信息宣传工作交流材料范文

信息宣传工作交流材料篇1

关键词：传染病防控；档案管理；研究

新发传染病是指新确定的和先前未知的、可引起局部或世界范围内公共卫生问题的传染病,如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。这些新发传染病往往具有传染性强、传播速度快、病死率高的特点,对社会稳定、经济发展和国家安全造成严重影响。因此,预防和控制新出现的传染病,已成为当前疾病预防控制工作中的重要内容。无疑,综合档案室作为各级疾控机构重要的信息资源管理部门,应该尽早认识到这一点,积极将档案管理渗透到防控工作中,做到关口前移,才能收集到全面的第一手的材料,才能确保这些档案材料能够真正完整地反映防控过程和经验。

1建立档案管理机制

1.1架构档案管理组织

当疾控机构全面启动新发传染病预防控制机制时,往往会建立起防控工作领导小组,全面组织和领导防控工作,并在此之下,成立相关工作组。如协调组、信息组、现场组、检验组、宣传组、后勤保障组、外联组、专家组等,具体负责预防控制工作中上下级部门的协调与沟通;进行疫情信息的收集、分析与上报;开展疫情的应急处理与流行病学调查、疫情的监测与检验检测。同时还要对社会民众进行健康教育,并与社会多系统多部门开展联防联控,共同抵御新发传染病。在疾控机构启动防控机制的第一时间,档案部门就应积极行动起来,将档案管理介入到防控机制之中。首先,档案人员应加入协调组或信息组的工作,专职负责对整个防控工作档案的指导与收集。第二,在各个防控小组中确定档案信息员,负责该组档案材料的收集和归档工作。

1.2明确机构和人员职责,建立规章制度。

档案部门应在各工作组成立之始,建议领导小组在各组建立和制定制度时,在制度中明确归档任务。在工作结束或告一段落时,将本组形成的文件材料及时收集和归档,并将这一责任具体落实到各组的信息员职责中去。明确规定信息员的职责,除了定期将该组工作信息上报防控领导小组外,还要负责将该组文件材料收集齐全,上交到档案室。档案部门也应该及时制定归档范围,提出归档要求,发送至各工作组,从而确保信息员和各组工作人员都能了解和掌握归档内容。

1.3利用现有的档案工作网络

在防控工作结束、工作组解散后,还会有反映防控工作的文件产生或需要归档,如表彰类的申报材料和实物类的档案以及各科室申报的有关项目或科学研究的档案材料。为了确保档案能完整地反映整个防控的全过程,也应该注意收集这部分材料,而它们的归档就需要靠现有的档案工作网络来完成。因此,档案机构还要及时对各科室的兼职档案员提出要求,关注并及时收集和归档这部分档案材料。

2明确防控文件材料的归档范围

防控工作组的人员多为公共卫生专业人员,对档案的知识了解甚少。因此,及时提出归档范围是十分必要的。防控工作文件材料的归档范围,应从各工作组的职责任务出发,并根据以往的工作经验来制订。归档范围大致应包括以下几个方面：

2.1防控工作的组织与框架文件。包括防控工作领导小组的筹备、建立文件;领导小组和各工作组的职责任务、工作制度及人员安排、通讯录;重要的会议记录;本单位和上级单位的防控工作预案、方案、技术规范与技术指南;本单位和上级单位的防控工作计划、总结、大事记；本单位和上级单位关于防控工作的通知、简报等文件以及本单位向上级的请示、报告、建议、意见以及上级单位的指示、批复、复函等文件材料。

2.2现场流行病学调查及疫情处理材料。对新发传染病进行现场调查和处理所形成的材料是反映整个防控工作的至关重要的第一手材料,是开展传染病症状分析、流行病学分析和病原学分析与研究的最为基础和关键的材料,因此要特别重视这部分材料的收集。这些文件材料应包括确诊病例及其密切接触者的现场流行病学调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒或进一步隔离的记录等材料。除个案材料外,还应包括新发传染病的报告管理、流行病学调查和处理的技术规范、指南等规定性和指导性文件。此外,消毒药品、器械及防护用品等应急物资储备的申请、批复、登记表、汇总表,消毒工作登记和统计表以及应急队伍集结和培训等材料也应包含其中。

2.3 疫情信息统计与分析材料。这部分文件材料反映的是整个疫情的基础数据,因此,对它们的收集也是档案收集的重头工作。应包括本单位以及与上下级疾控机构沟通的疫情监测日报、周报、月报;疫情的监测分析报告;建立新的疫情信息报告系统或平台的材料以及相关的技术指南、规范性文件和培训材料等。

2.4健康教育材料。开展为大众传染病防控知识的普及和宣传是疾控机构的重要任务,特别是对大众都不了解的新的传染病,就更是需要加强民众的健康教育。因此,在工作中形成的健康教育材料就成为整个档案材料中较为重要的组成部分,包括健康宣传方案、宣传海报、公益广告、折页、手册;以及多媒体制作材料如DVD、VCD光盘等等。此外,还应包括对社区或下级疾控机构人员开展培训的材料。

2.5有关新发传染病的科研项目等研究性材料。在开展疫情症状监测和实施防控措施的同时,疾控机构对新发传染病的研究会迅速跟上。档案人员应注意收集围绕该病开展的疫情风险分析和应对措施研究、检测技术与方法研究、流行病学、病原学分析与研究等材料;此外,还应关注疾控机构为防控工作申请的各类项目和科研材料,它们也从多个侧面反映了防控工作的进展。这部分文件材料还应包括项目的申请、计划或方案、项目的进展记录、项目的总结性和评估性材料以及项目的审计材料等。

2.6社会机构联合防控的材料。防控新发传染病,不可能仅是卫生部门单兵作战,而是需要加强社会相关部门的联防联控,共同应对严重的疫情。当疫情发生时,疾控机构会立即与出入境管理部门、民航局、铁路局、交委、教委以及疫情周边省区的疾控机构进行合作,定期交流疫情信息,联合采取防控措施,并协助开展异地患者的排查和确诊工作。在联防联控工作中产生的文件材料主要包括信息交流的制度、规定;疫情信息通报和工作简报;重要会议材料;协助开展的流行病学调查处理材料以及相关个案信息的通报、函件等材料。

