电子档案管理的优势范文

电子档案管理的优势篇1

关键词：电子档案；科研档案管理；利弊；建议

随着数字信息时代的飞速发展，电子档案应势而生，并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现，给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短，在科研档案管理中发挥电子档案的优势，首先要对子档案的利弊有一定认识。

1 科研档案管理中电子档案的优势

科研档案管理相对文书档案管理较复杂，一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年，项目课题中各类材料复杂且珍贵，运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力，时间一久更不利于分类归档，并且在过程中查找起来也较麻烦，相比传统纸质档案，电子文档的优势凸显：

（一）减轻劳动强度

传统的科研档案管理通常是在科研项目（课题）完结后，再移交档案室进行整理归档，分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工，档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案，就可以把按“卷”整理归档，改为按“件”整理归档，换言之任何一件材料都可以在科研项目（课题）未完结时按类别进行归档存储，避免了档案形成积存，平时就可以随时整理立卷，节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间，直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，使其从中解放出来，将宝贵的时间花在更有意义的地方。

（二）提高查阅速度

由于传统纸质档案存储的固定性，查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅，不仅浪费时间，更受到地域限制，严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制，一方面查阅者可以不受地域、时间限制，而是通过网络信息技术，任何时间、任何地点远程查阅所需信息；另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制，通过电子信息技术，可以多人共享同一份文档。

（三）利于档案保护

随着科研档案工作不断完善，科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加，重复的翻阅查看纸质的文档，必然会造成原件的受损。同时，查阅档案通常是整件、整卷提供，科研人员或许只是需要文档中某一页的信息，却能够看到整件、整卷档案，不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题，通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置，也达到了档案管理的保密性。

2 目前电子档案的一些问题

任何事物都是一把双刃剑，有优势必然有劣势，通过电子档案的逐步普及使用，也暴露出一些问题。

一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性，它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起，再进行任何篡改都会留下明显痕迹，是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改，电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除，篡改后不会留下痕迹，无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在，现代社会网络安全等问题频发，病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险，不仅保密性得不到保障，安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键，高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响，他的存在和安全取决于载体的存在和安全。

3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议

第一，根据电子档案管理需求，提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案，归根结底是人的工作，档案管理员不仅要加强档案管理能力，还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识，更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员，管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训，认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术，是现代档案管理员不可缺少的素质。

第二，针对电子档案暴露的问题，优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态，该状态下可以读取信息不能更改文档；二是重要或保密案卷，禁止联网查询；三是采用光笔签署方式，对电子档案进行标记；四是重视网络、计算机、软件自身安全，设置安全保障系统并定期检测等。

第三，建立完善电子档案管理查阅制度，规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况，建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准，又便于实际操作的制度。

第四，取长补短，电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势，也有各自无法避免的劣势。因此，纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取，两者相辅相成、取长补短，并存或许是未来科研档案管理的主旋律。

4 结语

电子档案是时展的必然趋势，如何顺应时展，做好档案管理工作，这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中，不断摸索、创新，跟上时展步伐，提升档案管理工作水平和效率。

参考文献

[1]张岚萍.纸质档案与电子档案的优势与劣势.黑龙江史志.2013（15）：104-104

[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考.大陆桥视野.2013（22）：55-57

[3]刘亚辉.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.黑龙江科技信息.2014（28）：175-175

[4]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.四川水利发电.2011，30（6）：166-167

[5]岳玉红.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.青年时代，2014（8）：195-195

[6]马峻.电子档案管理工作中存在的问题及对策探讨.办公室业务.2014（6S）：46-47

电子档案管理的优势篇2

一、电子档案和纸质档案并存的优势

（一）满足社会的阅览需求。电子档案和纸质档案并存，可以满足社会的预览需求。我国各行政机关和企业事业单位、社会团体都有专用的档案，在进行档案管理时，需要对档案进行收集、分类和具体分析。随着现代化技术应用范围的不断拓展，电子档案出现，可以实现传统档案的数字模式转换。各行政机关和企业事业单位、社会团体对档案类型有不同的倾向性，有的偏好于纸质档案，没有采用现代化的网络信息技术，成立电子档案系统；有的偏好于电子档案，取代了传统的纸质档案管理部门。从这个角度来看，电子档案和纸质档案并存，可以满足社会多元化的档案预览需求。

