隐蔽工程等验收记录要重点检查。并要跟踪各方资料员工作情况，一旦发现人员流动或更换新人的情况，要及时培训，确保文件资料积累工作不断档。

4 初步审查阶段

项目档案审查一般按项目阶段开展，如桩基工程完工后，要督促施工方、监理方整理文件资料，初步验收审查。一要注意全面审核案卷，在各阶段文件量不大的情况下，力求全部全面清理审查，不留死角；二要注意复查整改问题归零情况，在检查中发现问题要及时书面提出整改要求，直至整改归零、复查后才能通过初步审查。

5 归档验收阶段

归档验收阶段是项目档案成型的关键阶段，各阶段已通过初步审查的文件资料在验收阶段一般来说不会再有太多问题，但仍然要严慎细实地做好把关工作。一要注意竣工图、声像资料等竣工文件的审查，确保竣工图的内容与项目实体相符，形式与归档要求一致，要确保项目声像档案能全面、客观反映项目建设过程并符合归档要求；二要注意借助城建档案馆等专业队伍的力量审查把关，要适时邀请城建档案馆或档案行政管理部门的专家亲临现场审查。一方面，有利于促进移交城建档案馆的档案的进馆进度，另一方面，有利于提高项目档案质量，以更好地服务于项目实体运行。

总之，项目施工建设情况较为复杂，加强前端控制是保证项目档案真实有效的必由之路。只要我们坚持按照上述项目档案前端控制流程中的“五个阶段”开展工作，注意把握“十大要点”，项目档案质量就会有质的提升，定能满足归档要求，并顺利通过归档验收。

交通档案年设工作计划篇4

一、形成及其相对封闭性

国土规划数字档案馆管理对象是国土档案，即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样，形态差异大，质地多样，管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代，在国家信息化策略推动下，国土规划部门开始档案数字化工作，建立数字档案目录，使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初，目录数据库已经完成，全文数据库不断增多，形成了大量的国土档案，相关管理部门开始建设国土档案管理系统，并不断进行改造、升级，形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。近10年来，尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下，数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能，称谓“不同的数字档案馆”。目前，全国范围内，国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求，而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索，对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理，实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式，不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理，而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台，实现了档案利用的电子化、平台化，初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆，通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合，形成了一个开放的数字档案馆生态系统。应该说，从国土档案到国土档案信息管理系统，再到国土规划数字档案馆生态化，是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势，也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而，目前看来，国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统，主要体现在：以管理为主，利用为辅；以系统内部使用为主，公共使用为辅；以土地规划为主，与其他部门的结合有限；以区域内利用为主，全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说，数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理，主要是单位内部国土规划部门使用，面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立，导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生，一是因为数字档案馆建设的时间不长，其功能的完善需要时间；二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃，这在不少单位并没有清晰的概念。因此，需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性，促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”，“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此，国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体，不仅涉及该生态系统的形态结构，而且存在结构要素及其相互之间的关联，以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调，从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。

二、开放性是基本体现

档案馆在社会中是一个独立存在的个体，是社会的一个组成部门，它存在于社会之中，受社会的制约，同时也对社会产生作用，具有社会服务性。档案馆不同于档案室，它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务，而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广，面向社会各个方面，遍及机关、团体、企事业单位和公民个人，④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化，并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源，通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统；该系统以数字档案信息资源为基础，以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台，以用户需求为根本，提供各种信息服务。⑤国家档案局的《数字档案馆建设指南》⑥指出，数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节，便不能称为数字档案馆。基于这种认识，国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆，是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。

1.是自然生态系统基本法则

任何一个自然生态系统都是开放的，有输入和输出，而输入的变化总会引起输出的变化。虽然输出并不是立即变化，有时会延迟，但是决不会赶在输入之前。输出是输入的结果，输入是原因和源头，两者呈现一种动态的平衡。⑦信息生态系统中，信息的生产者、传递者、分解者、消费者与外界环境之间的信息交换，构成了一个信息生态循环。⑧数字档案馆生态系统作为人与其生存环境相互作用而形成的统一复合体，与外界环境有着不断的交流，其自身处于不断输入和输出的循环往复之中，通过信息传递和价值转化不断地与外界进行交流，包括机构、人员之间的相互交流与合作，这是自然生态系统的基本法则。

2.是技术发展的必然产物

20世纪60年代以来，随着全球范围内“第三次浪潮”的兴起，信息技术对档案工作产生了极大的冲击，对数字档案馆的产生和发展产生了重大的驱动作用。近年来，计算机技术、信息处理技术、信息可视化技术、存储技术、网络技术以及web2.0技术、云计算技术的发展，为数字档案馆的建设和发展提供了技术支撑平台。在一定程度上，数字档案馆是现代信息技术发展的产物，也是集成了众多现代技术的复合系统。国土规划数字档案馆生态系统在建设过程中主要依托3S技术、物联网、ArcGIS、WebService等先进技术，这些先进技术在国土规划数字档案馆开发应用，本身就是一个种开放性的体现。同时，这些技术不断更新、升级，早期的国土档案数字化也不断发展成国土规划数字档案馆生态系统，不仅体现了技术的推动作用，也展示了国土规划数字档案馆的开放性。