2.7影像类和实物类档案材料。在防控工作中会形成大量的照片、录像等影像材料,也会有奖状、证书、奖牌、锦旗等实物类材料。档案人员一方面应明确地将它们列入归档范围,另一方面还应积极关注这些材料的形成或产生时间,主动收集,做到随产生随归档。

2.8电子文件的收集。档案人员不仅要收集纸质档案,还应收集电子文档。电子文件的量很大,可以要求各工作组将本组的重要文件刻录成光盘,一式三份,与纸质文件一并归档。

3建设新发传染病档案信息系统

收集的目的在于利用,档案人员应积极开发新发传染病档案信息资源,为防控一线服务。档案人员一方面将收集来的文件材料尽快立卷,编制出目录,提供给各工作组查阅,一方面应利用信息平台,为防控人员提供更为便捷的网络服务。

3.1积极利用已有的信息平台。如果单位已有OA办公自动化平台,档案人员就可充分利用它,尽早将防控档案录入其中。具体做法是,档案人员应优先安排整理防控档案,并将全部防控档案单独编制目录号,在该目录号下,档案按形成单位大流水排序。这样，防控案卷的档号就不必等待当年常规收集的档案整理完毕后再去流水排序了,从而可以尽快地将案卷录入到办公系统中,方便防控人员利用。

3.2开发新的新发传染病档案信息系统。如果单位没有现成的信息系统,档案人员就应尽早地建议单位开发档案信息系统。在研发系统的过程中,档案人员应本着简便易行的原则,多与软件设计人员交流,让他们充分了解档案材料的本身特点和利用上的需求,并且要求系统要留出端口,可以在以后加挂到单位的信息平台上。

4对档案人员的要求

4.1深入工作组。档案人员应经常深入各个工作组,了解防控工作的动态,随时掌握各组产生的最新文件材料,对收集工作做到心中有数。

4.2加强沟通与交流。由于信息员都是防控专业人员,对文件的整理与收集并不了解,档案人员就要经常与各组信息员进行交流,介绍收集和整理文档的经验,让信息员更快地进入角色。同时,要求各工作组必须建立起文件材料登记制度,无论是上级单位下发的还是本单位制发的文件,信息员都要一一登记。

4.3做好模版工作。档案人员应为各组信息员建立文件整理的样本,可以让信息员通过实际的操作,了解文件管理的方法,掌握文档收集后的整理步骤和规范。档案室要经常备份各组的文件目录,从而掌握整个防控工作文件产生的情况。此外,还应要求各工作组及时将已经处理完结的文件材料向档案室归档,以达到文件材料早归档、早立卷、早使用的目的,方便整个防控工作的查阅利用。

4.4及时捕捉新情况。随着防控工作的进展和深入,档案人员应密切关注工作进程,如果发现有新的文件材料出现,要及时捕捉,或遇到新问题要多动脑思考,找到解决办法或及时向有关部门提出建议。

随着中国经济的发展,国内和国际人员往来日益频繁,疾控机构预防控制新发传染病的任务会越来越重,档案管理一定要迅速跟上,才能使这些档案成为最为宝贵的防控信息资源,为应对新发传染病发挥积极的作用。

参考文献

[1]陈中海主编，档案管理学，河南人民出版社，2008.8；

[2]周云霞，医院设备档案管理中存在的问题与对策，档案

信息宣传工作交流材料篇2

一、高度重视，加强领导，认真指导开展保密工作

（一）强化组织建设，健全保密组织机构。中心党委从强化组织领导入手，建立健全了工作机构和工作机制，成立了由党委副书记任主任，办公室主任、科技处处长任副主任的保密委员会。同时成立了保密委办公室。保密委成员由各部门负责同志和重点人员组成，并由各部门安排1名同志为兼职保密员，从上到下形成了一个严密的保密工作网络，使上级的保密工作精神能及时得到贯彻落实，各部门的保密工作信息也能及时反馈上来。为加强计算机及其信息保密工作，我中心还成立了信息领导小组及领导小组办公室，由党委书记、中心主任任组长，分管业务的副主任任副组长，科技处处长任办公室主任，由领导小组直接负责指导计算信息系统的更新、开发、维护及保密工作，制订人员的培训计划，从总体上加强了对计算机及其网络的保密工作。

（二）领导高度重视，落实领导责任制。中心党委在年初研究工作要点时，明确要求各部门在抓业务工作的同时抓好保密工作。要求中心保密委员会，根据市委保密委的规定，与各部门签订了《保密工作目标责任书》，严格规定了保密工作的内容、措施、责任及奖惩内容，对保密工作责任制进行了层层落实。在保密工作中，主要领导和分管领导经常听取工作汇报，分别在主任办公会议、保密委员会议等不同场合采取讨论、文件批示等形式研究保密工作的重点和难点，积极帮助解决保密工作中出现的新问题、新动向，解决了保密工作中的经费、设施等问题，为保密工作的顺利开展提供了有利的政策保障。

（三）落实上级指示，指导开展保密工作。一是及时传达上级保密工作要点，研究部署保密工作。根据市委保密委的部署，认真召开保密委员会，研究制定保密工作要点，强调了计算机和论文、刊物、科技成果保密的重要性，并将会议精神传达到各部门主要人员。二是积极参与上级保密部门组织的各项活动。按要求参加了市级以上保密部门组织的会议和各项活动，主要参加了全市保密工作会议、区域性保密工作联席会议及协助组组织的各项活动，积极报送保密成果展的图片资料，开展了计算机信息系统和网站检查工作。

二、加强制度建设，建立健全了保密工作长效机制

根据保密工作要求，我中心加强了对保密工作的管理。中心保密委分别从工作规范、人员管理、使用载体和重点部位等方面作了严格规定，制定了相应的管理制度，形成了较系统的制度体系。

