工程监理档案管理制度范文

工程监理档案管理制度篇1

?荩水运工程监理档案管理过程中存在的不足

档案管理人员不固定，对档案管理交接处存在漏洞。

对档案管理的相关规范与标准不熟悉，对水运工程监理档案的收集范围不明确，文件收集不齐全。

对监理档案管理的基本要求不清楚，造成返工现象普遍。

水运工程监理文件材料整理系统性较差不能，层次不清，案卷与文件题名不能准确反应内容。

监理记录完成不及时、不规范，不能真实反应现场实际情况，监理文件材料整理滞后。

监理档案管理过程中参建单位之间往来文件跟踪管理不力，文件材料形成周期过长。

?荩加强监理档案管理的工作措施

监理单位要把信息管理作为确保工程建设投资、质量、进度目标实现的一种方法与工具。高度重视信息管理工作，从组织、技术、经济、合同方面采取相应措施，事前、事中、事后严格控制档案管理工作。

1、健全档案管理组织体系，保证信息管理工作正常运行。

监理部成立后，设置档案管理岗位，配备一名档案管理工程师，专人专管，明确岗位工作职责，在总监、副总监的领导下，负责监理部资料的收集、整理、加工、存储、传递、等工作。根据管理需要，制定档案管理工作制度、信息管理工作流程。

监理单位的文档资料管理主要规定及流程：

监理单位发送实行签署制度，即发文至各方均要签收。

建设单位、设计单位和施工单位向其他各方发文均需先向监理报送，后由监理签署意见后分别发送至各方，各方签署意见后再由监理发送至各方。

监理收文均实行签署制度，即收文均需由专人签收。

资料信息流程：规范建设单位、设计单位、施工单位发文和监理单位的文件签发流程和存档，并定期进行检查。

2、加强档案管理知识与规范的学习，理论指导实践。

监理部总监定期组织监理人员学习监理信息管理知识，学习国家及行业有关档案管理方面的规范与标准，明确档案管理工作依据，使每个监理人员了解监理档案资料的收集范围与内容，国家及行业对档案的要求，并重视档案的完整性、原始性、及时性积累控制，从技术上保证档案管理的科学性、完整性、有效性。

监理资料主要应包括监理记录、监理月报和监理工作总结报告等，各类监理资料具体包括的主要内容应满足《水运工程施工监理规范》（JTJ216-2000）和《建设工程监理规范》（GB50319-2000）。

3、加强过程控制，畅通信息收集渠道、及时加工、处理，动态控制工程建设目标的进展情况。

要求所有监理人员做好监理记录，注重现场资料的收集，特别注意以下几个方面工作：

建立健全监理部的档案目录；

及时收集并归档各类文件；

对施工单位所应提交和上报的文件进行跟踪；

对需要整改的文件及时整改并记录整改内容；

建立健全监理工作各类台帐；

按照文档监理实施细则的要求，保证各类文档资料的正常高效流转；

将质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件等文件作为档案管理的重点。

4、与各方紧密联系，定期沟通，取得港口质监站与业主档案室的支持与指导，取得施工单位的密切配合。

及时了解业主与质监站对工程建设资料的要求与处理意见，参加质监站组织的质量检查，经常组织各单位进行档案管理经验交流、互相检查工作，始终重视对施工单位档案资料管理工作的检查，要求内业、外业齐头并进。各分项、工序工程施工单位自检资料不齐全的，不予验收、不允许进入下道工序施工；施工单位上报的工程计量支付月报中，工程质量控制资料不全、没有现场照片的项目不予计量。

5、重视计算机辅助监理工作，保证信息提供方便快捷。

对档案资料按监理目标划分为质量控制信息、进度控制信息、费用控制信息和合同管理信息等进行科学分类、编号，档案盒均贴上便于查找、分类的标签，每份入盒的资料及时更新目录，及时输入电脑数据库内，进行统一、集中管理，信息管理工程师要定期检查。

6、重视对档案资料的事后管理，严把交工验收关，保证资料不拖后腿。

定期对各类文档资料进行查阅，发现问题及时整改；

做好各类中间交工验收资料的查阅工作；

做好各单位之间的相互沟通，保证各类文档资料的完整性；

7、重视监理档案资料预立卷，确保档案收集资料的完整性、正确性、科学性。

工程完工后及时对项目需归档的资料进行预立卷，并组织业主、质监站、监理公司领导进行检查立卷质量，及时发现问题及时完善。

8、规范各种监理用表、施工用表

工程监理档案管理制度篇2

【关键词】基本建设项目档案；工程建设；竣工验收

一、项目前期准备阶段预先谋划

（1）从工程立项开始，建设单位就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。（2）建立档案工作组织机构，明确分管领导和档案人员，做到在人员上的落实。（3）在建设单位在编制招标文件时明确文件形成、归档和管理要求，将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。（4）在签定勘察、设计、施工、监理和设备采购合同时，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求.

二、建立完善的档案管理制度

制度建设是根本，没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多。因此，参照《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》（DA/T28－2002）、《电力工业企业档案分类规则》等电力档案管理相关标准要求，制定《基建工程档案管理实施细则》、《项目档案保管期限表》、《声像、实物档案管理制度》、《项目档案利用制度》等制度作为各参建单位编制、整理竣工档案的指南。

三、加强档案管理人员业务知识培训

各施工单位档案管理人员往往是技术人员兼职的，个别单位还有临时聘用的，他们对档案专业知识知之甚少，对国家和行业档案管理法律法规及标准也是一知半解。因此，明确各参建单位兼职档案人员，建立档案管理网络，建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训，迅速提高他们的档案管理专业知识。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导工作。

四、定期召开档案工作协调会

定期召集有关参建单位档案管理人员参加项目档案工作协调会议，相互通报各单位负责的单项工程项目进度和该项目档案工作进度，对工作中存在问题并及时解决。

五、做好各单位控制工作

（1）建设单位在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收，同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。竣工档案正式移交前严格通过竣工文件的编制方、监理部门、质监检部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行逐卷逐册会审；对存在问题的部分一一提出整改内容并限期整改，整改完毕经建设单位确认并办理交接手续。（2）施工方根据法律、规范的规定及建设单位签订的有关建设工程合同的规定接受工程监理方对其建设行为进行的监督管理，接受并配合监理其履行合同。业务上极积主动与建设单位、监理单位档案员沟通好，明确对施工方所要移交的工程档案有什么样的具体要求，这样在施工过程中也可控制形成材料的质量。（3）监理单位除对自身形成的文件进行积累、整理、归档外，须重视对施工资料的监理，按照监理合同中约定的监理范围，负责监督检查施工文件的形成管理情况，在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。（4）设备档案的收集和管理方面，档案人员参加设备开箱工作，及时收集相关资料，并根据工程管理负责人确定的分发单位及数量分发，并做好相关记录。在设备档案的收集过程中，建设单位对设备厂家文件材料不齐全及不规范问题，不是被动地等设备厂家最后付款时才后补有关材料，而是根据设备合同，列出每台设备所缺的详细资料内容、数量与质量要求，通过及时出具“设备资料欠缺单”交计划部及物资部或财务部从厂家剩余的合同款扣款等方式来有效控制资料的追交。

