智慧档案管理范文
时间：2023-10-26 13:27:04
智慧档案管理篇1
关键词：集体智慧政府社交媒体社交媒体文件档案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。
一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出
（一）国内外相关研究
社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。
与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。
（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合
政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。
综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。
二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析
（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体
如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。
1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。
2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。
3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。
（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程
政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。
1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。
3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。
（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略
1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]
2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。
3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。
*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。
注释及参考文献：
[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.
[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.
[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.
[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.
[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.
[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.
[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.
[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.
[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.
[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.
[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].
http：//nation- alarchives.gov.uk/documents/in？ formation-manage-ment/osp27.pdf.
[13]赵屹，陈晓晖，方世敏.Web2.0应用：网络档案信息服务的新模式――以美国国家档案与文件署（NARA）为例[J].档案学研究，2013（5）：74-81.
智慧档案管理篇2
关键词：智慧档案馆 技术系统 云计算
智慧档案馆以现代计算机技术为依托，对现有数字档案馆信息整合的数字化、传输网络化、管理自动化、资源共享化等进行进一步深化。智慧档案馆的建设必须改变传统的单向思维方法，突破数字图书馆的桎梏，实现整体的蜕变与管理形态的进化。
一、信息化管理全面化
与传统的数字档案馆管理方法不同，智慧档案馆在现代城市发展背景下将档案馆资源的信息化管理逐渐转变为业务的全方面信息化管理，借助现代智慧城市生态化建设的理念与信息技术特征实现了档案馆管理的全面信息化，无论是从档案具体资源的管理、档案信息基础设施建设、档案馆业务流程等方面都做出了很大程度的改进，进一步提升档案馆的运行效率，为生态城市建设提供更加有利的参考，为智慧城市整合消费者的广泛与需求提供更优质的服务；另外，城市智慧档案馆能够捕获档案使用者的行为习惯，并形成文件形成者、档案工作者与使用者相互之间的桥梁，便于智慧档案馆的不断完善。
系统架构中的档案感知与获取系统、全面档案馆管理系统、档案智能服务系统、档案文化社区系统是整个技术系统架构中最重要的四个方面，实现了与数据库的相互交互以及智慧图书馆功能实现的具体目标。
二、信息资源库的精细化
智慧档案馆实现了信息资源的全面整合，因此对档案馆内部信息系统的构建提出更高的要求，一方面随着城市发展速度的不断加快，各种新资源的出现使得档案馆资源的来源与种类逐渐增多，资源的来源已经不仅仅局限与传统数字档案馆，而且将资源的范围扩展到现代计算机云数据中心、各类社交媒体、电子商务馆，这些资源的获得能够为社会发展提供更好的推力，智慧档案馆将所有资源进行统计并统一安排，能够满足智慧城市建设下的各种需求，为人类的持续进步提供动力，并为后代子孙构建资源提供全面的信息参考；另一方面，从档案馆数据整理、保管、处理与档案利用方面来看，智慧档案馆的建设并不仅仅包括接收库的信息资源，而且还要建立支撑档案馆运作的相关基础设施、行政办公、财务管理、技术保障等所有业务构成，同时还要根据智慧档案馆理业务特点实现各个部分的精细化管理，满足现代智慧档案馆系统运营的要求。
三、业务实现的感知化
智慧城市建设利用现代物联网实现了人、物体、系统、数据库的互通互联与智能化联动，实现了系统的分析、判断与感知功能。智慧档案馆在技术系统上也应该具有这样的智慧特征以及实现和人类智慧相统一的管理体系。
（一）数据感知器
主要是系统中用来实现数据集成、迁移、交换等的感应系统，利用现代计算机智能数据处理中心实现数据库之间的同步、转换。
（二）系统和数据之间的感知器
系统和数据库相互之间的智能处理与自动感知系统，利用专用的信息化组件、数据整合设备、语义处理等技术实现相互之间数据的自动存储与高效访问。
（三）系统感知器
系统与系统之间进行的智能交互与业务协同行为，支持系统不同部门的业务协同与流程的优化，整体上提升了档案馆的运行效率。
（四）行为感知器
人与系统形成自动沟通与自动匹配过程，系统通过智能感知系统获取人的行为，并进行分析与处理，使得系统与人的契合度更高。
智慧档案馆利用现代物联网与计算机数据自动化处理技术，将静态的物体、数据等拟人化，进而转变为能够进行主动思维的对象，使得档案馆逐渐从平面系统升级为立体系统，从被动的服务主动转变为系统自动服务过程，实现了基础设施、系统工具、系统工作的整体向自动化、智能化方向发展。
四、信息服务的知识化
随着数字档案馆的快速发展，档案馆资源的数量也呈现出日趋上升的趋势，云计算技术的使用使大数据能够有效整合，并且能深层次挖掘大数据的价值，为社会发展提供服务。未来档案馆的发展将摆脱以“件”或者“卷”为单位的档案资源收集与保存，而更加体现档案在形成中的相关特征，通过记载人们在日常业务活动中形成的既定特征与业务开展的具体背景，分析或者进一步挖掘其中蕴含的深层次的内容，为社会发展提供更充足的经验、知识及方法。智慧城市中大数据的发展理念与计算处理方法使得传统档案馆的建设逐渐实现了全面数字化，提供信息资源检索目录以及关键词索引，为大数据资源存储中数据的调用提供有力的帮助，并且精确了资源的搜索，实现了资源的分享与利用。并且，利用数字化管理的数据分析、语义挖掘、智能处理等有效利用，能够进一步提升档案馆的信息服务能力，达到一个更高、更深的层次。智慧档案馆在建立立体数据仓库与数据挖掘系统的基础上，面向管内组织运作提供资源的综合查询与社会发展辅助决策支持，向社会公众提供开放性的服务，并且实现了个性知识的智能化退订与知识定制服务。
五、结语
智慧城市的发展带给我们更加便利的生活，对经济的快速发展与社会可持续发展有重要意义，而智慧档案馆的建设则在智慧城市便利的基础上为我们提供了更优质的服务以及更深刻的文化熏陶。相信醉着智慧城市的不断发展，必将不断结合新的技术环境，形成更多的服务形态与更加多元化的技术系统。
参考文献：
[1]杨智勇，周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展[J].档案学通讯，2015（04）.