（一）加强人员管理，制定人员管理制度。制定了《领导干部保密守则》、《人员保密守则》、《保密工作规定》等制度，从制度上加强了对重点人员和全所工作人员的约束。印发了《领导干部保密守则》、《手机使用保密规定》等宣传材料，对领导干部履行保密职责进行了有效提示。各部门领导干部在具体工作中认真履行保密职责，严格落实保密工作要求，没有出现任何失密、泄密情况。

（二）加强载体管理，制定秘密载体管理制度。一是制定了《关于加强保密工作的若干规定》，对与文件材料有关的纸介质、与计算机有关的磁介质、与通信有关的通讯设施等保密载体加强了管理。二是制定《秘密文件管理办法》，对秘密文件的范围、制作、管理、传阅、清退、归档及销毁做出了明确规定。三是加强对计算机及网络的管理，制定了《关于加强计算机信息系统保密工作的意见》、《计算机网络与信息安全管理办法》、《计算机室工作管理规定》、《网站管理制度》、《信息管理规程》等制度，从场地、人员、业务规范等方面对计算机管理做出了严格规定。

（三）强化重点部位，制定业务交流保密规定。根据我中心业务活动比较频繁的情况，加强了对业务交流活动的管理，对业务交流活动中的保密内容、业务人员的保密义务等做出了规定。禽流感、猪病等的动物流行病学调查材料，均按照保密工作要求，通过密码传真和机要邮件向上级部门传递，

杜绝了文件材料泄密事件的发生。三、加强保密宣传教育，进一步提高了职工的保密意识

我中心保密委员会主要从学习、宣传、培训等方面着手，开展了保密宣传教育活动。一是深入学习保密知识。结合单位实际，组织领导干部、科技人员、人员，学习了《保密专报》、《保密工作》等刊物和市委保密委有关文件。二是根据市委保密委的部署，开展了学法宣传活动，宣传了《保密法》、《党政领导干部保密工作责任制的规定》等法律法规，营造了保密工作的良好氛围。三是根据部门比较分散的特点，分部门开展了保密知识培训工作，对有关保密常识做了介绍，进一步提高了保密干部队伍的业务水平。

四、明确工作要求，全面落实了保密工作的各项措施

（一）加强了对保密工作的管理。一是严格定密工作，按照保密局的要求，保密委制定了密级材料的定密范围。二是加强对保密场所、设施和设备的管理。重点部位完全符合保密要求。所有密级材料均在办公室集中印制，保存材料的地方均配备保密柜、保密箱，加固了保密材料储存设备。重点保密部位，如文件存储室、财务室、档案室均有保险门、保险锁，有的地方还有报警设施。三是对秘密载体的复制、销毁做出严格规定，不许任何部门和个人复制、抄录或私自销毁秘密载体，不许用外置设备随意拷贝秘密材料，所有密级材料均交由机要交通处处理。对于磁介质的管理，我中心规定，凡是磁介质均应由中心保密委审核后，集中保存，联系市保密局帮助指定销毁地点进行销毁。

（二）加强了保密技术防范工作。一是加强了保密重点部位的设施配置。在重要场所、部位，如文件储存室、档案室、财务室等部门均配备了铁门、铁窗、铁质密码柜，在财务室等部位还配备了自动报警设备。加强了对监控设备的管理，安排人员实施全天候监控，对保密部位实行了“无缝覆盖”。二是加强了计算机及其信息管理，对要害部位的计算机标明了密级，并造册登记，落实了责任人。电子信息不允许存储在非计算机和磁介质上，凡计算机存储的电子信息均标明了密级。三是对计算机和网络严格按要求进行管理。处理信息的计算机与互联网进行了物理隔离。四是通讯工具符合保密规定。明确规定领导不能接受别人赠与的手机电话，不许使用任何通讯设备谈论和传输秘密信息。从总体上加强了保密技术防范工作。

信息宣传工作交流材料篇3

对内保障：会员服务

协会有公司会员(Company Member)、附属会员(Affiliate Member)、联合会员(Associate Member)和会员伙伴(Corporate Partner)四种会员类型。公司会员是主体，包括商业性文件中心、载体设施公司、销毁公司、影像服务公司以及其他信息服务外包公司等；附属会员是公司会员的分支机构；联合会员是非商业性的机构，包括政府文件中心和自营文件仓库等；公司伙伴是为公司会员提品或服务的公司。

协会属非政府组织，会员加入基于自愿原则。为吸引会员，它提出以下理由――参加行业会议提升专业能力和提高利润；与同行交流共享行业信息并建立友谊；学习协会营销策略获得新客户；借助行业出版物保持联系；借助协会现金价值服务节省金钱；获得行业问题的答案；支持有益行业的活动；了解行业的最新产品和服务；使用协会认证标识来增强专业认可程度；获取行业资源、培训及更新材料。这些理由既是会员享受的益处，也是协会提供会员服务的内容。

笔者认为，会员服务是协会对内保障职能的充分体现，可概括为三点：构筑行业交流合作平台；实施会员辅导计划；组织开展行业调查。

1　构筑行业交流合作平台

协会主要通过会议讨论、信息交流和网络共享三种方式，构筑行业交流合作平台。首先，会议是行业交流合作的重要平台。协会除每年5月召开全体年会外，还在4月和11月分别召开亚太地区年会和欧洲年会。三次年会是行业规模最大、影响力最强的会议，会员可就各种议题――销售管理、客户满意度、人力资源管理、员工培训、灾备计划、载体发展趋势、行业标准、行业前景等展开探讨；可与同行分享经验、听取反馈意见和建议；还可学习掌握行业的最新动态和资源。

其次，协会借助信息交流来推动行业合作。信息交流主要有两种形式：一是编制会员名录和资源指南，二是出版刊物。协会每年都更新会员名录(Member Directory)和资源指南(Resource Guide)，前者是会员名称、地址、业务、联系方式等信息的详细记录，后者以手册形式记录了协会及行业的发展情况，它们均免费向会员提供。便于会员交流合作。协会还出版季刊《InFocus》和双月刊《InFo》，便于会员交流信息。《InFocus》每期设不同主题，涉及行业前景、技术发展、人员培训和管理方法等会员关注的问题。《InFo》是会员通讯，内容有行业培训、协会活动和会员动态等。

