提高电梯安全技术档案管理策略

摘 要：电梯安全技术档案的管理工作是特种设备使用单位安全管理的重要基础，档案的管理是否科学规范，是衡量使用单位特种设备管理水平的重要尺度，做好电梯安全技术档案管理工作，有利于提高单位特种设备安全管理水平。本文主要针对电梯安全技术的档案管理的现状和档案普遍不全的原因进行详细的解析，并且提出相应的解决措施。

关键词：电梯；安全技术；控档案管理

电梯作为垂直运输工具已成为现代物质文明的标志之一，是综合机电一体化应用的复杂运输设备。每次关于电梯安全悲痛事故的发生，都在给使用特种设备的单位敲响警钟。因此，电梯安全技术档案的管理与企业安全生产、职工生命以及财产安全均有着密切的联系。电梯安全技术档案主要包括：《特种设备使用注册登记表》、电梯的详细资料、年检报告、维修记录、电梯运行故障及事故记录、安装改造重大维修的有关资料报告等等。完整的电梯安全技术档案能在一定程度上控制了使用单位发生电梯安全事故的发生，还能在电梯发生事故后，成为维修方的根本依据以及相关部门落实责任的根本凭据。

1 电梯安全技术档案管理存在的问题

近年来，随着我国城镇化的推进及居民生活水平的提高，电梯已成为百姓生产、生活中不可或缺的垂直交通工具。经过大量数据分析以及深入调查后发现电梯档案普遍不全的主要原因有两方面。一是法律法规不完善，二是部门职责不清。

1.1 法律法规不完善

现行电梯资料归档工作虽有一定程序规定，但是由于实际中购买者并非最终用户，施工单位只有按照《特设法》规定将相关技术资料和文件移交给组织验收的机构。然而《电梯使用管理与维护保养规则》（TSGT5001-2009）（以下称《梯管规》）规定的大多数电梯使用单位――具有电梯管理权利和管理义务的单位或个人并没有产生，即无立档单位。尽管《电梯监督检验和定期检验规则》（以下称《梯检规》）规定监督检验时对施工单位提供的资料由检验员进行逐项审查确认，但检验员审查的主体对象是施工单位，至于施工单位是否将审查确认后的资料全面移交给使用单位，由谁实施监督，法规及规范没有规定。虽然《梯检规》设置了定期检验中由检验员审查使用单位电梯档案条款，但此时施工单位早已退场，施工组织早已拆散，如发现电梯档案不完整，由使用单位向施工单位索要，显然不现实、也不可能，由使用单位向制造单位索要施工单位安装资料也不可能，因此检验员定期检验中对使用单位电梯档案条款的监督检查确认往往成为一句空话，提出的整改要求也无法得到用户落实。归档程序顶层设计上存在的这种真空或断层，导致目前大量电梯的使用单位没有办法取得电梯相关技术资料和文件、建不了电梯档案。

1.2 部门职责不清

特种设备行政部门办理电梯安装告知书时需要施工单位提供5项资料，办理使用登记时还需要提供5项资料；施工单位向检验机构申请监督检验时要提供《梯检规》中规定的制造、安装单位资料目录清单中全套的资料，并且明确要原件或盖章的复印件，否则不予确认，至于审查确认后的资料如何处理，《梯检规》没有做出具体规定，因此造成电梯大部分原始资料文件都滞留在检验员处或检验结束后不返还当作废纸扔掉，一小部分存入检验机构电梯监督检验档案中；一些施工单位安装人员为了今后工作方便，将一部分原始资料文件据为己有；维保单位借用电梯资料不还现象亦非常突出；一些地方城建档案部门也将电梯作为建筑物的分部分项工程、将电梯有关资料纳入其归档范围，要求施工单位报送多达30多种电梯资料，并规定不提交资料者，工程项目不予以验收；有些地方开发商、监理机构、物管办也将电梯的有关资料纳入本部门的归档范围。由于以上相关部门争要电梯资料现象严重，造成一套完整的电梯资料被拆解得七零八落。

一种是使用单位自建项目，虽有档案管理制度、机构、人员，但由于档案人员不了解电梯档案完整性要求，施工单位交什么就收什么，常常只能收集到由施工单位移交的电梯制造单位出厂的部分随机文件资料。另一种是代建项目，立档单位在项目验收时不存在或未明确，电梯资料一般由工程项目部接受，项目部大部分只按建设项目管理规定和《物管条例》要求执行，实际工作中因项目部缺乏专业人员，决不可能按《特设法》、《特设条例》和《梯检规》规定收集电梯档案并移交给电梯使用单位。

