办公自动化下的医院档案管理研究

摘要：信息化时代的到来为医院发展注入新鲜的活力，以现行办公自动化医院为典型代表，其在经营管理中更注重信息化建设水平的提高。然而实际管理中关于档案管理工作仍存在一定的不足之处，制约医院整体管理水平。对此，本文将对医院在办公自动化环境中档案管理的具体要求、实际管理中存在的问题以及相应的完善策略进行探析。

关键词：医院；办公自动化；档案管理；完善

前言

作为医院管理的主要内容，档案管理内容多涉及医院医疗技术、科研成果以及相关设施运行等内容，是推动医疗事业水平提高的关键。但从现行大多办公自动化医院，其在档案管理工作方面仍表现出一定的滞后性，难与医院整体信息化建设速度保持同步，无论在档案管理制度或人员配备等各方面都表现出一定的缺失状态，无法起到服务于医院发展的作用。因此，如何做好档案管理工作成为现行办公自动化环境下医院需考虑的重要内容。

一、医院办公自动化环境对档案管理的具体要求

在办公自动化条件下，其要求医院在经营管理活动中都应满足自动化、信息化等特征。其中在档案管理方面首先需保证其具备较高的工作时效。从医院档案的具体分类看，多表现为设施建设、财务、教学以及医疗等所有相关资料内容，通过办公自动化管理，需在实践操作中保证管理程序以及检索功能等得以充分发挥。其次要求管理人员综合素质较高。由于办公自动化环境中，所有管理工作都需依托于互联网、计算机等实现，医院工作者除掌握基本档案管理内容外还需对设计算机操作技能等熟练掌握，满足自动化环境中档案管理水平得以提高。再次，标准管理体系的构建。自动化的基础在于标准化体系的构建。办公自动化档案管理中需做到明确档案管理标准，利用统一管理方式推动管理建设。最后，采用多样式的存储方式，彻底改变以往完全依托于纸质形式的存储方式，需利用过多实物载体如影响或电子文本等，既可是档案管理空间得以提升也可使档案使用周期得以保障[1]。

二、档案管理存在的弊端分析

（一）从档案管理标准角度

办公自动化是医院信息化建设的重要环节，其在设备应用方面都较为先进，但却使档案存档产生较为严重的问题，如自动化后的存档资料多以正式文件形式为主，原始底稿丢失或漏存等。同时归档中完全将复印件或打印材料作为底稿的情况也较为普遍，充分说明管理中不具备规范化、标准化等特征。事实上，办公自动化条件下，关于档案管理更要求体现数字化特征，确保档案材料收集、处理归档以及检索利用更为便捷，而这些目标的实现都要求做好档案管理标准的构建。

（二）从人员素质角度

以往以纸质为主的档案管理过程中，对管理人员不做学历或知识程度等方面的要求，但在办公自动化环境下，许多归档文件在存储形式上表现出多样化特征，要求结合一定的技术与原则对档案进行管理。而现有管理人员素质很难满足办公自动化管理要求，很多档案管理人员不具备计算机或网络操作相关知识，而引用专业计算机技术人员却又无法快速适应档案管理工作，这种情况下办公自动化环境中复合型人才的缺失成为主要问题。

（三）从办公自动化系统角度

尽管医院建设中逐步引入办公自动化系统，但受技术水平限制，系统开发质量很难保障，许多开发商为提高系统集成度往往忽视对用户实际需要的考虑，造成医院档案管理中办公自动化系统的应用常出现问题。以OA管理系统为例，其在设计过程中便容易忽视与档案管理软件间的联系，管理人员无法利用其进行全程管理与监控文件的流程[2]。

三、完善医院档案管理的具体策略

（一）档案管理标准的确定

档案管理标准确定中，首先需明确医院档案管理涉及的主要内容，如收集、整理、检索等。在此基础上将归档材料做好检查工作，通过有效的鉴别使档案信息资源价值得以保证。同时，在档案管理标准中，还需结合办公自动化程度，适时做出档案管理标准的修改与完善，尤其应将相关管理人员的职责进行明确，这样可使档案得到规范化管理。

（二）人才培养机制的构建

医疗卫生事业的快速发展是档案类型出现较多变化且数量持续增多，为档案工作人员带来沉重的负担。医院应结合办公自动化系统特征，适时开展档案管理人才培养工作，保证其基本档案管理知识夯实的基础上做好计算机技术能力培养工作，并引入相应的考核机制，有利于促进档案管理人员素质的整体提高，满足医院自动化办公的基本需求。

（三）管理系统的完善

在管理系统完善过程中，要求根据现有系统平台进行管理子系统的构建，其目标在于使电子档案的管理可配合电子公文运转一同完成。同时在设计过程中要求根据医院实际业务经营管理特征，确保系统工作平台设计的基础上，其他基础组件包括权限管理以及表单等都可融入其中，确保系统整体适用性得以提高，有利于实现文档一体化的目标[3]。

结论

档案管理水平的提高是适应医院信息化建设的关键所在。实际管理中应结合办公自动化实际特征，立足于现行档案管理中存在的问题，从人才培养机制构建、管理标准明确以及管理系统完善等各方面使信息化建设水平得以提高，为医院的持续发展奠定基础。

参考文献：

[1]薛理花.基于办公自动化环境的医院档案管理探析[J].商,2015,25:79+36.

[2]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志,2014,03:420+423.

[3]汪亚琼.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].办公室业务,2015,02:74.

作者：张文辉 单位：吉林省辽源市中心医院