（二）发挥二者的独特优势。电子档案和纸质档案并存，可以发挥二者的独特优势。与纸质档案相比，电子档案具有如下几个明显优势：第一，电子档案的操作相对简单。第二，电子档案的储存量更大。第三，电子档案可以实现数据共享。当然，电子档案也存在较大的局限性：第一，电子档案的数据管理难度较大。第二，电子档案的真实性有待考量。由于电子档案具有明显的缺陷，纸质档案必不可少。从历史发展来看，我国的司法机构一直沿用纸质档案，其权威性得到了社会的普遍认可，与电子档案相比，纸质档案的安全性可以得到保障，因此必须在档案管理中发挥电子档案和纸质档案的优势。

二、电子档案和纸质档案并存的策略

（一）健全档案管理标准。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该健全档案管理标准。我国在2003年7月国家?n案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》，制定了电子档案管理的基本条例，随着电子档案使用范围的进一步扩展，档案部门应该进一步完善档案管理的标准。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该对电子档案的制定和编写进行规定，并按照电子数据的不同，形成不同的存储格式。第二，应该做到电子档案的归档工作，并设置专门的电子档案管理部门。第三，应该对纸质档案进行定期维护和审核，避免纸质档案出现字迹裉色、水分浸入等问题。第四，应该对纸质档案进行修缮，并对纸质档案进行集中整理。

（二）实现档案资源共享。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该实现档案资源共享。电子档案和纸质档案在内容上存在相似之处，因此应该实现两种档案资源的共享，提高档案内容的价值。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该控制电子档案和纸质档案的归档日期，尽量统一安排归档。第二，应该引进现代化的纸质档案数字扫描仪，把纸质档案扫描成数据内容，形成电子档案。第三，应该采用人工抄写的办法，把电子档案的内容记录下来。

（三）形成档案管理体系。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该形成档案管理体系。原有的档案管理体系以纸质档案作为重点，为了提高档案管理的水平，需要形成新的档案管理体系。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该加强管理人员对档案信息的重视，赋予档案部门更多的职权。第二，应该加大档案部门的人才队伍建设，引进具备专业信息技能的人才，对纸质档案和电子档案进行统一管理。第三，应该保障档案管理的外部环境，不断充实馆藏内容。第四，应该对电子档案和纸质档案进行分层管理，并实现管理的交叉。

（四）保障档案信息安全。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该保障档案信息安全。无论是电子档案还是纸质档案，其安全性都会受到威胁，为了对档案信息进行保密，应该加强对档案的保管。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该扩展纸质档案的管理空间，随着事业单位发展年限的延长，纸质档案的数量会不断增加，因此要扩充管理空间，扩大档案管理的专门库房的规模。第二，应该做好档案管理库房的防火防盗工作，并形成网络监测系统，对库房管理进行动态监督。第三，应该引进保险柜等加固设备，对重要档案进行安全防护。

三、结论

电子档案管理的优势篇3

随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介质类型较多，包括光盘、硬盘、U盘等，当前最主要的是通过硬盘作为电子档案的存储载体[1]。

电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息，方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索和查询。

电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同时还容易遭受到电脑病毒的入侵， 较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容易受到周围环境因素的影响而遭到破坏。

2 纸质档案管理的优缺点

纸质档案作为传统的档案记录形式，主要包括一下几个方面的优点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次，纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破坏，因此，其保存寿命更长。

纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高；其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管理难度也会进一步加大。

3 电子档案与纸质档案的融合管理

随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事来说，其在档案管理中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前还难以实现的[2]。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充，很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保证电子档案有点的发挥。

（一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统

由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致，方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实现这些档案信息的高效利用。

（二）档案部门对电子档案实行集中管理

通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一的管理，能够进一步规范电子档案从收集到归档在到存储保护的各个环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档案与纸质档案之间建立相互的联系。同时，还能够通过对电子档案的专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门需要积极承担电子档案的管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的一体化管理模式。

（三）建立科学合理的档案管理制度

因为电子文件本身具有可复制和删改无痕的特性，因此，对于电子档案的管理和保护工作需要严格落实到电子文件从建立到后期的使用、修改、删除等整个生命周期的各个环节[3]，在整个过程中，档案管理的重点是过程管理，而不是档案本身的管理。因此，需要建立一套完善的档案管理制度，实现对电子档案整个生命周期过程各个环节的管理，从而确保电子文件的及时收集，避免在分散状态下出现信息丢失或者信息泄露等问题。同时，电子文件在建立之后由于载体或者格式的转化会不断改变自身的存在形式，如果缺乏相关的证明信息来证实文件的内容在载体或格式转化过程中没有发生任何变化，就很难保证电子档案信息的真实性和完整性。因此，需要针对每一份电子文件建立相应的记录制度，记录电子档案生命周期各个环节管理的具体情况，确保电子档案信息的真实性和完整性。

