加强会计电算化的思考

随着科学技术飞速发展,对大幅度提高生产力,实现管理现代化提出越来越高要求,要保证这一目标的实现,必须首先实现在经济生活中处于重要地位的会计工作现代化。“技术性是会计的主要属性,而会计技术性的发展,必须倚仗计算机技术和信息技术的支持。”[1]会计电算化就是在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理,并部分代替人对会计信息进行整理、加工、分析、预测及至对经济活动的决策。然而,目前我国会计电算化仍存在不尽人意之处。

一、存在的问题

1.会计电算化系统仅仅是手工系统和计算机技术的简单“撮合”。

在我国几个世纪以来,财会人员将算盘作为一种计算工具,帐本作为一种载体,记录着各种经济活动的发生、发展过程。手工会计系统的主要工作,即记帐、算帐、对帐、报帐,十分耗费财会人员的精力。一笔经济业务要在各种帐证上反复抄写,速度慢,效率低;由于数据要多次重复地抄写,因而非常容易出现抄错或抄漏,且错弊不易被发现和查找,从而难以保证会计核算质量;手工会计系统提供会计信息往往滞后于经济业务的发展,故无法做到事前为管理当局决策提供有用的财务信息。不仅如此,计算机在存储记忆方面的优越性也是手工会计系统所无法比拟的。一台计算机所能存储的信息量相当于一个大英博物馆所容纳的图书资料的总量。如果运用手工会计处理经济数据,随着会计期间延长,成堆的帐簿资料就能堆砌好几大间屋,而运用会计电算化仅仅需要一张小小的光盘就能容纳700MB的资料,而一张光盘的成本仅仅需要2.5元。就成本与效益的原则来看,实现会计电算化的必要性可见一斑。以上说明,手工会计系统越来越不适应市场经济发展的需要,会计电算化的应运而生,使得对传统手工会计的处理方法,对会计数据的收集、存储、处理、传递、报告方式都进行了彻底地改造,实现了数据分类集中存放,保证了数据可靠性,实现了会计资源共享,从而大大提高了财务工作效率。但是,实现会计电算化后,并非所有的会计软件都履行了会计电算化的功能,“多数会计软件仍然主要以模仿、替代手工核算为主,帐务系统大多从记帐凭证输入开始,经过计算机处理完成记帐、算帐、报帐等工作,”[1]这种“撮合”没有真正做到事前预测、事中控制,而仅仅是事后反映,是手工会计的翻版,人为干预依然存在。这就使帐源、报表数据源、记帐凭证无法由系统自动生成,从而影响会计信息的真实可靠性。

2.会计电算化涉及范围的局限性。

目前,我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化。还没有实现管理会计电算化,还不是完整意义的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。会计学家余绪缨教授在《管理会计》一书中指出:“一个企业通常只有一个基本的信息收集、加工系统,这就是以财务会计为主体的信息收集、加工系统,管理会计并不和财务会计相平行另搞一套。管理会计一方面充分利用财务会计记帐、算帐提供的资料;另一方面,它还可以从财务会计基本信息系统之外取得有关信息,根据管理上的要求进行加工计算,借以为管理上提供各种有用的资料。因此,可以说财务会计和管理会计是同源分流的”。既然财务会计与管理会计数据同源,管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据,如:原始凭证、记帐凭证、帐簿,再结合其他数据,如:同行业其他企业的历史资料,形成管理数据库;经过分析和计算,最后生成管理报表。然而,由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计,因此,其在企业推广较难,这就使管理会计软件开发步履蹒跚。

3.软件开发难以满足新会计制度要求。

计算机技术的迅猛发展给会计软件带来一个又一个的黄金时期。但是,“大多数软件开发商只注重会计软件、使用平台、开发工具、使用环境等计算机技术方面的提高,”[2]而忽略会计功能的拓展。比如,对固定资产折旧方法的处理与选择、在存在大量外币业务的企业里,对外币汇率的选择,以及存货计价的选择。新会计制度规定,这些方法一旦选定,不能随意更改,如果要更改,必须上报上级主管部门批准,同时在会计报表附注中加以说明。而现行会计软件中未设置本年度内不允许改动的控制功能,这就使得一些用户随意修改原先所确定的方法,甚至有的用户伙同软件开发商一起进行反结帐、反记帐等违反会计制度的活动。