3.是落实民生政策的必然要求

自2007年党的十七大召开以来，各级政府部门纷纷将民生问题与部门职能相结合，形成了全社会关注民生、重视民生、保障民生、改善民生新局面。国家档案局颁布的《关于加强民生档案工作的意见》提出，要建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。显示了我国在推进政治民主化、打造阳光政府、满足公民信息获取过程中所做出的积极努力，也为进一步发挥档案信息资源社会价值、实现档案信息共享迈出了坚定步伐。国土规划数字档案馆保存有国计民生的重要档案信息。例如，征地文书、土地调查、土地登记、违法占地处理材料等，详细地记录了土地开发利用过程的基本情况。这些信息不仅是确定土地权属的依据，也是征地、处理纠纷的依据，还是土地科学规划利用的依据。从这个角度看，落实民生，也必须将国土规划档案馆设计成一个开放的生态系统。

三、推进实践应用

国土规划数字档案馆生态系统的开放性符合数字档案馆本质与时展潮流，有着坚实的理论基础，也有着广泛的实践应用。

1.应用视角

(1)多目标

不同的使用者，对同一档案信息有不同的使用需求。例如，国土规划数字档案馆的人口信息，可以用作学区规划，也可以用作住房区规划等。档案资源具有多目标的使用特性，从而大幅度地提高了开放国土规划的档案资源的价值。

(2)多内容

国土规划数字档案馆含有丰富的专业化档案信息资源，在开放性的视角下，可以将不同来源、不同载体的档案信息资源进行整合。例如，同一主题下不同载体（纸质和声像）档案进行整合，或透过共同的地理坐标系统将各种不同主题的档案资源套叠，以方便对档案信息的深度挖掘，并逐步形成良好的生态环境。

(3)多途径

国土规划数字档案馆拥有调查、收集、整理的专业档案，是真实、完整、可靠的档案信息资源，为利用土地的不同机构（尤其是政府机构）和个人提供了保障。例如，有关机构进行土地规划、旅游规划、商居土地投入或个人进行土地置换、拆迁补偿等，就可以通过专业数字档案馆的平台进行咨询利用。通过协调“管”与“用”的关系，形成良好的生态平衡。

(4)多范围

公路建设选线、垃圾场选址、工业发展区区位规划等空间选址，均需要利用国土规划数字档案馆生态系统的支持，再配合专业的数据库，整合专家系统，出台建设规划方案，分析各种方案的优缺点，从而使决策的过程更加科学化。国土规划数字档案馆整合了庞大的国土及规划专业档案信息，通过该数字档案馆生态系统不断与外界进行信息交换，有利于未来空间发展。

2.应用重点

(1)与政府部门相结合，实现生态系统的区域开放性

为政府部门规划服务是国土规划数字档案馆生态系统的基本任务。2014年以来，国家发展改革委、国土资源部、环保部和住建部在28个市县开展了“多规合一”试点。⑨随之，其他市县甚至一些省级行政区也陆续提出。究其实质，“多规合一”就是国土规划数字档案馆与政府部门结合，不同的政府机构利用数字档案馆平台，消除原有的市县规划下的自成体系、内容冲突、缺乏衔接协调等问题，以此来提升政府对于土地空间的管控能力，促进国土空间集约、高效、可持续利用和规划管理。国土规划数字档案馆生态系统开放性应用最早体现在政府规划方面。在国土规划数字档案馆建设以前，由于政府部门之间的“信息壁垒”，各种与规划相关的信息无法及时地传送，冲突时有发生。国土规划数字档案馆拥有精准的土地档案信息等资源，通过信息的及时推送，打破了政府部门之间的“信息壁垒”，实现了国土资源与管理机关与政府其他部门之间的信息共享，进而为政府各部门之间搭建起了“桥梁”，形成了节约型的生态系统。

(2)与“智慧城市”相结合，实现生态系统的整体开放性

为“智慧城市”服务是国土规划数字档案馆生态系统功能的拓展。近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了空间库、目录库、图文库三库合一的数字档案馆管理模式。例如，陕西省西安市勘察测绘院建立了规划用地档案管理的GIS系统，科学管理大量征地信息和档案资料⑩；安徽省安庆市城建档案馆通过融合城建档案管理规范、著录规范和GIS技术，研制开发了“可视化城建档案管理系统”；山东省济宁市国土资源局建立的“国土一张图档案管理系统”，实现了国土档案“数、图、文”一体化管理；武汉市国土资源局开发设计了国土规划数字档案馆，初步实现了国土规划数字档案图文一体化查询。随着城镇化进程的加速，我国城市人口激增，交通等问题开始凸显。国土规划数字档案馆为加强城市管理，为“智慧城市”建设提供了框架和基础。“智慧城市”绝不仅仅是实现城市的智能化，还包括人的智慧参与、以人为本、可持续发展等，具有丰富的内涵。国土规划数字档案馆生态系统的整体开放性就是与“智慧城市”建设全面结合，充分展现国土规划数字档案馆生态系统的开放性建设在“智慧城市”建设过程中的重要地位，全面实现档案信息与地理信息、社会信息的融合与共享。例如，与实时路况结合，实现智能交通；与遗产资源结合，实现历史遗产的保护；与旅游资源结合，推动旅游业的发展等。总之，国土规划数字档案馆生态系统与不同行业、系统或空间的结合，创建“互联网+”国土规划数字档案的空间，衍生出基于国土规划数字档案馆生态系统的新平台，从而推动“智慧城市”的发展。

