公司费用报销制度范文
时间：2023-03-05 18:06:08
公司费用报销制度范文第1篇
第一条为了规范公司财务会计行为，更好地发挥财务监督职能，达到强化内部财务管理，加强成本费用控制，保证资金合理使用的目的，让各项成本费用开支在预算范围内做到必要、合理、节约、有效，使财务会计工作更好地服务于公司管理，依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》的有关规定，结合公司具体情况制定本办法。
第二条本办法适用于公司各部门和全体员工。
第三条发生各类费用、支出事项，应当及时办理会计手续，取得或填制真实、合法、完整的原始凭证，并及时送交财务部。
第二章费用报销、支出审批人员和审批权限
第四条公司总经理为公司各类费用、支出事项的有权审批人。各部门在预算范围内的费用、支出事项须由经办人员报总经理批准后才能办理或执行。超过部门预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且超出部份的费用由支费个人自理。
第三章费用报销、支出审批程序
第五条经济合同付款审批程序。
签定经济合同的部门应按照合同约定的付款方式和付款时限，分月向财务部报送预算，并由分管业务负责人和财务负责人审查，总经理批准后，财务部安排资金，有计划分步骤地支付各类经济合同款项。
（一）在预算内，根据合同履行情况，需付款时，由经办人员如实填制“公司合同付款申请书”，并附上与之相关的合同、验收等相关资料，分别送业务部门负责人和业务主管副总审核，并签署意见；
（二）将业务部门和主管副总核准同意支付的“公司合同付款申请书”送财务部审核，财务部应对照合同资料审核后签署同意付款意见，然后将上述文件
连同对方出具的本次付款的有效正式发票一并报总经理审批；
（三）经总经理审批后，由财务部相关人员填制记帐凭证、出纳人员根据审核无误的记帐凭证在5个工作日内付款。
第六条日常费用的报销审批程序及有关规定。
各部门按核定的年度预算分解报月预算，经审核后所发生的各项费用应在预算内控制使用。
一、审批程序
（一）部门确认——费用报销时，各部门按规定的格式粘贴原始凭证并选择填写“费用报销单”或“差旅费报销单”等，在报销业务招待费时还应同时填写“业务招待费说明表”，由部门负责人对费用发生的真实性确认签字后送财务部；
（二）财务部初审——重点审核在预算范围内开支的票据的合法性、有效性和核准报销金额的准确性，并签字确认；
（三）公司领导审批——财务部将初审合格的原始凭证送总经理审核批准；
（四）将审核批准同意报销的原始凭证送财务部相关人员填制记帐凭证后交出纳，由出纳人员根据审核无误的记帐凭证付款。
二、有关规定
（一）费用发生时，应取得合法、有效的原始凭证作为报销依据；
1、规定税务监章的有效发票的台头、时间、摘要等项目要填写齐全，大小写要相符，并加盖财务专用章或发票专用章，并注意印制发票的有效时效。例：针对2004年，取得发票时的前3年，即发票右上角编号下分别应标有税字（02）或（03）或（04）字样的，为印制发票的有效时效。
2、规定税务监章的定额发票要同时加盖使用单位财务专用章或发票专用章，白条和无财政监章的收据不作为报销依据，否则财务初审时即剔除。
（二）原则上当月发生的费用当月在预算内报销，当月未及时报销或确因客观情况未及时在当月内报销的费用，必须在次月初起的三个工作日内完成报销手续，否则不纳入当月预算处理。
（三）员工因公借款且在借款期发生费用报销时应先冲借款，直至冲完借款为止。
（四）日常费用的报账收单时间：
1、除特定时期，每周星期一、星期二和星期四及每月月底的后两个工作日为报帐收单时间。
2、每年1月、7月为财务中报、年报编制时间，当月1日至10日原则上不办理报帐收单手续，其他月份的1日至5日为月报编制时间，原则上不办理报帐收单手续。
第七条工资费用的审批程序。
（一）员工工资的发放时间定于次月8日（遇节假日提前），各部门负责收集当月各部门员工“工资变动情况表”、“出勤情况统计表”、“代扣保险费明细表”报送财务部；
（二）财务部将复核无误的工资表送总经理审核；
（三）根据核准发放的工资额拨款到银行开设的工资专户。
第八条员工个人因公借款审批程序
（一）借款人填制借款申请单，参照第六条的费用报销审批程序进行审批；
（二）借款申请单送财务部经理复核。如果借款人的以前欠款已清偿完毕，准予借款，坚持“前不清，后不借”。
（三）财务部记帐人员记帐，出纳人员根据借款人签收的记帐凭证和经核准的借款申请单支款；
（四）因公出差的借款人，在返回公司后的5日内报帐并结清余款；其他借款人在业务完毕后的三日内了清借款。
第四章具体费用报销细则
第九条业务招待费报销规定
规定标准：公司总经理业务招待费每月不超过8000元，公司副总经理业务招待费每月不超过3000元，技术总监、部门经理业务招待费为每月不超过1000元，全部招待费凭票报销。
要求：
（一）在预算范围内的业务应酬活动应本着节约、实事求是的原则进行，各部门有列支权，无随意开支权。经公司审定的各部门业务招待费的开支额度按部门归属总经理统一掌握、统一审批。根据工作需要确需超支的，应先报总经理批准，总经理超支时应先报董事长批准。
（二）各部门正、副经理有业务招待费使用资格，其他人员一律不得随意发生业务招待费。各部门在发生业务招待事项时须严格按批准的限额标准执行，并须事前向总经理请示，说明理由，经批准后方可办理，具体执行中以总经理在报销凭证上签字批准为准。
（三）在业务发生后一周内应填写“业务招待费说明表”，注明被请客户名称、人数，事由及应酬方式、金额等，并填写“费用报销支款单”附上相应发票，按照第六条日常费用报销程序的要求进行报销。“业务招待费说明表”，统一由财务部存档，仅供内部审查不对外使用。
（四）公司财务部对各部门的业务招待费开支实施适时控制，并建立预警制度，对费用的不正常执行予以适时警告，对超预算开支适时予以终止执行。财务部就各部门业务招待费开支状况按季度向公司办公会通报，以形成互相督促，鼓励节约的风气。
第十条通讯费报销规定
公司手机费用是公司为从事经营管理及业务活动中必须采取通讯等手段开展业务的职员提供的工作支持。公司各部门享受话费补贴的职员必须经部门领导确定并报总经理批准后方可发放该补贴。
（一）在各部门预算范围内享受公司手机费补贴的员工，必须做到平时8：00—23：00开机，节假日9：00—22：00开机。
（二）公司总经理：手机费每月定额600元（凭票报销）。
（三）公司副总经理、技术总监：手机费每月定额500元（凭票报销）。
（四）部门经理及公司核定的市场及市场服务保障岗位人员手机费每月定额200元（凭票报销）。
（五）公司主要负责对外工作联系的管理人员手机费每月定额100元（凭票报销）。
（六）公司其他职员（不含试用期）：手机费每月定额50元（凭票报销）。
（七）凡在公司报销手机费的员工出差，不再报销异地长话费。出差超过15天者，根据实际情况经部门负责人同意并报总经理审批同意后可报销超定额部分。
（八）公司各部门确因业务需要，致使部份职员手机费用超标时，由使用人以书面形式详细说明事由，经部门负责人核准并报总经理批准后，可在该部门当月手机预算费用内调剂报销，但不得超过部门该项预算总额。
第十一条差旅费报销规定
凡出差须经总经理批准，差旅费的使用在各部门预算范围内开支。
（一）公司员工出差借款，经批准应提前填写“出差申请表”。内容包括：出差事由、地点、时间、发生费用预算等。遇特殊情况临时需要出差的，应事先征得本部门分管副总同意，再报总经理批准。
（二）部门经理级及以上干部乘坐飞机须经批准。
（三）部门级以下员工出差，乘坐汽车、火车或轮船在24小时内能到达出差目的地的，原则上乘坐上述交通工具。超过24小时或有特殊原因经公司领导批准后可乘坐飞机。
（四）差旅费报销额度如下：
（1）总经理出差住宿标准不作限制。副总经理、技术总监出差住宿标准不超过300元/天。因公发生费用实报实销。
（2）部门经理级出差，每日住宿费标准不超过200元，交通费本着节约原则实报实销，出差补贴每天50元，在外发生的业务招待费需填写“业务招待费说明表”，按照第六条日常费用报销程序的要求报销。
（3）部门经理级以下干部出差，每日住宿标准不超过150元，每日交通费及伙食补贴50元，不再报销市内交通费。如发生招待费用需事先征得部门负责人同意，报销时需填写“业务招待费说明表”，金额超过500元者报总经理审批。
（4）差旅费报销应填写“差旅费报销单”，注明出差地点、事由、起止日期、往返天数、附件张数并计算金额，住宿费须凭发票和电脑清单在规定的限额内报销，经相关负责人审批后，按第六条规定报销。如出差人员的报销内容与出差申请表不符，又未在报销单上加以说明，任何一级审核人员均可提出拒绝报销。
