浅谈高职档案管理信息化建设

【摘 要】 高职档案信息管理是高职信息资源现代化的重要组成部分，高职档案工作的内容与形式需要不断创新、与时俱进，档案信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。本文在对高职档案信息化建设必要性研究的基础上，分析了高职档案信息化建设目前存在的问题，并提出了实现高职档案管理信息化的一系列措施，为档案资源的科学管理提供一种有效途径。

【关键词】 高职 档案管理 信息化

“十二五”期间，我国各级档案部门根据《全国档案信息化实施纲要》的要求，开展以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件和电子档案管理为重点，以网络建设为基础的档案信息化建设。档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，加强高职的档案信息化建设，逐步实现高职档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理服务，为学校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息。

1 职档案信息化建设发展的必要性

1.1 提高工作效率

当今信息时代，计算机网络的广泛应用让我们的生活变得更加丰富和便捷。对于高职档案管理工作也是一样的，不管是建立档案的人还是查阅档案的人，都因为有信息化档案的存在而方便快捷。使用计算机系统通过扫描或者是手动录入，将这些档案信息化，则可轻松地实现对于档案资料的处理，不但提高了工作效率还节省了存储空间。

1.2 改善档案管理工作，检索查询方便

高职档案信息化的实现可使档案管理部门从封闭性管理走向开放性管理，使档案的管理方式从档案保管和档案利用向档案信息化采集、管理和服务转变，实现档案资源的合理配置和科学管理，为学校建设与发展提供高效、优质的服务。学校档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式中选择最佳方式，迅速在档案库中检索出需要的档案信息。

1.3 为科研活动做支撑，为领导决策和管理提供支持

科研是学校发展的生命线，科技档案为学校的科研活动和新技术开发提供了可靠的参考依据。作为档案的重要组成部分，科技档案能否被充分利用是科研活动成败的关键，只有充分利用科技档案，才能做好相关的科研工作。高职档案管理的信息化建设能提供完整、可靠的信息，不但使老师可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高工作效率，而且，通过对档案信息的综合分析，为领导提供决策支持。

2 高职档案管理信息化建设存在的问题

2.1 思想观念陈旧，管理意识淡薄

当前我国大部分高校自身对档案工作重视程度不够，认为档案工作是一项附带工作，做好做坏无关紧要，对学校的影响不大；缺乏档案管理意识，思想观念落后，没有把档案信息作为一种资源来认识和利用，缺乏战略思维和全局观念，还没有充分认识档案在推进整个学校发展中的重要作用。档案管理工作依然停留在建档、管档、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发和利用，许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁，不能发挥其应有的作用，造成了资源的极大浪费。

2.2 资金投入不足，硬件设备落后

由于资金不足，高职档案管理工作的信息化建设滞后于现实的要求，档案管理工作仍用手工操作的现象比较多，缺乏信息化的管理手段；在档案管理信息化建设过程中，设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套，需要投入大量的资金，同时还需大量资金支持维护，资金投入不足已成为制约我国高校档案管理信息化建设的最大障碍。

2.3 网络安全差，数据库建设滞后

由于档案信息本身的特殊性，需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。学校档案信息化加强了档案部门与校内校外的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客攻击、非法访问窃取信息等造成的安全问题，对高职档案信息安全维护是一个挑战。另一方面，虽然当前高职档案管理部门大都已建成了规模大小不等的档案数据库，但总体来说，大多处于低水平重复建设状态，数据无规范化控制，各自为政的现象比较严重。学校档案管理部门之间并不联网，无法实现有效的信息资源共享，严重地影响了数据库的利用率。

2.4 人员素质较低，专业化程度不高

目前，一些高职学校虽已初步具备了开展档案管理信息化的条件，但尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。有的专职档案工作人员虽专业对口，但学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理；有的工作人员是非计算机专业毕业，掌握信息化技术的能力普遍较差，主要表现在英语水平低、信息技术的专业词汇少，运用信息技术解决档案管理工作的能力不强，使档案管理信息化停留在最简单的录入、查找阶段；还有少部分档案工作人员几乎从未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化管理的基本理论、基本知识、基本技能。

3 实现高职档案管理信息化的若干措施

3.1 加强高职档案管理信息化重要性的认识

随着高职档案事业的发展，高职档案工作已步入规范化的轨道，档案意识得到加强，档案在高职教学、科研中的重要作用也逐渐显现出来。加大宣传力度，营造档案管理信息化工作重要性的氛围。通过宣传提高档案意识，学校领导和档案工作人员要进一步解放思想，更新观念，树立主动服务、主动参与意识，以高度的责任感和主人翁姿态，积极投身到学校档案管理信息化、档案资源开发利用工作中去。

3.2 强化硬件和数据库建设

档案信息化建设的基础是相关硬件和数据库建设。高职档案馆要注重加强相关硬件建设，可根据学校的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，购置适当的技术设备，如配备数据库服务器、图文影像扫描、微缩系统、数字音像制作系统等。

3.3 充分利用网络技术，建立档案管理信息化的运行机制，实现收集整理、查询和检索自动化

目前，许多高职院校都建设了高性能的校园网络系统，档案管理工作应充分利用校园网的基础设备，提高档案管理质量，使高职院校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作，还可以实现档案资料查询和检索自动化。学校档案管理人员在日常工作中应加强与各部门的协调，要求各部门以电子文件的形式按规定格式上报档案材料，这将有助于加强电子档案管理和建设。

3.4 加强高职档案管理人员的业务培训和继续教育

人是档案管理工作的主体，档案工作人员的素质，直接影响到档案管理工作的实际成效。充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，使他们的知识结构及业务水平适应高职档案信息化建设和发展的需要。