(3)与民生工程相结合，实现生态系统的全面开放性

为民生服务是国土规划数字档案馆生态系统发展的基本要求和最高境界。例如，广州市城市建设档案馆承建的“数字城建档案馆系统”，将科技、文化、医疗、电子商业等领域信息数据库建立互联关系，为丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能，并实现资源共享，为公众提供便捷的服务。从民生角度出发，数字档案馆通过档案信息资源集成系统和档案网站构建档案信息总和服务平台进行数字档案信息资源整合和利用，能够打破馆际界限和“信息壁垒”，集成各类档案信息资源，协同各数字档案馆间业务处理，实行统一认证、统一浏览和统一检索，为用户提供一体化的档案信息服务，体现了国土规划数字档案馆生态系统发展的整体趋势。网络环境下，国土规划数字档案馆生态系统开放性建设与当前各种互联网应用相结合，如公众常用的地图软件、出行租车软件以及团购软件等，通过开发国土规划数字档案馆移动应用或平台，创建国土规划数字档案馆微信公众号等方式，将国土规划数字档案馆中的数字档案信息以立体或平面图及文字形式展现在公众面前，方便公众的日常生活，增强国土数字档案信息资源在公众生活中的影响，激发国土数字档案馆生态系统活力，实现国土规划数字档案馆生态系统的全面开放性。

作者：陈胜 张萍 丁玲 单位：武汉市国土资源和规划信息中心

注释：

①林琼.国土档案数字化建设问题与建议[J].中国土地,2015(7).

②李晓燕,范威,陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化,2013(3).

③金波,汤黎华,何伟祺.数字档案馆生态系统建构[J].档案学通讯,2010(1).

④朱玉媛.档案学基础[M].武汉大学出版社,2008.

⑤倪代川,金波.论数字档案馆生态系统的功能[J].档案学研究,2013(4).

⑥数字档案馆建设指南[EB/OL].⑦蔡晓明.生态系统生态学[M].科学出版社,2000.

⑧蒋录全.信息生态与社会可持续发展[M].图书馆出版社,2003.

⑨“多规合一”：找准方向绘蓝图[EB/OL]

⑩马骏,贾斌.基于GIS的西安市规划用地档案管理系统[J].测绘技术装备,2002(4).

11.安庆市城建档案馆.安庆市可视化城建档案管理系统通过省科技成果鉴定[J].2003(4).

12.李晓燕,范威,陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化,2013(03).

13.“城乡一体化国土规划数字档案馆构建和应用模式研究”项目专家咨询会召[EB/OL]

交通档案年设工作计划篇5

关键词：档案信息化；区域性档案管理平台；构建

1 市、县档案信息化建设工作现状与需求

1.1 档案信息化建设工作现状：随着档案信息化建设的不断深入，各地市都在逐步推进传统载体档案数字化进程，规范电子文件归档、管理与接收工作，但与信息社会日益增长的对档案信息资源的管理、利用需求相比较，档案信息化的建设与发展仍然处于研究探索和初级应用阶段，还存在许多亟待解决的问题。

济源市档案局自2001年购买使用世纪科怡软件，档案馆首先使用网络版开始馆藏档案目录加工，2005年在全市基层单位推广应用世纪科怡单机版。经过一段时间的使用，档案馆积累了一定量的目录数据，基层单位的文档一体化管理有了一定基础。通过对全市档案工作的调查，发现在工作中还出现一些问题：软件推广需要基层单位资金投入，影响和制约了工作开展；基层单位利用单机版软件进行分布式管理，形成了信息孤岛，不能综合利用；电子文件、档案数据移交只能脱机实现，不够方便快捷；世纪科怡软件后续维护升级困难，不能及时在全市范围内统一提升技术水平；各档案管理软件和其他信息管理软件信息交互，集成程度不高；不便于档案局随时掌握基层档案现代化工作进度，对基层单位档案指导、业务检查不能进行预估；不能实现网上办公；电子档案信息数据集中程度低，利用网络对外提供信息服务的程度低，服务面窄，服务手段落后，滞后于现代化管理的步伐等。这种现状远远不能满足当前网络时代信息社会发展的需要，急需有适合的档案信息资源共建共享模式，以推动档案事业持续发展。

1.2 档案信息化建设工作需求：笔者对济源市档案局馆、市直各机关、企事业单位进行了访谈调查，分析汇总了各方面对新形势下档案信息化建设的强烈需求。济源市直各机关、企事业单位档案部门普遍反映电子文件和档案数据安全存储和备份问题需要得到有效解决；档案管理软件应规范统一、全市统筹升级；和市档案局、馆业务上应能直接沟通、衔接，业务交流、咨询应能互动；业务工作申报、电子档案及目录移交应能在线进行；档案信息查询应能通过网络跨单位提供，方便已公开档案信息共享。

档案局馆的同志们也对档案信息化建设提出了要求：应搭建统一的档案工作网络平台，各单位电子文件、档案信息数据应达到区域集中管理、收集、存储备份、利用、移交，并通过档案鉴定、数据划控等满足不同利用者的需求；档案局馆能够在线指导各单位档案工作，审核档案业务，完成业务统计，并通过网络平台通知、公告等。

市信息管理部门认为，档案信息资源是经济社会中一种重要资源，其共建共享程度是社会协调发展的一个重要方面，应克服各基层单位因分布式管理而形成的信息孤岛现象，建立一个功能齐全、运转迅速的档案信息资源共建共享网络，统一系统网络环境，以实现资源利用最大化。

