学校级部管理方案范文

学校级部管理方案篇1

关键词:高校二级院系教学档案管理

近年来,随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入,多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理,教学档案的管理内容也日益复杂多样,本文针对新时期二级院系教学档案管理工作,结合自己的工作经验,进行一些交流和探讨。

一、高校二级院系教学档案管理面临的挑战

1.国家高等教育改革对确保和提高新时期教学档案管理提出了新要求

教育部从1999年以来制定了高等院校扩大招生的政策,使得招生人数在10年间由1998年的108万猛增到2009年的610万,我国高等教育出现了规模的大发展,成为世界上在学学生规模最大的国家,这被外国媒体描述为“中国高等教育的一次”。由于师生(尤其是学生)数量的迅速增加,必然使得在教学管理中占有核心主体地位的教学档案管理工作业务量激增,教学档案管理难度也随之加大,对当前二级院系教学档案管理工作提出了新要求。

2.高校发展战略调整和教学改革对当前形势下二级院系档案管理工作提出了挑战

随着高校优化合并和规模化的发展,很多大学形成“一校多区”的办学格局,二级院系跨两个甚至多个校区进行教学活动成了常态,使得教学档案管理工作呈现更多的复杂性、多元化。目前,伴随全国大部分高校采取学分制和弹性学制,学生的自主选择空间日益扩大,更大程度地发挥“因材施教”,引导鼓励学生跨学期、跨专业、跨院系、跨校区甚至跨学校进行选课,允许学生提前毕业、延期毕业,这也对教学档案管理提出了更高的要求,尤其是在时间跨度的延续性和采用现代管理技术进行教学档案管理方面,面临着更高的要求。

3.高校内部管理体制改革增强了二级学院教学档案管理的迫切性和必要性

随着高校内部管理体制的改革,高校开始推行院系二级管理,二级院系办学自、党政管理权、财政权力等进一步加大,因此二级学院的教学档案管理内容也随之发生了根本性变化,以笔者所在单位广东药学院为例,一些教学文件的制定、实施等都由各二级院系完成,原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下放至院系管理,如教学任务书、教学进程、学科建设、课程建设、学生学籍、学生成绩等,因此,二级院系的教学档案管理的规范化、制度化、科学化、系统化和专业化显得十分必要和迫切。

二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题

1.二级学院的教学档案管理工作起步较晚,处于实践探索阶段,制度不够健全合理,缺少一套完整的规章制度来保证。建立与学校及二级院系整体发展相适应的档案工作机构是做好高校二级院系档案管理工作的重要保证。目前,相当部分高校的二级院系没有建立档案室或资料室,也没有配备专职或兼职的档案员,导致教学档案没有专人管理,职责不明确,教学档案的收集及整理存在严重的不及时、不完整及流失现象。

2.重视程度不够,档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位,承担着艰巨的教学任务,特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下,从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位,忙于具体的教学事务,对教学档案管理缺乏足够的重视,仅仅把它视为教学管理的附属工作,在评估检查时,往往临时突击,应付差事,草率

3.管理手段落后,缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段,学校档案馆(室)作为学校教学档案管理的业务指导部门,对各二级学院的监督指导不到位,不及时。另外,由于大多数高校采取高度集中的管理体制,各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥,统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。

三、完善高校二级院系教学档案管理的措施

1.充分利用现代化信息技术开展教学档案管理,以提高工作效率,适应改革需求

随着高校改革的不断深入,在办公自动化技术取得突破性进展的背景下,二级院系教学档案应当实现网络化管理,借助互联网、校园网及网络版档案管理软件,建立教学档案信息平台,实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接,档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用;另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆(室)密切沟通,完成教学档案信息的上传下达,使二级学院教学档案管理工作向纵深发展,形成高效、安全、智能化的网络模式。

2.根据自身实际,逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度,使档案管理有规可循

二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者,根据实际情况,结合学校档案馆(室)的业务要求,充分发挥主观能动性和创新精神,制定教学档案管理的各项规章制度,在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下,使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性,让拥有本专业和学科知识的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度,包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面,使档案工作有章可循,有规可依,从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。

3.转变思想,加强宣传,重视教学档案的建设,增强档案意识

从二级院系领导到档案管理员,都要转变以往“档案与我无关”的观念,提高对教学档案工作重要性的认识以及自身工作对院系教学档案的积累和开发利用的责任,利用各种宣传媒体、内部刊物等,宣传教学档案的价值和巨大作用,使广大教职员工认识到教学档案存在着巨大的社会效益和经济效益,通过思想境界的提升和价值观的调整,切实提高全体教职工的档案意识。

4.提高档案管理人员素质,搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用,重视二级院系档案人才队伍建设,有条件的可以安排专职的档案工作人员,加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导,由学校档案馆(室)的专职档案工作人员,结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩,激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感,从而提高二级院系教学档案工作水平。

参考文献:

1.彭建云.当前形势下高校二级学院教学档案管理.中国科技信息,2005(1).

2.黄宝春.高校二级学院教学档案管理规范化的几点思考.云南档案.

学校级部管理方案篇2

一、当前高职院校档案资料管理工作的现状

目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。

二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式

高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。

三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展

教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。

加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。

第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。

第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。

四、结束语

随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。

【参考文献】

［1］黄健.中职学校教职工档案资料管理探讨——以业务档案为例[J]. 科学与财富，2011（10）.

［2］闵克勤，刘国良，张家强. 加强高校系级教学档案资料管理亟待强化三种意识[J]. 经济研究导刊，2009（34）.