再次，协会充分利用网络实现行业信息的共享。协会建有网站提供丰富的行业信息，还提供会员共享的专门数据库。比较典型的有“信息管理资源名录(Information Management ResourceDirectory)”，这是一种网络数据库，所有会员的产品和服务信息都列在其中，会员不仅能查询，还能下载。此外，会员通过网络还可浏览和下载行业培训的最新资料。

2　实施会员辅导计划

协会可为新会员及有需要的会员提供辅导计划(Mentoring Program)，目的是帮助会员了解行业情况和提高服务水平。针对新会员的辅导是提供行业普遍遵守的大量指南性文件，如有标准保存协议、员工保密协议、出版物订单、灾备手册、编码要求、保险及风险转移指南、载体设施指南、文件保管期限指南、排架指南、行业术语手册等。这些文件可帮助新会员尽快熟悉行业环境，了解行业的基本要求。

针对从业经验较短或希望扩展业务的会员，协会也能提供辅导。它首先指定专员帮助被辅导者与辅导员建立起初始联系，辅导员必须有5年以上的行业从业经验并愿意每两周抽出时间与被辅导者进行交流讨论。辅导周期为一年，辅导员定期与被辅导者联系，回答后者的专业问题并提供建议。通过辅导，协会可帮助会员解决实际困难，提高专业水平，有利于整个行业塑造良好形象。

3　组织开展行业调查

协会利用自身优势，每年组织开展行业调查，收集和行业信息，为会员提供帮助。协会通常在年度战略规划中公布本年度行业调查的内容。例如，2009年度行业调查的内容有两个重点：一是调查行业知识存在哪些缺陷，二是调查行业的财务状况。再如，2010年度行业调查的重点是行业相关技术和标准，如有数据加密技术、非现行文件的处置标准等。每年度的行业调查结果只对会员公布，一般不对外公开。这说明，协会组织开展行业调查也是会员服务的一种形式。

对外保障：客户宣传

笔者认为，客户宣传是协会对外保障职能的充分体现。协会在会员与客户和社会之间充当“纽带”，需要让客户了解会员的产品和服务，需要让社会认识行业的价值。这些目标需要借助宣传手段来完成。只有在社会树立起良好的行业形象，才能吸引更多的潜在客户，也才能推动行业的持续发展。协会的宣传内容和方式合理有效，很好地行使了对外保障职能。

1　宣传内容合理，逻辑思路清晰

协会明确文件信息服务行业的宣传对象是购买专业产品和服务的客户，其宣传内容可归结为二：宣传行业的使命和价值；宣传会员的特色和优势。这两点具有清晰的逻辑思路――从大到小、从整体到局部。

2　立足行业整体，宣传本行业的使命和价值

为让客户了解行业的使命，协会从揭示企业文件管理现状人手，指明文件管理缺乏或不善会造成诸多问题，提醒企业重视文件管理。它在宣传手册中指出，国际数据公司(IDC)对企业经营者所做调查显示，70％的受访者认为糟糕的文件管理会妨碍企业运营，但很多企业都存在文件管理缺乏或不善情况，造成诸多问题：一是成本问题。每年一个企业会丢失或错放3-5％的文件，会错误归档2-7％的文件，管理人员每年平均花费4周用来寻找归档错误文件或丢失文件，办公室人员每天花费2小时来寻找放错位置的文件。时间成本姑且不论，重新形成一页文件的平均成本高达180美元。二是保管问题。企业90％的文件一旦归档就很少查阅，即使查阅也多集中在近三年。企业2／3以上的文件都需要从办公室中清除，否则会面临保管空间和成本压力。三是销毁问题。企业文件至少有30％以上要被销毁，如何合理合法销毁文件，特别是待销机密文件如

何销毁，都是企业不能回避的难题。协会的结论是，在信息技术广泛应用、文件持续增长、企业环境日趋复杂的当下，文件管理应受到高度重视。企业每天都在进行文件管理，但真正需要的是经济有效、规范合理的文件管理。文件信息服务业的使命和宗旨正是为客户提供经济有效、规范合理的文件管理。

为让客户了解行业的价值，协会编制了系列宣传手册。这些手册包括《为什么要文件管理》、《为什么要外包》和《为什么要保护数据》等，说明文件管理和外包服务的重要性。例如，《为什么要文件管理》内容分三部分：为什么要文件管理；如何进行文件管理；文件管理的起源和历史。第一部分从灾难、成本、法规、风险和标准五个因素分析企业文件管理的必要性；第二部分就文件管理实施标准、文件保管期限划定、归档方法、设施购买和载体选择提供详细指导和建议；第三部分说明文件管理及人员专业化发展的历史并给出文件管理表、保管期限表、重要文件分析表等样本。该手册立足客户需求，帮助客户了解文件管理的意义、方法和历史。再如，《为什么要外包》重点说明专业化文件信息服务的价值在于帮助客户降低运营成本、提高员工生产力、增值信息资产和减少诉讼风险，为客户提供低成本、高效率的文件管理和信息服务。

(1)投射行业局部，宣传会员的特色和优势

协会的宣传内容不仅基于整体角度，还投射至行业群体的组成部分――会员，因为会员才是客户所需专业产品和服务的提供者。协会在网站上大力宣传会员的特色和优势，使用“安全(Security)、灵活(Flexibility)和高效(Efficiency)”三个关键词概括出客户选择会员的好处。安全是指保证客户文件信息的实体安全和内容机密，会员作为客户文件信息管理的专业伙伴，能兼顾客户机密处理和安全保管文件信息的要求，帮助客户实现文件信息的利用受控、保管环境受控，并建立周全的灾备计划，防止灾害发生及减少损失。灵活是指保证客户获得优质的专业服务，包括文件信息的接收、送交、生成目录、检索、保管、载体转换、数字化归档和销毁等。服务是全天候、全方位的。高效是指保证客户减少成本和提高生产力，会员拥有专业受训的文件信息管理团队，提供专业化服务帮助客户降低文件保管成本，更专注于其核心业务。

