电子档案管理方案范文

电子档案管理方案篇1

【关键词】档案管理；电子文件；归档方式

一、电子文件的归档范围

电子文件的归挡范围的划分，可参照国家现行有关规定执行。但某些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明：

草稿和定稿。在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来：因此，必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。

各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的，其中的数据在不断地发生更新变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行，也可由计算机程序自动实施。

电子邮件（E―mail）。

会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。

与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。

与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候，必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。

二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定

（一）归档时间

总的说来，逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。在归档时，应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关，有必要与纸质的文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强，及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代，文件将实行完全的逻辑实时归档，即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时，办公自动化系统将自动将文件归档。

（二）归档前的检测

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检查。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。

（三）归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作，参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下：

1、有效性和完整性鉴定。

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

2、保管期限的划分。

电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性，可适当延长其保管期限。

三、电子文件的归档要求

（一）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。

电子载体的存量较大，电子文件归档时应适当集中，即制成归档数据集。这种归档数据集，在载体上一般使用单一载体，一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全，从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。

（二）推荐采用以下载体：只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（三）存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

（四）将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

（五）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

（六）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。

（七）在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。

四、电子文件的移交

（一）介质移交

电子文件归档时，应按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行管理。

电子文件移交时，首先要进行电子文件的检验。档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子文件检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。

（二）在线移交

执行在线移交时，重点解决文件数据检验问题。

参考文献

[1]崔屏，王延东.电子文件的归档方式[J].陕西档案，2004（02）.

电子档案管理方案篇2

    【论文摘 要】目前,计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失,而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立,这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷,避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊,计算机自身也存在着一些缺陷,导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端,针对这个问题,企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施,力求使风险降到最低。基于此,本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

    目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。

    一、避免风险的措施

    提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。

    2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。

    3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。

    二、缓解风险的措施

    电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。

    三、分散风险的措施

    在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

    四、评估风险的措施

    当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。

    简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

    参 考 文 献

    [1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37

    [3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4):28~29

    [4]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究.2005(1):38~42

电子档案管理方案篇3

【关键词】电力系统；电子档案；解决对策；发展方向

电子档案可以在数字化设备和环境中生成，以数字代码的形式存储于磁带、光盘等载体中，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件，因此电子档案克服了传统档案管理工作中效率低以及不可避免的人为失误等缺点，具有传统纸质档案所无法比拟的优势。然而，电子档案作为一项正在发展中的工作，仍然存在着许多的不足和缺点。文章通过研究分析现行电力系统中电子档案的管理方法，总结出现的不足和弊端，最终给出提升电力系统电子档案管理水平的思路。

一、当前电力系统电子档案管理工作的现状及存在问题

结合电力系统的行业特征与笔者的在档案管理工作中的从业经历，笔者认为，当前电力系统中电子档案管理工作主要存在以下问题：

（一）责任分工不明确，档案归档不完整。

档案工作是电力企业管理工作的基础，影响着企业的整体经营发展，然而现如今仍然有许多电力企业不重视电子档案管理工作，缺乏完善的电子档案管理责任分工，例如在日常电子档案管理工作中，归档责任部门与档案管理部门责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，对所产生的电子档案了解不全面，往往造成归档不及时，归档不完整，归档遗漏等问题。近些年，电力企业存在着的产权过户，项目招标，资产重组等企业转型发展中面临的问题，由此产生了许多形式各异的新型档案资料，而一些档案管理人员并不具备这方面的相应知识，导致各类档案资料遗漏，缺失，为企业的经营管理带来了困难。

（二）电子档案管理人员业务能力不足。

管理工作效果的好坏最终是由组织和人来决定的，管理人员的业务能力和综合素质可以影响电子档案工作的实施效果。目前电力系统的档案管理工作普遍存在着档案管理人员配备不足，人才匮乏，身兼数职的现象，这种现象在电力系统的各分、子公司中较为普遍。其次，档案管理人员本身对于现代信息技术认识的缺乏也制约了其对于电子档案工作的把控能力。除此之外，电力系统电子档案管理的培训及业务指导落后，大多数电力企业缺乏有效的电子档案管理培训体系，将业务培训与业务能力的因果关系分离开，导致企业内电子档案管理者的业务能力滞后。

（三）电力系统电子档案管理工作投入不够。

伴随着电力企业发展脚步的加快，用于电子档案管理工作的硬件设施已不能满足工作要求，是从设备，房间，环境等方面都需要进一步升级。从电力企业中电子档案管理工作的现状来看，普遍存在着全方位的投入不足，软硬件条件严重滞后的问题。有的企业没有设置单独的档案室，有的企业虽然有单独的档案资料室，但却缺乏安全防护的措施，存在着巨大的安全隐患；企业管理工作中缺乏对于电子档案管理工作的足够重视，导致电子档案管理工作不能做到实处。