智慧档案管理篇3
在“互联网+”的时代，看似一成不变的档案行业也紧紧抓住了这个历史机遇，与之融合，档案行业呈现出新形态、新常态。北京融安特智能科技股份有限公司董事长兼CEO童红雷，专注于档案行业18年，置身于全国档案事业蓬勃发展的进程中，带领北京融安特科技股份有限公司的研发团队，经过近3年的时间，通过不断探索创新，研发出了对于档案库房智能化改造具有重要指导性意义的理论及系统。
研究成果
2013年，由童红雷担任课题负责人的融安特研发团队，结合档案库房管理实际需求，融合了互联网、物联网等技术，在“互联网+”的影响下，在行业内率先提出了“档案库房+智丨”的想法，创新了档案库房一体化管理理论，研发了“档案库房一体化智能管理：统”。
2014年3月，“档案库房一体化智能管理系统”课题被国家档案局批准立项。课题以一体化管理理论为指导，考察我国档案库房中存在的各种安全和环境问题，充常管理模式，创建了：体的档案馆库管理办法，引领了档案产业的创新、发展，是档案产业“互联网+”的必然趋势。
研究意义
1.适应时代科技发展的需要
随着计算机技术的普及，互联网及物联网技术的应用，各行各业都在其影响下发生着深刻变革。而档案产业发展相对缓慢，当前的数字档案馆已经不能够完全满足档案的发展需求，档案工作需要建立多元的档案管理系统，改变传统的库房管理现状，满足档案工作技术升级融合的诉求，跟上时展步伐，尽快实现档案管理的智能化和智慧档案平台的建设。“档案库房一体化智能管理系统”这一课题的研发和探索就是在这种背景下提出的。
2.迎合国家战略发展的重要部署
2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，体现了党中央、国务院对于新形势下档案工作的高度重视和巨大支持，是指导当前和今后一个时期我国档案工作的纲领性文件。融安特“档案库房一体化彳能管理系统”课题的提出、研究及应用，深度切合文件精神，完全符合文件提出的人防、技防、物防“三位一体”的档案安全防范体系，是融安特迎合国家战略发展的一个重要部署。
3.赋予库房更加智慧化的内涵
传统的档案库房管理主要是针对档案实体本：进行保存、使用、查询、检索，档案管理单一并且落后。而一体化智能管理系统，调动了档案库房的全部设备，进行统一管理，并能够实现自动调节和控制，真正让电子档案内容与档案实体位置实现无缝对接，并对档案库房的空气质量进行了专项的治理，对档案的所有业务流程、智能化设备全部进行了有效管理，把握了档案产业全产业链的命脉，为档案库房带来了更加智慧化的内涵，为档案库房管理工作带来了新的曙光，为建设智慧档案平台提供了理论和现实依据。
创新点
该课题对档案库房的空气质量进行了专项监测、控制和治理，不仅保护了档案本身的安全，更是首次实现了对档案从业人员身体健康的保护。
1.首次提出对档案库房空气质量进行专项监测、控制、治理
档案库房的不良空气环境不仅会腐蚀、破坏档案本身，更是引发档案从业人员经常患上鼻炎、咳嗽等各种职业疾病的罪魁祸首。档案库房存在的空气质量问题已经成为整个档案行业的困扰，但是一直未找到有效的解决办法，融安特为改变这一状况提供了新的解决办法。
“档案库房一体化智能管理系统”这一课题，首次对库房内的空气质量状况进行了有效的监测、控制以及治理。其可通过远程实时了解库房实情，支持移动端管理和分级管理，[E可自动调节、过滤、净化，，时刻保证库房内空气质量的安全、稳定，恒湿消毒净化一体机是其重要组成部分。
恒湿消毒净化一体机是融安特首家研发，采用最先进的控湿、消毒、净化技术，配备无线智能环境传感器检测模块，拥有6路传感器和6重高效净化，PM2.5一次净化效率高达95%,高效灭菌消毒率达到99%,能去除空气中95%的微尘，有效净化细菌、尘螨、微生物和各种气态污染物，消除空气中的异味，实现了库房内空气质量的智能管理，保护了档案本身安全和从业人员的身体健康。
2.首家提出保护档案从业人员身体健康
传统的库房空气治理多针对温湿度的控制，而该课题有效地对温度、湿度、PM2.5、TVOC、C02、PM10等进行了监测、控制和治理，PM2.5—次净化效率可达到95%,不仅为档案的长期保存保护提供了一个安全的环境，更保护了档案从业人员的身体健康。
在整个档案行业，融安特是首家提出保护档案从业人员身体健康，并将档案保存安全和从业人员身体健康同时考虑在内并进行空气治理的企业，有效解决了档案库房的空气环境问题，这在整个档案行业是一大创新之举，为建设智慧档案平台注人了新的活力并提供了新的动力。
3.对档案保护的意义进行了人性化的延伸
该课题提出对档案实体和档案从业人员进行保护，对档案的保护意义进行了扩展延伸，将彳案管理工作理念和安全意识提高到了更加人性化的高度，是档案产业的创新举措，成功解决了建设智慧档案平台需要考虑的人员安全问题，推进了整个档案产业人文属性的发扬和传承。
应用前景
该课题的研究成果，包括一个智能密集架的国家标准、两个国家课题项目，对于档案行业来说具有广泛的应用前景，适用于需要将档案业务集中的政府机构、企事业单位以及需要进行智能化改造的档案馆，尤其是智慧档案平台建设。
智慧档案管理篇4
关键词：档案网站；微门户
近年来，虽然我国档案网站的数量和质量都有了很大的提升，但大部分仍只提供基于固定互联网的服务，几乎没有涉及移动互联网的应用。档案网站能否借助移动互联网平台，顺应“微时代”网络信息生产和传播方式的变革，已经成为当前档案网站发展面临的机遇与挑战。移动互联下的新的网站形态——微门户的出现，必将成为档案网站发展的新方向和模式。所谓档案微门户，是指在移动互联网上，按移动门户的内容标准和展现标准，以现有档案网站为基础，整合网站的框架、栏目、信息及档案信息资源服务，建立能够提供档案信息服务的移动互联平台。目前，国内对基于移动互联技术的档案应用研究已有多篇文章涉及，但还没有建成并投入使用的档案微门户，仅有一些初步的探索，如笔者参与设计的“档案界微博”等，据悉档案界网站团队设计的基于Android平台的档案界论坛应用系统也即将投入使用[1]，探索和建设档案微门户将会是今后档案网站研究和实践的重要趋势。
1 建设档案微门户的必要性
