公司公文管理范文

公司公文管理范文第1篇

一、公司内部行文

（一）办公室自拟公文

1、公司领导和办公室安排的材料，办公室承接人为材料编制的第一责任人，负责督办审核、校对、印制、下发或上报的全过程。

2、公文初稿形成后，填写公文发文稿纸（写明文件名称、主题词、发文范围、份数、拟稿部门、主送、抄送部门等），送交办公室主任或分管副主任审阅，并签署核稿意见。

3、公文初稿经办公室主任或分管副主任审核并交拟稿人修改后，呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，送交打印室印制，按规定印发或上报、上挂电子平台、存档。

5、拟稿人凡不按规定程序行文，造成的一切后果由拟稿人按办公室规定自行承担责任。

（二）各部门、各单位自拟公文

1、各部门、各单位将打印好的公文初稿送交办公室，由办公室承办人初步审查后，提出修改意见并填写公文发文稿纸（同“办公室自拟公文”第二条），送交办公室分管负责人审阅及签署核稿意见。

2、公文初稿经办公室分管副主任审核后，交公文拟稿部门、单位修改，由其签署拟稿人，公文文稿起草部门、单位为该公文的第一责任人，负责督办公文审核、校对、印制、下发或上报的全过程，办公室承办人为连带责任人。

3、拟稿部门、单位将审核、修改后的文稿呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，由拟稿人送交打印室印制并校对，按规定印发或上报，办公室承办人负责上挂电子平台、存档。

5、严禁各部门、各单位不经办公室审核直接将公文文稿报送公司领导或其它如多头报送、越级报送、代拟发文稿纸、自编公文文号等违规行为，否则由此引发的一切后果由本部门、本单位自行承担责任。

（三）呈报公司领导公文

1、除公司领导明确要求直接报送其本人和确需直接报送的文件外，各部门、各单位一律不得将公文直接报送公司领导特别是主要领导个人，应按程序将拟报公司领导审阅或签发的公文先报送至公司办公室，由办公室呈报公司领导阅示。

2、所报送公文内容力求简洁扼要、准确无误，所用纸型、字号要符合规定，附件正确齐全，请示类和情况报告类公文要分开报送，情况报告类公文不得夹带请示事项。

3、严格控制报送公司领导公文的数量，凡属本部门、本单位职责范围的事项和可协商解决的问题，尽量自行解决，向公司领导报送的请示类公文不能只提问题，还要提出可行性强的参考意见和解决方案。

二、呈报上级部门公文

向集团公司及以上部门、单位报送的各类公文，必须经公司主管领导签发后方可上报，具体程序参照本管理规范第一项“公司内部行文”规定执行，严禁未经签发私自上报行为，

三、公司电子办公系统行文

（一）公文按规定程序由公司领导签发、印制完毕后，需要在电子办公系统的，由承办人通知信息中心办理。

（二）办公室信息中心管理人员为公司电子办公系统的技术和安全支持责任人，负责电子办公系统服务器的管理及系统维护，确保服务器安全运转和网络安全，保证办公系统使用正常。

（三）严禁信息中心管理人员未经批准私自将公文上挂办公平台或发生公文漏挂、错挂等事件，否则由此引发的一切后果由其按办公室规定自行承担责任。

四、集团公司电子办公系统公文接收

集团公司办公系统文件的收发实行专人负责、值班秘书联责制度，接收公文后及时进行打印、登记、转送文书按规定办理，及时与集团公司信息中心联系，保证办公系统的正常运转，坚决杜绝公文漏收、错收等事件发生，否则由此引发的一切后果由责任人按办公室规定自行承担责任。

本公文管理规范自下发之日起实行。

公司公文管理范文第2篇

关键词：公文管理系统；lotus domino；优化设计

前言

为了进一步提升办公自动化应用水平，推进中石化总部与企业办公信息化建设，提高公文处理与办公管理水平，规范企业行政办公业务流程，近期中石化公文管理系统在中石化各家企业进行应用推广，中石化公文管理系统是基于Lotus Domino进行的设计开发。

一、技术背景

Lotus Domino/Notes 作为群件系统的领先者，在我国及全世界有着广泛的应用。它提供的企业信息通讯平台、文档数据库、工作流自动化功能，以及其丰富的模版，使其成为办公自动化的代名词。目前中石化公文管理系统使用的是Lotus Domino8.5版本。

随着计算机技术和网络技术的不断发展，传统的C/S结构的公文管理系统已经不能很好的适应用户的需求，B/S模式渐渐浮出水面。中石化公文管理系统是基于Domino Web 进行的开发设计，Domino Web技术是Domino/Notes开发的一种延伸和扩展，因其部署简单，使用简便而取代了维护繁琐的客户端应用。中石化公文管理系统基于的Domino数据库是包含应用程序的数据、程序代码、逻辑关系和设计元素的容器。

通过Domino Web设计出满足企业要求的视图、表单及页面等内容。Domino Web 服务器是一个Lotus Domino服务器任务，它使Lotus Domino 服务器能够同时作为HTTP 服务器。Domino 服务器自动将所有的Notes 设计元素和文档转换为Web 页面，使用户即可以通过Notes 客户机，也可以使用Web 浏览器访问Notes 数据库。Domino服务器把所有的设计元素和文档转换为Web 页面。不用付出任何额外的工作，Notes 视图，表单，导航器，链接和文档被解释成可以显示在任意一种Web客户机上的HTML。

二、优化设计

天津石化作为中石化公文管理系统首批推广试点企业之一，根据天津石化实际情况，制定了收文、发文、工作表单、签报、会议通知等各个模块的数据库及流程配置。在中国石化公文管理系统推广基础上，结合天津石化实际应用情况，完成5000多用户、253个部门信息的初始化工作，部署了公文流转、个人邮箱、个人事务三大模块。其中公文流转模块包括收文、发文、签报、会议纪要、工作表单、督办管理子模块，完成了600多个数据库的搭建和45个流程的配置工作。 个人邮箱作为公文管理系统应用的辅助模块，个人事务含委托办理、密码设置等。为确保公文快速高效的运转，天津石化同移动天津公司共同做好了系统中的短信提醒功能，为急件的办理提供便捷。

在中石化公文管理系统的基础之上，天津石化公文管理系统主要进行了以下方面的改进设计及开发：

（一）进行了首界面的修改，由原有的“待办信息”和“待阅信息”两个模块增加为“待办信息”、“待阅信息”、“会议通知”和“个人邮箱”四个模块，界面显示呈“田”字型，各个模块显示更加直观，其中待办信息和会议通知两个模块按照紧急程度排序。

（二）从功能上把“会议通知”单独分离出来，只用于各种会议通知，模块中未读通知显示红色，阅后显示成黑色，便捷，并可由各接收人员根据需要自行删除，以保证会议通知及时有效的传达。同时在公文流转中增加“其他通知”，用于下发会议通知以外的各种通知。

（三）规定了“待办信息”及“会议通知”中文件的排列顺序，即按文件限办时间分为特急、急、一般三个缓急层次，分别用两个红标、一个红标、绿标显示，自动按特急、急、一般顺序排列文件（同一缓急层次内文件按时间排列），同时系统根据设定的限办时间自动改变文件紧急度，直观地提醒办理人员，以确保文件运转高效、准确。

