高校档案管理论文范文

高校档案管理论文篇1

【关键词】民族地区；高校；档案管理

随着中国高等教育的迅速发展，学生人数激增，并且由于网络技术的普及，以及学生毕业后的弹性就业等一系列问题，这对高校档案管理工作提出了更高的要求，对工作人员来说，也是一种新的挑战。高校领导应该高度重视，努力提高档案管理的水平，更好地发挥档案信息服务的功能，不断开创档案管理工作新局面，以适应社会主义现代化建设的需要。

一、民族地区高校档案管理工作存在的问题

（一）从业人员素质低

目前，民族地区高校档案管理的工作人员普遍素质不高，大多数以前都不是学档案管理的，没有高学历，对自身工作的认识也不够，有“做一天和尚撞一天钟”的思想，缺乏学习本职工作的积极性，创新更无从谈起。有的工作人员就是高校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匮乏，同外界交流也少，没有见识，档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续，相对比较呆板，没有活力，领导也不是很重视，导致高校档案管理工作停滞不前，阻碍了高校档案事业的发展。[1]

（二）基础设施有等完善，管理混乱

由于高校工作人员对档案管理认识不同，看法片面，在实际管理工作中往往被冷谈或忽视。开展工作的经费就是那一点死工资，调动不了一线工作人员的积极性。档案部门的领导在高校权力也不大，申请一个最新档案管理的软件或组织工作人员外出学习的报告递交上去往往是高层领导一托再托，一年半载没有回音，久而久之，档案管理工作地变成了没有行政能力的行政办公室。没有配套的设备，电脑不是现代化的电脑，更有甚者，有的电脑是别的院系用过了的旧电脑，经过设备科维修了的。档案工作平常也不是很紧张，忙的时候工作人员深夜都加班加点，导致档案管理工作漏洞百出，经不起社会的检验。好的工作人员把这个岗位作为一个跳板，有比这好的工作就跳槽了或直接考研深造去了，使得一些档案管理的经验和技术白白流失。总之，民族地区高校档案工作技术和设备的落后，又缺乏外在压力和内在的推力，档案管理处于乏力状态。[2]

（三）档案材料收集欠全面，诚信度不高

目前民族地区的高校档案无非是学生档案，科研档案等，而这些档案主要是各院系上报而来，经过的环节多，流程杂，难免失真，而档案管理工作人员也不可能去跟踪调查，因此大多数档案材料的内容都是按照当事人的意志而收集，“报喜不报忧”，有个别污点也能轻松抹去，供用人单位参考的价值不大，导致了当今用人单位只看能力，不看档案的现象，既使档案拿来了用人单位也只是走马观花随使翻阅一遍，走走过场而已；毕业生自己弃档的也比比皆是，有的甚至毕业几年了，档案还未提走，这给工作人员保存档案带来了一定的压力。[3]

（四）缺乏档案保护意识，没有真正发挥档案管理的作用

档案保护是一项非常细致的工作，要定期检查，随时反省，防患于未然，要深深地知道自己的一个疏忽将会给社会带来的危害及其无法换回的损失。而目前高校档案管理工作人员的工作比较被动，没有按规章制度办事，缺乏档案保护意识。也就是你自己不来理顺，我不会太多管理，也没有一个明确的档案管理责任人，出问题了相互推托，界限不清。对于档案的质量、数量，工作人员感到一片茫然。[4]由于档案管理现代化，档案管理多采用光盘，磁盘等现代化手段，而这些材料对紫外线、阳光都很敏感，应定期复制，延长电子文件的寿命，而真正做到这些实质性的工作的比较少。高校档案管理应真正为教学、科研及社会服务，在实际中笔者发现档案真正发挥的作用并不大。

二、搞好民族地区高校档案管理工作的对象

（一）提高工作人员素质，加强档案队伍建设

对高校现有的档案管理工作人员，应定期培训，不断学习，加大对计算机方面的知识培训力度，同时不可忽视思想政治方面的教育，提高综合素质，了解档案专业的最新发展动态等。今后对新进来的人员应严格考核制度，不是学本专业的坚决不予录用，把住人才进口关。校领导应高度重视，不要象以前那样把档案室归属于某个部门的附属机构，应直接在校领导的领导之下开展工作。对所有工作人员应实行一年一考核，对于不合格者下岗或待岗，引入竞争机制，打破原有的干与不干一个样，干多干少一个样的局面。档案工作是一项长期实践经验的积累的过程，因此，对于优秀的员工或受岗敬业的员工，应大力表彰，并适当给予精神奖劢和物质奖劢，稳定档案工作队伍。

（二）完善档案管理工作制度，实行管理的规范化

高校档案管理工作人员及其领导应经常学习《中华人民共和国档案法》，用国家法律法规规范自己的行为，约束自己的一举一动，并规定每周工作例会后集体学习一次《档案法》，杜绝请假。针对高校档案来源的渠道多的特点，工作人员应及时调查理顺，各院系要划分明确的责任人，档案每到一个地方都要求经手人签字划押，严防作弊，保证档案的真实可靠性。高校内部应制定一些制度措施，如《高校档案管理工作制度》、《保管制度》、《移交制度》、《工作人员职责》等，用法律和制度规范每个人的工作，实行规范化的管理，确保档案管理工作开展有序。[5]

（三）加强档案部门的基础设施建设

近几年，民族地区高校受到党中央、国务院的高度重视，对民族地区的教育投入的经费比重很大，校领导应借此时机，不断提高档案馆的硬件建设，改善库房保管条件，增添现代化的计算机设备，保障档案馆的资金投入，把档案馆的建设提高到一个新的水平，这必将使高校的档案事业再上一个新的台阶。[6]

