房地产档案管理信息化建设探讨

【摘 要】我国目前社会经济不断发展，房地产信息化成了为热门的话题。这不仅关系到房地产行政管理部门的管理方式和服务模式的改变，还影响着房地产行业的发展方向，还会影响着城镇化进程的推进速度。本文以国家房地产行政管理部门行业的管理角度为基础，讨论分析房地产档案信息化建设的重要性和该过程中遇到的实际问题，并提出解决的方法。

【关键词】房地产；档案管理；信息化建设

0.引言

房地产档案记录着房地产管理活动中有保存价值的各种不同形式的历史记录。房地产信息化档案能在国家的房地产行政管理部门在统一规划、组织下，应用信息技术来对房地产档案进行管理的一种方法。房地产档案管理也应该与时俱进地走在信息化发展的前沿，这是社会发展的必然要求。为了顺应时代潮流，我们必须借助于信息化的手段，不断推进房地产档案的科学化管理。

1.什么是房地产档案信息化

1.1房地产档案信息化的定义

房地产档案是国家档案的重要组成部分，是国家房地产行政管理部门在工作中自然形成的，并具有一定保存价值的历史记录。房地产档案涉及土地、规划、监测、城建、水电气供应、消防等单位或部门，从立项、批复、招（投）标、设计、开工到竣工，凡是有数据、文字材料、表格、图纸、照片、U盘、光盘、硬盘等存储形式的都属于这个范畴。房地产档案管理不仅具有专业性强的特点，还对房产的交易、转让、过户等进行动静结合的管理。

房地产档案信息化是利用计算机对档案进行扫描、数据化、多媒体化、多介质化存储技的过程，是通过图形、文字、图像等形式，把档案转化为数字化格式加以存储，并通过网络实现联结、管理、利用，最终实现资源共享的一个过程。

1.2如何认识房地产档案信息化的优势

相对于传统的房地产档案，信息化下的房地产档案具有信息存储节约空间、容易保存、使用快捷、方便等明显优势，特别是结合现代计算机及网络技术，信息化的房地产档案使得工作效率明显提升，房地产行政管理部门借此可以彻底改变传统的工作和服务方式。同时，计算机等现代化设施的普及应用和网络技术的发展，也使得房地产档案管理信息化成为经济社会发展所需、行业发展所需和百姓的需求。

2.房地产档案信息化建设的要点

房地产档案管理要实现信息化，就要达到“可见即可得”“立等可取”“快速查询比对筛选”等有别于传统档案的特点。在实际建设中，并不是把计算机等硬件设施和网络准备好就能实现。在整个系统的建设中，必须实现以下三个要求：

2.1档案的数字化

要实现房地产档案信息化，首先必须把现存的各类房地产档案转化为数字化信息格式，用能被计算机识别和处理的形式加以输入。待全部的档案被数字化后，就能够形成信息数据库，并相应建成信息管理系统，对相关的信息进行收集、整理、分类、组卷、贮存，变传统的手工调阅为计算机查阅。

2.2信息传输的网络化

房地产档案信息化简单地说，就是应用计算机组建的网络进行信息交流、传递、资源共享，使房地产档案所承载的信息通过计算机网络进行远程传输，使异地调阅成为可能。在房产管理部门、开发商和中介及百姓之间构建起一座交流平台，更加有效地发挥好房地产档案的作用。

2.3应用更加智能化

实现了档案数字化、信息传输网络化后，第三考虑的就是应用，即如何方便于房地产行政管理部门乃至政府决策，方便于相关行业使用，方便于百姓使用。这就要靠现代化设备和数据库、网络技术，实现档案信息通过网上智能化浏览、检索、咨询甚至是人机、人人互动沟通。这才是房地产档案信息化的主要目的，也是其重要标志。而完美实现这些，需要高质量的硬件设施，需要完善的管理，需要完美的软件编制管理，这样才能体现房地产档案信息化的“便捷”优势。同时，这一点也是房地产档案信息化建设中的难点，需要建设者有强大的综合实力和持续的人力物力方面的投入。

3.房地产档案信息化的必要性

房地产档案信息化是时代所需。当前，我国提出全面建设小康社会的战略，重点提出推进城镇化建设，经济社会的发展中房地产行业也成为重要的支点。而从百姓角度讲，“住”的问题是当前社会的焦点问题。就某省份而言，部级综改区的实施和城镇化的快速推进，对房地产档案信息化建设提出了硬性要求。随着人口的增加、房地产行业的高速发展、百姓对住房的刚性需求，都对房地产档案信息化建设提出了强烈要求。这是挑战也是机遇，房地产档案信息化建设也因此步入快车道。

3.1房地产档案信息化是行业发展的需要

当前中国房地产业毫无疑问地成为了国民经济的主要产业之一，因此，房地产档案也必然属于国家的重要信息资源。放眼中国经济社会发展，各个行业无不融入现代化信息技术，以计算机和网络技术为代表的第三次浪潮势不可挡地冲击和推动着中国房地产行业的发展。在这场信息技术革命中，房地产档案必须信息化，管理实现电子化、网络化，这是经济社会发展的要求，也是时代的要求。

3.2房地产档案信息化是社会进步的需求

房地产档案在房地产交易、权属登记、法律仲裁、房屋拆迁、城市规划、物业管理、住房改革、史迹考证、城市建设等工作中都有着不可替代的作用。随着城建的发展、政策的调整、市场的活跃及权属登记量的骤增，房地产档案急剧增加，调用频率也日渐加快，服务范围和内容不断扩大，传统的手工方式已经不能适应社会大发展的需要。只有迅速实现档案信息化，才能够将管理水平、工作质量上一个大台阶，更方便、快捷地为社会群众提供有效、准确的查询检索，更好地为大众服务。

3.3房地产档案保护需要信息化

在我们传统的档案保存方式中，柜架、纸张不仅占用了大量的空间，而且极易损毁，尤其由于此类档案频繁调用的特性，更使得纸质档案的原始资料中的字迹遭到了不必要的破损和模糊，历史档案到了抢救的边缘。而新中国成立以来60多年的积累，传统房地产档案已经成为海量，管理工作遭遇瓶颈。但通过房地产档案信息化，不但可以不断增加档案存储量，而且可以提高档案信息的存储密度。