1.1 档案微门户是“微时代”网站档案信息传播的需要。随着3G时代的到来，手机越来越成为人们的媒体终端和阅读终端。与此同时，诸如苹果、汉王电纸书等新的媒介载体不断涌现，不仅对传统网络信息的生产和获取方式产生了影响， 而且对人类的阅读习惯形成了巨大冲击。人们将这种通过手机终端，进行实时、互动、高效传播活动的新的传播时代称为“微时代”。在“微时代”一切可以利用的碎片时间被不断开发，满足了人们在日益加快的生活节奏中以最短时间获取最多信息的需要，人们的生活方式以及信息的传播方式发生了巨大的变化。档案微门户是传统档案网站为适应“微时代”信息传播特点的新模式，其以各类移动终端为平台，以快速传播、简洁应用为核心，能够为用户提供最有用最快捷最方便的档案信息服务。用户可以在诸如乘车、等人等碎片时间随时、随地、随身访问档案微门户，不需要打开电脑上网，只需通过手机即可知晓最新的档案资讯和档案部门提供的各种网络服务。
1.2 档案微门户是“智慧档案”建设的重要内容。近年来，随着“智慧城市”的兴起，档案界也提出了“智慧档案”的理念。“智慧城市”建设的核心，就是通过以移动技术为代表的物联网、云计算等新一代信息技术的融合应用，给公众提供智慧化的服务。“智慧档案”是“智慧城市”理念在档案工作中的延伸，其实质也就是移动互联等新一代信息技术在档案工作中的应用。从“智慧档案”实践来看，基于移动终端的档案微门户既是“智慧档案”理念的具体体现，又是其实现的重要平台。如中国移动广东公司《“五全”实时智慧档案管理系统（FiRSt-AMS）研究与实践》成果荣获2011年度国家档案局优秀科技成果二等奖，其主要创新点就是“云平台技术、手机应用门户、智能分析管理”等[2] 。可见档案微门户是“智慧档案”建设的重要内容。
1.3 档案微门户是精简整合网站档案信息资源的重要方式。当前的档案网站，一是原创性信息匮乏，如几乎所有的档案网站都设有所谓的“档案法规”、“行业动态”、“业务指导”等栏目，内容重复现象严重。二是内容对普通互联网用户没有吸引力，不能适应大众网络传媒发展的特点。三是信息更新周期太长，内容缺少新颖性。在内容为王的传播时代，信息内容不合乎大众口味，必然导致档案网站使用率低下。档案微门户是基于移动终端的一种新型访问方式，用户浏览信息的时间非常有限，必须对传统档案网站的信息内容进行精挑细选，为用户呈现最优质的新闻资讯和特色服务，以期在极短时间内吸引用户并提高用户的阅读兴趣。档案微门户为精简整合传统档案网站信息资源提供了契机和方式，是未来档案网站内容改进优化的方向。
1.4 档案微门户是提升档案网站影响力的重要途径。传统档案网站很少做应用推广，一是由于主观上档案部门没有推广意识；二是因为诸如百度推广等方式成本较高，没有合适的推广平台。随着苹果以及各类Android 手机用户在全球的广泛覆盖，档案微门户可以免费在苹果商店等手机软件共享网站推广，这些软件平台具有广泛的传播和推广性，必然使得这个以“某某档案信息网”名称命名的移动应用在更广的空间被传播、宣传和推广，从而大大提升档案网站影响力。
2 档案微门户的功能特色
与传统档案网站功能相比，档案微门户具有如下特色：
2.1 最快捷的档案资讯推送服务。用户可以利用碎片时间在第一时间了解各类档案资讯、行业动态、开放档案、政府信息公开、珍档秘闻、媒体关注等相关内容。
2.2 个性化资源订阅。用户可以随意订阅档案微门户内感兴趣的资源，构建属于自己的个性化移动微门户。
2.3 智慧档案服务。档案微门户平台可以汇集各种新型智慧档案应用，如预约查档、档案资源共建共享等，方便用户享受到各种新型的档案服务方式。同时设计场景化模式和智慧档案感知平台，随时为用户提供各种贴心的服务。
2.4 即时互动与响应。档案微门户可以实现绑定微博功能，用户可将微门户中的信息同步到自己的微博里，以方便移动终端用户及时地分享互动信息。
3 建立档案微门户的核心技术
3.1 内容智能过滤技术。由于手机访问政府网站和PC端的展现方式有所不同，档案微门户系统必须采用内容智能过滤技术，智能地分析目标网页的内容，抽取文章标题、正文和相关的图片通过规划和整理，智能选取手机端的模版并过滤掉无用的信息内容，展现出更适合手机端访问的页面和内容。
3.2 微博无缝绑定技术[3]。档案微门户平台无缝连接微博API接口，通过与微博的绑定，实现向微博的信息推送以及档案部门与用户的信息交互。
3.3 云计算技术。使用云计算技术实现页面格式转换算法、图片缩放和低成本海量存储，完成对海量信息资源的高效计算和冗余备份。
3.4 多终端平台支持技术。档案微门户开发应面向iPhone、iPad、Android等各类手机终端的平台，同时支持3G门户的构建，支持各类主流浏览器访问。
4 档案微门户的实现路径
4.1 功能模块设计。档案微门户系统包括服务器端和客户端两部分。服务器端负责、接收、处理、存储系统的数据，并针对手机终端的特点对原有档案网站系统进行升级改造，同时利用单点登录框架实现单点登录。
客户端安装在用户的手机上，分为两个版本，即面向公众的普通版和面向档案工作人员的版本。客户端的普通版是公开的，公众可以自主下载使用。普通版提供浏览信息、咨询问题、在线办事等功能。浏览档案信息时，不需要注册和登录；在线办事和咨询时，需要注册用户信息。注册成功后可提交待办信息、咨询问题、查看办事进度、得到处理结果。普通版侧重于方便易用。
客户端的档案工作人员版是非公开的，提供信息、咨询问题回答、在线办公等功能，只授权给工作人员安装使用。其所有的操作，都需要登录，并在后台有日志记录以满足审计要求。档案工作人员版侧重于安全性，所有传输都需要建立可信的安全加密通道。[4]
4.2 实现步骤与策略[5]。第一步，实现档案微门户与传统档案的数据同步。通过微门户云服务平台，实现档案微门户与传统档案的数据同步。该平台架构采用云计算和云存储技术，在现有档案网站基础之上，利用互联网信息聚合技术，聚合档案网站里相关栏目的信息，同步到微门户信息管理平台，并可实现在微门户管理平台里的信息维护和。
第二步，进行系统开发与应用。设计能够满足Android、iPhone、iPad 等不同操作系统手机和手持终端的档案微门户；同时在安卓市场、苹果商店等开展应用申请和推广，以使用户可以通过各种手机软件共享网站和3G 应用平台、苹果商店免费下载。
第三步，建设档案微门户站群。通过微门户平台可以把区域内各级档案微网站连接起来，建设档案微门户站群，从而深化和细化档案微门户的服务。
总之，档案微门户是档案部门提供公众服务的创新模式，是档案网站顺应移动互联发展的新趋势，利用新的网络技术手段、新的网络终端，实现具有前瞻性的发展创新。档案微门户必将有力地提升档案网站的服务能力。
注：本文为国家社科基金项目“档案网站信息资源开发与利用研究” （09BTQ029）及国家档案局科技项目“基于网络的区域性档案信息资源共享与机制研究”的阶段性成果
参考文献：
[1] http：///bbs/viewthread.php？tid=43354&extra=page%3D2.
