高职档案管理探索

【摘要】高职院校档案管理工作基础比较薄弱。为进一步加快档案工作建设进程，从高职院校档案工作的重要性、现状和基本做法等方面进行阐述和交流。对高职档案管理工作进行了研究，提出档案管理工作中需要注意的问题。

【关键词】高职 档案 管理

近几年随着高职院校的不断发展，档案管理逐步纳入重要议事日程。作为高职院校管理的基础工作，档案工作相应得到了重视。各校相继成立综合档案室，配备专兼职档案人员，条件较为成熟的学校实行档案集中统一管理。

一、高职院校档案管理的战略目标

一是以归档工作和档案服务现代化为着眼点，重点推进信息化建设工作；二是以强化档案工作领导责任、提高档案意识为着眼点，大力推进档案法规执行力建设工作；三是以强化科学管理、提升服务质量为着眼点，有效推进管理服务能力建设工作；四是以“收得全、查得到、用得上”为着眼点，全面推进常规业务高质量高水平工作；五是以营造健康向上的良好氛围为着眼点，积极推进校园文化建设。

二、加强高职院校档案管理的措施

（一）建立健全规章制度

为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则。保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员。实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度。创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，牢牢地树立起重视档案管理的主观意识。学生档案管理要规范化、制度化。高职院校应当设立专门的学生档案管理部门，制定学生档案管理的相关规章制度和岗位职责。不仅学院学生档案管理部门要有相关的管理制度，系（部）更应有学生档案管理的相应规章制度和岗位职责规定。各系部都应至少有一个档案室并配备专门人员负责学生档案的收集整理，而且要有相应的监督措施，以保障学生档案的完整性。

（二）千方百计增强档案意识

为了提高教职工的档案意识，从二方面着手：一是通过利用，促进档案意识的提高。在平时各种检查、验收中通过档案利用，使教师们看到档案实实在在的作用。二是进行培训，通过档案培训班普及档案知识，使一线教师了解档案、重视档案;同时利用其他培训班机会，讲解档案知识，如：利用辅导员党建、党务工作培训会议，讲解如何做好基层支部党建、党务档案工作;在毕业生班主任会议上，讲解如何做好学生档案工作等。同时，把整个学年材料收集完整，制作规范的系部档案带到现场，使教职工有比较直观、感性的认识。二是强化队伍建设，提升现代管理手段，形成网络管理。随着高职院校科研档案工作认识程度的加强，科研档案队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高，为高职院校科研档案工作正常开展提供了可靠的组织保障；围绕学校科研中心工作和重点科研项目，根据科研档案需求信息，编制适合当前科研研究发展的档案编研资料，着眼于现代管理，提高系统整体水平。在保障和保密的基础上主动服务，深化科研档案编研的层次；管理形式和管理手段上因人员层次的提高使现代化设备得以及有效利用，人员和科研管理技术得以显著提升。

（三）建立有效的激励机制

稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制；二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。

（四）提高兼职档案管理人员的素质

提高档案人员的素质可以从以下三个方面入手:一是加强档案管理人员的职业道德教育;二是创造条件，不断提高档案管理人员的业务素质，通过系统进修、培训、讲座等多种形式为兼职档案管理者提供继续教育的机会，将兼职档案管理者的培训进修纳入学院师资培训整体计划;三是建立科学的档案管理者素质评价体系，档案管理人员素质评价体系主要包括基本素质评价、职责评价与绩效评价，通过建立科学的档案管理人员素质评价体系，有效地激发档案管理人员的荣誉感和成就感，自觉提高素质，从而提高教学档案管理队伍的整体素质。

（五）争取多方支持，加大资金投入

档案工作是传承办学历史的重要载体，也是学院重要的办学资源，它在学院教学、科研、基础建设及各项事业的发展中发挥的作用越来越明显，越来越重要。档案现代信息化建设需要投入必要的资金，因此，领导需要对档案信息化建设有足够的重视和支持。和其他工作一样，档案信息化需要人、财、物作为基础，离开这一基础，档案信息化就无法开展，从这一方面来说，领导重视是做好此项工作的关键。当然有了学院的资金支持，还要积极建立与社会各行业、各部门之间的互动机制，不断拓宽资金来源渠道。

参考文献

[1]高职院校档案管理队伍建设若干问题的思考，2011-8.

[2]谢少芳.高职院校基层档案管理浅析.

[3]admin.关于高职院校档案信息化建设的思考.2012-01.

[4]高职院校科研档案管理存在的问题与对策，2011-7.

作者简介：周丽（1975-），女，湖北黄冈浠水人，黄冈职业技术学院馆员，主要从事档案研究。