（四）档案管理、专业技术人才应与时俱进

在当今市场经济条件下，大学生就业呈多元化、弹性化态势，社会上的各行各业都在走向正轨和完善，迫使高校档案管理应适应时展的需要，建立符合当今时代特色的档案信息服务新体系，其目的是充分利用档案资料为高校的管理、教学、科研而服务，同时也为社会上的各个用人单位提供一个真实的依据。对于档案管理工作人员来说，要作到这些，没有良好的道德素质和一定的计算机功底是不能胜任此工作的。这就要求工作人员很轻松的掌握档案材料的收集、分类、编排、归档、保护等多个环节的操作流程，同时又要不断学习新的专业知识和理论，补充新的管理思想和方法，还要学习现代计算机知识，掌握办公自动化、网络化、计算机病毒防范等高科技技术，提高工作效率和服务水平。根据当今时代的特点，用户的需求要求方便快捷等特征，档案部门应充分利用现代化的网络技术及数据库和多媒体等手段，能为用户提供最好、最快、最优质、最满意的服务。高校也要根据自身改革的需要和社会各个阶层的需要，档案管理工作人员应把那些分散的或零星的信息尽可能最大限度的予以整合，把它变成系统的、集中的、处于动态的档案信息，并拓宽信息交流渠道，扩大信息的交流量，更好地为学校科研服务，为社会经济建设服务。[7]

三、结语

档案资料是社会交流的重要渠道，在这瞬息万变的信息时代，没有先进的管理技术和科学的管理方法是行不通的。民族地区高校要提高自身的核心竞争力，不可忽略档案资料的辅助作用。作为一名档案管理工作人员，应本着对过去、现在和将来负责任的态度，做好自己的本职工作。但现实终究是残酷的，面对犯罪分子、电脑黑客的病毒攻击，档案管理工作任重而道远，我们应不断探索，寻求解决问题的有效途径。“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”。

参考文献

[1]李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策[J].云南档案，2007，（3）．

[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运，2006，（2）.

[3]李敏玲.大学生人事档案、诚信档案问题与对策[J].兰台世界，2007，（4）．

[4]刘巧元.浅谈职业学校档案资料的保护与利用[J].科技咨询导报，2007,（14）．

[5]谢开明，叶方莲.浅谈高校的档案管理[J].安康师专学报，2005，（2）．

[6]王珊，李红洗.河北省高校档案管理瓶领及突破[J].兰台世界，2005，（1）．

高校档案管理论文篇2

要想有创新行为首先要有创新意识，思路决定出路，档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。

2、档案管理工作模式的创新是基础

档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化，一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。要加强计算机档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，进一步合理有效利用。只有这样，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。[3档案管理工作机制的创新是关键

要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，重要的是要有管理机制的创新。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案工作的良性发展。还要加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。

4运用档案管理的现代手段，科技兴档

信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。要努力实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理

走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

5人才资源的创新

要树立人才资源是第一资源的思想，针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

总之，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，做到人无我有，人有我优，人优我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案事业的持续快速发展。

参考文献

[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2002

[2]周曙东.电子商务概论[M].南京：东南大学出版社，2002

【论文关键词】高校;档案工作;档案管理;管理创新

高校档案管理论文篇3

关键词：高校、房产档案、信息化

高校房产管理是高等学校的房管部门对学校房屋财产、教职工住房以及与之相关一系列事务进行的管理工作，是高校管理机构的重要组成部分。而档案是很重要的信息资源，在高校中，作为档案众多门类中的房产档案，是学校房产管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房产历史记录，是房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。随着计算机在高校管理中的普遍应用，如何将现代信息处理技术与房产档案管理相结合，提高房产档案的利用价值，已经成为目前迫切需要解决的问题。

1．在高校建立房产档案信息化管理的困难

1．1领导重视不足

重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。

1．2技术手段落后

目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。

1．3档案管理人员专业素质不高

目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。

2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设

2．1提高对档案管理信息化建设的认识

要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。

2．2推进房产档案馆数字化进程

实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。

2．3完善房产档案信息归集、检索系统

为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。

2．4建立准确的房地产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。

2．5提高管理人员的综合素质

档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

3．小结

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。

参考资料：

[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．

[2]周长华，吴小军．高校档案管理网络化建设[J]．扬州大学学报(高教研究版)，2004，8(6)．

[3]郭晓光．房产处分和权属登记[J]．理论与实践，2004，(3)．

高校档案管理论文篇4

【关键词】档案管理；政治素质；业务素质

同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”。在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中运用问题，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率[1]。为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，谈几点看法：

一、首先提高对档案工作重要性的认识

必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展[2]。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设，以促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，要使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持。

二、提高高校档案管理水平必须建章、立制，依法治档

建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档。努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实可靠性。真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关,才能确保档案的质量。

三、努力加强档案管理人员的自身建设

1.要提高档案管理工作人员的业务素质。档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。当前我国高校档案部门人员素质基本上存在着平均学历较一般单位档案馆人员要高，但取得档案专业学历者少。由于身处高校，近水楼台先得月，高校档案人员通过在高校内部进修取得较高学历比其他单位的档案工作人员要容易得多。从整体上看，档案管理工作人员平均学历不低，但现有高校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，通常不足四分之一。大多数人对计算机及其网络技术、英语、文史、摄影等知识的掌握尚嫌不足。我们知道，档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律、性质、原则、特点。高校档案管理水平的提高关键是要形成一支高素质的专业队伍。为此，要补充计算机和现代信息技术专业人才。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训，适当安排脱产进修。建立人才培养、使用和管理的新机制。在配备档案人员时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例。要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习，并与工作实绩一起进行考核。档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识，学习有关电子计算机等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，不断提高档案管理的现代化水平，逐步加强档案的规范化管理。同时，档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。