（四）隐藏传阅文件及会议通知过程中除本层回执的所有回执信息，即发起传阅（通知）人只看到自己传阅（或）的回执，而上层（或下层）传阅（）回执不再在本层显示，并且同级之间被传阅（）者互相不再看到回执信息，以确保回执信息的简洁。同样在删除传阅（）权限上也相应加以修改，即发起传阅（）人只能删除自己传阅（）的人员，不能删除其他层次的传阅（）。

（五）增加了公文统计中的搜索条件，并将搜索出的文件标题增加链接功能，直接可以查到文件当时流转的状态。

（六）为确保系统运转速度，将系统中的“待阅信息”中的文件，按照接收文件的时间计算，如超出30天未阅，自动将文件转入“已阅信息”中，以免造成因“待阅信息”中文件过多时，系统登录时间延长的问题。

三、服务器配置及备份方案

根据天津石化体制现状，天津石化公文系统中的邮件系统将对改制单位用户使用，所以邮件使用人数将上升到5000人，由于Domino服务器的最佳用户数限制为3000人左右，天津石化对现有情况评估后采用在两台服务器上分别做分区服务器的方式来部署公文和邮件系统。

两台服务器分别为A和B，分别安装2个Domino分区服务器，分别部署公文系统和邮件系统，Domino程序在本地磁盘，数据存放在磁盘阵列上。在部署的时候，需要给公文系统及邮件系统绑定不同的IP地址。备用系统都是处于停用状态。如果A服务器上的公文出现问题，则应急启用B服务器上的备用公文系统，同时需要断开A服务器与磁盘阵列的连接，应急状态下需要在一台服务器上同时运行公文系统和邮件系统。这种配置方案实现了多台服务器单一登陆的功能，系统负载均衡，运行稳定快捷，出现问题时，能快速发现问题、解决问题，有效的减少了系统宕机时间，为公文系统平稳运行保驾护航。

四、应用效果

优化后的公文管理系统界面更具人性化，符合用户的使用习惯，更便于新老系统的切换，会议通知的有效提取便于用户分清事务的轻重缓急，是这次设计的亮点。另外通过系统的权限设置使每个用户都能根据自己的权限、角色，去履行自己的工作职责与义务，保证了文件运转的安全性。通过公文管理系统，对公司内部的公文的发放的流程实现了可视化监控以及待办文件的提醒。通过灵活简便的流程定制功能来实现管理公司内部的收发文以及各种流程的管理和监控。系统实现了与office的无缝链接，支持多种文件格式。通过办公助手用户方便的实现了委托办理功能，即使员工出差在外也不会耽误工作的正常运行，同时创建备忘录提醒以及常用文档的保存使得用户在使用过程中更加的人性化。

五、结束语

中石化公文管理系统运行以来，大大提高了用户的办公效率，实现了无纸化办公，加强了文件管理和文件监控的力度，尤其是中石化公文管理系统在天津石化进行优化以后，简化了办公流程，用户每天登录公文管理系统后，即可办理所有的公文业务，重要的会议、通知不会再出现遗漏问题，中石化公文管理系统已成为用户每日使用的必不可少的工作平台。

参考文献：

公司公文管理范文第3篇

【关键词】精益管理;公文;电网企业

公文管理工作是电网企业的基础管理工作，在企业运营管理中负有上传下达的沟通纽带作用。强化公文管理工作质量有助于促进企业大系统运转效率的提升。切实改进公文工作作风，对于提升公文工作价值、加强企业整体内控管理水平具有重大意义。

近年来，电网企业按照中央有关规定和要求，认真做好公文工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：公文格式不规范、标点符号用法不规范、数字用法不规范、序次语不规范、不遵守行文规则、引文不规范、文字表述不规范，等等。

为有效应对和处置各类公文，需要改变以往被动式的应对工作，开展主动式的精益管理，关口前移，创新公文管理理念，建设公文精益管理体系，以高效的体系运转来提高公文管理水平。漳州供电公司办公室近几年来在公文精益管理方面做了许多有益的探索，现结合工作实践就如何做好公文精益管理工作谈几点个人的初步思考。

一、漳州供电公司公文精益管理的实践

（一）提升公文质量。公文的质量是公文的生命，是公文管理的前提。经常保持更高的精益目标，能够引导我们积极无误地实施精益管理。为了让问题看得见，从而便于快速改善，漳州供电公司实施公文管理评价体系建设，加强公文管理基础，建机制、细规则，全面实施公文评价考核，不断提高公文办理的质量和效率。

1.制定公文评价指标。精益管理的对象广泛，每个细节都可以被改善。漳州供电公司2013年制定《公文工作综合评价办法》，以每件公文为考评对象，按流程问题、行文规则、主旨内容、体例格式、其他5个类别细化考核内容，对公司本部37个、县公司42个常见扣分事项设置不同扣分值，评价扣分标准更加明确精细，评价工作更加规范有序。

2.实行定量考评模式。漳州供电公司每月以“评分制考核”方式对公司本部、所属县公司进行评分考核，各部门、各单位得分计分方式为满分减去折合扣分，折合扣分则是考评扣分与错病比率关联折算，实现公文考评由原来的定性考核向定量考核转变。通过定量考核评价，深入分析各部门、各县公司的病错文产生的原因，进行总结完善，优化考评标准。

3.强化考评结果应用。漳州供电公司加强对公司本部各部门、各县公司错病文的及时评价与通报，提醒各部门加以规范。不合格公文实行回退制度，说明回退理由、加以培训指导，多种方式促进公文办理规范化、标准化。年度以“专家评议制”方式评选优秀公文，作为绩效考评和公文工作先进集体、先进个人评选的依据;充分发挥优秀公文的示范作用，推动公文起草、办理、审核、印制等各个环节办理水平与质量的整体提升，激发公文创优的积极性、主动性。

自开展公文考评以来，漳州供电公司公文考评无差错率平均达到98%以上，各单位报送公文无差错率也呈现稳步提升态势。此外，福建省电力有限公司自2012年起开展了公司各单位年度优秀公文评选，我公司连续两年获得优秀公文。

（二）提高办文效率。拖拉是精益推行的杀手。公文有极强的时效性，要求文件管理务必做到及时、有效。漳州供电公司明确公文流转从起草到办毕控制在6天内，每个办理环节的流转时间控制在1.5天内。办公室通过协同办公系统加强对办文效率情况的实时监控，对超时节点情况及时预警，每月通报公文办理超时的部门，力争使公文及时处理率达到100%。通过对公文办理的及时催办和严格考核力度，有效减少公文办理麻痹思想，促使办文人员逐渐形成定期、定时处理公文的良好习惯，使得公司整体公文的办理时长处于可控、能控。

1.执行公文办理沟通协商制。为避免公文在走协同办公系统流程时出现不同部门意见的往复，漳州供电公司要求各部门注重沟通协调，在文件办理中遇到复杂问题、重大分歧，应以当面沟通、电话沟通方式协商一致后再行文，禁止用公文办理意见往复的低效方式处理办理过程中的不同意见，延误办文时间。

