传统企业信息化建设范文

传统企业信息化建设篇1

关键词：企业文化；信息；建设

中图分类号：F272.93 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0168-01

一、企业文化建设信息化的作用

企业文化建设的信息化，是利用互联网、计算机技术等技术，通过对企业文化视觉、听觉、理念识别系统资源深层次的开发利用，不断推进深化企业文化建设用于企业管理实践，进一步打造企业品牌、提升企业核心竞争里的重要模式，对企业文化落地以及企业文化系统的创新和发展具有重要推动意义。企业文化建设的信息化，是强化企业凝聚力的重要手段。随着信息技术的迅猛发展，互联网已经成为企业员工及绝大多数社会公众了解信息的主要途径。因此，互联网方便快捷的传输特点和急速扩大的使用人群，为企业文化建设探索新方式、新方法，对外展示文化魅力，对内凝聚干部群众，一改传统企业文化建设模式的局部性、封闭性提供了基本条件。

二、当前企业文化建设的信息化存在的问题

（一）认识不足。一些单位对企业文化建设的信息化缺乏系统、全面认识，有的认为配足计算机、联通网络，采用简单的办公协同系统即足够了；有的认为企业文化建设的信息化投入大，见效慢，短时间内不能进行有效资金投入。（二）人才缺乏。当前，企业文化建设的信息化处于起步阶段，企业文化与信息化复合型人才的缺乏，已经成为制约企业文化建设信息化的重要因素。（三）整合不足。一是企业文化建设和信息化建设队伍的整合。当前各单位均有一定的企业文化建设管理队伍和信息化建设队伍，但存在各自为战，交流融合的力度有待增强。二是企业网络资源和企业文化资源的整合。各单位虽已形成各自的企业网络管理系统，对外难以形成统一的企业文化风貌，对内文化信息、发展历史等资源存在共享不足，企业文化资源的共享仍处于电子计算机、硬盘、纸质或口手相传的相对落后阶段，难以形成统一、强大的企业文化宣传教育、落地推广格局。

从这些问题看，对企业文化建设进行统一规划、特色引导、统一管理评比，实现企业文化建设模块化、程序化还需做进一步探索和努力。

三、推进企业文化建设信息化的一些尝试。

建设独具特色的企业文化，它既是市场经济竞争的需要，又是企业发展的内在要求。推进企业文化建设的信息化，要不断提高思想认识，建立健全推进机制，建设高效的运作队伍，强化宣传教育。（一）健全企业文化建设的信息化的战略规划。以推进企业文化理念、视觉、行为识别三大系统落地为目的，将建设完备的企业文化建设信息化系统纳入企业管理长期规划。在企业发展战略目标的指导下，在审视企业文化建设现状、结合理解企业发展战略目标与业务规划的基础上，提出企业文化建设的信息化远景、目标和战略，制定企业文化建设信息化的系统架构、确定企业文化信息传媒系统，推进企业文化建设方式转变，形成覆盖全系统的企业文化信息网络体系，使企业文化建设信息化具有良好的兼容性、扩展性、灵活性，协调、及时地满足企业发展对企业文化建设的需要，以及有效充分地利用企业文化资源。（二）健全企业文化建设信息化的工作机制。一是建立企业文化建设信息化责任体系。对企业各级的企业文化建设信息化职责进行界定，强化企业文化职能部门功能，建设完备的企业文化建设信息化组织机构，培养企业文化建设信息化的专业队伍，依据信息化规划，拨出专项资金，对企业文化建设的信息化提供充分的组织、物质保障。二是建立企业文化建设信息化和企业发展同步机制。在实际运作中上，就是要把企业文化建设的信息化放在战略的高度，将企业所辖各单位特别是基层项目全部纳入企业文化建设的信息化范畴，坚持机关与基层、重点项目和一般项目、企业文化三大系统同步推进。三是建立企业文化建设信息化的监督考核机制。将企业文化建设的信息化与生产经营任务同部署、同落实、同考核。做到在部署生产任务的同时，安排企业文化建设以及其信息化任务；在检查企业完成生产任务的同时，检查企业文化建设信息化的成果，在总结生产经营的同时，总结考核企业文化建设信息化的成效，真正做到有布置、有检查、有考核，将建设企业文化建设信息化单位列为企业党政的重要工作内容。（三）做好企业文化建设信息化的试点工作。一是以企业网络协同办公系统为依托，加速建立企业文化建设信息化。企业要逐步形成覆盖所辖单位、机构的企业文化建设信息化管理系统，结合各级单位的特色建设一个实用、高效的企业文化建设数字化网络平台，助推企业文化建设工作方式转变、评价反馈、创新发展、联系服务。二是发挥企业文化建设信息化先进单位和个人的示范作用。在强力推进企业文化建设信息化的同时，必须集中力量，对企业所辖重点单位、企业管理的重要系统实施集中突破，充分发挥信息化标兵单位、个人的典型示范引导作用，利用榜样的力量激励全体员工融入企业文化建设信息化，推进企业文化建设信息化纵深发展，从而将企业文化建设的信息化优势转化为展示企业形象、打造百年品牌的实际生产力，推动企业科学发展战略的实现。

总之，企业文化建设信息化作为企业文化建设的发展趋势，已经成为企业打造特色先进企业文化的重要途径和法宝。处于市场经济体制下的企业，不断加强企业文化的信息化建设，无疑对提升企业凝聚力、执行力具有重要作用和长远意义。

传统企业信息化建设篇2

关键词：施工企业 信息化 知识管理

随着我国市场经济的深入发展，传统建筑业的竞争越来越激烈，尤其加入WTO后，日韩、欧美等发达国家的建筑企业纷纷把目光转移到了中国这个巨大的建筑市场。据日韩两国业界对中国建设市场的调查资料显示，中国目前的建设市场规模在世界上仅次于美国和日本，居全球第三位 。2004年9月中国政府出台规定，承认外国建设工程公司在其本国所取得的建设施工资格和成绩及其技术人员的资格。目前已有日韩美等国家的多家企业获得了中国建设市场的准入资格。中外企业、外国企业之间在中国建筑市场上的激烈竞争已迫在眉睫。国内的施工企业要想在激烈的竞争环境中保持竞争优势，必须不断提高自身的核心竞争力。加强知识管理的信息化建设则是提高企业核心竞争力的有效途径。

一、施工企业信息化现状

（一）施工企业信息化的外部环境

经过近二十年的发展，我国的信息化建设已经有了一定的发展。专业领域有建设部的“中国工程建设和建筑业信息网”，各省市建设行政主管部门设立的地方管理网站，“中国建筑资讯网”等专业的建筑网站。各级建设行政主管部门的行政管理信息化，如北京市建委建筑业管理处的网上资质管理系统、招投标信息的系统等。根据建设部《2003—2008年全国建筑业信息化发展规划纲要》的要求，至2008年，要建立建筑材料与设备信息库、工程造价信息库、施工法信息库、建筑新技术、新工艺、新产品信息库等信息资源数据库，建立建筑市场综合监管和企业信用档案等信息系统等。在公共资源领域，如工商、税务等部门已在国家信息化“三金”工程的平台下实现了年检、报税等网上办公。以上建筑业信息化基础建设和电子政务建设的不断完善将为施工企业的信息化提供一个较为良好的外部环境。