2.加强高校档案工作人员的职业道德教育。职业道德是指人们从事社会职业、履行职责过程中，在思想和行为上应遵循的原则和规范。它是依靠社会舆论和人们内心信念以及传统习惯来维持的。档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，以满腔热情接待好每一位用户，使用户高兴而来，满意而归。

四、实施科技兴档，提高档案工作的整体水平，是新时期档案工作者需要注重解决的新课题

档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，可以大大地方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全。从而更好地提高档案的服务水平。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为学校和社会提供有效服务的校档案馆。档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。高校档案馆不仅要收集校内档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟院校的信息资源进行加工利用。不但各高校档案馆之间相互协作，而且也需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代高校档案工作的社会功能和高校档案事业的发展规模。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。

五、加强档案馆的安全管理，杜绝事故隐患的发生

1.提高档案人员的安全防范意识。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。安全使用这些设备也是档案馆管理工作的一项重要任务。要时时进行防火安全教育,警钟长鸣。，建立严格的规章制度,领导人分工主管，保卫科具体落实安全保卫工作。各科室设一名安全员，负责日常安全工作。严格实行总控制室值班制度，对档案库房实行24小时监控。

2.杜绝火灾隐患。每库必备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效。全馆禁止吸烟。做到人走断电，切断库内电源。定期检查电气设备线路安全使用情况，做到及时维修，确保安全运转。加强对库房建设要求，加大消防设备设置和更新力度，对原有的消防报警及控制系统进行现代化改造，增强防火灭火的能力。在库房内设有烟感、温感探头，并与总控制室主计算机相连，实现人工处理和自动处理均可的能力。要采用气体灭火的形式，以免因采用水或干粉灭火对档案产生破坏作用。

六、科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化

科学储藏保护，防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度是降温、除湿、防霉的最好方法。每个库房内应设有两处温湿传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施二十四小时监控。雨季，在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库内霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气(包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体)。保证档案的完整与安全。

综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新。使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。

【参考文献】

[1]高强.浙江教育学院学报[J]．2005，(4)．

高校档案管理论文篇5

(一)存在问题

1．思维观念脱节长期以来，社会上普遍认为人力资源管理重“事”不重“人”，档案管理极少对外界宣传，加上单位忽视了对档案人员的培训与教育，致使其档案意识不强，档案管理水平不高。思想与态度决定行动，观念与时代的脱节带来的是行动短板。进入信息化社会以来，环境与市场需求发生了巨大变化，多元化的用人机制在高校开启了探索之路，服务与竞争意识成为市场制胜的法宝，因此，转变思路、更新观念、适应形势的要求成为必然。

2．知识结构单一受知识水平和技术能力的影响，档案管理人员工作只会进行简单的抄写、编排和装订，无法胜任知识经济时代的发展要求。高校普遍存在档案管理水平低、手工操作及效率低下的问题，专业人员知识老化、结构单一、学历水平虚高及性别结构失调等导致档案管理人才缺乏，他们驾驭信息的能力仅停留于信息收集、鉴别、整理的初级阶段，精通人事管理又擅长信息技术的人员匮乏。

(二)改进路径

1．更新观念，提高服务质量认清形势，更新观念，树立人力资源新观念，树立用户至上的理念。高校必须自觉增强档案意识和强化服务的理念，用高标准的服务水平、高起点的服务意识和高层次的服务质量，全心全意为人民服务。主动适应动态服务，拓展利用服务渠道，开发人才信息资源，化被动服务为主动服务、静态服务为动态服务。创新服务水平，提升服务质量，实现资源共享。加强高校人事档案管理人员的忧患意识、竞争意识、科技化意识、网络管理和法律意识，使其站在更高层次的角度，从繁琐的手工查档向数字化查档服务转变，坚持科学发展观，强化标准化意识，服务现实社会。

2．树立人本理念，发挥最佳效能树立人本理念，注重机制创新，从控制向服务转变;注重规范管理，从感性向理性转变;树立法治理念，提高管理成效，切忌简单而为和感情用事;注重整体效应，树立绩效理念;注重对人才的开发和利用，做到人尽其才，发挥最佳效能。坚持以人为本，努力实现个人的自身价值。打造人文化管理机制，创新人事管理改革和建设思路，建立科学的考核评价机制和有效的激励与竞争机制，实现传统向现代人力资源管理的转变。

3．创新思维，提升素质首先要在观念上创新，档案信息资源的创新，关键在于人才，必须建立一支政治素养强、专业化水平高的档案管理队伍。这就必须要强化三种素质，即政治理论素质、业务知识素质和科学文化素质，努力提高人事档案管理人员的政治思想水平，提高人事档案管理者的业务素质。高校人事档案管理者除了具备档案管理的专业水平，还要具备相关的计算机及互联网操作技能，提高档案管理人员的预测能力，为领导实行科学决策提供强有力的依据。组织定期和不定期、系统和专项的岗位业务培训，进一步提高人事档案管理人员的综合素质，包括理论知识素质、心理素质、业务素质，在信息化条件下，要提高档案管理的水平，必须提高管理人员的专业技术水平，不断加深、拓展专业知识的广度和深度，掌握现代信息技术，熟练运用计算机技术，掌握分析处理技术，编制有关软件。高校应加大高层次统计人才的培养力度，造就一批既熟悉业务知识又懂得计算机管理技术的复合型人才，以适应新时期对高校人事档案管理的新要求。

二、管理机制急需科学发展

应尽可能满足用户对信息的需求，建立以岗位管理为核心的管理体系，实行人事档案的社会化开放式管理，积极实行人性化的柔性管理。由“以工作为中心”的刚性管理向“以人为中心”的柔性管理转变，是高校人事档案管理行业的一场革命，要实施柔性管理，就要把提高素质作为柔性管理的必备条件，从而达到柔性与刚性管理有机结合、宽严相济。

