电子档案管理范文

电子档案管理篇1

（一）电子档案管理与传统档案管理的共性

电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。

（二）电子档案与传统档案管理上的差异

1.管理方式不同

电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。

2.保管方式不同

电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。

3.归档方式不同

电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。

二、电子档案管理的利与弊

（一）电子档案管理的优点

1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展

电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。

2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率

档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。

（二）电子档案管理的弊端

1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机

如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。

2.企事业单位在进行电子档案管理

由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。

3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险

例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。

4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高

国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。

三、结束语

电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，相关人员应该在进行传统档案管理时，良好的融入电子档案管理的优势，提高档案管理质量。

电子档案管理篇2

关键词：电子文件；文件归档；档案管理

一、电子文件概述

（一）电子文件的概念

目前，国际上对电子文档的概念是：在机构或个人活动中产生或收到的记录信息，它由内容、结构和上下文关系组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。另外一种说法就是：电子文件是一种通过数字式电脑进行操作、传输和处理的文件。

（二）电子文件的特点

电子文件的特点主要体现在五个方面，第一，电子文件信息与载体的不固定性。第二，电子文件内容丰富性、多样性。第三，电子文件传递的速度极快，几乎不受时间和空间的限制。第四，电子文件对设备的依赖性。第五，电子文件的安全性差。

二、做好电子文件归档工作的几点建议

做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善，以下是对做好电子文件归档工作的几点建议。

（一）建立严密的电子文件归档制度

电子文件的形成涉及的环节众多，哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度。明确各方面的职责，显得尤为重要。

（二）做好电子文件的收集、积累工作

收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。

（三）做好电子文件的鉴定工作

电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，因此，电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。

（四）严格电子文件的归档工作

目前电子文件归档应符合下列要求：首先，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次，一般以保存3套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，宜采用通用标准，文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，图像文件宜采用JPG格式，数据文件宜采用DBF文件等。

（五）提升管理人员的综合素质

一方面要为档案管理人员提供学习的机会，举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。

三、企业电子档案管理存在的问题

档案实现电子化管理，给企业档案管理带来前所未有的崭新变化，同时存在着诸多亟待解决的问题。首先，对电子档案管理的重视力度不够。缺乏系统长期的整体规划，上项目的热情高，抓管理的后劲不足；仍停留在传统管理的老思路、老办法，跟不上新技术新要求。工作起色不大。其次，电子档案鉴定工作难以正常开展。档案鉴定一直是企业档案管理的难点。电子档案鉴定专业技术要求高，普遍有畏难情绪，致使鉴定工作举步维艰，处于停滞或半停滞状态，造成档案大量积压，管理难度加大。第三，电子文件收集归档不及时不完整。电子文件归档制度不完善，责任不明确，缺乏约束力；过于依赖电子文档管理系统。容易造成部门问对接移交不及时，延误文件归档，造成文件不全。第四，电子档案管理存在不安全的因素。除电子文档系统存在安全隐患外，电子档案存储载体选择不当，以及保管措施不完善，也影响着电子档案的安全。

四、强化企业电子档案管理的主要对策

为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平，应采取以下对策。

（一）实行统一管理全程管理新体制，形成企业电子档案管理的合力

企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责，各司其职，步调一致，协同管理。档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定，以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作。文件形成部门要积极参与文件归档过程管理，按照要求做好本部门电子文件的积累、鉴定和归档工作。信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作，及时解决运行过程中出现的问题。确保正常安全运行。只有做到“三位一体”，发挥综合管理效能，才能真正形成电子档案管理的合力，从根本上解决工作力度不够的问题。

（二）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效

从电子文件形成的源头抓起，首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。

（三）认真做好电子文件鉴定工作，全面提高电子档案质量

在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上，结合电子文件的特点，做好电子档案鉴定工作。鉴定时，要判定电子文件的原始性和真实性，满足电子档案凭证功能的要求。全面分析电子档案的保存价值，同时要考虑电子文件之间的联系、企业今后的需要、现有的保管条件等因素，确定保管期限。要重视加强鉴定专业队伍建设，抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节，制定和完善电子档案鉴定规范标准，坚持原则性和灵活性相结合，按照国家和企业档案管理要求，切实做好电子档案鉴定工作，优化馆藏档案结构，提高企业档案管理工作质量。