（二） 施工企业信息化的施行状况

目前国内施工企业信息化的进程参差不齐。一些大型企业已设立了自己的网站或网页，能利用计算机技术进行各项计算作业和辅助管理工作，如办公自动化系统、招投标系统、设计计算系统、项目管理系统等，初步实现了企业的信息化管理。但多数施工企业的信息化程度还比较低，很大一部分工作还依靠手工，信息基础平台不健全，应用专业软件的范围较窄，主要集中在财务、预算软件上，且以单机版为主，没能实现信息资源的共享和自动传递。还有一些企业由于基层的管理还较为混乱，对工程施工中的各种成本浪费和不正当行为尚缺乏有效的管理措施，使得专业软件很难发挥作用，出现软件用了没效果，或是软件有人买没人用的局面。一些人尤其是企业的领导者对信息化没有给与充分的重视，或者认为配置了电脑等软硬件设施就是信息化的理解误区都是这些企业中存在的较为普遍的现象。

二、施工企业的信息化建设

（一）信息化建设的基础措施

信息化建设的第一层次是信息网络平台的建立，实行办公自动化。调查显示，传统建设工程项目中2/3的问题与信息交流有关；建设项目中10% 到 33% 的成本增加与信息交流问题有关；在大型工程项目中，因信息交流问题而导致的工程变更和错误约占工程总成本的3%到 5% 。可见信息交流对企业的重要性。借助于信息网络平台，可以实现企业内信息的共享和及时的上传下达，使信息流通方便快捷。同时，建立以企业本部为核心的网络与通信系统，为项目部提供全方位的信息服务。通过企业及时通讯工具，如MSN、E-mail等的应用，方便企业内部员工之间的及时沟通。通过应用Visual Meeting多媒体工具使总经理坐在办公室里就可以组织会议，视频信息通过宽带网络传达到各个项目部的终端，不但详细地记录了会议的过程，而且还可以回顾会议中的重要信息，解决了企业异地施工项目信息的及时传递和存储问题，实现了高效率的网络协同工作。另一方面，建立企业的网上对外窗口，可以及时完成企业和工商、税务、社保、业主、监理、分包等之间的资料传输，既节约了成本，也提高了企业的对外运转效率。同时，也要建立一个较为完整的集防入侵、防病毒、传输加密、认证和访问控制于一体的，包括有较完备安全制度的，动态的信息系统安全体系。

（二）管理信息系统的建立

信息化建设的第二个层次是管理信息系统的建立。管理信息系统是一个一体化系统或集成系统，它进行的信息管理是从总体出发，全面考虑，保证各种职能部门共享数据，减少数据的冗余度，保证数据的兼容性和一致性。信息依靠管理系统实现收集、分析、应用、共享，只有集中统一化，才能成为企业的可用资源。管理信息系统不只是计算机的应用，关键是要有各类管理软件组成的子系统的支持。如以财务管理、经营计划、人力资源、客户关系管理等为核心的经营管理信息系统，以计划进度控制，估算与费用控制，采购管理和材料控制，质量控制，费用、进度综合监测，设计管理，采购管理，施工管理，合同管理，项目财务管理，项目电子文档管理系统，项目管理信息协同平台等为核心的综合项目管理系统以及提高方案优化和工程设计水平，提高设计信息共享与复用性的工程设计集成化系统。从而实现整个企业层面和项目层面管理的规范化、标准化、系统化，提高施工企业在市场上的竞争力。

（三）信息化建设中的知识管理

信息化建设的第三个层次是基于信息技术的知识、技术等资源的扩散和创新。当前的企业信息化已经不只是信息基础设施的建设和信息技术的应用，企业要获得持久的竞争力，必须具有将信息所带来的短暂竞争优势转化成持久竞争优势的能力，必须拥有捕捉信息价值的能力，这种能力的获得来源于企业信息化的深层次发展，即企业的知识化，企业以信息技术为基础，以知识管理为手段的知识、技术等资源的扩散和创新。知识管理并不是简单的对知识的收集、整理和传播，而是利用组织智力或知识资产创造价值的过程，具体可以分为以下几个方面：

1. 显性知识的透明化

一般来讲，企业的知识分为显性知识和隐性知识两类。显性知识包括企业的各种规章、工作流程、商业计划、工程项目管理相关的基础知识等等。显性知识一般能通过计算机进行整理、归档和储存。通过采用编码和分类技术，利用信息网络，使之非常容易被检索和查阅。企业中的每个人都可以及时地获知企业中最新的知识变更，如规章制度的修订、企业重要事件的发生、工程项目管理新理论和新方法等。对于企业的新员工，通过网络平台可以迅速地了解企业的规章制度，很快就可以熟悉环境，融入到企业的文化中来。

2. 隐性知识的共享化

隐性知识侧重于企业及员工在工作中积累的一些方法和经验，主要储存在人们的大脑里。对隐性知识的识别和共享是知识管理的一个难点。在传统的施工企业中，很多缺乏经验的项目管理人员依然是在实践的失败中积累自己的经验，给工程项目带来损失的同时，也阻碍了本人的发展速度。对此，企业可以通过人员间的交流，辅之以定期的培训，由经验丰富的项目经理，将工作中的知识积累制作成文档或者PPT，通过培训传授给其他人员。也可以通过MSN，Chatting Room等即时通讯工具，使各项目部及公司总部员工之间在遇到疑难问题时及时沟通，使员工围绕这些主题进行讨论，群策群力，帮助找到一个较为满意的解决办法，可以节约盲目施工带来的诸多损失。同时，企业应注意将各种途径表现出来有价值的隐性知识及时归纳总结，编成案例库或流程规范等，从而将隐性知识转化成显性知识，供公司及其他项目部参考借鉴。

3. 知识创新的持久化

对于我们所处的这样一个快速发展的时代，任何依赖于固有技术和知识的竞争优势都是短暂的。为了不让竞争优势随着原有知识价值的贬值而消逝，企业应当拥有对知识持久创新的能力。知识创新不是单纯的依靠知识管理工具来提供，更多的是要依靠企业员工的创造性发挥，依靠的是有创新精神的人，因此知识创新的关键在于激发企业的创造力，将创新精神融入到企业文化之中，使员工将创新作为一种对工作精益求精的追求，这也是构筑企业竞争优势的核心源泉。要达到对员工的激励目的，必须具有相应的奖惩机制。企业可以通过一些容易量化的指标，如员工在系统平台中对其他员工提出问题的解决方案提供数目和质量、对知识共享平台建设的合理化建议数目、将新理论、新工具应用于实践的成功案例等对员工的创新情况进行考核，结合相应的激励措施来增强企业员工在工作中相互帮助和交流知识经验的积极性，增强企业员工积极的知识创新欲望，使企业朝着学习型组织的方向良性发展，最终使企业获得持久的竞争优势。