[2] http：//.cn/yy/content/2011-09/16/content_917652.htm.
[3] [5]金震宇.进入政府微门户时代[J].信息化建设，2011（7）.
[4] 叶小榕，邵晴.基于Android平台的移动电子政务系统[J].科技导报，2011（29）.
智慧档案管理篇5
关键词：城建档案；数字化优势；现状；目标；途径
随着经济的飞速发展，城市建设也迅猛发展，产生了大规模的城市新建、扩建、改建工程，城建档案的数量、种类、使用频次日益增多。传统的档案管理方式越来越不能满足城市发展需要。目前计算机技术在城市建设档案部门的应用已十分普及，尤其是数字技术和因特网理念对城建档案管理的迅速渗透，预示了城建档案数字化管理的发展趋势。
1 城建档案数字化的优势
城建档案数字化成为提高城市管理效能的必然选择。城建档案数字化的显著优势：一是节约空间，数字化档案突破了传统档案保管空间及年限的局限，将传统的档案以现代化的硬盘、光盘载体予以保存，极大地节省空间，同时简化了维护程序，降低了维护成本，延长了保管年限。二是拓宽了档案范围，传统档案大多数采用纸质载体，保存形式单一，范围有限，而数字化档案除了以文字、图片形式保存档案外，还可以通过视频、语音等形式保存，形式更加多样，范围更加广泛。三是提高档案的运用效率。借助计算机技术的迅猛发展，数字化档案可以极大地加快档案的检索、备份、传递速度，实现了资源共享，档案服务利用水平得到进一步提升。
2 乳山市城建档案数字化的现状
（一）城建档案数字化基础好。
开发应用了“乳山市智慧城建档案管理系统”，2016年完成了馆藏纸质档案数字化处理、数据库建设6944卷，电子档案数字化处理、数据库建设2134卷，共计9078卷，共计刻录光盘695张，录入数据1400G。
（二）档案数字化服务逐步覆盖。
乳山市智慧地下管网信息系统平台于2015年6月底通过专家组验收，智慧地下管网信息系统平台的建设成果主要包括地下管网数据库、地下管网共享平台。地下管网数据库通过地下管线外业普查，涉及区域约200平方公里，测区内探测的管线有电力、电信、给水、排水、燃气、热力、路灯、交通信号、监控信号、有线电视等10种管线，总计完成管线普查2998公里。
在系统共享方面，目前开发运行的 “乳山市地下管线信息共享平台”系统已开通市城乡规划管理局、燃热处、市政处三家局域网共享客户终端，为他们提供各类管线共享数据的在线查询、利用服务。先期通过局域网络实现管理单位的资源共享，运行效果达到理想状态后，再根据实际情况通过专网或乳山云计算中心实现管线单位的数据共享。
智慧地下管网信息系统平台的建立并运行将使管网功能的发挥更加有序，能及时、准确地查询到规划、设计及施工所必需的已存管网综合数据及空间分布现状，及时掌握管网运行现状，做好必要的维护管理，防患于未然。同时，及时处理好突发事件，将损失减少到最低，p少造成的不良社会影响。
3 乳山市城建档案数字化近期目标
城建档案数字化近期目标是城建档案数字化进一步发展的基础，也是中长期发展目标实现起飞的平台。乳山市城建档案数字化的近期目标：以建设智慧城市为目标，以城建档案存储数字化、检索自动化、利用网络化为导向，以信息网络为基础，以数据库建设为重点，以人才队伍建设为保障，以城建档案信息资源共享利用为目的，突出智慧应用软件开发，不断提高城建档案服务利用水平。
4 城建档案数字化建设的途径
（一）逐步完善软硬件基础设施建设
1、应根据需要开发能满足工程项目级、案卷级、文件级和电子化元件级的四级管理的城建档案文档处理一体化软件，建立一套完整的城建档案信息化管理系统。使系统设计合理，极具操作性，以适应城建档案数字化管理的长远需要。
2、为实现城建档案计算机及网络系统的查询与管理，在配置所需硬件时，要充分考虑数字时代的发展对高端工作站或服务器的要求，在存储空间、图形运算、整体性能、系统兼容等方面尽可能满足数字化管理的运行条件。信息显示窗口应具有浏览各类磁盘文件的专用矢量文件浏览器功能。
（二）扎实做好城建档案数字化人力资源建设
信息技术人员的缺失和档案馆人员信息技术知识和能力的缺失，是约束城建档案数字化建设发展的主要原因。可通过以下两种途径解决：1、补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍的专业结构，满足信息化建设工作的需要；2、积极开展信息技术培训，在按照分层次、分阶段和根据业务需要进行培训的原则对相关人员培训的基础上，着重加强城建档案业务人员的信息化技术培训以及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能，与此同时应对计算机等信息化技术人员进行城建档案工作知识和技能的培训，使其掌握城建档案工作的客观规律，更好地开展城建档案信息化工作。
（三）着重做好电子档案数据的安全建设
城建档案馆信息管理系统的安全功能必须能够解决馆藏档案资源的社会共享与数据安全，快速查阅与保密限制的问题。在电子档案数据的安全保护方面，要从将来网络化及开发战略来考虑系统维护工作，预先做好利用访问的保密控制，如各种用户的访问权限设定和对黑客、病毒、误操作、恶意改写或物理损坏、磁化等造成数据丢失的防范，以及操作“痕迹”的处理工作。
智慧档案管理篇6
1 高校档案数字化加工中存在的风险分析
档案数字化加工是指通过数字化扫描、缩微转换、音视频转换、资料翻拍等技术手段，对各种档案、资料、数据等进行数字化转换。在加工和转换过程中，人为操作的失误、技术的缺失、计算机病毒的入侵、网络黑客的攻击等等，会随时破坏数字化加工系统。
1.1 加工人员操作失误的风险。根据国家保密局的规定，在对档案的集中存储和管理过程中，对涉密档案的定义、过滤、屏蔽和粉碎工作，要全程监管和控制加工数据，避免涉密档案信息的泄露。但在实际操作中，一些高校档案馆对档案卷宗实体、现场、人员及信息安全重视不够，对加工人员操作失误造成的卷宗扫描模糊，特别是利用率较高的高校录取审批表及涉密文件的图像自动纠偏、校对工作、人工去污处理等问题，没有及时发现，造成出错率高，无法保证数据原件的质量。甚至有些员工因对工作不满，故意为其他机构提供机密的技术与数据等，这些都是潜在的人员风险因素。
1.2 加工技术及设备缺少评估的风险。档案数字化加工人员技术的高低，直接决定着加工的效率和质量。目前，大部分高校档案馆对档案数字化加工采取外包方式，在招标过程中，只对外包公司的进度保障、扫描设备、档案卷宗的拆装等提出要求，而对加工过程中的安全生产和信息保密缺乏管理，甚至没有签订相关的技术及保密协议，没有对相关人员进行安全培训，对加工设备的技术参数也不甚了解。另外，大部分高校档案系统的日常运行、维护都是由软件开发公司提供远程技术指导，馆内缺少真正懂技术处理和网络防范的专业人员，对网络安全没有深刻认识，并缺少必要的技术风险评估。
2 高校档案数字化的风险应对措施
