高校学生档案管理

高校学生档案，是学生在校期间学习、生活及各种社会实践活动的真实历史所形成的原始记录，体现了档案的惟一性和真实性，以及无法替代的凭证性。它为学生毕业后继续深造、参军政审、录用单位了解学生等提供真实可靠的依据。高校学生档案管理是对学生在校期间所形成的全部材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及转递等工作。2008年，教育部、国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，强调丰富高校档案内涵，倡导“大档案”理念，将学生档案纳入高校档案管理范畴。所以，对于一个院校来说，必须狠抓这项工作，规范、科学地管理好学生档案。

一、明确与各系在学生档案形成、流转和管理工作中的关系

山东省烟台工程职业技术学院的学生档案工作遵循院、系两级管理体制，实行“谁主管，谁负责；谁经办，谁负责”的原则，搞好协调、配合，把握好接收档案这一关。各系主要通过班主任（辅导员）具体落实学生档案的收集、核实、登记。所以，班主任（辅导员）必须掌握班内准确的录取人数、录取名单，要有足够的耐心和责任心，时刻清点、查收，不停地督促学生，后期因调整专业学生的档案也要及时交接，确保学生档案全部按时交回，避免有的考生因没有认识到档案的重要性将招生原始档案丢失，学校又无法弥补，结果档案缺少原始入学资料，影响学生未来就业。

学生高中档案，可通过学生原校直接寄往学校，也可以由学生自带交给学校。班主任（辅导员）接收学生档案后，必须检查是否密封，如未密封，则检查其中内容是否完整，并做好记录告知学生；必须严密程序，认真查验其他各项原始材料。通过新生报到所提交的录取通知书、准考证、身份证、户口迁移证（不迁户口的考生应提供户籍地派出所提供的证明）等相关材料，与考生所在省级招办传送的电子档案、录取照片和寄送的录取考生名册、纸质档案逐一核对、审阅，严格把关。这样，既是实施高校新生入学资格复查对考生录取资格再确认的重要环节，也便于学生档案的立档、归档。接收档案后，对个别考生提供的录取通知书、档案材料、身份证等材料不全或有疑问的情况，及时上报学院，加强查验，迅速核实，确保新生入学资格复查切实有效及学生档案的完整性。

为了有效地避免档案的出错，便于学生档案的整理和归档，学校规定各系将上交的每个学生所有材料分别装入学院统一下发的档案袋中，并按要求在档案袋上规范地填写相关内容、件数，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用铅笔、圆珠笔等书写，不得出现错别字，所填内容、件数须与实际信息相符。然后，以班级为单位，按照学号顺序排序后上交给各系兼职档案员。各系兼职档案员负责管理学生档案，并按规定向学生处学籍管理科移交、归档，做到统一归口。

二、建立、健全学生档案管理制度和办法，实行监督、指导、服务

在校学生档案保管阶段贯穿学生在校的所有时间，它反映的是学生在校期间的一切表现。学生处学籍管理科作为学生档案管理的职能部门，负责具体组织管理学生档案，严格按照《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校自身的实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，及时跟进，依法全程监督、指导、服务，实施动态管理，切实解决好学生档案管理过程中存在的实际问题，确保学生档案内容的真实性和完整性。

1.加强档案材料的收集归档制度化，做到即收即归

指导各系兼职档案员明确归档范围，凡与学生本人有关的具有保存价值的文件材料，均属学生档案的归档范围，如奖惩材料、党团材料、鉴定材料、政审材料、调查证明，成绩表、学籍变动材料、毕业生登记表、毕业生报到通知书存根及其他可供组织参考或有保存价值的材料等。在强化素质教育、提倡培养复合型人才的今天，沿用传统的归档范围，是远远不够的。许多反映学生综合素质的材料，也要及时归档，如计算机等级证书复印件、大学生英语四、六级证书复印件、技能竞赛证书复印件等。这些材料能反映出学生的专长及其在某专业方面所达到的程度。例如，军训、运动会、社会实践和各种社团活动的总结、鉴定、奖励材料，能反映出学生体能、能力、心理、诚信的一面。所以，学校应注意随时跟踪收集整理学生档案材料，及时充实动态信息，分类补充到学生档案中，做好经常性积累工作，确保学生档案的齐全完整、科学管理、安全保管和有效利用，使学生档案管理工作“形散而神不散”。

2.制定并严格执行学生档案查、借阅制度及保密制度

目的是做到档案的利用及服务工作。通过学生档案的宣传、教育等多种途径培养学生的档案意识，使学生清楚法律赋予公民在利用档案中的权力，了解如何办理申请用档的手续、持什么证件到哪里去查档，同时也使他们了解档案保密、保管的相关知识。通过积极参与，提高档案的利用率，有效地避免了因学生档案的查、借阅等服务功能不完备或因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，使学生档案成为“废纸”一堆的现象。

三、做好毕业档案整理、转出工作

毕业生档案材料是用人单位选拔与使用毕业生的重要材料。每年6月，学生处学籍管理科抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核工作，确保档案材料真实完整、齐全规范。整理好的学生毕业档案，审验合格后，履行签字手续，移交给招生就业处，再由招生就业处负责并严格按照毕业生报到证副证转递邮寄。学生毕业离校后，学生档案遵循“档随人走”的原则，或通过机要局直接邮寄，或送档案上门，跟随学生到就业单位。

笔者所在学院针对毕业生对档案认识不足的现象，在毕业生离校前通过加大宣传力度，积极开展毕业生档案工作的宣传和教育，增强学生对档案重要性的认识，坚决摒弃学生档案可有可无的错误思想；通过就业指导，让毕业生明白档案是一个人的“社会身份证明”，知道学生档案是干部档案的重要组成部分，政审、转正定级、职称申报、出国、考研等均要以档案材料为依据，缺少档案材料会对自己今后的发展不利。同时，还要让毕业生了解机要交通的查询期限，档案转递后要及时落实接收，档案自己不能私自拆封等档案常识。学生认识的加强、态度的转变、思想的重视，带动了档案意识的增强，从而杜绝了“死档”、“弃档”问题的出现。

综上所述，学生纸质档案管理工作是高校学生档案管理的一方面，体现了纸质档案的重要性。在当今新形势下，应采取传统管理方式与现代化管理方式相结合的档案管理手段。电子档案越来越被人们所认识和利用，纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充、取长补短。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录；电子档案可以发挥在检索、利用、传输和存贮等方面的优越性。但是，电子档案在安全性和耐久性等方面还存在问题，不能脱离纸质档案而独立存在，而纸质档案正好弥补了电子档案的不足。所以，只有采用纸质档案与电子档案并存的形式，才能实现高校学生档案安全、有序、便捷管理。根据学生在校平时归入的各种材料，及时录入学生各种新的信息数据，动态记录大学生成长过程。学生毕业时，由有关部门分别录入学生的综合信息，如各科学业成绩、毕业论文、各种奖惩信息、心理素质测评、获得的各种结业证书、专业证书等情况，形成大学生在校期间较为完整、准确的信息数据库。通过有步骤地将学生档案分类、存档，并快捷地统计、查询、检索学生的各种信息，实现学生档案信息化管理，方便学生就业材料的自动生成与信息交流。只有这样，学生档案管理工作才能做到更加科学化、规范化，才能发挥档案为学生本人服务,为就业单位服务,为学校服务的真正作用。

（作者单位：烟台工程职业技术学院）