（五）市内交通费一般情况不予报销，若遇特殊情况乘坐出租车需事先征得部门经理同意事后方可报销出租车费。各部门的市内交通费按月实行总额控制，各部门每月定额200元。
市场人员可凭票报销月票，每月定额50元/人。
第十二条办公费用报销规定
（一）办公用品费用包括文件夹、笔等办公文具，总经费按每人每月10元计算，由办公室统一购买，按需领取。
（二）纸张、磁盘、墨盒等计算机复印机耗材，其他办公设备的维修、保养费用等，总经费按每人每月15元计算。
（三）办公用品中的低值易耗品由专人负责保管、领用、登记，并建立相应的实物台帐，
（四）公司对外的邮寄、传真由办公室统一指定专人办理，在各部门办公费用预算内支出。
（五）各部门购买的专业书籍资料必须在办公室指定的专管员处办理入库登记手续后凭“资料入库单”方可报销。
（六）所购办公用品由办公室统一保管，定期核对，作到帐帐、帐实相符。
第十三条公司办公场地所发生的租赁费、水电费、维修费、清洁费、绿化费、消防费等由公司办公室统一管理，办公室按合同、协议据实报销。
第十四条汽车使用费：实行按规定标准包干使用的原则。
规定标准：总经理2000元/月；副总经理、技术总监、部门负责人1000元/月。
（一）汽车包干使用费含汽油费、停车费、洗车费、过路费、保险费、修理费。
（二）汽车包干使用费的报销，原则上当月发生当月报销，按照第六条日常费用报销程序的要求办理。
（三）汽车使用费按规定的标准当月上限控制，超支自理，余额可结转至次月累计继续使用。
公司费用报销制度范文第2篇
第一条为了规范公司财务会计行为，更好地发挥财务监督职能，达到强化内部财务管理，加强成本费用控制，保证资金合理使用的目的，让各项成本费用开支在预算范围内做到必要、合理、节约、有效，使财务会计工作更好地服务于公司管理，依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》的有关规定，结合公司具体情况制定本办法。
第二条本办法适用于公司各部门和全体员工。
第三条发生各类费用、支出事项，应当及时办理会计手续，取得或填制真实、合法、完整的原始凭证，并及时送交财务部。
第二章费用报销、支出审批人员和审批权限
第四条公司总经理为公司各类费用、支出事项的有权审批人。各部门在预算范围内的费用、支出事项须由经办人员报总经理批准后才能办理或执行。超过部门预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且超出部份的费用由支费个人自理。
第三章费用报销、支出审批程序
第五条经济合同付款审批程序。
签定经济合同的部门应按照合同约定的付款方式和付款时限，分月向财务部报送预算，并由分管业务负责人和财务负责人审查，总经理批准后，财务部安排资金，有计划分步骤地支付各类经济合同款项。
（一）在预算内，根据合同履行情况，需付款时，由经办人员如实填制“公司合同付款申请书”，并附上与之相关的合同、验收等相关资料，分别送业务部门负责人和业务主管副总审核，并签署意见；
（二）将业务部门和主管副总核准同意支付的“公司合同付款申请书”送财务部审核，财务部应对照合同资料审核后签署同意付款意见，然后将上述文件
连同对方出具的本次付款的有效正式发票一并报总经理审批；
（三）经总经理审批后，由财务部相关人员填制记帐凭证、出纳人员根据审核无误的记帐凭证在5个工作日内付款。
第六条日常费用的报销审批程序及有关规定。
各部门按核定的年度预算分解报月预算，经审核后所发生的各项费用应在预算内控制使用。
一、审批程序
（一）部门确认——费用报销时，各部门按规定的格式粘贴原始凭证并选择填写“费用报销单”或“差旅费报销单”等，在报销业务招待费时还应同时填写“业务招待费说明表”，由部门负责人对费用发生的真实性确认签字后送财务部；
（二）财务部初审——重点审核在预算范围内开支的票据的合法性、有效性和核准报销金额的准确性，并签字确认；
（三）公司领导审批——财务部将初审合格的原始凭证送总经理审核批准；
（四）将审核批准同意报销的原始凭证送财务部相关人员填制记帐凭证后交出纳，由出纳人员根据审核无误的记帐凭证付款。
二、有关规定
（一）费用发生时，应取得合法、有效的原始凭证作为报销依据；
1、规定税务监章的有效发票的台头、时间、摘要等项目要填写齐全，大小写要相符，并加盖财务专用章或发票专用章，并注意印制发票的有效时效。例：针对2004年，取得发票时的前3年，即发票右上角编号下分别应标有税字（02）或（03）或（04）字样的，为印制发票的有效时效。
2、规定税务监章的定额发票要同时加盖使用单位财务专用章或发票专用章，白条和无财政监章的收据不作为报销依据，否则财务初审时即剔除。
（二）原则上当月发生的费用当月在预算内报销，当月未及时报销或确因客观情况未及时在当月内报销的费用，必须在次月初起的三个工作日内完成报销手续，否则不纳入当月预算处理。
（三）员工因公借款且在借款期发生费用报销时应先冲借款，直至冲完借款为止。
（四）日常费用的报账收单时间：
1、除特定时期，每周星期一、星期二和星期四及每月月底的后两个工作日为报帐收单时间。
2、每年1月、7月为财务中报、年报编制时间，当月1日至10日原则上不办理报帐收单手续，其他月份的1日至5日为月报编制时间，原则上不办理报帐收单手续。
第七条工资费用的审批程序。
（一）员工工资的发放时间定于次月8日（遇节假日提前），各部门负责收集当月各部门员工“工资变动情况表”、“出勤情况统计表”、“代扣保险费明细表”报送财务部；
（二）财务部将复核无误的工资表送总经理审核；
（三）根据核准发放的工资额拨款到银行开设的工资专户。
第八条员工个人因公借款审批程序
（一）借款人填制借款申请单，参照第六条的费用报销审批程序进行审批；
（二）借款申请单送财务部经理复核。如果借款人的以前欠款已清偿完毕，准予借款，坚持“前不清，后不借”。
（三）财务部记帐人员记帐，出纳人员根据借款人签收的记帐凭证和经核准的借款申请单支款；
（四）因公出差的借款人，在返回公司后的5日内报帐并结清余款；其他借款人在业务完毕后的三日内了清借款。
第四章具体费用报销细则
第九条业务招待费报销规定
规定标准：公司总经理业务招待费每月不超过8000元，公司副总经理业务招待费每月不超过3000元，技术总监、部门经理业务招待费为每月不超过1000元，全部招待费凭票报销。
要求：
（一）在预算范围内的业务应酬活动应本着节约、实事求是的原则进行，各部门有列支权，无随意开支权。经公司审定的各部门业务招待费的开支额度按部门归属总经理统一掌握、统一审批。根据工作需要确需超支的，应先报总经理批准，总经理超支时应先报董事长批准。
（二）各部门正、副经理有业务招待费使用资格，其他人员一律不得随意发生业务招待费。各部门在发生业务招待事项时须严格按批准的限额标准执行，并须事前向总经理请示，说明理由，经批准后方可办理，具体执行中以总经理在报销凭证上签字批准为准。
（三）在业务发生后一周内应填写“业务招待费说明表”，注明被请客户名称、人数，事由及应酬方式、金额等，并填写“费用报销支款单”附上相应发票，按照第六条日常费用报销程序的要求进行报销。“业务招待费说明表”，统一由财务部存档，仅供内部审查不对外使用。
（四）公司财务部对各部门的业务招待费开支实施适时控制，并建立预警制度，对费用的不正常执行予以适时警告，对超预算开支适时予以终止执行。财务部就各部门业务招待费开支状况按季度向公司办公会通报，以形成互相督促，鼓励节约的风气。
第十条通讯费报销规定
公司手机费用是公司为从事经营管理及业务活动中必须采取通讯等手段开展业务的职员提供的工作支持。公司各部门享受话费补贴的职员必须经部门领导确定并报总经理批准后方可发放该补贴。
（一）在各部门预算范围内享受公司手机费补贴的员工，必须做到平时8：00—23：00开机，节假日9：00—22：00开机。
（二）公司总经理：手机费每月定额600元（凭票报销）。
（三）公司副总经理、技术总监：手机费每月定额500元（凭票报销）。
（四）部门经理及公司核定的市场及市场服务保障岗位人员手机费每月定额200元（凭票报销）。
（五）公司主要负责对外工作联系的管理人员手机费每月定额100元（凭票报销）。
（六）公司其他职员（不含试用期）：手机费每月定额50元（凭票报销）。
（七）凡在公司报销手机费的员工出差，不再报销异地长话费。出差超过15天者，根据实际情况经部门负责人同意并报总经理审批同意后可报销超定额部分。
（八）公司各部门确因业务需要，致使部份职员手机费用超标时，由使用人以书面形式详细说明事由，经部门负责人核准并报总经理批准后，可在该部门当月手机预算费用内调剂报销，但不得超过部门该项预算总额。
第十一条差旅费报销规定
凡出差须经总经理批准，差旅费的使用在各部门预算范围内开支。