2.1 内部环境。高校档案馆承担着学校档案保管和开发利用的职责，从安全风险角度看，既有风险高发的土壤，也有风险敏感的人群[1]。因此，必须加强和完善风险管理，坚守档案安全底线。在内部环境上，应从加工过程中确保文件的准确、完整和安全着手，在交接加工案卷时要检验档案的内容、范围是否正确，以及交接前后?稻菔欠褚恢拢?并采用“数字摘要”技术，确保电子文件和数字档案在移交、接收、备份过程中的原始性和真实性，使系统能够自动监控和发现文件是否被篡改，自动检测电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等有无缺损，并随时提示档案管理员信息项是否完整，凡涉及电子文件加密、存储、下载、打印等操作事项，要做到全程自动监控，及时形成电子日志记录。
2.1.1 数字文件形成人员风险的应对。档案数字化加工和维护过程中，一方面，要强化加工人员的保密观念，避免人员职责错位；与档案软件公司和数字化加工公司签订技术服务合同、保密协议，加强对保密资质的审核，避免档案数据的失、泄密或者不当扩散，并对后续软件的日常维护工作进行细化管理。另一方面，对加工人员进行统一身份认证，严格控制非法人员和离职人员接触加工数据，提升数字化加工的管理规范，有效保证加工数据和文件形成过程中的安全。强化电子签名的有效性，当发现伪造或无效的电子证书时，系统要锁定相关操作，并向指定的系统安全审计人员发送报告通知，便于及时识别和事后核查操作者身份。
2.1.2 软硬件设备存在风险的应对。档案数字化加工，要严格遵照国家档案局制定的《档案数字化外包安全管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等相关规范要求，在图像文件中详细记录实体档案在数字化过程中使用的设备类型、设备制造商、设备型号、设备感光器、数字化实践等元数据信息，为分析数字化加工使用的设备、参数提供可追溯依据。高校要选用符合国家和行业标准的载体及软、硬件，采取严密的流程设计，确保电子文件和数据档案登记备份工作的规范性，减少因设备损坏造成的文件损失。
2.2 外部领域。外部领域的风险主要指外部用户非法入侵、恶意访问、篡改文件内容信息等。档案数据信息易伪造、篡改或误删，因此，确保其原始内容的真实性是数据有效利用的基础。高校可以通过预警机制、多套备份、封装机制和检测机制等技术和管理手段，全方位保障档案数据安全，警惕外部风险的入侵。
2.2.1 加强网络入侵检测技术。高校档案数据库建设的内容包括国家教育方针政策、教育资源整合、师生个人信息、校园基础建设等内容，为确保这些信息的安全，首先要将校园局域网与广域网分开，通过屏蔽PC机上全部通信接口、服务器物理上锁等技术手段，在一定程度上回避外部潜在的入侵风险[2]。其次，加强监测技术，安装入侵监测软件，发现网络系统有违反安全的行为或遭到袭击时，提供实时报警，及时提醒档案数据管理人员做好监测和防范，确保档案信息万无一失。
2.2.2 做好异地异质数据备份。高校档案数据库，如果没有做好异地异质的数据备份，会存在着丢失等风险因素。因此，高校在加快档案数字化加工和数字档案馆建设的过程中，在加强基层单位电子文件的接收的同时，要对重要数据库信息进行安全备份，并把备份的存储介质与机房隔离，保存于安全位置或异地存放保管。一旦遇到系统受损，就可以利用灾难恢复系统进行快速恢复。
3 高校档案数字化发展思路
当前，以数字化为基础的科技创新影响着我们的工作和生活，大数据、云计算、物联网等智慧化服务体系渗透到各行各业。高校档案馆应顺应数字时代要求，树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，逐步由“纸与铁”的时代向“数与网”的时代靠拢[3]，逐渐将数字档案馆建设融入智慧学校、智慧城市建设体系中。
3.1 树立互联网思维模式。高校档案管理者应在档案“资政、存史、维权、育人”的四大功能不改变的情况下，改变传统的“封闭、保管、行政干预”的档案管理模式，树立“五位一体”的智慧档案馆信息发展观，树立全新的互联网思维模式，审视现代信息技术给档案管理手段、用户体验、档案文化传播及价值体现等方面带来的变化，从“开放、协作、共享”的角度来思考档案服务模式的转变，着力提升高校档案工作的生命力、创造力、执行力。
3.2 加强新媒体平台建设。目前，随着微博、微信等社交网络平台的出现，图片传送、微信支付、公众账号扫描、图像识别等信息化、智能化技术普遍应用于各行业。在互联网思维、大数据应用、智能化管理上，高校档案数字化管理稍显滞后。因此，各高校应加紧对海量档案数据资源进行加工、分析、研究，从中找出数据关系，构建互联、感知、开发、共享的智能化网络平台。加快档案数字化进程，落实档案工作“存量数字化，增量电子化”战略[4]，研究图像识别技术，并把图像识别转变为文本数据，以利于档案的检索、查询和安全防范。创建以利用者为中心的“档案信息服务站”，逐步实现档案的信息导航和便捷服务。
3.3 借助“互联网+”技术优势，打造高校“民生牌”。高校档案馆的部分档案是师生工作、生活和?W习的真实记录，涉及个人现在、将来的切身利益。干部提拔、职称评定、学历认证、房产公证、出国留学、医疗保险等档案材料与师生的工作、生活息息相关，档案管理人员应针对不同的档案建立前端监控机制，使档案管理更加规范化、数字化、标准化。同时，借助“互联网+”优势，利用校园网、档案网站等传播档案信息内容，倾听师生之诉求，捕捉师生之需求。另外，还要做到高校档案的精准扶贫，档案人员要走出去，对居民社区、扶贫村落、实习单位、实训基地等进行查询档案业务的宣传和网络信息知识的传递，让他们学会利用网络平台查询档案、利用档案，形成“读档、信档、用档、爱档”的良好社会氛围。
智慧档案管理篇7
一、形成及其相对封闭性
国土规划数字档案馆管理对象是国土档案，即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样，形态差异大，质地多样，管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代，在国家信息化策略推动下，国土规划部门开始档案数字化工作，建立数字档案目录，使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初，目录数据库已经完成，全文数据库不断增多，形成了大量的国土档案，相关管理部门开始建设国土档案管理系统，并不断进行改造、升级，形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。近10年来，尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下，数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能，称谓“不同的数字档案馆”。