总之、工程项目档案作为工程项目建设的最终结果，它的形成、积累、归档及管理贯穿工程项目的整个过程，涉及到工程计划、设计、管理、施工、监理等多个环节。因此要做好工程项目档案管理，除了搞好档案业务建设工作外，需要各级领导和部门支持。工程项目档案是一项严肃、认真、繁琐的工作，确保它的质量。

参考文献

[1]陈加芳．对电力工程档案管理问题的思考[J]．安徽电气工程职业技术学院学报．2011（1）

工程监理档案管理制度篇3

关键词：市政工程；监理资料；管理

1 前言

在市政道路施工阶段，项目工程监理制度的完善直接影响到工程质量，而对项目工程的真实反映，就体现在监理资料的记录当中。市政道路工程监理资料的管理，是项目信息化管理的重要方面，也是工程建设过程中监理工程师对项目总体目标把控、目标进度控制、安全质量把关的重要体现。工程监理资料管理的好坏，同样也是反映工程管理水平高低、监理人员综合素质以及监理工作质量的标准之一，因此，建立完善的监理质量管理制度、提高监理资料管理人员的业务能力对市政道路施工管理非常重要。

2 市政道路工程监理资料档案管理工作的意义

2.1 完善监理档案管理是开展市政道路工程监理工作的重要依据之一

工程建设监理的主要任务是对项目的工程进度、安全、质量目标控制，而对以上目标控制的基础就是对相关信息的把关。涉及到工程进度、质量、安全的信息主要包括国家政策和法规、法律文件、工程合同、设计勘察合同、监理日志、监理体系管理制度等等。通过将工程相关信息进行收集，整理，处理，工程质量、安全、进度管理和监督的才能得到切实保障。这些信息也是工程监理师开展建立工作，把控项目总体目标的依据，是建立和完善市政道路监理工程工作顺利开展的必备前提条件。

2.2 监理资料档案是监理基础工作内容和成果的详细记录

同勘察、设计以及施工不同，工程监理更显得是一种软性的工作，更多的是一种服务性工作。“用事实为依据，通过数据来说明，以规范来作为行为准则”是监理工作需要重点强调和认识的。在市政道路的工程监理资料档案中，详细记录了工程建设施工过程中监理人员对所进行工程的监理内容，切实反映监理工程师在项目施工过程中的作用，充分体现了监理工程师的工作成果。同样，监理资料档案作为一项可查的文件资料，对项目工程质量的建设具有可追溯性，可还原性。因此，监理资料档案是监理工作的具体反映，完善监理资料管理对项目的目标控制有着非常重要的作用。

2.3 监理资料是市政道路工程各方责任明确的重要依据

施工监理单位作为一个既不同于施工单位，有不同于业主的独立个体，其工作内容相对独立。作为客观、公正的第三方，其资料也必然是客观、公正的。监理资料能够客观的反映施工的实际情况，通过对规范、完善监理资料的检查，能够追溯工程建设过程中出现质量、安全问题的责任单位。因此，在工程交付的之后，通过查询监理资料档案，能够第一时间了解并找出相关证据，对明确责任，解决问题有着不可替代的作用。

3 市政道路工程监理资料管理不足的原因

3.1 管理者对监理资料管理重要性认识不够

许多监理单位的管理者，在对待监理资料管理的认识不足，是引起监理资料管理难以完善的重要原因。部分监理单位的管理者认为，单位只要有业务、有工程就可以了，其它的都是不重要，这种思想直接致使监理资料管理得不到全单位的重视，监理资料管理制度难以执行。

3.2 资料档案管理人员综合素质不高

在许多市政道路工程的建立单位，资料管理人员大都是中专毕业生，有的最多就是大专毕业生，这些人往往是刚毕业或者没有实际工程施工经验的人，他们对资料管理大都认为是把资料归档就行，对待资料管理没有系统认识，而是片面的、机械的完成档案归档工作。另外，在很多监理单位，资料管理人员的地位也不高，这也是制约监理资料管理发展的重要因素之一。

3.3 监理档案管理制度不健全

在很多市政道路工程监理单位，档案管理制度几乎没有，就算有，也仅仅是停留在文件里，没有切实落实，如对违反资料管理的绩效考核管理制度，更是在许多监理单位认为是多余的。没有一套切实可行的档案管理制度，是无法保证建立档案管理的有效落实。

4 完善监理资料管理的措施和建议

4.1 提高监理单位管理人员对资料管理的重视程度

监理单位管理人员作为监理资料档案的第一管理者，其管理意识的提高对提升监理资料管理有着直接的作用。通过提升监理单位管理者对资料管理的重视，不仅能够给监理资料管理带来更多工作便利，更为重要的是能够将监理资料管理上升到一个台阶，让单位所有的员工都重视监理资料管理，最终实现监理资料科学化、合理化。

4.2 加强监理资料管理人员的培训

1、提升对监理资料管理重要性的认识

在对监理资料管理人员培训过程中，不仅要对资料员进行培训，还要做到让每一个监理人员都参与到监理资料管理培训当中，使得所有的监理人员都意识到监理资料管理工的重要性和严肃性，从而大家齐心协力共同把监理资料管理工作做好、做扎实。

2、多种方式培训，提升大家对监理资料管理的实际技能

在对监理资料管理培训中，可以通过座谈、讲座以及问答的形式提升大家对监理资料管理的重视和实际管理技能。同时，监理单位还可以印发监理资料归档管理手册，让所有的监理人员人手一本，时刻学习如何完善监理资料管理，将监理资源管理的重要性深入到工作的每一个细节当中。

4.3 完善监理档案绩效考核管理

1、领导者意识的改善

监理单位管理人员作为企业发展的领头羊，在企业任何制度的制定过程中起着至关重要的作用。尤其是在对监理档案考核管理制度的建设方面，更是直接关系到此项制度的成功与否。监理单位的领导者在对待监理档案考核管理制度的建设和改良过程中，首先自己要解放思想，从根本上意识到监理档案考核管理制度的改革是单位发展的必然选择，是单位发展的动力源泉，只有提出了适合单位发展监理档案考核管理制度，才能让员工感觉到公平、公正。

