创新档案管理体制打造档案服务品牌

档案事业的发展，离不开档案工作的创新，创新是事业发展的助推器，创新能使默默无闻的档案工作，焕发出勃勃生机。哈尔滨市政府机关档案管理中心的创建实践历程，正好印证了这一点。

一、绘制蓝图

2003年初，哈尔滨市政府新办公大楼在筹建之前，哈尔滨市档案局党组立足于全市档案事业大发展快发展的角度，找准创新服务的切人点，借鉴北京西城区的有益经验，决定创建哈尔滨市政府机关档案管理中心，当时在全国省会和大中型城市中尚属首创。市档案局经过认真调研，反复推敲，很快酝酿形成了创建中心的蓝图，并及时向市委、市政府汇报创建中心构想，市领导充分肯定了其做法，但在全市机构改革精简的情况下，只能批机构，不能增加新编制，新机构的编制问题只能在档案局内部调配解决。

面对工作量增大，人员不增加的局面，当时市档案局还可以有多种选择：其一，维持机关原有档案管理模式，在市政府新办公大楼内，各单位按规定分设档案室，指定专兼职档案人员，各负其责，档案局只按原有管理方法，对各单位进行指导、监督、检查。其二，成立政府综合档案室，隶属政府办公厅，负责指导楼内各机关档案室档案管理工作，统一向市档案馆移交档案。选择以上两种方案的好处是，市档案局仍可以按照过去老方法管理档案工作，驾熟就轻，同时也方便接收；不足是楼内政府各单位无论职能大小，档案数量形成多少，一律分设档案室，设专兼职档案员，政府投入很多，造成机构臃肿，设立综合档案室也牵扯办公厅部分精力，存在着一定的重复浪费和工作质量问题。

市档案局在权衡利弊得失之后，放弃对本部门有益处的选择，自我施压，坚定地选择一条有利于事业发展的创新之路。很快市档案局将创建中心蓝图变成创建中心正式报告。2003年底，市政府批准建立了哈尔滨市政府机关档案管理中心，配制8名工作人员，机构规格为处级，为市财政全额拨款的独立事业单位，隶属市档案局管理。职责为接收、管理、保管市政府办公楼内的各市直部门全部档案，并按规定保管期限向市档案馆移交；监督指导市政府办公大楼内的各机关的档案工作；为楼内市政府各部门提供档案利用服务。

2004年哈尔滨市政府新办公大楼竣工，市政府划给中心办公用房200平方米，档案管理库房450余平方米，并先后投入120万元资金用于中心的基础设施建设和添置现代化办公的设施设备，现已初步建成了保管、利用条件优良，信息化、现代化程度高，办公环境较好的档案管理中心。

二、履行职能

哈尔滨市政府机关档案管理中心搬入市政府新办公大楼十四层办公，开始履行集中统一管理市政府大楼内各机关档案管理职责。

一是开展了档案移交与接收工作。中心制定了移交与接收方案，确定了“文书、声像档案必交，会计档案自愿，专门档案协商”的工作原则，逐家开展指导，解决难题。目前，已全部完成大楼内37家市直机关档案的移交与接收工作，已接收文书、会计、专门、科技、声像等门类档案约5万余卷(件)。其中部分珍藏价值很高的档案已移交中心管理。

二是强化了档案业务管理。中心的档案管理业务按照综合档案馆的业务要求进行开展。整个库房内档案管理仍以全宗为整体的保管单位，以每一卷(盒)为最基础的保管个体，以全宗下分割的目录为基块。全宗的划分与市馆相对应，目录的编制与市馆保存的全宗相续接，到期进馆的时候，简化接收进馆的二次加工整理，达到规范化管理档案的目的。

三是有针对性地开展了档案监督指导工作，选择档案管理规范的单位树为样板，组织交流学习，发挥示范作用，使大楼内务机关档案的整体案卷质量有了新的提高。同时，配合市民政、市卫生局等机关单位一起抓了其所属的事业单位改革中的档案归属与流向工作，确保了国家档案资源的完整与安全。

四是对楼内市直部门档案工作目标责任制执行情况进行了检查，对存在的问题及时给予指导解决，对检查不合格单位限期整改。通过认真检查，强化了各机关的档案意识，增强了档案集中统一管理的观念，解决了部分机关档案不规范，尤其是分散管理的问题，进一步提高档案管理水平。

