提高企业档案管理水平的措施分析

摘 要：随着企业的不断发展，企业中的档案管理工作也应该不断的改进，提升档案管理水平，加快科学建设的步伐。在企业的档案管理工作中，还存在很多的问题，影响到企业的正常发展，所以要改善现有的工作方法和工作模式，提高档案管理水平，为企业的发展创造有利的基础。

关键词：企业档案；收集；整理；人员素质

企业的档案管理工作是企业发展的基础，对于企业日常经营中的各种资料进行收集整理，对于企业经营策略的制定，生产技术的发展具有重要的推动作用。企业要想在激烈的市场竞争中获胜，就需要提高核心竞争力，不断的充实自己，壮大自己。在进行档案管理的过程中，要根据时代的发展趋势，不断的创新，将先进的管理理念和管理方式应用到档案管理工作中，提高档案管理的工作效率，为企业的发展提供更多的支持。

1 企业档案管理的特征和目的

企业中的档案管理工作要进行统一的整理和保管，维护档案的完整性。一般在企业中都会设立独立的档案管理部门和档案管理人员，对企业发展中的各项档案资料进行收集和整理。并且要制定规范的管理制度对档案进行管理，保证档案的数量和质量，集中存放，统一管理，这是企业档案管理的特征。企业是在不断发展的，在发展的过程中会形成很多珍贵的资料，一方面可以对企业的历史进行记录，另一方面对于企业中的生产技术以及各种记录进行收集，为企业的生产提供依据。在进行档案管理的过程中，要保证档案的完整性，防止受到损害。注意档案的保密性，对于有阅读权限的档案要进行权限设置，只有经过允许才可以进行借阅。因为档案工作具有很强的严肃性，所以在进行管理的过程中，要注意维护档案的真实性，严禁随意对档案进行篡改和更换，必须保持档案的原有属性。只有将档案管理工作做好，才能够为企业的发展提供重要的依据，促进企业经济效益的提升。

2 当前企业档案管理中的主要问题

2.1 企业档案管理工作制度不完善

由于市场经济的竞争，造成很多企业以追求利润为目的，普遍存在档案管理工作意识淡薄。企业领导把精力和资金主要投向企业建设开发和生产经营销售上，认为档案管理工作不重要，尤其在部分企业档案管理工作中，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在这方面，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以按时或很好的完成，给企业健康发展造成了一定的损失。

2.2 档案收集和整理不规范

档案的收集和整理是做好档案管理工作的重要基础，但是在有些企业中，对于档案的收集工作不够重视，档案制度执行力差。因为对档案收集工作的不重视，致使很多珍贵的技术性档案丢失。因为档案管理人员的数量有限，并且在平时不可能参与到企业的各个生产环节中，在各个部门人员不将技术材料送往档案部门的情况下，将会造成大量档案的丢失。在对档案的整理方面，没有完善的规章制度，并且执行不到位，没有规范的划分标准，致使各种档案存放混乱，在使用的过程中，造成很大的困难，不便于管理。在企业不断发展的过程中，出现了大量的人员流动和流失，在档案部门中，如果对档案管理工作的交接不够完整，容易造成档案的流失。

2.3 档案管理人员素质不高

企业档案管理是一项政策性、规范性、技术性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和技术业务能力。但当前很多企业的档案管理人员素质较低，文化程度和专业技术水平还不适应新时期开展档案工作的需要。有些档案管理人员责任心不强，造成企业档案材料的客观性、准确性、完整性差，给企业利用档案材料增加了困难。另外有些档案工作人员由于法律意识淡薄，为了自身利用，泄露企业档案商业机密，商业秘密是企业科技档案的核心部分，管好、用好科技档案中的商业秘密，同提高企业的经济效益和社会效益有着十分密切的关系，它对于企业发展，具有重要的意义，由于档案管理人员素质较低泄露商业机密会给企业造成很大的经济损失。

3 提高企业档案管理水平的措施分析

3.1 建立健全企业档案工作管理体制

建立健全企业档案工作管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关档案保障法规的宣传。采取有效的档案宣传手法，使企业领导把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划中占据一定的位置，明确相关档案工作的重要性。为促使企业档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中应自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大楼案工作经费投入，使档案管理工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面健康发展。

3.2 加强档案的收集和整理规范化工作

做好档案材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节各个部门的关系。要求档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息：对档案形成的全过程进行动态监督与检查，档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档。

3.3 提高档案管理人员的素质

档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作的水平，在社会发展的新时期，企业间的竞争逐渐加剧，为企业的档案管理工作提出了更高的难度，所以要提升档案管理人员的素质。处于现代信息化社会，档案管理人员应该进行信息化学习，熟练掌握计算机和网络技术，将其充分的应用到档案管理工作中。档案管理人员不仅要熟练掌握专业知识，并且还要熟悉企业文化和企业的生产经营模式，能够在日常生产中，更加广泛的收集具有重要意义的技术资料。档案管理人员应该具有基本的职业道德，保证档案资料的完整性和私密性，严禁将有权限的档案私自节约他人，严格防范企业的商业机密外泄。

4 结束语

档案管理工作是企业发展的重要基础，在社会不断发展的形势下，应该不断的提升档案管理水平，加强规章制度的建设，提高档案管理人员的素质，完善各项设备的管理。档案管理工作是一项长期的系统性的工作，需要引起企业的高度重视，引进专业的技术人才。为了适应时代的发展趋势，企业的档案管理工作应该与时俱进，不断创新，才能够发挥出档案工作的优势，为企业的发展提供有利的基础。

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