2、充分的企业调研

做监理档案考核管理制度的改革，不能停留在几个人关起门来埋头研究，而应该是在大量的员工调研的基础上，制定出符合公司实际，同时又能充分调动员工积极性的监理档案考核管理制度。

3、监理档案考核管理制度执行过程中的事中管理

当一项监理档案考核管理制度正式执行时，首先不能半途而废，要做到坚持不懈。因为监理档案考核管理制度的改革，就是将原有考核体系打破，建立新的监理档案考核管理制度，这样必然会涉及到很多人的切身利益，打破以前的平衡体系。在执行新的监理档案考核管理制度过程中，需要经常关注大家对监理档案考核管理制度的认识，这样能够让更多员工意识到监理档案考核管理制度的改革是大家的事，从而让员工感觉到自己就是企业的主人，企业的发展与我息息相关，从而提高员工对监理资料管理的重视程度。

4、总结经验和教训

作为任何一项制度的实施，都有成功的经验和失败的教训，这个过程中只有做好总结，尤其是让部分骨干员工对该项制度的执行情况进行总结，这样能够让这些骨干员工认识到企业对他们的重视和认可，从而进一步提升自己的企业忠诚度，从而完善监理资料管理。

4.4 深入工程现场， 掌握第一手材料

一套完整、准确的工程监理档案，光靠监理人员的自觉性和责任感是不够的，还要求监理档案员必须深入实际并服务全程。一是遵循基本建设程序，拟定档案归档计划并付诸实施。对不同类型的工程项目，建立不同的归档计划。对于建设周期长的大型项目，高层建筑和市政工程，可按照单位工程，建档立卷，或由质量监督工程师根据工程实施阶段的监督工作情况进行归档。二是跟踪服务，增强参与意识，监理档案员应该深入工地现场，随时进行服务，增强参与力度，掌握第一手材料。

5 结束语

建立资料档案是工程项目建设的历史记录，是各项工程施工的真实写照，是今后安全运行、维修、管理和改造的重要依据，必须给予高度的重视。监理资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，监理资料就越多。

参考文献

[1] 潘文俊. 浅谈施工阶段的工程质量监理重点[J]. 中国科技信息 ， 2005，（16）

[2] 赵红丽， 姚刚. 监理工程师在施工阶段进行造价控制的必要性[J]. 黑龙江科技信息 ， 2008，（31）

[3] 袁为民. 监理工程师在项目施工阶段对费用索赔的处理分析[J]. 广东科技 ， 2007，（03）

[4] 单凯峰. 业主方在建设项目实施阶段的质量控制和管理[J]. 赤峰学院学报（自然科学版） ， 2007，（02）

[5] 郭锐. 施工阶段建筑质量监理的工作内容与措施[J]. 中国科技信息 ， 2007，（13）

工程监理档案管理制度篇4

    自《银行会计档案管理办法》实施以来,我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前,有关基层人民银行的管理方法,主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式:一是采取中心支行货币金银部门,对有关会计资料进行事后监督,在中心监督完毕后,将有关资料返回至货币金银部门,实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作;二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,有关的档案资料,需要定期返还至县支行综合档案管理部门,由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式,对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作,没有依照预定日期如期进行;二是对于档案中的磁介质等相关的资料,管理不规范,容易产生磁介质失去信息;三是档案管理手段落后,有关档案管理的自动化程度不高,难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护;四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理,比如,个别行核算系统数据未做到双备份,对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况,有关当前档案保管安全性方面,基层人民银行的会计档案管理现状,主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先,对于会计档案的查询,会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规,严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度,实现有关会计档案的查询工作的严格办理,其次,对于会计档案的复制,在基层人民银行的会计管理中,为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管,主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次,有关会计档案的销毁,基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽,对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案,没有进行及时的销毁。

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

    为切实的强化基层人民银行的日常管理,对于人民银行的基层管理,就应积极的强化自身的制度建设。首先,针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位,这一管理弊端,应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中,并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确;其次,针对会计档案管理工作中的检查,应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手,对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理,以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序;再次,积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善,不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育,还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升,以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;最后,为有效防止会计信息的安全管理,就应加强与司法部门之间的沟通与联系,积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施,进行有效的交流,从根本上确保人民银行的信息管理安全。

    (三)尽快制定人民银行会计档案管理实施办法,明确会计档案管理职责

工程监理档案管理制度篇5

[关键词]水利工程；档案管理；信息化；监督

水利工程档案管理的完整性、准确性、系统性对于工程质量的监督作用和验证作用具有重要意义，在此基础上才能对工程质量评定和工程竣工后的维护有重要的参考价值。针对水利工程跨越若干不同阶段的性质和不同技术人员参与工程的特征，任何纰漏都会给工程管理带来隐患，因此，如何真实反映水利工程建设的全过程，对水利工程的档案管理水平有效提升带来了挑战，这也是本文研究的出发点，并在此基础上提出相关对策。

一、目前我国水利工程档案管理水平现状及存在的突出问题剖析

水利工程档案管理涉及多个环节，且形成周期长，涉及领域广，这给水利工程档案管理带来一系列难题，而造成目前这种现状的原因，除了档案管理人员水平自身素质的原因，还有一些客观因素造成的难题，使得我国水利工程档案管理水平都有待提升。目前，我国水利工程档案管理水平存在如下问题：

（一）档案管理制度不健全

从总体上看，随着政府管理职能的转变和行政审批制的改革，档案管理制度也应该随着而改变，使得档案的内容、载体等更加合乎实际，但是现实中这项制度的建设明显滞后。一些单位的水利工程档案缺乏一定的业务指导，档案随着技术人员的变动而出现流失等问题，缺乏完整的管理体系。此外，档案管理部门的关系不清。档案管理职能机构在前期对管理工作的投入不够，而临时机构在后期的突击收集资料，这种随意性的开展工作的方式，影响了档案管理的标准性和质量。

（二）档案管理人员缺乏实践经验

水利工程是一项系统工程，这决定了其档案管理的系统性和复杂性。但是现实中档案管理人员缺乏一定的实践经验，对于档案接收移交过程中的整理不规范、内容缺项、纰漏不重视，使得档案管理未能有机结合起来，影响了档案的完整性。一些管理制度没有责成管理人员从头至尾的进行档案收集，而是临时的抽调工作人员，或者在工程建设后期才补充档案，对于档案管理在思想上的不重视，使得这项工作不规范，影响了档案的质量。