学校级部管理方案篇3

关键词：党校；档案管理；规范化

在全国党校校长会议上，多次强调党校管理工作的整体化优势，提出要注重中央党校与地方党校以及相互之间的合作关系，发挥党校系统在教学、科研、管理服务等方面的深度协作与融合。档案管理工作一直作为党校事业的重要组成部分，是因为档案资料是党校最为珍贵的信息资源。档案不仅仅是收集文件和保存资料，更重要的是它是“了解过去、把握现在、预见未来”的重要载体，理应基于整体意识下对其进行规范管理。本文立足档案工作实际，阐述党校档案管理工作规范化建设的必要性，并对当前党校档案管理规范化建设中存在的突出问题进行了分析，并以标准化建设理念为指导，提出推进党校档案工作规范化建设的有效对策和建议。

1 党校档案管理工作规范化的必要性

《2010-2020年干部教育培训改革纲要》提出，干部教育培训要逐渐形成“以党校、行政学院、干部学院为主渠道，以高等学校和其他培训机构为有效补充，以现代网络培训为技术支撑的开放、互补办学体制”。对于党校来说，应当充分发挥党校系统的整体优势。档案工作是党校工作的重要组成部分，亦应树立标准化意识，加强规范化管理。

1.1 档案管理规范化是完善党校系统整体优势的迫切需要。唯物主义辩证法认为，一切事物都是由各个部分构成的有机联系的整体，部分离不开整体，整体高于部分，两者不可分割又相互影响。党校要提升自身整体实力，协同与各级党校间的横向联系和业务交流，就要从打造党校系统整体优势上来推进干部教育培训改革工作的有序发展。加强党校档案管理工作规范化建设，能够有效整合党校系统各类档案资源，对文书档案、教学档案、科研档案、声像档案等进行科学、全面的分类归档后，对其进行统一管理，可以有效保障其“育人、资政、存史”价值。因此，深化党校档案管理规范化管理工作，对于提升党校档案资源效益、促进党校干部教育培训具有重要的现实意义和作用。

1.2 档案管理规范化是创建党校“一流学府”的内在要求。党的十以来，多次从战略和全局高度就教育方面作出重要指示，从借鉴世界先进办学治学经验上，提出“一流学府是中国特色、世界一流的现代教育，是扎根中国、践行中国特色社会主义道路、服务国家社会发展的教育，也是一个完整的科学概念”。党校作为我国干部教育培训的主阵地，在建设“一流学府”实践中，更应该围绕党校事业发展规划，从“建设一流教学与科研”“建设一流人才队伍”“建设一流硬件和基础设施”“建设一流管理和服务体系”“建设一流风气和人文环境”等五个层面，全面贯彻和落实党校教育培训改革方针。将档案管理工作规范化建设纳入到“一流学府”创建体系中，纳入到“一流学府”整体规划中，是实现党校档案管理与整个档案行业发展接轨的必然趋势，也是创建党校“一流学府”的内在要求。

1.3 档案管理规范化是发挥党校档案整体价值的必然选择。党校档案管理工作是一项系统化工程，一个系统的功能能否有效发挥，需要从各个部分之间的结构性、系统化衔接中来满足“整体大于部分之和”的要求。党校档案规范化管理就是要从党校档案系统化建设中，充分发挥其最大效用，从档案工作之间的科学、合理关系对接中，促进档案资源的有效整合，充分发挥党校档案的整体价值。

2 制约党校档案管理规范化发展的主要问题

档案工作规范化发展，必然要求打破传统档案部门间的限制，充分发挥跨系统、跨部门、跨领域的共建共享优势，以此来推进档案工作可持续和健康发展。然而，在党校档案规范化建设进程中，依然面临突出的制约难题，其主要表现在以下几个方面。

2.1 制度建设滞后，档案管理标准不统一。自2008年教育部实施《高等学校档案管理办法》以来，对于高等院校档案管理工作进行了细化和规范。但是，党校系统至今未有全国性的档案工作管理办法。同时，由于党校教育体制的特殊性，各级党校在组织隶属上归当地党委负责。在党校档案工作的管理要求上缺乏统一性，各级党校档案管理实践中做法相异、各自为政的现象较为突出，难以发挥党校系统内各级党校之间档案资源的整体效益。

2.2 信息化建设水平低下，共享壁垒突出。档案管理信息化建设是党校信息化建设的重要内容，也是顺应时展的趋势。目前，各党校在硬件投入上，配置了计算机、扫描仪、打印机等设备；在软件建设上，也逐步形成了以电子档案为主的档案信息归集、存储、开发和利用系统。但是，从规范化建设实践来看，尽管大多数党校都建立了校园宽带网络，但除了中央h校及部分省级党校外，很多党校档案管理信息化水平相对滞后，特别是基层党校，无论是硬件设施还是软件环境，都处于欠开发、欠维护、欠更新状态。究其原因，一方面与地方党委对档案管理信息化建设重视程度不够有关；另一方面，在资金投入、在科学规划上缺乏统一性管理，导致各级党校档案管理信息化建设不协调，难以实现各级党校档案信息资源的共享。

2.3 档案管理人才队伍建设缺乏规范性。从党校档案管理工作实践来看，档案员多为兼职，由于缺乏档案专业知识，也未接受系统化的档案管理岗位培训，对档案管理工作的认知存在片面性，这都不利于提升档案管理业务水平。随着档案信息化管理手段的不断应用，地方各级党校档案管理部门，拥有档案学知识、计算机知识、软件技术等现代复合型档案管理人才十分缺乏，从而制约了档案信息化建设进程。同时，在档案人才使用观念上，多数党校管理层认为档案工作是闲职，不需要专业化人才。另外，由于各级党校档案管理部门缺乏应有的体制建设，在人才岗位、量化考评、激励保障机制上不够完善，档案管理人员评聘职称困难，以档案岗位为跳板来更换工作现象突出，这些都是影响党校档案人才队伍规范化建设的直接因素。

