高职院校档案管理信息化建设与管理

【内容摘要】纵观我国现今的档案管理工作，不论是档案信息的录入，还是档案的分类整理，所有涉及到工作的便利程度，都与档案部门是否开展了信息化管理方式紧密相关。档案管理与计算机配合的紧密程度越高，就越便利，反之亦然。针对高校的人事档案管理也遵循这一规律。高校的不断发展，日益增多的人事档案管理如若仍沿用传统的管理方案，极其不利于高校的发展。开展电子化档案管理，则能有效弥补传统档案管理方式下的不足，本文对其进行详细的论述，旨在提升我国高职院校的人事档案信息化管理水平。

【关键词】高职院校;信息化;档案管理;管理创新

目前，随着档案信息化建设步伐的加快，数字化、网络化技术被广泛应用于人事档案管理工作。但针对高校的人事档案信息管理工作来说，则存在着档案管理人员认识不够、管理方式传统落后、缺乏适应性较强的人事档案管理系统等不足。这些因素严重制约了高校信息档案管理工作向着更长远的方向发展，影响档案管理效果。基于此，加强高职院校档案管理信息化建设显得尤为重要。

一、当前高职院校信息化档案管理的要点探析

(一)纸质文件与电子文件归档仍需同步重视。电子档案管理模式下，归档载体变得更为多样，同一份档案会有纸质与电子两种形式。因此，电子档案在安全性上能得到较高的保障。及时电子文件损坏，也有原版纸质原件文件。这也就是为什么在电子化档案管理模式下，仍需重视对纸质档案归档的原因［1］。在当今高校，档案管理电子化推进进程进展不一，甚至存在着办公电子化尚未完全普及的现象。这其中难以推进的原因较为多样，最常见的原因即为资金不足，更深层次的原因在于国家针对电子档案的法律管理部分立法尚未完善，虽然其在查阅借取方面较为便捷，但同样一份文件，纸质版档案一定比电子版档案有法律效力。针对这一现状，高校档案管理人员应对归档档案所涉及的类别，法律意义，实际效力进行更深一步探讨。不论何时，都不应当放松对纸质文件的管理，档案归档时必须保持同步，同时立卷。控制两者相互归档时纸质文件与电子文件能够相互对应，在数据库中能找到每一页的详细内容。

(二)电子档案的安全管理需得到加强。档案安全管理，一方面需要充足的技术支持;另一方面需要档案管理人员自身具备足够的安全意识。从数据库安全方面，软硬件能否稳定运行，网络环境是否安全，是否存在数据库漏洞等内容均是影响因素。故在实际工作中，要做好电子档案的安全管理，需紧抓如下工作:思想认知维度，要认识到档案泄露后对于高校对于社会的影响，能够从工作的各个环节中层层把关、层层负责，强化流程管理［2］。安全技术维度，定期开展对档案管理系统进行更新，更新其内部病毒防范机制，用户准入机制等。做到未经授权的用户无访问档案权利，获得部分访问权限的用户仅可开放一定权限;同时在数据传输途中，能够做到数据不被拦截，数据加密等安防性干预。在档案的阅读与更改方面，也是影响档案安全度的重要因素之一，在此将引出安全管理能力的第二点，档案内容原始性的保证。电子档案作为数据的集中性表现，其在内容与形式上很容易被改动，不论是出于有意或是无意。故在系统安全性防范文件原始性保存方面，应对具备档案修改权限的用户层层限制，最大程度的做到无权限的用户难以进入，看不见，改不了。通过措施干预保证电子档案的真实性与完整性。当有关档案管理细则发生更改时，应当根据文件核心精神，对电子档案操作模式重新规划。针对重要程度较高的，且需长时间持续保存的文件，人事任命文件等，办理权限需交由专人，并单独设置一监督人员，严禁越权办理，严格按照规定操作程序开展工作。从设备配备的安全角度来看，应单独设置一处理电子档案的电脑，且接入的网络属单独支线的校园内部网，最大限度地提升专用网络安全程度。同时，在电子档案准入制度方面，则应用用户口令予以约束，定期更换统一的用户口令，也减少了信息泄露的几率，即使对于存在档案管理人员人事变动的情况，也不会发生档案信息泄露;从信息存储安全的角度看，部分高校存在多个校区，但高校整体间的人事档案信息是共用的，则此时，档案管理人员需根据学校自身情况及部门设置，选择是否需要异地存储，多套备份等［3］。

(三)采取多元化管理措施，保证电子档案能长期有效保存。电子档案的储存完整性受到多方面因素限制，详细为档案读取系统的解码方式、储存介质理化性质是否稳定、电子档案磁盘放置方式能否保证磁盘与磁盘之间不受影响等。具体到实际人事档案管理工作来说，则需注意以下事项:首先，能否开展对电子档案的有效维护与检测。考虑到电子档案载体较为多样，各类载体的理化性质有着些许差异，不能按照统一的保管模式管理，同时加之以储存环境难以受到人为因素调控，则无形中增加了信息储存的质量风险。另外，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。因此，应对电子文件至少每半年开展一次信息安全性检测与备份。并将每次验收与检测的结果记录到档案管理登记表中。这类电子介质存储的硬盘等载体，均专人、专地储存，且不得外借。同时建立相关信息管理维护日志，为日后复核工作的开展提供便利。