（三）档案管理手段落后

档案的价值在于后期的参考价值，而这对档案的管理手段提出了新的要求。现实中一些单位的档案管理手段仍然以手工操作和纸制存档为主，缺乏信息化的管理方式，使得水利工程档案缺少电子版，不利于档案的查阅保管，也不利于信息时代的档案检索，使得实际管理工作繁琐，分类混乱，影响了档案后续管理工作的开展。

（四）档案管理监督力度不足

档案管理不仅要注重前期的收集和整理，还要注重后期的监督工作。因此，加强对水利工程档案工作的监督和检查很有必要。但是实际工作中一些单位过于注重工程的进度和质量，而忽视了对档案工作的监督，使得档案工作滞后于工程，缺乏同步性，对于一些档案的不规范问题未能及时纠正，导致问题的拖延，在工程完成后再去进行档案管理，已为时已晚，这影响了档案管理水平的提升。

二、若干提高水利工程档案管理水平的对策和建议

（一）建立健全档案管理制度

档案管理工作应该随着宏观体制环境的变革而变革。在微观视角，落实岗位责任制，建立内部管理激励机制，把管理工作的目标细化，列入年度考核中，从而使得档案管理人员重视从项目建设到工程结束整个过程的档案管理工作，如此才能保证档案的系统性和完整性。具体的操作过程，可以采取分阶段收集和强制性收集的办法，明确档案管理的范围，使得管理人员能在第一时间收集到档案信息，进而有针对性的进行资料整理，使得档案管理工作趋于规范化和标准化。

（二）通过培训和实践提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质不仅需要通过培训来提高，更与实践经验密不可分。一支高素质队伍的建设对于档案管理工作的开展很有必要，为此，可以通过培训档案管理人员的业务素质和工作能力，提高他们的理论水平，使其熟悉现代化的档案管理的各项知识。另外可以使一部分管理人员参与到档案管理的实践工作中去，协助那些经验丰富的管理人员进行工作的开展，积累实践经验，结合自身的理论知识，形成对档案管理工作开展的新的认识与进一步思考，明白今后开展工作的方向与方法。

（三）建立现代化的档案管理制度

针对以往档案管理工作的不足，应该在此基础上引入现代化的档案管理手段，例如信息化管理，引进相关的管理技术和设备，以提升对于档案的查找和利用效率，在处理档案繁杂和数量多方面体现信息化管理的优势，提高管理工作效率。同时信息化管理还可以实现资源共享和交流，可以更大发挥水利工程档案的作用。此外还要制定统一的分类标准，完善档案的标准化管理，按照统一标准实现档案的编制、收集、整理、编目、保管，使得档案的系统性和完整性得到提高。在引进现代化管理手段的同时，还要注意对传统管理手段的完善，如配备档案管理设施，确保档案安全。

（四）加强对于档案管理的监督力度

实际工作中，要注重对于施工周期长，工程复杂和涉及多个临时机构的档案管理工作的重视，监督工作在这样的环境下更显示出其意义。为此，应该加强对于施工现场资料员及其他施工部门的监督，随时检查水利工程档案工作的进展情况，分阶段的检查和监督档案管理工作，避免原始档案资料的遗漏，掌握档案资料收集的主动性和真实性。通过监督工作，增强对于档案管理工作的约束力，进而有效达到不因人为因素导致档案流失和失真的现象，提高档案管理的水平。

三、结束语

鉴于水利工程的非一次性特征，其档案的管理对于后续工程开展和档案管理工作都具有十分重要的意义，它也是一项基础性工作，因此，对水利工程档案的规范化、系统化和标准化管理，才能实现“一流档案”的目标，才能充分发挥档案在后续水利工程建设和管理中的作用。

工程监理档案管理制度篇6

关键词：高校档案监督指导精细化管理

一、引言

精细化管理是一种科学的管理理念，最早可追溯到“科学管理之父”泰勒的科学管理理论，真正实践于20世纪50年代日本的企业管理中，其最大优势是可以极大提高企业具体管理目标实现的精准性，缩短解决问题的程序。精细化管理实质是一个不断改进和完善的过程，在项目实施过程中能精确规划、精确决策、精准控制和精细考评[1][2]。高校档案监督指导工作的主体即高校档案部门，抱怨监督指导工作阻力大、成效低、归档问题重复出现等；客体即高校内部各归档单位，对档案工作总是“说起来重要、忙起来不要”，要么嫌多事，要么嫌监督指导不到位。这些问题和矛盾产生的主要原因在于高校监督指导工作欠“管理”，尤其是欠细化、流程化、标准化、系统化等精细化的管理。

二、高校档案监督指导工作精细化管理的现状

为了了解高校档案监督指导工作的实际效果和内部管理现状，笔者以广东省高校为样本，专门做了抽样问卷调查以做参考。广东省教育厅网站公布出来的广东省高校包括本科、专科、高职、独立学院、职工高校、电大等，共计168所[3]，笔者以调查研究为基础，并结合工作交流中的信息积累，分析高校档案监督指导工作借鉴精细化管理理念的现状如下：（一）高校档案部门推进监督指导工作有明确的法律法规保障。新修订的《中华人民共和国档案法》第九条规定企事业单位要“对所属单位的档案工作实行监督和指导”；高校参照执行的国家档案局令第13号《机关档案管理规定》的第十条规定，机关档案工作的基本任务之一就是要“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”；教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条指出高校档案部门有对档案工作人员开展业务培训的职责，第十四条还规定“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作”。这些都为高校档案部门开展监督指导工作提供了明确的法律法规保障。（二）现代科学交叉融合发展为档案工作的创新提供了机遇。人类为了提高研究和解决问题的能力，现代科学及相应的实践活动日益趋于交叉融合。档案学的学科包容性强，呈现了历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息技术等多视角的研究[4]，为档案工作中出现的新问题和新挑战提供了多角度的分析和指导。这些都为高校档案监督指导工作的变革和创新提供了机遇，借鉴精细化管理理念成为可能。（三）精细化管理具有内在的优势。精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，追求更高效率、更多效益和更强竞争力，具有把组织引向成功的功能和可能[5]。这种工具作用蕴含的方式和理念适用于实际工作中的方方面面。（四）高校内部各归档单位对档案监督指导工作有着持续的高需求。有人类实践活动的地方就会有档案和档案工作。高校内部各归档单位的监督指导需求有显性和隐性之分，并且具有持续性和潜在性，随着社会的发展，新技术的不断产生和应用，高质量、高层次的监督指导需求日趋增多。（五）高校档案监督指导工作缺乏精细化的内部管理。一是缺乏精细化的岗位责任制。高校档案监督指导工作缺乏细化的岗位要求、职务分析和责任规定，容易导致岗位设置中只有工作内容，而没有工作责任，很难做到量才分责和量才授职，降低了档案监督指导工作的实施效果。二是缺乏合理、准确、细致、灵活的管理制度、工作流程和工作标准。难以精确评价什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，档案监督指导过程管理缺依据、效果管理缺准绳。三是缺乏科学完善的约束激励机制。高校档案部门内部缺少对监督指导工作人员更细致的考评、总结和奖惩，易导致工作任务的落实流于形式化，只有工作内容的描述，没有工作效果的分析、考量和评价，形成了没有改变和创新激情的工作“舒适区”。