综上所述，在信息化大发展的今天，利用计算机网络技术，进行档案信息资源的整合、集中、管理和提供查询利用，是社会各方面的现实需求，建立市、县区域性档案管理网络平台，成为必然。

2 市、县区域性档案管理平台构建方案

建设市、县档案信息管理网络平台，是档案信息集成、共享和交互的承载物，通过平台可以集合分散的档案信息资源，并为不同用户提供集成的、便利的信息管理和服务环境。平台要求业务集成、数据格式统一、系统整合、资源共享，最大限度地保障在区域内IT资源一次共建，多家共享使用，能够有效避免档案管理应用系统低水平重复建设，解决“信息孤岛”等实际问题。平台还要对档案信息进行科学管理，合理利用，对信息资源进行科学的开放等级鉴定，以便在不同的网络上，或者赋予特定利用者查阅不同档案的权限。根据档案工作需求，结合当前现代化环境，确定市、县构建区域性档案管理网络平台方案。

2.1 依托电子政务网络环境构建。随着电子政务的全面推广应用，各地市政务网网络高速通道已基本搭建完成，网络框架延伸到了各政府机关，安全系数较高，为构建区域性档案信息资源管理应用平台奠定了很好的基础。档案部门要紧紧依托各地市电子政务信息网络平台，充分利用已有的软硬件资源优势，构建档案信息资源管理平台，对市直各机关单位中产生的、对国家和社会具有保存利用价值的电子文件、电子档案等信息，实行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范、安全保密、资源共享，使机关工作人员可以随时通过政务网根据权限调阅、查询公文和档案资料。这样既融入了资源建设大局，又加快了档案信息化建设；既提高了工作效率，又节约了建设成本。

2.2 以档案局馆为中心构建。区域性档案管理网络平台要以各地档案局馆业务和基层档案室业务为核心内容，在“统一软件，统一平台，统一管理，统一标准”的原则下，以档案局馆为中心建设管理平台和数据中心平台。要面向各基层档案馆、各机关和企事业单位，以全宗为单位管理各单位电子文件和各类档案数据，实现非文件和档案信息的在线接收、归档和提供利用，突破目前档案馆、室文件和档案分布式整理、单一提供利用的模式，加快全市电子文件和档案信息资源的整合和统一提供利用。

2.3 建设档案工作基础平台。区域性档案管理平台要成为开放式的档案系统基础支撑平台和全市档案信息资源利用支撑平台。平台要支持分布式业务系统和基层馆分布式系统的扩展，对外部系统提供服务支持，确保数据的交互。系统应提供多元化、细分化的档案利用，其中基层单位对档案采集、整理、鉴定后，提供有针对性的档案开放服务，系统对不同用户类型提供相应的查询利用方案，满足本单位内部工作人员、外单位机关人员、一般群众等不同利用者的利用需求。要把平台建成电子文件统一存储备份的平台、档案开放数据快速、综合利用的平台和档案工作标准、规范统一的平台。

2.4 与档案馆数字内网系统、档案信息门户网站、电子政务网联通。区域性档案管理平台要预留规范接口，能和档案馆数字内网系统、档案信息门户网站、电子政务网等的电子文件和档案信息数据有条件接入转出。当各基层单位的到期档案实物移交进馆时，对应的不档案信息数据可以直接从平台数据库迁移到档案馆内网数据库；平台上的已公开现行文件数据可以定期从平台数据库直接接入档案信息网站数据库；电子政务网上流转的电子文件数据可以转入平台数据库，实现在线移交和接收，确保档案信息能够多渠道、分层次提供给不同利用者。

3 济源市区域性档案管理平台应用实践

3.1 实现馆室一体化管理模式。济源市已有119个部门接入了电子政务办公系统，覆盖了市委、人大、政府、政协、镇办、高校和有关企业，全市大部分立档单位都在其中。建立在政务办公系统上的档案管理平台以全宗为单位管理各单位电子文件和档案数据，各单位使用统一的软件系统，档案业务标准和档案馆接收标准一致，数据格式一致，门类设置一致，档号规则一致，平台设有现行文件专门模块，通过网络在线接收电子文件、档案及其目录，实现机关、企事业单位与综合档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。业务流程如图1：

3.2 实现文档一体化管理模式。平台支持对立档单位的电子文件、数字档案和资料的综合管理，实现了档案管理全过程的信息化处理，包括：分类编码、信息采集、文件归档、移交接收、档案划控、借阅利用、编研等，实现了基层档案室各种门类档案的现代化管理，如图2。基层单位按照各门类档案实物管理的模式同步进行数字档案的管理，平台支持各单位文件收发文登记管理和归档管理，各单位的文件不论发文和收文，一次输录相关信息后，可以直接根据需要在线逻辑归档到相应的档案类目内，实现适时归档，一次录入、多次利用，档案收集、整理、管理、利用、鉴定划控、权限划分、统计、移交等各个环节在网络平台一站式完成，规范了全市档案管理工作，简化了工作程序，充分体现了档案现代化管理高效、便捷、实用的特点。

3.3 实现网上办公功能。区域性档案管理平台在实现档案室的档案数据采集、整理、鉴定划控、档案移交外，还实现档案局馆业务网上办公功能，实现档案局（馆）的网上监督检查、业务指导、工作办理、通知公告，支持单位与档案局馆间、各单位间的在线交流、信息沟通等。

