高校档案分类刍议

一、关于高校档案分类的基本认识

1、《高等学校档案实体分类法》的历史作用与实践意义

《高等学校档案实体分类法》以下简称《分类法》的制订与实施，结束了高校档案分类各行其是、乱无章法的局面，开启了高校档案分类标准化、规范化的先河。“该分类方法以‘领域范畴’和‘内容性质’为依据将高校档案划分为十个大类（一级类目），另设置若干二级类目，以汉语拼音和阿拉伯数字作为混合的分类代码，直观、准确、易识、易记。它的实施是高校档案管理工作的一大进步，为我们提供了一个科学实用的档案分类办法。”①高校档案分类方法的从无到有，是高校档案分类工作实践的历史转折点，是高校档案分类工作发展历程的一个重大标志，它起到了承前启后、继往开来的作用。它保证了档案室藏的完整性，促成了室藏内容的系统化，实现了室藏分类与排架的统一性。由此可见，一部高校档案分类法的实施，带动与影响了整个高校的档案管理工作，其意义是广泛与深远的。

2、《分类法》需要改革和完善

历史上产生的任何一个事物，都必然经历从新生到成熟，又由成熟到衰亡的发展过程。新事物终究要取代旧事物，高校档案分类方法也是如此。这就是事物发展变化的辩证法。

在《分类法》多年的实践过程中，在它发挥着重大历史作用，产生着重大影响的同时，人们也相继发现其存在的若干不适用的方面。姜树滨1995年在《学校档案》第3期撰文分析高校档案分类问题时指出：高校档案分类一级类目的划分，采用“领域范畴”标准，但高校部门的领域往往是多方面的，如教研室具有教学和科研两个职能，用“领域范畴”的原则划分类别，必然将同一部门在不同工作领域中形成的档案割裂，破坏了其间的有机联系。倪德云在《吉林档案》1994年增刊中撰文认为，使用《分类法》对高校档案分类，由于类目层次多，类目划分过细，除了档案不易合理排架之外，类目不便记忆、档案不便管理，还经常发生因类目交叉而难以确定具体文件归属的问题。王根健在《阜阳师范学院学报》1998年第3期论述《分类法》适用性问题时认为，由于我国高校数量众多，高校教育事业发展迅速，原有分类法没有考虑横向结合和跨专业的档案类目协调等宏观问题。从上个世纪九十年代至今，倡导高校档案分类工作深化改革，使其与时俱进的呼声日趋强烈。笔者加以概括后分为三种类型：其一是推倒重来，如倪德云等同志建议，推倒旧的分类法，建立新的分类系统，使高校档案管理发生彻底变化，面貌一新。其二是进一步规范，如王根健等人认为，改革高校档案分类法，主要应注重规范，以适应高校档案分类的标准化要求。其三是简易直观，张小蓉等人认为：新的分类法应直观易记，易于标识，便于档案检索。

二、关于高校档案分类工作改革的建议

1、应当建立正确的高校档案分类工作指导思想

高校档案分类工作应当格外注重实践，并以正确的思维方法指导实践，才能通过实践认识高校档案分类工作的实质，掌握其间的规律性。实践又依靠科学分类理论的指导，郑铁锤建议：“将‘科学性、先进性、前瞻性’作为高校档案分类工作的指导思想。”②成玉柱在《档案》1996年第1期撰文指出：高校档案分类应以“科学、实用，体系结构合理”作为高校档案分类指导思想。笔者综合了多方面意见，提出以“科学、通用、简约、前瞻”作为指导高校档案分类工作的“八字方针”。高校档案分类首先应当注重科学性（即客观性），要求其类目设置合乎高校档案分类客观要求并符合逻辑性，成为相互协调前后贯通的有机整体。新的分类法可以直接应用于不同体制、类型、规模高校的档案分类工作实践，因而具有相当程度的通用性。为了便于识别，易于记忆，易于计算机网络查询，高校档案分类类目必须符合简约原则，将高校档案分类类目合理归并，简单明了。同时，为了使分类方法在今后相当长时期保持相对稳定，应当充分考虑到高校档案分类将来的发展变化，具有前瞻性。

2、明确高校档案的分类规则——职能简易分类规则

在确定了高校档案分类思想之后，应当进一步明确分类操作的规则，以保证分类思想在档案整理各项工作中的全面贯彻。职能简易分类规则为“年代—类别—保管期限”。在档案分类时，先将档案区别为不同年代，然后按简易职能加以区别，最后划分档案的不同保管期限，形成若干档案保管单位。为了便于档案排架和检索，应当将分类号醒目标识在卷盒脊背上方的空白处。该规则特点是：在档案分类、编目、案卷流水和进行排架等档案整理工作中，始终保持了档案类目特征和类的先后次序，从而保持了案卷之间的有机联系。这是档案馆藏实现科学组织，大幅度提高档案利用效率的基本要求。

3、推行职能简易分类和数字标识

高校是履行国家教育职能的机构，高校教育职能与社会公共职能的演变必定相互关联并保持同步性，这是高校教育适应社会需求，并按照社会需求培养人才的客观要求。尽管高校因专业而存在许多方面的差别，但是，任何专业都是高校综合职能的组成部分，它们属于个性与共性的相互关系。在充分考虑到上述问题之后，以高校公共教育职能作为制订高校档案分类办法的客观依据；将高校档案分类工作结合国家赋予的教育职能加以宏观思考，便是对高校档案分类工作和制订高校档案分类法的客观规律性的把握。笔者认为，高校档案内涵的基本职能应当是党群工作、行政管理、教学活动、科学研究、专业技术管理和综合事务等方面，可以重新整合为党群行政类、教学专业类、科技管理类和综合事务类，以此作为高校档案分类的一级类目；另外，以2008年8月颁布的《高校档案管理办法》中的第十五条“高校文件材料归档范围”所列“党群类、行政类，学生类、教学类，科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类，出版物类、外事类、财会类”作为二级类目，形成高校档案类目划分的基本框架。类目符号分别标识为一组独立的阿拉伯数字，一级类目与二级类目之间用“-”隔开，如党群类档案标识为1-1、财会类档案标识为4-3,其他依此类推。该数字标识既便利了实体档案手工检索，又为档案信息计算机快速查询奠定了基础。

注释：

①张小蓉：《试论高校档案实体分类法的实用性》，《机械电子档案》，1995年第5期。

②郑铁锤：《实行<电力高等学校档案分类办法>的点滴体会》，《电力档案》，1993年第3期。