三、高校档案监督指导工作精细化管理策略

（一）转变思维模式，培育“精细文化”。高校档案部门内部从上到下要求每个人从细微处着眼，每个岗位、每份工作都应求精求细，把细节意识、规则意识、系统意识和服务意识变为全员的自觉意识。通过培训、宣导等方式，建立精细化管理的思想基础[6]。（二）建立精细化管理支撑体系。1.梳理并完善规章制度。规范、细化、可行性强的规章制度是高校档案部门开展监督指导工作的基础保障，依法监督、依归指导的背后实际上体现了对科学和法治的遵从。2.制定精细化的工作流程。高校档案部门针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，宏观和微观、固定和机动相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的开展不断总结优化。如事前沟通调研、细化工作内容，事中严谨细致、不走过场，事后及时收集反馈、登记总结、定期回访等是开展工作的宏观流程，针对某项工作需要可以制定更细化的工作流程。通过优化的工作流程实现高校档案监督指导工作全程管控和高效能运作。3.完善岗位职责体系。高校档案部门应改变粗放、固化的档案监督指导职责体系。责任是各项规章制度和工作任务得以落实的最有效的内在驱动力，权责清晰、责任明确，督查和追责措施到位，才有可能精准完成各项工作。首先总结日常工作、重点工作、临时工作等事项，以此为依据，细化岗位和责任。其次，在工作团队中进行充分的调研和沟通，了解每个人对自我及其岗位的认知，根据实际情况对岗位执行规范和其他事项做进一步的确认。最后明确不同岗位、不同角色的工作职责，并细化岗位职责履行情况的督查、追责、奖惩事项。4.搭建精细公平的考评激励机制。在有规章制度保障以及岗位职责和工作流程相互制约的情况下，采取考核、奖惩等手段，有利于培育和推进高校档案监督指导的精细化管理。首先，基于每个人的工作特点和工作能力，本着有利于实现工作目标和调动人员积极性的原则，对每项工作有落实、有考评、有奖惩。其次，注重考评结果的合理应用。将考评结果与人员的奖惩、任用、升级等挂钩，真正达到以考评促管理、以考评促落实，充分调动每个人的积极性。（三）创新高校档案监督指导工作的方法和措施。一是宏观管理与重点指导相结合。具体问题具体对待的同时，帮助各归档单位理顺问题，形成可操作性强的长效机制；二是点与面相结合。在开展常规的全校范围普及性的培训和指导的同时，树立典型，推广先进经验和具体做法，以点带面，逐步推开；三是传统方法与新技术相结合。在面对面、手把手式方法的基础上，利用新技术，如制作微信小视频推送、专题视频教学、搭建档案监督指导数据管理系统等，使监督指导工作更便捷易懂；四是独立开展与联合协同相结合。结合其他职能部门的业务，联合校内其他部门开展档案监督指导工作，可以减小工作难度和阻力，缓解高校档案部门人员、技术、设备等不足的问题。（四）改善人员结构体系。一要健全高校档案监督指导工作人才建设政策机制，制订人才培养计划和引进计划，出台培养、评价、管理、激励等一系列配套政策。二要基于精细化管理重点引进和培育高校档案监督指导工作的规划者、引领者和管理者，营造崇尚科学和法治，上下一心追求精细的工作氛围。三要储备经验丰富、专业化、有敏锐精细化管理思路的管理体系搭建者。提升高校档案监督指导工作精细化管理水平所必需的规章制度、工作流程、岗位职责、考评激励方案等一系列的支撑体系必须由专业人员经过细致的调研、分析、协作才能出台，并且在实施过程中要不断总结、调整、优化。四要培养实施精细化管理的一线工作人员。繁杂的、实操性高、技术性强的具体档案监督指导业务离不开对精细化管理理念接受度高、档案专业好、执行力强的综合型的工作队伍。（五）加强互动，建立长效沟通机制。针对高校内部各单位工作内容多样、兼职档案员岗位变化快的问题，高校档案部门可以采取一对一、一对多、分片包干等方式面向各归档单位，建立兼职档案员登记更新制度。通过建立工作交流群、及时通报档案工作动态、发送业务操作指南、校外培训通知、意见收集等方式建立不间断的日常互动，以确保归档渠道的畅通。（六）建立信息反馈机制。高校档案部门通过日常的沟通联络、固定的登记回访、重点的调研分析等措施，一方面收集监督指导对象的需求、意见和建议，另一方面要及时听取部门内部每个成员的心声、工作心得及意见。通过分析反馈信息，及时调整、优化管理措施，实现良性循环，从而逐步形成高校档案监督指导工作的精细化管理模式。（七）坚持专业性要求，不照搬其他模式。引入精细化管理的理念，最基本的要求是精准有效地对接到精细化管理的核心要求，即精、准、细、实，并坚持长期推动、持续改进，以实现高校档案监督指导工作效果最大化、管理精确高效、内部运行清晰规范。结合高校档案监督指导工作的专业性特点，在实践过程中，要避免下面两种偏差：一是过于追求量化，导致难以操作和持续；二是过于依赖流程、规范和技术，导致理论和实际脱节，并忽视了人的主观能动性作用。

四、结语

精细化管理理念已深受推崇，并被广泛运用。根据上述分析，高校档案监督指导工作中的盲点、难点和误区可以通过加强精细化管理得到缓解和突破，进而提升高校档案部门的管理水平、优化高校档案资源建设。所以，高校档案监督指导工作中如何实施精细化管理，如何规避风险等一系列课题值得档案界持续研究探讨。

参考文献：

[1]汪中求、吴宏彪、刘兴旺.精细化管理[M].北京：新华出版社,2005(5).

[2]汪中求.细节决定成败[M].北京：新华出版社,2007(5).

[3]广东省教育厅门户网站[EB/OL].高等学校信息.

[4]杨静.关于多学科视角下档案学理论研究的思考[J].档案与建设,2019(1):8-11.

[5]精细化管理的专家解读.[EB/OL].[2020-08-31].