三、总结

传统企业信息化建设篇3

1.1会计信息化发展的因素

社会的发展正在走出工业化时代，逐步进入信息时代。现代化信息时代广泛影响着社会经济，对会计领域必将产生巨大冲击。可以说，信息化会计在会计领域的发展是必然的，并且对传统的会计行业提出新一轮的挑战。会计实践反映出会计模型，也就是根据会计实践所得出的经验、特征等，对会计进行描述。工业时代下的传统会计模式适应了工业时代背景下的经济环境和技术要求。因此，传统会计技术对会计的管理、计算以及决策等方面的要求相对信息化会计较落后。首先，随着经济的不断发展，传统会计已经无法满足当下会计领域的需求，如及时精准的信息等。其次，作为建立在信息及知识的产生、分配及运用等基础上的知识经济，更是要倚靠科学技术的不断提升和创新。现如今，知识经济以新媒体的方式进行传输，在高速的特殊信息传输下，传统会计模式已经达不到财务信息的输出和加工方面的要求。另外，新产业在知识经济中开始不断地发展，作为以知识为核心的生产条件，它们依赖着知识信息，这对现代传统的企业管理模型，特别是会计领域是一个巨大挑战。这些与传统的企业管理、经营模式有着很大的区别。因此要向企业各部门提供完善真实的财务信息，就必须发展会计信息化，建设财务信息化网络。综上所述，会计发展到会计信息化的因素主要有三点，一是会计信息化的理论出现是因为传统会计模式和现代化信息技术不相符。二是知识经济影响着会计信息化。三是企业管理模式的不断创新要求会计行业发展信息化会计。

1.2会计发展的趋势

会计信息化有力地推动着会计发展。在全球经济信息化进程中，会计将会如何发展，要怎样发展成为会计领域探究的焦点之一。面对企业的需求，适应当下信息化社会的节奏，会计信息化如何影响着会计的发展，本文将归纳出以下几点：第一，会计理论和实践都受到了会计信息化的影响，扁平化管理响应了企业的经营决策——企业经济信息高速化。会计信息化改变了会计封闭孤立的传统模式，创新了会计理论。第二，信息化会计加强企业财务管理，会计信息化让财务信息更加真实、迅速、全面和精准，这些信息支持着财务管理，成为财务管理决策的基本条件，而财务管理的结果反馈又是核算信息的一部分。第三，会计信息化减轻会计人员工作强度。会计的实务因会计信息化发展而改变，改变了传统的手工操作方式，提高会计工作效率。信息化让会计信息得到共享，使信息分析力提高，更全面地开发其价值。第四，会计信息化起到了企业经济管理作用。会计信息化使得企业获得全面准确的信息，这些信息质量的提升为企业带来了巨大效益。第五，信息化背景下，会计领域法规不断改进。随着会计步入信息化，会计相关的法规也开始了适应性调整和改革。研究适应信息化时代下科学合理的会计法规，更有助于推动会计的发展。第六，企业信息化水平得到提升，会计是企业的重要部门之一，提升会计在企业中的能力，能完善企业的经营管理决策。

2会计信息化趋势下会计发展策略

2.1加强网络信息设施的建设

要更好地构建企业信息化，推动会计发展，就要加强计算机网络的基础设施。计算机网络的基础设施建设有研制信息传送设备、开发信息技术和建设网络信息传输等。政府应该根据实际情况，投入到建设国家信息网络主网中，为会计的发展提供一个高速、宽带、高水平和高容量的网络信息环境。逐渐改变部分地区资源信息垄断、会计信息孤岛等现状。协调企业财务信息网络化，使得财务信息得到共享。多元化报表、远程报表的审计都是网络财务的功能，财务实现网络化、信息化能够协调企业的业务和经济。让企业管理集中化，改变了企业财政信息的传输与运用，发展会计信息化，实现企业电子商务化。

2.2培养会计信息化专业人才

要全面实现会计信息化，培养创新性会计信息化专业人才是关键。以往，会计行业的人员整体素质偏低，在经济信息化的时代，这样的会计人员是不能适应新会计时期发展需要的。良好的沟通能力、对企业和市场的敏感度，以及对会计专业技术熟练度是一个会计专业人才的必要条件。因此，在培养人才方面，要根据现状，做好充分的准备工作。如加强信息化会计专业教育的投资，为社会培养出适应信息化发展需求的创新型人才；企业根据实际情况，通过培训、讲课或支持人员进修等方式提高会计员工的整体素质。让会计界的人士不仅能够对信息化会计操作熟练，更能够为企业带来创造性的价值。建立起一批高素质、专业性强的会计信息化人才。

2.3完善相关法律，建立企业信息化管理机构

完善在宏观条件下会计的相关法规，是保证会计得到全面信息化发展的前提。会计信息化的相关法律管理是国家在履行其职能的内容，因此，应该在这一方面给予指导。如规划会计信息系统的发展模式；制定并且完善会计信息化专业的管理制度和准专业评定标准；建设会计信息化系统的可持续发展；加强对会计专业人才的培养等。会计信息化发展下，企业需建立起信息化的管理机构，才能让会计的发展适应企业和社会的需求。企业的信息化建设是一个漫长的过程，需要有专门的会计信息系统分析员、统筹专家、计算机人员、管理专家等参与到其建设中。在完善企业信息化管理时，必须明确其定位，仔细观察，采纳多方意见，加强决策公开性和民主性。

2.4根据实际，创新会计信息化技术

信息化可以帮助企业发展，不管是大型企业还是中小型企业，企业信息化管理都给企业带来一定的冲击力。会计信息化是一个长期的建设过程，在制订会计信息化系统在企业的运用时，要根据实际，开发会计信息化软件，全面推进会计信息化在企业的作用力。将企业经济和业务实现一体化，以计算机信息技术作为前提，研究出如何迅速地供给企业全面、正确、多层次的信息，如何更清楚地看到信息化的过去，规划会计信息化未来的发展。

3结语

随着社会时代需求的不断改变，会计电算化取代传统会计，会计信息化也将完全取代会计电算化。在未来，会计信息化将是会计行业发展的趋势。全球经济背景下的企业不断地受到外部经济的影响，使其经济环境变得复杂。企业要想在如此复杂多变的经济环境下得以生存，不仅要对本身的经营管理有一定的了解，还要对外部的多变环境保持一定的敏感度。因此，这就需要足够准确的信息。而会计信息系统则属于所有内外部经济信息来源之一。会计信息化应运而生，不仅适应了企业管理的需求，并且结合了企业整体信息系统中其他相关的信息，达到了业务流、信息流、资金流和物流的结合。会计信息化有效填补了传统会计信息系统的漏洞。