2.4 经费不足制约档案管理规范化建设。从《中国共产党党校工作条例》规定来看，对于党校工作所需经费，应列入各级政府的年度财政预算中。但综观各级政府财政预算实际，由于财政压力大，使得党校经费缺口较大，特别是一些地方县级党校经费划拨不到位。另外，党校函授学历教育的停办，也减少了党校的行政事业性收入，使得党校档案管理规范化建设工作陷入被动。

3 党校系统档案工作规范化建设应采取的策略

党校作为我国教育系统特殊的机构，其档案工作具有自身的特点和要求，推进党校档案工作规范化建设，应基于整体意识下对现有资源进行整合，并从打造整体优势中发挥规范性综合效用。

3.1 建立健全党校系统档案管理制度体系。针对党校档案管理制度缺失问题，应依据《中国共产党党校工作条例》《档案法》等法律法规性文件，立足党校档案管理业务实际，细化和制定相应制度性规范。如制定《党校系统电子档案管理办法》《党校系统档案管理办法》等，从档案管理职责、要求、标准等方面，纳入规范化管理，明确档案管理机构、配置相应岗位，细化档案管理业务流程，制定档案管理培训体系，完善档案管理工作考评、奖惩机制，推进党校档案管理工作统一化管理，消除分散管理的弊端。

3.2 积极构建党校系统档案信息化管理平台。党校档案管理信息化建设要从档案管理信息化科学规划上，围绕党校自身特点，推进党校与党校间的档案信息的共建、共享，实现统一规划和科学布局，如建立党校系统档案管理信息数据库中心等。以便于档案信息的管理和利用，方便有关部门核查干部学历档案和培训情况，借助于云计算技术，积极研发党校系统干部培训与学习网络平台，满足组织、人事部门提供远程教育需要。另外，针对档案信息化建设中档案资源存储保护问题，可以通过构建统一化存储载体信息转换规范，实现档案信息资源的共享，提升整w化效益。

3.3 提升党校系统档案管理人员整体素质。人才是党校档案管理工作的核心，在档案人才队伍建设实践中，一方面对现有档案管理人员进行培训，通过培训班、研修班等形式，让档案管理人员尽快掌握最实用、最有效的知识和技能；另一方面完善人才考评体系，引入岗位聘任制，推行竞聘上岗，并通过构建岗位绩效工作机制，实现对档案管理岗位绩效量化，充分调动档案管理人员的积极性和主动性。另外，提升档案管理岗位门槛，引入高学历、高职称专业人才，提升党校档案管理人才队伍的整体水平。

3.4 健全党校档案管理经费保障机制。以党校创建“一流学府”为契机，积极完善党校档案管理经费保障机制，以制度方式来确保经费落实到位。如制定《党校系统档案管理经费管理办法》，将党校档案管理工作经费列入当地财政年度预算中；构建多渠道档案管理经费筹资机制，以财政拨款、社会投入等多元化经费投入来保障档案管理经费需求。

学校级部管理方案篇4

论文关键词：中职学校 教学档案管理 问题 对策

教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。

1中职学校教学档案管理的主要内容及特点

1．1中职学校教学档案管理的主要内容

学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：

(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。

(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。

(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。

(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。

(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。

(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。

1．2中职学校教学档案管理的特点

(1)来源渠道多、涉及面广泛。

教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。

(2)形式多样。

由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。

(3)专业性强。

除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。

2中职学校教学档案管理中存在的问题

2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识

大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。

2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱

中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

3加强中职学校教学档案管理工作的主要对策

3．1系统管理，完善档案管理机制

学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。

3．2明确责任，强化档案管理意识

教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。

3．3组织检查，增强档案管理责任

针对教学档案分散性、系统性、周期性的特点，学校组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学之后，可以开展全校性的对上学期教学档案归档的检查工作，并进行评比打分；而平时的一些较大型的活动后，可组织抽查，比如教师培训、学生技能大赛、校运会等活动。通过有组织的检查，督促全体人员养成及时收集教学档案的好习惯。

学校级部管理方案篇5

关键词： 高校科研档案；信息化建设；档案利用率

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）24-0272-02

0 引言

高校科研档案形成具有保存价值和开发利用价值，主要记载的是高校广大教职员工在科研教学活动中的研究方法和研究经验成果等，反映的是高校的科研领域与研究方向。它便于人们了解各领域所研究的深度，为高校从事科研的人员提供了一定的借鉴，使其避免一些重复的研究，对提高教学质量和科研水平有着举足轻重的作用，它

已成为影响学校综合实力的重要因素。

2013年底，教育部提出了关于深化高等学校科技评价改革的意见。意见中指出高等学校是国家创新体系的重要组成部分，科技评价是高校科技管理的重要手段，也是宏观管理和资源配置的重要依据，具有突出的导向作用。意见中指出的高校实施的科学分类评价办法，主要是建立科学合理、各有侧重的评价标准。若要建立一套这样的评价标准，高校科研档案的管理就显得非常重要，完善的科研档案管理将为之提供准确的数据基础。

随着高校科研能力的不断提升，科研工作中形成的具有保存价值的材料数量也大幅度上升，其管理中也随之出现了许多不尽人意的地方。因此，就需要我们协调好各方面的工作，建立健全制度，提高科研档案的管理质量。

1 科研档案的种类

一般高校的科研档案是在学校及学生的科学活动中形成的，经过一定的整理形成具有价值的文字、图表、声像等各种形式的数据和载体的历史记录。高校科研档案具有专业性、成套性和载体类型多样化等特点。

1.1 科研管理档案 科研管理档案指在科研管理工作中所形成的文字、图表、数据和声像等各种形式的材料。主要包括：学校颁布的有关科研工作的规章制度、科研项目和成果统计报表、经费来源情况以及学术活动材料来