实现在线业务指导。平台专门开辟了档案局馆与档案室、档案室之间的互动沟通平台，档案局能以通知、公告形式信息，通过消息等形式传递意见和建议，远程对基层单位档案工作进行业务指导，帮助基层档案工作人员解决工作中的具体问题，做到业务监督指导的“零距离”、“零延误”。单位间可通过信息交流、消息传送等形式，互相沟通、交流工作过程中的各类问题。

实现在线工作办理、业务统计等功能。档案局可以通过平台进行业务标准规范的，基层单位可以通过平台专门模块，进行档案整理合格证、档案管理规范化认证、档案移交、档案工作人员备案等的申请，档案局馆相关科室根据提交的内容（各类档案的归档文件目录等）进行在线审查，并对部分单位进行实地抽查，这样大大提高了档案工作效率，如图3。系统可以对合格证达标情况等进行某个单位每个年度情况统计和某个年度所有单位的情况统计，切实提高了现代化管理水平，实现区域性的档案业务网上办公，使区域性档案管理平台真正成为全市档案工作的办公平台。

3.4 实现档案信息资源的共建共享。平台统一了系统网络环境，分布式管理、集中式利用，各单位档案信息资源能及时通过网络有效集中，共建整合后的档案资源将成为公共信息资源体系中的重要组成部分，并在允许范围内积极稳妥地对外提供利用，充分发挥档案信息资源的社会价值，既方便服务大众，又提高服务能力。目前，全市已有近100个单位开始使用平台进行档案工作管理，存储数据10万余条， 各乡镇办事处、涉农单位完成了从2004 年以来的非永久档案的原文挂接。

各立档单位通过该平台，不仅可以方便地完成本单位档案数据库的建立，实现档案全过程规范化管理，实现网上数据报送，还可共享利用其他单位的档案信息，达到“资源共享、工作互济”的目的。各基层单位可以对本全宗的档案数据进行划控，划控级别分为完全开放、内部开放、控制、完全控制四级，开放的档案划控后，可以立即在政务平台上提供利用。内部开放的数据只能看到目录，不能看到对应的原文，只有通过申请，由各基层单位审核通过，才能查看，如图4。控制的数据是禁止外单位查看利用的，完全控制的数据是数据。系统提供简单检索、高级检索、全库检索、全文检索多种档案利用方式，既能检索目录，也可以用于对原文内容进行检索，方便了各种类型用户的利用。

交通档案年设工作计划篇6

关键词：高校：档案信息化：总体思路

中图分类号：G271　文献标识码：A　文章编号：1673-8454(2011)21-0025-03

高校档案信息化建设是学校重要的信息资源保障，是高校教育改革的重要组成部分，是进一步提高档案管理和服务水平、实现档案事业跨越式发展的重要环节。随着高校政务信息化、办公自动化和数字化校园建设的不断深入，高校档案信息化建设如何开展，怎样与校园信息化总体建没接轨，是摆在档案工作者面前的新课题，需要我们认真研究与思考。

一、加快档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势

高校档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分，受到国家各级政府的高度重视。2002年国家档案局制定的《全国档案信息化实施纲要》明确了档案信息化建没方向、基本内容和要求；2008年8月，教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》提出“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(窜)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校同建没同步进行”；2009年12月，《辽宁省高等学校档案信息化建设实施纲要》明确提出：“2010年全省高校计算机管理档案的普及率要达到100％”、“2011年各高校必须实现电子档案与纸质档案同步管理网络化”、“到2013年全省高校实现校园网文档一体化”。因此，加快高校档案信息化建设是国家对档案工作的要求，也是高校档案事业发展的必然趋势。

二、高校档案信息化建设现状与分析

1.国内部分高校档案信息化建设现状与分析

笔者采用会议交流、小型座谈、函调、网络查询、通讯联络、实地考察方式对南京大学、上海交通大学、重庆大学、云南大学等国内几十所高校档案信息化建设情况进行了调研与分析，得到了一些有益的启示。

我国高等学校档案信息化建设起步于上世纪80年代末，二十多年来，经过广大档案工作者的不断努力，高校档案信息化建设逐步发展壮大。综观其发展历程，有学者从档案信息管理和提供档案信息服务的角度将其划分为四个阶段：手工操作、计算机辅助档案目录信息管理与应用、档案目录信息的网络化管理与应用、档案全文内容信息的网络化管理与应用。笔者汇总所调研的情况，得到这样的信息：国内部分高校档案信息化建设基本处于档案全文内容信息的网络化管理与应用阶段。以上海交通大学为例，该校于2004年11月就创建了档案信息服务和管理系统，实现了档案馆业务流程处理和服务的全面数字化、网络化。采用综合集成技术，实现了网上预立卷和档案馆信息系统与学校各个部门应用系统的无缝连接，为档案信息资源库建设提供了快捷、高效的整合手段；采用内嵌的可自主控制的网络搜索引擎，实现了在线档案编研和信息功能，促进了档案信息由静态管理向动态管理、被动服务向主动服务、分散管理向系统管理的转化；提供了自定义查询、全文信息查询功能，实现了跨门类、跨年度、跨载体等全方位的档案信息查询和利用。从而进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的作用和地位，促进高校档案事业跨越式发展。

