提高合同审查效率的实践探索

摘要：合同审查效率的高低反映着一个企业合同管理水平的高低。在实际工作中，因为合同申报质量不高、审查流程复杂、审查不及时等原因，导致合同审查效率较低，拖延了合同签订时间。为提高合同审查效率，重庆运输总公司通过查找分析造成合同审查效率较低的原因，采取针对性的措施，进行了一些有益的实践探索。

关键词：合同 审查 效率 实践

合同审查是合同管理工作的重要内容，也是企业合规化管理的一个重要环节。合同审查效率的高低往往反映着一个企业合同管理水平的高低。在实际工作中，因为合同申报质量不高、审查流程复杂、审查不及时等原因，导致合同审查效率较低，拖延了合同签订时间，有时甚至会出现事后合同，影响工程进度。为提高合同审查效率，作为中石油所属的大型石油运输企业――重庆运输总公司通过查找分析造成合同审查效率较低的原因，采取针对性的措施，在提高合同审查效率上进行了一些有益的实践探索。

一、提高合同审查效率的必要性

合同审查是企业签订合同之前的必经程序。通过对合同进行技术、商务和法律审查，可以发现合同中存在的瑕疵，减少和避免在履行合同的过程中产生不必要的分歧和争议，规避法律风险。如果审查时间过长，不仅会导致合同签订和履行的延迟，还可能导致合同尚未签订即已开始履行，即出现事后合同，严重的还可能导致合同无法签订，商业机会丧失。因此，提高合同审查时效，尽快完成合同的签订，有利于合同双方提前做好各项资源准备和合同项目的顺利启动，节约项目工期和成本，确保合同有效执行。

长期以来，重庆运输总公司的合同审查效率较低，2013、2014年合同的平均审查时间为16.3天，严重影响了合同管理质量。为规范公司合同管理，提高合同审查效率，提升合同管理水平，公司合同管理部门联系实际，深入分析，制定措施，力争解决长期制约合同管理水平提升的这一难题。

二、影响合同审查效率的原因

（一）制度因素

1.流程设置不够合理。按照公司合同管理实施细则的规定，公司合同审查流程的层级为6层，分为系统管理员初审、申报单位负责人审查、技术和经济审查、法律审查、分管领导审查、主要领导审批，每个层级的审查期限均为2天，且6个层级为顺序审查，这样完成一个完整的合同审查流程所需时间为12天，合同审查时间较长。2.管理制度执行力度不够。公司合同管理实施细则对合同审查时限进行了明确规定，要求各业务部门审查合同要在2个工作日内完成，合同因被退回而重新上报的也应在2个工作日内完成。但在实际工作中，超期审查的现象十分普遍，公司对超期审查责任人也并未进行考核。

（二）申报人因素

1.合同申报质量不高。2013年公司签订的821份合同中，审查发现问题1067项，审查退回369次，退回率达44.9%。2014年签订的760份合同中，审查发现问题1141项，审查退回385次，退回率达50.7%。合同申报质量不重影响合同的审查效率。2.申报人责任心不强。合同申报人大都只重视合同的申报工作，在合同申报后没有及时追踪合同的审查情况，对审查人未尽到及时提醒催办的职责，致使合同审查超期。3.申报人文化程度参差不齐。合同申报人大多具有大专以上的文化程度，但也有部分人员是退伍转业军人，只有高中文化程度。文化程度不一，加之个别申报人未经过系统的专业培训，使每个合同申报人员对合同管理工作的理解和掌握程度不同，造成业务能力的差异。

（三）审查人因素

1.审查人未形成及时审查合同的习惯。有的审查人未形成每天定时登录合同系统的习惯，如果无人提醒，审查人就可能会忘记审查合同，造成超期审查。有的审查人经常出差，但在出差之前没有及时进行转委托，造成审查时间超期。2.审查人未对申报人进行有效指导。个别审查人在发现合同有问题后，只是简单地将合同退回，没有对申报人进行有效指导，致使申报人不能及时修改并重新送审，造成审查延误。

三、提高合同审查效率的措施

（一）优化审查流程。将原有的6个层级的审查更改为5个层级的审查，即将原来的技术和经济审查、法律审查两个层级合并为技术、经济、法律审查一个层级；同时初审和申报单位审查的审查期限均修改为1天，这样就使得整个流程可以在7天内完成。

（二）修订《合同管理实施细则》。修订后的实施细则进一步明确了各单位专兼职合同管理人员的工作职责，明确指出合同承办人履行“实时跟踪承办合同运行动态，负责合同审查过程中的提示、催办”的职责。同时对超期审查责任人的处罚进行了更明确的规定。

（三）加强申报人员的业务培训。举办合同申报人员取证培训班，使合同申报人掌握合同申报的基本知识和操作规范，参培人员通过考试全部取得合同申报人员岗位操作证；开展《合同法律风险和对策》专题讲座，提高合同管理人员的业务能力。

（四）加强合同管理过程控制。一是做好合同事前指导关。对合同实行提前介入和过程跟踪，参与合同的起草、审查修改工作，切实提高合同审查的时效性。二是把好事中审查关。从合同的格式、主要内容、规范用语以及所参考的法律依据等各个方面予以认真审查，确保合同的形式规范、内容合法、用语准确。三是把好事后监督关，按季度监督检查合同履行情况，对履行过程中出现的问题，及时反馈情况，共同研究解决对策，保障合同的履行顺畅与到位。

（五）将合同管理纳入综合检查考核指标。为全面提升基层单位的合同管理水平，将合同管理纳入综合检查范围内，设立了15项合同管理考核指标，并纳入各单位绩效考核。

四、实践效果

通过采取上述措施，公司合同平均审查时间从16.3天降低到9.88天，提高了合同审查时效，合同风险降低；同时，提高了合同申报人员的业务技能，强化了管理人员的合同风险意识。