（四）重视安全保障体系建设，切实做好企业电子档案安全管理工作

加强企业电子档案管理，必须建立健全安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好企业内控和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份.专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。

五、结束语

综上所述，我们可以得出，随着社会经济的不断发展，电子文件的归档与其电子档案的管理工作逐渐成为一种新的挑战，人们在对其认识不断提高的同时，其方法也得到了很大的改进，标准化程度逐渐提高。相信通过各方不断努力，其管理工作一定会更加合理和科学的。

参考文献：

[1]李建国.试论电子文件的归档[J].档案，2006，87.

[2]马莉莉.试论电子文件的归档[J].甘肃林业，2012，157.

[3]程晋萍.析电子文件的归档管理[J].山西档案，2008，2-8.

电子档案管理篇3

【关键词】医院;电子档案;问题;对策

随着电子信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1、医院电子档案管理中存在的问题

1.1档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5需要大量资金投入

医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

2、提高医院电子档案管理的对策

2.1建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4加大档案管理的投入

电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

电子档案管理篇4

[关键词]电子档案；档案管理；管理理念；管理模式

随着电子计算机及网络技术的应用，电子档案在提高工作效率与工作质量方面起着重要作用。因此，电子档案的管理已成为当代档案界关注的重点问题。随着我国电子政务的不断推进和电子档案管理与国际的接轨，我国应借鉴国外先进经验，提高电子档案管理水平。

1.中外电子档案管理理念比较

1.1国外电子档案管理理念

目前，欧美一些信息技术比较发达的国家大多采用前端控制和全过程管理的理念指导电子档案的管理[1]。

1.1.1电子档案前端控制，即档案管理工作提前介入电子档案的形成、运行和归档管理，建立起统一标准、互为保证、相对独立的运行模式，从而形成电子档案严密、完整、原始性、真实性保障体系。实施电子档案前端控制有以下环节：

1.1.1.1提前或实时归档。电子档案一经形成，即刻赋予归档标记，纳入保存范围和档案部门的监控之中，防止删除与流失，保证齐全和完整。

1.1.1.2提前鉴定。电子环境下，对档案的鉴定不仅要在文件转化为档案之前进行，而且还要将鉴定环节大大提前，在文件生成之际乃至生成之前就进行鉴定。

1.1.1.3提前著录。将档案著录嵌入文件登记环节，将著录数据一并纳入统一的数据库中，提高著录效率。

1.1.1.4提前接收。档案工作人员通过网络时刻关注文件生命周期的各个工作程序，一旦文件的生命期结束，便立即接收进馆，进行整理后完成文件向档案的转化。

1.1.2全过程管理

电子档案管理涉及到电子档案的流程、管理规则、管理方法、质量要求以及各项管理内容的相应系统软硬件的共享，还包括对电子档案的生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控等。

1.2我国电子档案管理理念

电子档案管理的发展历程分为三个阶段：一是依存于纸质档案的管理阶段；二是纸质档案与电子档案“齐头并进”的管理阶段；三是脱离纸质档案上升为独立的管理系统。目前我国多数机构处于电子档案管理的第二阶段，少数机构正在积极探索向第三阶段迈进。

1.2.1理念基本观点

理念基本观点：电子档案与纸质档案即有共同的特点，又有不同之处，各存优缺点，两者之间有互补的作用。因此电子档案与纸质档案应长期并存，这样既可以保存反映历史原始记录的纸质档案，又可以发挥电子档案在检索、利用等方面的优越性，应施行两者整合管理。

1.2.2理念具体要求

1.2.2.1同步归档。将制发、收到的纸质文件核对完整齐全后即时归档；保存到指定的计算机硬盘或档案数据库中并加上归档标志。

1.2.2.2同步鉴定。电子档案的鉴定应是由计算机自动鉴定，指定管理期限表并纳入管理系统，由系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案的鉴定可随时鉴定以便即时归档。

