高校学生滞留档案问题研究

[摘 要] 高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。近年来由于学生对档案的重要性认识不足，长期对自己的档案不管不问的“弃档族”日渐增多，而这些，“弃档”自然就会留在就读学校，形成滞留档案。本文从高校“学生滞留档案”的概念与特点，分析了高校学生档案滞留的原因及存在的问题，并针对学生滞留档案管理中存在的问题加以研究。

[关键词] 人事档案 滞留档案 档案管理 学生档案

在计划经济体制下，毕业生由国家统包统配，毕业时一次性全部离校，毕业生档案一贯遵循档随人走的原则。然而随着招生就业制度的改革和新形势的发展，特别是人事制度改革和大学生就业观念的变化。加之2002年国家教育部、人事部等联合出台规定，将毕业生的择业期延长为两年，两年内学校可代管其户口和档案。随之，学生滞留档案逐年大量增加，这种现象逐渐引起了众多高等院校档案管理人员和管理部门的注意，但这方面的研究开展得还很不充分。在高校学生档案管理的实践基础上，本文就此问题作以简单的探讨。

学生滞留档案的概念和特点

所谓高校学生滞留档案，是指学生离校后其档案没及时随本人到所就业单位、人才机构、原籍归口部门保管，存放在其就读学校两年以上的，保管权限不归学校而又遗留在学校的学生档案。学生滞留档案一般具有以下特点：

1.滞留时间长。此类档案往往长达两年之久，有甚者20年无人问津，更谈不上开发利用。

2.滞留数量多。此类档案随着用人政策灵活性以及毕业生数量扩大而不断增加。

3.滞留原因复杂。这类档案产生往往具有较一般档案更为复杂的原因和背景。

学生档案滞留形成的原因

从1999年开始，我国高等院校连年扩招，致使高校毕业生规模持续大幅度增长。高校毕业生从1998年的66万，到2011年的640万，十来年增幅近10倍。因此就业难的现象也不期而至，如此必然会导致大批学生档案滞留在其就读学校。其主要原因有以下几种：

1.由于招生就业制度的改革和新形势的发展，以及人事制度的改革和大学生就业观念的变化。大部分学生选择延期就业，学校只能将其档案保留在学校。

2.用人单位为降低用人成本，只签劳动协议不解决档案及户口问题，学生又弃之不理，致使其档案滞留学校。

3.机要局对机要的寄发规定导致部分档案滞留或退回学校。

4.学生档案意识薄弱、档案知识缺乏，形成了“档案无用论”的观念，毕业时不正常办理档案离校手续，使其滞留校。

5.档案机构制度不够健全，工作不规范，管理过程差别较大，加之不同的地区、学校或用人单位制定的毕业生分配、接收、管理制度不同，档案归属不明确，造成部分毕业生档案暂留学校。

6.为了缓解就业压力，“考研族”越来越多，大批毕业生就业后又辞职考研，其档案被退回就读学校。

7.出国留学生大量出现，其档案也会滞留于原就读学校。

8.被退学的学生在离校时，不办理档案离校手续，档案滞留于学校。

9.学生录取了但未报到形成了部分滞留档案。

10.学生在上学期间死亡，其档案无人办理，档案滞留在校。

高校学生滞留档案管理中存在的问题

毕业生档案虽然是人生工作中一项相当重要的内容，但是由于上述缘由，使越来越多的毕业生档案滞留在其就读高校，其管理已经成为高校学生档案管理工作中的不可忽视重要内容之一。同时它给学生档案管理工作带来许多不便，从而一定程度上影响了学生档案的管理和利用。其问题主要表现在以下几个方面：

1.加大了人事档案的库存量。许多高校自1999年以来，学校不断扩大招生规模，学生人数大量增加，档案数量自然不断增加，但是档案库房面积不变，致使学生档案借地存放。毕业生滞留档案也只能借地存放。

2.加大了档案管理人员的工作量。1998年以前普通二本高校在校学生不超过6千人，1999年扩招以后在校生逐年增加，至2011年在校生是1998年的6倍之多，滞留档案也在不断地增加，无形中加大了管理人员的工作量。

3.影响了主要工作。学生档案的管理虽然都是兼职管理，但是在这块工作中管理人员却要付出大量的时间和精力，这些时间主要用在滞留档案的管理中，管理人员每年都要对学生滞留档案进行仔细认真管理，并负责再次寄发。因此管理人员整天忙于学生滞留档案问题的查询、办理之中，这势必会影响她的主要工作。

4.档案教育宣传力度不够。学校对毕业生有关档案重要性的教育、宣传不够。

5.管理不规范。目前，我国还没有成文的高校学生档案管理办法及规定，学校档案管理人员一般是参照中组部规定的人事档案管理办法来管理高校学生档案，对学生滞留档案基本上作为正常档案管理中的例外情况看待，因此滞留档案就处于四无阶段，即无专门管理人员，无专门管理空间，无专门管理制度，无专门管理机构。

学生滞留档案管理的思考

我国“档案法”明确规定，各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，《高等学校档案管理办法》也强调各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中，从而将高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围，2008教育部的《高等学校档案管理办法》第27号令中，把学生档案列入高校档案归档范畴，体现了高校档案工作的重要性和社会性。而学生滞留档案的增多，势必会影响到学校档案的正常管理工作。减少滞留档案是许多院校的迫切要求，除了宣传工作和管理工作要跟上改革的要求，还要采取一些更有效的措施。面对学生档案滞留问题的现状，笔者认为：

1.管理人员应深入学习贯彻《档案法》，制订高校学生档案管理办法，以加强高校学生档案管理工作。

2.以宣传为导向，增强高校师生档案意识。通过宣传教育，提高师生对档案重要性的认识，增强学生的档案意识，并且了解档案在转递过程中的一些注意事项，及时查询落实自己档案去向，有问题及时与学校联系。

3.增加存放设备，增加管理人员，要有相对稳定的学生档案管理人员。

4.对于正常毕业的学生滞留档案，档案管理部门可通过学生老师，联系到学生本人来解决此类档案。

5.对于非正常毕业的学生的滞留档案，如中途退学、开除等，办理离校手续时不要忘记办理档案转移手续。

6.妥善保存机要转递单和档案转递回执，以便查询。

7.档案管理部门要建立毕业生滞留档案检索工具。在毕业生档案管理中，必须既要有全面的各种信息，又要能迅速而方便的进行查询。

8.学校对毕业生遗留档案还可根据不同滞留原因收取相应的保管费。这样可促使学生及早提取、索取自己的档案，减少毕业生档案的滞留数。

我校在高校学生档案管理方面做了大量工作，特别是毕业生滞留档案的管理方面作了许多探讨和研究，并从实践工作中取得了许多有效的管理经验。在管理滞留档案我们严格按照国家、省教育厅以及学校的相关规定，结合我们的工作经验，参照上述思考，对我校学生滞留档案进行了有效的管理，并取得了良好的效果。

参考文献：

[1]王庆玉.大学生档案管理工作刍议[J].陕西档案，1999（增刊）.

[2]王广昌.试论高校学生档案管理[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），1997.6.

[3]中共中央组织部干部调配局.努力把干部人事档案管理提高到一个新水平[M].北京：党建读物出版社，1996：12.

作者单位：西安科技大学档案馆 陕西西安