(一)存在问题

1．管理意识滞后人事档案管理制度相对落后，人事档案管理方式和手段相对落后，对管理信息化的重要性认识不足，尤其对于信息化管理的重要性认识不足，这就导致了高校开发管理信息系统的技术相对落后，大多是重管理，轻服务，管理水平不高。

2．信息资源管理分散目前，各高校人事档案信息系统之间交叉少，还处于各自为战的状态，难以形成合力，加上人才流动日趋频繁，影响人事档案的完整性，人事档案信息难以实现资源共享，无法有效实行人力资源优化配置。

(二)改进路径

1．创新服务，转换角色需求决定服务。实现高校人事档案管理的标准化、规范化，建立科学的考核评价机制，就必须转变高校人力资源档案管理理念，从守门员向知识导航员与信息咨询专家转换，从信息文献提供者向信息组织管理专家转换，档案管理员应教授和训练用户如何在信息高速公路上辨别方向，适应对人事档案信息的各项需求，将传统的管理模式与现代的信息技术相结合，建立人事档案信息数字化，充分发挥人事档案信息的利用价值，实现资源共享，为高校档案管理现代化提供强有力的服务支撑。

2．刚柔相济，科学发展柔性管理的本质是一种“以人为中心”的管理，采用非强制方式和手段，在人们心目中产生一种潜在的说服力，从而把组织意志转变为人们的自觉行动，它强调的是在尊重人、重视人、理解人的基础上用好人、管好人，因此，它更多的是对管理对象信赖的一种管理。柔性管理并非是对刚性管理的否定，柔性管理是在刚性管理的基础上的发展与升华，二者之间存在着继承与发展的内在联系，没有刚性管理的档案行业必然遭致混乱，柔性管理不虚无，它需要真正的柔性制度与其配套实施，实施柔性管理，必须坚持刚柔相济，才能相得益彰、相互促进。人事档案管理工作是一种奉献性很强的服务性工作，这就要求管理者必须具有强烈的事业心和责任感，以平易近人的服务态度对待用户，并与之进行友好沟通，体现服务至上的理念，保证档案服务更具针对性、特色性、实用性。统计有助于实现高校人事档案管理的专业化，为学校人事决策提供科学保障和依据，保证“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段实现信息化，加快信息化建设步伐，实现人事信息的共享。对人事信息数据库进行完善，利用现代化设备和数字化技术，对档案信息进行动态管理和维护，加强开发人事信息资源，提高利用率，实现档案管理科学发展。

三、环境服务有待完善创新

经济基础决定上层建筑，没有一个坚实的、先进的设备硬环境，就不可能打造出现代化的数字管理平台，营造符合人性化服务环境，来适应网络时代要求，进而满足多元化用户的个性化需求。

(一)存在问题

1．基础投入不足随着信息数字化的来临，高校人事档案建设相形见绌，资金投入出现了不足，硬件配备不足。目前，高校人事档案基础设施建设滞后，档案室面积狭小、设备简陋，多数达不到人事档案库房、阅览室、办公室分开的要求，有的是档案库房、办公室、阅览室挤在一间小的办公室内，有的仅有木柜存放人事档案。管理人员数量不够，许多档案管理人员缺乏专业知识，影响了高校人事档案管理科学化、现代化。

2．技术装备落后在人事档案管理信息化过程中，出现了技术与体制上的障碍，这就延缓了信息化的进程，也激化了档案信息的供需矛盾。为此，高校应升级人事档案的信息存储与检索系统，购买电脑、空调等，增设档案库房，引进先进技术设备及管理软件，及时建立防火、防盗监控系统，实现人事档案管理资源的优化配置，以利于档案信息化管理。

(二)改进路径

1．加大信息化建设投入力度物质基础是项目建设的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息网络建设作为基础设施建设的中心环节，需要建立完整而准确的人事档案信息数据库，配备先进的计算机等硬件设备，改善高校人事档案管理硬件条件。学校要加强对信息化管理基建的重视，完善计算机的硬件与软件设施，构建高标准、现代化的人事信息系统，按照档案管理基础设施建设的严格要求，启用标准配备，确保人事档案管理步入可持续发展的良性轨道。

2．打造现代管理数字平台面对电子技术、互联网、高科技的冲击，人事档案管理这块传统意义上的净土，也难以独善其身。档案管理数字化平台意味着缜密、高效、快捷，为确保人事档案信息的安全与保密，就要从制度层面杜绝数据丢失或泄密的可能性，严格管理权限，认真维护数据库。为此，应依托现有校园网络平台，构建网络化平台，建立人事管理信息化基础数据库，实现从手工检索到计算机检索的转变，实现人事档案管理的微机化、网络化，实现统计数据资源共享。在数字化平台发展进程中，由于对技术因素的过度强调，也出现了人文关怀失落的问题，因此，构建信息化管理高效平台应掌握好技术因素和人文因素的平衡点，把握好保密性与开放性的尺度，相互借重，不可偏废。

四、结语

21世纪，互联网把世界带进了一个数字化的时代，全球网络间逐步融合，信息资源实现了共享。十报告明确提出了包括文化在内的政治、经济、社会、生态“五位一体”战略，充分显示出国家层面对文化建设的高度重视。档案管理作为文化的重要组成部分方兴未艾，广大档案管理者要树立信心、坚定信念。面对网络环境，传统档案馆与数字化平台越来越走向融合发展，对高校档案管理及其管理者提出了更高要求。因此，改善管理、完善设施、提高服务、增强管理人员的信息获取和网络资源应用能力，对于全力打造数字化档案管理信息平台至关重要。

高校档案管理论文篇6

1.档案管理意识淡薄。长期以来，学校领导和学生档案管理者一般都对学生档案工作重视不够，认为学生档案没有实用价值,将其束之高阁。更无法谈及耗费人力、物力以及财力来进行信息化，导致学生档案工作相当被动，这是阻碍档案工作信息化的根本所在。

