高校学生档案管理创新

1高校学生档案管理面临的挑战

1.1管理机制不健全

其主要表现在负责管理学生档案的部门不够明确，学生工作处、档案馆、招生就业处、各院系、人事部门都可以成为学生档案的管理部门，由于无专人负责，使学生档案管理工作不够规范，势必会影响学生档案管理的效率。学生档案高校档案的生成部分虽然对学生就业起到至关重要的作用，但并没有引起学校和领导的重视，没有相关的制度对其进行约束和规定，造成学生档案收集、整理过程不标准、不准确、不完整，最终不能成为单位进行人才选拔的依据，不能发挥其自身的作用。

1.2管理方式不完善

高校学生档案管理包括集中管理和分散管理两种管理方式。集中管理是指由学生工作部门或人事部门安排专职人员对学生档案进行统一管理的方式；分散管理是指由学生所在的院、系或科办公室负责学生档案的管理工作的一种管理方式。但普遍存在一个弊端，就是通常是在大学生毕业即将离校时才能将其档案整理出来，事实上毕业生就业准备已经在前一个学期就开始了，这不仅给学生档案管理工作增加了压力，使学生档案不能发挥其应有的使用价值。随着“双向选择”就业模式的展开，很多单位开始走进学校举办招募活动，除了要对学生进行面试和笔试外更重视学生档案材料的查阅，但由于大多数高校采取分散管理方式而且没有做好档案整理工作，所以不能及时地提供毕业生的档案资料，不仅影响了单位对人才的选择，也阻碍了学生的就业发展。

1.3存在学生档案利用滞后的现象

通常学生档案一直坚持着档随人走的原则，学生档案资料在毕业生寻找工作过程中并没有起到一定的促进作用，更多的毕业生在与单位签订协议书后才将档案材料寄给用人单位，失去其自身应有的作用。另外，随着就业方式和就业观念的转变，很多学生毕业后直接进入单位，甚至不需要学生档案，也没有将学生档案取走，出现了人档案分离的现象。由于学生档案在利用上存在滞后的缺陷，使毕业生为了推荐自己在自荐材料中随意夸大自己，使资料失去了真实性和准确性，影响单位对人才诚信度，多以“试用期”的形式对毕业生进行考察，从而影响了毕业生就业市场的公平性。由于高校对于学生档案跟踪工作做的不到位，使学校在教学内容改革、教学方法创新、课程调整等方面失去了重要的参考依据，使学校专业设置不符合社会需求，最终造成了人才供需结构性失衡，影响了高校的竞争力。

2学生档案管理的创新途径

2.1增强相关部门对学生档案管理的认识

首先高校的领导和管理部门要认识到学生档案管理的意义和重要性，档案材料从收集、整理、变更到归档要涉及到很多管理部门，所以要加大宣传力度，通过多种渠道，运用多种手段宣传学生档案管理工作的重要性，让各部门都重视学生档案管理工作，引导学生档案意识，认清学生档案的价值，从而有效地保证档案的准确性、时效性和完整性，为毕业生的就业营造更好的就业环境，提供人性化的优质服务。

2.2不断创新档案管理模式

要提高高校学生档案的利用价值，使其为单位人才选拔、考核毕业生、岗位任用提供真实可靠的信息依据，为毕业生顺利就业提供使得的服务。同时学生档案管理人员要拥有一定的超前意识，在认识到学生档案资料的特殊作用时要改变传统的归档管理方法，从学生入校开始做好学生档案的建档工作，并提前一学期整理出学生的档案，避免在学生毕业时发生漏装、错装、转递不及时、信息不准确等情况。另外，还要建立一大完善的学生档案管理体系，使档案的形成、流转的整个过程走向规范化，即保证的学生档案资料的完整性和系统性，也提高了学生档案资料的利用率和使用价值。在档案收集阶段，高校学生档案管理人员要通过多渠道主动向学生所在院系和建档部门协商和沟通，使学生的档案内容更加丰富多样、完整全面。在学生发生入党、处分等情况时要对其进行如实地记录并及时归档，保证学生档案的准确、科学、合理和时效，使高校学生档案管理工作更加科学化、规范化。高校还要积极地学习和借鉴先进和管理技术和方法，有计划、有步骤地建立学生电子档案，并做好分类归档工作，使毕业生的详细资料能够准确、全面地反映出来，即方面查询也方面使用，还要方便信息传递以提高档案信息的利用率。要不断地提高学生档案管理的服务水平和能力，根据实际情况不断改革高校学生档案的管理模式，使其即方便了学生的就业，又展现了人才竞争的公平性和人才管理的合理的性，为单位选拔合适的人才提供准确的参考依据，并加强对毕业生档案信息资源的开发力度，提高毕业生档案信息的利用率，从而提高学生的就业率，使高校的学生档案管理部门充分地发挥服务人才、服务社会的作用，即大大的提高了档案的使用价值，又促进了高校毕业生就业工作的顺利展开，同时又为用人单位、社会和国家提供人性化的服务，从而也起到了增强高校竞争力的作用。

作者：陈红 单位：伊通满族自治县人才交流中心