1.2.2.3同步整理。把纸质档案和电子档案采用“合二为一”的整理方法，二者拥有相同的档号和著录信息，应在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

1.2.2.4同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时以电子档案为主，在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案。

1.2.3相比之下，我国应借鉴国外先进理念

我国目前所采用的电子档案管理理念已不能适应日益发展的电子档案管理需求，急需改进。相比之下，欧美等国的电子档案管理理念比较先进，符合电子档案发展的客观规律，值得我国学习的几点优势：

1.2.3.1可保障电子档案信息内容真实。实施前端控制和全程管理，就是对电子档案的管理从文件运转的全过程着眼通盘规划，在文件形成和维护阶段实施监督，在电子档案的形成阶段就鉴定其档案价值，根据需要加上归档标识，以防文件被修改或删除。

1.2.3.2可保障电子档案信息安全。为了确保电子档案信息的安全性，在电子档案产生之前和设计阶段就应明确其归档范围、保存价值、采集时间和方式等事项。

1.2.3.3可保障电子档案利用的安全和便利。为了确保电子档案的长期可存取性和可利用性，确保电子档案在提供利用时的安全和便利，需事先设定某些技术指标，如记录载体、记录方式、加密等级、使用权限的控制措施等。

2.中外电子档案管理模式的比较

2.1国外电子档案管理模式

对于电子档案的管理模式，目前国外主要存在两种，即机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式[2]。

2.1.1机构自行分散管理模式

机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点，把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。

2.1.2档案馆集中管理模式

档案馆集中管理模式是指将应归档的电子档案及其载体集中保管到档案馆。如美国是档案馆集中管理典范，开展了美国电子档案档案馆项目（ERA）。由美国国家档案与文件管理署（NARA）组织的、经过6年研究、耗资3亿美元的大型研发项目。在此模式中，国家档案馆作为集中永久保管文件的专门机构，协调全国电子档案管理系统的互联互通作用。

2.2我国电子档案管理模式

迄今为止，我国对于使用何种电子档案管理模式还未有定论。我国主要关注的是机构内部电子档案的管理，尚未深入研究一个地区乃至全国电子档案的管理模式。当前存在的管理模式有机构自行分散管理模式，大多被企业所采用；也有档案馆集中管理模式主要面向政府部门和事业单位。

2.3中外电子档案管理模式的比较分析

通过对美国电子档案管理的了解，以及对我国电子档案管理模式情况的阐述，上述两种管理模式都有自己的发展空间，具有一定优势，但也存在着弊端。

2.3.1机构自行分散管理模式的利弊

机构自行分散管理模式的优点首先表现在其有利于保证电子档案的可识读性和完整性。其次，机构自行分散管理模式有利于缓解档案馆在资金和技术方面的困难。

2.3.2档案馆集中管理模式的利弊

档案馆集中管理模式是将档案馆作为电子档案的保护伞和集中管理机构。由于档案馆具有较好的技术条件和高素质的业务人员，一方面可以保证电子档案实体得到妥善保管，从而实现档案保存历史原貌的职责；另一方面，可以有效防止档案被删改和随意销毁，保证了电子档案的真实性和可靠性。但是，档案馆为了保证电子档案的长期可读性，要花巨资来转换电子档案的格式。资金和技术问题仍将是我国对电子档案实行档案馆集中管理最大问题。

3.结合国外经验，我国电子档案改进措失

3.1开发功能完善的电子档案管理系统

由于电子档案特殊性，管理标准及管理方法要依赖软件系统来实现，因此电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法。在系统设计阶段，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理措施纳入其中，通过技术手段来实现。

3.2加强硬件系统的管理

要选择性能稳定功能齐全的硬件设备，进一步完善设备的保管设施和环境，保证适宜的温湿度；强化防磁设施的完善和维护；合理配置存储设备，采用多种介质备份，满足电子档案长期保存的需要。

3.3确保网络环境的安全

制定和完善规章制度，加强权限管理，做到合理分配和有效监督；采用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防范等技术保证网络运行安全并及时修补漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级；采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输过程中的安全。