目前，全国范围内，国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求，而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索，对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理，实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式，不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理，而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台，实现了档案利用的电子化、平台化，初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆，通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合，形成了一个开放的数字档案馆生态系统。应该说，从国土档案到国土档案信息管理系统，再到国土规划数字档案馆生态化，是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势，也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而，目前看来，国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统，主要体现在：以管理为主，利用为辅；以系统内部使用为主，公共使用为辅；以土地规划为主，与其他部门的结合有限；以区域内利用为主，全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说，数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理，主要是单位内部国土规划部门使用，面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立，导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生，一是因为数字档案馆建设的时间不长，其功能的完善需要时间；二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃，这在不少单位并没有清晰的概念。因此，需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性，促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”，“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此，国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体，不仅涉及该生态系统的形态结构，而且存在结构要素及其相互之间的关联，以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调，从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。
二、开放性是基本体现
档案馆在社会中是一个独立存在的个体，是社会的一个组成部门，它存在于社会之中，受社会的制约，同时也对社会产生作用，具有社会服务性。档案馆不同于档案室，它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务，而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广，面向社会各个方面，遍及机关、团体、企事业单位和公民个人，④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化，并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源，通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统；该系统以数字档案信息资源为基础，以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台，以用户需求为根本，提供各种信息服务。⑤国家档案局的《数字档案馆建设指南》⑥指出，数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节，便不能称为数字档案馆。基于这种认识，国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆，是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。
1.是自然生态系统基本法则
任何一个自然生态系统都是开放的，有输入和输出，而输入的变化总会引起输出的变化。虽然输出并不是立即变化，有时会延迟，但是决不会赶在输入之前。输出是输入的结果，输入是原因和源头，两者呈现一种动态的平衡。⑦信息生态系统中，信息的生产者、传递者、分解者、消费者与外界环境之间的信息交换，构成了一个信息生态循环。⑧数字档案馆生态系统作为人与其生存环境相互作用而形成的统一复合体，与外界环境有着不断的交流，其自身处于不断输入和输出的循环往复之中，通过信息传递和价值转化不断地与外界进行交流，包括机构、人员之间的相互交流与合作，这是自然生态系统的基本法则。
2.是技术发展的必然产物
20世纪60年代以来，随着全球范围内“第三次浪潮”的兴起，信息技术对档案工作产生了极大的冲击，对数字档案馆的产生和发展产生了重大的驱动作用。近年来，计算机技术、信息处理技术、信息可视化技术、存储技术、网络技术以及web2.0技术、云计算技术的发展，为数字档案馆的建设和发展提供了技术支撑平台。在一定程度上，数字档案馆是现代信息技术发展的产物，也是集成了众多现代技术的复合系统。国土规划数字档案馆生态系统在建设过程中主要依托3S技术、物联网、ArcGIS、WebService等先进技术，这些先进技术在国土规划数字档案馆开发应用，本身就是一个种开放性的体现。同时，这些技术不断更新、升级，早期的国土档案数字化也不断发展成国土规划数字档案馆生态系统，不仅体现了技术的推动作用，也展示了国土规划数字档案馆的开放性。
3.是落实民生政策的必然要求
自2007年党的十七大召开以来，各级政府部门纷纷将民生问题与部门职能相结合，形成了全社会关注民生、重视民生、保障民生、改善民生新局面。国家档案局颁布的《关于加强民生档案工作的意见》提出，要建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。显示了我国在推进政治民主化、打造阳光政府、满足公民信息获取过程中所做出的积极努力，也为进一步发挥档案信息资源社会价值、实现档案信息共享迈出了坚定步伐。国土规划数字档案馆保存有国计民生的重要档案信息。例如，征地文书、土地调查、土地登记、违法占地处理材料等，详细地记录了土地开发利用过程的基本情况。这些信息不仅是确定土地权属的依据，也是征地、处理纠纷的依据，还是土地科学规划利用的依据。从这个角度看，落实民生，也必须将国土规划档案馆设计成一个开放的生态系统。