2.管理体制杂乱，相关人才短缺。虽然2008年8月20日出台的《高等学校档案管理办法》明确指出学生档案成为高校档案管理工作的一个分支，但目前为止，国家方面并没有下达使学生档案管理体制具备可操作性的明文条例，这种情况下必然出现学生档案管理部门杂错、各行其是的归口不统一局面。由于各高校自身的特点，档案馆、人事处、招生部门均有可能成为学生档案管理部门，其中较为常见的是在粗放式管理下由各院系辅导员和专职档案管理人员协同办公。另外，人员配置方面也不到位，相关人才十分短缺。

3.管理制度缺位。国家虽然制定并颁布了不少法规条令，但就高校学生档案管理这一项工作却并未提及，导致科学规高校学生档案信息化管理初探文/盛磊代磊张琦范的学生档案管理制度严重缺位。尤其是多个校区分散的综合性高校，学生档案的建立、收集、整理、归档、借阅以及转递等流程缺乏统一标准，出现填写时间不一致、归档材料不齐全、审核把关不严格、移交手续不规范等问题，甚至造成学生档案丢失甚至失真，从而无法发挥高校学生档案的原始凭证作用。

4.高校学生档案的管理手段滞后。现如今，由于种种原因，绝大多数高校的学生档案工作还仅停滞在手工处理、单机归档、纸质为主的进程中，未加以计算机和互联网的辅助，造成管理手段滞后，严重制约了开发与利用学生档案的信息资源。

二、高校学生档案信息化管理对策分析

传统的高校学生档案管理模式已经无法适应现阶段的工作需求，在科技飞速发展、社会多元化的今天，高校学生档案管理工作应立足信息化背景从技术、制度、管理和服务等多种角度探求高校学生档案信息化管理的新模式。

1.从思想根源着手，转变态度，加强认识。学校领导和档案管理人员应转变对待学生档案工作的思想误区，提高重要性认识，贯彻实施学生档案有利于学生工作开展、教育质量提高、人才全面发展的教育理念。与此同时，借助校园网、广播站等媒介大力宣扬档案的重要性，强化广大师生的档案意识。在信息化方面，必须摒弃认为利用几台计算机简单存储一些电子数据就是实现档案管理信息化的错误理解。高校领导应积极带领档案管理工作人员认真研习有关档案管理信息化的政策方针，并针对发现的问题组织开展专题讨论，使各院系辅导员和专职档案管理人员就档案管理信息化工作在思想上达成重要性和必要性的共识，为实现档案管理工作智能数字化的健康持久发展美好愿景打下坚实基础。

2.改革学生档案管理体制，合理配置档案工作人员。为避免上述管理部门杂乱的情况，高校学生档案应统一归校档案馆管理并专职负责，同时要协调处理好档案馆与学生档案形成的各相关部门如教务办、学生工作部以及学院等之间的合作关系，结合高校自身实际情况，建立以各学院为基点向校档案馆过渡的科学系统的学生档案管理体制，实行集中统兰台纵横一管理。新生入学档案、在校期间形成的文件资料、毕业生档案信息等先经辅导员整理，之后提交到学校档案馆，由专业的档案管理人员检查，各部门之间相互配合、密切合作，全程跟踪收集归档大学生从入学到毕业的成长资料，保证为有关部门单位呈现最真实可靠的原始学生档案。

3.建立档案管理制度。高校学生档案由于具有连续性和周期性的特点，因此各高校应根据自身实际情况并结合人事档案管理的相关规定，在档案的收集、归档范围、整理、转递等环节制定统一的标准，建立一套适合自身档案管理特点的、比较完善的档案管理制度来保障各个部门之间的工作衔接。建立纸质档案与电子档案并存的双套制管理模式，是当今高校学生档案管理工作的趋势所在，是实现电子信息化的安全措施。因为信息网络时代的到来，虽然显著提高了录入、查询及利用学生档案的工作效率，但在涉及转递档案、出具档案证明文件等关乎法律方面的重要活动时，仍要以纸质档案作为基准。管理制度的建立应从以下收集归档、查阅借阅、转递等三方面具体开展：在学生档案收集归档过程中，明确各部门档案材料的归档时间和归档手续，辅导员也应积极主动地与其他形成档案材料的部门沟通、合作，做到随着档案形成及时归档并录入信息系统，使学生档案尽量处于完整连贯和最新状态，从而避免毕业时集中突击整理，同时做到归档标准制度严格统一，推动学生档案工作的规范化进程；在内容收集上，也应按照素质教育的人才培养方向，合理扩大范围，将诚信档案、心理档案、科技创新参与情况等一并纳入学生档案。查阅、借阅档案方面，要改变以往视档案为“废纸”的现象，积极鼓励师生及有关单位查阅档案。高校应建立查阅、借阅制度，档案管理者要严格监督借阅人员办理登记手续，同时借阅者也应提高自身素质，做到遵守保密制度，坚决杜绝随意复印、拍摄甚至在档案文件上胡乱批注、损毁档案材料等现象。转递环节需要建立更为完善周详的转递制度，以确保档案在递交过程中万无一失。学生档案在毕业时会面临时间紧迫、数量繁重、办公人员较多的情况，因此在递交环节、方式和手续上严格转递制度势在必行，从而消除安全隐患。