参考文献：

[1]李铭.档案化管理前端控制和全程管理的核心.浙江档案[J].2005（ll）

电子档案管理篇5

【关键词】电子档案管理；特殊性；知识技能

随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,许多电子文件归档后形成了电子档案。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与纸质档案仍有很大的不同——因为纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,人们不依靠任何技术就能识别档案的内容。而电子档案则须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上后,就离不开这种技术和设备,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,这就造成了电子档案管理的特殊性。

研究电子档案管理的特殊性,探讨建设一支与之相适应的具备一定知识技能的电子档案管理队伍,是实现档案管理现代化必须解决的课题。

1．电子档案管理的特殊性

电子档案管理与纸质档案管理不同的主要原因,是电子档案管理要依赖电子计算机的软硬件技术平台。因而电子档案管理的特殊性表现为以下几个方面。

1.1电子档案管理的信息内容数码化

电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。

1.2电子档案管理必须实行文档处理一体化

从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。

1.3电子档案保存保管技术复杂化

纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。

1.4电子档案开发利用形式多样化

对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。

2.电子档案技术管理

2.1电子文件分类

档案管理工作中的全部电子文件，按照业务类别划分，可分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等，这是按业务范围进行的分类；目前比较普遍而公认的分类方法是按照电子文件的来源划分，这种来源是形成电子文件的软、硬件设备。据此电子文件可分成文本类、图形类、数据类、程序类、图像类、声音类、多媒体类等。如通过文字处理软件形成的文件为文本类文件，通过AUTOCAD等软件形成文件为图形类文件，通过编程软件形成的文件为程序类文件，通过照相机等设备形成的文件为图像类文件，而通过音频设备形成的文件为声音类文件、通过多媒体软件制作的文件为多媒体类文件。这一分类方法基本涵盖了档案管理中所有电子文件，是科学而实用的电子文件分类方法。

2.2电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密

但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索。基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度和准确率。查找网上文件，更不可以盲目检索.而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号，才能以最快的速度命中目标，否则如同大海捞针。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。对于这一部分文件一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善.进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。所以，对于档案管理工作的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。

2.3电子文件的鉴定也存在着区别真伪问题

档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则.电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。

2.4电子文件的归档方式

目前普遍是光盘归档和电子文件在线归档两种方式，即通常所说的物理归档和逻辑归档。光盘归档要归A、B套，A套作为母盘保管，B套提供利用。光盘按照电子档案的编号规则进行编号和管理。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好电子文件接收准备工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件并将文件管理权向档案部门移交。电子文件的在线归档也应打印出文件目录以备交接查存.重要文件应刻录光盘备存。

3.电子档案管理队伍的建设

电子档案管理的特殊性,要求电子档案管理人员既要具备档案管理基础知识,又要掌握自然科学知识和电子计算机应用技术,才能对电子文件及电子文件归档后形成的电子档案进行有效管理。这些知识和技能主要表现在以下两个方面:

3.1电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识

对档案学概念、档案管理学、文书学和档案保护技术学等知识予以深入了解和掌握,能熟练运用档案管理的理论知识来指导档案管理实践，不仅要知其然，还要知其所以然，面对不断出现的新问题，研究探讨新的管理方法，才能对电子档案按档案管理的原则和要求不断深化，实施常态化管理。

3.2电子档案管理人员还必须加强自然科学基础知识的学习,掌握电子计算机应用技术

对自然科学基础学科、微电子技术知识、电子计算机技术、计算机软件技术、现代通信和计算机网络技术及其在档案部门应用知识必须要有一定的了解和掌握，而对计算机操作、保养、维护的实际操作技能应达到国家规定的中级水平,只有这样才能对电子文件、电子文件归档和归档后形成的电子档案进行有效管理,达到长期保存和开发利用电子档案的目的。

建设一支高素质的电子档案管理队伍,一方面应引起各行业单位的高度重视,把培养电子文件、电子档案管理人员当作大事来抓,通过继续教育、学历提升等途径，尽快培养高素质的电子文件、电子档案管理人员;另一方面档案部门可以引进具有计算机技术的人员，改变档案部门人员知识结构单一带来的不足。