传统企业信息化建设篇4

摘要：企业在发展过程中离不开财务管理，传统的会计工作模式已经无法满足现在企业的发展，特别是在煤炭企业中，传统的管理模式已面临着被淘汰的情况。如何将信息技术合理的运用到煤炭企业中的财务管理，使会计工作能够及时、真实的反映给领导解决已经成为了一个影响煤炭企业发展的重要问题。

关键词 ：煤炭企业；信息化建设；会计管理

一、会计信息化概念和特征

（一）会计信息化

会计理论同信息化技术的合理融合就构成了一种新兴的产物———会计信息化。会计信息化是科技发展对煤炭企业财务管理的必然要求。所谓会计信息化，就是以现代会计理论为基础，利用信息技术、网络技术、计算机获取企业的财务信息，并对获取的信息进行整理和应用。会计信息化的主要目的就是为煤炭企业在做重大商业决定时提供及时、准确、全面的信息资源。做好企业信息化不仅可利用网络掌握同企业发展相关的全部信息，而且能够有效的避免传统的会计工作模式在工作中“孤岛”情况的出现，从而提高煤炭企业的整体管理水平，提高煤炭企业在市场上的竞争力。

（二）会计信息化的特征

会计信息化主要具有以下五点特征：①普遍性，企业的会计信息包含了企业中各个领域之中的财务信息，在信息化过程中，需要实现的是在会计工作、会计理论、会计管理等所有环节上的信息化。②动态性，企业中的会计信息是动态的，对会计数据的处理要做到及时，这也决定了在煤炭企业中会计信息化建设过程中必须要具有动态性。③整体性，在信息化过程中应当将管理、决策、服务集于一体，实现对会计信息的收集、存储、处理、使用。④开放性，在信息时代中信息化建设必须要更大限度的对信息进行公开和开放。⑤创新性，煤炭企业在会计信息化中应当与时俱进，充分利用先进的科技。

二、会计信息化建设中存在的问题

（一）会计信息存储中存在的问题

在会计信息存储过程中经常会出现信息不对称、信息失真等情况，从而造成了市场失灵。在传统的会计系统中没有统一的记录系统，因此会造成遗漏的情况。这样导致各别煤炭企业在面临利益的诱惑时，修改会计报表，对收益和盈余进行擅自调节，从而导致了系统中的数据严重失真，造成了使用者使用的信息和信息提供者提供的信息存在较大差异，出现市场失灵的状况。

会计的数据过于单一，没有对问题进行充分的披露，没有指导性。当前经济正朝着多元化、规模化的方向发展，业务流程也越来越复杂。传统的会计工作所纰漏的数据仅在财务数据层面，并没有对企业中复杂的业务信息进行阐述，无法满足使用者的需求。

会计信息传递过慢，时效性无法满足市场需求。传统的会计记录方式都是在交易发生后再进行记录，这显然无法满足现在煤炭企业对会计信息的需求。

（二）软件没有得到合理的应用

煤炭企业中的管理人员没有对信息化建设进行合理的认识，一些煤炭企业的管理人员简单的认为会计信息化就是实现会计的基本核算功能，没有对会计信息进行合理的应用，导致企业中的财务管理状态并没有得到提高，这不仅增加了财务工作人员的工作负担，而且无法确保财务信息具有时效性，管理水平一直处于踏步状态。

会计信息化软件同煤炭企业操作流程之间存在差异，目前我国许多煤炭企业在购买信息化软件时所购买的都是通用型软件，并没有依据企业的自身特点进行设计，这样就导致了管理软件与企业的实际情况存在严重脱节现象。

会计信息化没有同企业的信息化进行合理的连接，在煤炭企业中会计信息化对企业的人力资源、财务、生产、销售实现一体化有着重要作用。但就我国煤炭企业的实际来看，部分企业因为人员、资金的短缺等原因并没有在企业中建立信息化系统，这也就造成了会计信息化独立存在于企业之中，业务数据与财务数据之间出现了严重脱节。也有部分煤炭企业虽然实施了企业信息化系统，但因为企业缺少专业的人才，造成企业信息部门和业务部门无法实现一体化，从而制约了会计信息化的脚步。

三、提高煤炭企业信息化建设的措施

（一）提高企业的财务管理

在会计信息化建设过程中，煤炭企业应当依据实际情况成立领导小组，主要负责企业中会计信息化建设任务。同时企业应当自身的情况制定信息化建设任务。做好在会计信息化建设中网络构建、系统设备的资金预算工作，避免企业在信息化建设过程中因为资金问题而终止，企业应当安排具有较强计算机能力的人员对系统进行管理和维护，确保系统在实际应用中能够安全、稳定的运行。

（二）加快煤炭企业信息化建设进程

少数煤炭企业仅实现了会计信息化，在其它业务系统上并没有实现信息化建设，或者虽然进行了企业信息化建设，但因为没有合理的操作流程，造成各种业务系统之间并无法实现合理连接。在煤炭企业中信息数据无法在各个部门之间进行共享，信息在交流上的堵塞造成了会计信息无法成为整个企业信息系统的核心，这对企业的财务管理水平有着一定的影响，同时也无法满足现代煤炭企业在管理上的需求。煤炭企业在会计信息化建立中应当建立与之配套的信息化系统，确保煤炭企业资金流、物流、信息流之间能够形成有效的连接。

（三）依据会计信息化岗位建立责任制

在煤炭企业信息化建设过程中，需要依据企业的内部情况进行岗位责任制的建立，对信息化岗位的职责进行明确。并进行信息化会计岗位的合理分配。对操作人员进行合理分配，分出操作人员、审核人员、系统维护人员等多个权限。应当加强内部控制及各个岗位之间的相互牵制，依照企业内部的会计系统进行业务流程设计，避免越权行为的发生。

（四）做好系统保密工作

在会计系统化建设过程中的重点问题就是安全问题，在现代网络环境下，煤炭企业中的信息系统处于一种高度集中状态，这样数据的安全性则完全依赖于电脑，如果保存数据的电脑因为机器故障、水灾、火灾以及人员的操作等都可能对数据造成不可恢复的错误。因此，在信息化建设过程中必须要做好对信息的安全保护，目前主要的控制手段有：针对煤炭企业中的信息化内部岗位建立操作制度、并设置相应的操作管理权限。作为企业会计信息化的操作人员必须要严格的保守操作密码，严厉禁止相互串通密码，财务人员使用的电脑其他人员不能使用。数据存储和数据处理之间应当相互隔离，定期对财务数据进行备份，避免发生数据遗失。除此之外，应当应用防火墙技术，阻止计算机病毒及黑客对系统造成影响。提高网络防范能力，为会计信息化建设提供强有力的技术支持。

参考文献：

[1]武磊.会计信息化在煤炭企业生产经营中的应用[J].中国乡镇企业会计，2012,10（9）：153-154.