源等。

1.2 科研项目档案 科研工作是高校发展的生命线，高校教师从申请到完成一项科研课题，需要经过从课题立项、论证到课题研究、鉴定，最后课题结题的过程，是一个系列的整体过程。

2 科研档案管理面临的主要问题

高校科研档案与其他门类档案的特点有所不同，这就导致在高校科研档案的管理中会出现一些问题，例如：归档材料不齐全、归档不及时等。同时，档案管理人员的素质和信息化建设的程度也对档案管理质量有着严重的影响。

2.1 科研档案归档不完整、不及时 目前，科研档案管理制度普遍不够完善，因此高校相关部门对档案工作的重视程度也不够。高校的教学科研人员和师生员工归档意识不强，很多科研人员认为归档不安全，觉得档案放在自己手里使用更加便捷，从而造成许多应归档的材料没有归档，导致归档的难度越来越大，严重影响高校科技归档的收集和整理，使科技档案资源没有充分记录和反映科研项目的活动全貌，也无法反映一所高校的整体学术水平，更无法有效地开发利用高校科研档案资源。

2.2 科研档案管理的数字化、网络化建设不足 现阶段，收集整理的科研档案中文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少。科研档案存档后利用率低，有些存档没有意义，大部分档案只存不用。总体来说，大部分高校科研档案管理的数字化、网络化建设不足，这是导致科研档案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研档案管理人员综合素质不高 由于科研档案的归档工作缺乏制度保证，高校在科研管理机构设定岗位的时候，没有将归档工作列入个人的岗位职责，这就导致部门科研管理人员责任心不强，不能主动完成归档工作。而且，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，对档案价值及其对高校发展所起的作用没有足够的认识，这会对档案的管理质量造成一定的影响。

3 改善科研档案管理现状的几点构想

普遍来说，现阶段各个高校科研档案的管理存在很多问题，导致档案归档不及时，利用率低。因此，探寻改进高校科研档案管理的方法，提高科研档案的管理质量和利用率是非常重要的。

3.1 分级管理模式 在科研档案管理中，学校由于管理部门人手少，任务重，从而影响档案归档的质量，造成科研文件材料残缺不全。

因此，学校应考虑制定提高档案管理质量的相关规章制度，从校级、院级、个人三级入手[1]，加强校级和院级管理，提高个人归档积极性。首先，学校应重视科研档案的管理工作，给予一定的人员支持、政策支持和经费支持。其次，二级学院应配合学校做好科研档案管理工作，在学院设置专人负责档案的催交、收集和整理。第三，让教师认识归档的重要性，并积极参与其中。为了督促教师认真对待科研档案归档工作，可以考虑把科研档案收集工作与教师的绩效评价结合起来[2]。

3.2 信息化建设 大部分高校的科研档案都存在重档轻管、只存不用或者利用率低的问题，主要原因在于绝大多数的科研档案都是纸质档案，不利于完成统计分析等工作。因此，加强科研档案的信息化建设[3]，可以把死档案变为活档案，从而实现档案的高效利用，促进高校科研水平的提升。当然，在进行信息化建设的同时，也要注意保证科研档案的保密和有效利用的兼顾。

3.3 提高档案管理人员素质 由于学校对于科研档案的管理工作重视不够，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，从而影响科研档案的管理质量[4]。因此，应当对科研档案管理人员进行专业的培训，并加强保密意识，从而提高科研档案管理水平。首先，科研档案管理人员要积极参与档案专业绩效教育，熟悉科研工作的流程，主动参与档案归档工作。其次，科研档案管理人员需要加强自身的修养和职业道德教育，严格遵守工作纪律和保密工作。最后，科研档案管理人员还要强化服务意识，培养爱岗敬业、无私奉献的精神，从而提高科研档案管理人员具有端正的工作态度、高度的责任心，以更好地服务与高校的科研发展。

4 结束语

科研档案的管理质量对促进学校科研成果管理和转化利用至关重要，但随着高校科研工作的蓬勃发展，各高校就需要提高对科研档案的重视程度，不断加强科研档案的归档工作管理力度，使其更好地服务于教学、科研等其他各项工作。科研档案管理普遍存在着归档不及时、不齐全、重档轻管、缺乏科学规范管理和制度保证等问题。要改善上述问题，可以考虑从学校、学院和个人三级加强科研档案管理意识，制定完善的科研档案管理制度，以此提高科研档案管理人员的综合素质，促进高校科研工作的蓬勃发展，实现科研档案的高效管理和有效利用。

参考文献：

[1]何玉艳，郑慧.高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界，2013（6）：59-60.

[2]黄贞.高校科技档案收集工作与教师绩效评价的互动研究[J].科技教育创新，2011（19）：140-141.

学校级部管理方案篇6

[关键词]高校；教学档案；归档范围；管理

随着我国高校办学规模的不断扩大，高校所产生的教学档案从内容到数量都急剧增加，为了适应这种教育快速发展和档案管理信息化的需要，2008年教育部和国家档案局联合了《高等学校档案管理办法》中华人民共和国教育部令第27号（以下简称《办法》），用以指导和规范新形势下高校档案建设与管理，《办法》要求依然按照1987年原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。由于各高校办学规模、办学层次学科特色和专业特点各异，在教学管理实践中形成的教学档案在保存范围和价值上各有侧重，按照高等学校本科教学水平评估指标体系，在评估实践中发现：现在的教学材料归档范围相对较窄、类别区分过粗，《办法》的“政策性”指导作用大为降低。

根据学校体制管理现状和教学发展的需要，在教学档案管理实践中，本文对本科教学档案归档范围和管理做了进一步的分析和思考，以期对学校教学档案的规范化和标准化管理有现实意义。