2.严格执行限时办结制。对于基层单位请示件，严格按照办理时限要求办理。基层单位上报的请示，单一部门办理的必须在10个工作日内行文回复，涉及多个办理部门的必须在15个工作日内行文回复;急件按需求办理回复，最多不超过5个工作日;对于因客观条件限制无法在规定时限内答复的事项，必须由分管领导核准，主办部门先行回复阶段或初步办理意见，明确办结时间，并在办公系统留下办理记录。

3.严格执行缺席默认制。对于基层单位上报请示，超过时限要求未予以答复，视同同意基层单位请示事项;对于公文会稿部门，岗位办理时限超过48小时（双休日和法定节假日除外）视同同意，主办部门有权收回进入下一流程。责任由缺席或超限的专业管理部门承担。

（三）精简公文数量。在公文处理工作中，“精简”既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上。漳州供电公司2014年年初出台《关于本部实行发文计划管理的通知》，在公司系统全面实施发文计划管理，力争实现2014年发文总量较上年度减少20%的目标。

1.严控发文总量。漳州供电公司办公室依据历年发文情况，实施发文数量定额管理，下达发文计划指标，每月公布发文情况，抓好过程管控，严控发文总量。

2.加强发文统筹协调。漳州供电公司办公室加大发文必要性审查力度，严格控制不必要的发文。要求各部门、各县公司加强横向协同，同类事项合理归并，减少发文总量。节假日和重大活动安排，不多头和重复发文。

3.落实公文“五不发”原则。要求行文应当确有必要，讲求实效。能够以特殊形式公文办理的，不再印发文件式公文和信函式公文;能够进行归并整合发文的，不单个逐一发文;法律法规、公司规章制度及上级文件已有明确规定，或现行文件仍然适用的，不重复发文;已通过会议或其他形式印发的文件材料，不再发文;上级单位或公司领导没有明确要求转发的，一律不转发文件。实施发文计划管理后，漳州供电公司2014年发文数量同比减少42%，2015年1-10月发文数量同比减少21.64%。

二、对开展公文精益管理的初步思考

（一）健全制度，严密流程。精益管理应被转化为职责。文件运转过程中的各个环节彼此关联，具有很强的稳定性、确定性和反复适用性，需建立连续的工作程序以及使其规范运行的规章制度，保证文件运转的规范性。为发挥公文应有效力，应按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）和国家电网公司《公文处理办法》，及时制定、适时修订并严格执行本单位公文管理的各项规章制度，确保本单位公文格式统一、严肃、整洁、大方，确保公文程序规范、内容完整、处理恰当。要建立“事前审核、事中跟踪、事后考核、季度通报”的公文质量管控机制，细化工作流程。强化主体责任，明确规定各部门起草的公司发文必须由部门主任负责审核，进一步督促各部门拟文时对公文内容和体例格式进行逐级审核、严把关口，共同提高发文质量。

（二）常抓常新，严格审核。精益管理的难点在于持续，故精益是一个不断追求进步的过程。为实现精益成果，不仅要采取有效的改善措施，更要坚持循环开展下去。公文处理的每一个环节都要按规范办理，以规范为标准，修正一切不规范行为和不规范公文。这是提高办文质量的重要保证。

首先，办公室对公文的体例格式、语言文字、标点符号等公文基本要素应进行更加细致、严格的审核，严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）以及《国家电网公司公文管理办法》要求，不放过任何细节瑕疵，有错必纠，对于发现的问题，要提出明确的修改意见，问题较为严重的公文可直接退回拟稿部门重拟。

其次，办公室应紧密结合党和国家重大方针政策、公司重大决策部署，对公文的主旨内核进行严格把关，认真推敲公文中的重大政策理论、事实表述、工作要求等，不仅要坚决杜绝公文与中央精神不一致，与公司发展指导思想不一致的情况发生，还要修正、润色一些不严谨、不规范的表述。

最后，办公室应从企业工作全局角度出发，对公文的程序合规进行严格把关。对涉及多个部门职责的公文，以及涉及人事、财务、机构编制、奖惩、领导日程安排等特殊事项的公文，必须督促拟稿部门严格履行会稿程序，维护各部门间整体工作秩序的规范、和谐。此外，对涉及紧急或敏感事项的公文，在不影响公文及时办理、严守秘密的基础上，办公室应坚守原则，不失位、不推诿，坚持执行必要的审核程序，对领导负责，对拟稿部门负责。

（三）培养人才，完善机制。在公文精益管理中，人力资源是核心要素。一支高素质、稳定的文书团队往往可以使公文管理达到事半功倍的效果。

1.在人员选择上必须把好关。公文办理要求文书人员责任意识和业务能力并重。科学合理配置文书人员，要不断优化文书队伍年龄结构、学历结构和专业结构，提升整体管理水平;要强化“干一行爱一行”“百分之一参与，百分之百责任”“细节决定成败”的意识。文书人员要坚持原则、大胆审核，严谨细致、脚踏实地，在日常工作中注意了解有关情况，学习相关业务和有关方针政策，做到对每一个常用文种、每一个文种的不同内容、公文办理的每一个环节、每一个相关的方面都十分熟悉，随时可以接受公文办理，并能优质高效地完成任务。

2.完善培训机制和考核机制。要重点加强各部门文书的公文业务培训，分批开展本部人员公文培训，努力提高全体员工的公文处理水平。梳理各类典型问题作为案例纳入培训范围，精选公文常用知识点，编制《公文常用项目审核对照表》，不断加强公文写作薄弱环节学习，将公文频率较高的错误点消除在拟稿环节。积极收集整理公文工作中出现的问题，利用协同办公交流平台不定期召开即时通信会议，点评工作、交流经验，增强工作互动。要实行公文审核常态化通报，对公文写作中热点、频发性问题和错误实施月通报，明确规范内容，避免错误反复出现。适时组织优秀公文评选活动，对优秀公文予以通报表扬，营造良好氛围。

【参考文献】

[1]赵绣雪.公文审核常见问题例析（上）[J].秘书工作，2013（5）：20～23.

[2]赵绣雪.公文审核常见问题例析（下）[J].秘书工作，2013（6）：25～27.

[3]杨霞. 文件管理规程与案例[M]. 北京：北京大学出版社，2014：132.

[4、5、7] 孙科柳、孙丽. 精益精神[M]. 北京：中国电力出版社，2014：10，15，26，208.

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[8]李中标.谈谈公文处理的“四项原则”[J].秘书工作，2012（10）：35.

[9]李勇超.公文办理工作的几个关键词[J].秘书工作，2011（8）：29.

