高校中高职学校的档案管理改革

随着教育体制改革的不断深人，我国的教育体制发生了重大变化。尤其是1999年中共中央作出“大力发展高等职业教育”的决定后，高等职业教育进入了大发展时期，一大批中等职业学校升格为高职学院。然而，新成立的高职院校，管理工作千头万绪。为实施规范管理，档案管理工作尤其重要。如何做好高职院校的档案管理工作，使其适应学院教学、科研和各方面发展的要求，已成为高职院校档案管理面临的一个新问题。为发挥高职学院档案信息的作用，必须加强领导，建立健全工作机制，培养和提高档案人员的能力素质，加大档案信息开发利用服务的力度。

一、强化领导意识，健全工作机制

学院的档案是学院历史的真实记录，是学院在教学、科研、党政等各项活动中直接形成的宝贵信息资源，是学院事业发展的重要依据。高职院校领导档案管理意识的强弱，决定着他们对档案工作的重视程度，同时也是搞好档案工作、发展档案事业的关键和保证。如:一些由中专学校升格而来的高职院校，升格前档案室规模较小，只有l人管理学院的全部档案，相当一部分工作处于手工操作的状态，多系传统的收集、整理、归档方法，这样，劳动强度大，工作效率低。而且，由于学校经费紧张，很难满足档案管理部门现代化的需要。一些必需的档案保管设备无法备齐。况且，要做好档案工作单靠个人的力量是远远不够的，领导重视和支持十分关键。因此，领导应从学院长远发展的高度，去审视学院的档案管理工作，为学院档案管理工作创造积极的条件。

1、建立档案管理机构，形成从学院到各系(部)、处的档案管理网络组织。高职学院档案管理工作的好坏，加强领导，建立管理机构是关键。学院应加强对档案的领导力度，成立档案工作领导小组，由分管领导负责，党群、行政、教学、后勤等系统的负责人组成，负责全院的档案管理工作的整体规划和重大决策，统一领导、协调和督促全院部门做好档案的收集、立卷和归档工作。应建立一定的制约机制，如:设立综合档案室，隶属于院办公室，其职责是在做好全院档案的收集、归档工作同时，指导各职能部门和系室兼职档案的业务工作，各职能部门设立兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、上交工作，增强各部门及教职工对档案材料归档的积极性和自觉性。

2、建立健全规章制度，实现高职学院档案科学管理。根据国家有关规定和管理要求，学院应制定完善的档案管理工作制度，如:《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案人员岗位责任制度》等，并入框上墙，使大家自觉遵守。此外，学院应配备相应的工作人员，合理分工，明确责任，建立严格的考核制度，并纳人学院的年度计划和目标管理中。

3、确保一定的档案管理设施与经费。为了提高档案管理工作，确保档案资料的完整安全。如配置实用的密集架、空调;配备现代化的档案管理设备以及必要的网络传输设施，如:微机、复印机、去湿机等。为做好档案管理工作提供一定的物质保证。

二、加强档案人员的职业道德建设与素质培养

档案工作作为学院整体工作的重要组成部门，其工作质量的高低无疑成为衡量学院整体管理水平的标准之一，而学院档案工作质量高低在很大程度上又取决于档案工作人员素质的高低。作为档案管理人员要自觉地从政治素质、业务素质、综合素质三方面进行自我培养和自我塑造。

1、政治素质。政治思想素质是第一位的。学院档案人员必须坚定地遵守党和国家的政策法规与学院的规章制度，具备坚定的政治信念和高尚的思想道德情操，热爱和献身档案事业，树立良好的职业道德，默默无闻为他人“铺路搭桥”，不计名利，兢兢业业，耐得寂寞，甘为人梯的道德品行，为学院教学服务。

2、业务素质。档案人员必须具备较高的档案专业及相关知识和较强的业务处理能力，系统学习和掌握档案学知识。如:《档案管理学》、《科技档案管理学》《档案保护技术学》《档案文献编纂学》《文书学》等，以适应为学院各项工作服务的需要。

3、综合素质。为适应学院发展，档案人员应加强现代科技知识的学习，不断扩大学习现代科技知识面，充分利用互联网和多媒体技术拓展档案工作空间，以有效开发利用档案信息资源，总之，档案人员要全面提高个人综合素质，以便更好地适应学院管理工作的需要。

三、开发利用是提高档案工作水平的重要途径

改革开放以来，中国高等职业教育迅猛发展，对档案信息的需求不断升温。学院档案工作的最终目的是开发和利用档案信息资源，满足教学、科研、管理、服务等工作需求。

1、建立档案收集制度，完善基础管理工作。档案利用工作与基础性业务工作是相辅相成的，基础管理工作和开发利用构成了档案资源的全部内容，没有完善的基础管理土作，开发利用将成为无源之水，无本之木。因此，要建立健全档案收集工作网络和收集制度，确保上下收集渠道畅通，归档的材料真实、完整、准确、系统。

2、力求档案资料的有序化、条理化，拓展档案的服务与利用。学院档案是一种历史记录，纵然收集再齐全、整理再规范，倘如不被开发利用，档案的存在价值就要大打折扣。因此，学院档案要实行规范化科学管理，从档案材料的收集、整理到计算机录人，力求做到有序化和条理化。

3、加强档案信息的数字化建设与网络化建设，变“死档案”为“活信息”。目前，学院档案使用计算机系统主要是解决了文档一体化管理问题，但在数据库规范化方面还存在缺陷。因此，学院档案信息开发利用的方一向和趋势是要利用技术手段，花大力气搞好档案信息的数字化建设。档案室藏的各类档案实体要利用压缩技术、扫描技术等手段，将传统介质文件系统组织成具有有序结构的档案信息库，并将数字化的档案信息存储在档案服务器的各种不同数据库中。经过数字化处理后的档案信息易存储、操作，能在网络上传播和提供利用，实现资源共享，使“死档案”变成“活信息，’，使档案的潜在生产力得到充分发挥•