施工单位从规避自己责任出发，有意不移交施工过程中隐蔽项目、各阶段检查、调试、测试等大量施工验收资料，怕留下“把柄”，被“秋后算账”。更有甚者不交技术文件，目的是霸占、垄断维修保养市场，形成技术垄断，产生不当竞争，日后谋取更大利益。

2 提高电梯安全技术档案管理的策略

2.1 完善法规建设、消除顶层设计中冲突

针对电梯这类特种设备，法规及安全技术规范层面上没有细化考虑到电梯使用主体多元化特点。因此，笔者在此呼吁：有关部门在修订《特设法》、《特设条例》、《梯管规》、《梯检规》和《物管条例》等法规、安全技术规范时应充分考虑到电梯使用主体的多元化的特点，在法规、安全技术规范中应统一电梯使用单位电梯资料归档内容要求，消除现行法规、安全技术规范中的冲突。

2.2 加大监督力度、依法查处各类违法行为

特种设备监督管理部门要认真履行《特设法》、《特设条例》赋予的职责，对电梯制造商未按照安全技术规范的要求提供出厂技术文件资料的，电梯安装、改造、修理的施工单位在验收后三十日内未将相关技术资料和文件移交特种设备使用单位的，电梯使用单位未建立特种设备安全技术档案或者安全技术档案不符合规定要求的等各类违法行为，加大监督力度，依法严惩。

2.3建立移交目录清单、落实审查确认环节

现阶段要尽快按梯型建立国家层面统一的电梯施工移交资料目录清单，此目录可作为《特种设备注册登记与使用管理规则》的附件，也可以作为《梯管规》、《梯检规》的附件，明确其内容和要求，让制造商、施工单位与使用单位交接资料时有章可循；并设立三个监督环节、落实相关责任。三个监督环节为：一是在监督检验审查确认资料时，由检验员审查确认资料清单并履行签字程序，推行原件即时审核即时归还，对数量较多的、即时审核有困难的，可在明确接收资料目录的同时、明确返还资料目录和返还时间要求；经检验员审查确认签字的资料清单可作为施工单位与使用单位交接资料依据；二是特种设备监管部门在对使用单位办理电梯使用登记时，应严格审查使用单位的电梯资料清单，发现不完整时，可作为对施工单位资料移交不齐全的行政处罚的依据；三是定期检验时，检验员应严格审查使用单位提供的电梯资料清单。

2.4 区分主体、正确划分归档范围

我国现有电梯使用主体的多元化的实际情况，特提出：电梯由产权单位购置并直接管理使用的，电梯档案应由产权单位建档；电梯由产权单位购置、授权或委托他人管理使用的，应将档案划分为静态权益类和动态管理类两种，涉及到静态权益类的资料如购置合同、招标投标文件、制造出厂技术资料、安装、监督检验、注册使用登记资料由产权单位归档，此类档案需长期保存；动态管理类的资料，如使用、维护、年检中产生的资料由具有电梯管理权利和管理义务者归档，此类档案只需短期保存。

2.5 推广电子文件备案、节约社会资源

对制造商、施工单位通用资质文件、同一型号有关技术文件、质量保证体系人员资源文件应推广电子文件备案。国家可明确要求施工单位提供电子文本审查、电子文件备案；使用单位可实行电子文件归档。实行电子文本审查确认和归档的，应符合《电子公文归档管理暂行办法》的规定。

2.6 培养综合素质人才、促进主动利用服务

电梯用户不仅要求档案人员要掌握档案专业技术知识，更要学习和了解电梯专业技术知识，认识到电梯档案在电梯日常安全运行、保养、维修、改造、检验、报废及事故处理中的重要性。只有立足于培养档案工作人员的责任感和使命感，激发电梯档案工作人员的工作热情，努力提高档案人员的综合素质，才能更好地服务于安全生产工作。

3 总结

总而言之，电梯安全技术档案是企业特种设备安全管理的主要依据，档案管理是否具淇蒲性，是判定使用单位特种设备管理水平的标准。因此，必须要扎扎实实做好电梯安全技术档案管理的工作，若能够做好管理档案这项工作，将会使单位各种设备安全管理的水平得到有效的提升。

参考文献

[1]张诚栋.特种设备安全技术档案管理中存在的问题及对策[J].中国技术监督， 2014（11）：56-58.

[2] 纪金兰.特种设备安全技术档案管理问题及应对思考[J].办公室业务，2015（20）.