高校学生档案管理研讨

1、当前高校学生档案管理工作中存在的问题

1.1学生档案管理制度不完善

除了《高等学校档案管理办法》外，国家还对对高校学生管理下达了不少文件，如《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等，对学生的学籍、入学注册、转学、退学、成绩考核、毕业、社会活动、奖惩等也有了比较明确的规定，但没有提到对高校学生档案的管理，对学生档案的管理也缺乏可操作性的规定。因此，学生档案只能依照人事档案管理的原则并结合学生档案的特点去制定符合自己的管理方法，而在实际的操作过程中却又存在诸多困难。

1.2管理体制不顺，管理人员严重缺乏

有些高校的学生档案并非放在档案馆进行统一管理，本科生档案由学生处管理，研究生档案则有研究生处负责，负责学生档案的人员多为兼职人员或者退休返聘的老师。即使有些高校把所有的学生档案交由档案馆管理，然而几万份学生档案仅配备一名专职人员负责。而各学院并非把每个学生的档案材料收集齐全才向档案馆移交，而是把每次产生的材料移交至档案馆，就单个学生而言，即使是《高等学校档案管理办法》中规定的七项内容分别放入档案就要放七次，每年毕业几千名学生，工作人员就需要向毕业学生的档案中放入数万次，这大大加重了档案馆工作人员的工作量。从而导致档案工作人员在学生毕业离校前才开始组织学生把四年累积起来的档案材料进行装袋，这样就难免造成原始材料的遗漏，从而导致学生档案材料的缺失。

1.3师生档案意识薄弱，学生档案管理难度增大

学生档案所起的作用，不像其他工作那样明显，时效性弱，致使高校对学生档案的重要性认识不够。由于高校档案管理部门和管理者对本职工作的宣传不到位，使得作为档案管理客体的学生缺乏档案意识。学生需要档案中部分材料时，也不经过相关手续，而是自己到档案馆要求查询。有些学生毕业之后不知道自己的档案寄到哪里，几年后需要档案时才咨询档案去向。甚至有些在职攻读硕士的研究生，根本不知道自己硕士期间还产生档案。有些学校随着研究生的扩招，研究生档案的规模也越来越大，但是仍然采用以前的档案保管方式，学生要求寄出时才寄出，这导致库房内研究生档案遗留的越来越多。

1.4学生档案归档材料缺乏规范性，内容简单

实际上，《高等学校档案管理办法》中规定的学生档案归档材料范围守旧、教条、不全面，跟不上人才培养的要求。由于高校学生档案管理没有明确高中学生档案材料的归档范围与要求，使得能够充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时的归档，归档材料只有大学生高考录取时的材料，这就不利于高校对学生全面考察了解。如“毕业生登记表”中对学生在校几年表现的鉴定，内容都差不多，反映不出一个大学生的实际情况与个性特征。而这又不利于用人单位对预录用人员的考察。

1.5管理模式陈旧落后，没有实现网络化管理

高校学生档案管理模式陈旧落后，不适应信息化时代的要求：第一，至今还没有一套完整适用的学生档案管理应用软件推出，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中；第二，招生时没有相应的网络平台供学生查询档案是否到达。尤其是在研究生招生过程中，高校会要求预录取的学生把档案寄过来，而已经寄出的学生就会打电话咨询档案是否到达，导致学生档案室的电话被打爆，根本无法进行其他工作；第三，学生档案的录入方式落后，几千份档案几乎寄到档案馆，一份一份手写登记，再录入电脑，非常的慢；第四，没有毕业生的档案离校系统。不实行网络化管理档案，就不能使学生档案材料信息化，也就没有开发、利用可谈。

2、应对高校学生档案管理工作相关问题的措施

2.1建立健全学生档案管理制度

国家教育部应根据《档案法》及大学生档案工作的实际情况，尽快出台《高校学生档案管理工作条例》。做任何一项工作，都必须有法可依、有章可循，尤其是学生档案这项专业性很强的工作。高校学生档案管理工作条例的制定，可参照《干部人事档案工作条例》的基本框架结构，明确学生档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并要对学生档案管理工作的各项内容作统一具体的规定。用这些法规性的文件来规范大学生的档案管理及运作方式，以提高人们的档案意识，重视大学生档案的宝贵价值。

2.2理顺档案管理体制，落实学生档案人员配置

学生档案管理只靠档案管理部门的力量是不够的，需要学校各级领导的重视和支持。因此，在学生管理工作人员中树立档案意识，平时注意档案材料的收集和积累，特别是原始档案的整理归档，加强各部门与学生档案管理部门的配合，形成高校学生档案管理的良好氛围。高校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、经费落实，建立必要的规章制度。要切实搞好高校学生档案管理，必须理顺管理体制和领导关系，做到组织机构落实，做到有专人负责学生档案的管理工作。一定要根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员，才能做到人员落实、管理规范、运作有序。

2.3加大教育和宣传力度，全面提高档案意识

档案意识是指个人及社会对档案的认识程度，它决定了人们对档案的社会地位和作用的认识，影响着档案用户对档案需求的准确表达，支配着档案用户的档案行为。高校可通过多种途径与方式，加强学生档案意识的培养：第一，在新生开学之际，通过讲座等各种形式贯彻宣传《档案法》，让学生初步树立档案意识；第二，在学生毕业前，学校应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托多种平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处。根据实际情况，充分利用校园网、报刊、广播、微博等多种形式，大力宣传档案的重要性与弃档的危害性，使广大师生认识到学生档案对学生就业、升学、出国深造以及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。

2.4适应社会需求新形势，丰富学生档案内容

适应全面推进素质教育的要求，加强高校学生档案材料的选择与鉴别，扩大归档材料范围。全面推进素质教育是我国教育事业的一场深刻的变革，是一项事关全局、影响深远和涉及社会各个方面的系统工程。因此，大学生的基本素质教育都应该在学生档案中有所反应，包括思想道德素质、文化素质、专业素质和生理心理素质教育。对于档案馆自身来说，需要加强对现有的应归材料的管理，提高学生档案工作的质量。档案部门应该利用一切机会和可能，向学校各个部门做好宣传工作，宣传应归档材料的各种要求，及规范归档材料的实际意义，增强高校领导、师生的档案意识。对于学校的各个学院来说，相关负责老师是直接跟学生接触最多的人，更有利于档案意识的宣传。因此，在学生开学和毕业时，可先由档案馆工作人员对各学院相关负责老师进行培训，相关负责老师再专门召开班会对学生进行介绍，让他们了解档案的重要性。

2.5建立学生档案网络系统，实现学生管理档案信息化、网络化

当今社会已进入信息化时代，传统的纸质档案管理方式已经不能适应高校管理及大学生就业服务的需要。电子档案管理以其检索速度快、查找方便、可靠性高、存储量大、寿命长、成本低等优势成为现代档案管理的新趋势。因此，高校在学生档案信息的收集、传播和使用方面，有必要结合自身条件，推进学生档案管理的信息化建设。此外，在做新生档案登记工作时，为了能够准确及时的登记新生档案，可把每个学生的准考证号或者身份证号编成条形码，随调档函一同发给学生，让学生在寄档案时贴在档案袋上，这样新生档案到达后可直接扫描条形码。在学生毕业离校时，各学校应该建立相应的档案投递系统，让学生自己在网上登记自己的档案接收单位和地址，再由辅导员进行核对，然后统一提交给学校就业指导部门；最后由学校就业指导部门将相关信息提交给档案馆，共同完成学生档案离校工作。

作者：刘子侠单位：上海理工大学档案馆