[6]蒋源.从粗放式管理到精细化治理:社会治理转型的机制性转换[J].云南社会科学,2015(5):10.

工程监理档案管理制度篇7

交通建设工程监理档案是交通工程档案的重要组成部分，它直接地反映了工程建设活动的全过程，它不仅对施工过程进行全面监控，而且为工程质量提供了重要的保障。通过分析工程监理档案的组成部分，阐述在工程开工前期、开工中、完工等各个时期分别应收集整理的监理档案，以及在收集档案资料中着重要注意的事项。

关键词

交通工程；监理档案；收集整理

0引言

随着经济的快速发展和政府对交通建设工程投入的加大，高速公路、桥梁、码头项目不断开工和完工，在工程的各个阶段，都形成了大量有价值的工程监理档案。为了及时收集、整理监理档案资料，最后形成具有归档保存价值的工程档案，国家和行业分别都作出了一系列具体规定，以规范档案的收集整理。交通工程监理资料来源于现场，来源于监理旁站记录、巡视记录、监理平时检查和抽检等等，其真实性、客观性较高，反映的施工问题、质量问题、安全问题比较全面准确。监理档案资料还是追溯工程项目建设过程中的主要证据，也是日后在工程管理、维护、改建和扩建、开发新项目的参考和利用的依据。只有通过完整的工程监理档案收集工作，才能真实、全面地反映单位活动的全貌，才能充分发挥交通建设工程监理档案工作应有的作用。

1工程监理档案的组成部分

交通监理工程档案是交通工程档案的重要组成部分，交通工程监理档案主要产生在工程施工和竣工验收阶段，包括工程监理总控文件、工程监理会议文件、工程进度、质量、造价控制文件、监理通知、记录、总结等等。一般来讲，它的收集范围由以下几部分组成。

（1）工程合同管理文件：招标文件、施工合同文件、监理合同文件、供货合同文件、外委试验合同、外委试验保验单。

（2）工程变更文件：图纸会审、设计联系单、工程变更的申请及批复文件、纪要、记录、台账等。

（3）监理管理资料：监理大纲、监理规划，监理实施细则、总监签发文件、监理会议纪要、监理安全文件、工程监理通知及回复单、工程监理指令及回复单、工程监理工作联系单、监理月报、监理季报、监理年报、监理部工地试验室资质。

（4）进度控制资料：工程开工报审表及附件、生产计划报审表及附件、工程开工令，工程总体进度计划、年度计划、月度计划。

（5）投资控制资料：工程款支付审批表及附件。计量单价调整申请与批复文件,暂定金额使用申请及批复文件,工程量清单的审查意见,工程造价分析报告,计量支付方面的规定、要求,监理费用支付报表,其它费用支付往来文件等。索赔的申请及批复文件,工程分包的审查文件,计日工的申请及批复文件。

（6）质量控制资料：施工组织设计（专项方案）报审表及附件、工程材料、构配件、设备报审表及附件、监理交底、施工技术交底、监理日志、监理旁站记录、监理巡视记录、工程竣工验收记录，监理复核测量记录表，工程材料检查、复检、试验记录、报告，检验批验收记录、检查记录。质量控制措施、规定及来往文件,材料试验、检测资料,监理独立抽验资料以及交工验收工程质量评定资料等。

（7）其它事项资料：监理工作制度,监理组织机构,业主来文，上级主管来文，项目部来文，会议文件等。

（8）监理工作总结:总监办、监理部实施监理人员汇总表、监理工作总结、工程声像、电子档案资料、向建设单位移交监理的签证手续等等。

2加强项目施工监理文件的管理

监理档案工作的首要任务是做好监理自身文件资料的收集、整理及归档。在监理文件的收集方面，项目总监办在日常工作中就应对项目监理过程中形成的各种文件资料进行收集、整理，做到心中有数。档案的收集整理可分为项目施工前期准备、施工过程、项目完工的不同阶段。

2.1开工前工程监理档案的收集整理

这一阶段主要为工程建设监理做准备。主要收集的是招标文件、施工合同文件、监理合同文件、供货合同文件、外委试验合同、外委试验保验单等等。由于尚未开工，监理人员均未到齐，容易造成文件资料无人收集管理的现象。为了确保监理档案收集完整、规范，在工程开工准备前期，项目部应成立相关机构，落实责任制，加强制度建设。如在项目建设开始就组织监理人员学习档案的法律法规、标准规范，把工程监理档案列入项目部工作计划和有关人员的职责范围。主要制定了以下规定：一是明确项目总监理工程师对工程建设监理档案的总负责制，签订档案管理责任书，并将档案资料管理视为一项考核重点内容，与经济效益挂钩。二是制定“谁监理，谁验收、谁收集”的监理原则。总监理工程师指定专业监理工程师对监理档案具体专管，各专业资料由各个专业监理工程师负责，谁的专业谁的资料就要谁负责收集整理，并与总监签订协议，确保档案质量。三是设立直属项目部的档案机构，每个项目部配有固定的档案员，并组织他们参加系统的档案培训。总监理工程师与监理档案负责人签订监理资料整编目标管理任务书、目标分解任务书等。四是制定档案员的岗位职责，明确责任范围、给定工作权限，确定工作流程，定期进行检查汇报。五是实行档案与工程监理同步建设制，从项目立项起就将档案工作纳入项目计划，指定项目部办公室负责人为档案项目负责人，并对档案工作进行指导、监督，确保档案质量。此外，在开工前，总监办、项目部应及时划分工程项目，明确该项目的单位工程、分部(分项)工程、单元工程及具体负责人。项目划分是工程施工、评定、验收的基础，也是项目施工文件立卷整理的基础，因此，监理单位必须在施工前按生产建设活动的单位工程，分部工程、分项划分，分别进行装袋收集文件资料，使之初步形成具备查询条件的档案案卷。