（一）公司员工出差借款，经批准应提前填写“出差申请表”。内容包括：出差事由、地点、时间、发生费用预算等。遇特殊情况临时需要出差的，应事先征得本部门分管副总同意，再报总经理批准。
（二）部门经理级及以上干部乘坐飞机须经批准。
（三）部门级以下员工出差，乘坐汽车、火车或轮船在24小时内能到达出差目的地的，原则上乘坐上述交通工具。超过24小时或有特殊原因经公司领导批准后可乘坐飞机。
（四）差旅费报销额度如下：
（1）总经理出差住宿标准不作限制。副总经理、技术总监出差住宿标准不超过300元/天。因公发生费用实报实销。
（2）部门经理级出差，每日住宿费标准不超过200元，交通费本着节约原则实报实销，出差补贴每天50元，在外发生的业务招待费需填写“业务招待费说明表”，按照第六条日常费用报销程序的要求报销。
（3）部门经理级以下干部出差，每日住宿标准不超过150元，每日交通费及伙食补贴50元，不再报销市内交通费。如发生招待费用需事先征得部门负责人同意，报销时需填写“业务招待费说明表”，金额超过500元者报总经理审批。
（4）差旅费报销应填写“差旅费报销单”，注明出差地点、事由、起止日期、往返天数、附件张数并计算金额，住宿费须凭发票和电脑清单在规定的限额内报销，经相关负责人审批后，按第六条规定报销。如出差人员的报销内容与出差申请表不符，又未在报销单上加以说明，任何一级审核人员均可提出拒绝报销。
（五）市内交通费一般情况不予报销，若遇特殊情况乘坐出租车需事先征得部门经理同意事后方可报销出租车费。各部门的市内交通费按月实行总额控制，各部门每月定额200元。
市场人员可凭票报销月票，每月定额50元/人。
第十二条办公费用报销规定
（一）办公用品费用包括文件夹、笔等办公文具，总经费按每人每月10元计算，由办公室统一购买，按需领取。
（二）纸张、磁盘、墨盒等计算机复印机耗材，其他办公设备的维修、保养费用等，总经费按每人每月15元计算。
（三）办公用品中的低值易耗品由专人负责保管、领用、登记，并建立相应的实物台帐，
（四）公司对外的邮寄、传真由办公室统一指定专人办理，在各部门办公费用预算内支出。
（五）各部门购买的专业书籍资料必须在办公室指定的专管员处办理入库登记手续后凭“资料入库单”方可报销。
（六）所购办公用品由办公室统一保管，定期核对，作到帐帐、帐实相符。
第十三条公司办公场地所发生的租赁费、水电费、维修费、清洁费、绿化费、消防费等由公司办公室统一管理，办公室按合同、协议据实报销。
第十四条汽车使用费：实行按规定标准包干使用的原则。
规定标准：总经理2000元/月；副总经理、技术总监、部门负责人1000元/月。
（一）汽车包干使用费含汽油费、停车费、洗车费、过路费、保险费、修理费。
（二）汽车包干使用费的报销，原则上当月发生当月报销，按照第六条日常费用报销程序的要求办理。
（三）汽车使用费按规定的标准当月上限控制，超支自理，余额可结转至次月累计继续使用。
公司费用报销制度范文第3篇
关键词：费用；费用报销；问题；解决方法
中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）02-0-01
企业费用是企业在日常的经营活动中发生的会导致所有者权益减少的，与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出[1]。费用的支出能够准确地反应在一段时间内资源消耗的情况，发生的每笔费用都会由财务部门进行整理和处理，然后把不同的发生的费用归纳进不同的费用项目当中。发生的费用有不同的经济用途和来源，其从不同的方面影响着企业的经营成果，反过来经营成果的好坏也会影响到企业的发展速度，费用支出在企业的财务核算以及生产管理中占据着重要的位置，如何有效地控制费用的支出进而降低生产成本和提高企业经济效益是每一个企业必须要思考的问题，对费用支出的控制中主要环节便是费用报销这一块。
一、企业费用报销监管中存在的问题
（一）报销管理制度不足。我国的费用报销绝大多数都是根据简单的票据来进行操作的，这种费用报销的管理方法很容易致使企业在财务上信息的虚假化，严重影响到企业费用报销上的统一性和正确性。这种报销模式反应出了我国财务管理制度缺乏主动性，财务管理管理模式的被动化使得企业不能对员工进行有效的监督和管理，有的企业员工甚至会和企业的财务人员串通到一起，利用企业费用报销管理中的漏洞对公司的财产进行侵犯，最终导致企业大量资金的流失[2]。在企业中存在的各种财务管理问题中，存在的最直接的现象就是申请人员进行报销工作时，只要用各种相应的票据进行上报，等各级领导的审核后就可以领到报销费用。这样的目的和工作态度不仅仅让报销人员会动歪脑筋，降低其实报实销的自觉性，给公司带来损失，同时也会降低公司的财务管理人员对于报销管理工作的重视。
（二）报销的凭据造假现象严重。在企业费用报销监管中，严重存在的问题就是费用报销申请人的凭据造假。在实际的费用报销管理过程中，致使这种情况出现的原因都有很多，包括内在因素和外在因素。存在的内在因素很多，主要的是报销者因为个人私欲而把凭证弄虚作假，也就是把一些不包括在报销项目里的东西通过人为的手段，使其变成可以报销的凭证，外在因素则存在着某些经营者其使用的报销票据原本就是不合格的造价票据。在现实的公司企业管理中，还存在着很多其他费用报销的舞弊手段，例如：越权审批、利用同一笔报销项目进行多次报销、虚报或者高报支出费用、代为签字等。这些舞弊方法在众多的公司企业中都有出现过，这就反应出企业内部控制方面还存在着很大的缺陷，在企业费用报销管理这一块必须重视起来。
（三）监督管理机制不完善。现如今的企业费用报销，只要经过高层领导的签字，就可以通过财务的审核，进而申请人员就可以得到报销，这样的程序很容易导致企业费用报销监管的失控，如果企业缺乏一个合理的科学的费用报销监管体系，那么对申请人员的报销过程就不能进行有效的监督，进而造成虚报假报情况的出现。
二、对企业费用报销控制的对策
（一）制定合理的费用支出计划。“开源节流”，在古代就明白的道理到现如今企业经营管理中更应该有所应用。企业应该根据实际的生产经营的情况，对费用的发生、费用的多少以及是否必要认真地进行权衡和分析，制定出费用发生的优先顺序，同时结合企业的综合规模以及资金流量的大小进而制定出科学合理的费用支出计划。“计划永远赶不上变化”，在公司往后的经营过程中，需要随时掌握好市场上的动态信息以及经营理念的变化，对费用计划进行调整。
（二）注重报销过程以及事后追踪管理。首先要制订出合理的报销规章制度，对于那些日常工作中发生的费用，例如办公费、燃油费、电话费等，可以实行普通员工按照年、月制订使用计划，而高层部门可以细化到周、日。对于差旅费、运输费、招待费这些不经常发生的费用则可以划分成不同的等级，每个等级的费用标准也不尽相同。在报销规章制度的制订过程中，要根据企业发展的实际情况来开展，并结合实际情况的变化而做出及时的完善和修改。对于报销申请的凭证要通过查证、询调、实质性测试等方法对其合法性和有效性进行监督管理，坚决杜绝虚假舞弊的发生[3]。在报销环节过程中，要对费用的批示以及审计结果进行仔细符合，谨防越权审批、模仿笔迹代批、串通舞弊等现象的发生。
（三）对财会人员进行业务培训以及实行轮岗制度。为了提高费用报销财会人员的分析判断能力以及责任意识，公司要定期对财会人员进行业务培训。会计轮岗制度的实行有利于调动会计人员的工作积极性、创造性和主动性，这样就能够大力提升会计人员的整体素质和工作水平，对费用报销监督进行有效控制[4]。
三、结论
为了进一步规范企业的财务管理制度，加强会计的核算和监督，提高企业资金的使用效益，让企业能够持续、快速、有效的发展，我国在相关法律法规中，都对企业的报销内容、报销手续以及报销方法都有做出规定。虽然费用报销问题远远不如企业总体战略决策那样能够影响企业的长久的发展，但是，财务费用报销作为企业财务管理的最底层，常常成为企业的盲点，如若不加以重视并进行及时的扼制和处理，那么就会出现“木桶效应”，成为木桶中最短的那一块板子，对企业的发展和工作的展开进行带来不利的影响，只有对费用报销环节进行有效的控制和管理，才能够提升企业的整体经济效益和综合竞争力，进而顺应构建节约型社会主义社会的时代要求。
参考文献：
[1]齐晓华.对企业费用报销监管问题及对策的思考[J].山西财政税务专科学校学报，2010.04（9）：44-46.
[2]赵小华.浅议费用报销的内部控制[J].财经界（学术版），2013.07（8）：54-55.
[3]钱亦君.网络费用报销管理系统的设计与实现[J].信息安全与技术，2013.05（11）：68-71.
[4]陈志军.传统管理费用报销中存在的问题及对策[J].国际商务财会，2010，09（12）：63-64.