上述“安全、灵活和高效”算是会员的总体特色和优势，尚不足以展现会员个体的特色。为弥补这一不足，协会借助会员名录和资源名录等工具更加详细地宣传各会员及其产品和服务。前文提到，会员名录包含名称、地址、业务范围等详细信息，资源名录也收入了所有会员的产品和服务。这些资料在行业年会、展会或其他活动中都会向客户发放，客户借此能了解会员的个体特色。此外，协会还推出“客户简讯项目(customized newsletter program)”用以宣传会员的个体特色。该项目是协会的宣传策略之一，旨在帮助客户更好地了解会员个体特色和优势。客户简讯限定为两页纸长度，有纸质和电子两种版本，内容是简要介绍和展示会员特色，形式灵活多样，可采用短文、漫画或谜题形式介绍公司业务和特点，还可设计公司独特标识。客户简讯可在年会或展会发放，也可挂在公司网站上，还可用邮件发送给客户。这种宣传方式具有短小灵活的优点，会员制作不太费力，客户阅读也饶有兴趣，效果甚佳。

(2)宣传方式灵活多样，富有成效

笔者将协会的宣传方式归纳为四种：年会宣传、材料宣传、网络宣传和活动宣传，这些方式灵活多样，相互补充，各有特点，取得了良好的宣传效果。

三次年会不仅是会员交流信息的重要平台，也是行业对外宣传的重要渠道。参加年会的除会员外，还有客户代表、赞助商、相关机构、研究人员以及其他感兴趣人士。年会中讨论、交流、展览等各项活动也具有对外宣传的作用，能展示行业的发展规模和特点，增进客户及公众对行业最新动态的了解，扩大行业的影响力和知名度。

材料宣传也是行业宣传的重要方式。材料形式既有纸质也有电子形式。前文提到的名录、刊物、手册、简讯等均属于宣传材料的范畴，尽管特点和形式不同，但它们都向客户宣传了会员、协会及行业的多种信息。有的材料甚至成为广告载体，如刊物《InFocus》和《InFo》均可刊登公司广告，被会员视为对外宣传和吸引客户的有效工具。

网络宣传是信息社会技术先进性的体现，协会自然不会忽视。最典型的表现是协会建有网站(省略)作为对外宣传的重要阵地，提供自身及行业的丰富信息。网站通常会及时公布协会及行业的活动信息，链接的会员网站也能传递会员产品和服务的最新信息。客户访问网站就能了解行业的发展动态。

活动宣传也是行业对外宣传的常见方式。协会及行业活动除年会外，还有行业培训、专题讲座、展览、展销会、社交联谊等活动。这些活动有的面向会员，有的针对客户，还有的旨在加强与外界沟通，均发挥了对外宣传的作用。协会借助各种活动宣传行业动态，有利于塑造良好的行业形象。

四种宣传方式各有特点，相互补充。年会宣传侧重宣传行业的整体动态，有利于提升行业的影响力和知名度。材料宣传稳定持久，时效性较为突出。网络宣传在传播范围、传播速度和受众面方面效果最为显著。活动宣传灵活机动，可突出某一方面的主题。协会正是借助多种宣传方式，面向社会树立起良好的行业形象――“一种至关重要的外包型服务行业，能帮助客户降低文件管理成本、抵御自然和人为灾害、确保机密信息安全、销毁期满文件、有效管理迅速增长的电子文件”。

信息宣传工作交流材料篇4

完善新闻线索及素材资料库。郴州与粤港澳地区经济关联度较高，媒体感兴趣的话题多。为此，郴州市有针对性地“喂料”，及时、主动、大量地提供粤港澳媒体记者感兴趣的新闻线索或题材，如“功能最全的郴州海关开关”、“郴州部级出口加工区叠加保税物流功能”、“中南最大的供港澳及出口农产品集中验放场开工”等，及相关的文字、图片、音频、视频等各类素材，主动在公用电子邮箱或博客、播客中，供记者自由下载取用。2009年8月27日在广州举办承接产业转移先行先试政策宣传解读会前夕，一边向媒体记者发出邀请，一边把存有承接产业转移先行先试政策解读材料、新闻通稿等素材的邮箱资讯公布，便于他们提前知晓相关的背景，搞好新闻策划。在会后的发稿中，记者们大量采用了我们所提供的新闻通稿中的内容，有的连标题都未加改动。

加强沟通。编织外宣资源网

粤港澳和珠三角地区一直是我们对外宣传的主攻方向。郴州市千方百计加强与驻粤中央级媒体及粤港澳主流媒体的沟通，培养粤港澳媒体对郴州的认同感，把媒体对郴州的关注引导到正面鼓劲的轨道上来，织就一张由能以欣赏的眼光客观友善报道郴州的记者组成的“关系网”。

多联谊。增进双方友好往来。通过举办各种节会(如生态旅游节、美食节、博览会、座谈会等)，经常将粤港澳主流媒体请进来开展采风、采访和联谊活动，热情接待，悉心照顾，给他们留下美好的印象，结下深厚的友谊。市委外宣办的同志还经常走出去登门拜访媒体，主动向他们报告郴州市的特色工作和新闻采访线索等。通过经常性地友好互访，进一步拉近了双方之间的距离。