通过调研与分析，我们把档案信息化建设成效突出学校的共同特点归纳为：领导重视、观念更新――学校领导把档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划，并保持同步发展：基础扎实、队伍有力――不管是列入国家、省市计划的项目，还是本单位纳入规划的项目，按照分步实施的原则，在保证一期基础建设的同时，为后续建设提供了资金保障，同时有一支档案信息化建设的专业队伍，具备进行信息化建设所需要的技术知识和专业能力，备足了后期发展的力量。

2.笔者所在学校档案信息化建设现状分析

笔者所在学校档案信息化建设起步于2001年。由于历史的原因，档案分类经历了由大流水改为实体分类的过程，即合校前三所院校及校部形成的老全宗档案采用的是大流水，合校后按照原国家教委的要求，实行档案实体分类与管理。早期的工作集中在案卷、文件目录级信息录入。2005年以来，在“利用优先、分期实施、确保质量、有序推进”的原则指导下，馆藏档案全文数字化开始起步，重点是对文书档案中重要的、易损毁的、永久保管的档案及照片档案实行图片扫描、上传。总体来看，学校档案信息化建设处于第三发展阶段的水平。事实上，目前高等学校档案信息化建设十分不平衡，全国几百所高校中，档案信息化建设水平与笔者所在学校情况类似的不在少数，基于此，笔者结合开展档案信息化建设的实践与切身体会，对加快高校档案信息化建设总体思路进行研究探讨。

三、加快高校档案信息化建设的总体思路

高校档案信息化建设要遵循“文档一体化、归档双轨制、确保网络安全”的基本原则，以校园信息化建设为契机，整合档案资源，逐步实现档案资源数字化、信息管理标准化、利用服务网络化、管理工作自动化。其主要任务与实施步骤为：

1.档案信息化基础设施建设

应用系统软件建设：配置管理软件，包括文档一体化、馆藏数字化、档案信息管理、数据存储迁移转换及备份、网络服务等系统软件。

硬件基础设施建设：档案信息化建设应用系统软件的运行依托于相应的配套硬件设备，因此需要配置高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。同时学校在校园信息化建设规划中，注重解决好为档案管理系统预留相应终端接口，或进行相应的多个系统功能集成等问题。

2.档案信息资源建设

(1)电子文档收集与管理

文档一体化系统建设：文档一体化是一个建立在校园办公自动化前提下的整体性工作。有了办公自动化的基础，便可以在文件产生、利用等工作过程后根据要求将电子文件通过逻辑归档的方式自动归入档案馆，通过物理归档的方式将电子文件赖以生存的系统平台、软件系统或者应用系统同时归人。

集成接口系统建设：在归档单位的业务系统和档案信息管理系统之间开发专门的接口程序，实现电子文件的网上归档。在归档过程中电子文件的数据格式、存储方式等需要根据档案馆的系统管理要求做必要的格式转化，以确保电子文件能够从业务系统迁移到档案管理系统。

介质归档系统建设：介质归档是将归档单位形成的电子文件拷贝到磁盘、光盘、移动硬盘等磁介质或光介质，通过人工送交档案馆的一种归档方式。介质归档一般分为目录管理方式和原文管理方式，因此在档案信息系统中应当建立归档介质目录与电子文件目录管理系统，同时建立文件目录与全文的关联。

(2)馆藏档案数字化

馆藏档案数字化包括把馆藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理，转变为文本、图

像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览。实际工作中，需要配置全文内容、照片档案扫描处理系统软件及相应的仪器设备，为全文登录及全文检索服务做好前期准备。

(3)档案网站建设

档案网站建设是档案信息资源建设的重要内容之一，通过网站建设，我们可以有计划地上载可开放档案信息，为学校和社会提供网上信息查询与利用，进一步发挥档案信息资源服务于学校与社会的作用。从另一个角度讲，档案网站建设又是丰富馆藏资源的重要途径之一，它为我们拓宽了档案信息收集渠道，我们可以通过网络下载具有保存价值、对实际工作有指导意义的相关信息，从而使馆藏资源更加丰富。

3.档案信息化标准规范建设

制订相关的标准与制度。根据国家、省、市等关于档案信息化建设标准和规范制订学校电子信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使之逐步纳入法制化建设的轨道。

提出归档电子文件存储要求。收集、接受的电子文件与归档的纸质文件内容一致、版式一致；应用通用工具形成的电子文件收集时应注明电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息：应用非通用工具形成的电子文件，收集时应转换为通用的文字存储格式。

4.档案信息安全保障体系建设

(1)加强档案信息系统管理，确保档案数据库安全。

(2)加强对电子文件归档工作的监督与指导，保证所归档电子文件具有真实性、完整性、有效性和可读性。

(3)档案管理系统所采用的局域网要切实与外网实行物理隔离，确保档案信息的安全。

5.档案信息化建设的保障措施

(1)做好宣传

档案馆要利用一切可以利用的条件主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作，除了印发相关文件外，还要具体将其应归档电子文件范围及时公布，提高全员对档案信息化建设的认识。

(2)加强指导、检查与监督

档案馆要在学校信息化建设领导小组的领导下，起草和制定档案信息化建设规范和标准，每年在布置、检查归档工作中强调电子档案与纸质档案同时归档。并对归档工作及时总结、通报。

