高校学生档案管理模式初探

摘要：高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，纳入高校档案管理的范畴。本文在分析高校学生档案材料形成规律、各管理模式优劣的基础上，构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。

关键词：高校学生档案；管理模式；管理体制；规律

我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。

一、高校学生档案材料形成规律

高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：

（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]

（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。

（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。

（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。

二、高校学生档案管理模式分析

《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。

三、高校学生档案管理体制的建构

高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：

（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。

（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。

（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。

（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。

（五）建立健全学生档案利用服务机制。档案价值实现在于利用。各归档部门往往会以利用方便为由经常将档案截留，学生档案归口学校档案机构管理后，档案机构为学生档案的利用提供良好的服务机制是档案机构的职责所在，也是学生档案集中统一管理的优势体现。一是树立以人为本的科学理念，强化档案服务意识。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。[4]改变过去重保管轻利用的思想，积极向学校、师生、社会提供高效优质的档案服务。二是提高档案管理人员的素质，是提供高效优质服务的前提和保证。档案管理人员的低素质就犹如无米之炊，光有档案服务的意识还不够，档案管理人员的素质也必须同步提高。档案管理人员的高素质包括良好的职业道德、较强的业务能力、一定的组织协调能力等。可以通过业务培训、实践锻炼等方式提高档案管理人员的素质。三是先进的学生档案管理系统和信息数据共享平台是学生档案利用服务机制实现的途径。学生档案信息数据既由学校各个学生管理职能部门在学生管理活动中产生，同时又服务于职能部门学生管理工作，那么信息数据的共享利用就成为高效工作的关键。

作者：谭燕萍 单位：广西民族大学档案馆