公司费用报销制度范文第4篇
关键词：企业采购 费用报销 内控制度
内部控制是企业在经济活动中建立的相互制约的一种业务组织形式和职责分工的制度，目的在于加强企业的经营管理、提高企业的经济效益。企业的正常经营离不开采购与费用报销业务环节，企业采购内部控制制度的完善，可以降低企业的采购成本和生产成本，提高企业的市场竞争力；而费用报销内部控制的完善则保证了企业资金的安全，杜绝了现象的发生，促进企业安全稳定发展。
一、采购与费用报销内部控制制度
（一）供应商价格比较
企业采购业务是企业为了满足物资或者劳务等需要进行的各项经济业务活动，是企业经营生产重要的组成部分。企业要想维持稳定的生产经营，都必须进行采购业务活动，采购是每个企业经济活动中最频繁常见的表现形式之一，而建立完善的采购内部控制制度是企业在采购业务上最好的保障。在企业采购业务中内部控制的目标是，实现企业各种采购业务合理规范进行，尽量减少采购成本，及时支付款项，维护企业信誉，减少采购中违法、违规行为，促进企业健康发展。
（二）费用报销内部控制
企业费用报销相关的内部控制制度可以分为与财务核算和经营管理制度，是通过一系列的制度流程执行来实现业务的控制。公司费用报销业务内部控制的管理和完善，使企业日常的各种费用支出纳入既定轨道，使各项费用透明化、制度化。企业费用报销业务作为企业日常运营中的薄弱环节，如果内部控制不严格规范，企业资金就会存在很大的安全隐患。
二、企业采购与费用报销业务出现的问题
（一）采购和费用报销的管理制度不完善
目前我国大多数企业的内部控制意识不足，企业把主要工作重心都放在生产经营上，采购和费用报销方面的内部控制制度不健全，或者即使存在也形同虚设，起不到实际的作用，直接导致企业内部控制过程中，采购和费用报销业务还存在着很大的缺陷与漏洞。
首先在企业采购业务中，采购都是依据企业的销售计划及生产计划制定的，但是因为市场的不稳定性，企业的销售计划也会经常变动，引起采购计划改变。企业如果没有完善的采购管理制度，在采购业务操作时，就会导致采购部门与销售、生产及其他部门缺乏及时的信息沟通，导致企业的采购预算和采购计划流于形式，不能及时发挥应有的作用。而且，如果企业的采购业务没能集中规划，就会出现企业重复采购现象，增加了企业的采购成本；同时，采购部门、采购流程及采购凭证的不同极易出现内部信息传递的延迟和失真，造成企业物资采购失去控制，企业库存积压严重。
在企业费用报销业务存在的问题就是，报销费用凭据造假的现象比较多，常见的费用报销舞弊手段有：没有经过企业领导审批或越权审批；企业报销凭据造假，虚报或高报消费资金；利用同一业务或单据进行重复报销等手段，这些利用企业费用报销内部控制的漏洞，进行费用报销舞弊的现象，不仅危害了企业财务资金的安全，也阻碍了企业的发展。
（二）相关人员缺乏专业素质
在企业采购和费用报销业务方面，由于相关人员自身业务专业素质低下，使得在采购物资时和费用报销业务中存在许多的问题。
在采购业务中由于员工专业技能不够，导致企业没能及时获取供应商的底价或者不能熟练的、直接的辨别供应商物资质量的好坏优劣；对相应的法律法规没能深入了解，业务人员违反国家法律遭受国家司法机关的处罚，导致企业来承担一定的经济损失；甚至有些员工自身道德素质不足，在采购过程中利用私权，偷工减料，贪污企业集体财产资金。
在企业费用报销业务，由于企业相关部门人员的专业技术不够强，对费用报销不能进行严格把关，不能识别单据的真假及有效性，也会导致企业报销费用能蒙混过关，严重阻碍了费用报销业务的有效执行；另一方面，由于人员道德素质低下，费用报销造假现象在企业屡见不鲜，严重影响到了企业的运营氛围，抑制企业快速发展。
三、解决措施
（一）完善企业监督体制
企业内部的监督体制包括企业经营管理者对内部控制部门的监督，内部审核机构对内部控制的再监督。主要目的是确保企业内部控制制度切实有效的执行。但是大多数企业都设立了采购和费用报销部门，但是对采购前期工作调查监督以及费用报销业务资金的审核监督力度却严重不足。导致企业内部控制环节潜规则现象屡见不鲜，为了规避采购以及费用报销业务人员收受贿赂、制假造假，企业必须要完善内部监督审核机制，建立采购与费用报销的廉政制度。
企业要建立完善的内部监督机构，及时监督企业采购与费用报销内部控制的执行，并有计划、有步骤地对监督结果的有效性进行评价分析及时将分析结果反馈给企业管理层，对发现的问题和漏洞，及时采取有效的措施，改进和完善采购与费用报销内部控制制度。在采购业务中，对供销商、物资质量、采购成本等相关项目都要进行审核，防止贪污受贿现象的发生；在费用报销业务方面，要对费用报销的过程进行严密监督跟踪，针对相关会计资金数据进行检查与判断，杜绝费用报销方面的漏洞。
（二）职责分开，岗位安排明细化
要完善企业采购与费用报销业务的内部控制制度，必须要落实采购与费用报销内部各岗位的责任制，加强各部门职工的积极性和责任感。一定要把工作与人员结合起来，使采购与费用报销部门的负责人真正承担起相应的责任，这是采购与费用报销内部控制制度不规范的关键问题。所以企业在采购与费用报销业务内部管理中，不论部门工作大小，都应指定具体明确的分工，对采购人员、报销经办人员、审核人员、执行人员等相关岗位职责进行分离，采购的全权负责采购、报销审核的只负责审核录入，使所有员工明确各自的职责所在，一定要做到个个落实，责任到人。只有这样，才能使采购与费用报销部门员工的责任得到体现，形成完整的采购与费用报销内部控制体系，从而防止企业采购业务中贪污受贿和费用报销的造假行为。
（三）提高员工的职业素质
企业内部控制的有效性很大程度上是取决于内控制度的执行人员，如果执行人员缺乏一些基本的专业知识和职业素质，谈何建立完善的内控制度。所以完善企业采购与费用报销业务的内部控制，必须要要改进企业的人力资源政策。首先要切除企业在人才招聘中的弊端，企业招聘时一定要制定相关的招聘规章制度，坚持以应聘人员的学历、经验、道德为选拔标准，拒绝任何形式的走后门、靠关系行为，一旦发现立刻辞退应聘人员，并对企业内部“关系”职员给与严厉处罚。只有员工的专业水平提高了，才能提高企业在采购与费用报销业务方面的工作效率。企业要培养内部员工的职业素养，定期对企业员工的诚信和道德价值观念进行审查监督，杜绝员工的贪污行贿、制假造假等违规行为，一旦发现必须要严厉处置，情节严重的要移交给司法部门，彻底整改企业内部员工低素质行为产生的不良风气。
四、总结
总而言之，目前我国的市场经济还不是很完善，所以企业在采购与费用报销业务内部控制方面也有许多弊端，存在很多的问题，需要企业在发展过程中采取种种措施去克服并完善，这就需要企业针对采购与费用报销的内部控制的问题，必须采取相应的措施来加强管理和控制，因为企业的内部各部门结构形式具有一定的差异，所以企业应立足于自身的实际情况，使日常采购和开支的各种费用纳入实现合理化，制度化，流程化，同时企业也要及时提高员工的内部控制的意识，提高员工自身的综合素质，形成积极阳光的企业内部控制文化。建立并完善适合自身要求的采购与费用报销内部控制，以保证企业的快速稳定发展。
参考文献：
[1]张文贤，孙琳.内部控制会计制度设计[M].上海：立信会计出版社，2005.
[2]李志敏.内部审计：公司治理的重要机制保障[J].资本市场，2010（3）.
[3]张希超.浅谈采购业务内部控制制度设计[M].中国科技信息，2005（20）.
公司费用报销制度范文第5篇
关键词 企业费用 费用报销 票据管理
企业费用是企业生产经营过程中不可避免的支出项目，它是反映企业在一定的生产经营期间各项资源消耗情况的核心指标。企业通过会计核算得到一定时期的企业费用信息，通过对该费用信息的分析，企业投资者可以依据该信息决定是否继续跟进投资，而对于企业内部管理来说，则是确定考核标准以及计算企业损益的重要指标。按照现行财务准则的要求，通过相应的会计处理与分类核算，可以将企业生产经营过程中发生的每一笔费用都列支于不同的项目中。因此，费用支出在企业的财务核算以及生产管理中占据着重要的位置，如何有效地控制费用的支出进而降低生产成本和提高企业经济效益是每一个企业必须要思考的问题，对费用支出的控制主要内容之一就是建立规范的费用报销制度。
一、企业费用报销的基本要求
按照现行会计准则核算要求，企业费用报销至少应该符合合理性、相关性、规范性三个方面的基本要求。具体内容包括：
（一）合理性
合理性是指费用报销的内容必须符合现行会计准则核算要求。企业内有各个不同的岗位，每个岗位从事的工作不同，可以报销的内容也不同，一个业务员可以报销一些差旅费、业务招待费，经理可以报销手机费等等；而如果一个休假的人员，报销他在休假期间亲戚朋友吃饭的钱款，显然就不合理了。这就要求费用审核人员从多个渠道去了解报销人员的考勤情况。因此，相关费用在报销时，可以请考勤人员确认时间的合理性，报销人员也必须有正确的报销意识，不是因为你有了相关的经费额度就可以随意报销款项。
（二）相关性
费用报销应该是与企业经营活动相关的内容。在私营企业中经常会出现将家中的费用拿到企业中报销的事情。不是因为私营业主开办了公司，其中所发生的任何费用支出都是与企业相关的。报销审核人员在审核费用时，需与私营业主沟通此类问题。而大型企业中的费用相关性，更需要有一定的程序要求，往往就会存在费用由谁、什么部门申请的问题。这需要在事先完善整个报销流程，报销人员在报销时，也必须注意提供的发票抬头必须是公司抬头，发票开具的内容也必须是和报销的内容相关。
（三）规范性
费用报销需提供规范的发票，粘贴也要符合企业要求。报销流程规范发票作为报销业务的一个载体，其本身是必须正确的。费用审核人员在审核发票时，需利用目前信息化的方式，予以查询。各地的国地税都提供了查询发票的途径，一旦发票不真实，就不得予以报销。例如，目前全国正在开展营改增的工作，企业收到2016年5月之后开具的营业税发票应该对此发票的真实性保持一定的怀疑。
二、目前企业费用报销过程中存在的问题
（一）费用报销计划性不够
出于企业资金运作的考虑，财务部门希望业务部门能对费用使用提出计划，以便财务部门资金运作。例如，大额的广告费用支出，业务部门在知晓此费用发生时，未及时通知财务部门，而且对费用的支出又有急迫需求，造成财务部门资金运作的难度增加。另外，有的企业对于费用预算计划的编制又过于死板，在市场竞争中，如果出现特殊情况，导致实际费用支出时难以用原来的费用预算进行审查考核，又难以及时进行计划的调整，可能会影响到企业把握商机的能力。
（二）费用报销流程系统不规范