（四）提高档案管理人员的综合素质

当前，很多企业的档案管理人员都是过去的老员工，其更多的是涉及到传统档案的管理工作，电子档案管理作为档案管理方法，其涉及到信息技术、网络技术、计算机技术等多方面的应用，其对技术要求比传统纸质档案管理工作的技术要求更高。因此，需要提升档案管理人员的专业能力，使其能够基本满足计算及操作、网络使用等方面的技术要求。另外，为了更好地进行电子档案管理系统的应用，管理人员一般还要求具备一定的外语基础，从而更好地掌握管理系统的各种功能。所以档案管理人员需要在传统纸质档案管理技能的基础上积极提升自己的专业能力，从而更好地参与电子档案管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的融合管理。

4 结语

电子档案管理的优势篇4

【关键词】档案管理；电子信息化；管理模式

一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。

二、电子信息化下的新档案管理模式的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。

（一）档案的共享与办公自动化

在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。

（二）更快的检索档案

电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。

（三）时效性和管理效率

传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。

（四）简化了管理流程，加大了信息存储能力

档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。

（五）优秀的存储媒介

传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。

三、电子信息化下档案管理的新职责

（一）收集信息

借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库，形成移动档案库。

（二）整理信息

在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接，紧密相扣。

（三）系统维护

在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。

（四）对档案信息系统的保密

保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。

（五）增加利用环节效率

电子档案管理的优势篇5

一、中外电子档案管理理念比较分析

（一）国外电子管理理念

目前，一些信息技术比较发达电子档案管理水平比较高的国家大多采用前端控制和全过程管理的理念指导电子档案的管理。电子档案前端控制，是基于电子文件生命周期理论（电子文件可以划分为设计、形成和维护三个阶段）提出的，指档案管理工作要再电子档案的形成之前就进行介入，贯穿于整个运行和归档管理过程中，建立起统一标准、相对独立的运行模式，从而保障电子档案真实性和完整性。前端控制理念更加注重文件从孕育到生成的整个动态过程，强调文件跨时空的保管和利用，同时强调电子文件管理过程中各环节责任上的连续，以及电子文件管理中各主体之间的相互协调配合。前端控制理念要求对电子档案的管理要从源头上进行把握，以相互之间关联的视角看待电子档案，在系统设计阶段就要把可能的管理功能纳入其中，以免造成后期的资源大量浪费。该过程对于电子档案管理意义重大，改变过去分环节阶段性管理为协同管理，而协同的关键在于预测后序可能出现的问题使之提前得到解决，尽可能把电子文件各阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑，来实现功能合理的电子文件管理系统；全过程管理理念要求对电子档案从产生到永久保存或者销毁的整个生命周期的全过程都要进行管理，对各个阶段的管理活动进行控制、管理要素进行统筹安排、充分利用各种资源，追求信息资源的最佳效益。

（二）我国电子档案管理理念

我国电子档案管理实践中奉行电子档案与纸质档案整合的管理理念，即针对纸质档案与电子档案各自不同的属性以及特点，将电子档案与纸质档案进行一一对应集中统一管理。电子档案与纸质档案有着各自的优缺点，电子档案具有接收方便、归档及时、信息存储的密度高、存储的方式多样、共享性强等优点，但同时也具有对计算机软硬件环境依赖性强、信息易丢失、易被无痕迹更改等缺点。纸质档案具有载体性能相对稳定、保存时间长、内容不易被修改等优势，但具有文件形成的周期长、检索不便、整理难度大、存储密度小、共享性较差等不足。对电子档案与纸质档案进行整合的管理可以扬长避短，形成优势互补的良性发展关系。目前我国实行电子档案归档时将相同内容的纸质档案一并保存，这样既可以保存具有真实性可靠性的纸质档案，又可以充分发挥电子档案在检索、利用等方面的优势。