公司公文管理范文第4篇

关键词：公文管理；信息化；建设

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01

公文管理信息化就是公文管理模式从以纸质公文管理保管为重点，向数字化信息形式转变的过程。主要包括：基础设施建设、公文管理信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面。公文管理信息化建设最终将实现，一是公文管理信息的数字化、网络化；二是公文管理信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是公文管理信息高度共享；四是将引发公文管理模式的变革。

我们站在公文管理工作的角度而言，现代社会发展到21世纪是网络信息时代，网络在社会中的广泛有效的进行运用，能够更加充分的体现出公文管理的全面利用，并且可以展现出其所具备的生命力。在传统的管理当中，普遍运用的都是“你查我调”的管理利用方式，然而现在所运用的网络化方式，则在一定程度更加的具有方便性以及高效性等诸多特点。

在供电公司当中的公文管理信息资源，其不仅具有突出的专业特点，而且其还具有一定的独特性。在公文管理工作当中，全面有效的开展信息化建设，在供电公司办公自动化当中，是无法给予忽视的重要组成部分。根据近几年的实际发展情况，我们可以看出供电公司对于准确快捷的公文管理信息化的需求，显得格外的越来越重视，不管是在人力还是在物力以及财力等方面的投入上，都主动的进行有力的加强，这样在公文管理信息化建设中，为供电公司在这方面的发展步伐进一步的加强扩大，在各级政府机关当中，应当有效的依托办公自动化系统推行管理，将公文管理有效的逐步实现现代化管理。所以，在供电公司办公自动化程序当中，对于公文管理信息化建设必须要有效的纳入其中，与供电公司信息化建设同步发展、使供电公司办公自动化系统具有公文管理功能已势在必行。

供电公司有效的实行公文管理，是供电公司在实际运作以及供电管理过程当中，直接形成的文字以及图像和声像等材料，具有保存价值的方面。供电公司的信息化管理，在供电公司公文管理当中是其主体以及核心重点所在，主要运用能够在社会中，有效的衡量其管理水平以及供电质量，更是供电公司的重要标志之一。在供电公司当中拥有完整的公文管理体系，对于供电工作质量以及改进供电工作等诸多方面，都有着非常重要的作用。

首先，设备现代化。硬件设备要求性能高、容量大、安全性强，要配备计算机（以当前最高配置为宜）、扫描仪、光盘刻录机、不间断电源；软件系统应具有功能完善、兼容性强、性能稳定、操作便捷、维护方便并使用经过公文管理行政管理部门认定的计算机公文管理软件。

其次，公文管理数字化。按现有制定的标准将公文管理进行数字化。可将公文管理按利用率的高低有计划分步骤地数字化。供电公司公文管理室是管理全公司各门类公文管理的场所，是供电公司信息的集中地。供电公司公文管理包括：行政、党群、科研、基建、会计等文件材料，内容十分丰富。根据实际工作需求，可通过扫描手段、刻录等手段，将室藏各种载体中的重要或经常使用的公文管理进行数字化处理。充分了解利用者的需求信息和利用规律，　将其需求公文管理的种类、数量和内容，进行预测，优先将这些公文管理做数字化处理。

再次，提高公文管理信息服务层次，　实现三个“一体化”。一是公文和公文管理一体化。使公文与公文管理互相渗透、融合、最终统一起来，直接为供电公司各项工作服务。二是各门类公文管理一体化。将供电公司所有公文管理作为一个整体，实行统一管理，并实现资源共享，最大限度地满足各项工作利用公文管理的需求，提高供电公司内部信息的传递速度和综合服务能力。三是内部信息和外部信息一体化。建立以公文管理室、档案室为一体的现代供电公司公文管理信息管理中心，利用先进的信息技术，加快供电公司自动化、网络化建设，使外部的技术信息、各种信息及时输入供电公司内部信息网络，更好地为供电公司现代化建设服务。

最后，服务网络化。积极参与供电公司信息平台建设，利用局域网络实现公文管理“四同步”，即同步归档、同步整理、同步录入和同步利用。在局域网内，对内向领导和工作人员提供公文管理信息的即时服务和网上查询打印；对外配合政工宣传部门和信息网络中心，将已数字化的各类公文管理等信息内容，按照规定，挂接外网提供利用，实现室藏公文管理共享，达到宣传供电公司扩大影响的目的。但要认真采用身份认证，确保公文管理信息的安全，严禁在公共网未批准公开利用的公文管理信息。

总而言之，随着现代社会的不断高速发展，互联网络以及计算机的运用在社会中不断的加以普及，在供电公司当中拥有先进的公文管理软件，那么在日常工作当中针对各个部门所形成的各种材料，都能够方便快捷的进行高效的查询以及及时的做出处理，这样就能够在一定程度上，将公文管理工作人员的劳动量进行有力的减少降低，将总体的劳动时间进一步给予有效的减少，增加工作中各个环节的工作效率以及全面提高公文管理的使用率。我国目前已经有多数供电公司在使用计算机检索，由此也将各供电公司的公文管理水平进一步的给予全面提高增强。

参考文献：

[1]刘利成，任民，张宏生.电力用户用电信息采集系统网络规划研究[J].安徽电力，2011（02）.

[2]耿新民.胡春光.电力企业信息系统安全的隐患与对策[J].华东电力，2005（10）.

[3]顾飞，张敏.电力系统信息组网的若干安全问题[J].科技传播，2011（10）.

公司公文管理范文第5篇

【关键词】OA电子公文系统 石油企业 应用

中国石油企业结合自身业务发展需要，在发展的过程中加快引进或者自主研发了办公自动化系统。在办公自动化系统支持下的各部门管理具有不同的特点，在实际的管理操作中很难达到统一，对文件的处理存在一定的困难，为了更好的促进中国石油企业办公自动化发展，需要为中国石油企业发展提供一套方便管理各业务人员的、流程化办公、协同工作效果好的电子公文系统。

1 OA电子公文系统的特点

中国石油企业的电子公文系统是按照用户的业务要求和工作需要进行配置的，具有以下几方面的特点：

（1）OA电子公文系统能够根据用户需要对各种流程文件进行处理。

（2）OA电子公文系统可由不同的角色来控制具体操作流程中的节点内容。

（3）OA电子公文系统会记录每个人的操作记录，并为用户提供多种手段来对公文的状态进行跟踪。

（4）OA电子公文系统拥有多层级的安全设置。

OA电子公文系统从软硬件的设置安排上都充分考虑了中国石油发展的内部特点，能够让不同地区的管理员结合自己的需要来更改系统配置，并实现对红头文件的有效管理。

2 OA电子公文系统在石油企业的应用现状

2.1 石油企业OA电子公文系统概述

中国石油电子公文系统是中国石油公司（中国石油天然气股份有限公司）统一实施的办公自动化系统，在石油公司（集团）内部得到了广泛单的推广和应用，对石油 公司各部门的公文管理制度进行了完善（各地区公司都制定了相应的公文管理制度，对公文流转进行规范）。石油企业（各地区公司）的电子公文系统结合石油企业公文管理实际情况，制定了关于公文流转的流程规定，通过发文、会签、收文等流程操作使得公文在各个机关部门得到了广泛的流传（建立了有效的公文流转体系），并通过相应角色和权限的制定有效保证了企业公文的严密性，提升了工作效率。

2.2 石油企业OA电子公文系统发展目标

中国石油企业的公文管理系统发展依据是石油公文处理制度。石油公文处理制度的存在有效保证了文件的有效性、规范性、安全性。石油企业OA电子公文系统的发展目标是提升公文处理效率，加强各部门工作人员之间的密切配合。

2.3 石油企业OA电子公文系统发展存在的问题

伴随石油企业的快速发展，石油企业对电子公文系统的发展建设提出了更高的要求。现阶段我国石油企业公文系统发展存在技术落后、管理操作不规范、信息整合能力差、操作复杂、系统界面不统一等方面的问题。为此，在新的历史时期，需要有P人员思考采取怎样的措施来完善石油企业OA电子公文系统发展完善。