五是加强了档案信息化建设。充分利用中心现代化先进的设施设备和人才的优势，举办各种档案业务培训，提高楼内各单位文书人员的应用技能，统一采购配置档案管理软件，及时开展了楼内各机关档案机读目录录入与电子公文归档工作。目前，楼内各机关单位都已建立了文件级机读目录，中心完成了文书档案文件级机读目录数据库建设，并建成小型局域网，实现了与大楼办公网的安全链接。楼内各机关实现了网上检索、档案信息共享。

与此同时，市档案局对政府大楼外的机关单位加强指导，制定了《电子公文归档与管理实施细则》，并由点到面开展了普及推广工作，目前，市直机关档案现代化管理水平普遍提升到了一个新高度。

三、凸显价值

哈尔滨市政府机关档案管理中心在两年实践中发挥了积极作用。与以往机关档案管理旧体制相比，这种新的体制具有很大优越性，给机关档案管理工作注入新活力，带来新变化。

一是提高了政府大楼内务机关档案管理水平。原来市档案局抓业务指导，因各机关彼此办公地点较远，所以指导只能是宏观地讲讲，造成部分单位的归档文件材料不能齐全完整，立卷质量也参差不齐。现在有了档案管理中心，有了专业人员在身边做指导工作，楼内各单位档案管理水平大大提高了。

二是节约了档案管理成本。这里有几笔经济账可以算一下：第一笔，政府大楼内37个市直部门得设37个档案室，每个档案室按30平方米，总面积为1110平方米，每平方米按3000元估算，总投入为330000元。如今只成立一个中心，库房面积只有450平方米，可节省660(1110平方米-450平方米)平方米，节省资金为1980000(660平方米x3000元)元。第二笔，37个市直部门安装档案管理软件，需购置37套软件，每套软件5000元，合计为185000元。如今中心统一购置统一安装软件只需花费54000元，可节省131000元。第三笔，37个市直部门需37名档案人员，每名档案人员月工资按1500元计算，加上各种奖金、补贴，每人年薪总收入2万多元，37名档案人员需开支74万多元。如今中心工作人员只有8名，节省29人工资，一年可节省58(29人x2万元)万元。前两笔资金节省为定量，一次性节省，后一笔资金节省是变量，逐年节省。三笔账是简单粗算，就可节省大量资金和大批的人力、物力资源，建立中心很划算。

三是档案的利用水平进一步提高了。大楼内的档案信息资源集中管理后，为档案的数字化、信息化建设创造了有利条件。在楼内电子政务和办公自动化发展的基础上，中心开展了网上检索利用档案，楼内各部门通过联网，可以进行网上查询和阅读，不仅可以查阅到本部门档案，还可以看到其他部门的档案。中心有效整合档案资源，为党政机关和社会提供优良便捷的档案利用服务，受到各方面一致好评，前不久被市政府评为“改善经济发展环境先进单位”，在全市受表彰的151个单位中名列第四位。

四、获得经验

回顾哈尔滨市政府机关档案管理中心创建的实践历程，其经验可以总结出三条：其一，创新需要锐气。创新不是一件很惬意的事，创新之路会遇到一些困难和曲折，需要吃苦头，克难点，担风险，付代价。如果没有一种以事业为重，正确对待本部门名利得失，敢于承担责任，不怕做出牺牲的锐气，是难以实现创新、干成事业的。其二，超前思维是成功的保证。机遇只垂青有准备的人。万事预则立，不预则废。干成任何一项工作，就必须打好提前量，要有前瞻性，否则，机遇一旦来临，仓促上阵，很难取胜。创建哈尔滨市政府机关档案管理中心的设想，如果不是在市政府大楼筹建之前就已酝酿形成，它是很难建成的。其三，同频共振是实现价值的关键。档案工作价值不仅仅在于保管多少档案，更在于提供什么样的档案服务，档案工作贴近社会发展需要的紧密程度如何，决定其发挥作用大小。档案部门只有想党和人民群众之所想，做其之所做，达到同频共振，才能有所作为，有所值。

创建哈尔滨市政府机关档案管理中心的实践证明，长期形成的档案管理体制不是铁板一块，是可以打破的。打破原有的管理体制，创立全新的管理体制，需要锐意进取和不断开拓的创新精神，档案部门只有不甘无为，不满足现状，不固守陈规，勇于实践；大胆探索，方能将默默无闻的事业，经营得有声有色。

(作者单位：哈尔滨市档案局　150080)