4.信息化系统开发。高校实施数字化档案管理体系的前提是要投入专项资金，加强软件、硬件建设，如购买电子计算机、引进开发数据库等，在配套设施齐全的基础上建立一套完善的有本校管理工作特点的学生档案管理信息系统。基于上述提到的高校学生档案由档案馆集中统一管理这一特点，并充分发挥校园局域网的网络优势，我们决定实施一套以Web为平台的高校学生档案管理信息系统。安装应用非常便捷的Browser/Server架构，即支持多种操作系统的Web浏览器与运转效率极高的ASP服务器客户端协同工作，加以适应性超强的MSSQLServer数据库进行数据交互，使得这套学生档案管理系统在遵循实用、可靠、安全的理念下变得游刃有余。系统模块分为档案馆、教务处、学院以及学生四大类，按类型分配权限，不易出错，解决了高校学生档案材料来源广、部门多带来的工作繁琐，实现了学生档案在建立、收集、整理、转递以及查询等环节真正意义上的信息化与数字化。

5.档案信息采集录入。针对各高校新生入学期间建立及收集的各种档案材料，在档案馆的统筹下，应准确无误地尽快录入预设系统。在校期间的学生档案管理工作应做到随学生在高校学习、生活及社会实践中各种档案材料的产生及时完成递交任务，包括接收信息、查阅信息、归还信息等数据，并在档案馆工作人员严格审核后载入学生档案管理信息系统，做到随档案的生成动态地收录。对于毕业生档案管理，集中归档大量有关毕业的档案材料，并将毕业生归档材料信息、就业信息以及转递给有关单位的信息等完整录入到系统中。

6.日常维护管理。鉴于学生档案管理工作的标准规范化要求，因此在享受其高效、快捷服务的同时，也应进行日常维护管理，以确保档案实体与信息的安全。实体方面，档案管理人员要设置专用库房集中保管纸质档案并做好“八防”措施；信息部分，系统应从用户管理、个人密码修改、权限开启、数据字典维护、日志查询、数据备份和恢复、数据导入和导出、通知管理等方面提供日常维护。

高校档案管理论文篇7

2010年应届高校毕业生规模为20世纪初的6倍，2011年高校毕业生人数为660万，预计2012年全国大学毕业生人数将创历史新高的680万人。加之受到2008年以来金融海啸的影响，就业形势更加严峻，大学生就业也被称为进入30多年以来最难时期，各级政府部门纷纷出台相关帮扶措施，拓宽渠道保就业。

高校学生户籍档案管理的工作作为高校保卫工作的一个有机组成部分，是高校毕业生就业的一项重要构成要素。同时，搞好高校学生户籍档案管理工作，还能为社会的安定团结作出一定的贡献。如何做好高校学生户籍档案管理工作、如何改善高校学生户籍档案管理，以适应社会发展的需要，成为目前必须面对的问题。

一.景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的现状及问题

1958年，中国迄今为止唯一的一所陶瓷高等学府——景德镇陶瓷学院就在这座千年古镇诞生了，从而翻开了中国陶瓷高等教育的新篇章。现在，学院设有材料科学与工程学院、陶瓷美术学院、设计艺术学院、机械电子工程学院、工商学院、信息工程学院、人文社科学院、成人教育学院、科技艺术学院和思想政治理论课教学科研部等10个院部近40个专业，有硕士、本科、高等职业技术教育等多层次的培养形式，并向海外招收攻读学士学位和硕士学位的留学生。截止2012年3月，有在校本专科、研究生、留学生共计15000多人，户籍档案在校的在1万左右。

通过景德镇陶瓷学院保卫处全体人员的共同努力，学校的学生户籍档案管理工作从无到有、从简单到细致、从单一到全面，逐步发展起来，取得了一定得成绩。但是，与兄弟院校的学生户籍档案管理工作相比，还存在许多的不足和问题，主要体现在以下几个方面：

1、缺少科学的管理方法

目前，景德镇陶瓷学院的学生户籍管理还处于比较初级的阶段，虽然严格按照《档案法》和公安部门有关户籍本文由收集整理管理的法规来进行，但是管理方式、管理手段和管理技术都比较落后，学生的户籍资料还是以户籍卡片和简单的excel电子表格的形式存管，至今没有实现与景德镇市新厂派出所管理系统的完全对接。导致在查询和检索学生户籍档案和信息时，如补办身份证、查询原始户籍资料等，办理人要先到学校新校区户籍室查询，没有的话，还要到老校区进行查询，如再无的话，则再到景德镇市新厂派出所查询手工档案底存；即便是在学校新校区一次性查询到，也仍需到老校区开具相关手续再到新厂派出所办理最后的手续，整个办理的过程十分繁琐，且需要在多个地点往返和询问，费时费力。

2、没能适时完善管理制度

如今，学生户籍档案管理工作中不断出现新的变化，首先，我国现行的大中专院校学生户籍管理办法规定与前几年的已经有了质的变化，新生入学时，可以不在原籍办理户口迁移，上学期间，学生户籍档案不在学校，毕业时也无需再迁出；其次，景德镇陶瓷学院的在校生规模与前几年相比呈现倍数递增的趋势，相应的户籍档案的管理工作量也大量增加；第三，由于各种原因转学、退学、休学、开除的学生也逐年呈现上升态势，其户籍档案的清退和保管工作有一定的难度；第四，许多的毕业生在户籍档案挂靠学校2年后没有及时迁移，导致管理工作压力增加等。以上情况都要求工作中的管理制度相应作出调整，如在学生入学前，除了在入学通知中重点标注户籍迁移实行自愿原则之外；将是否进行户籍迁移对大学生将来毕业、就业、工作等的优缺点进行对比列表；尤其是户籍迁移后，大学生的城市户籍身份是无法回转为农村户籍身份，因而可能丧失很多惠农政策的优惠；以供学生和学生家长综合考虑，这样将在很大程度上扭转农村籍学生“跳龙门”的户籍概念。而景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理制度还是上个世纪制定的，没有及时根据当前的工作环境的变化适时作出调整和完善。