一、编制教学档案归档范围的依据

我校在2010年提出了“党委领导、行政负责、民主管理、教授治学”新的管理体制并实施。在新的管理模式下，教学管理的重心下移到二级学院，使之在教育教学管理上有了更大的自，能够根据学院发展在教学计划、专业设置、学科建设等各个方面充分发挥管理职能，二级学院的教学档案从具体内容、归档范围及管理的职责等发生了变化，在教学改革发展过程中产生了大量的具有保存价值的文件资料，需要统一分类标准，进一步加工整理归档。

明确教学档案的归档范围是做好教学档案工作的基础。鉴于目前教育部和国家档案局对教学档案管理的分类标准和要求尚未统一规定，使得各高等院校教学档案工作也明显呈现多样状，且从《高等学校教学文件材料归档范围》的内容来看，其中涉及教学档案的归档部门不仅限于教学管理部门，还涉及学生工作部、人事处、招生就业处等相关部门，即使有统一的执行标准也难以准确执行。因此，高等院校在实际工作中亟需编制符合自身教学档案工作特点的归档范围及管理办法。

在2008年教育部与国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》中，第三章第三十五条指出“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围”，也明确了高校具有编制教学归档范围的自。

二、高校教学档案的特征

高校教学档案是高校教师和学生在教学管理和教学实践活动中形成的最直接且具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，它是衡量高校教学质量和教学管理水平的重要标志之一。教学档案是教学活动的客观反映和总结，除具有一般档案的属性外还有自身的特征，表现为以下几方面：

1.广泛性

随着高等教育的发展，相继出现了很多新的学科门类，在此基础上高校专业规模也迅速增加，如我校目前有60个本科专业，涵盖理、工、文、经、管、法、艺术等学科门类。这使得教学档案的数量增加、管理规模扩大，各学科专业在人才培养方案、培养计划、课程设置、教学管理等方面也各具特色，多学科相互交叉、渗透，使得教学档案内容越来越多样化。

2.周期性

高校的教学活动一般是以每年的九月至次年的六月为一个学年度，学历教育以四年或者五年为培养周期。因此高校教学档案材料有的以学年划分，也有会以自然年度划分，使得教学档案的产生具有了不同的周期特点。

3.通用性

高等院校的学科专业设置都必须以教育部制订的《普通高等学校本科专业目录》为依据。各高等院校会在专业设置上具有相同性，随之所产生的教学档案具有一定的通用性。

4.特色性

各高等院校因地域特点、办学定位、办学规模及办学层次的不同，在人才培养目标上也有差异，根据本科教学评估指标体系中专门设有一个特色指标，各高校在办学过程中逐步形成自身的特色，各高等院校产生的教学档案又会具备与其他高校不同的特点。

三、新体制下教学档案的归档范围与管理

1.教学档案的分级制管理模式

根据我校新体制下教学管理的实际情况，教学档案可采用四级管理模式，即校级档案管理机构（档案馆）教学管理部门及相关教学档案管理部门（教务处、人事处、学生部、招就处）、各教学单位（学院、部、实训中心）教研室（系）和实验室。学校档案馆主要归档管理宏观的教学档案：如上级部门和学校产生的相关文件及规章制度、教学评估材料、课程建设和专业设置、招生及学籍等方面的档案材料，以及教师和学生比较重要的记录和登记表格等。学院及系（部）保管学校和本部门产生的教学文件及教学活动档案：如教学课程档案、学生记分册、试卷及毕业论文等数量较大且又比较微观的教学资料，这样就会既有利于各单位查询，又缓解了学校档案馆的馆藏压力。教务处教学档案资料的保管范围介于两者之间，教务处作为教学的组织和综合管理部门，既要管理好宏观的资料，也要保存微观的资料：如教务处要保管相应的教学检查纪录，而教师上课的记分册则由系部保管，而检查纪录会反映了全校记分册的填写情况，这样就避免大量的微观资料占有学校档案馆的存储空间。

2.教学档案的归档范围

根据这样的管理模式，学校及教学管理部门就可以逐级制定相应的归档范围。

（1）学校档案馆教学档案归档范围：主要包括上级各管理部门下达的有关教育、教学管理的文件，学校管理的各项规章制度、学生成绩报告单、毕业生登记表和成绩单、学籍异动相关材料、毕业资格以及学位资格的审核材料等等。

（2）教学管理及相关部门教学档案归档范围：教务处主要归档包括上级主管部门下达的教育、教学管理文件、教学管理规章制度、学科建设规划和专业设置、教学计划、教学大纲、课程计划总表、教学进程表、课程表、校历表、学生名册、毕业生质量的调查计划和总结、调查毕业生质量评价意见相关材料等等。人事处主要归档教师队伍建设材料：新教师岗前培训、教师年度总结和考核，教师国内外进修记录、对学校骨干教师国家培训班等方面的文件及形成的材料。学生部主要归档学生纪律和奖惩材料：如学生各类违纪处分文件、学生的各种竞赛活动、校园文化活动和课外科技活动等获奖情况。招就处主要归档学生招生就业工作材料：如学校年度招生计划，录新生取名册，应届毕业生就业方案，往届毕业生就业统计等材料。

（3）各学院（部、实训中心）教学档案归档范围：如学校及教学管理部门下发的文件、本单位在教学管理活动中所产生的相关文件；单位的师资情况、教师课堂教学质量评估材料、教师任课安排表、教师业务档案、教学工作总结、考试命题及题库、试卷；省、（校）级重点课程、精品课程立项建设及成果材料，主编教材各专业教材目录等相关材料。

（4）教研室（系）和实验室教学档案归档范围：教研室（系）主要归档由学校及学院下发的各类管理文件、教师讲授课程有关的课程计划总表、教学计划及教学大纲；教师任课课程及教学进度表、任课专业班级及学生点名册，个人进修培训记录、学生优秀毕业论文、毕业设计及其评审意见等。实验室则主要归档实验室管理和建设相关材料：上级部门及学校有关实验室建设的文件，实验室各项规章制度，重点实验项目的论证、申报、审批材料，规划实验室年度建设的计划和总结，以及实验室仪器、设备账目等等。