4.电算化审计处于“搁浅”状态。

我国的《独立审计具体准则第20号——计算机信息系统环境下的审计》指出:“在计算机信息系统环境下,注册会计师可以采取以下方式实施审计程序,获得审计证据:(一)手工审计方式;(二)计算机辅助审计方式;(三)以上两种方式结合使用”。尽管有这种规定,但是各类审计组织在审计过程中极少实施计算机辅助技术,大多采用手工方式操作。虽然手工操作取得的审计资料更直观、更具体,但是,影响审计结论的一些重大问题容易疏漏,因而审计风险比较大。导致电算化审计陷入疲软状态的主要原因,我认为有以下几点:首先是审计人员尚未掌握计算机审计技术,仍旧沉湎于传统的手工审计技术;其次是审计软件开发速度慢。由于受利益驱使,许多软件开发商并不看好审计软件的开发,而更热衷于会计软件的开发;三是相关审计准则的制定以及计算机审计实务工作滞后于经济形势。

针对以上问题,笔者认为应从以下几方面入手,不断加强和改进会计电算化工作。

二、加强和改进会计电算化的思路

1.正确处理会计电算化与企业管理信息系统之间的关系,努力实现管理一体化。

企业管理信息系统通过获取企业内部和外部的信息,控制企业行为,对未来作出预测,为管理者决策提供参考信息。企业管理信息系统一般划分为电算化会计管理、

人事管理、市场营销、计划管理、生产管理、库存管理、技术管理等子系统。其中电算化会计子系统在整个企业管理信息系统中处于主导地位。正确处理会计电算化与企业管理信息系统之间的关系,必须把会计电算化系统作为企业管理信息系统的一个独立的子系统来开发。

首先,会计信息全面反映了企业供、产、销日常生产经营流程的各个环节,它自始至终贯穿于企业的物流、商流活动之中,与其他所有子系统都有信息联系。因此,只有开发好的会计电算化子系统,在会计电算化子系统中增加决策支持系统、预测支持系统,才能最终实现企业管理信息系统,实现企业管理现代化。

其次,加快开发管理会计软件的步伐,使之与财务会计软件融为一体,实现全面会计电算化,从而引导会计电算化由核算模式向管理模式转变。同时,也为企业管理信息系统的开发奠定扎实的基础。

再次,由于会计电算化目标与企业管理信息系统目标的一致性,要求必须将会计电算化融入到企业管理信息系统的工作之中,实现管理一体化。这样才能不断丰富会计电算化的内容,从而推动会计电算化的发展。

2.实现人机交互作用的“智能型”管理。

实现人机交互作用的“智能型”管理就是要求将电算化会计系统与现代审计工作结合起来,使会计软件尽可能满足现代审计工作的要求。实现会计电算化后,所有的原始凭证、记帐凭证帐簿、报表都存储在计算机磁性介质上,整个帐务处理都在计算机内部自动生成。过去靠人工进行的内部牵制制度不再起作用了,这样,审计的职能大大削弱。为了正确处理好会计电算化和审计的关系,有必要完善以下会计电算化功能:一是“会计软件应提供关于凭证——总帐——报表三者之间的双向查询功能;”[3]二是“电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择。”[3]

3.实现财务信息网络化。

财务信息的处理与输出要求迅速、高效、准确、安全、覆盖面广。特别是随着经济全球化、一体化,大量的海外公司的出现,迫切要求财务信息在全球范围内实现共享。如果每个公司在Inter网上都有自己的网址,就可以上网披露自己的财务信息,供投资者浏览。同时,与竞争对手展开竞争。只有那些经济效益好、财务状况佳、产品和市场极具潜力的公司,才能在网上吸引大量的投资者,并筹集大量资金用于企业的发展。财务信息网络化是知识经济对于会计电算化的基本要求。但是在会计信息上网后随之而来的安全问题也是不容忽视的。其一,网络黑客的攻击。所谓网络黑客攻击大致可分为三个方面:外部“高手”的入侵、内部人员对公司保密信息的非法盗用、内外勾结的恶意商业攻击。其二,电脑病毒的侵袭。面对这种问题,我认为解决的办法是,能否在网站建立之初或者相关软件开发之时就做好相关防护措施,例如:设置加密系统,建立“病毒防火墙”等都是可行的途径。

4.进一步完善会计软件,形成规范的会计软件市场。

当前大量的财务会计软件充斥市场,而其中大量合用、好用的都是“洋货”,例如:Microsoft的Excel、Lotusl-2-3软件等等都令大多数企业“爱不释手”,而国产的“用友”、“安易”、“金蝶”等软件,却常听到人们反映问题重重。对此,我们不得不发出深深的感叹:泱泱大国,连区区一个会计软件都败倒在外国人脚下,国人情何以堪!针对这些问题,我认为进一步完善会计软件,形成规范的会计软件市场势在必行。

一是对会计软件的合法性、合规性加以约束。“财务会计提供企业财务状况、经营成果及资金流转的信息,主要是供企业外部进行投资决策、信贷决策之用,其数据处理信息加工过程要受会计准则约束,对外提供财务报告是依据会计准则规定的报表格式”。[4]现阶段所开发的会计软件,大多数是财务会计软件。其开发也必须严格遵循公认会计原则和国家统一的会计制度进行。

