高校学生档案管理问题与对策研究

【摘要】档案管理记录了人们参与社会活动的真实凭据，是人们存在于历史的真实记录，随着社会的进步与档案管理水平的不断提高，档案管理在社会发展中的地位越来越重要。本文简要论述了信息化时代下，高校学生档案管理工作存在的问题，并对今后高校学生档案管理的发展提出了几点建议。

【关键词】档案管理；学生档案；问题；对策；信息化建设

学生档案管理整理、归档、保存的完备与否，直接影响着学生就业期间，用人单位对学生自身潜能发挥的考核与评价，甚至与日后学生工作的岗位设置、安排都息息相关。因此，研究如何有效开展科学、规范的高校学生档案管理工作，如何提高档案管理的工作效率，全面推进档案管理的信息化建设进程，具有重要的现实意义。

一、高校学生档案管理存在的问题研究

传统的高校学生档案保存的主要介质是纸张，档案管理方式也是人工管理。由于学生档案具有涉及项目多、范围广、历史年限长、档案数据本身复杂等诸多因素，都给学生档案管理工作带来了极大的挑战；另一方面，由于学生档案管理过程中，档案查询过程耗时较长，致使档案管理工作速度全面放缓，工作效率较低。另外，随着高校招生数目的逐年扩张，学生入学人数持续增加，而学生档案又具有数据更新频繁、学生流动量大、就业方式多元化、档案投递单位复杂化等特点，导致传统的档案管理模式越来越不能满足学生档案管理工作发展的需要。因此，提高档案管理效率，摒弃落后的手工操作模式，全面推进学生档案管理的现代化进程已经迫在眉睫。

二、制定现代化的高校学生档案管理模式势在必行

1.强化学生档案信息化管理观念

首先，对于学生档案管理的重要性，许多高校档案管理者还存在一定的认识不足，没有认识到学生档案对学生一生的影响可能比高校的科研档案、教学档案更为重要。由于学生或者用人单位的粗心大意，导致学生个人重要的资料遗失，学生毕业若干年后，仍然会首先想到回到自己的母校寻找档案副本，因此全面推进学生档案管理的现代化进程、顺应时代需要，已经势在必行。档案工作者必须强化信息意识，重视学生档案的动态管理特性，而并不是将学生档案作为静态的历史封存。在学生档案保存的过程中，纸质档案对存储环境要求较高，既要防潮防霉又要防止火灾、水灾等意外，带来的档案灾难性损毁。因此，每年优化档案存储环境的费用相当高，纸质档案在管理过程中往往缺乏备份，一旦数据损毁，不可恢复。虽然在学生毕业之后，学生的档案不轻易被翻阅，但是每次的翻查都会对纸张造成一些耗损。因此，提升档案管理者的信息化档案管理意识，推进学生档案的数字化进程，已经刻不容缓。

2.加快学生档案信息化硬件建设

由于硬件条件的制约，直接影响了高校学生档案信息化工作进程的推行。档案工作所需的计算机设备、数字存储设备、局域网构架、数据库、维护使用软件等都需要高校管理层投入较大的资金支持，才能够完成更新换代。因此，要实现档案管理信息化，必须具备一定的硬件基础，有了计算机、网络、设备等硬件支持，信息化平台才能够搭建成功。特别是对于光盘存储信息，不仅仅是传统的文字记录信息，还包括图形、声像等多媒体信息模式。因此，构建完善的档案检索系统与档案资料库，其硬件支撑是档案管理信息化的必要条件。

3.实现学生档案管理的信息化升级，提高学生档案管理工作效率

学生档案管理信息化升级，并不是将档案管理工作从“零”开始，而是在原有的学生档案信息资源基础上，做出数字化转换，以满足信息化平台的信息存储、搜索、使用的需要。学生档案的重要特征之一是它的继承性，重视学生档案的连续性，确保各类学生档案信息不会出现空挡的情况，这是学生档案管理的资源基础。因此，档案部门要根据信息化管理的需要，将现有的学生档案信息进行数字化处理和存储，同时保存好纸质原件进行封存，对经过处理的电子文档进行重新的分类、编排、归档，按照数字化管理方式进行保存，确保学生档案文件的真实、完整、有效。

4.提高档案工作人员技术水平

作为档案工作人员所掌握的技术水平也应当随着档案管理方式的转变而转变，应当适应当前信息化操作的基本需求。档案工作人员必须具备一定的计算机基础知识，具备一定的信息素养，能够熟练掌握新的工作方法，并能够对电子文档进行处理，能够驾驭电子档案管理工作。此外，作为信息资源丰富的现代社会，档案工作人员还需要有较强的信息获取与鉴定、评估能力，能够提炼、加工档案信息。档案工作人员是档案的第一接触人与直接管理者，因此，档案工作人员的专业素质也决定了档案工作服务学生与广大教职员工的基本职能。

高校学生档案信息化转变是为了向社会及用人单位提供更高效、优质的档案服务，同时能够对学生重要的历史资料、信息做好收集、保护、留存工作。在信息社会下，高校档案管理工作将结合传统档案工作的经验与现代的信息化手段，形成更加完善的高校档案信息网络。

参考文献：

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