对于费用报销管理来说，流程的规范至关重要，由于认知度不足，没有规范的流程，就不能形成一个较完善的且具有制度化的系统，从而引起一些不必要的问题。例如，企业明确了业务人员每月予以报销的业务招待费、手机费等的额度，然而，业务人员在实际报销时，备注了超标原因，其领导签字后，单据流转到财务部门。财务部门认为单据超标，签字流程不能仅到其领导就可以，予以退回，并告知原因，然而业务人员仍认为是财务部门存心刁难。
（三）费用报销制度不够完善
一方面，企业对于费用报销制度的制定往往经历一段时间后再予以执行，而对于新生的费用报销内容缺乏可以参考的制度。在有的企业，甚至大量出现经济业务不存在或不合理，利用假发票报销套取资金的现象。例如，为了将无法入账的相关支出、个人消费等变不合理为“合理”而使用虚假发票，或者通过编制虚假业务或夸大费用开支，利用套开或虚开发票套为私人牟利等。
另一方面，相关事项的签批人员签字样本更新度不够，送交财务部门报销的单据上的领导签字无法辨识，涉及跨部门签批的内容协同部门的签字级别等。上述情况的出现都说明企业的费用报销制度在细节方面应该更加具体、明晰和规范。
（四）费用报销票据杂乱
发票作为重要的商事凭证，由于人员对此的认知度不够，在具体报销过程中会存在票据信息杂乱的现象。例如，报销一项招待费用，事由写明是招待某某公司人员午餐或者晚宴，而提供的发票分属不同企业开具的，每家企业的发票金额都不是很大，而且还以定额发票为主。类似这种情况，应该有理由怀疑其票据本身的来源存在疑点。
此外，开具的发票也存在不符合规定的现象，主要为经办人员在索要发票时，未看清开具的发票单位名称书写是否正确或规范，就立即接受、粘贴报销单据，等到单据传送到财务部门时，又发现名称不对时，往往会出现跨月等问题，对方企业不予换票等现象。
三、加强企业费用报销管理的对策建议
（一）强化费用报销计划
公司费用报销制度范文第6篇
【关键词】 企业 办事处 成立初期 财务管理
随着市场化竞争的日益加剧，企业为了增加销售额，扩大市场份额，需要积极主动地进行销售推广，扩大产品销售覆盖区域，从而达到销售规模扩大的目的。为了达到战略目标，企业通常会根据销售战略，逐步在外地建立办事处，通过办事处来推动业务发展，实现销售战略。但是在办事处成立初期，业务处于开拓期，市场尚未打开，不能获得稳定充足的销售收入，同时人员少，缺乏专业的财务人员进行财务管理，也没有历史可比数据进行财务预算和控制，财务管理难度大。本文主要就外地办事处成立初期面临的财务管理问题进行深入探讨，并提出相应管理措施。
一、外地办事处成立初期的财务管理的特点
办事处是非独立核算的非法人机构，不用报税和交税，其所有的一切经营活动由总公司行使，包括签订销售合同、开票、收款、报销费用等。办事处的主要职责是分析当地市场、建立销售渠道、开展销售业务，相当于销售部门伸向全国的触角。虽然办事处一般隶属于销售部，但仍然是一个获得销售收入、支出成本费用的独立的利润中心。办事处成立初期是指建立办事处后，到其打开销售市场获取相对稳定的销售收入，并可覆盖办事处费用前的时期。由于这个时期办事处处于业务开拓期，其财务管理上具有如下特点。
1、人员少，无财务人员，总公司代管财务。办事处成立初期，由于市场尚未打开，不能获得稳定充足的收入，公司一般不会投入大量的人力、物力，办事处人员较少。新成立的办事处主要人员构成以销售人员为主，一般会有经理1名、销售人员2名、行政秘书1名。考虑成本效益原则不会安排专门的财务人员，财务管理工作由总公司财务部门行使。
2、人员缺乏财务知识和财务管理理念。由于办事处以销售人员为主，大部分不具备专业的财务管理知识，同时办事处成立初期主要目标是拓展当地市场，扩大销售收入，所以总公司对办事处的业绩考核指标主要是销售收入。为了达到公司目标，办事处的工作重点是建立销售渠道、扩大销售份额。而对于成本、费用的控制，办事处经理因缺乏财务管理理念，无法运用预算控制等手段进行财务管理。
3、总公司对办事处的财务管理集中在费用控制。成立初期，办事处尚未获得稳定收入，财务核算事项主要是费用，包括房租、办公设备、交通费、差旅费和应酬费。总公司财务部门负责报销、核算办事处费用，并根据公司相关规定对费用进行控制。作为利润中心，在收入较少的情况下，总公司对办事处的费用控制显得尤为重要。
二、外地办事处财务管理的重要性
外地办事处是全国性销售企业延伸到各地拓展业务的前沿，公司业务规模的扩大、战略目标的实现都依赖于办事处的销售业绩；同时作为利润中心，办事处是公司利润的来源，对公司经济效益的实现具有重要作用。办事处在公司的发展中有着重要的地位，特别是随着办事处的不断增加，加强对办事处的管理显得尤为重要。
财务管理是在一定的整体目标下，企业对资产的购置、资本的融通和经营中现金流量以及利润分配的管理，它是企业管理的重要组成部分，是组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。办事处作为公司利润的重要来源，加强对办事处的财务管理对公司提高盈利水平，实现公司整体经济效益具有重要意义。
加强办事处的财务管理一方面能帮助办事处提高盈利能力，实现自身价值和利润最大化；另一方面可降低风险，提高办事处的市场竞争力。通过财务预算管理可对办事处整个经营管理进行财务控制，从而实现办事处作为利润中心的经营目标。预算数与实际数的对比能够反映办事处的经营状况，体现办事处经营管理过程中隐藏的问题。
办事处成立初期，办事处经理更重视销售业绩，而对费用控制不重视，但是对于公司管理层，在未能获得销售预期的情况下，基于收入成本配比原则，对办事处的费用支出十分关注。由此，总公司的财务部门需要加强对办事处的财务管理，分析其经营管理情况，控制费用，传递压力，刺激办事处提高业绩，降低成本。由此可见，通过财务管理手段，可帮助经营层实现经营目标，加强对成立初期办事处的财务管理显得尤为重要。
三、办事处成立初期财务管理存在的问题
由于办事处人员财务知识和财务管理理念的缺失，以及办事处均在外地，使得总公司财务部门的管理难度加大。总公司财务部门对办事处的财务管理存在以下几个方面的问题。
1、预算控制不到位。作为财务管理的重要控制手段，预算管理不能很好地发挥作用。主要表现在：一是办事处成立初期，由于没有历史参考数据进行比对，同时总公司财务部门对外地物价水平不了解，很难制定合理适当的费用预算。如果预算制定的不合理，执行时通过预算外审批的例外事项增多，预算控制的权威性受到质疑，预算控制手段会失效。二是办事处成立初期收入少而且不稳定，不能根据收入费用配比原则来拟制费用预算，费用预算拟制缺少一个重要的拟制方法，给预算制定带来了困难，同时很难根据收入费用配比原则来进行财务分析，并对费用发生不合理的地方进行费用控制。三是由于办事处在外地，办事处人员一般会半个月或一个月，甚至几个月统一邮寄一次单据给财务部门，当月发生的费用很难当月入账，使得费用实际发生额与月度预算不匹配，预算完成率波动较大，同时很难通过预算分析发现办事处可能存在的问题，并提出提高办事处经营、管理水平的建议。
2、费用报销效率低。由于办事处在外地，又无财务部门，费用报销全部要集中到总公司财务部门进行报销。办事处一般会半个月或一个月统一收集一次单据邮寄到总公司进行报销，导致单据不能及时送回总部报账，费用报销滞后，报销时间周期长。同时由于某些单据不符合财务报账的要求，使得单据在财务部门和办事处之间来回折腾，导致报销时间延长。而且采用邮寄的方式邮寄单据，一旦单据丢失，而又无法确定责任所在时，会增加办事处与财务部门的矛盾，加大财务部门对办事处管理的难度。
四、加强全国性销售企业办事处财务管理的措施
全国性销售企业的总部应针对办事处成立初期的特点，从以下几个方面采取相应的措施加强财务管理。
1、结合实际经营情况，完善细化财务制度。要加强对办事处的管理，首先要专门针对办事处拟制一套有效、可操作性强的新设办事处财务管理操作指引。办事处收入成本由总公司财务部门统一核算，开发票确认收入，发货确认成本，货款直接回到公司账户，仓库统一发货，所以总部对办事处经营收入、成本可控。针对办事处的财务管理，主要集中在加强对费用的控制。办事处费用包括房租、办公设备、交通费、差旅费和应酬费，应根据费用类型不同，在制度中分别对各费用建立报销标准，可按以下思路建立费用报销标准。一是房租，对个人租用面积、地段、小区档次进行限定，明确房租限额，鼓励员工共同租房或拼租；二是办公设备，拟制办公设备配置清单，明确标准配置设备的品种和数量，并对单个设备价值进行限定；三是交通费、差旅费，根据城市规模和所处位置，对城市进行分类，按一定比率调整报销额度，不同城市设置不同报销限额；四是应酬费，可采用年度预算总额和收入费用配比相结合的方法来确定应酬费，对于超额完成收入的办事处，可设立一定比率适当调整应酬费用额度。
制度中除了对相关规定进行细化外，还应专门针对办事处的特点，拟制专门的报销流程，将单据从费用报销人填写报销单据到最后报销完毕的全过程以流程的形式固化，使得报销发票或单据的流转实现无缝对接，避免单据丢失等问题再次发生。同时要对发票及相关单据的合法、合规性标准进行明确描述。
2、加强对办事处人员财务管理制度的培训。新设办事处财务管理操作指引后，办事处人员对制度相关内容并不熟悉，需要通过培训来强化办事处人员的财务管理理念，通过对指引的详细解读，使办事处人员熟悉并掌握费用报销规定和报销流程。由于办事处在外地，培训可采用电视会议形式或者录制培训录像发放到办事处进行远程培训。同时可在财务部门设立咨询电话，随时解答费用报销中遇到的问题。培训后可采用考试的形式使办事处人员重视财务制度，熟悉相关规定，避免报销时由于不熟悉制度规定造成单据来回折腾，从而提高报销效率。
3、强化预算管理，加强费用控制。办事处成立初期在预算管理上虽然存在很多问题，但是作为重要的财务管理方法——预算管理仍然是必不可少的控制手段，所以强化预算管理，加强费用控制对于新设办事处尤为重要。要做好新设办事处的预算管理，首先要编制好预算，预算编制有别于传统预算编制方法，需要采用整体控制、单个费用灵活控制的方法确定预算数。比如对差旅费、房租、办公设备、交通费按照新设办事处财务管理操作指引规定的标准设立单位费用预算额度，单个费用的年度总额度不做单独设定，而是根据年度收入指标设定年度费用预算总额。如果收入超过年度指标，费用预算可按一定比例提高，同时预算执行结果与办事处经理的绩效考核结果挂钩。将预算的刚性和柔性结合起来，并兼具了激励性，可促使办事处经理主动进行预算管理：一方面努力拓展业务扩大销售收入，另一方面缩减不必要的开支，控制费用总额。总部财务部门在进行预算管理时，要严格按建立的费用预算标准进行审核，并及时统计分析预算完成情况，将费用总额控制在预算总额内，同时对于完成收入指标的办事处应及时调整其费用预算总额，灵活地进行预算管理。