3、全程化管理程度低浅

高校学生户籍档案的管理过程大致可以分为以下几个环节：入学检查，入户审批，查询、补办、检索等，毕业检查派遣。在第一、二个环节上，景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理已经完全到位，而在学生户籍档案入户的过程中以及在校期间的查询等，尤其是毕业后的查询、补办等环节还处于比较低浅的水平阶段，甚至有的环节还处于缺失状态，不能更好的服务于在校生和毕业生。以往离校2年以上的学生需要调出个人户籍档案，由于学生个人不清楚自己离校时户籍的去向，也不清楚应该如何查询和办理。往往是先询问之前的班主任或熟悉的老师，由其代为去学工处毕业分配办公室和保卫处户籍管理询问。而毕业2年以上学生的户籍档案在新校区是无法查询，既无电子档案又无纸质档案，故要回到老校区保卫处；老校区主管该项工作的人员不是只承担此项工作，若因其他事项外出，则使得查询人或办理人无法及时查询和办理。这样的非全程化管理不仅不利于学生户籍的日常管理，也不利于非正常未调离户籍档案的清理，导致户籍档案越压越多，管理成本和问题增加。

4、不能及时创新管理

高校学生户籍档案的管理如何适应当前大学生就学和就业的需要是景德镇陶瓷学院还没有全面思考的问题，因此在创新方面就更谈不上。如新校区处于浮梁县湘湖镇，而户籍管理又归属于珠山区新厂派出所，办理相关工作需要先在新校区确认相关基本手续后，再到新厂派出所办理后续的手续，给学生以及学校户籍档案管理工作人员带来一定的麻烦。如能在管理属地和权限上申请由新厂派出所托管至湘湖镇派出所，则能有效的化解这一问题。又如景德镇陶瓷学院的学生户籍档案管理科设在保卫处，而学生人事档案管理设在招生就业处，如能实现类似政府办证大厅的办公模式，将学生户籍档案和人事档案的办理设立联合办公室，将有效提高管理效率和办事效率，也能更好的为广大学生服务。

二.对景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理改革的思考

基于以上工作中存在的问题，借鉴兄弟院校的成功经验，结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理的情况，做出如下的思考：

1、加强高校学生户籍档案管理政策的宣传

为了让学生便于自己户籍档案的迁移和相关利益的维护，一定要通过各种形式来加大对其的政策宣传，让条件成熟的学生不用将户籍档案迁移到学校，这样可以减少由于迁移过程的程序带来的错误而影响其户籍档案的管理。所以，景德镇陶瓷学院保卫处户籍管理科应主动与招生毕业处直接联系，在招生宣传材料、新生报道须知、学生离校须知等材料上，通过纸质和网络等形式，对学生和学生家长宣传高校学生户籍档案管理政策，告之学生及其家长在不同的情形下，迁移户籍档案到学校是否有利于学生的利益；迁移过程中的主要程序和办理注意事项；在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等，如何办理；毕业时如何办理户籍档案的挂靠和迁移等，让学生及家长全面认识和了解我校对学生户籍档案的管理工作。

2、逐步运用信息化管理的方式方法

在依法严管的同时，一定讲究科学管理。科学有效的管理，不但是高校学生户籍档案工作顺利进行的必要条件，而且也是提高工作效率和服务水平的有效途径。可逐步对现有的户籍档案管理工作实现电子化管理，将每年新进的学生户籍档案必须实现纸质档案扫描入档，并借助学校信息工程学院的师资力量，开发自用性的学生户籍档案管理系统，将学生纸质档案的内容进行实时的录入，这样可以保证纸质户籍、扫描户籍、户籍电子信息系统的三位一体，以提高工作效率。另外，在日常工作中，将之前积压的户籍档案按照学生毕业的年份，逐年电子化，改变现有户籍档案案卷目录和卡片目录的单一化，逐步使学生户籍档案管理走上现代化的轨道。

3、建章立制，规范管理

（1）收集制度

新生在到校报到的过程中往往会出现材料不全或材料遗失等情况，当前还出现了冒名顶替入学、学生户籍迁移证和身份证信息不一致等情况，这些都使得学生户籍建档工作遇到一定得难度。因而必须有严格的收集制度来保证所收集的学生档案是真实可靠的，如果这第一步没有做好，势必影响到后面各个环节工作的正常开展。为此，诸如增加新生班主任作为兼职档案管理员的制度，可以用以在收集环节来加强对档案识别的力度。

（2）立档和整档制度

结合景德镇陶瓷学院学生户籍档案管理工作的特点，可以以学年度来分阶段实施相应的立档和整档管理。学年初，对新生进行立档，实行分学年度按院系分卷建档制度，学年末，对本届毕业生的毕业生分配名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档。另外，每个学期期间，对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理，注明时间、去向以及原因，以备查考。

（3）使用制度

在具体的工作中还常遇到学生需要户籍档案办理相关事宜的情况，甚至包括在校期间临时要迁移户籍档案回原籍等情况，所以加强使用制度的建立非常必要。尤其是学生出国深造、毕业后需要结婚生子或是贷款买房、考公务员等的需要，学校可以在使用过程中开设“绿色通道”，为学生提供使用上的便利。

4、加强全程化管理

在入学检查、入户审批、毕业检查派遣等环节之外，加强查询、补办、检索等环节的工作，利用各种政策条件和技术手段，实现在景德镇陶瓷学院新老校区内，学生户籍档案办理、查询、办理等的“一站式”管理，强化全程化管理。如在新校区户籍管理科设置远程身份证办理系统，由学校户籍管理人员对学生进行基本的确认和照片拍摄，通过网络传输照片和相关基本信息到新厂派出所的服务平台，减少办证学生来回办理的时间，也减少办理资料的丢失和错误的概率。