3 OA电子公文系统在石油企业的应用完善

3.1 提升OA电子公文系统的安全性能

电子公文系统在流转操作的过程中会涉及到公文的起草、销毁等多个环节内容，每一个环节都存在不同程度的安全隐患。因而怎样保证电子公文的真实有效性成为电子公文管理系统需要思考的问题。基于现阶段一些石油企业办公自动化系统开发技术落后、系统安全性能不高、公文管理不完善问题，保证OA电子公文系统数据的安全稳定，需要有关人员加大对系统软硬件的投入力度，具体可以通过身份认证、定位跟踪、权限分配设置、信息加密等方式来保证系统的应用安全。

3.2 拓展OA电子公文系统的应用功能

OA电子公文系统的功能不仅是对电子公文处理中某种问题的处理，而且还需要对公文起草、审批、归档等一系列工作进行全过程的管理。因而，石油企业的电子公文系统管理不能局限在公文的接受和发放层面，而是需要通过技术的改进丰富完善原有的工作流程，提升石油企业公文管理效率。针对石油企业电子公文处理不够规范的问题，可以加快建立一套科学的流程重组方案，为石油企业电子公文的管理提供统一规范的支持，保证公文管理流程的科学有效。

3.3 提升OA电子公文系统管理人员的技能水平

（1）OA电子公文系统管理人员在公文的签批上要加强对网络处理技术的应用，为电子公文系统的连续化管理提供重要的支持。

（2）石油企业要加大力度对公文管理人员进行培训，提升公文管理人员的公文管理技术水平，加强对电子公文系统应用的推广。

（3）加强引进电子公文管理的相关技术人才，建立具有石油企业发展特色，符合国家公文管理规定的标准化公文管理系统。石油企业的公文管理人员不仅需要掌握基本的公文管理技能，还需要熟练应用各种信息技术进行公文管理。

（4）加强石油企业公文管理人员、技术人员等之间的有效沟通交流，引导公文管理人员能够从不同角度思考、分析公文管理问题，为公文管理各部门机构提供便利的支持。

4 OA电子公文系统在应用中各环节需要注意的事项

4.1 登记环节需要注意的问题

在进行电子公文处理的时候要严格按照登记的要求进行，做好相应的公文录入工作，并做好记录，为日后的查询管理提供支持。

4.2 呈批环节需要注意的问题

电子公文呈批操作需要严格按照相应的操作手续进行，不能越级进行。

4.3 运转环节需要注意的问题

公文管理工作要按照相应的操作程序进行，管理好公文流程和操作人员之间的关系问题。公文管理人员在实际工作中要具备较强的工作责任心和工作热情。

5 结束语

综上所述，自动化电子公文系统的建立提升了石油企业发展的竞争力，为了更好的实现电子公文处理电子化、自动化发展，需要相关人员学习更多的公文管理知识技能，掌握新型电子公文处理方法，借助现代科学技术打造一体化、系统化的办公信息管理平台，改变石油企业电子公文系统管理建设中存在的问题，实现石油企业电子公文管理的信息化、网络化发展，在实现对各种资源高效利用的基础上更好的促进石油企业发展。

参考文献

[1]汪怡辰.应用OA系统提高电子公文运转效率的方法[J].亚太教育，2015（26）：121+120.

[2]喇全战.OA系统在中石油的应用现状浅析[J].化工管理，2015（30）：138.

[3]杜文，范柯.OA系统与电子公文交换系统集成的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2016（24）：52-53.

作者单位

公司公文管理范文第6篇

关键词：公文一体化；办公自动化；Domino

1　系统建设背景

中国海洋石油总公司在国家。推进信息化和工业化融合”政策和有关规划的指导下，在信息化方面做了大量工作。办公自动化是中国海油信息化建设的重要组成部分，通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构。调整管理体制，在提高效率的基础上。增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

公文处理、流转和交换是办公自动化的核心应用。公文是传达贯彻企业的方针、政策，行政规章制度，施行行政措施。答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况。交流经验的重要工具。对于企业内各项工作的高效有序运行、统一员工思想具有重要作用。在中国海油总公司机关内部以及总公司与所属单位机关之间经常进行大量的公文接收与传送。

目前建立在中国海油Domino办公自动，化平台上的总公司的公文应用包括公司文件、领导批示和督办报告等模块，各分公司也建立了相关的公文应用模块。但是，目前的收、发文应用模块只是用来记录公文处理的结果。而真正的文件流转过程信息(如文件当前的处理状态、当前处理人、在某个处理环节所花时间等)却没有通过计算机进行管理，由此容易导致公文流转过程的不可控和传递效率问题。

此外，文件在海油上下级公司之间的传递目前没有在办公自动化平台上实现，各下级公司的文书人员一般通过登录总公司系统相关模块，从总公司公文系统的文件中拷贝粘贴文件内容到本地的办公系统公文模块中。容易由于权限限制的原因，导致公文不能及时传递。

针对上述问题，中国海洋石油总公司决定开发满足自己需求的公文一体化系统。

2　系统总体框架

中国海油公文一体化系统按照“统一系统格式，统一工作模式”的原则。在总公司、各二级单位内建立既相对独立，又互相关联的大公文系统。公文一体化系统是提供一种对海油系统内公文、档案的一体化处理平台，以用于处理公司内部的公文流转。能够实现包括公司内各级组织内部的公文处理，以及公司各部门之间、公司与下属单位之间的多级公文交换。

公文系统的总体框架如图1所示：

整个公文系统建立在Domino的安全机制之上，包括收文、发文、督办、档案、工作流引擎和公文交换系统。收文系统接收外部文件(包括外单位的纸介质文件和从本系统内其他单位交换来的电子公文)，利用工作流引擎提供的流转控制进行相应的处理，在收文处理过程中。相关的督办人员可以针对文件发起督办。发文系统主要处理内部各种正式文件、请示报签等文件的审批过程，利用工作流引擎进行相关的流转处理，文件发往系统内其他单位时。通过公文交换系统自动进行传递，并记录相应的接收情况。督办系统可以从收文、发文系统中发起，也可以由督办人员直接发起。也可以利用工作流引擎提供相关报告的流转。公文系统中的文书档案系统主要处理文件的归档、查询、借阅和利用。工作流引擎则是系统后台处理流转的基础支撑工具。

各公司的公文系统能相对独立完成本公司内的收文处理、发文审批和工作督办等具体工作，同时，各公司公文系统互相之间可以通过公文交换系统连接为一个整体。形成完整的上下级文件的自动传递。上下级公文系统形成一体化的公文流转、交换和归档的处理过程。总公司的发文，可以通过公文交换系统自动下发到各收文单位的公文系统中。各单位接收到文件后，在收文系统中接收文件，文件自动进行收文登记，进入收文数据库中，接收文处理流程进行处理。通过完整的公文传递，可以确保海油的公文上传下达的畅通。