[2]张燕霞.浅析会计信息化下煤炭企业的财务问题及对策[J].中国乡镇企业会计，2011,4（8）:155-156.

传统企业信息化建设篇5

[关键词] 企业文化；信息化；信息资源

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 032

[中图分类号] F272.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0053- 02

随着互联网技术的高速发展，信息化技术应用已经触及到工作生活的方方面面，传统的企业文化策略已经与当今巨大的信息量和高速的信息传播方式不相适应，企业文化建设在信息化浪潮下将产生革命性的创新与发展。企业文化建设只有适应信息化的浪潮，形成一整套系统的制度体制、规划方案以及具体的操作流程，以适应当今企业发展的需要，提升企业文化的管理水平，促进企业文化的全面建设。

1 信息化下企业文化建设的意义

企业文化，有时也称企业精神，一般指企业中长期形成的共同理想、基本价值观、作风、生活习惯和行为规范，是企业在经营管理过程中创造的具有本企业特色的精神财富的总和。信息化下的企业文化则是在通过现代化的信息技术手段和管理模式，深化企业文化理念，传播企业重要思想，是企业文化建设革命性的发展，对企业的发展意义重大。①在当今企业的发展战略中，人们已经意识到企业文化的重要性与必要性，而企业文化的形成与传播，需要坚强的技术支持和传播载体，因此，信息化是企业文化“落地”最强有力的支持。②信息化是当今和未来企业文化发展的必然趋势。随着信息化技术的发展，企业员工和社会各阶层人士对信息化的依赖程度越来越高，企业文化信息化建设是满足当今时代企业发展和受众需求的必然要求。③企业文化建设的信息化是强化企业核心凝聚力的重要手段。在企业文化信息化推进过程中，广大员工不断为企业文化建设探索新方式、新方法，不断优化企业文化建设信息化管理模式，实现企业、员工共同发展。

企业形象靠文化来塑造，企业声誉靠文化来传播，企业的素质靠文化来提高。信息化就是当今企业塑造形象、传播声誉、提高素质的重要武器，企业只有在信息化的浪潮下创新求变，加强和深化企业文化建设，适应企业、员工、社会的发展需求，才能在日趋激烈的市场竞争中赢得优势，持续发展。

2 信息化下企业文化建设存在的问题

2.1 对企业文化信息化的重视程度不够

一些单位的领导对企业文化信息化认识浅薄，认为只要配齐电脑、联通网络，能将企业信息在互联网就算是信息化了。有的员工则认为企业文化信息化是领导层需要规划考虑的事情，并不在自己的工作职责范围内，与自己的实际的工作无关。也有人认为企业文化信息化只是形式上的改变，换汤不换药，并不会对企业发展产生实质性的影响。

2.2 企业文化人员的信息化能力欠缺

目前，大多单位的企业文化信息化人员仍然是企业文化部门的原班人马，他们对信息化技术掌握程度不高，对信息管理的认知程度不够，加上企业又缺乏针对信息技术和信息化的系统性学习与培训，导致企业文化与信息化复合型专业人才缺乏，制约了企业文化信息化的发展。部分企业虽然配齐了企业文化管理的员工队伍，但他们在传统的企业文化环境中难以放开手脚，企业文化信息化发展受到制约。

2.3 企业文化建设信息化按部就班、形式单一

信息技术与信息化的迅猛发展，给企业文化建设带来了改革创新的新机遇。然而就现阶段企业文化建设信息化程度来看，仍然形式单一、内容简单，具体表现在：当今很多企业文化建设工作仍然停留在文书材料、报纸期刊、座谈宣讲等方式，大多数的企业文化体系流于形式，实际工作没有持续深入下去，执行不到位，即我们通常所说的没有“落地"。信息化浪潮的推进虽然猛烈，但并没有对企业文化产生实质性的促进作用。

2.4 企业文化信息化管理难度大、安全风险高

随着互联网应用技术被越来越多的人掌握并应用，企业文化建设早已不仅仅是该领域专职人员的工作，任何一名企业员工、社会人员都可以通过互联网终端发表言论，这对企业文化管理提出了更高的要求。同时，信息化发展过程中，如果对网络安全控制不当，容易导致企业重要信息和机密信息的泄露，给企业发展带来负面影响，甚至破坏企业的正常发展秩序。

2.5 企业文化建设信息化与企业发展融合难度较高

企业文化信息化建设是一项系统性工程，涉及到企业的方方面面，能否与企业各项工作相融合，关系到企业文化信息化工作的成败。企业文化建设信息化必须依附于企业的各项规章制度、管理条例，只有企业整体的信息化程度发展到一定的阶段，企业文化的信息化发展才有可能真正“落地”，这也是当今企业文化信息化难以得到发展的最主要原因。

3 信息化下企业文化建设发展策略

企业在信息化加速发展推进过程中，企业文化将担负起内部和谐与外部竞争的双重作用，它有明确的战略目标和经营指标。面向内部，企业文化将促进企业核心价值理念的生根“落地”，规范企业内部机制和行为准则，增强员工团结，形成统一的企业文化价值观和向心力，营造和谐的企业文化氛围；面对外部，企业文化则是外部市场竞争的武器与动力，强有力的企业文化宣传战略，对于树立企业良好形象，创造企业品牌价值，全面实现企业战略目标起到积极作用，促进企业长期稳定和持续地向前发展。无论何种目标，充分利用信息化管理手段，都不失为一种快速而有效的方法与途径。

3.1 以信息化构建企业文化平台

在计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用下，企业文化信息化已成为提高企业声誉和竞争力、实现企业可持续发展的重要保障。构建企业文化信息化平台是企业文化深入推进的基础，以企业发展战略远景目标为指引，从审视企业文化建设现状与未来发展方向进行规划，提出企业文化建设的信息化目标和战略，制定适应企业文化建设信息化的系统架构、搭建企业文化信息传媒系统，推进企业文化建设方式转变，形成覆盖全系统的企业文化信息网络体系，从硬件到软件、制度到实践上为企业文化构建全方位、多渠道、长时效的发展平台，使企业文化建设信息化具有良好的兼容性、扩展性、灵活性，及时地满足企业发展对企业文化建设的需要，有效充分地利用企业文化资源。

3.2 以信息化传播企业文化内容

信息化技术的优势不仅在于其传播高效迅速、形式多样，更在于它良好的受众体验。传统的企业文化传播方式虽仍有效，但并非是最理想、最易于接受的形式。随着信息化技术的发展，受众获取信息的习惯也发生了翻天覆地的变化，人们甚至通过手机就能随时随地获得最新信息。通过信息化的传播方式，企业很容易将企业精神、文化理念、信息咨询第一时间、图文并茂地传播给受众。因此，信息化传播方式不仅是企业自身行为的改变，更满足了受众的信息需求。