知识经济时代下,高新技术迅猛发展,既给企事业单位档案管理工作提出了挑战,又为开展电子档案管理提供了有力的技术支持。相信只要敢于迎接挑战,以科学的态度来研究电子档案管理的特殊性、规律性问题,并加强电子档案管理人员新知识、新技能的培训,迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍,我们就能够管理好电子档案,保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。　[科]

【参考文献】

电子档案管理篇6

1.电子档案载体的保护

传统纸质档案的载体材料是纸张，而电子档案的载体主要是磁性物质材料，如磁带和光盘等。因此，两者对载体的保护有很大区别。对电子档案载体的保护最重要的是要提供符合磁、光介质的保存环境，电子档案所需的环境温度为17℃-20℃，相对湿度为35%-45%，而纸质档案保存所需的环境温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%；要避免阳光直射，以免电子档案载体材料发生氧化反应，造成信息丢失；远离磁场，存放电子档案的柜架或金属盒要有抗磁性，以免发生消磁或磁化现象；要避免机械震动，以免破坏数据信息的完整性；存放电子档案的库房内还应配有防腐蚀性有害气体的设施和设备，定时进行机械通风，保证环境通风良好。另外，存放电子档案的档案室要配备防腐、防潮设备，远离释放有害气体的工厂，要定时进行室内通风，保证档案室内拥有良好的空气质量。纸质档案的耐久性可以持续几十年甚至上百年，与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命比较短，一般仅为5-10年。因此电子档案应每5年进行一次有效的安全性检查，包括外观检查和逻辑检查。外观检查，即检查表面是否有污垢、损坏等现象；逻辑检查，即用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以便进行有效的修正或更新。电子文件不同于直观的纸质文件，需要借助现代化的办公设备才能读取，其中计算机是十分重要的工具，电子文件的显示、拷贝，电子档案的整理、鉴定、利用等都是在计算机上完成的。因此，为了保证归档电子文件的有效识读，要注意对计算机及其软硬件加强维护和更新。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、复印机等；软件包括压缩处理的软件以及电子档案所依赖的计算机技术和数据参数，如音频设备文件等。在电子档案归档时应注意收集其属性标识和相关软件，用视频设备获得的动态图像文件还应注意收集其压缩算法和软件。

2.电子档案真实性的维护

由于电子档案的形成快速便捷，在归档的时间上比较自由，可以在文件处理完成后立即归档，也可以在某一时间周期内归档。为了保证电子文件在传输、处理过程中准确无误，防止信息失真，电子文件在形成过程中要随时进行签名、信息验证和身份验证。由于电子档案是由一套特定的数字代码程序组成的，凡是能接触到电脑的人都可以对其进行修改，为防止非法访问或随意改动电子档案，对电子档案的修改、存储、传输等操作要进行实时登记，并以密码形式防止删改，以保证电子档案的真实性。对于需要签署的文本，可以采用声音批示，以弥补单纯的手迹签名的不足。有时为了保证电子文件不被非正常改动，应采取更严格的安全措施，如开发专门的安全保护软件或者编写安全程序；同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对重要的电子文件制作纸质文件加以保存。将电子档案中的电子文件设置为“只读”状态，也能够保证从计算机上读取到信息而不做任何的改动。每一份电子档案都有自己的相关背景，不仅是业务方面的，也包括相关的政治、经济背景。在保存电子档案时需要将这些背景信息一并保存，这不仅能够有效地帮助以后的利用者了解电子文件所包含的信息内容，也有助于证明该电子档案的真实性。