二、高职院校信息档案创新化建设的对策与管理干预

(一)人事档案管理信息化，网络化。将通过审批的人事档案全部电子化处理，并录入数字化档案信息管理数据库中。根据档案类别的不同，予以同类型分类，并建立多种汇总检索方式，使电子档案的查找方式能更加多元化。对于特殊类型档案来说，如保密级别较高的、仅具有一份档案，对安全保存要求较高的档案，应在常规保管基础上，根据档案密级，设置相关的查阅权限，保证仅有特定人群可对档案内容予以查看。针对部门间的档案，其他与之无关的人或部门调取需通过审批，并对调取档案的目的进行说明，只有被授予使用权限的用户才能拥有部分查阅权限。这样严密的权限划分，有助于档案信息在内部信息共享范围内，安全的查阅。对于使用者而言，安全性与工作效率均能得到同步提升，而对于管理者而言，通过在档案信息库中应用SQL语句编码方式，可使得档案的查询、管理、系统运行数据信息收集变得更为方便，极大地减少了档案管理日常的工作量。

(二)上级管理部门应强化对档案管理信息化的重视，增加资金设备与人才投入。人事档案信息化建设初期需要投入大量的人力、物力、财力，一是在设备上的投入如扫描仪、专用的档案管理系统、打印机、编码系统等均需要投入大量的资金。当上述条件均具备后，为满足档案管理的要求，需要对系统，设备实时更新。有条件的高校，应结合设备使用主客观情况，制定相关预算，用足够的资金保障来更快的推进信息化建设的进程［3］。二是在人才上的投入。档案管理信息化，一方面需要从业人员具备扎实的档案管理基础;另一方面需要从业人员具备能够满足工作需要的计算机操作技能。在信息化建设的初期，高校应联合档案管理人员，与本校的信息技术教师，共同探讨出适宜学校实际情况的信息化管理方式。对于部分软硬件条件配备不充足的环节，高校应适当借助外部力量，外部软件研发团队，共同做好信息化人事档案的建设。

(三)应用更为简洁底层编码语言，充实人事档案数据库中的内容。人事档案是学校长时间的人才资源积累的成果，如若对档案内容加以合理利用，则能将档案管理所起到的成效进一步延伸，从而强化其人才信息资源库的作用［4］。根据学校人事档案调取的实际需要，研发更多的，满足实际需要的功能，从而为各类人才提供信息化的服务。在录入档案初期，应在档案内容中将体现人才工作水平的项目着重体现，在扩大档案信息资源库的同时，录入更多高质量的人才信息。

(四)创建新型档案管理人才考核模式。信息化时代，对档案管理人才提出了更高的要求。高校必须对档案管理人员的知识结构予以全面更新，详细为:信息资源开发素质、计算机能力素质、信息化档案管理知识素质。将传统上的纸质档案管理工作，转换为电子化档案管理形式，例如档案的归档、立卷、整理等，传统方式下人工录入不仅错误率高，且耗费的时间较长，对于档案录入字体的清晰度，笔墨选用等方面要求较多，这是传统档案管理模式下的弊端。而应用电子化档案管理模式，则能一站式的将上述工作通过电脑录入，准确且便捷完成，不必担心字体录入不清，选用的笔墨不符合规定等繁杂的要求。故只有将档案管理与计算机操作技术紧密融合，充分挖掘档案的价值，才能更好地开展档案管理工作。当今优秀的档案管理人员，不仅需要具备细致、严谨的管理心态，开展实际工作，还应对档案中所蕴含的价值予以充分挖掘，总结规律，开展专题研究，著成。在提升自身工作能力的同时，头脑中的知识也可以不断更新，这类人才是新时代高校档案管理所迫切需要的人才，所有档案管理人员都应向着这一方向发展。故而，在档案管理人员的考核方面，可按照以下模块展开考核:档案管理实践能力、计算机基础操作能力、信息化档案管理能力、与素质拓展模块的考核［5］。根据考核成绩分布，也使得档案管理人员能够对自身工作中的薄弱点予以识别，展开针对性地工作训练。

三、结语

综上，无纸化办公是文职工作发展的必然趋势，更是档案界发展的主流方向。高校在进行人事档案管理是越依赖计算机，无纸化进程推进速率也就越快。伴随着高校每年应储存、管理的人事档案越来越多，传统的纯手工工作方式将会带来巨大的工作量。因此，高职院校应紧跟社会发展信息化的脚步，结合发展实际，革新理念，整合资源，充分挖掘人事档案所蕴含之价值，为更好地推进人事档案之于学校发展不断奋斗，为部门领导和工作人员提供更优质的服务。

【参考文献】

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［10］李剑华，于金玲．办公自动化在档案管理实践中的应用［J］．辽宁经济，2006，12

［11］孙英．浅谈高校电子档案的保存与维护［J］．中国科技信息，2006，14

［12］哈真．石油企业电子档案管理的问题及对策［J］．天然气经济，2006，6

作者:刘畅 单位:长春职业技术学院