这些结合我校教学档案管理工作对本科教学档案的归档范围及管理的分析和思考，可应用于各高校教学档案管理归档范围之标准和规范，具有一定的通用性，对教学档案的归档范围以及相关政策的调整有一定参考价值，其中分级管理设置可随学校办学规模因校制宜，各级教学档案的归档范围需要根据学校的发展和变化及时补充和修订，以发挥教学档案服务高校和社会发展的作用。

参考文献：

[1]高等学校教学文件材料归档范围[Z].国家教育委员会、国家档案局1987-04-23

[2]李娟娟.高校教学档案管理研究[J].怀化学院学报，2013年第32卷第6期P109-110

[3]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013年第2期P68-69

学校级部管理方案篇7

关键词 人才培养水平评估；高职院校；档案管理

中图分类号：G717 文献标识码：B 文章编号：1671-489X(2012)09-0092-03

From Talents Evaluation Importance of Archives Management in Higher Vocational Colleges//Liu Meiping

Abstract Higher vocational college talents evaluation is ministry of education of the occupation college undertakes macroscopically managing, monitoring and guidance of the important initiatives, the healthy and sustainable development of higher vocational colleges plays an important role in promoting. The archives work in higher vocational colleges is the talent level evaluation based. In this paper, through the analysis of the talents evaluation requirements, how to do a good job of archives work in higher vocational colleges offered specific opinion.

Key words talent evaluation; higher vocational colleges; file management

Author’s address Baotou Light Industry Vocational and Technical College, Baotou, Inner Mongolia, China 014035

为了促进高职高专的持续、健康发展，教育部从2004年起正式启动高职高专院校人才培养水平评估工作。包头轻工职业技术学院于2007年11月接受了教育部高职高专院校人才培养工作水平评估（以下简称“人才培养水平评估”），并取得“优秀”成绩，这与学院的档案工作密不可分。在人才培养水平评估体系中，每个指标都需要大量的佐证材料予以论证，而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工过的二次文献组成。因此，完整、准确、系统地收集高校档案是搞好评估工作的基础。在人才培养水平评估工作中，档案作为史料最具有说服力，只有档案材料完整、齐全，才能帮助评估专家了解学校的历史发展进程，进行客观、公正、全面的评价，否则评估就会成为无源之水，无本之木。

1 档案在人才培养水平评估工作中所起的作用

高校档案是“高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料”。档案工作是高校的一项重要基础工作，是衡量高校教育教学质量、科研学术水平和管理水平的重要尺度；也是高校各项活动中历史面貌的真实记录，它原样地保留了形成者的亲笔手稿、领导签署、机关和个人的印章，以及当时形成的照片、录像或原声录音，是形成者的原稿、原作、原声、原貌，是高校的宝贵信息资源。这些历史记录可以作为历史真迹的证明，作为考查、争辩和处理问题的依据，为评估专家组了解过去、研究问题、预测未来、科学决策发挥了十分重要的作用。

高职院校人才培养水平评估是根据一定的教育、教学目标和标准，通过系统地收集学校教育的主要信息，准确地反映实际情况，对学校办学水平和教育质量进行客观的估价。在人才培养水平评估工作中，专家组对学校的了解信息主要来源于两个方面：一是查阅由学校提供的各项指标的主要信息的原始材料；二是通过问卷调查、听取汇报、个别访谈等形式收集有关的信息。但要在短短的几天时间里对一所学校有一个全面的认识和了解，主要还是要依赖于查阅档案信息资料。因此，完整、准确、系统的档案资料是搞好人才培养水平评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都要凭借大量的档案材料进行分析，才能做出客观科学的评价。

2 在人才培养水平评估中发现档案管理存在的问题

多数高职院校成立的时间都不是太长，档案管理的水平参差不齐，管理制度不够健全完善，而人才培养水平评估不仅是对档案的利用，也是对档案工作的一次检查。高职院校档案部门大多都能提供上级教育主管部门的文件材料和学院校级管理方面文件，但要提供教学和其他方面的文件材料可能就会有些困难。因为，高职院校大多采用《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》进行档案管理，划分为永久和长期保管的档案资料才移交学院档案室保管，而划分为短期保管的档案资料归形成部门保管。如教师的授课计划、任课安排、工作量核算、课堂教学材料、课程进度表、学生实习工作计划、实习报告、社会调查及总结、期末考试试卷及成绩分析等，这些资料均由系或教务处保存，不向学院档案部门移交。而从评估工作来看，这些档案正是学院教学活动的重要记录，在评估资料中占有重要地位，不少院校的这部分档案管理却长期疏于控制和检查。

从教学管理部门看，对这些档案的前身――教学文件的形成有管理不到位的情况，很多教学文件的规范性很差，不仅文件的格式、项目和内容未做到统一规定，而且对工作情况也没有给予足够的重视，致使后来形成的档案不规范、不完整；从档案部门看，多年来，由于这些档案不需要向学校档案部门归档，而高职院校的档案部门通常只是院办公室的办事窗口，没有权力去监督和检查别的部门的档案工作情况，加之档案部门人手少，更缺少对部门档案工作的业务指导；而从实际负责归档的人员看，各系负责这项工作的人员绝大部分时间都花在系部教务日常工作中，兼职档案员只是挂着一个虚名，其实无暇整理档案，而且他们中不少人缺乏档案工作知识，所以档案整理的质量受到很大影响。因此，实际上在很多高职院校这部分档案是长期处于放任自流的状态，而在人才培养水平评估工作中这部分教学档案资料是重要的评估佐证材料。