3.电子档案完整性的维护

在保存电子档案的过程中，为保证档案的完整性，需要把电子档案与其他档案的相互关系、相对位置等元数据一并保存，相关的应用软件也需一并保存，包括电子档案的相关电子图像。随着电子档案数量的不断增加，其所占用的存储空间和时间也随之增加。为保证电子档案的完整性，必须做好相应的备份工作。首先要对所有电子档案进行完整的复制，在以后每次复制时，只需针对上一次完全复制后新增加的数据或修改的数据进行备份复制即可。这样能够避免因每次都备份所有数据信息而造成的存储空间和保存时间的浪费，保证电子档案在保存和恢复时的完整性。由于电子档案依赖于计算机和计算机网络而存在，所以要保证电子档案的完整性必须在这两方面做到万无一失，即将同一电子档案保存于两台以上的电脑中，以防止一台计算机出现故障造成电子档案不完整；同时需将同一电子档案保存于两种以上的网络中，防止某一网络被毁坏，造成电子档案失去完整性甚至永久丢失。正是因为电子档案在载体保护、真实性维护和完整性维护方面存在诸多要求，且比较依赖相关成熟的技术，而纸质档案则可以真实、直观地再现文件的原貌。因此，在一定时期内电子档案不会完全取代纸质档案，两者形成并存发展、相辅相成的依赖关系。同时在档案管理工作中也需要二者相互配合，充分发挥电子档案的效用。

4.加强电子档案安全性的防护

网络的普及极大地促进了电子档案管理工作，因此加强网络安全不容忽视。加强电子档案安全防护主要有两点：一是用法律保护电子档案的信息安全，增加法律意识；二是要创建档案安全管理系统，确立基于角色的访问控制模式，充分利用现代信息安全技术，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落实，电子档案数据库安全建设，电子档案管理系统安全运行和与相关信息安全技术结合运用的基础上，电子档案的安全性才能够得到保证。

5.加强电子档案管理人员的培养

与传统的纸质档案管理相比，电子档案是个新事物。档案管理人员要适应信息化的要求，就必须具备相应的计算机专业知识和网络技术操作能力，掌握本单位使用的计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的检索工具，并依据规章制度积极主动提供服务，充分发挥电子档案的作用。对于形成电子档案的部门和人员要进行有针对性的培训，提高业务技能和专业素养，同时聘用计算机、网络技术及程序开发等专业人才，明确职责，防止人为删改、误操作等造成信息的丢失。档案管理人员可以通过自学或参加培训，熟悉电子档案管理的各个环节和基本要求，积极探索新的管理方法。信息时代所带来的既是挑战也是机遇，需要我们不断地学习和探索，不断提高电子档案管理水平，充分实现电子档案的价值。电子档案管理工作是一项复杂而又重要的工作，电子档案作为新时代的产物，在档案管理工作中占有举足轻重的位置。为了科学有效地开展电子档案管理工作，就必须研究电子档案管理的方法和措施。电子档案的管理在很多方面都不同于传统纸质档案，尤其是在载体保护、真实性和完整性维护以及对档案管理人员的要求等方面都比对纸质档案管理的要求高。在电子档案保存和维护的过程中，不仅要考虑载体材料、环境、设备等条件，还要将计算机技术和人为因素考虑进去。因此，针对电子档案的管理形成了一系列制度、标准和管理措施，以便更好地实施对电子档案的管理，保证电子档案的完整、安全和可利用，使电子档案最大限度地发挥其价值作用。

电子档案管理篇7

南江水库作为浙江省东阳市的大（2）型水利枢纽工程，已经有40多年的历史，产生了丰富多样的纸质档案。随着办公自动化的推行，水库的电子文档管理势在必行，档案工作者也面临着一项新课题。这是一个新生事物，其管理比传统档案管理要复杂得多，目前尚处于探索阶段。在信息社会中，电子文件大量产生，在单位文件流转中比重日益增加，但电子文件归档管理的基础相对薄弱，电子文件归档管理意识、制度建设以及安全维护也有待加强。

2电子文件及其特点

1）电子文件需要借助一定的设备与软件。电子文件具有数字性，它的存在需要特定的设备与软件，这个设备与软件将直接影响电子文件的质量。

2）电子文件可以实行共享。电子文档与纸质文档最大的区别在于它可以实行数字化的共享，无空间、时间与次数的限制，实现效率的最大化。

3）电子文件具有一定安全隐患。随着网络技术的盛行，电子文档保存存在一定的风险，有可能被盗用、修改，使其档案的安全性受到挑战。

4）电子文件具有一定的寿命。电子档案与传统纸质档案相比，还存在技术寿命的问题。纸质档案的寿命主要取决于使用的材料和保管条件，其反映的信息相对比较稳定，而电子文件的载体本身寿命比较长，如光盘，如果保管条件好，很长一段时间也不会损坏，但由于其离不开特定的软件平台支撑，需要随着技术的升级不断转录，否则不但可能产生信息异化，甚至因文件不可读取而使档案在几年内就寿命终结。