3.3 以信息化强化企业文化管理

企业文化建设信息化在于建立科学的管理体制、灵活有效的运行机制，不断提高企业的经验管理水平，实现企业的发展目标和经营战略。①提高效率。企业文化信息化过程，就是利用先进技术和管理手段，优化工作流程，整合信息资源，减少多余环节，降低成本费用，提升企业文化管理水平与效率。②强化效果。信息化企业文化管理较传统管理活动形式更加灵活、效果更加明显，通过信息化途径，促进企业文化的梳理、凝练、深植、提升，达到良好的效果。

3.4 以信息化助推企业综合实力发展

传统企业信息化建设篇6

(Theachievedresultsofinformatizationconstruction)綦齿传动公司各部门、各系统均使用了信息管理系统支持日常工作的开展，为綦齿传动公司的快速发展和信息化深化建设打下了基础，取得了较好的效果。

1思想统一，观念创新

上述系统的应用，使得綦齿传动公司全体员工充分认识到信息技术对提高企业竞争力的作用。员工对信息化深化建设的需求比较迫切，企业领导对信息化建设战略意义的认识和全局观念也非常清晰。这种思想基础为今后的信息化建设节约了许多统一思想、观念转变的动员时间。很多企业欠缺这种思想基础，给信息化项目的实施造成许多障碍。

2应用基础良好长期的计算机辅助管理应用

为企业培养了一大批计算机技术应用人才。除拥有10多名计算机系统维护、开发人员外，几乎所有管理人员都能熟练应用计算机进行日常业务的处理，绝大多数管理干部都能就下一阶段信息化建设谈出自己的认识和设想。这一基础在许多企业也是欠缺的。

3基础数据基本实现信息化管理

20多个管理信息系统的应用，基本实现对数据的动态管理、集成应用，对设计、工艺、生产、物流、采购、销售、人事、财务等数据实现了较好的信息化应用和管理。企业信息化建设(特别是ERP系统)所需要的基础数据基本准备到位，包括编码体系、产品结构、产品属性、材料消耗定额、供应商数据、客户数据、财务数据、产品价格、人事数据、库存数据、在制品数据、工时定额等数据都应用了管理信息系统进行管理，为下一阶段信息化技术深化应用奠定了数据基础。

4实现了对重要管理

流程的规范PDM系统、BOM系统、直接物料数据管理系统、生产计划系统、MES系统、质量管理信息系统、信息平台等系统，对重要的管理流程规范起到了积极的促进作用，并为下一阶段的深化建设节约了流程描述时间，减少了工作难度。

5计算机网络建设

已初具规模两条主干互联网光纤的铺设，覆盖全公司的局域网，10个固定IP，600多台计算机，部分驻外销售网点通过VPN接入公司网络，为深化綦齿传动公司的信息化建设做了物理网络基础准备。

二信息化建设的体会

(Theexperienceofinformatizationconstruction)笔者在綦齿传动公司工作近20年，亲身参与并组织了公司的大多数信息化项目建设，其中也走过很多弯路，也有很多成功的案例。笔者愿意把这些经验和教训总结出来，希望对各企业，特别是汽车零部件行业的信息化建设有一定的借鉴作用，少走弯路、降低成本、提高信息化系统的实施效率。

1信息化建设要“总体规划、分步实施、效益驱动、重点突破”

信息化建设一定要有规划，这样信息化建设才能有清晰的认识和建设思路，做到先后有序。对应綦齿传动来说，最重要的信息系统有六个：PDM、BOM、ERP、MES、SCM、CRM，这些都是实现企业信息化的有机组成部分，所以在信息化发展的投入过程中，要针对企业的实际情况来对症下药，合理配置，不可偏废。这六个信息化系统，是企业信息化建设的核心和重点，有很多成熟的商业软件可供选择，这些软件(如：Oracle、SAP、QAD、金蝶、用友等)都是经过了实施成千上万家公司信息化系统后，总结经验教训千锤百炼而成，对公司的管理提升和规范会起很大的作用。这些系统就应该购买成熟的软件，而不应该自行开发。

2核心系统中的基础系统

必须先行实施PDM、BOM、ERP、MES、SCM、CRM这六个系统中，PDM和BOM属于基础系统，必须先实施这两个系统，有了基础数据其他核心系统才能进行实施。綦齿传动公司已经实施了这两个系统。PDM系统促进了产品研发管理，构建协同产品研发平台，缩短产品研发周期；实现产品结构数据向BOM系统的高效传递，为其他信息系统提供准确基础数据，避免信息孤岛和数据重复输入，为后续的信息化建设奠定良好基础。BOM系统实现了从变速器型谱总成型号用户代号零件号坯件号锻坯号原材料进行管理，反映产品研发、生产、采购、工艺、成本、价格、销售、服务等方面的信息，包括产品BOM、供应商、价格、工艺路线、材料消耗定额等基础数据。

3信息化核心系统

实施前，必须做好基础数据的准备信息化建设有句名言“三分技术、七分管理、十二分数据”，其实说明了信息化建设数据的重要性，数量不正确，信息化建设只能是带来负面的效果，“进去的是垃圾数量，出来的一定是垃圾数量”。为此，綦齿传动公司近期信息化建设的重点放在了基础数量的准备上。集中力量开发了“直接物料数据管理系统”，对公司库房、在制品物流进行管理，包括坯件库(锻铸坯)、半成品库(加工坯)、分厂在制品(热前、热处理、热后)、成品库(自制及外购成品)、委外机加工产品(外协)、总成装配(零件进总装、总成出总装)、商品库(总成)、配件库、主机厂三方物流移库、主机厂发运等进出数据的全过程管理，做到账物相符，为下一步公司实施ERP系统打下了坚实的基础。

4实施信息化系统前

要对管理和流程进行必要的规范和改进企业自身的管理不规范，流程不清晰，很难实施成熟的信息化系统，应该针对企业的实际情况和行业特点，对企业的管理和流程进行规范和改进。

5核心系统以外的系统

企业应该进行自主开发核心系统以外的系统，一般而言，成熟的系统比较少，而且针对性不强，很难找到适合企业实际情况的信息系统。只要做好了信息化规划，采用相同的基础数据源，这部分系统不会扰乱核心系统的运行，基本不会造成“信息孤岛”，这部分系统应该由企业进行自主开发。