二、中外电子档案管理模式比较分析

（一）国外电子档案管理模式

国外电子档案的管理模式主要有机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式。采用机构自行分散管理模式有日本，而美国和澳大利亚则采用档案馆集中管理模式进行电子档案的管理。机构自行分散管理建立在文件连续体理念的基础上，是指电子档案存放在档案形成部门。部分机构设置档案室来负责接收、管理各部门档案，或者只负责管理机构历史档案等。这种管理模式有助于避免文件管理和档案管理相互分离，把文件管理与档案管理整合到一个连续的过程中；档案馆集中保管模式，即将应归档的电子档案及其载体集中保管到档案馆。根据文件的生命周期对文件进行管理，对于处于现行使用阶段的文件由文件形成机构进行保管。而对于失去现行使用价值的文件交由档案馆进行保管来避免文件生成机构因为其失去暂时的使用价值而对其疏于保管造成的资源破坏，也不利于档案的综合利用。美国于1998年开始启动美国电子文件档案馆项目（ERA），该项目是由美国国家档案与文件署专门针对联邦政府电子文件的持续采集和长久保存而开发。电子文件档案馆将作为集中永久保管文件的专门机构，在电子档案管理链上占据至关重要的位置，在协调全国电子档案管理系统方面发挥着枢纽的作用。2005年文件属与著名的军工企业洛克希德?马丁公司合作，于2011年完成了ERA基本的系统建设和数据准备，2011年9月与IBM建立合作，标志着ERA开发阶段的结束进入操作与运营阶段，文件属还制定了《ERA运营与维护工作草案》对开发商在该阶段的任务进行了部署，还要求大部分美国联邦机构工作人员使用该系统对文件和档案进行管理与移交，公众则可以OPA检索系统对收录的电子文件进行检索。

（二）我国电子档案管理模式

我国对于电子档案的管理模式还处于不断探索中，目前的情况是大多数企业采用机构自行分散管理模式，政府部门和事业单位大多采用档案馆集中管理模式。电子档案管理方式主要采用双套制，即将具有重要凭证作用和长远保存价值的档案采用电子和纸质两种载体同时存储和管理。国家档案局、中央档案馆的《电子文件归档及电子档案管理办法（征求意见稿）》中规定，具有保存价值的电子档案必须适时生成纸质档案等硬拷贝，进行归档时也必须将电子档案以相应的纸质档案等硬拷贝一并归档。

三、中外电子档案管理法律法规比较分析

（一）国外电子档案管理相关法律法规

美国等信息化程度较高的国家的电子档案管理水平处于领先地位，电子档案管理方面的相关法律法规体系也比较健全，因此，选其作为样本进行研究。美国法律法规对政府、组织和个人的电子档案信息都做了相关规定。美国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表1）。

（二）我国电子档案管理相关法律法规

经过党和政府以及档案工作者不断的努力已经逐步将电子档案管理纳入法制化进程。我国电子档案相关法律中主要代表性法律有以下一些（见表2）。而后还相继出台了一系列相关的法律法规包括：《电子签名法》、《电子认证服务管理办法》等。

四、结语

电子档案管理的优势篇6

1.电子档案存在的优势

同记录信息介质为纸张的传统纸质档案相比，电子档案则有着明显的优势，它运用电脑技术将档案以代码方式保存在某种介质（如光盘、磁带等）里。如今，电子档案受欢迎程度越来越高，与其不可取代的明显优势不可分。

1.1降低档案管理者的工作强度，提升了相应的工作效率

知识时代的到来，使得如今的归档，在网络体系下不仅能拥有高效便捷的处理方法，且对于使用信息渠道来说，更有其快速性。避免以往传统档案归档前需立卷，找寻时检索方法上的不便，大大降低管理者的工作强度，缩短检索档案的时间，提升管理档案的品质，并让档案管理者摆脱了传统无趣的手工式工作。当运用微机处理档案时，能用以“件”替换掉以“卷”来归档档案。正因达到档案随机管理性，可丢弃以往集中式的立卷，变成如今随时随地处理档案。如此工作量的分散，不仅增加电子档案立卷量，且满足实时归档的便捷管理，由此提升档案检索的使用率。

1.2电子化管理档案有助于档案的保密性

传统档案的查找与阅读，一般都是选择整卷供以查找人员使用，可使用人员仅需其中的一小部分档案文件，便可完全查看到整卷的档案文件，对于档案管理的保密性来说，这是完全不合理的。而当档案管理电子化后，便能依照使用人员所需来提供其文件内容，这样使用人员便不能完全地查看到文件的其他部分内容，由此实现档案的保密性需求。