2.2施工中工程监理档案的收集整理

这一阶段是工程具体实施的阶段，也是工程监理档案文件材料大量产生的阶段。主要收集的是工程变更文件、监理管理资料、造价控制资料、进度控制资料、投资控制资料等文件资料。工程监理档案专业性很强，需要既懂监理专业知识又懂档案管理知识的人员，或者需要懂档案管理和懂工程施工现场的监理人员相互配合。这一阶段形成的档案资料是将来对工程管理、维护、改建和扩建以及开发新项目参考和利用的重要依据。因此项目部档案负责人应经常深入现场，了解工程进展和资料收集是否同步，并及时进行跟踪监控，确保档案资料的管理紧跟工程监理的步伐。而每一个监理人员也应将各自监理的具体项目形成的档案资料及时进行收集整理，避免档案原始资料的散失，确保工程监理档案的连续性、完整性。此阶段形成的大量文件资料应分类进行整理，如监理大纲、监理规划，监理实施细则、总监签发文件、监理会议纪要、监理安全文件、工程监理通知及回复单、工程监理指令及回复单、工程监理工作联系单、监理月报、监理部工地试验室资质等归入监理管理资料类；工程开工报审表及附件、生产计划报审表及附件、工程开工令，工程总体进度计划、年度计划、月度计划等归入进度控制资料类。同时对各大类中的各种文件资料各自按时间顺序再进行细化排列，分装在不同的档案盒，封面用文字标注清楚，这样既可以节省归档时排序的工作量，又可以提高工作效率，减少工作重复。在监理档案的收集中，要特别注重监理日记的收集整理。因为监理日记是实现“三控制、三管理、一协调”的第一手原始资料，是工程建设监理工作的一个重要备案原始资料，它记录了监理人员每日的全部监理活动和监管的施工动态情况，包含有：①工程投资的记录，主要对原材料、构配件、机械设备入场质量检验验收情况、施工人员进出场情况等记录。②对当天施工作业情况的工程进度、设计变更情况等进行记录。③对工作协调、处理措施以及效果进行记录。如对正在施工的工序质量进行平行检查、旁站监理、巡视检查情况；分部、分单元、分项工程及单位工程质量验收情况；安全生产监理工作情况等等进行详细的记录。④对监理工作中发现质量、进度、投资、安全出现的问题及处理措施的记载。⑤总监理工程师对监理人员的监理日记进行审查批阅。⑥监理召开的专题会议、工程例会、工地停（复）工情况的记录。⑦外部环境影响情况的记载。如天气、温度、风力、雨雪、停水、停电等对工程施工的影响等等。监理日记对项目实施阶段档案收集管理，特别是对投资项目的档案验收，财务审计，建设项目的竣工验收，对发生问题，解决问题，甚至仲裁、都起着至关重要的作用。另外，还要特别注意工程重要部位及隐蔽工程部位的资料收集工作。工程重要部位资料关系到整个工程的交工及完工后的竣工验收工作，因此，必须特别注意工程重要部位资料的准确性、及时性、完整性。隐蔽工程往往关系到一个工程的整体，而此类工程施工后又无法看见，也无法进行复测，故此类工程资料要求必须准确，绝对不能错漏。对于隐蔽工程，一定要在覆盖前做到工程建设单位、监理单位、承包单位三方共同现场签证，同时还要留有照片资料、录像资料、文字资料、数字资料，将其隐蔽的部位进行详细的记录，可为将来维护工程提供重要的档案依据。在施工过程中，监理人员要督促检查施工单位及时收集整理应归档的文件材料，并履行相应的手续，以保证文件资料的完整、准确、规范。对施工单位提交的请示、报告、函等文件材料，总监、监理工程师要及时进行书面回复，并将原件保管好。

2.3完工后工程监理档案的收集整理

完成施工后，收集整理的文件资料为合同项目完工验收过程中形成的系列文件资料。主要有：①监理管理文件:开工、停工、复工等各项指令。②工程质量控制文件:质量控制措施、规定及往来文件；材料试验、检测资料，监理抽检资料，工程质量评定资料；监理日志，监理工作报告。③其他文件：会议记录、纪要，工程照片，监理服务协议，上级单位对监理单位的发文等。进入竣工组织验收阶段，该环节还会形成竣工验收报告、验收报检、评估质量报告资料、档案自检报告、档案验收鉴定书等。监理人员在对项目施工的质量进行监控的同时,还要协助建设单位组织竣工验收，审查施工单位提交的竣工验收所需文件材料的真实性、准确性。包括各种质量检查，交工验收报告、竣工验收报告、试验报告、合同文件、会议纪要、以及竣工图纸等各种设计方面文件材料等等，并在《工程竣工资料审定表》和《工程竣工档案审核签证单》上签字确认，若有与工程实际和技术规程不相符之处，则及时要求施工单位核实补充。只有经过严格监控，才能有效地监督工程竣工档案材料的形成，确保档案材料反映内容的真实、准确、完整。为了确保交通工程竣工验收，各监理项目部或总监办应成立监理项目档案资料整编领导小组，小组成员将收集与整理的文件资料按照国家相关规定的要求进行整编归档，并移交给业主及相关单位，在整个监理工作完成以后，监理单位应向建设单位做出相应的监理总结。

3结语

总之，交通建设工程监理档案，作为交通工程建设的重要组成部分，是交通建设工程的历史记录和技术成果，是广大工程监理人员的心血和智慧的结晶。是工程竣工验收，交付使用、维护、管理、改建、扩建的重要依据，也是日后解决问题纠纷的重要凭据。监理工程资料管理的完整、准确、真实及有效开发利用，对于确保交通建设工程的安全使用和正常运行，维护社会稳定、提高经济效益，具有重要的意义。

作者：陈萍 单位：福建省交通建设工程监理咨询有限公司

参考文献

[1]高磊，浅谈交通建设工程监理企业的档案管理[J].科技情报开发与经济，2004，14（12）.

[2]胡玉怡万东红.工程建设监理档案的收集与整理[J].建设与施工，2007（11）.

[3]张继兵.管好用好监理信息促进监理工作开展[J].建设监理，2013（8）.

[4]邢爱萍.工程监理在工程档案材料收集中的作用[J].兰台世界，2007（9）.

工程监理档案管理制度篇8

关键词：南段;建设项目;工程档案;管理

Abstract: With the rapid development of the national economy, the highway construction in China is also accelerating the pace. While the construction project archives is a real record of the highway engineering construction, planning, design, construction and other activities, is an important basis for audit, supervision, management, inspection and maintenance, modification and expansion of construction projects. How to do well the project archives management work is very important to promote the development of the future highway, highway modernization management.

