高校档案管理模式初探

社会经济的发展促进信息时代的到来，信息对于社会的发展已经越来越重要。在信息技术的影响之下，信息资源共享已经成为普遍的一种趋势，人们对于信息资源的需求不断增大的同时，对信息资源的管理要求也得到进一步发展。高校档案信息资源是社会信息资源的重要组成部分，传统的高校档案管理存在许多的问题，因此有必要构建基于信息资源共享的高校档案管理模式。本文从传统的高校档案管理存在的一系列问题出发，针对如何构建这一模式提出相关策略进行讨论与研究。随着社会生产力的不断发展，我国经济在科技这一因素的推动下发展迅速，而科技的作用不仅仅表现在经济层面。

21世纪的世界，科学技术不断地进步，使得人类进入了信息化的时代，信息资源共享已经成为一种趋势。高校是先进文化、先进技术的聚集地，高校档案是高校在开展一系列教学工作之后，对于教学、行政和科研管理中形成的工作实践通过记录形式保存下来，并以其真实性、知识性和多元性得到高校内外不同群体的广泛关注和应用。我国的高校传统的档案管理中存在以下几个方面的问题：第一，高校领导的档案观念不强，对档案工作不重视，忽视档案管理工作对高校发展的重要性；第二，高校档案部门视档案为管理工具，而非服务手段，信息服务功能单一；第三，受管理体制和运行机制的影响，高校之间难以进行良好的信息资源共享。因此构建基于信息资源共享的高校档案管理模式成为档案建设发展的必然趋势。所谓的信息资源共享是指通过各种不同的渠道达到资源共享的状态。实现信息资源共享有以下几个方面的好处：第一，信息资源在当今社会发展中的地位如同能源、材料等一样重要，信息资源在一定程度上对于社会资源起到节约作用；第二，社会公众拥有知情权，随着公民的权利日益受到重视，而档案机构是资源集成地，资源共享促进国家发展和保障人民的知情权；第三，资源共享能够发挥监督作用，促进高校对于信息资源的档案管理在公正公平的原则下进行建设，促进信息资源得到有效管理。信息作为一种新型资源，为了能够促进信息资源利用最大化，我们要对其进行优化配置和管理，从而达到效益最大化。那么，如何使高校档案信息资源实现社会共享，实现组织利益的最大化，现提出如下策略进行讨论研究，去构建信息资源共享的高校档案管理模式。

一、创建高校档案信息服务中心

档案是对日常工作及教学活动的总结记录，能体现院校的基本教学情况，进行良好的档案管理能够使学校在开展教学活动时做到公平公正，教师的教学活动、工作态度等评价具有科学合理性，可以有效地推动学校的教学工作。档案的信息管理跟传统的档案管理有着很大的区别，在信息技术的基础之上，面向广大用户的需求为目标，基于物理资源与网络资源相结合进行档案资源内容的整合，从而帮助用户找到需要的资源。因此创建高校档案信息服务中心，构成了单循环的档案信息链，并为用户群提供档案信息资源共享平台。通过对档案信息资源的采集、利用、开发以及再生产这一过程，将档案进行增值化加工，筛选出所需的档案，通过上述平台让不同的人可以查找需要的档案资料，不仅可以节约时间，而且能做到信息资源利用最大化。

二、做好反馈工作以及加强工作人员的素质教育

一个系统被研发出来，要想知道是否达到预期值，最有效的步骤就是进行用户的反馈，从一些用户使用的情况中了解产品的性能概括，对于好的评价方面可以保留，而一些有意见的评价收集起来对系统再次重新改进。因此有必要建立高校档案用户反馈系统，来进一步促进高校档案的信息化建设。另一个方面，高校档案管理人员是构建信息资源共享的高校档案管理模式的重要组成部分，对于高校档案管理起着关键的作用，他们的素质直接影响着档案管理的质量和档案资源开发的深度，因此对于档案管理的工作人员素质方面要给予高度重视。高素质人才具有较强的对信息归类检索、加工和分析水平，能够提高信息资源利用率，在信息化时代之下，大批高素质人才从信息的组织、加工到用现念对档案管理进行新的突破，在信息技术发展的基础上使得档案管理工作有效进行。所以高校在加强已有工作人员的能力水平和职业道德教育时，也要加大引进高素质人才，提高档案管理人员的整体业务能力与管理素质。

三、建立各高校构建档案信息集成系统

高校档案的资源信息共享不仅仅是面对本校师生而言，而且还需要面向社会，目前各大高校已经开展信息化建设，而一个人的力量毕竟有限，在建设过程中必然会存在诸多问题。出于自身发展的目的，各个高校都是针对如何更好地满足本校的应用需求方面，采取不同的建设方法。因此各个高校所采用的技术、硬件或者软件平台所用到的系统都是不一样的，在这一基础上，由于系统操作不一样，在资源共享方面也加大了难度，形成了信息资源共享的壁垒，因此高校信息资源共享只能成为自己学校内部的资源共享，使得各个高校之间直接实现信息交互方式不太现实。因此在这一背景之下，联合各高校构建档案信息集成系统成为有效的途径之一，通过建立内容丰富的、系统的档案信息资源库，为信息资源共享提供物质基础，对各个高校不同的档案资源进行信息整合，按照一定的分类标准进行划分工作，通过各种关联和链接的建立，进行各校之间档案信息资源的共享。综上所述，在社会不断发展的今天，高校的信息共享化程度和信息档案管理模式正在不断地发展和改进，在前进道路上必然会碰到困难，必须采取有效的方法去解决存在的问题，才能促进其进一步发展。

参考文献：

[1]邢华洁.档案信息资源共享机制研究[D].昆明：云南大学，2011

[2]于晖.高校教师档案优化管理研究[J].才智，2012（10）

[3]郭路群.关于人事档案管理现状和改革的思考[J].中国人才，2004（6）

作者：王晓燕 王新华 王永瑛