1.3电子化管理档案有助于档案文件遗漏补缺

以往档案立卷若遇上其档案文件无法搜集齐全或是有遗漏的情况出现，需将装订好的档案重新拆除，并补全后再次立卷归档。如今使用电子化管理档案，档案只需要通过计算机以“件”来归档处理，若遇上遗漏之处，便能方便地做到随时增补，不会致使档案堆积的现象出现。方便地敲击键盘，增加遗漏内容，修改档案目录保存便可。如此电子化管理档案不仅省却不少管理人员的时间与精力，且能让管理人员腾出更多的时间来提升业务技能。

1.4电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

纸质档案只能提供给单一的使用者，有着排它使用的约束性，而电子档案则不同，它能方便地将档案文件提供给需要的任何人共同使用，较容易地实现多人同用一档案，由此达到共享信息的目的。而电子档案还能重复地使用，即使使用多次，也不会留下被翻阅的痕迹，不论其打印在纸上多少回，档案中的内容都不会受到任何影响。可纸质档案却无法做到这一点，它会受使用寿命及外界环境的影响，随着使用次数的增加，其档案的质量明显下降。

2.电子档案的问题

虽同纸质档案相比，电子档案有着如上明显的优势。可在未来的档案建设中，纸质档案还是会同电子档案一起存在下去。

2.1难以明确电子档案真实及原始性

明确传统纸质档案的真实及原始性标准如下：其一经原始载体同内容的组合；其二经档案格式及固定架构。可对电子档案来说，虽确保档案复制件同原文件相同，及在软硬件不断升级情况下，确保可读需运用新软件将原文件进行格式转换。可“原件”定义显得较难界定。且电子档案物质架构复杂，无法令使用人员明白。所以，电子档案的物质架构已不能同传统档案那般，作为评判档案真实及原始性的指标。仅从作用上讲，电子档案更偏于逻辑架构。

导致电子档案内容损坏及失真有如下三原因：其一人为影响导致。其中导致的渠道分为内外两种，内部渠道由于逻辑炸弹被设置在逻辑软件中，致使运行系统时参数出现变换，由此使得信息失去正确性。而外部渠道由于受“黑客”影响，将电子档案内容篡改甚而破坏。其二读写及承载电子档案技术缺少稳定性导致。通常情况光盘寿命为三十年，磁盘为三至五年。其三不断升级的读写机器，需电子档案经常性转移及易老化的保存载体，读写电子档案的格式从旧变新等。其四受病毒感染所致。

2.3无法确保证据式的电子档案

如今国际上更愿意承认档案是由传统处理信息技术及办法产生出的，比如照相、书写等，可由新型技术复制及产生的档案，如作为证据，需经多次反复地核查。而再加上缺少此类技术利用办法及其衡量标准，要处理这一情况，只有通过运用双套式机制，也就是非但将电子档案保存下来，而且还要将其复制打印出作为传统纸质档案来保存。

2.4电子档案无法彰显其过程方式

同纸质档案相比，电子档案的形成过程无法由实物来确定，除了同一电子档案运用不相同的文件名之外，电子档案还无法拥有旧式痕迹，如修改稿或笔稿等，不能如纸质档案一般保存字迹，全部都将会消失甚至无法还原。所以，对于某些观点、精神、计划及策略等，若在传统纸质档案里可轻松保存下来，且清晰能见，可电子档案要想保存这些原件却有些困难，且极易被管理人员所忽略。

电子档案管理的优势篇7

关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展；

中图分类码：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

引言

信息时代的脚步越来越快，使得信息高速公路朝着网络化和智能化方向发展，这给档案事业带来了严峻挑战的同时，也以其全新的管理方式和创新思维模式为档案管 理工作提供了丰富发展的契机，而电子档案的产生就是这种契机中典型的代表。但随之而来的纸质档案和电子档案的共同期管理也成为一个摆在我们面前的新课题， 值得我们深思和探究。

一、纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。

二、纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。

纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。

三、纸质档案与电子档案管理上的区别

电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存，两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电 子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。