(3)加强培训工作

首先要建立健全学校档案工作网络，加强对兼职档案员的业务培训，使其更好地履行岗位职责。其次，对于档案馆而言，要采取引进和培养并重的措施，加强人才队伍建设：一是认真做好专职档案人员的知识更新和技能拓展，加强计算机及信息化基础知识与技术应用能力的学习与培训；二是重视计算机人才的配备，并对其进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地开展档案信息化工作。

四、高校档案信息化建设带给我们的启示

1.转变观念是高校档案信息化建设的重要前提

档案信息化建设是档案工作进行管理变革、流程优化和业务规范的过程，更是人才培养、观念更新、服务创新的过程。档案管理服务的创新模式要求我们利用计算机技术提高档案管理的自动化、运用现代管理理念促进档案工作的现代化、凭借网络技术促成档案信息资源的整合与共享，这些都要依托于档案信息化建设，因此，需要我们转变观念，树立现代意识，尽快搭建档案信息化建设的平台。

2.高校档案信息化建设必须与学校办公自动化建设同步

高校档案信息化建设离不开校园信息化建设的大背景，因此高校档案信息化建设必须纳入学校信息化建设的总体规划，与学校办公自动化同步发展，依托校园网与之共同实行监管和维护，这样可以避免重复建设，同时解决电子文件与电子档案的无缝连接过渡问题。

3.档案信息化建设必须坚持实事求是、分步实施的基本原则

档案信息化建设是一个系统工程、持久工程，我们要结合学校的实际，全面规划、长期投入、实事求是、分步实施，才。能促进高校档案信息化建设持续发展。

参考文献：

[1]上海交通大学数字档案馆网站我校档案管理信息系统通过上海市档案局组织的鉴定，档案文博工作简报(7)

[2]薛四新，彭荣，陈永生档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006.1.

交通档案年设工作计划篇7

【关键词】科技档案管理；信息化建设

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。这就是科技档案管理信息化建设的属性。进入21世纪以来，由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，是每一位档案工作者义不容辞的职责。

一、科技档案在信息化建设中的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。

对于一个企业来说，研发能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，科技档案信息化管理势在必行。

所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高企业的生产能力和经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。

同样，交通运输企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息，为交通运输企业的生产、经营、研发和领导决策服务，已成为交通运输企业信息化建设的核心环节。交通运输企业的科技档案信息化建设，将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平，建设成具有行业特色的专题数据库，这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是系统工程

交通运输企业一般设置科技信息管理部门，这个部门的主要职责是：根据本企业生产、经营和发展需要，开展科技工作，解决实际问题，推动交通运输网络技术进步与信息化；运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段，提高本企业科学管理水平。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划（资金）管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等。二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等。三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等。四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等。五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等。六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等。七是负责科技统计工作。八是责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，交通运输企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，（下转第125页）（上接第98页）笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是交通运输企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。

交通运输企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作（当然包括科技档案管理）的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。

推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实F不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、实现科技档案现代化管理

（一）科技计划管理系统。以潮州市交通运输工程质量监督站为例，科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构（BAS），应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

（二）计量管理系统。计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

（三）全质及标准化管理系统。全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。

（四）科技成果和专利管理。科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

（五）科技统计系统。统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以计量化进行管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

交通档案年设工作计划篇8

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。

2城建档案工作现状分析

目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。

湖南省株洲市城建档案馆(城建档案管理处)2004年晋升为“国家一级城建档案馆”;县级城建档案馆(室)在各级领导的高度重视和支持下逐步发展壮大。醴陵市2006晋升为省一级城建档案馆,攸县设立专门的城建档案馆,株洲县、茶陵县、炎陵县等建设局设立了专门的档案室。无论是人员配置、库房建设都相应的增加和扩大,整个县(市)馆藏由原来的几千卷上升到3万余卷。

我国已进入全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会的新阶段,各地各部门正全面落实科学发展观,统筹城乡发展,开展社会主义新农村建设,推进城镇化进程,在这种形势下,城市建设事业将获得前所未有的发展,对城建档案工作提出了更高的要求。城建档案工作面临新挑战,出现了新的问题和不足:城建档案的服务效能有待提高;地下管线工程档案管理滞后;信息化、数字化建设步子不大,建设档案工作仍然停留在“收集保管型”,没有实现向“信息服务型”的根本转变。

3创新工作机制,积极为城市建设和经济发展服务

挑战意味着机遇,问题就是机会。我们必须抓住机遇,解放思想,与时俱进,创造性地开展工作,建立城建档案信息资源主动服务工作机制,把城建档案工作推向新境界,使之在社会主义和谐社会建设中取得突破性进展。立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,努力创新城建档案工作机制,积极为城市建设和经济发展服务,我认为应做好以下几点:

3.1抓好重大建设项目档案工作,加强对重要数据的收集,将城建档案馆(室)建设成为城市建设重要数据的备份中心。

积极实施重大建设项目档案工作全过程管理,即以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门、城建档案部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后稽查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。国家对城市防灾抗灾,应对突发事件和反恐怖等工作十分重视,各城建档案馆(室)应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件,一是做好重要工程包括重要建设、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,做好重点档案的备份和安全保管,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制;三是加强对重要工程档案的研究分析,为制定应急预案和抢救方案提供及时准确的服务。

株洲市城建档案馆在抓好重大项目档案工作方面取得了一定的成效。通过加大业务指导工作力度,工作人员经常性地深入施工现场,跟踪服务,及时介入,多方协调,进行业务指导,确保了资料收集的完整性和及时性。2001年至2006年,全市共办理竣工验收备案项目1591项,重点工程210项左右,仅2005、2006年共收集重点工程档案约4000卷。6年来新增入库档案约38000卷,为全市城市建设发展做出了一定的贡献。