二是加强会计软件本身界面的友好性、易用性。让掌握计算机知识并不多的用户,在最短的时间内上手,这就需要软件开发人员能够设身处地为使用会计软件的从业人员考虑,使开发出来的会计软件易懂易用。如:“采用自动转帐凭证生成模块”[4]就是一个很好的例子。所谓自动转帐凭证生成模块,就是会计软件系统根据收、付、转和汇总记帐凭证的格式,事先设置好摘要栏、借贷方科目、金额栏(借或贷)以及金额的计算方法,当会计人员把每一会计期间所发生的经济业务输入系统时,系统自动生成所需的记帐凭证。自动生成记帐凭证可以有效地保证会计报表数据源真实可靠。

三是“扭转促销有余,维护不足的局面”。[4]当前软件开发商陷入一个误区,他们花费大量时间和金钱大搞软件促销活动。价格战、广告战铺天盖地,而他们却忽视了一个重要方面,即软件的维护和售后服务。软件的维护在整个软件开发寿命周期中是一个具有战略性地位的阶段,它对于树立软件开发商的信誉以及会计软件可持续性发展都有着重要的作用。因此,建议软件开发商应承担起会计软件的维护工作,并对消费者或用户组织售前售后培训,使他们熟悉会计软件的各项操作。

四是严惩软件盗版行为。企业从规范化的软件市场获得多样化的规范的电算化商品,以满足其管理的需要。电算化软件的版权问题将得到极高的重视,其交易也将得到有效的法律保护。世界知识产权组织条约WCT第11条规定:“缔约方应当对破解有效的技术性措施的行为,提供适当的法律保护和有效的法律救济,这些技术性措施是作者在事关行使本条约或伯尔尼公约赋予的权力时采取的,用以限制对于其作品进行的未经有关作者授权或法律允许的行为的”。[5]

5.规范化管理电算化行为。

一个国家的会计的规范化管理,主要是通过颁布指定会计准则和具体会计准则来进行的。只有用会计准则指导会计业务,才能规范会计行为。在会计电算化普及的今天,用会计准则同样可以规范电算化行为。规范的具体内容有:财务会计软件采用的标准、具体业务处理、人员职责等。财政部新颁布的《会计电算化管理办法》和《会计核算软件基本功能规范》便是最好的体现。

6.重视电算化人才的培养。

知识经济对于企业的财务信息的加工与输出具有很高的要求,尤其是未来会计软件要实现更高层次的网络化信息处理。这一发展趋势,势必要求从事会计电算化工作的人员在会计和计算机两个领域都非常有专长,成为这两个领域里的行家里手。所以,培养高级的、现代化的会计电算化人才势在必行。我认为可以从以下几方面着手:

一是对现有财会人员的在职培训。我国大多数财会人员过去一直从事手工会计核算,财会知识比较全面,技术比较娴熟。会计电算化普及以后,应重点培训他们计算机操作的技能,培训的模式可以先从计算机基础知识人手,然后逐渐向计算机网络知识过渡。

二是对院校专业结构的调整。目前我国财经高等院校和大部分综合类高等院校、成人高校和新兴的职业技术学院都开设有计算机专业和财会专业。但从横向上看,这两个专业在课程的设置上还存在着“单打一”的现象;从纵向上看,课程的深度,尤 其是计算机网络知识和财会知识的结合程度比较肤浅,学财会的学生仅仅掌握数据库的操作和简单的凭证输入及报表编制是远远不够的。我认为,从将来培养高级会计软件工程人员的角度出发,计算机和财会专业应互相渗透、互相兼容,让学生“两条腿”跑步,使会计电算化人才培养的规模和档次都得到提升。

总之,21世纪的会计是一个以信息技术为中心的崭新会计,我们应该抓住这一良机来促进传统会计的革新。

「参考文献

[1] 庄明来。会计电算化研究[M].中国金融出版社,2001。

[2] 袁树民。对会计软件现状的认识[N].中国财经报,1999-04-22。

[3] 邱寒。会计软件设计如何适应现代审计的要求[J].会计研究。1998(4)。

[4] 王治安、汪涛。财务会计[M].西南财经大学出版社,1995,P3。

[5] 薛虹。网络时代的知识产权法[M].法律出版社,2000,P3。

[6] 王慧苓。个人电脑与电算化财务应用[M]学普及出版社,1994。

[7] 李守明。试析会计决策支持系统[J].会计研究,1996(12)。

[8] 薛云奎。手工会计对电算化会计的局限[J].会计研究,1997,(11)。

[9] 马志龙。新编会计电算化培训教材[M].四川人民出版社,1999。