第一，在分类、编目和归档等管理方式上的不同：纸质档案从收集到分类和组卷，要经过对文件进行分类；对已立卷归档的案卷进行排列、编号和整理，使其 用编制案卷目录的方式固定下来等一系列的步骤。但电子档案无需分类和编目，因为它可以借助计算机系统的超大功能，自动组建数据库，从任何角度任何时间进行 组合和检索，并呈现一种有序状态。同时，电子档案的归档时间也与纸质档案也不同，它可以在文件办理结案后任何时间归档或在某一周期内统一进行归档，工作人 员接受登记并给出档案分类号，设定档案分类级别等，这样即可避免漏档，又可减少不必要的麻烦。

四、纸质档案与电子档案在管理上的共同点

第一，管理过程中都存在信息载体的寿命问题：纸质档案靠纸张这个载体来延续其保存价值，而纸张寿命主要取决于纸张纤维的性质和所处环境的条件，只要 纸张纤维在所处的环境中避免氧化和水解反应，纸质档案的寿命就会得以延长。电子档案也不例外，电子档案的载体材料和支持体是磁性物质和聚酯底基，这两种化 学材料易产生强大静电，如若管理不善，将会导致磨损、卷曲等不良现象发生，直接影响信息的再读取能力和保存价值，对电子档案的寿命也会大幅度缩短，因此在 档案管理保存方面容不得我们忽视和大意。

第二，在管理上可以相互转化：这是二者最为典型的共性和交融点。为实现更便捷的保存但又能最大程度的反应历史的真实面貌，纸质档案和电子档 案实现了相互转化：一是将计算机中的部分电子文件转化为纸质文件，使之在实际应用中更具说服力，也间接反映了档案管理人员务实的职业道德精神；二是为现有 的一些纸质档案制作电子文件和数字化副本，其主要出发点是便于改善和保护信息存储，满足异地查阅和实现资源共享。

五、纸质档案与电子档案应并存

国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、 管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发 现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档 案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相 成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。

综上所述，做好纸质档案和电子档案管理工作，不仅可以达到档案信息最大限度的利用，同时又能使这些资源得到最安全和最有效的保护。就目前发展的趋势来看， 纸质档案和电子档案的共存时代已经来临，随着档案管理工作的逐渐深入，将会有更多的技术和方法产生，同时对纸质档案和电子档案的共同期管理探究也将会成为 一个热点话题。

参考文献：

[1]王红蕾，单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报（自然科学版），2004，（2）

[2]樊建平等.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象，2006，（2）

[3]娄凤梅.试论电子文件对档案管理工作的影响[J].中国科技信息，2005，（12）

电子档案管理的优势篇8

关键词：文档；信息化；特点；优势

1 工程项目文档管理面临的发展趋势

工程项目文档工作贯穿整个工程建设，是工程建设和管理过程中一项十分重要的工作。随着信息技术在工程建设日常管理中的应用越来越多，大型工程项目传统的文档管理模式和管理手段面临着新的挑战。信息管理系统是工程建设现代化的重要标志，而文档是各种有价值信息的核心，它不只是对各种资料、数据、文件和信息的储存和记录，而且要对归档的大量信息进行分类、组织和整编，以便于更好的利用。

项目工程建设过程中所产生的大量文件都具有可参考的再利用价值，对这些文件的数字化管理和利用已成为我们信息管理所急需解决的问题。在信息化日益成为社会文件主导形式时，如何收集、积累、整理、形成档案、丰富馆藏，这些问题已经越来越制约工程项目文档的管理工作。文档信息化管理是目前工程项目发展的趋势。

2 工程项目文档管理信息化建设的必要性

海阳核电项目工程规模宏大，参加建设单位众多，具有建设周期长、投资额度大、社会效益大的特征。在工程建设的过程中，工程项目文档的管理工作始终贯穿于整个工程建设过程。完整的工程项目档案是一种重要的信息资源，是工程建设管理经验和技术经验的直接总结依据，对保障工程建设的顺利进行，乃至为集团公司其他AP1000核电项目提供借鉴起着极为重要的作用。