优服务，加强双方情感交流。在记者接待工作中将管理寓于服务之中。如“6・29”火车侧撞事故发生后，很快集聚了200多个记者来郴采访，其中来自粤港澳地区的媒体记者占三分之一以上。郴州市秉承“来的都是客”的服务理念，一不“堵”二不“躲”，积极协调铁路部门，妥善搞好后勤服务，并及时主动提供新闻信息。通过积极做好粤港澳媒体来郴采访的接待和服务工作，郴州市与珠三角地区的一些主流媒体建立了友好合作关系，开辟了外宣上稿的“绿色通道”。2009年以来，郴州市共组织4批次粤港澳媒体记者来郴采访，发稿360多篇(条)，发稿量为历年之最。 　注重策划，打好对外宣传仗 　借助外力，有两种借法，或者说有两种境界。―种是“要媒体来报道”，也就是邀请媒体来采访报道；另一种是“媒体要来报道”，即媒体不请自来，主动报道。要想达到后一种境界，要看策划的功力(突发事件除外)。2009年8月27日，外宣办牵头在广州举办的“承接产业转移先行先试政策宣传解读会”，郴州市在策划制定会议议程时，精心制造了一个令粤港澳媒体感兴趣的新闻卖点，那就是邀请广东省委讲师团团长曾凡光高屋建瓴地阐述、讲解了郴州承接产业转移34条先行先试政策与广东“腾笼换鸟”产业升级战略的互补关系。在国家实行宏观调控，出台新政加快沿海产业梯度转移的大背景下，广东省适时提出了“腾笼换鸟”和“双转移”的产业升级换展战略，这一战略恰好与湖南省委省政府出台支持郴州承接产业转移34条先行先试政策的重大举措形成互补关系。这一点，正好是粤港澳媒体当时关注的焦点问题之一。追踪热点焦点是媒体的天性。部分媒体从不同渠道获知此事后，主动加入了采访报道的行列。据不完全统计，这次宣传解读会共有50多家媒体参加采访报道，先后刊播外宣稿件100余篇(条)，其中不少稿件被各大网站竞相转载。通过各大媒体大张旗鼓的宣传推介，34条先行先试优惠政策在珠三角社会各界产生了强烈反响，为郴州的承接产业转移工作起到了重要的推动作用。

(作者来自湖南省郴州市委外宣办)

信息宣传工作交流材料篇5

一、信息宣传报道工作的现状

近几年来，××县工商局把信息宣传工作作为一项重要的基础工作来抓，把信息工作纳入目标考核内容之一，系统内部逐步树立了信息观念和调研意识，充分认识信息对掌握辖区情况、实现领导科学决策、有效推动工作的重要作用。局领导对办公室编制的每期政务信息都认真阅看，多次过问有关调研稿件和信息编印进展

情况，配备的专（兼）职信息员确保了信息宣传报道工作的正常开展。

二、信息宣传报道工作存在问题

目前的整体工作水平与总体要求相比，还不完全适应形势发展的需要。主要反映在：一是对信息宣传工作重要性的认识不够深刻。信息工作作为工商工作的一个重要组成部分，在宣传工商法律法规、传达工商情况、反映工商事情、展示工商风貌、指导工作等方方面面发挥着重要的职能作用。但干部职工普遍认识不够，宣传报道信息稿件数量少，单纯为完成任务搞突击，简单拼凑报道和信息，为报信息而报信息；二是作品质量不高。现实中，基层信息人员基本没有经过专业培训，其素质、能力和写作水平参差不齐，文字不精炼，语言表述不准确，内容冗余繁琐，信息重点不突出，不能开门见山，一语道破主题；三是开拓创新的信息稿件不多。实践中，由于缺乏工作的预见性、主见性、能动性，忽视了身边即将、正在和已经发生的事件，习惯于被动接受信息，大多停留在简单反馈工作情况和就事说事上，缺少针对性，特别是搜集反映综合类的信息偏少，体现不出自己的思想、智慧和个性，没有特色，宣传作用、参考作用、指导意义不大；四是基层实地工作经验不够深入。由于办公室信息人员事务多，很难抽身到基层一线，到现场实地调查采访，对基层工作知之不详，无法以一名信息工作人员特有身份和视觉感观去找亮点、抓重点，难以瞄准热点、关注焦点、主攻难点，在编写信息过程中往往凭直观、凭感觉，使作品浮于层面，缺乏有意识、有系统、有力度、深层次的报道，这样不仅对工作的推动作用不大，也难以辅助领导决策；五是交流不够。主要是与基层相互之间的交流甚少，指导不够，联系汇报还应加强。

三、加强信息宣传报道工作的建议

（一）树立信息宣传工作是一件事关全局大事的大局意识。随着社会主义市场经济体制的建立完善，信息宣传工作已经渗透到社会各个领域各个层面，信息对沟通情况、反映问题、服务决策、推动工作的作用已经越来越重要。工商部门作为政府重要职能部门，要管理好市场，还要靠监督，特别是社会舆论监督，这就要求我们从加强信息宣传工作入手，向社会宣传工商，让群众了解工商，让相对人理解工商，让领导支持工商，形成工商部门与社会的良性互动，从而营造有利于监管执法的良好社会氛围。

（二）集中精力提高信息质量。信息质量是提高采用率的基础，是信息价值的基础，也是我们信息工作人员、办公室乃至一个单位工作水平的一面镜子；挖掘出好的信息素材，是做好信息工作的一个基础。信息天天都有，除了报送常规信息外，关键是要抓住一些好的素材和重大信息不放，进行深加工和追踪式的连续性的反映，写出一些有深度有份量的信息，充分体现其重要性、代表性、典型性。一是要保证信息的真实性。真实是信息的生命，一定要客观实际，准确无误，既不能猜测加估计，也不能报喜不报忧。凡是重大的信息，对发生的时间、地点、人物、定性等要素一定要加以核实；二是要提高信息的时效性。时效性是信息区别于其他类型材料的根本性特征。同样一个工作，报得快，反映及时，它的价值就得到体现；三是信息工作要有前瞻性，要在抓苗头，抓新颖素材上下功夫，要把工作的“快”反映到信息的“快”，把工作的“实”反映到信息的“实”；四是要突出信息的实用性。信息工作的目的就是为发现和解决问题、推动工作开展服务。要重视加强信息的综合利用，尽量把信息工作与其他有关工作结合起来，以提高其使用价值；五是要提高文字表达能力。文字表达能力是从事宣传信息工作人员的一项基本功，文字表达能力的提高非一日之功，也永无止境，文字表达能力只能在不断地写、反复地改、经常地总结中得到提高。信息不是简报，更非报告，一定要一事一报，短小精悍。标题要准确并力求醒目，内容要注意砍头去尾、突出“亮点”、平铺直叙，切忌哆嗦和过分阐述。题材简单、信息点少的信息材料要千方百计写短，题材好的、信息点多的要作深度反映，可以写长，对一些综合信息，要内容充实，言之有据。

