高职文秘专业实践教学若干问题的分析与建议

摘　要　高职院校所培养的秘书人才已经成为现代企业所需秘书队伍的主要组成部分。实践教学是高职文秘学生掌握职业技能的重要环节，本文对文秘专业实践教学中存在的问题进行了分析，并从优化、调整秘书专业课程的设置、校内实训室软硬件建设、校外实训基地的建设以及文秘专业教师队伍的培训提出了建议，从而最终培养出市场认可、具有竞争力的秘书人才。

关键词　文秘专业　实践教学　实训　实习　建议

中图分类号：G424 文献标识码：A

从最近5年的人才供需反馈的信息来看，社会各行各业对文秘专业人才的需求量在不断增加，尤其是现在的民营企业几乎都有对文秘专业人员的需求，并且80%以上的单位表示会选择高职（大专）毕业生担任公司秘书人员。因此，作为高职院校培养的文秘人才已经逐渐成为秘书队伍的主要组成部分。

文秘专业是一个综合性和应用性极强的专业，以前那种只会抄抄写写、“听话”的秘书已经难以满足职场需求了。秘书专业开办迄今已有30多年，但秘书教育更多地强调的是专业知识和专业理论的教育，而对专业技能及其实践能力的训练相对比较薄弱。因此，现在高职院校所培养的文秘专业人才需要转变观念，应以就业为导向，以能满足中小型及以上企业对秘书人才需求为目的。现在的中小型企业一般都比较注重实际，需要的是适用型的人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，即毕业出来走上工作岗位能直接胜任实际工作。这就要求高职院校的教学模式应改变传统的以课堂讲授为主的方式，调整课程设置和教学内容，加强文秘专业学生职业技能和综合能力的培养。现在对文秘专业技能培养不到位，专业实践、实训不到位是整个高职教育存在的共同问题，为此，笔者从以下几方面分析了高职文秘专业实践教学过程中存在的问题，并提出了自己的建议。

1 文秘专业实践教学过程中存在的主要问题

1.1 不重视职业技能培养，综合实践课程比例偏低

随着市场经济的迅速发展，绝大多数高职秘书专业毕业生主要到各中小型企业就职。而大多数中小企业规模较小，分工比较模糊，因此，秘书人员往往一人可能身兼几职，集办公室日常事务、接待、会务、档案管理等多重角色于一身，对其综合素质和能力要求较高。但是受传统的文秘专业人才培养观念的影响，许多院校对秘书综合职业技能培养认识不足，认为实际工作技能是在以后工作岗位上培养或锻炼的；或苦于条件的限制，只重视课堂理论教学，偏重于秘书文字技能的培养，实践教学课程没有得到有效重视，在课程设置中实践课程比例严重偏低。在现在大多数高职院校文秘专业课程设置中，三年共计2700学时左右的课程教学中，其中理论教学为2000个学时左右，而综合实习、实训以及毕业实习仅占到约600个学时，据麦可思公司（MyCOS）对四川商务职业学院的调研数据 ，2011届和2010届毕业生在工作一年或半年后有68%认为教学中最需要改进的实习实践环节是专业技能相关的实训，49%的学生认为实习和实践环节不够。①由于文秘专业综合实践课程安排比例偏低，这样学生在校期间很难真正学会工作中所需的职业技能，在将来的工作中不能体现高职教育的特色，既不“高”也不“职”，难以较快地进入角色和状态。

1.2 校内实训条件简陋，专业实训难以落到实处

文秘专业技能的培养重在演练和操作，学生只有通过在仿真的环境或实际工作情境中进行实践演练才能真正体会和掌握相关理论知识，因此文秘实训室就是秘书人员培养的主要阵地。目前，高职院校处于一个发展阶段，由于资金紧张，大多对实训室建设经费投入不足，一般学校已经有文秘实训基地，但基本都存在一些共同的问题：

（1）实训设备简单，实训环境真实度低。文秘实训室里面一般只放置一些办公桌、文件柜，配备几台电脑，条件稍好的配有电话机、打印机、传真机、扫描仪、电脑等现代办公设备，从外观上看是一间仿真办公室，能用于简单的办公室日常事务的实训，但是由于学生人数较多，而实训室大多只有20~40平米，设施、设备、场地等很难让每个学生都能进入角色、逐一演练和操作并加以综合应用；同时对于现在实际工作中较为先进的电子设备如远程会议设备、会议操作模拟程序等基本都没有配备，学生根本无从了解和认识。