3 人才培养水平评估和高职院校档案工作密不可分

“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的二十字方针体现在学校迎评的整个过程中，同样也体现在档案管理的整个过程中。

3.1 人才培养水平评估推动高职院校档案工作的科学化、制度化和规范化建设

高职院校档案来源广泛、门类众多，是反映一所学校教育教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，是实施人才培养水平评估中能够获取的最基本、最准确、最真实的信息。以档案为依据的人才培养水平评估工作，既依赖于档案的完整、系统、准确，同时又推动档案工作的建设。通过人才培养水平评估，可以发现档案工作的各个环节是否符合质量标准和管理标准，如果未达到标准或标准不健全，可以采取相应措施完善档案的工作程序和管理制度，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，从而提高档案工作质量和科学管理水平，充分发挥档案应有的作用。

3.2 人才培养水平评估优化了校级档案，完善了系级档案的建设

按照人才培养水平评估指标体系对教学档案的要求，结合工作实际对档案部门归档范围进行适当调整，扩大系、部二级档案归档内容，建立系、部二级档案保管单位，形成以学院档案室为一级，各系、部档案为二级的教学档案管理体系。学院档案部门要做好系、部档案的监督指导工作，有能力的学校还可以定期对系、部档案工作进行检查、考核，奖优罚劣，促进系、部二级档案管理工作，为教育部每五年一轮的人才培养水平评估工作的顺利进行打下坚实的基础。

3.3 人才培养水平评估加快高职院校档案信息化进程

人才培养水平评估是对高职院校全方位的检查，需要在较短的时间内向评估专家提供大量的关于教学、科研、管理等方面的凭证材料。受评学校如果还是使用传统的管理和服务模式，就不能进行快捷高效的检索和及时调阅各类档案，这将影响评估专家的正常工作。因此，高职院校档案部门要转变思想观念，调整工作思路，跟上信息化、网络化发展的步伐，把档案管理从实物管理向信息管理转变；使档案承载的信息从静态向动态转变，使高职院校档案部门的服务方式从封闭、被动向开放、主动转变；使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、完整、合理的网络信息结构，加快实现高职院校档案的信息化、数字化和网络化，不断提高高职院校档案管理效率，促进高职院校档案工作的快速发展，为高职院校人才培养水平评估工作的信息化、网络化提前做好准备。

4 解决高职院校档案管理与利用问题的途径

4.1 强化档案意识，规范档案管理

每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。

4.2 加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

4.3 合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设

建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。为此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。

4.4 确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢

确定档案工作目标，是由于合并高校层次较前相对提高，并校后应根据变化了的新形势，制定新的工作目标和发展战略，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展。这里之所以强调合并高校档案工作要实现目标化，一方面是明确了档案工作目标，即明确了档案工作的发展总方向，一则可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，二则可以通过局部优化，使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现；另一方面，明确了档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的主动性，增强竞争性。为此，合并高校要根据确定的新目标，完善各种配套管理措施，并要注重调查研究，不断总结并完善档案工作中一些根本性的问题，促进档案工作的开展。当今机遇和挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的希望便会失之交臂。因此，合并高校档案工作应面对改革的新形势，立足并校后的现实状况，采取有效措施，促进档案工作新的发展。

参考文献

[1]教育部高等教育司.高职高专院校人才培养工作水平评估[M].北京:人民邮电出版社,2004.

[2]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案管理[J].浙江档案,2004(1):30.

[3]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].成都:四川科学技术出版社,1994.

[4]沈蕾.教学评估工作对高校档案工作的影响[J].北京档案,2006(12).

[5]陈蓉,罗迎芬.从学历学位清查中谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报,2006,12(2):235-236.

学校级部管理方案篇8

关键词：高校；教学档案；档案管理

高校教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始凭证。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，也给高校教学档案管理工作提出了更高的要求。

一、高校教学档案的内容

1、综合类

主要包括省、院级有关教学工作的文件材料；学院有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示及批复；教学工作的计划、总结；分院、部、室部门职责、岗位责任制、机构改革材料；教务处召开的教学工作会议文件材料；各级优秀教学成果评奖办法、获奖名单；教育、教学研究成果申报与评审材料，教学改革立项、检查、成果材料；关于教学检查、评估的文件材料及报告；教学工作简报等。

2、师资建设类

主要包括教师培养规划；教师培养年度计划；岗前培训情况；师资情况统计表；教师奖励情况统计表；教师讲课比赛管理办法；教师讲课评分标准；讲课比赛评分标准；历届讲课比赛文件；教师参加学术会议、培训工作记录等。

3、课程建设、专业建设类

主要包括优秀课（院、省、部级）、精品课建设；有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复；新增专业申报材料及上级批复；专业建设相关材料；有关专业评估办法、自评报告、评估结论；各专业培养方案、教学大纲；学校历次制、修订培养方案的有关规定；各级优秀课程有关文件材料（申报、评审、认定）；学校关于课程建设规划及有关材料等。

4、学籍管理类

主要包括各单项学科竞赛条例、办法及参赛获奖者名单；课程成绩登记表；学生成绩总表等。

5、教学管理类

主要包括教学实习、实训、实验、课程设计、社会实践等的大纲、计划、总结及指导书等相关材料（实习报告、课程设计说明书、图纸）；培养方案、教学大纲教学；管理规章制度汇编；教学日历；校历表；教学任务书、开课目录、课程表；典型教案、重要备课记录；教师任课安排；各学期考试安排、考试总结；毕业设计（论文）有关规定；学生毕业论文、毕业设计、工作计划、总结及相关资料（开题报告、论文、任务书、设计说明书、图纸（工）、成绩评定、成绩单等）；教师工作量核算、登记材料；教室、实验室管理制度文件；教学检查文件、记录、总结；有关英语、计算机等级考试的文件及总结；有关建立试题库的材料；校内、校外实习基地建设、协议；试卷等。