6自主开发系统

要统一开发平台，统一编程语言，统一数据库原来綦齿传动公司开发的信息系统存在大量的“信息孤岛”，很大程度上是由于没有统一编程语言，统一数据库，系统开发各自为政，系统之间不集成和共享而造成的。綦齿传动公司今年信息化建设的一个重点就是，建立“自主开发软件平台”，通过该平台的建设，实现了：①统一开发模式，建立以项目为导向，团队合作开发模式，分工协作，充分发挥员工的技能特长，简化对程序开发员的技能要求。“需求分析员”负责与业务部门接洽，调研、整理并制定符合业务部门当前、近期及远景扩展需求的设计方案，将方案与程序员沟通，交程序员设计实现；“程序开发员”根据需求方案进行程序设计，实现业务部门的功能需求，并进行测试，交付使用，后期维护；②统一开发软件人员编程语言及数据库；③规范《需求说明书》《系统说明书》《使用说明书》的编写和存档，规范《程序编码规则》《数据库设计规则》的编写和存档；④建立企业各基础数据库(如：装配明细表、人事档案、工时定额、材料消耗定额、供应商信息、主机厂信息、客户信息、服务商信息等)，实现各系统数据共享，数据来源唯一，实现单点登录；⑤程序代码可进行重复利用，减少功能重复模块工作的开发，提高开发效率。

三结论

(Conclusion)汽车零部件企业信息化建设一定要有自己的信息化建设专业人员；要有总体规划，规划好PDM、BOM、ERP、MES、SCM、CRM等核心系统；根据企业的实际情况，核心系统的建设有其先后顺序；核心系统实施前，必须做好基础数据的准备，要对管理和流程进行必要的规范和改进；核心系统以外的系统，由企业的信息化人员进行自主开发；自主开发系统，要统一开发平台，统一编程语言，统一数据库。

传统企业信息化建设篇7

关键词:信息化;财务管理;企业

中图分类号:F275.1 文献标识码:A 文章编号:1674-7712 (2012) 12-0013-01

一、财务管理信息化的重要作用

(一)提高财务管理效率,提高数据可靠性。加强财务管理信息化建设,有效避免了传统的手工录入信息和整理信息的过程中出现的错误,还减少了很多繁琐的核对工作。通过信息化数据管理,可以准确地进行数据信息的录入,并通过专门的财务信息系统进行核算,得出会计报表。通过财务信息系统得出的会计报表,科学合理,差错率低,数据的可靠性得到提高,也提高了财务管理的效率。

(二)提高企业财务管理水平,增强企业经济效益。通过信息化的财务管理信息系统,可以及时将企业的财务信息了解清楚,方便对企业的财务活动进行相应的控制,提高了企业的财务管理水平,提高了企业的经济效益。信息化时代的到来和新技术的使用,财务管理集中化和综合化成为可能,方便了企业将分散资金集中并进行优化配置,有效实现了资源的合理配置,大大拓展了企业的财务管理空间,促使企业综合实力和市场竞争力的提高。

(三)增强了业务流程的实效性,增强了内部信息的流通性。加强财务管理信息化建设,可以有效克服了业务流程在时间和空间上的局限性,使得财务管理和业务办理跨越空间、时间局限性同时进行,大大增强了企业业务流程的时效性。与此同时,通过信息化财务管理系统,财务管理的信息和企业的资金信息等可以及时传达开来,增强了各部门和各职工之间的联系,也大大提高了工作效率。

(四)提升了企业的综合实力,为管理科学决策提供了依据。通过财务管理信息系统,企业的管理者可以及时地了解各个地区的分公司的财务情况和经营情况,并通过对所在地的市场情形进行了解之后,及时作出科学合理的决策,把握有利的市场时机和商业机遇,大大提升了企业的综合实力和市场竞争力。

二、现代财务管理信息化建设中存在的问题

(一)软件开发和发展滞后。财务管理软件的发展滞后于财务管理信息化的要求,是企业在进行信息化财务管理过程中不容忽视的焦点问题,这是由于财务管理信息系统的强大作用决定的,也是由于财务管理信息化重要作用决定的。目前,国内的很多企业在进行财务管理信息化建设的同时,忽视了财务管理软件的开发和运用,它们使用的财务软件仅仅通过做账和核算来提供信息资料,而在预算、成本管理和资金核算等方面的运用少之又少。首先,国内的一些综合实力较强的企业开发和使用的财务管理软件具有一定的先进性,但是并不符合我国企业发展的总体特点;其次,有些软件对于特殊的企业的财务管理具有一定优势,但是也不符合有些大型企业的集中化管理的特点。因此,开发适合企业管理特点的财务管理软件,是加强财务管理信息化建设的一个难点。

(二)会计流程存在缺陷。受传统的会计体系结构的影响,现代的会计流程存在着某些缺陷。例如,当一项经济活动发生时,其历史记录的简约形式将会递到财务部门,传统的会计信息系统重复储存数据,并进行汇总,很难反映此项经济活动本来的情况;再者,传统的会计信息系统的信息更新缓慢,往往与业务的最新信息不相符合,这严重影响了信息的质量,还影响了企业财务管理的效率。虽然现代企业积极运用IT技术进行财务管理,但并没有重新设计财务会计流程,财务的会计流程仍然和传统的会计信息系统结构相似,这也就将传统的会计流程缺陷带入了现代信息化财务管理中。

(三)信息存在不真实,不系统情况。很多企业在进行财务管理的过程中,没有及时控制资金流动信息和物流信息,使得信息的失真,失实和不集成的情况出现。很多现代企业的数据采集和处理路径不统一,没有充分利用数据的作用,甚至有些部门不配合工作,使得信息不透明、不对称和不集成,严重影响了数据的真实性和系统性。此外,有且企业在运用财务管理软件时不统一,也没有统一的信息编码标准,使得信息在处理和利用时存在不协调和不方便问题。企业的财务信息若不能得到传递和利用,所有信息将会成为一个独立的个体,失去了它存在的衡量经济效率和提供决策依据的价值,直接影响了企业的经济效益。

三、关于加强企业财务管理信息化建设的几点建议

(一)转变传统的财务观念,树立现代财务管理观念。在信息化背景下,企业要树立现代财务管理新观念,即坚持财务管理信息化建设,坚持资金流程控制为基础的财务管理制度。在企业的财务管理的信息化建设的过程中,首先要做到的是转变企业财务管理人员的观念,为财务管理提供基础。除了加强财务管理人员的信息化意识外,还要增强他们对信息化知识的掌握和财务管理知识的培训。企业要定期对各级领导和财务管理人员的信息化知识和财务管理知识的培训,培养他们的现代化财务管理技能。

(二)培养信息会计复合型人才。企业要加强现代会计和信息技术复合型人才的培养,提高财务管理人员、会计人员和领导者的综合素质,不仅要求他们要有财务管理、会计业务处理能力,还要掌握计算机网络技术、计算机维护技能等信息技术知识,为财务管理信息化建设奠定人才基础。现代社会的市场竞争力不断增强,只有培养复合型人才,才能在市场中掌握主动权,用综合实力说话。

(三)建立健全企业的财务管理信息系统。加强企业的财务管理信息化建设,要建立一套完善的财务管理信息系统,健全财务管理制度。讲科学、新型的财务管理控制手段运用到财务管理信息化建设和总,不仅降低了管理成本、节约了管理开支,还提高了企业的管理能力和经济效益。首先,企业要提高自动化信息水平,将计算机充分运用到财务管理中来。其次,企业要制定统一的信息化标准,规范各个部门的经济行为,为信息沟通和利用搭建桥梁。再次,企业要提高经营管理水平,规范财务管理和会计核算制度,防止信息失真现象出现。最后,企业要开发和使用合适的财务管理软件,为完善财务管理信息化系统服务,从而不断推进财务管理信息化建设。