三、推进实践应用
国土规划数字档案馆生态系统的开放性符合数字档案馆本质与时展潮流，有着坚实的理论基础，也有着广泛的实践应用。
1.应用视角
(1)多目标
不同的使用者，对同一档案信息有不同的使用需求。例如，国土规划数字档案馆的人口信息，可以用作学区规划，也可以用作住房区规划等。档案资源具有多目标的使用特性，从而大幅度地提高了开放国土规划的档案资源的价值。
(2)多内容
国土规划数字档案馆含有丰富的专业化档案信息资源，在开放性的视角下，可以将不同来源、不同载体的档案信息资源进行整合。例如，同一主题下不同载体（纸质和声像）档案进行整合，或透过共同的地理坐标系统将各种不同主题的档案资源套叠，以方便对档案信息的深度挖掘，并逐步形成良好的生态环境。
(3)多途径
国土规划数字档案馆拥有调查、收集、整理的专业档案，是真实、完整、可靠的档案信息资源，为利用土地的不同机构（尤其是政府机构）和个人提供了保障。例如，有关机构进行土地规划、旅游规划、商居土地投入或个人进行土地置换、拆迁补偿等，就可以通过专业数字档案馆的平台进行咨询利用。通过协调“管”与“用”的关系，形成良好的生态平衡。
(4)多范围
公路建设选线、垃圾场选址、工业发展区区位规划等空间选址，均需要利用国土规划数字档案馆生态系统的支持，再配合专业的数据库，整合专家系统，出台建设规划方案，分析各种方案的优缺点，从而使决策的过程更加科学化。国土规划数字档案馆整合了庞大的国土及规划专业档案信息，通过该数字档案馆生态系统不断与外界进行信息交换，有利于未来空间发展。
2.应用重点
(1)与政府部门相结合，实现生态系统的区域开放性
为政府部门规划服务是国土规划数字档案馆生态系统的基本任务。2014年以来，国家发展改革委、国土资源部、环保部和住建部在28个市县开展了“多规合一”试点。⑨随之，其他市县甚至一些省级行政区也陆续提出。究其实质，“多规合一”就是国土规划数字档案馆与政府部门结合，不同的政府机构利用数字档案馆平台，消除原有的市县规划下的自成体系、内容冲突、缺乏衔接协调等问题，以此来提升政府对于土地空间的管控能力，促进国土空间集约、高效、可持续利用和规划管理。国土规划数字档案馆生态系统开放性应用最早体现在政府规划方面。在国土规划数字档案馆建设以前，由于政府部门之间的“信息壁垒”，各种与规划相关的信息无法及时地传送，冲突时有发生。国土规划数字档案馆拥有精准的土地档案信息等资源，通过信息的及时推送，打破了政府部门之间的“信息壁垒”，实现了国土资源与管理机关与政府其他部门之间的信息共享，进而为政府各部门之间搭建起了“桥梁”，形成了节约型的生态系统。
(2)与“智慧城市”相结合，实现生态系统的整体开放性
为“智慧城市”服务是国土规划数字档案馆生态系统功能的拓展。近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了空间库、目录库、图文库三库合一的数字档案馆管理模式。例如，陕西省西安市勘察测绘院建立了规划用地档案管理的GIS系统，科学管理大量征地信息和档案资料⑩；安徽省安庆市城建档案馆通过融合城建档案管理规范、著录规范和GIS技术，研制开发了“可视化城建档案管理系统”；山东省济宁市国土资源局建立的“国土一张图档案管理系统”，实现了国土档案“数、图、文”一体化管理；武汉市国土资源局开发设计了国土规划数字档案馆，初步实现了国土规划数字档案图文一体化查询。随着城镇化进程的加速，我国城市人口激增，交通等问题开始凸显。国土规划数字档案馆为加强城市管理，为“智慧城市”建设提供了框架和基础。“智慧城市”绝不仅仅是实现城市的智能化，还包括人的智慧参与、以人为本、可持续发展等，具有丰富的内涵。国土规划数字档案馆生态系统的整体开放性就是与“智慧城市”建设全面结合，充分展现国土规划数字档案馆生态系统的开放性建设在“智慧城市”建设过程中的重要地位，全面实现档案信息与地理信息、社会信息的融合与共享。例如，与实时路况结合，实现智能交通；与遗产资源结合，实现历史遗产的保护；与旅游资源结合，推动旅游业的发展等。总之，国土规划数字档案馆生态系统与不同行业、系统或空间的结合，创建“互联网+”国土规划数字档案的空间，衍生出基于国土规划数字档案馆生态系统的新平台，从而推动“智慧城市”的发展。
(3)与民生工程相结合，实现生态系统的全面开放性
为民生服务是国土规划数字档案馆生态系统发展的基本要求和最高境界。例如，广州市城市建设档案馆承建的“数字城建档案馆系统”，将科技、文化、医疗、电子商业等领域信息数据库建立互联关系，为丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能，并实现资源共享，为公众提供便捷的服务。从民生角度出发，数字档案馆通过档案信息资源集成系统和档案网站构建档案信息总和服务平台进行数字档案信息资源整合和利用，能够打破馆际界限和“信息壁垒”，集成各类档案信息资源，协同各数字档案馆间业务处理，实行统一认证、统一浏览和统一检索，为用户提供一体化的档案信息服务，体现了国土规划数字档案馆生态系统发展的整体趋势。网络环境下，国土规划数字档案馆生态系统开放性建设与当前各种互联网应用相结合，如公众常用的地图软件、出行租车软件以及团购软件等，通过开发国土规划数字档案馆移动应用或平台，创建国土规划数字档案馆微信公众号等方式，将国土规划数字档案馆中的数字档案信息以立体或平面图及文字形式展现在公众面前，方便公众的日常生活，增强国土数字档案信息资源在公众生活中的影响，激发国土数字档案馆生态系统活力，实现国土规划数字档案馆生态系统的全面开放性。
作者：陈胜 张萍 丁玲 单位：武汉市国土资源和规划信息中心
注释：
①林琼.国土档案数字化建设问题与建议[J].中国土地,2015(7).
②李晓燕,范威,陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化,2013(3).
③金波,汤黎华,何伟祺.数字档案馆生态系统建构[J].档案学通讯,2010(1).
④朱玉媛.档案学基础[M].武汉大学出版社,2008.
⑤倪代川,金波.论数字档案馆生态系统的功能[J].档案学研究,2013(4).
⑥数字档案馆建设指南[EB/OL].⑦蔡晓明.生态系统生态学[M].科学出版社,2000.
⑧蒋录全.信息生态与社会可持续发展[M].图书馆出版社,2003.
⑨“多规合一”：找准方向绘蓝图[EB/OL]
⑩马骏,贾斌.基于GIS的西安市规划用地档案管理系统[J].测绘技术装备,2002(4).
11.安庆市城建档案馆.安庆市可视化城建档案管理系统通过省科技成果鉴定[J].2003(4).
12.李晓燕,范威,陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化,2013(03).