（2）实训时间较短、内容空泛。由于现在的教学中普遍存在重理论、轻实践的现象，实训时间设置较短。许多高校的秘书专业一般只安排在第三学年的集中综合实训，在实训期间主要是对办公设备的熟悉，但缺乏系统的实训内容安排，实训目的不明确，最后学生大多是进行一些礼仪的演练和办公自动化的操作，而对实际工作的模拟和情境再现大多都流于形式。

1.3 校外实习基地和实训场所缺乏

文秘专业的校外实训、实习基地开设难度更大，一方面是由于秘书专业的学生实习不可能像销售、物流等专业的学生那样可以几十个人去一个公司实习，现在的中小型企业对秘书的需求少，通常只有1~3位；另一方面由于秘书岗位的特殊性，大多是公司办公室是公司形象的窗口并带有保密性质，所以现在大部分公司实际并不欢迎秘书专业的学生去实训或实习，核心技能在校外实习单位很难得到操练。所以目前实训基地往往是老师动用自己所有的私人关系建立起来的，很难得到实训单位的重视，或者就是由学生自己寻找一些实习场所。这样校外的实训、实习基地和场所比较缺乏，学生分布较广，所以实习的效果很难保证，学生真正能学到东西并不多。

2 对改进秘书专业实践教学活动的建议

在当前大力发展高等职业教育，重视实践技能培养的背景下，为了更好地培养出适应市场需求的秘书，面对高职院校文秘专业实践教学工作中存在的诸多问题，笔者就如何加强秘书专业的实践、实训教育提出以下几点建议供大家在实践教学中参考。

2.1 优化、调整秘书专业课程的设置，把实习作为当作专业教学的重要课程对待

秘书专业不同于传统的中文专业和管理专业，其课程应该按照能胜任中小型及以上企业和机关事业单位秘书工作的要求来设置。也就是说在我们在课程设置上，要有意识增加实践教学的课程比例，一方面在平时的课堂教学尽量采用多媒体教学课件，把原本抽象、枯燥的数据和内容用形象化、动态化的方式表现出来，增加学生对秘书技能的感性认识，同时在理论教学中拿出三分之一的时间进行课堂中的实训，让学生在书本上学习了相关秘书理论和技能，马上就能通过一个个实训模块分小组进行模拟和练习，增加对实际工作的认识和感受，另外再配合后期的集中实训和实习，在原有600个课时集中实训的基础上增加至800~1000个课时，才能保证学生将所学的理论知识真正学以致用。

实习本来就是专业教学的重要内容，是培养学生职业能力的重要环节，应把实训、实习作为专业教学的重要课程来对待。积极寻找合适的教师、教材、教学场地与设备等，调动各种可用手段对实习过程和效果进行监督、评价，舍得投入人力、物力、财力，以争取培养出真正具有实践能力的毕业生。

2.2 加强校内实训室软硬件建设

文秘专业校内实训室是培养学生专业能力的重要场所，这在客观上就要求文秘实训室要能体现文秘的工作特点，加强软硬件的建设，使实训室具有教学、演示、模拟等多重功能。

实训室硬件设施主要包括：（1）办公自动化实训室，其设备主要包括电脑、电话、打印机、传真机、扫描仪、摄像机、照相机、投影仪等各种办公自动化设备，让学生掌握现代化办公设备的正确使用和简单维修并用于办公室日常事务工作的训练；（2）文书档案实训室，主要功能是能够进行档案的有序归档和规范管理的演练以及文书处理的各个环节操练。（3）礼仪实训室，主要应用于学生礼仪训练以及直观地获得礼仪知识；（4）模拟操作室，主要是进行会议筹备、会议接待、公关工作等情境模拟以及商务谈判的模拟训练，还可让学生学习和熟悉最新的网络技术以及多媒体技术在秘书工作中的应用。