信息化系统平台集功能全面、职能、便捷、高效等优点于一身，是提高文档工作质量、缩短文件传递流程和时间、提高工作效率的关键环节。其优势主要体现在以下几个方面：

2.1 标准统一规范

信息系统平台作为一个有机整体，在资料形成的各个环节之间，各层档案形成之间，立档单位之间遵循整体统一的标准和规范，从而达到工程项目文档管理各层面的统一。

2.2 集中管理，有效利用

信息系统平台将区域范围内各类文件资源进行整合，构筑起一个信息储量庞大的数据档案馆，通过系统使文档资源得到多角度的使用，使资源产生最大效用。

2.3 优势互补

信息系统平台可以整合文件资源，弥补了室藏档案馆难以做到的文档信息资源的互通和共享，能够利用系统构建数字档案库，推进资源共享，同时结合室藏档案，实现工程文档管理优质、高效的目标，实现工程项目档案的完整、统一。

2.4 职能转变

传统工程项目档案管理模式固步自封，难以发挥信息资源优势，信息平台系统的应用是工程文档管理走向逐步开放，实现信息采集，信息管理，实现管理职能向服务职能转变的必然趋势。

2.5 提升分析能力

工程项目文档管理信息化，可以及时为工程项目人员提供详实的文件信息和数字资料，可以帮助项目管理人员提升综合分析能力，在工程规划决策中节约时间，减少失误。

3 工程文档信息化管理的特点

电子文件前端控制通过信息化平台系统形成电子文件，进行流转、办理、归档、移交过程，数据信息完整、准确、及时，为后期电子档案管理阶段的收集、保管、利用等业务需求奠定了基础，逐渐走上信息化管理的轨道。通过该系统的网络功能和系统扩展能力最终可为企业建立大型数字化档案馆建立基础，以适应工程项目文档管理的过程控制和信息的共享，可以对收集上来的档案信息进行统一管理，为工程建设提更好的供信息服务，达到工程项目文档管理的规范、统一。

4 分公司工程文档管理范围、信息化建设情况以及优势

4.1 分公司工程文档管理范围、信息化建设情况

中电投电力工程有限公司烟台分公司在山东海阳核电项目一期常规岛、BOP工程担任着委托管理和委托监理的管理责任，其工程文档管理涵盖工程文档管理网络建立健全及人员配备，工程文档管理体系策划、体系文件编制、执行、维护，文档管理硬件设施配备，施工文件管理，监理文件管理，工程技术文件管控，工程函件收发管理，商务文件管理，图书资料管理等各方面。

随着业务拓展，信息系统的建设需求日渐急迫，分公司的核电信息系统NPAP开始了建设进程。2011年7月，烟台分公司正式启动NPAP系统开发工作，截止目前，NPAP上线使用模块涵盖行政管理、文档管理、质保管理等方面。文档管理主要包括：竣工资料管理、图纸管理、厂家资料管理、变更文件管理、商务文件管理、工程影像库、图书资料管理、信函管理、会议纪要管理、备忘录管理、分公司工作周（月）计划等多个模块。

4.2 信息系统在本单位的应用后的显著优势

信息系统在本单位未投用以前，分公司文件编审批签字流程长，费时费力。使用电子签名流程的NPAP系统后，大大缩短了流程流转时间，也满足了移动办公的需要，大大提高了办公效率，同时也实现了信息的共享，管理的规范。

4.3 信息系统的延伸应用的显著优势

信息系统运行成熟以后，由于管理的需要，除需要实现分公司内部信息畅通流转，还需要充分考虑与各参建单位之间业务流转，通过接口将实现与其他单位信息系统的无缝对接，通过双向传输，减少中间环节、提高工作效率。将系统推广至现场各个业务来往单位，真正意义上实现业务自发起至归档全部通过系统。现场单位使用系统后，扩大了信息共享平台，加强了沟通交流与信息传输效率。实际工作也证明了这一点，通过这种方式，对缩短文件传递时间，提供高工作效率，降低管理成本具有实际意义。

与山东核电CIMS系统的接口开发：分公司及管理范围内承包商使用NPAP系统、山东核电使用CIMS系统，山东核电向分公司分发的技术文件及函件等在CIMS系统已著录，而分公司接收后需登录到NPAP系统中；同样，分公司及承包商向山东核电提交的文件山东核电也需著录到信息系统，重复工作增加了无谓的工作量。通过NPAP和CIMS接口开发，可实现系统间的数据自动传输，相关各方文件的基本信息通过接口进行交换，实现数据共享，简化处理流程，减少劳动强度，加快文件传输效率，缩短处理时间，提高工作效率。

例如图纸管理模块即可通过该接口在系统中实现对图纸的接收，录入，拟分，分发，失效、回收全过程的管理与控制。

5 结语