3.2加强地下管线工程档案的收集管理,将城建档案馆(室)建设成为本地区地下管线工程档案信息中心。

地下管线是城市的生命线。2005年建设部136号令颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》。各级建设部门要建立配套政策措施,纳入行政审批环节,把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等,纳入规划管理、施工管理、备案管理相关环节,建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,保证各类地下管线档案信息及时移交,借助计算机、网络技术等现代化管理手段,建立城市地下管线信息管理系统,为城市建设提供高效优质服务。

2004年,长沙市城建档案馆通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,通过行政执法和地下管线工程档案业务指导以及检查督促,推动了地下管线工程档案工作全面发展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃气、通信、电力等专业管线工程档案都做到了业务指导到位、档案编制规范、收集工作有力、报送移交及时;2005年至2008年共接收各类管线工程档案4000多卷;并根据城市隧道工程、轻轨工程的发展,适时跟进,出台了一系列规范文件,主动提供优质服务。特别是在地下管线档案信息中心建设方面,长沙馆自2006年以来,通过市财政投入3370多万元,完成了“长沙市地下管线信息化工程(一期)”,实现了地下管线信息的动态管理,把长沙市城建档案馆打造成了城市规划、建设和管理以及长沙市经济社会数字化发展的基础工作平台,充分展示了城建档案工作在城市建设和经济发展的作用。

3.3推进城建档案工作信息化,实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。

当前我国信息化建设正在进行战略转型,即从信息技术阶段转向信息资源阶段,从基础设施建设阶段转向深入应用阶段,从数量建设阶段转向质量建设阶段,从粗放配置阶段转向集约经营阶段。档案是国家的基础性原生性信息资源,档案部门是信息资源大户,档案工作从本质上来说就是信息化工作,面对国家信息工作战略转型,档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路,把重点转移到加快档案信息化资源建设,发挥档案信息资源的重要作用上来。

当前多数城市采用计算机管理系统对城建档案进行管理,不少城市开设了局域网,有的开始建设数字化城建档案馆,但各地发展极不均衡,距离社会主义和谐社会对“信息化服务”的要求甚远。各城建档案部门一定要认清形势,居安思危,积极应对,国家档案局、国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题和16个试点单位,其中沈阳市房地产档案馆与另外两家单位联合承担“档案信息资源社会化服务”的试点任务,要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发、提供社会化服务等方面工作进行探索实践、总结归纳。各城建档案部门应主动融入对接全国档案信息化工作,努力把城建档案馆(室)建设成为本地区建设信息资料中心。“十五”期间,株洲市城建档案馆先后投资60余万元,用于声像设备和计算机信息化建设。安装了局域网,开发了“城建档案信息系统”,建立了株洲市城建档案信息网站,逐步实现了城建档案收集、管理、利用、统计的现代化,结束了手工操作和人工查阅的历史。建馆以来,共接待查阅利用者36980人(次)、查阅档案35019卷,复制资料50000余份,为城市建设、重点工程建设提供了大量的基础资料,也为全市各行各业及人民群众改扩工程、解决纠纷、补办手续、史志修编、新闻宣传等提供了大量服务,创造了可观的经济效益和社会效益。

3.4抓好村镇建设档案工作,为社会主义新农村建设服务。

总理在今年的《政府工作报告》中提出,要切实把国家基础实施建设和社会事业发展的重点转向农村,大力加强农村基础设施建设,加快农村水利、道路、电网、通信、安全饮水、沼气等设施建设,集中力量用两到三年时间基本完成全国大中型和重点小型病险水库改造。各地建设规划部门必须加强与档案、民政、农业等部门的合作,将村镇建设工程档案管理纳入三农工作、村镇建档工作,进一步纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序,保证村镇建设档案的收集、保管和开发利用。

对株洲市各县(市)村镇建设档案工作来说,一是要进一步建立健全工作机构,提高工作人员素质。特别是在镇一级,一定要指定专人负责,目前镇域规划建设发展很快,建设档案工作要跟上新农村建设步伐,不能留下空白。二是要进一步加大投入,提高硬件配置,落实工作场地和档案保管库房,配备必要的工作设备设施,改善技术工作条件。三是要进一步争取领导重视,努力用好地方政策,以有为争有位,不断打开工作局面。四是要进一步营造城建档案工作一盘棋的工作氛围,加强市、区县(市)、镇建设档案工作联动,建立信息员队伍和工作网络,开展业务培训,加强横向交流,增强建设档案工作为社会主义新农村建设服务的整体实力和成效。

做好城建档案工作,服务和谐社会,是我们每个档案人应尽的职责。认认真真工作,踏踏实实做人,敢于创新,城建档案事业正如这五月石榴花一样,将会绽放出艳丽夺目之彩!

参考文献:

[1]求真实务,开拓创新,全面抓好中小城市建设档案工作——建设部办公室主任李秉仁在全国中小城市建设档案工作座谈会上的讲话.2006-11.

摘要:本文立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,提出城建档案工作为和谐社会建设服务的新思路。要解放思想,转变观念,建立城建档案信息资源主动服务工作机制。重点抓好村镇建设档案工作、重大建设项目档案工作、地下管线档案工作,推进城乡建设档案工作信息化。