5、利用勤工助学等形式创新管理

在学校办学规模的不断扩大，招生人数的增加，户籍档案管理工作量大大地增加，但户籍管理专职人员却没有增加，通过创新管理方式，强化管理效果成为必然。可以采用以下创新方式：（1）让特困生到户籍室勤工助学，参与户籍档案管理工作，减缓专职管理人员的工作压力；（2）运用校内网络的资源，开设预约服务平台，让有各类户籍档案需要的学生提前在网络平台预约，管理员可以通过网络解决的就立即实施回复，对必须亲自来户籍科办理则安排时间办理；（3）利用学校信息工程学院的资源，自行开发学生户籍档案管理信息系统，设计信息录入模块、数据浏览模块、数据查询模块、数据修改模块、报表打印模块、迁出模块等功能模块，实现和教师工资管理系统一样的管理功能。

高校档案管理论文篇8

1.新生档案内容要求不统一，新生档案材料出现不齐全现象。新生档案的主要来源为中学提供的档案资料，主要反映学生在中学的基本情况和高考信息。随着高校招生生源的不断扩大，各种层次和方式的招录手段增加，学生逐步实行网上招生录取，使高校直接获得原始、基本的纸质档案材料较为困难。如新生在高中的毕业生登记表、成绩表、入党团志愿书、中学期间奖惩记录；在高考期间的高考志愿表、高考成绩、政审表、高校招生体检表等一系列档案资料不全，有的甚至连原始档案都没有，使高校无法建立起真正有效完善的新生档案。

2.新生档案转递方式不统一，新生档案材料出现遗失现象。目前转递档案主要存在有当地招办直接转递学生档案、中学直接转递学生档案，有的甚至违反相关的档案管理规定，由学生自行带档案入学的方式。档案转递方式的多样性和随意性，造成了档案保密性、完整性和真实性难以得到保证，严重的还造成档案的丢失，使高校无法掌握新生的真实资料，使高校学生档案的连续性严重脱节，使用人单位只能看到学生在大学期间的档案，而不能了解到学生在高中时候的情况，造成由零开始重新建立个人档案，无法保障高校学生档案的严肃性和真实性，严重影响学生档案管理工作的正常开展。

3.新生档案管理部门交叉重叠，新生档案管理不够规范。高校学生档案管理由于长期无明文规定，归档材料缺乏统一管理，归档部门未明确固定，造成各高校对学生档案管理工作的模式较多，重视程度也不一样。有些高校学生处、招生处、档案室、二级学院等在新生入学时都在接收档案，新生档案资料的收集和建立没有得到统一，使档案的内容参差不齐，无法真正反映学生的全面情况，造成学生档案在起步阶段就造成缺失。加之各部门之间对学生档案的频繁变更、交接，造成了高校学生档案无法正常进行管理，档案质量难以得到保障。

二、规范建立新生档案的措施

1.规范和完善学生档案管理制度。建立起规范、完整的学生档案，就必须依靠健全的规章制度。高校必须建立起一套包括由原始收集、整理、归档、充实、登记、移交等一系列环节组成的高校学生档案管理制度，保证学生档案材料产生过程的连续性，从学生档案的建立开始就按制度规范运作，一开始就建立起新生的完整档案，使学生档案立刻进入正常流程，使工作事半功倍。如长江师范学院就专门制定了学生档案管理办法，明确了学生档案工作岗位责任制，制定了学生档案的收集、整理、转递、查询等一系列的规范标准，使学生档案管理工作逐步实现制度化和规范化。

2.统一指定档案归口部门。由于过去档案传递方式的多样性和接收部门的不统一，使高校无法建立完善的新生入学档案。为规范档案传递的归口，应该指定一个部门来接收学生入学后转递的档案。如长江师范学院做出规定，将各省市招办或者中学邮寄的档案全部归口在招生处，由招生就业处统一接收各地转来的档案，改变以前多个部门同时接收的现状。招生就业处在发放入学通知书同时向新生提醒不准个人私自携带档案入学，如有新生自带档案入学的一律交予辅导员后统一再交到招生就业处整理归档。

3.明确新生档案收集内容。为使高校学生档案形成连贯性，使高校全面了解新生的个性品质、兴趣爱好、个人特长等，有的放矢地组织因材施教，就必须在档案建立之初就形成较为完善的内容。除要求有高考填报志愿表、体检表、高中学籍登记表、高中毕业生登记表、入党团材料等基本纸质资料外，还应把学生在中学时代体现出的综合素质，如专业特长的奖励、中学对学生的个人评价等纳入学生档案里作为高校学生档案建立的重要基础和依据。档案管理人员在收到转递的学生档案后，应认真核实档案袋的资料内容，按照标准化、规范化的方式对纸质内容进行逐一清理，规范建立起新生档案，并以此为基础，逐步收集和完善大学时期的各种材料，充实在基础档案中，形成完善的高校学生档案。

4.加强档案意识培训。有些高校档案管理员和学生没有意识到档案的重要性，造成新生从入学起，就忽视了自身档案的建立和完善，学生往往是在毕业之后，找到工作需要用档案时，才会关注自身档案，因而使大量有利于自身就业和发展的档案资料或中学档案因为没有及时收集归档而白白丧失了大量的就业机会。因此要加大教育和宣传力度，全面提高档案意识，加强对学生档案管理人员的培训，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识，消除思想上的模糊性。还要通过与学生交流，让学生清楚新生入学档案的重要性，让学生积极配合学校做好自身档案的完善，形成学生与校方良性互动的档案完善机制。

三、总结

新生档案的建立是高校学生档案管理工作的第一步，也是最关键的阶段，形成一套完善的新生档案传递、审查、收集、完善、形成的管理制度，将彻底改变目前高校学生档案管理工作较为滞后的局面，并能充分发挥高校学生档案的重要服务和促进作用，推动高校教育管理水平的提升。