4、设置费用报销共享中心。为了更好更快地对办事处的费用进行报销，应在总部设立办事处费用报销共享中心，共享中心由财务部和销售部人员组成。两部门分别安排专人专门对接处理办事处费用报销问题。销售部直接对接办事处行政秘书，财务部直接对接销售部。销售部作为报销的中间环节，一方面可将报销的常规问题在递交财务部之前解决，避免单据在办事处与财务部之间来回折腾，提高费用报销的效率；另一方面可减少财务部与办事处之间的矛盾冲突，使得报销流程更加顺畅。办事处通过费用报销共享中心进行费用报销的流程如图1所示。
其操作细则如下：一是报销人根据费用类型填写报销单，注明费用类型、发生时间和事由，并按新设办事处财务管理操作指引规定将报销单据进行整理、粘贴后交至办事处行政秘书；二是办事处行政秘书按新设办事处财务管理操作指引规定对报销单据进行初步审核，对不符合规定的票据和不符合报销标准的费用提请报销人员予以改正，在票据尚未寄出前解决好费用报销的基本问题，避免单据来回折腾；三是办事处行政秘书将审核合格的单据报办事处经理签字确认后，寄送单据至销售部费用报销接口人，寄出前对单据进行登记，记录报销人、费用类别、票据金额和张数，并与报销人签字确认，最后将票据登记单复印一份放在快递中一并寄给接口人。单据寄送应选择信誉好的快递公司。四是总部销售部费用报销接口人接到费用单据后，首先核对单据是否与票据登记单上记录的情况一致，然后才在快递签收单签字确认。一旦发现单据不符的应及时与办事处行政秘书沟通，分析是属于记录错误还是快递公司原因造成的，如果是快递公司的原因，应及时与快递公司沟通协商解决。同时接口人应根据新设办事处财务管理操作指引规定对费用报销单据进行审核，如果发现不符合规定的，应与行政秘书或报销人沟通，可以代为解决的，就地解决，否则退回行政秘书。审核通过的单据则交至财务部费用报销接口人。五是财务部费用报销接口人审核单据合规合法性，根据费用所属办事处的预算和实际发生额的情况，对费用是否超预算进行审核，并填写财务意见。然后将审核后单据交销售部费用报销接口人，由销售部费用报销接口人按照授权规定，分层分级签字确认，对于超预算的费用，应按预算外流程进行审批。六是销售部费用报销接口人将审批通过的单据交财务部出纳，出纳检查单据是否已按授权经各级领导签字确认，并对已按规定审批的单据及时进行支付。
5、借助网络和财务电子化报账系统。办事处的财务管理难度大，很大一部分原因是由于其地处外地，距离远、沟通不方便造成的。如果实现财务信息系统网络化则可以解决这一问题。将业务流程和管理过程在网络上完成，规避了距离带来的管理障碍，使总部与办事处沟通零距离，提高了管理效率，减少了矛盾冲突。通过电子信息化系统，将总部与办事处处在同一个界面上，双方的沟通更畅通，业务处理时效也会更高。单据不需要频繁寄送，节省了费用。报销时由办事处行政秘书审核单据合法合规性，不需要立即寄送单据到财务部，只需扫描单据上传给财务审核，财务及时审核并支付，同时相关领导通过网上审批，可充分利用领导空闲时间，及时处理日常事务，提高了工作效率。财务部门根据报销人的报销记录，建立信用库，对员工进行信用评级以此制约虚假的费用报销行为。
五、结束语
随着全国经济活动的日益频繁，全国性销售企业越来越多，他们都纷纷设立办事处，从而将销售范围覆盖全国，扩大市场份额。这些企业在设立办事处的初期都会遇到文中描述的问题，并且为此付出经济和效率的代价。但是只要他们找到一套行之有效的财务管理办法，财务管理方式得当，不但可帮助办事处降低办事处成立初期在财务管理摸索中的资源浪费，减少总部的管理压力，摆脱管理困境，而且还可以帮助办事处尽快进入正轨，获得有力的支持，从而提高销售业绩，实现公司整体销售战略。
【参考文献】
[1] 王伏涛：论石油销售企业便利店财务管理[J].当代财经，2011（6）下.
[2] 于虎：也谈企业驻外办事处[J].中国石油企业，2009（8）.
[3] 李如新：企业集团财务管理模式的探讨[J].会计之友（上旬刊），2010（11）.
[4] 徐瑾：企业办事处常见问题分析与解决方案[J].现代经济信息，2010（22）.
公司费用报销制度范文第7篇
【关键词】费用报销系统功能；范围；原则及要求；系统上线的意义
中石化集团根据“试点先行、效果导向”、“总体规划、分步实施”等原则，认真分析面临的挑战及应对措施，最终确定在财务共享服务统一框架下，总体设计，分步实施，先行建立中国石化费用报销管理系统，待财务共享服务中心成立后，适时将费用报销业务纳入共享服务范围。
一、费用报销系统的功能
1.通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能。
2.提供员工自助查询、财务部门统计分析、领导综合查询等功能。
3.将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程。
4.与总部统一建设的ERP、会计集中核算、HR、TMS、MDM、邮件、门户等系统进行集成。
二、费用报销系统上线的范围
1.原则上主要包含两类，一类是对私费用报销业务，指收款人为中石化内部员工；一类是对公费用报销业务，指收款人为供应商。其中对私费用报销业务的挂账、支付业务，全部纳入费用报销系统，对公费用报销业务的挂账业务（贷方涉及到其他应付款或者是应付账款）。
2.不纳入费用报销系统的有：一是涉及到关联单位之间的费用；二是固定资产业务；三是是ERP集成业务带采购订单号的业务；四是对于人工成本核算的业务（除托儿费、抚恤费等付给个人的业务）。
三、费用报销系统上线原则及要求
1.业务原则
费用报销采用先挂着后付款的处理模式，一笔支付业务需要分别生成一笔挂账凭证和一笔付款凭证，例如：
（1）挂账凭证（对私）：
借：XXX费用 贷：其他应付款――员工报销款
（2）付款凭证（对私）：
借：其他应付款――员工报销款 贷：银行存款
（3）挂账凭证（对公）：
借：XXX费用 贷：供应商/客户
2.业务要求
（1）总账科目
SAP系统需要增加“其他应付款-员工报销款”和“其他应收款-员工借款”两个总账科目，其中“其他应收款-员工借款”主要核算员工的备用金”。
（2）备用金管理
新开立的科目“其他应收款-员工借款”属于总账类科目，ERP系统中将不再分员工核算员工的个人借款，所有的借款明细信息都是在费用报销系统中进行核算管理。
（3）费用报销户
目前已与工行、建行、中行以及农行签订了总对总协议，各单位需要重新开立费用报销户或者指定现有的一般户或基本户作为费用报销户，报销款从该账户通过银企直连接口将资金直接划拨到收款人的银行账户中。集团企业可以使用工行或者中行的基本户，其他行不可以使用基本户；股份企业四家银行均不可使用基本户。
（4）使用人员
原则上使用该系统的用户必须为HR系统中的在职员工且拥有AD账号，否则将无法使用该系统进行费用报销。系统每天晚上，系统会自动同步HR系统中的人员信息，要确保HR系统及时更新。
（5）费用项目
费用报销系统中填制报销单时需要指定费用项目，系统预制了三级费用项目并且将三级费用项目与会计科目进行了对应，凭证生成时，是根据三级费用与科目的映射关系将凭证生成到财务系统中，同时各企业可以根据管理要求制定四级费用项目，四级费用项目是满足企业的管理要求，所有与生成凭证无关，三级费用项目由总部统一制定。
（6）事前申请要求
按照总部要求，对于业务招待费、主办会议费以及主办培训费必须进行事前申请，其他费用各单位可以根据本单位的管理要求自行设定是否进行事前申请。
（7）影像扫描
一是要按照规范的要求进行原始发票的影像扫描；二是扫描时需要将打印的报销单封皮一起进行影像扫描。
四、费用报销系统上线的意义
1.费用报销系统通过与ERP系统、资金管理系统的链接，实现费用报销业务记账凭证自动集成，提供业务执行情况、费用汇总和预算执行情况等灵活的查询分析功能，满足总部、企业、用户不同级别的业务需求。实现各类数据查询，为财务分析提供依据。
2.通过建设集中部署、统一管理的中国石化费用报销管理系统，实现总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化，为费用报销业务纳入财务共享服务范围奠定基础，同时也为下一步实现集团范围内报销制度统一化及报销业务标准化创造条件。
公司费用报销制度范文第8篇
一、实施网上费用报销的原因
1.传统报销方式以手工处理为主，主要使用纸质单据，效率低，工作量大。手工签字的审批方式难以满足共享服务和管理变革的要求。
2.由人工进行预算审核，预算控制的精度较差，也难以实现对预算的事先控制。
3.人工方式下，难以实现对审批流的标准化管理。
4.缺少系统的有力支持，管理信息收集和获取的难度比较大。
5.报销信息缺少电子档案，不利于查询和检索。
二、网上费用报销的意义
1.网上费用报销系统整合人力系统资源，是公司加强内部管理需要
中国人寿的网上费用报销充分整合了HR(人力)系统的资源，与HR系统结合捆绑员工工号，实时将报销数据传送财务系统。全部使用员工工号进行操作，与国际大公司费用报销模式相接轨，按照专业化、标准化、品牌化和国际化的要求进行设计。
2.网上费用报销系统适应责任中心管理体系，是实现管理科学化、精细化的必然要求
实现公司经营管理科学化、精细化的要求不能再停留在研究层面，必须尽快采取切实有效的措施全面提升公司管理水平，费用报销模式直接反映管理思路，可按照责任中心架构进行费用管理。
3.网上费用报销系统是强化预算管控职能，有效管控费用的手段
网上费用报销系统能够有效整合公司的后台管理资源，并能够对资源的流向实现实时的、全过程的监督与控制。对加强成本管控力度，加强对费用开支必要性审核，探索新的预算管理模式，滚动分析费用佣金资源和费用佣金支出的执行情况，及时调整预算偏差提供了有效的技术支撑。
4.网上费用报销系统改进了支付流程，是实现集中支付的工具
网上费用报销资金支付方式由省级公司统一设定，采用费用报销系统后必须实行费用集中支付，
三、网上费用报销系统的特点及操作流程
1.网上费用报销系统特点
(1)报销电子化：通过SAP Portal(门户)系统实现报销的电子化，报销可以通过网络随时随地提交，提高效率，提升服务水平。
(2)审批网络化：通过工作流驱动和影像支撑，依据审批流程和金额授权自动流转，实现报销审批的网络化，突破时空限制，支持共享服务和矩阵管理。审批人员可以随时通过网络进行审批，改变了手工签批流程下，必须面对面审批的方式。
(3)预算集成化：通过基金模块(预算考核单元)实现预算管控，动支(预算申请)或费用报销时扣减相应预算，可随时掌握部门预算使用情况。通过系统来实现对预算的事先控制，通过系统有力支持为管理信息收集和获取提供了平台。
(4)记帐自动化：通过后台的电子数据流转，费用及付款信息会传入财务系统，自动生成会计凭证。