参考文献:

[1]阚海燕.关于企业财务管理信息化的思考[J].工业审计,2005,06

[2]谭菊.浅析企业财务管理信息化存在的问题[J].工业审计与会计,2006,02

[3]蒋维勇.加快企业信息化进程 提高财务管理水平[J].机电产品开发与创新,2006,01

[4]汪华驹.财务管理信息化建设探讨[J].财政监督,2007,10

传统企业信息化建设篇8

一、企业信息化背景下档案部门的现状

企业信息化建设的浪潮导致企业的纸质文件越来越少,电子文件则不断增加。面对这一趋势,档案部门容易走向两个极端:极端一,认为传统的档案管理模式难以有效管理这些脆弱的电子文件,因此只保管传统的纸质文件或打印件,轻视对电子文件的管理,导致大量档案资源流失。极端二,将实体档案做数字化处理,重视信息系统建设却忽视对信息资源的开发利用。不管采用上述何种方式,其本质都没有超越传统模式,档案部门在企业中仍在扮演着被动的保管者角色,缺乏主动提供参考信息的意识,无法创造直接利润,因此不被管理层重视。传统档案工作面临危机,档案部门亟需重新定位,开展改革,实现从被动保管到主动服务,从档案管理到信息资源中心的转型。

二、企业档案部门定位转型的依据

从上述现状中不难看出,档案部门在企业的地位取决于其对企业效益的贡献。基于此,企业档案部门应告别传统的被动角色,转型为企业“信息资源中心”,不仅提供档案服务,同时整合企业内部的信息资源,实现企业信息的高效流通和共享。具体来说,企业档案部门转型的依据主要有以下三点:

1. 理论上,企业档案是企业重要的信息资源

徐拥军在其博士论文《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》中介绍了企业资源基础理论,其基本思想可概括为:第一,企业的竞争优势不在于企业外部的力量,而源于企业内部的资源;第二,只有具有战略性、独特性、难以模仿性的资源(核心资源),才能为企业带来长期可持续的竞争优势。

企业档案作为产生于企业内部的信息记录,不仅具有战略性,更具有独特性和难以模仿性,从而为企业带来长期可持续的竞争优势,是企业重要的信息资源,潜藏着大量有价值的信息。而作为这一资源的管理者——企业档案部门,除了对档案的整理保管外,也应承担起信息资源管理之责,对企业内的文件、档案信息资源进行有效的梳理整合和开发利用。总之,正是企业档案的信息资源属性为企业档案部门转型为“信息资源中心”提供了前提条件。

2. 实践需求上,企业需要设立整合和优化信息资源的部门

随着企业信息化建设不断深入,企业内各部门纷纷采用了适当的应用系统,如OA系统、eHR系统、财务系统等等,但据原国家经贸委等调查表明,企业信息系统集成和资源共享水平低,不同系统之间互联互通的比例大多低于1/3。产生于企业不同部门、不同系统软件的信息无法共享,数据无法交流,形成了“信息孤岛”现象,引发一系列问题,如信息需多次重复输入,费时费力且易造成冗余、信息交流一致性无法保障,这些严重阻碍了企业内信息交流及信息化建设进程。

解决企业“信息孤岛”问题,不仅要改良、升级系统软件,更重要的是要实现企业的信息标准化和流程规范化。借鉴国外经验,企业的信息化必须有一个信息主管来统帅,依靠专门的部门来实现。就我国企业而言,大多数都设有信息部门或数据中心等类似机构,但这些部门的主要职能是系统、软件的技术维护,是为企业创造良好的信息环境,而不是对信息资源本身进行管理。因此企业急需专门部门来整合和优化内部信息资源,解决信息冗余和沟通不畅的问题,实现内部信息资源的共享。而企业档案部门接收各个部门的文件,企业的各方面的数据在此汇总,这使得企业档案部门转型为“信息资源中心”,整合优化信息资源变得既具有可行性,又具有必要性。

3. 自身优势上,档案人员的专业技能对企业信息管理有潜在价值

企业信息化建设的参与者大多为程序员、网络管理者和技术支持人员,这种人员结构的后果是导致过分注重技术而忽视了管理,这一缺陷正可由具备专业技能的档案人员来弥补。

档案人员的专业技能包括两方面:一方面,他们具有对信息分类、查找和重新发现的技能,能有效组织信息资源;另一方面,档案人员是管理人才,善于分析和理解企业及各部门的信息需求,并针对需求做出及时响应,因此可作为联系信息技术部门和其他部门的中介桥梁,他们与其他信息技术人员合作,对信息需求做出响应,可创建起“信息资源中心”。 [论文网]

三、企业档案部门的转型策略

企业档案部门要实现从传统模式向“信息资源中心”转型的过程,需着眼于以下几点:

1.明确档案部门的定位和职能

档案部门的定位变化。企业档案部门必须重新自我定位,在做好传统档案管理的基础上,将工作重心从被动的实体保管转向信息资源管理,定位成企业的“信息资源中心”。从长远来看,更可结合企业实际情况,组织提炼显现知识,挖掘开发隐性知识,建立“企业知识库”,将档案部门打造成“知识中心”,推动企业知识共享。

档案部门的职能变化。其主要职能可分为三个层次:首先,做好基础档案工作,保存企业记忆,这也是实现其它职能的基础。其次,整合企业信息资源,提供决策依据。利用现有的信息技术和系统平台,综合集成各部门形成的信息资源并进一步加工,使其为生产经营活动提供有价值的数据材料,为领导决策提供依据。最后,构建知识平台,实现知识共享。企业档案不仅记载了企业的发展历史,其中也蕴含着员工积淀的知识经验。采用信息技术构建一个知识平台,将各个业务部门有价值的信息都“归档”到知识平台,形成可共享的知识。

2. 优化档案部门的工作机制

档案部门要实现转型,就必须优化工作机制,主要可从两个方面入手:

第一,标准化。一方面是工作流程的标准化,即通过在企业内制定统一的制度体系,规范企业档案部门的工作流程,明确企业内文件信息的流动规则,界定与档案部门相衔接的业务部门在操作中应遵循的步骤和依据。另一方面是文件数据的标准化。确保企业内不同系统生成的电子文件能够兼容、归档、浏览,实现数据信息的统一和共享,从而提高工作效率。

第二,集成化。对企业重要的信息资源(包括企业档案)进行统一 规划和管理,建立起“企业信息资源管理平台”。该平台实质是将企业内其他业务系统(如财务系统、人事系统、采购系统等)与企业信息管理系统有效集成,无缝衔接,建立起企业内部共享的信息资源平台和知识平台。