各功能之间通过业务接口形成一体化的公文流转、交换和归档的处理过程，如图2所示：

3　系统实现的功能

3.1　发文管理

发文管理子系统提供公司中针对各级组织内部和组织之间的公文流转功能，实现从拟稿到文件下发的一个完整流程的控制，并支持公司与其各级所属单位的公文交换。实现发文过程(经过的步骤包括：起草、核稿、会稿、审稿、签发、编号、套打盖章、印发、存档)；催办；督办(自动和人工督办)；查询、统计等。通过与流程定义功能的关联，达到发文自动化。

在发文过程中可以实现文件的批注(痕迹保留)、流程跟踪、流程的中断处理以及正式发文。在公文流转过程中，若任何一个审核环节通不过，系统能提供驳回功能，使公文直接驳回到发文拟稿部门或发文人。在办公室给定发文的字号后，系统能自动计算发文文号。用户也可以手工对发文文号进行修改。系统能自动产生发文登记簿，并按要求打印输出。若公文下发到公司各部门，系统将自动记录各部门签收情况，各部门签收后，部门收文流程将被自动激活，从而完成收文工作。在发文流程结束以后，公文将自动归档到企业级文档库的相应类目和拟稿部门的部门文档库中。处理完后的公文根据情况若需要，系统能自动到公司门户首页的“公司公告”栏目中。

3.2　收文管理

公司收文有两类，一类是由外部单位下发的纸质公文。另一类是系统内部单位的电子来文(通过发文系统产生)。收文处理主要包括：签收登记并拟办；主管领导批示；相关部门承办或传阅；办公厅(室)归档等环节。对于外单位的纸质来文，在收文管理中，提供与扫描仪的接口，以便快速、方便地将纸质文件扫描成电子文件，该系统能把多页的正文合成一个文档。并且扫描操作可以直接集成在收文登记的界面中。对于通过公文交换传递来的电子文件，可以直接签收登记，避免文件的重复录入工作。对于整个收文办理过程，系统都能提供流程监控和圈阅记录等功能。在收文流程结束以后，公文能自动归档到企业级文档库的相应类目和传阅部门的部门文档库中。系统为公司定制收文登记簿，该登记薄能根据要求打印输出为Excel表格。处理完后的公文根据情况若需要，能自动被系统到公司门户首页的“公司公告”栏目中。某些收文若需转发到公司各部门，则系统能提供转发功能，并自动记录各部门签收情况。

3.3　工作督办

实现两种工作的督办：文件督办和领导安排工作的督办。督办情况要按时间形成督办报告。督办工作的过程为办公厅(室)秘书根据领导要求创建督办事项，说明工作事项、处理部门、责任人等，提交后，相关部门责任人(可能有多个)接收到督办通知，处理交办事项后，分别填写工作反馈信息。文件督办可以直接从收文、发文中发起，督办过程与领导交办工作的督办类似。秘书每周能将当周的督办事项汇总为督办报告。同样利用工作流 引孽中定义的流程进行流转。

3.4　文书档案

对于公文档案来说，需要保留公文正文内容，并进行检索、借阅、利用。因此，在公文系统中。设立文书档案的功能，流转完成的各类文件进行归档操作后，自动进入相应的文书档案数据库。文书可以进行文书档案的立卷、分类操作，普通用户可以查阅相应的档案信息，进行检索、借阅等操作。文书档案提供与“兰台档案系统”的接口，定期将文书档案库中新的档案信息提交到“兰台档案系统”中去。

3.5　文件交换

在公文系统中的公文交换平台，作为公文交换的枢纽，将需要交换的公文自动分发到正确的位置，并提供分发过程中的加密功能。以保证公文交换过程的保密性。对需要交换出去的公文，在将需要交换的公文提交给公文交换系统时，在公文上附加上公文交换信息，包括：给公文加上时间戳和相关责任人的数字签名和单位的数字签名，以确保交换公文的真实性、可靠性和完整性。对接收的公文，交换中心检查数据的完整性、真实性，公文交换系统根据接收文件的属性，将文件自动登记签收，并通知相关人员进行处理。(如图3所示)

3.6　工作流引擎

工作流引擎的功能包括：流程环节定义、流向定义、审批人产生方式、驳回方式定义、多人处理规则定义。利用工作流引擎可以进行复杂工作流的定制工作。运用这个程序可以设置包括流程循环、流程分支、子流程嵌套、会签等功能。也可以通过比较简单的修改工作流设置，实现业务流程变更。

4　系统实施效果

公文一体化系统在总公司办公厅、各部门、各所属单位全面推广使用，同时在使用过程中不断完善，取得了很好的实施效果。

文件的起草人员了解了文件流转过程中的所处状态，同时。通过公文的网络流转提高公文的审批速度。

各所属单位，如各地分公司通过办公网络及时、安全地与上下级单位进行公文的交换。实现文件上传下达的网络化和一体化。避免公文的重复输入，提高对公文传达事项的处理效率。

各所属单位的文书管理员对本单位内的文件的运转状况有比较全面的掌握，对公文进行各种条件的查询统计分析，对文档运转的效能进行监控，及时发现公文流程中的关键路径，进行流程优化。

5　存在问题与展望

在中国海油公文处理过程中，有大量审批修改的行为，其中大部分操作者是总公司、所属单位的领导。虽然公文一体化系统已经在总公司、各部门、各所属单位推广应用，但是公文审批过程是：领导秘书将文件(纸介质)送领导批示后，将批示录入收文系统中。在领导审批环节，仍然是人工加上纸介质。公文一体化系统没有将系统与审批技术结合起来。为方便各级领导在公文审批、请示报告审批等方面的工作，可以在公文系统未来的升级改造中提供符合领导使用习惯的手写批示屏，使领导可以通过类似于传统纸质文件批阅的方式对公文、请示进行批注。

公司公文管理范文第7篇

经理部作为决策层的行政枢纽，必须将集团发展战略目标与部门角色定位相匹配，既为集团公司领导提供有效地决策支持，成为可信赖的办事机构；又确保总部各部门、各直属单位、各成员单位之间的信息运转顺畅；还要保障上级机关、部队以及利益相关方的工作要求落实。所有这些客户需求决定了经理部必须承担建立总部运行协调机制以推动集团公司运行效率提高的重任。为此，经理部提出建立健全与集团公司改革发展相适应的“四个机制”，即强化决策执行机制，优化信息流转机制，整合公关管理机制，完善安全保障机制。其中，建立优化信息流转机制是优化决策执行、整合公关管理和完善安全保障的基础与关键。

优化信息流转机制，经理部首先从公文管理为切入点开展工作。公文是信息流转机制的重要组成部分，其质量的高低及处理效率会直接影响实际业务办理效果。经理部先后制定了《中国航空工业集团公司公文处理规定》《中国航空工业集团公司总部公文考核办法》等管理制度，采取了来文催办、颜色提醒等措施，建立了定期通报制度并纳入绩效考核，取得了一定效果，但由于没有建立系统的评价体系，在工作中仍存在公文格式不统一、办理时效性不强、数量屡减不少等问题。同时，按照集团公司调整运行机制和管控模式的要求，集团公司对直属单位的管理方式具体划分为权限类和指引类，对于指引类事项，集团公司要出台制度，制定标准，规定程序，进行监督考核，采取评估、认证、达标、升级等方式来指导、促进、推动各级单位的工作。公文评价工作恰好符合指引类的特点。