(5)报销数据的电子化：便于查询和检索，从基层公司就可以查看实际费用使用情况，提供了报销数据电子化档案。
(6)系统操作简便，员工自助服务：任何员工无论在何地均可自行完成报销。报销项目按照经济事项类别打包分类，员工直接选择经济事项。
2.费用报销系统主要流程
费用报销系统主要的工作是将财务报销流程进行系统化的管理。财务报销流程可以分为以下三个主要流程：
(1)员工填写报销单：员工根据费用报销单，在系统中填写报销单据的数据。
(2)领导审批流程：此流程中主要是根据财务报销的管理规章制度中财务报销的流程，实现领导对财务报销单的审批。
(3)财务部门处理流程：包括对报销流程的核对、报销单据的审查、报销款支付、凭证写入财务系统和归档。
四、网上费用报销上线实施步骤
1.为保证网上费用报销实施顺利应建立项目运作机制，由公司管理层统一领导。做好费用报销系统的宣导工作，要充分准备、按时提交相关资料，确保完成各节点工作。
2.网上报销涉及公司每位员工的切身利益应对使用人员进行操作培训，确保使用人掌握操作流程。
3.网上费用报销系统实施后原则上要求分支机构按条线制定统一标准费用报销审批流，以便在费用报销系统中制定合理的审批流，达到费用佣金有效管控。各级公司还应制定相应的细则。
4.做好人员配备，基础数据搜集工作。加强基础工作，合理配备相应的预算管理人员。主要工作任务是工作表的数据收集及日常维护等工作。认真填制数据搜集表，按时导入报销系统，包括预算管理数据采集，预算员信息采集等。
5.统《审批关系表》等基础数据必须按上线进度要求导入报销系统，并走通审批流，并保证付款顺畅。
6.项目启动后，应建立工作汇报、信息沟通、问题跟踪、文档管理等机制，保证项目顺利进展。其中重要问题汇报应采用会议或书面形式，沟通会议应记录会议纪要，问题跟踪要落实到相关人员、并及时反馈解决情况，应建立专门项目文档，保证文档齐全、规范，并备案存档。
公司费用报销制度范文第9篇
一、财务管理制度
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。
第四条 借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第一条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批。
(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第二条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第三条 费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销。
第五条 差旅费报销制度及流程。
(一) 费用标准:
职 务
交通工具
住宿标准
伙食标准
外埠市内交通费用
一般员工
火车硬卧
120元/天
30元/天
30元/天
部门负责人
火车硬卧
150元/天
40元/天
40元/天
总经理助理
飞机
200元/天
50元/天
50元/天
总经理及以上
飞机
实报实销
实报实销
实报实销
(二)费用标准的补充说明：
1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。
2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。
3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。
5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
二、报销流程
1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。
2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案)。
4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。
第六条 电话费报销制度及流程
(一) 费用标准
1.
移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
1、 公司人力资源部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。
2、 财务部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、 员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。
5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。
第十一条 交通费报销制度及流程
(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
1. 员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。
2. 审批:按日常费用审批程序审批。
3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1.购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2.报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3.费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一)费用标准
1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4.其他费用：根据实际需要据实支付。
( 二)报销流程：
1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
第十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
第十五条 工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程：(1)每月20日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;(2)总经理提供职工月度奖金分配表;(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;(4)按工薪审批程序审批;(5)每月25日由财务部通过银行形式支付工资;(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
(二)临时工资支付流程同工资支付流程。
(三)社会保险及住房公积金支付流程：(1)由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
(四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第五部分 专项支出财务报销制度及流程
第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
(一) 填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。
(三) 结账报销：(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);(2)按资金支出规定审批程序审批;(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第十八条 其他专项支出报销制度及流程
(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、
办公室装修及其他专项费用)支出。
(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
(三) 财务报销流程
1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。
3.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批;(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第六部分 报销时间的具体规定
第十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
1.财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
第七部分 附则
第二十条 本制度解释权归公司财务部。
公司费用报销制度范文第10篇
关键词：费用管理 费用管理信息化 费用预算 费用开支
本文以主营生活用纸、卫生用品的大型商贸公司为例，该公司在各行政省区设置了商贸分公司、经营部或办事处（以下简称部办），其销售类型主要有：普通业务销售、工厂直运销售、赠品销售、折价销售等，客户按渠道性质划分为：传统渠道、现代通路、零售渠道和特殊渠道等。不同的销售类型、销售渠道对应不同的业务流程，加上业务单据量巨大、费用项目繁多，尤其是商场费用、销售服务费、物流费用、促销费用占比较大，并且各销售公司人员素质参差不齐，营私舞弊、虚假报销的行为屡禁不止，强化费用开支的信息化管理势在必行。
一、费用管理的现状
（一）传统方式下费用计划编制难以做到准确。传统管理方式下，费用计划编制主要依据单位财务人员对历史数据的归纳与预测，缺乏销售市场的现场管理人员的主动参与，费用计划偏离市场环境的变化，导致每一年度的费用计划编制难以准确地核算到销售单品、品牌、销售渠道和管理主体，费用计划编制相对粗放。
（二）费用核算不够及时，且无信息集成。日常的费用开支，偏向于以核算为主导，费用开支与事后核销都是手工操作，缺乏系统的信息化技术管控。而且很多费用开支的受益期限跨度比较长，有的费用开支受益期限达到半年、一年甚至超过一年，分销商较多，财务核算工作量太大，少计、多计、错计的现象难以及时发现。以公司的促销费用开支为例，促销活动跨期的情况下，费用的支付期与受益期所属期间往往不一致，费用开支如果未做到按权责发生制入账，则会导致利润核算失真。各个部办所辖客户数众多，费用开支单据量大，费用入账不及时，后续费用核销管理混乱;并且在无信息化技术支撑，未实现数据集成的情况下，各部办财务负责人无法及时查询各项费用的发生情况及核销情况，不利于进行费用数据的统计分析。