13.“城乡一体化国土规划数字档案馆构建和应用模式研究”项目专家咨询会召[EB/OL]
智慧档案管理篇8
刚才，3家单位进行了交流发言，各单位做法突出，各具亮点，内容实在，可学可鉴。惠刚同志的总结与部署可以说是分量相当，一边是过去所取得的累累成果，一边是即将面对的重重压力，如何在更高的起点上实现更大的突破，这是需要我们共同攻克的难题。市档案局朱局长对__档案工作的一番肯定，给予了我们再攀新高的信心，也为我们下一步工作指明了方向。下面，我就做好今年__档案工作谈三点意见：
党的十的胜利召开，标志着我国迈进了社会主义现代化建设新的发展阶段。档案部门要准确把握发展新阶段中的新特征，主动适应发展新形势下的新要求，深刻理解十的精神实质，把思想统一到党的十精神上，这里有两方面要求。
1、以科学发展观全面指导档案工作。具体要做到四个继续，一是继续把“发展”作为第一要义。要以勤勉的态度做好常规工作，也要用创新的精神打破习惯思维，以一流的标准干好非一线的服务，争取每年都有新发展；二是继续以“以人为本”为核心，在档案资源建设中更加重视涉及人的档案价值，在档案利用中更加重视百姓的利用需求；三是继续以“全面、协调、可持续发展”为基本要求，协调抓好基础业务建设和服务发展大局、档案开发利用与信息安全保密、传统档案保管与新技术应用等工作；四是继续以“统筹兼顾”为根本方法，统筹档案行政管理与保管利用两种职能的履行，兼顾档案馆与机关、企事业、基层组织档案室的同步发展。
2、在“围绕中心、服务大局”中更好体现档案服务功能。具体做好以下五方面服务：建好用好财政档案、统计档案、企业登记档案、招投标档案及其他经济科技档案，为__经济建设服务；建好用好“两会”档案、政务公开档案、基层选举档案、司法档案、民宗档案、侨务档案，为__政治建设服务；建好用好艺术档案、非物质文[，！]化遗产档案、新闻宣传报道档案、文化市场管理档案，为__文化建设服务；建好用好教学档案、就业档案、社保档案、住房档案、健康档案等，为__社会建设服务；建好用好土地管理档案、水利档案、气象档案、环保档案、测绘档案等，为__生态文明建设服务。
1、凝心聚力做好民生档案工作。每年，区委、区政府在强化民生保障、提升公共服务、加强社会建设等方面都会推出一系列的政策与措施，着力推动社会民生的改善。而民生档案正是承载这一变化与成果的重要记录，也是维护百姓切身利益的历史凭证。今年，__仍将继续开展住房保障体系建设、“城中村”改造、加大征地养老与就业安置投入、建设一流的教育、医学中心等民生工作，区档案部门要拓宽工作领域，积极指导相关单位做好民生档案工作。同时，要对全区现有的民生档案资源进行梳理，立足__实际，分门别类确定不同的管理服务模式和责任主体，实现对全区民生档案监管的全覆盖。
2、多方联动加强农村
档案管理。__区作为全市唯一被推荐批准为“全国农村改革试验区”的区县，承担的试验项目核心是农村集体经济组织产权制度改革。为全面、完整、真实记录这一改革的全过程，区两办专门下发《实施意见》，要求加强农村集体经济组织产权制度改革档案的管理。区档案部门要主动深入有关街镇村，积极提供配套服务，年内把历年来完成改革的53个村的改革材料全部接收进馆。各镇要协同做好50个新启动村的建档指导，确保改革过程中形成的材料应收尽收。同时，各街镇要在巩固去年村居规范化建档成果的基础上，合理妥善安排人财物，力争今年上半年提前半年完成全区剩余220家村（居）的规范化建档，实现对土地、财务、集体资产、动拆迁等重要档案的规范集中管理。3、密切跟进建设项目建档指导。__受中心城区拓展区的区域定位和发展阶段的影响，城市基础设施建设投资、项目和时间高度集中。今年除了要配合做好嘉闵高架南北延伸、虹梅南路高架及越江工程等市重大项目的配套工程，还承担着银春路公交枢纽、先新路、苏召路、俞塘四期综合整治等15项区重大建设项目。工程档案是建设项目全过程的原始记录，对工程质量评估与追溯、日常维护与管理等具有重要价值。各建设单位要落实专人负责材料收集整理，定期报告项目档案工作进度。区档案部门要创新工作思路与方法，建立项目进展与建档工作报告制度，开展跟踪服务和实时抽查，及时掌握项目建设进度和档案管理情况，开展重点建设项目档案验收，创出档案服务重点建设工程的新路子。
4、积极主动提供企业档案服务。在全市新一轮的产业发展布局中，__区是发展先进制造业和培育战略新兴产业的重要承载区。发展区域产业经济的核心是发展企业。企业档案作为企业各项经营管理活动的记录与凭证，在企业品牌树立与市场开发、管理手段与技术革新、长远规划和战略谋定中具有重要作用。全区档案部门要从主动服务__经济转型发展的角度出发，从宏观监管和微观指导的职能出发，结合国家档案局10号令的贯彻落实，做好紫竹高新区、新__医学中心、莘庄综合交通枢纽、莘庄工业区等园区、企业以及重点产业振兴和技术改造项目的建档指导，为提高企业管理水平、加快__经济转型发展服务。
我们的档案工作经过多年的探索实践，积累了不少工作新模式、新机制、新经验。要在工作中取得更大突破，除了继续保持对前沿问题的敏锐把握与创新探索，也要巩固现有成果，提炼出具有__特色的做法、机制并形成长效管理，为__档案的后续发展提供厚实基础与强劲动力。
1、注重地方历史文化建设的特色性。注重历史文化建设的特色性在__尤为重要，全区档案系统要牢牢把握建设文化强区的契机与工作重点，围绕区域历史文化方面的特色资源，做好系列性的档案史料征集。加强与区委宣传部、区文广局等部门的协作联动，充分发挥档案资源优势，主动对接、有效融入、积极服务诸如江川历史文化陈列馆、吴泾地方历史文化陈列馆、七宝张充仁纪念馆、浦江__东乡人家展示馆等反映地方历史文化项目的建设，通过信息互通、资源共享及项目合作等方式，努力实现深度挖掘地方历史文化与宣传展示档案文化的双赢局面。
2、注重安全体系建设的前瞻性。智慧城市建设和信息技术的应用，使得以智慧政务、智慧交通、智慧社区为重点的“智慧__”建设进一步加快,尤其是电子政务工作中形成的大量政务信息和民生信息，安全问题不容忽视。区档案部门要加大对这一新领域的关注，逐步将档案安全保障重点由传统纸质档案向电子文件信息延伸，开拓性地开展异地备份等服务，为智慧__建设提供坚实后盾与保障。