为此，经理部决定结合国务院国资委提出的中央企业创一流办公厅（室）评价工作的要求，建设公文评价体系，以制定标准、行业培训、考核评价为牵引，落实集团公司管理要求，以促进公文质量及其运转效率提升。

开展公文评价工作的意义和作用

公文评价工作对公文全生命管理具有重要意义。从2012年新修订的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）的规定来看，公文管理是贯穿公文处理全过程的制发、办理、管理、整理、归档等一系列工作，必须建立针对全生命周期的评价才能落实管理要求。

《条例》要求发文机关审议的公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核，在正式印制前进行复核，经复核需作实质性修改的，应当按程序复审。对下级单位上报的公文，公文管理人员应当进行初审，对是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，及时退回来文单位并说明理由。显然，公文的初审及复核就是对公文质量的评价和把关，是依据公文处理相关规定对公文质量的一种评价过程。

公文在处理的任何环节出了问题，都将影响公文的质量和办理效率，这就意味着对公文处理的全过程都要进行评价。因此，公文评价是公文管理的重要组成部分，离开了公文评价，公文管理将失去重要落脚点。

公文评价工作在提升公文质量及效率提高方面发挥着重要作用。导致公文质量不高及办理效率低的因素是多方面的，但没有建立和实施公文评价制度来保障公文质量，是其中一个重要的因素。通过公文评价，公文管理者可以对每份公文的每个环节按照一定的标准进行管控，发现问题及时处理，可以提高公文拟稿人员的公文处理质量意识及工作效率并自觉遵守公文处理相关要求，从“事后追溯”逐步转变为“事前防控”，从而促进公文质量及效率提升。

集团公司经理部作为集团公文归口管理部门，通过公文评价，能够掌握各部门、各单位公文处理的质量状况及办理效率，采用通报、通报结果与绩效考核挂钩等措施激发有关部门和单位提高公文质量及办理效率的积极性。各部门、各单位只有认识到了公文及办理过程中存在的问题，才能进一步找到解决办法，而问题的发现离不开公文评价。所以要提高公文质量及办理效率，公文评价是必不可少的措施。

公文评价体系的建立

基本原则。公文评价的基本原则主要包括全面、公正、及时三个方面。全面是指公文评价指标体系应该是针对公文全生命周期建立的，覆盖到公文管理的各个方面。公正是指公文评价必须根据有关公文处理规范性文件制定评价指标体系，并以此作为评价公文质量及效率的客观标准。及时对公文进行评价，对找出的问题在短时期内提出解决方案或进行整改，才能发挥公文评价的作用。

公文评价的依据是国家法律、法规、国家标准及上级机关以及本单位公文管理相关制度。《党政机关公文处理工作条例》要求，起草公文应当符合国家法律法规和党的路线方针政策，文种使用必须正确，格式必须规范。如果公文的内容与国家法律等制度文件有违，是不具备法定效力的，不应被制发，不具备被评价的条件。所以国家及上级机关法律、法规等标准规范性文件是公文评价的首要依据。

公文评价指标体系的建立。公文管理是一项系统工程，所以针对公文管理的评价不仅是对公文处理的最终产品即公文文本的质量及其办理效率的评价，还包括对公文给予保障支持的组织机构及人员配备等方面的评价，这样才能系统、全面的掌握公文的整体水平。在设计公文评价指标时，还应考虑不同层级单位在公文管理中所处的不同角色，设计单位自评价与上级单位评价相结合的方式来保证评价体系的可操作性。

评价指标设置包括公文运转、审核、印发、管理等方面，还包括了组织机构、制度建设、培训及信息化建设等保障内容。以集团公司为例，目前公文评价按总分100分设置，其中自评价70分，上级单位评价30分。

公司公文管理范文第8篇

OA公文流转系统作为国华公司力推的信息化建设项目，OA也称为办公自动化（Office Automation），是一门综合性的科学技术，兴于上个世纪70年代后的美国和日本。其在国华宝电的成功实施和应用成为国华电力信息化建设的一个亮点，同时与紫光档案系统、书生电子印章系统的接口，尤其是在使用过程中对OA的流程进行了优化及再造。其成功的经验和失败的教训都是一笔宝贵的财富，值得我们去学习和借鉴。

【关键词】OA 流程 优化 接口 经验 教训 探索

1 引言

我公司OA公文流转系统是一套针对国华电力发电公司的办公自动化系统。该系统是由浪潮公司在经过数家企业几年年的实践开发出来的，是一套兼具企业信息门户、知识管理、工作流管理、人力资源管理、公文管理、计划管理、会议管理功能的协同工作平台，是一个数字化的企业应用环境。该系统以工作流为整个协同平台的核心部分，通过工作流和表单把各模块的协同工作承载并被带向各个目标点，实现信息流、资金流和物流在企业内外部的无阻碍流动，并且在这过程中实现对已存储信息的更新，企业通过协同平成管理和运营过程，提升企业或团队的工作效率，使决策更准确、管理更高效。

2 OA系统上线和基本功能应用情况

项目在一个企业实施，首先要有领导层的大力支持，这是做好项目的前提和保证。国华宝电领导在信息化建设上一直给予大力支持，各部门在工作中也密切配合，同时公司成立了信息建设领导小组及信息化建设项目小组，在保证项目实施质量的同时，保证了工期， 为OA公文流转系统项目在国华宝电成功实施奠定了基础。

我公司在项目实施伊始就很重视此项工作，克服了临时办公环境差，网络环境不好的各种困难，适时请公司领导从中协调，反复强调注意事项，在实际准备工作中，及时沟通。OA项目组成员的积极工作和综合管理部的大力配合，确定相应的办公流程，使OA系统实施进展顺利。

国华宝电OA公文流转系统实施及使用有以下几个优点：

快――快速实施，因为应用数量不多，而且都是已经经过长期使用提炼的应用，因此仅仅经过简单的客户化工作就能上线使用；

易――设计应用功能不复杂，界面友好和简单，因此员工能够快速上手使用。

通――通用性强，所有应用都是经过挑选，在企业信息化建设过程中基本都会涉及的应用，只是做流程的优化及再造。

省――由于应用系统本身的以上三个特点，因此系统建设的费用并不高，公司在并不沉重的投入后能够很受到OA公文流转系统带来的高效和方便。

3 OA在国华宝电的流程优化及再造

（1）在国华公司成功实现OA与紫光对接，通过紫光查询公文归档情况，同时实现了与书生电子印章系统的接口，使公文在流转过程中的加密保护。

（2）在国华宝电对流程进行了优化如：会议审批流程，如图1所示。

（3）在国华宝电首次使用了部室发文流程，使部门内部发文流程正式进入OA公文流转系统；使日常办公实现了自动化，提高了工作效率，如图2所示。

（4）在国华公司首次使用“周工作计划呈报流程”和“月工作计划呈报流程”。此流程是根据我公司各个部门周工作计划的呈报工作过程，及针对以前上报需签批等过程。此功能一使用，即获得了很好的应用效果，目前，各个部门的周工作计划及月工作计划都按照OA公文流转系统中的周工作计划呈报流程及月工作计划呈报流程进行流转，节约了能源及时间，使我公司的办公效率大大提高。使公司成为节约型企业的步伐更快。