（三）大力加强调查研究。调查研究是开发高层次信息的重要方法。要提高调查研究能力，就要沉下去，做深入细致的调查研究，不能只坐在办公室搞宣传、写信息，只有深入实际，在实践中提出问题，通过调查研究找到解决问题的方法，才能使工作上升到理性的高度，推动工作创新和突破。有一句广告语说：思想有多远我们就能走多远。的确如此，思想的高度决定视野的宽度、工作的力度和创新的深度。不能对工作中出现的新情况、新问题视而不见，或是发现了却提不出真知灼见。另外，在收集中需要鉴别、筛选、提炼、综合，对重要和重大的信息报送要严格遵守时限要求，做到及时、准确、全面。一些监管中的突发问题，早一分钟报送

能促进问题解决，成为经验；晚一分钟报送就失去解决问题的主动权，成为教训。因此，宣传信息工作要勤思考、早发现、先抓住。

信息宣传工作交流材料篇6

关键词：毕业生，人事档案，机制创新，信息资源

 

毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。

一、毕业生档案管理工作存在的问题

毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。

（一）毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。

（二）档案管理手段相对落后

目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

（三）档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。

（四）缺少专业的档案管理人员

长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。

（五）档案利用率不高

据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。

二、做好毕业生人事档案管理工作的对策

目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。。

（一）加强领导，完善制度，保证档案质量

1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。

2.健全制度。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。

3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。

（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用

1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。

2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入

1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。

2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。

3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。。

4.落实必要经费。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。

(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制

1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库

1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。

（六）规范，提供服务，解除后顾之忧

1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。

2.完善职能。。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。

3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。

总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。

参考文献

1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28

2．董毓贵《浅谈医院人事档案制度存在的问题及其对策》《淮海医药》2000 年 8 月第 23 卷 第 4 期

 

信息宣传工作交流材料篇7

2、贯彻落实办公室岗位责任制，明确办公室人员各岗位职责。办公室各人员根据工作目的、性质、任务，制定自己的岗位职责。利用办公室内部例会，检查督促办公室职责的执行，培养办公室人员严谨的工作作风。

3、组织、协助公司制度的起草、修订、执行，督查各部门完成部门规章、岗位职责的的制定。做好公司规章制度起草、组织审核、颁发工作，协调新旧体制之间的矛盾，协助部门做好制度的宣传、执行、督查工作。拟订部门规章制定的程序，指导督促部门做好业务流程、业务规范、岗位职责的制定、执行。

4、组织汇总公司年度综合性资料，为公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿提供材料，及时拟写、审核以公司名义制发的各种文稿，审核部门外发的文稿。严格按行文程序办理，保证文稿质量。

5、组织收集和了解各部门的工作动态，沟通公司内部信息，为领导决策提供可靠的依据和建设性方案。制定并执行公司信息收集处理规章流程，科学分析信息内容，及时反馈处理意见，做好信息综合分析、动态分析工作。协助公司主要领导协调各部门之间业务工作，依公司主要活动为主线，编写公司年度大事记。

6、根据公司发展需要和公司安排，搜集研究国家及地方政府部门对药品生产与销售、临床实验、药用辅料开发、专家建设、科技园区建设等与公司业务有关的法律、政策、程序、规章制度，为公司药品销售、生产、研发等业务提供政策支持性服务，协助各部门加快工作进度。

7、根据公司业务工作需要，开展调研、企划工作。根据具体工作目标，制定调研方案，组织调研人员，指导步署调研工作，分析调研结果，科学合理实事求实得出调研结论。

8、根据会议决议、领导目的和意图，制作企划方案，提供领导决策备选，协助部门实施企划方案，及时收集反馈信息，解决出现的问题；做好企划实施的总结工作，提高工作效率。

9、搭建信息沟通平台，沟通总公司与分公司及办事处、公司与商之间的信息。制订总公司与分公司、办事处、商之间信息交流的制度，建立信息员队伍，定期进行信息反馈，起到反映问题、及时沟通、相互交流、资源共享的作用。

10、积极开展对内对外宣传。在现有基础上进一步扩大公司通讯员队伍，培养一批通讯骨干精英，指导通讯员采用用稿素材，扩大用稿范围，动员临床观察员收集专家意见、稿件，与公司有份量级的专家、公司骨干约稿，增强号召力。突出中人月刊各版块风格，积极推动公司文化建设。积累经验，积蓄力量，向对外宣传、对医生宣传、对商宣传的方向发展。

信息宣传工作交流材料篇8

1.人事档案材料记载不连续、缺乏完整性

独立学院聘用的大多数是青年教职工，有些教职工毕业后到外企、私企等没有人事档案管理权的单位工作了几年，由于这些企业本身人事档案意识就非常的薄弱，存在“人档分离”的现象，没有对职工相关材料进行归档，造成了档案里没有对其毕业后工作的工龄、业绩、职务、职称等经历进行延续的记载，无法体现其工作业绩和技能水平，致使其到学院工作后工资福利待遇、职务聘任或职称评定等人事管理工作受到影响。

2.人事部门对人事档案收集、鉴定等日常管理不到位独立学院人事部门一般不配备专职的人事档案管理人员，兼职的档案管理人员对档案工作精力投入不足，大多没有经过专业的档案知识培训，对人事档案的鉴别特别是档案价值的鉴别缺乏专业的档案知识，致使该归档的材料没有归档，不该归档的却归档，导致人事档案比较混乱，材料缺失或不够准确。独立学院广大教职工对人事档案归档内容、管理范围更是缺乏了解，不会主动向人事部门提供个人材料，导致符合归档范围的人事档案材料收集不全，常造成教职工在校工作期间形成诸如年度考核、职务提拔材料、取得专业技术职称资格材料、工资调整材料、后续教育取得的学历学位材料、入党材料、科研成果、著作、论文、与用人单位签订的劳动合同等体现个人经历和水平的重要人事信息档案材料缺失。由于收集、归档工作不扎实，反映教职工教学工作、科研成就和个人专业特点的原始材料不全或遗失，将导致教职工部分历史经历产生空白的严重后果。

