高校学生档案管理之我见

【摘要】 高等院校中，工作的一个非常重要的部分就是学生档案的管理工作，它具有较强的原则性质、服务性质以及政策性质。目前的高等院校在不断的进行改革，高等院校在不断的扩大招生的规模，学生档案的管理工作很难适应形势的变化，也就要求档案的管理工作要进行改变。本篇文章分析了新的时期高等院校中学生档案的管理工作，阐述了在新的时期高等院校加强档案的管理工作的措施。

【关键词】 档案管理；高等院校；学生

高等院校中，学生的档案能够真实的反映学生在学校中的表现，是学校的校史以及档案的组成部分，能够将学校的教育业绩进行很好的展示。目前，高等院校中学生的档案主要包括：学生的名册、新生的登记表、学习的成绩表、学籍的变更材料、实习的鉴定表、受到奖励与惩罚的材料以及毕业生的登记表等等。学生在步入社会之后，社会中的单位企业并不满足于这些档案，他们希望可以了解学生在学校中更多的情况，如学生综合的素质以及外语的水平等等。这些就要求我们在这些基础材料的基础上，将内容进行扩充，满足社会的需求。

一、管理工作中的问题

学生的学籍档案能够全面客观的反映学生的情况，但是许多的高等院校受到传统的模式以及观念的影响，档案的管理工作不能够适应新的形势，因此，分析当前档案的管理工作中的问题，使档案的管理工作能够满足形势的变化是非常重要的。

（一）没有意识到重要性

许多人认为，在现代的社会中，学生的档案没有那么重要的作用，认为档案只是在计划经济的体制下形成的产物，现在的档案只是将原来的形式进行承袭沿用，在现在的市场经济体制中，已经失去了价值。这种认识就造成了在进行档案的填写时，不认真的进行填写，而且在对档案的鉴定类似，基本上是相同的，同时还存在着造假的现象，这样不仅使教育的声誉受到影响，同样也败坏了社会的风气，对社会造成的影响是非常严重的。

（二）没有统一的标准

目前为止，在档案的管理方面没有统一的标准，对材料的划分不明确，出现了应该收集归入档案的材料没有收集归入，不应该收集归入档案的材料却被收集归入档案等现象，这就造成了档案的材料非常零散、杂乱而且没有实用的价值。因此，在档案的管理工作中，建立统一的标准是非常重要的。

（三）管理的制度不够健全

当前档案管的管理工作制度不够健全，档案的管理工作具有较大的随意性，送到相关人事部门的往往是杂乱无章的材料，在对材料的整理鉴别的过程中，浪费了工作人员的时间与精力。例如，有的材料需要负责人盖章与签字，但是负责人只是签字没有盖章或者是只是盖章没有签字；有的材料中甚至都没有填写时间；有的档案在进行转交时，没有将档案进行密封，有的档案甚至没有装入档案袋，由档案的持有人直接的进行转交。这些情况都违反了《档案法》中的相关的规定，同时也能够看出有些人没有相关的法律意识。

（四）审查的力度不够

学生的档案管理工作也应该与其他的工作相同，应该对档案的材料进行监督审查。例如高等院校的学生毕业时需要填写相关的登记表，这些表格中涉及到成绩的方面，同时还有高等院校的鉴定、评价等方面，在进行填写时要本着实事求是的原则，学校在进行审查时要严格的进行审查。但是，现在的许多高等院校在学生填写表格时，不进行有效的监督，在将表格收集之后，没有进行严格的审查就放入档案，这就造成了材料的不真实，使材料的可信程度极大的降低，也就不能够全面的了解学生的能力。

二、加强管理工作的措施

（一）提高档案管理工作的认识

学生档案的管理工作在高等院校的日常工作中，是基础的工作，同时也是日常的工作，要充分的提高对档案管理工作的认识，在思想方面充分的重视档案的管理工作。学生在学校中的各种材料形成的档案，是高等院校的教学管理中非常重要的方面，档案中的材料是否齐全，是否真实以及归入档案中的材料是否符合相关的规定，在影响档案是否完整的同时，也会影响对学生的了解是否全面。对档案的管理人员进行培训，使档案的管理人员能够掌握系统的知识，能够提高档案管理的相关知识，同时，学校应努力的提升档案管理人员的素质，调动管理人员工作的主动性以及积极性，使高等院校档案的管理工作能够逐渐的规范化以及标准化，促进档案管理工作的发展。

（二）统一标准

高等院校在学生档案的管理方面，要建立统一的标准，改变杂乱无章的局面。对材料的分类要建立统一的标准，应该归入档案的材料依据标准归入档案，不应该归入档案的材料要坚决的不归入档案之中，同时，在材料的纸张以及形式等方面也将标准进行统一，避免同一种材料出现不同的形式以及不同大小的纸张。在档案的管理工作中，用统一的标准将档案的管理工作进行规范，确保归入档案的材料规范与齐全。

（三）健全管理的制度

高等院校在学生档案的管理工作中，要严格的遵照《档案法》中的相关规定，健全档案的管理制度，保障材料填写的完整性，在档案转交的过程中，严格的遵照《档案法》中的相关规定，确保档案在转交的过程中的安全性与及时性，档案在进行转交时要将档案进行密封，防止学生将材料取走或者是补充材料。同时要保证档案转交的及时，避免因转交不及时出现的用人失误。

（四）加大审查的力度

高等院校在学生档案的管理方面，要加大对归入档案的材料的审查力度。对归入档案中的材料进行严格的审查，避免虚假的信息归入档案之中，在学生填写材料时，进行严格的监督，使学生在填写材料时保证材料的真实性以及完整性，在学生填写材料之后，对学生所填写的材料严格的审查，根据学生各个方面的情况审查学生填写的材料的真实性，对填写虚假材料的学生进行惩罚，建立诚信的档案，在诚信的档案中做好记录，避免学生对归入档案的材料造假。

三、总结

总之，高等院校学生的档案管理工作是非常重要的，它是社会全面的了解学生的重要的渠道，加强档案的管理工作，使档案的管理工作能够适应形势的变化是十分重要的。高等院校要加强对档案管理工作的认识，建立统一的标准，健全管理的制度，加大审查的力度，加强材料的全面性，使档案的管理工作能够顺利的进行并稳定的发展，使学生的档案能够满足社会的需要，使学生能够在就业的激烈竞争中获得一份好的工作。

参考文献：

[1]王郁华.高校学生档案管理新思路探讨[J].兰台世界，2007（9）

[2]李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].档案，2008（8）