高校学生学籍档案管理初探

时间:2022-07-24 08:52:42

高校学生学籍档案管理初探

【摘要】学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况,客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况,也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。文章着重从学籍档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用四方面管理中存在的问题出发,并提出了完善学籍档案管理工作的建议。

【关键词】学生,学籍档案,档案管理

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况,客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况,也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多,形式多样,在实际管理工作中往往容易出现问题,甚至造成严重的后果。因此,重视高校学籍档案质量,切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1.收集整理是建立档案起始,真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中,首先应做到内容详实可信,不能夸大;其次应保证字体工整、清晰,便于永久保存;最后要注意一些细节问题,如,姓名使用同音字代替,出生日期农历、公历混淆等。

2.立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总,工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄,未按要求及时归档,或者材料未及时补充完善,甚至归错档;此外,档案管理方法陈旧,设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3.档案转递的特点环节多、人员杂,容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中,经过的中间环节较多,无论中间某环节出现差错,都会影响学籍档案的顺利转递,从而影响毕业生的正常工作和学习。

4.档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用,因此,档案的日常维护尤为重要,而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中,应由专门的档案管理部门来保管,并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象,造成档案材料遗失或者信息二次失真,内容失实等。

二、完善学籍档案管理工作的建议

1.增强档案意识。加强《档案法》宣传,增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识,克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识,激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案,真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理,把档案建设纳入教学计划,纳入管理制度,要给档案管理人员培训的机会,并在经费、设备、库房等方面给予支持,改善工作条件,充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2. 制定统一标准并树立全局观念。高校学籍档案管理必须制定统一标准,包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一,要切实改变各自为政、各行其是的局面,主管部门应加强协调,统一要求,在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题;要树立整体观念,服从大局,用标准去统一行动,用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作,严把质量关,确保档案材料真实完整、齐全规范。

3. 健全管理制度。严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度,是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度,做到有章可循,有据可依,照章办事。同时,各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓,使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。

4. 改进档案管理手段以提高工作效率。随着教育事业的迅猛发展,各院校改革力度加大,教学上推行规范化、科学化的管理制度,对学籍档案管理工作提出了更高要求。过去靠人工整理、归档的档案管理方法,已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展,进一步强化与完善学籍档案管理工作,学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下,掌握先进的科学技术,熟练使用计算机并努力充实业务能力,包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前,不少高校的教务处建立计算机房,引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备,使学籍档案管理的工作效率大大提高,为毕业生资格审查、学位评审提供了翔实的档案材料,从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。

5.加强队伍建设,提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学,随着科技的发展,大大加收了档案管理工作的现代化,这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准,还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度,还要具有严谨细致的工作作风。

6.大力开发利用学籍档案信息资源,主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的,也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库,如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等,以方便师生们通过计算机网络检索,获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、档案资料查询等提供有效信息。

总之,学籍档案与个人的利益息息相关,以后提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系,管理好学籍档案至关重要。

作者简介:刘淑霞,1975年3月生,硕士学位,研究方向为军事教育训练学。

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