Key words: South; construction project; project archives; management

中图分类号：G270 文献标识码：A文章编号：

引言

高速公路工程建设项目参与单位众多，故而项目建设档案的形成单位也是众多，往往涉及建设、设计、施工、科研、监理等单位，其档案具有广泛性、复杂性和多样性等特点，这就给完整、准确、系统地管理档案工作带来了一定的难度。而业主单位正是项目档案编制的主要组织者和负责人，因此，在项目建设前期，业主及时制定一套高效、合理的档案工作计划及管理办法是工作的重点，使之能环环相扣，各参建单位紧密配合，对整个工程项目档案实施跟踪管理、服务，保证对既定目标的实现。国道主干线广州绕城公路南段建设项目业主本着以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，自开工伊始就明确提出了“建优质工程、创精品档案”，争创“广东省重大建设项目档案金册奖”的工作目标，在上级档案主管部门的大力支持和项目各参建单位的积极努力下，围绕目标，开展一系列的相关工作。

1建立健全工程竣工档案编制管理工作制度

明确本项目的档案编制及整理工作的内容、方法和要求，建立有效的项目档案管理体制、工作程序和制度建设，使档案管理工作做到有章可循，有据可依。结合项目工程进展实际情况，及时印发档案管理办法及有关文件传达到各参建单位，做到动态跟踪管理。

1.1纳入制度建设

项目业主制定并印发了《国道主干线广州绕城公路南段竣工文件编制管理办法》。

1.2纳入合同管理

本项目对档案工作实行合同管理，在工程施工、监理合同条款中列入专款对工程档案的形成、收集、整理、归档等作出明确和具体的规定和要求，并和工程计量支付紧密挂钩。在合同清单中将工程竣工资料的编制费用予以单列，专款专用。

1.3纳入目标管理和检查评比

在项目建设的过程中，档案工作实行目标责任管理。明确各参建单位档案工作的进度目标和质量要求，同时每月进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，奖优罚差。通过采取经济手段，有效地促进提高了各施工、监理标段的档案意识和档案工作质量。

2建立领导责任制和档案工作网络，加强落实，责任到人

项目业主及时成立工程竣工文件档案工作领导小组，由业主单位总工程师任组长，具体负责项目竣工档案的管理工作。本建设项目工程档案采取全过程由业主直接管理的模式，业主及各施工、监理标段同时建立了各自的档案工作网络。在项目建设过程中，及时制定项目建设各个阶段的档案管理控制目标，在上级档案主管部门的指导下，对各标段的文件材料和档案实行目标管理，为全线档案工作的有序开展打下了坚实基础。

3竣工档案与项目工程建设同步开展

3.1在项目建设前期，业主单位将项目工程档案编制工作纳入工程建设管理，实行全线统一管理。对各部门、设计、施工、监理等参建各方进行业务指导和监督，并深入各标段检查竣工文件材料的形成、收集、整理情况，做到业务指导和监督工作日常化、常规化。

3.2采取积极措施，加强管理。项目业主通过每月组织进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，切实保证文件材料的形成和收集与工程施工同步开展，及时进行了档案的预立卷（预立卷的标准是除了装订和打页码，其余和档案验收时一样），有效地保证和提高了档案的内在质量。

4加强项目档案人员培训，努力提高档案人员队伍整体业务水平

强化学习，不断提高各参建单位档案人员业务技术和素质。建设过程中，项目业主邀请了广东省交通运输档案信息管理中心、广东省交通运输工程质量监督站的领导和专家来本项目指导工作，对参建各方进行竣工文件材料填写、编制和整理开展专题培训；举办专门培训班学习质量管理软件的录入操作方法，保证电子档案工作的总体进度和质量。

5阶段性管理

5.1文件材料的形成、积累阶段

（1）施工阶段是项目工程文件材料形成、积累的关键阶段，各施工单位在文件的形成、收集过程中，严格按“谁形成谁组卷”的要求收集、整理。形成档案工作汇报制度，每月及时填报《施工文件收集整理计划一览表》，将本月的完成情况、下月的工作计划及档案整理过程中存在的问题及时上报总监办和业主，汇总后统一协调解决。制订工作“倒排”计划，落实到日完成量，以利于及时沟通，及时掌握工作进度。

文件材料的归档严格按施工文件形成的规律和质量监督部门检查的标准及要求，工程施工管理文件按问题—年度积累；施工原始记录按单位、分部、分项工程收集、整理、归档。

（2）总监办严格按“分工协作、相互配合、共同完成”原则，在加强对施工单位文件材料督促与监管的同时，认真做好自身监理档案的收集、整理、归档。负责各标段的现场监理严格按照单位、分部、分项工程的划分，认真收集、整理原始监理文件材料，确保监理文件材料所反映的工程质量与工程实际情况相吻合，确认数据真实、准确无误后，再移交至内业资料小组进行选择、整理、归类，对文件是否归档进行鉴定、组卷。

（3）业主单位要求各参建单位必须做到竣工档案管理与项目工程建设同步开展，全程监控，加强督促检查，保证项目档案质量。

①督促各总监办、各施工单位进一步完善档案管理制度，成立项目竣工档案编制小组，确定项目档案分管领导，同时保证专职档案管理人员的稳定。

②督促、检查相关人员对所有文件材料及时进行审核、签署确认，确保其完整、准确、系统。

③业主每月会同监理对施工单位的文件材料进行综合大检查，抓好施工文件形成、收集源头关。全面掌握各标段档案管理的工作进展情况，发现问题，及时处理，并将检查结果对全线通报，要求其针对问题逐一整改，举一反三，确保施工文件材料的同步形成和整理，全线的竣工文件管理处于较好的受控状态。

④在工程收尾阶段，组织竣工档案整理相对落后的标段统一进驻业主单位集中办公，便于及时沟通、解决问题，提高工作效率，加强了对相对落后标段的监督指导与沟通，以加快竣工文件编制的进度。

5.2文件材料的整理、预立卷阶段

为确保做到本项目的档案文件能有较规范统一的题名和排序，业主针对施工、监理文件及时制订了文件材料整理排列表，印发发到各参建单位，规范案卷和卷内题名。通过树立“样板标”，以点带面，带动全线系统、统一地组卷归档。

5.3文件材料的组卷归档、自查自纠、移交阶段

本阶段的重点是对归档档案的合理性、卷内排列、案卷题名、外观等总体质量严格审查。内业资料指导小组分别对各施工单位的施工文件材料进行多次详细检查，仔细核对卷内题名与卷内文件是否对应、案卷题名是否准确全面概括出卷内文件的内容、页次是否正确、备考表是否签认、装订是否合格、牢固等，针对发现的问题一一详细记录，再拟文要求施工单位在规定时间内完成整改工作，提高项目档案的条理性，保证档案总体编制质量。同时，将所有案卷和卷内目录数据输入质量管理软件，并将文件材料的PDF版导入档案系统，并要求各单位均提交一份竣工图的数据光盘。基本实现全套项目档案数字化，可提供全文检索和利用。

6硬件设施为档案保管和利用提供有力保证

项目配备了宽敞的档案库房和数量足够的档案密集柜、空调、抽湿机、灭火器、计算机、扫描仪、打印机、复印机等，便于对档案材料进行分类保管和更好的检索利用。库房档案设专人管理，认真做好防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防高温、防光、防潮的八防工作，硬件及配套设施齐全为项目档案的管理、利用提供了有力保障。

7结语