实训室软件建设主要是应按照文秘工作过程制定切实可行的实训内容。首先是加强专业教育，让学生入校即入职，开学就开始进入秘书工作角色，在理论学习的同时，将实训过程贯穿于整个教学过程。其次是按照各年级所学课程的不同和进度的不同来分别安排实训内容，分为专项实训和综合实训，专项实训可分为多个项目，如办公自动化训练、办公室各项日常事务、会议管理等等，由浅入深地完成各专项技能的实训，最后以综合实训方式进行完整工作情境的演练，形成一套完整的文秘专业技能训练，逐步培养职业秘书的实际工作能力。最后是建立健全文秘实训管理制度，并保证这些制度能被严格执行，以确保文秘实训室的正常运行。

2.3 建立校外实训实习基地

校外实习实训是文秘专业人才培养更为重要的环节，首先是学校要给予充分的重视，由学校出面选择合适的单位和项目学校给予适当的资金投入，逐渐与校外企业逐步建立稳定的合作关系与相关企业签订长期合作协议，给学生提供校外实践机会。例如，可以在各大、中、小企业建立实习、实训基地；还可以引进一些企业到学校里来，实现企业开在校园里，课堂就在企业里，老师可以把一些相应的实训内容直接放到企业内部进行教学，学生也可以利用课余时间到企业进行相应的工作训练。由于秘书专业的校外实训不容易像一些工科专业那样大规模地开展，只要有实践机会，应该鼓励学生积极参与，并鼓励文秘专业学生积极参加校内各种社团，主动参与筹划、组织、宣传等活动，这对学生组织能力的锻炼也是一个极好的机会。

2.4 重视“双师型”教师队伍的培训

教师是教学工作的组织者和指导者，专业师资队伍的建设是实践教学的重要保证。提高高职文秘专业实践教学水平，就必须打造一支“双师型”的专业教学队伍。目前高职文秘老师大多具有了硕士文凭或同等学历，理论教学任务能够胜任，但大部分教师都比较年轻，缺乏实际工作的经验，所以积极培养具有实践经验的“双师型”教师队伍就是迫在眉睫的事情。其培养途径有以下几种：

一是校级领导积极重视文秘专业的发展，稳定现有教师队伍，提高专业师资队伍的理论素质，可以定期选派部分专业教师到相关高校进修或参加教育部、秘书学会等部门主办的骨干教师的短期培训，这类培训一般时间较短，主要以讲座式授课或参观学习为主，内容贴近实际工作类型或介绍教学改革的成功经验。这样可以帮助教师更新教学理念，开阔思路，提高教师的教学能力和水平。

二是让教师有机会走出课堂，在掌握理论的基础上，去企事业单位进行脱产或半脱产的实践锻炼培训，时间从3个月到一年，让教师深入企业，参与企业日常工作，充分了解企业对文秘人员的核心能力和职业素养的要求，从而提高实践教学效果。教师也可以从实践中带来企事业单位的第一手资料，为我们的实践教学提供真实可靠的前沿信息和最新案例。

三是也可以聘请企事业单位富有第一线工作经验的秘书人员来校指导我们的实训教学工作，举办学术讲座，或作兼职教师，以他们的实际工作经验丰富教师的教学体会，也为我们的实习、实训环节提供更为真实的情境模拟。

随着市场化进程的不断深入，外资企业、中小型企业的秘书人员的需求量会不断增加，他们需要的是综合型秘书，一专多能，身兼数职，既具有职业秘书“办文”、“办事”、“办会”三大传统职业能力，还应具有与秘书工作相关的其他工作能力，包括人际沟通能力、团队协作能力、现代信息技术应用能力，熟悉财会基础工作、人力资源管理以及营销等岗位知识。高职教育培养的就是这种复合型的人才，这就要求我们在秘书人才培养模式上应重视学生职业能力的培养，合理设置课程，加强实践教学环节，按工作过程和能力需求编排课程内容，充分重视校内外实习、实训工作。只有经过长期的探索和改进，才能培养出市场认可、社会需要的高职教育特色的秘书人才。

注释

①　2012四川商务职业学院社会需求与培养质量年度报告：66-67.

参考文献

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[4]　梁京.高校秘书专业人才定制培养模式探析[J].秘书之友,2005(7).

[5]　李前平.高职文秘专业实践教学的实施原则与实施对策[J].交通职业教育,2009(8).

[6]　周丽鸿,张筱笛,贾蕊等.文秘教育专业文秘方向实训方案的优化设计[J].中国科教创新导刊,2012(10).

[7]　傅红英.高职文秘专业实践教学现状分析与对策研究[J].秘书之友,2009(10).