周工作计划呈报流程，如图3所示。

月工作计划呈报流程，如图4所示。

（5）在国华公司首次使用“固定资产采购流程”，该流程主要是针对综合管理部在固定资产申请购买及采购中的运用。

（6）在公司OA公文流转系统中使用了“办公用品采购申请流程”及“办公用品领用流程”，主要针对公司各个部门在每月要提交办公用品计划及领用，在OA中增加此流程方便快捷地实现了办公用品的采购及领用相关工作，提高了办公效率，基本实现了无纸化办公；同时也节约能源和环境保护，做到了节约和环保两个目标。

4 与紫光档案系统及书生电子印章系统接口的实例

4.1 OA公文流转系统与紫光档案管理系统接口的实施与应用

OA公文流转系统与紫光档案系统的接口很成熟，但在推广永中Office后出现了不兼容的问题，及时与开发人员联系和信息人员的仔细研究，首先解决了OA公文流转系统与紫光档案系统的接口问题，确保了OA公文流转系统的相关文件顺利归档，使今后的档案管理工作能有序、高效的进行打下了良好的基础。

4.2 OA公文流转系统与书生电子印章系统的口的实施与应用

为确保公文在流转过程中保密的原则，国华公司于08年5月推行书生电子印章系统，我公司领导非常重视，提前与书生公司联系，了解相关信息，提前做好OA与书生电子印章系统的接口，于7月初完成OA公文流转系统和书生电子印章系统的接口工作；实现OA中的公文流转与书生电子印章系统的无缝挂接；实现公文在流转过程中进行加密处理，加强了办公公文流转过程的保密工作，确保公文的安全、可靠。

OA公文流转系统与书生电子印章系统的接口结构及公司系统内流转过程图如下

5 结论

OA公文流转系统在发电公司的应用不只局限于使用，重要的是在于流程的优化及流程再造等深化应用的过程，她不仅仅给公司带来方便、快捷的办公条件，同时也能达到公司环保、节能要求。

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公司公文管理范文第9篇

（一）公文无纸化传输系统中心端建设。

中心端设在行署办公室，是地区政府系统公文无纸化传输系统的核心，是全地区电子公文交换、认证中心及电子公章制作中心，由地区电子政务管理办公室负责技术建设和管理，行署办公室机要文书科负责应用管理。中心端在20**年4月10日之前完成建设并投入应用。

（二）公文无纸化传输系统应用端建设。

第一期建设单位于20**年4月底完成公文无纸化传输系统应用端的部署、测试工作并投入应用。

第二期建设单位于20**年8月开始建设，10月底前完成部署、测试并投入应用。

建设单位名单和批次详见行署办公室《关于印发阿勒泰地区电子政务专网建设技术方案和公文无纸化传输系统建设指导方案的通知》（阿行办发〔20**〕123号）。

（三）应用培训安排。

为确保完成建设任务，计划在20**年4月底前组织完成第一期41家单位的应用培训工作。列入第二期建设的单位培训工作安排在20**年8月-10月。每期培训安排5天左右。具体培训安排另行通知。

（四）公文无纸化传输系统配套应用支持和技术保障服务系统建设。

1.电子政务专用短信平台系统建设。为确保依托地区电子政务专网建设的公文无纸化系统稳定运行，经地区纪检委、监察局同意，行署办公室统一组织采购地区电子政务专用短信平台系统，分别由新疆移动阿勒泰分公司和新疆电信阿勒泰分公司负责短信平台建设和提供移动短信终端。

由新疆移动阿勒泰分公司提供的短信终端将配发给各县（市）、各部门具体负责电子公文接收处理的工作人员专用。行署办公室将通过短信系统发送短信到各接收方的短信终端，通知相关工作人员及时接收、处理电子公文，还将通过短信系统公文交换处理信息、工作通知等。

由新疆电信阿勒泰分公司提供的短信终端将配发给各县（市）、各部门负责电子政务专网技术管理维护的人员，用于接收专网管理和故障恢复通知信息，确保专网正常运行。

新疆移动阿勒泰分公司和新疆电信阿勒泰分公司将为地区电子政务短信平台系统提供优质服务和优惠的交费标准，包括全部短信终端设置为政府集团用户、不设最低消费、免月租费、网内通信免费、网外拔出按优惠价收费、接收免费等，并为行署办公室短信平台中心提供专用特服号码。

各县（市）、各部门必须将短信终端配置到指定的工作岗位，不得随意变更号码和停机，换人不换号，持机人员必须确保全天开机。

2.技术与服务保障体系建设。

为充分利用社会专业资源做好地区电子政务专网和公文无纸化传输系统的技术支持和维护保障等服务工作，由新疆西北星信息技术有限公司负责整合北大方正电子公司、曙光公司、博达公司、锐捷网络公司、网强信息技术公司、科士达公司、志冠信息技术公司等相关企业的售后服务力量和技术资源，与新疆卓越有限责任公司联合组建地区电子政务专网和公文无纸化传输系统技术支持和维护保障中心，设立热线服务系统，为各县（市）、各部门电子政务专网及公文无纸化传输系统的应用提供统一的上门技术保障服务，确保依托专网建设的公文无纸化传输等应用系统稳定可靠运行。

二、工作要求

（一）做好相关准备工作。

1.请第一期建设单位于4月5日前将本单位公章印模加盖在70克的胶版纸上，并附上本单位的正确全称、详细地址、上报行署的空白红头文件（上行文格式）等送行署办公室，各县市（市）、喀纳斯景区管理委员会参加培训时带来，用于扫描制作电子公章。

2.请相关部门确定参加公文无纸化传输系统应用培训人员。参加培训人员为具体负责公文发送接收处理和专网技术管理的人员各1名。人员必须相对固定，不得临时替换和调配。各县（市）、各部门办公室负责人必须参加第一天的培训，以便部署相关工作。

3.参加培训人员在培训结束后，负责领取统一招标采购的相关软件和设备（包括短信终端等），并完成安装测试和应用建设工作。

（二）抓好配套建设工作。

公文无纸化传输系统规划将实现行署和各县（市）、各部门之间公文（包括下行文和上行文）的上报和接收处理，同时将逐步实现各县（市）、各部门之间平行文的无纸化网上传输。请各县（市）、各部门根据上述规划，提前研究确定本单位具体实施方案。

根据自治区人民政府要求，20**年将在县级以上机关推广应用公文二维条码系统。各县（市）、各部门要按照自治区印发的公文二维条码应用规范和要求，切实做好落实工作。在抓好公文无纸化的同时，积极推进纸质公文处理方式的标准化、规范化，全面提高本单位、本系统公文处理效率。

第一期建设单位在完成2个月的试运行后，将全面转入应用阶段。系统正式启用后，行署将通过网络进行文件、内部明电等公文的发送和接收，不再用传统邮寄方式发送和接收纸质文件。

三、保障措施

（一）加强领导，明确职责。各县（市）、各部门分管办公室工作的领导作为此项工作的第一责任人，要充分认识开展这项工作的重要性，统筹安排，合理分工，认真做好具体工作。