（三）费用超支情况无法及时预警。传统方式仅借助于手工核算或OFFICE办公软件核算，费用数据庞大，无法对费用的超支情况进行预警控制，从而未能有效地进行费用控制，实现利润目标。
（四）费用超计划管理过于依赖人为因素。费用计划编制粗放，未能按月进行费用的管控，对于超计划的费用的追加、调整，未经过严格的审批，而是由各部办的财务经理审批，无法进行有效的费用预算的控制。
因此，如何“把开支用在刀刃上”，必须通过信息化技术系统的支撑，提供预算编制、审批、事后的报表分析等，加强费用的事前预算、审批、事后的跟踪反馈。
二、费用管理信息化基本流程
费用的整体管控是从费用预算开始的，从年度费用预算出发，根据每年总公司与业务部门达成的毛利预算和利润预算的指标数据，倒轧出本部办的费用预算总额;再据此将年度预算额分解制定为月度费用预算额;公司各项业务费用开支前，各项费用的发生均要经过审核审批才能入账，其开支过程中的各项原始单据、审批报告等作为报销审核的入账依据。最后责任会计对费用的预提和报销进行分析、跟踪反馈，从而形成完整的费用管理信息化流程，如图1所示。
（一）费用预算与费用计划管理。各经营部必须成立由财务人员参与的预算与计划编制小组，由各分公司、经营部行政负责人作为第一负责人，明确小组成员的内部工作分工，做好预算工作的安排与落实。并指定专人负责上下部门的沟通、指导、跟进预算编制执行工作。
1.年度费用预算。费用预算从年度预算编制开始（一般每年的10月起编制下一年度的预算），由经营部财务负责人根据总公司已确认的经营预算数据，在信息化费用管理系统中填制各部办《年度费用预算单》（表1）。一个部办只能编制一张，年度费用预算单签批后，据此才允许编制各个月份的月度费用预算单。
2.年度费用预算追加。各级预算编制责任部门的费用项目预算编制应尽量符合经营实际需要，年度费用预算总额一经确定，原则上不允许增加，客观情况下确实需要增加年度费用总额开支的，必须由部办负责人提出申请，列明各费用项目需增加额外支出的原因，逐级上报各级领导审批。
3.年度费用预算调整。由于年度费用预算与实际执行会存在一定的预估偏差，可能会导致有的费用科目会超出年度预算所允许的最大值，而有的费用科目又会产生费用节余，为此从客观实际出发，在合理评估的基础上确实有必要对不同费用科目间预算数进行适当调整的，在年度费用预算总额不变的情况下，年度费用科目预算调整必须报公司领导审批。
4.月度费用预算。月度费用预算一般依据年度费用预算编制，由各部办主办会计编制，经部办负责人审核，分公司财务经理审核，上报分公司总经理审批。由于考虑到市场行情的变化，或者当月实际报销金额超过预算金额时，可以进行月度费用预算的追加或调整。调整的预算金额冲减或追加到次月的费用预算金额中。月度追加预算一般要求分公司总经理审批。
月度费用预算编制与年度费用预算编制要求一致，即销售费用、管理费用按二级科目预算，分部门、分品牌进行辅助核算。但是对于销售费用中的职工薪酬费用、通讯费、差旅费中个人性质的费用，以及营业税金及附加、财务费用可以允许超预算申请与开支，不做限制申请与限制要求。其他类费用预算后则不允许超预算申请或报支，只能采取追加预算的形式。
（二）费用开支申请与报销管理。各商贸公司的费用开支应本着厉行节约、科学支出的原则，依据费用预算的管理要求，在符合本公司财务收支审核审批制度的前提下，提出费用开支申请及履行费用报销手续。
1.费用开支申请要求。对于各项费用开支，都应当事前做出开支申请，原则上费用申请报告的内容应明确费用受益期间及费用报销截止时间，并经审批同意。批复报告须同时抄送一份给所在单位财务部门备档。按总公司审核审批制度要求，凡是由总公司财务负责人签署复核意见的费用申请报告，还必须对部办费用计划与执行情况进行动态的跟踪，考虑所报销的费用项目是否超出本月费用预算金额，再签署建议或意见。若超出费用预算的申请支出，在合理估计的情况下，应追加月度费用预算或追加年度费用预算，但必须由相应领导审批。
2.费用开支申请管理。
（1）经办人员申请属本部办发生的费用，根据费用有效批复报告，由助理会计登录信息化系统的“费用管理”模块，根据费用申请报告填写《费用申请单》，审核通过入账为当期费用和预提费用，即借记“销售费用――××费用”科目，贷记“其他应付款――预提费用――××费用”科目。
（2）由往来会计将系统生成的费用申请单的单号写在申请报告的右上角备查，并登记费用台账（EXCEL表格），做好费用申请、预提、报销、兑现情况全程跟踪。
（3）费用申请单报销结束，执行完毕或不予以执行、不再报销处理的必须予以关单处理，冲减原预提费用，以释放剩余未报销费用的费用已执行数。
（4）费用申请单申请数与当前期间已执行数之和超过月度费用计划金额的，则单据审核不予通过。
3.费用报销管理。
（1）财务负责人在履行费用报销审核时，除对原始票据规范性、内容真实性、手续的完整性等进行审核外，必须考虑所报销的费用项目是否超出月度费用计划金额，以免造成在系统中无法完成付款报销流程。
（2）费用报销单的报支金额大于费用申请单申请金额或者是单据报销日期超过了费用申请单报销结束日期的，则费用报销单审核不予通过，需按管理办法走审批流程。
（3）费用报销时，要凭活动总结核销。以经销商的赠品促销费用为例，往来会计需关注促销时间段内，经销商是否从公司进货，并在促销时间段内，经销商是否将促销品发给了终端客户，故审核时需附申请报告、经销商从公司进货的验收回单、经销商给客营终端客户送货的验收回单、电脑收银小票、赠品流向表（客户签字）、活动照片、促销总结等。
（4）出纳人员履行报销付款支付时，必须及时将费用报销单录入系统，生成记账凭证，借记“其他应付款――预提费用――××费用”科目，贷记“库存现金/银行存款”科目。
（5）费用报销结束后，必须对费用申请单进行关单处理。对于已批复的费用申请报告，因市场环境等原因导致不再予以执行的，业务经办人或部办负责人应知会所在单位财务人员进行关单，释放未报销的费用执行数，否则将导致费用执行数虚增，影响后续的费用开支管理。并进行账务处理，借记“销售费用――××费用”科目（红字），贷记“其他应付款――预提费用――××费用”科目（红字）。
（6）报销结束日期调整。因客观条件的改变或人为因素的影响，导致费用报销滞后超过截止报销时间的，必须由客户经理或部办负责人提出申请，经财务负责人复核，部办负责人审核，上报分公司总经理审批。经审批同意后，由部办财务负责人在信息化费用管理系统中填制与审核《报销结束期调整单》，上报分公司财务经理审批。
（三）费用管理报表的编制与分析。在执行费用管理信息化流程后，财务人员除了编制基本财务报表外，还要按销售主体、分品牌、分渠道进行费用明细数据的计算与分析，对费用异常的项目，结合历史数据、区域市场、特殊客户投入等情况进行分析，满足费用管控的需要，同时为利润分析提供依据。常用的报表是预提费用表（表2）、月度费用明细表（按管理主体汇总，表3）、月度费用明细表（按品牌汇总，表4）、费用报销到期预警表（表5）等。
1.预提费用明细表。该表用来分析本期各部办已预提未报销的费用金额，并提请业务员进行跟踪，看是否属于不再执行或将要执行的。对于不再执行的，应进行关单处理，释放费用，以更为真实地反映当期的利润情况;对于将要执行的，要提醒其报销截止日，严格报销审批流程。
2.费用明细表。该表用来统计当月各部办、各品类、各项费用的发生情况，用以分析各费用发生额与预算数的差异、各月同一费用项目数据的差异、与上年同期相比费用的增减情况，从而为下月预算计划的调整提供信息。
3.费用报销到期预警表。该表主要是查询截至指定时间点，报销期已到、而尚未报销的费用数据。一般按销售主体进行查询。正常情况下，每个科目的未报销金额都应与预提费用明细表的科目余额一致;若存在不一致的情况，必须查找原因，解决后，方能结账。
三、费用管理信息化的应用效果
（一）费用管理更严格。费用预算的执行由原先的人工管理提升为系统强制管理，由事后控制提升至事前管理。通过费用管理系统的数据维护，各项费用发生的编制流程、审核过程和账务处理进一步规范化。各项费用支出均需经过审批，整个流程通过信息化系统实现，固化了工作流程。费用由总公司统一控制，分公司、各部办的不透明因素在减少，费用超支在减少;各种费用发生与报销数据唾手可得，利于财务分析。
（二）费用信息获取更及时。通过信息化平台，各责任人可随时查看费用的发生情况，联查相关的发货单、销售订单、赠品补货单;总公司负责人可随时查看各部办的费用预算执行情况，提升费用开支管理的执行力度;结合OA系统的应用，各负责人可随时进行费用开支的审核，不受时间、空间的限制，大大提高了工作效率。
（三）财务核算转变为财务管理。费用管理信息化系统的应用，使得财务人员将更多的精力花费在事前的预算计划编制、事中的费用发生审核，强化费用开支的真实性和合理性，规范了业务经办人员的操作流程。例如，各销售公司在提出促销费用申请后，在执行过程中，要对促销形式、促销幅度、促销频次进行控制，在促销活动完毕7天内，必须对促销活动进行总结，撰写总结报告，将实际的促销效果与原申请报告进行对比分析（包括销售完成偏差、费用率偏差等方面的分析）。
（四）费用报表分析更细化。通过费用的投入产出比分析，可以充分发挥费用推动销售的杠杆作用。例如，某部办某月的销售毛利率为23%，销售费用占销售收入的-6%，销售利润率为29%。通过费用报表分析，得知该部办当月促销费、销售推广服务支持费、商场费用冲销数额巨大，一是当月费用报销单多、报销金额比原申请金额少;二是报销期截止的费用申请单多，释放了大额的、未报销的费用执行数。
借助财务报表和费用报表，可以分析各管理主体、各品牌的各项费用发生情况，统计出哪个管理主体、哪一品牌、哪项单品、哪项费用占比较大，从而分析每个月销售毛利率升降、销售利润率升降的原因等，为每个月撰写财务分析报告提供数据支持。
四、结语
信息化和企业管理是一个相互促进、同步发展的过程。费用管理是企业管理的重要组成部分，直接关系到企业的生存与发展。费用管理的信息化建设，实现了流程的规范化和标准化，为编制费用报表提供了强大的数据库支撑，达到了事前控制、事中监督和事后考核分析的管理目标。今后还应加强费用预算的调整及预算总额的追加控制，使预算更为科学，缩小实际与预算执行情况的偏差;审批后，要注重销售区域费用支出的评估与跟踪，确保经营过程的效益。
参考文献：
1.闫瑞忠.费用预算管理信息化在企业中的作用[J].淮北职业技术学院学报，2012，（11）：186.