地方档案馆公共服务能力研究

2013年，中华人民共和国国家档案局决定自该年开始，把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。如何更好地提高公众档案意识、如何更好地提高档案的公共服务能力越来越被关注。以下主要讨论的是作为公共档案服务的基层，区县一级地方档案馆。为何将区县一级地方档案管公共服务作为研究重点，是因为随着国家和地区对档案工作的重视，省一级档案馆已基本实现了档案馆作为政府信息公开、档案信息查阅、编研成果及其他服务等一系列公共服务为重点的档案服务，为国家和地方经济发展做出了突出贡献。但是仍然还有许多地方档案馆特别是经济欠发达地区档案馆存在档案利用不高、信息化程度不够、编研成果较少且未引起较大关注、对外宣传严重不足的状态。以下是笔者针对如何提高地方档案馆公共服务能力所提出的改革措施：

一、公共服务的内容拓展

1.树立开放理念，主动拓展服务。档案馆在进行档案服务中，首先应树立开放的工作理念养成积极主动提供服务的工作态度，如简化档案利用审批程序，加大对信息弱势群体的帮助等，把档案馆由“自我导向型服务”向“用户导向型服务”转变，在提供公共服务时充分考虑用户需求，拓展服务内容，提高服务手段，注意潜在利用者，拓展公共服务范围。2.参与记忆构建，更好服务社会。地方公共档案馆在进行公共服务时应在保持和加强原有服务内容、方式的前提下，有计划有步骤地参与记忆构建，包括个人记忆、城市记忆、民族记忆等，用立足历史、着眼未来的开放视野更好地服务民生社会。档案忠实地记载着个人、家庭、企业、社会、国家和民族等方方面面的记忆。事实证明，这些社会记忆、历史记忆成为了档案馆日后利用开发、服务民生、传承文化不可或缺的档案材料。各区县档案馆在进行档案馆一般性档案收集、整理、保管的同时，应以构建档案记忆为出发点，更多地收集相关档案资料、文字图片、口述档案、实物档案等，系统整理，构建基于档案的系统的真实记忆，发挥档案馆的公共服务功能。3.主动挖掘公众需求，激发档案开发动力。公共档案馆档案资源开发的动力来自于公共档案馆自身所具备的进行公共服务的功能和社会公众对档案信息资源的深层次需求。公共档案馆在关注和重视社会公众现实档案需求的同时，进一步挖掘馆藏档案资源，选择时代性强、社会需求广泛的主题，围绕当地一定时间党和政府的工作重心、社会热点问题等，积极进行基于馆藏档案的地方文化历史研究。只有有针对性地编研开发符合时代需要、迎合公众口味的档案文化产品，从各个角度深挖档案资源，才能吸引更多的普通档案内容、重视档案价值。也只有通过社会公众对编研成果的充分认可才能进一步激发档案馆进行馆藏档案持续开发的动力。不断以积极的态度，高质量的编研成果实现档案馆的公共服务功能。