6、学位管理类

主要包括上级有关学位工作文件材料；本院学位评定条例、办法、工作总结；学位委员会会议记录、决定；学位委员会授予学位底册等。

7、教材类

主要包括省、院级关于教材建设方面的有关规定；编写教材计划；各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材，教学指导书、习题集的情况；获部级、省部级优秀教材目录及报批材料等。

二、高校教学档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不够健全

近年来，随着《普通高校档案管理工作办法》的出台，各高校在档案法规制度建设上取得了很大的进步。但是从目前各高校档案管理现状来看，仍然存在着很多管理制度不健全、不完善的问题。具体表现为：（1）教学工作的文件及其管理，档案及其管理各自为政，缺乏有效的、统一的监督指导和协调合作，出现了文件的形成及其归档的脱节；学校每学期的教学工作会议没有进行规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却没有培养规划和总结；（2）各职能部门档案记录不一致、不精确。

例如学生考试或纪律违纪、学生参加党课取得证书、学生参加社会实践活动取得效果、学生转学、转专业、休退学等变动情况的记载存在着各部门之间记录不一致、不及时的现象；（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门归档、立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集及归档工作，每到年底要求归档立卷时，才临时安排非专职人员搞突击应付。

2、教学档案管理人员素质普遍不高

目前，各高校档案管理员，尤其是各分院及部门的档案管理员素质普遍不高，对档案工作重视不够，档案管理意识淡薄，具体表现有：档案部门常是一些老同志，很多都是没有受过正规的档案专业学习，半路出家，对业务工作不熟悉，总是边学边干；一些档案管理员学历低下，文化程度不高，很多分院及部门竟然用工人编制人员管理档案，缺乏专业的档案管理知识，对归档文件及其价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的不严肃性、随意性；还有些分院的档案工作是由各院的任课老师兼任，没有设立专门的档案管理人员。这些兼职教师由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，根本没有多余的时间和精力去学习档案专业知识，也没有机会接受专门的档案管理业务及培训，无法实现教学档案的优化管理，更谈不上工作热情。

3、档案信息内容开发不足，档案的管理效率不高

当前，许多高校存在信息内容开发不足的问题。各分院之间教学档案的管理相互封闭，各自为政，无法互相借鉴与交流。尽管有很多高等院校加大了教学档案管理的力度，但是仍然有些问题很突出，二十一世纪是一个现代化、信息化、网络化的时代，这就对我们档案的管理工作提出了新的要求与挑战。

三、高校教学档案管理的对策

1、规范和完善高校教学档案管理制度

高校不仅要制定、完善教学档案管理制度，还要明确高校教学档案管理人员的职责范围，使高校教学档案管理人员有强烈的责任心，更好地调动其工作积极性。工作制度的建立要由学院分管的院长负责组织，由学院档案办公室负责拟定，以便更好地体现档案工作的科学性与专业性。通过其制度的执行，规范高校教学档案具体工作行为，使高校教学档案管理工作真正步入制度化、轨道化、正规化。

2、提高档案管理人员的素质

高等院校是高学历人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少数教学档案管理人员中出现了学历低、专业水平差的问题，这就给高校档案管理工作造成一定的阻碍。所以，提高高校教学档案管理人员的素质就显得尤为重要。而要提高高校教学档案管理人员的素质，就要提高高校教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不光是指其政治立场要坚定，还必须要求其对本职工作有认真负责的态度。高校教学档案不得随意去改动，例如学生各科、各学年考试成绩；学院对在职教师教学工作考核的结果等。作为高校教学档案管理人员，不但要有较强的责任心和事业心，更要有爱岗敬业、对工作无私奉献的大无畏精神。其次，高校教学档案管理人员还要具备相应的专业素质。对于高校教学档案管理人员大部分都是半路出家、专业素质比较弱的问题，各分院应当做好其再教育的工作，例如通过各种进修、脱产或非脱产上研究生班，当然也可以通过自身学习来不断提升自己的专业水平和素质，以便能更快地适应高校教学档案管理的要求。

3、提高高校教学档案管理水准，建立多功能型综合档案馆

随着现代科技的前进和发展，构建多元的档案资源管理框架，建设全民化档案馆将会是以后综合档案馆的发展趋势。复合型档案馆是传统档案馆发展的延伸与继续，是传统型档案馆在信息技术条件下，与其发展的数字化档案馆融合而成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融合传统型档案馆与数字化档案馆于一体，是档案馆的必然趋势与选择。但是，目前我国高校的教学档案管理工作，从归档立卷方面，存在着很多档案难以及时接收归档的情况。档案资料如果不能够归档及时，信息能力不强，就会在很大程度上削弱档案馆的作用。而复合型档案馆的建立，则是使现有的综合档案馆强化更有效的途径。综合档案馆的强化会使其功能强化，能够进行统一管理、避免重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型档案馆，不仅能够将高校教学档案作为重点进行归档，还应该将其它各种与教学档案有关的档案进行一体化管理，使档案之间形成一个体系，提高高校教学档案的管理水准与效率。所以，高校各级档案管理部门要加强管理方法与制度的创新，建立一个以现代化、网络化、信息化为主体，以纸质档案为辅的新型档案管理模式。

总之，教学档案是高校档案的重要组成部分，随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展。对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，教学管理人员应适应时代需求。提高自身素质，掌握最新管理手段，使教务工作切实为高校教育提供高质量服务，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。

参考文献

[1]沈跃.高校教学档案管理的实践与探讨[J].青海师专学报，2004(1).

[2]甘翠兰.论高校教学档案的管理[J].湖北师范学院学报，2005(5)．