3、独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）之间的矛盾

独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）在空间上有一定的距离，空间上的距离使两者之间产生了矛盾。其一，独立学院与人才交流服务中心档案管理部门缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门是人事档案的管理机构，应对独立学院的档案工作进行指导和检查，但由于在空间上有一定的距离，单位之间的联系非常少，缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门被动地等待独立学院上交档案，由于没有建立完善的档案材料移交制度，独立学院有许多应当及时归档的材料比如学历的变化等，往往不能及时归档，甚至不能保证一年归一次档，不利于人事档案的及时更新。其二，档案管理与利用产生矛盾。由于空间的距离和档案管理技术的落后，人才交流服务中心档案管理部门无法为独立学院提供及时、方便的档案利用。人事档案的最终目的在于利用，而人才交流服务中心目前开展人事档案的服务只限于收集、整理、保管、转递、开具档案证明等，并且是原始的手工管理，对信息的查询依旧是人工查找档案实体，没有应用现代化的信息技术管理，工作量大，效率低。独立学院需要利用教职工档案时，凭单位联系函到人才交流服务中心档案部门办理，远距离的、频繁的来回查询，对学院来说既低效又花太多的精力。人才交流服务中心档案管理部门只是被动的存档管理，不能对委托的独立学院提独立学院人事档案管理中的几个问题的探讨李青青广西大学行健文理学院供主动的、个性化的服务，在人才选拔、培养、开发及预测上无法为独立学院提供高质量的服务。

二、改进的意见和措施

1.独立学院人事档案科学化、制度化、规范化建设

独立学院领导要重视人事档案工作，人事档案是人才开发的重要资源，是个人经历、思想品德、工作能力、职务、职称等方面的真实再现，是发现人才、选拔人才的重要依据，在独立学院发展中处于基础性的地位。独立学院要做好教职工人事档案工作，可根据独立学院自身的情况，以《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》及《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》等法律法规为依据，制定出适应独立学院特征的、具有可操作性的、科学合理的、规范的人事档案管理制度，使档案管理部门和管理人员的工作职责明确，这样人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有规可依，既维护了档案工作的真实性和严肃性，又让独立学院的人事档案工作走上科学化、制度化、规范化和现代化的轨道。

2.加强人事档案宣传力度,提高教职工的档案意识

独立学院人事部门应在每年的工作计划中把加强档案建设放在重要的位置，充分利用宣传橱窗、学院刊物、网站等多种媒体对教职工进行档案知识的宣传，提高教职工的档案意识，了解人事档案制度及条例，了解哪些材料应归档，使教职工自觉地配合人事部门及时做好档案材料的收集、归档工作。经过不断的宣传教育，使档案意识深入教职工心中，化为自觉的行为，为人事档案工作打下坚实的群众基础，使档案工作走上良性发展轨道。

3.加强独立学院与人才交流服务中心档案管理部门的联系与沟通

人事档案工作需要依靠独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同协作才能做好。笔者从事多年的独立学院人事档案工作，人才交流服务中心档案管理部门从来没有联系过独立学院，没有就档案工作进行过交流、讨论，只是坐等独立学院上交档案。独立学院与人才交流服务中心档案管理部门每年应定期联系，召开工作会议，就人事档案工作中出现的问题进行研究与探讨，互相交流经验，共同把档案工作做好。

4.加强人事档案管理队伍的建设

档案管理人员的素质、专业水平的高低，直接关系到独立学院档案事业的发展前景，因此，建立一支高水平的管理队伍就显得十分重要。由于独立学院的人事档案托管在人才交流服务中心，所以档案管理队伍的建设必须包括人才交流服务中心和独立学院二支队伍。人才交流服务中心档案管理专业队伍建设，必须高起点、高要求。这支队伍应具有较高的综合素质，精通档案学知识，熟悉档案管理的政策和法规，树立全心全意为独立学院档案托管人员服务的思想。随着档案信息化建设的发展，档案管理人员必须加强信息技术的培训，使他们成为既掌握档案管理专业知识又懂得信息技术的复合型档案管理专业人员。另一支队伍建设是独立学院人事部门档案管理人员。首先，独立学院应充分重视这支队伍的建设，在人员配备上，最好配有专职的档案人员。即使是兼职的档案管理人员，也应保证他们有充足的精力放在档案管理工作上。其次，应加强档案法律法规和档案业务知识的培训，提高他们的业务水平，才能保证档案收集、整理的质量。这两支队伍的建设是相辅相成的，人才交流服务中心档案管理人员应主动地深入到各独立学院档案管理工作中去，做好业务指导工作，一方面使独立学院档案归档工作做到正确、完整、规范；另一方面，人才交流服务中心档案管理人员在业务指导的过程中会发现新情况、新问题，在解决问题的过程中促使他们不断地提高自己的业务水平；第三方面，这给双方提供了一个思想沟通、工作协商、信息反馈的平台，通过双方的互动协作把档案工作做得更好。

5.加强人事档案信息化建设

独立学院在人事管理工作中随时需要查阅、利用教职工档案信息，以便对教职工作出及时、正确的评价。若人才交流服务中心档案管理部门仍然使用传统的服务方式，需要独立学院派人前来查阅档案，则费力费时，很难满足独立学院人事管理的需要，这也使人事档案的利用价值受到限制。档案管理部门应当与时俱进，采用现代化的管理手段和技术，利用信息技术，把传统纸质的人事档案，制作成数字化的人事档案信息库，使人才交流服务中心、独立学院可以通过网络对人事档案信息库进行及时更新、查阅，实现远距离地对人事档案信息库进行动态管理和维护，省时省力，这样可极大提高人事档案利用价值。因此，加强人事档案信息化建设，开发人事档案管理软件，建立人事档案信息库，将是独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同努力的方向和目标。