二、公共服务的资源建设

1.充实馆藏档案资源。馆藏档案资源是公共档案馆所拥有和掌控的最基本、最重要的资源之一，关系到档案事业的可持续发展，是公共档案馆得以立足社会，具备存在价值和意义的决定因素。因此，必须继续充实馆藏档案资源。包括继续重视散失档案资源的收集；继续重视破产企业档案的收集；加快推进具有本地区共同利益的档案资源建设。同时，各档案馆还应有高度的责任意识，在完成国家档案局要求接收进馆档案范围的基础上，对无法落实接管单位或不具备保管条件的相关档案，及时接收进馆。对反映本地区自然资源、文化教育、科学研究、名胜古迹、风俗习俗等方面的档案，社会热点事件的相关档案资料、辖区重点文物保存单位、非物质文化遗产、名人口述档案等的收集，全方位、多角度丰富馆藏资源，形成馆藏特色，为提供档案公共服务打基础做准备，同时也充分发挥了保存当地社会记忆、还原社会历史原貌的社会文化功能。2.提高馆藏档案信息化水平。档案信息化建设是档案工作的重要趋势，应继续加大各地方档案馆馆藏档案信息化步伐。扎实两个不同层次档案信息数字化建设。即档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化。在建设中应遵循国家档案数字化建设规范。同时，在进行馆藏档案信息化过程中要注档案原件的保护，保证档案数字化的质量及馆藏档案原件的安全。有条件的地区应加快推进数字档案馆建设。3.丰富档案开发形式，利用先进传播手段。馆藏档案资源的开发利用是公共档案馆提供公共服务的重要实现途径。彻底转变过去“重藏轻用”的传统思想，积极探索不同的档案资源开发形式，既要保证档案资源开发利用的最好形式——编史修志的顺利完成，同时还要注意档案资源开发形式的多样性。编研成果的传播渠道也应随着时展与时俱进，运用现代化技术手段，采取多样的传播方式，以期获得更加生动形象的展示效果。同时，公共档案馆还可以借助新闻媒体的影响力，提高上镜率、见报率，加大宣传力度，使普通公众了解到档案馆的丰富馆藏和近期开发成果，方便需要时走进档案馆或通过网路进行查询利用。除了传统媒体的传播渠道，微博、微信等自媒体也为档案编研成果的对外提供了良好的平台。

三、公共服务的队伍建设

1.转变观念，完善队伍建设。公共档案馆内所涉及的业务不仅只局限档案学相关专业人才，应形成合理有效的复合型档案人才队伍，以适应公共档案馆工作不断发展、公众对档案利用服务不断高涨的需要。例如。随着档案信息化的发展及推进，需要档案馆配置能熟练掌握计算机、数据库维护、网络支持等的专门人才；档案编研成果多渠道传播需要诸如图片摄影、美术编辑、动画制作等艺术类的专业人士；针对库存档案的抢救维护需要档案保护方面的专家等。2.创新机制，注重人才培养。应对档案馆中工作人员定期进行业务培训，开展业务交流，交流总结在实际工作中遇到的困难、解决的途径。同时，积极在本系统中发现、培养更多高层次档案人才，设立具体、合理、有效的绩效奖励机制，对在工作中有突出贡献的专家、拔尖人才和业务骨干等进行奖励，充分调动和发挥其积极性、主动性，从而提高档案馆工作效率和服务水平。

四、公共服务的形象塑造

1.改善硬件设施，塑造开放形象。加快和改善公共档案馆硬件设施建设是塑造公共档案馆良好公众形象的直观方法。从馆舍选址、建筑设计、馆内布局等方面充分考虑档案馆的公共性质，既要考虑方便公民入馆查阅又要考虑和周围建筑的风格统一，还应注意在设计中充分体现档案馆的文化性和休闲性，使档案馆不仅能很好地满足群众的基本查阅需要，同时成为新的文化休闲场所，体现公共档案馆“以人为本”的服务理念。2.加强对外宣传，营造良好氛围。在建设开放性馆舍的同时，公共档案馆应以积极的方式主动走向公众，多渠道有针对性地宣传本档案馆的馆藏特色及公民利用档案所带来的实际效果。加大档案宣传投入，搞好档案宣传策划，积极开发档案相关衍生产品，通过出版档案史料文献、举办档案展览、参与地方大型活动，利用自办刊物、网站或其他公共媒体大力宣传档案工作，充分展示档案工作的价值和作用。同时，对有利用需求的人群，多种方式进行主动服务，如预约查档、电话查档等一系列拉近群众距离的便民措施。定期走进社区、走进学校、走进厂矿，宣传档案知识、普及档案法规，努力树立档案馆的公共服务形象，提高公共档案意识。

参考文献：

[1]李扬新.我国档案利用服务政策体系的构建与规划[J].浙江档案，2010(10).

[2]饶露.加强馆藏建设打造真正意义上的公共档案馆[J].山西档案,2010(4).

[3]胡燕.论公共档案馆研究的新视角[J].档案学通讯,2010,(1).

作者：牛志鸿 单位：四川美术学院