3电子文件对档案工作的意义

1）工作介质发生变化。传统档案工作介质是纸质，而随着计算机的广泛应用，特别是无纸质化办公的兴起，电子文件从起草、修改、审核到印发都在计算机上进行，电子文件形成后可以更新到办公系统中，供相关人员查阅。

2）整理方法发生变化。分类归档是档案工作的一个重要环节，档案可以通过人工输入的方式进行录入，也可以借助计算机的数据处理功能，如扫描等进行快速的录入与整理，极大提高了档案整理的效率。

3）鉴定和利用发生变化。传统的纸质文件材料，其原始性、真实性可通过分析领导签字、用印等进行直观判断，差错概率小；而电子文件则需要通过分析文件生成时间、版本号、操作权限等元数据进行综合判定，稍不注意容易把“半成品”存档，并且容易出现被修改、原始记录难保障的情况。在利用上，由于电子文件信息载体的特殊性，渠道被极大拓宽，时效也得到极大的提高；同时，信息的保密和保真也与纸质文件有许多不同之处。

4实行电子档案管理的措施

4．1重视电子档案管理的建设尽管电子文档在我国各个领域都已出现，但是在南江水库电子档案的管理尚属空白。因此需要领导高度重视电子档案的建设，成立专门电子档案管理领导机构，进行大力的宣传，提高整体人员的认知程度；尤其是要提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、各层面齐心协力、互相配合，才能做好电子档案的整理与归档。

4．2解决电子档案的技术问题电子档案依赖于电子文件的形成与存储，因此档案工作人员应及时做好电子文档资料的收集、录入、整理，保存好相关的原始数据，如负责人的签署手续、移交手续等，再对原始数据进行技术处理，不能轻易改变原始数据的特性，以保证电子档案的真实性。因为电子档案的技术处理，将是电子档案有效进行存储的关键环节，南江水库在这块上比较欠缺，相关部门应引进相关技术与技术人员，对档案管理者进行培训，才能很好地解决这个问题。

4．3健全电子档案的管理机制在技术上可行之后，电子档案的管理就显得尤为重要，主要有电子档案的归档、电子档案的检查审核、电子档案的保护、电子档案的利用等环节。这些环节都需要制定相应的规章制度，按照一定的流程进行管理，使整个电子档案的管理能够统一化、有序化。在电子档案各个环节制订一定的规章制度外，电子档案管理人员则需要明确责权。目前南江水库设有档案室，里面有文书、财务、科技等档案，但没专人管理。因此在电子档案建设的过程中，应该明确责权、专人负责、协调分工，这样才能有序的进行工作开展。

4．4加强电子档案管理人员的培养在信息技术飞速发展的情形下，档案工作管理者应该与时俱进，掌握电子文件管理的技术。档案人员要适应社会信息化发展的形势，及时更新知识结构，加强对诸如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术、网络运行维护技术等的学习，使先进的信息科技成为档案工作的有效手段，更好地为南江水库经济发展服务。

5结语

对电子文件进行有效规范的处理，并将其应用于办公自动化的过程，需要我们进行不断的探索，形成适用自身工作特点的电子文件管理规范和标准，使电子档案能适应社会主义市场经济发展的要求。作为档案工作者，必须更加深刻地认识到这一点，并积极调整自己，以适应电子文件时代的到来！

电子档案管理篇8

一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别

1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、法院电子文件在归档方面的现状与分析

从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：

1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

造成上述问题的原因主要有两个方面

1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之

三、提高单位电子文件管理水平的对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：

1、从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”

2、严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

3、健全电子文件管理的检查审核制度

2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。

4、规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

5、加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6、重视和加快电子文件管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》