（四）缺乏统一的电子档案建档规范和标准。

电力系统内各企业之间的电子档案建档工作往往采用不同的规范和标准，同一个工程项目在不同的企业建档过程可能采用不同的编号信息，这就造成了电力企业之间在电子档案资料共享方面存在着障碍，更不能体现出电子档案信息的高效性和检索的便捷性。许多电力企业忽视了档案管理的基础性工作，没有建立统一的电子档案建档规范和标准，这为档案资料的后续管理工作造成了困难。

二、电力系统电子档案管理工作的改进措施及发展方向

针对当前电力系统电子档案存在的主要问题，笔者认为，电力系统中电子档案工作的改进和发展应从以下几方面着手：

（一）建立完善的电子档案管理工作责任制。

电子档案作为新时代的产物，它的应运而生也为档案管理工作带来了一系列新问题，因此，在电子档案管理工作中要建立明确的管理工作责任制。首先，电子档案的建立，归档及修改拷贝都应由专人负责，并且进行操作权限的限制，这样既可以保证责任落实到个人，又可以保证信息的安全性。其次，电子档案的管理工作要依据管理人员的级别和职务，明确个人管理任务分工，避免出现越权操作，工作无人负责的乱象。要严格控制档案文件在流转过程中的责任划分，档案部门在接受，归档过程中制定文件真实性，完整性的工作责任制，在电子档案信息的共享方面，要制定流转电子档案信息的完整性和保密性的工作责任。进一步明确电力系统各部门之间的工作责任界面，各司其职，完善电子档案工作责任制度。

（二）增强电力系统电子档案管理人员的业务能力。

电子档案管理工作涉及多方面的信息化技术，传统档案管理人员的业务能力已经远远不能满足当前工作需求。首先，应该建立完善的档案管理培训制度，强化管理人员应用信息化设备的能力。当前社会信息化技术水平不断提高，需要我们结合利用不断创新的电子技术，结合电力企业的经营发展理念，强化企业档案管理队伍的力量，电力企业可以通过培养档案管理的综合人才，使企业逐渐适应网络社会的发展，以此提升企业档案管理工作的效率。其次，要提高电子档案管理人员的安全意识及职业道德，档案工作作为企业的工作基础，涉及企业信息安全问题，因此，要加强电子档案管理人员的职业素养，防范利用档案信息进行交易等现象，确保电子档案信息的安全性。电力系统内部要强化电子档案管理人员的知识体系，寻找更多的途径和层次培养专业化、知识化的档案管理人才。

（三）加大电力系统电子档案管理的工作投入。

电子档案管理工作与传统的档案管理工作相比较虽然节省了大量的空间，但也需要企业投入大量的人力物力资源，传统的档案管理工作中的软硬件均需要升级才可以满足电子档案管理工作的要求，例如：打印机，高速扫描仪，光盘刻录机的更新升级。其次，电力企业领导层要加强对电子档案管理工作的重视程度，激发各部门档案工作的工作热情，管理层要提高电力企业档案管理的工作要求，确保电子档案资金的投入和有效落实。除此之外，安全问题已经成为电力系统电子档案管理工作的关注重点，一旦黑客及病毒入侵，档案管理系统随时面临崩溃的危险，因此，应该在如何保证数据库安全方面加大投入，使电子档案数据系统固若金汤。要加强网络信息化部门与档案管理部门的交流合作，通过利用网络部门的信息化技术，加快档案部门的数据库建设，以此进一步提升档案部门的服务水平。

（四）规范建档标准，加强电子档案的共享和利用。

电力系统内部各部门要制定统一的电子档案归档标准，建立严格的编码格式，便于各部门之间档案文件的检索和传输，同时也可以切实提高档案信息的实效性。其次，在电子档案建档标准统一的基础上，电力系统可以建立统一的电子数字化档案馆，其可以整合系统内部的档案信息和数据资源，加强各企业之间的数据共享和交流，利用电子档案共享的资源平台，电力系统各企业之间可以加强信息交换，以此增强档案工作方法的研究意识，为电力企业的经营发展贡献及时、准确、全面的第一手资料。电力系统内部要实行档案工作统一控制，以此确保从电子档案的建立到分享等环节在同一的制度和条件下运行。电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，实行由上而下垂直的使用权限制度，这样有利于各部分之间的资源共享和管理人员的业务交流。

三、结束语

总之，电子档案管理工作是一门具有长远发展前景的学问，做好电子档案管理工作也是一个循序渐进以及不断探究的过程。作为电子档案管理工作人员，要不断提升自身素质和水平，不断发现工作中所存在的问题，探索解决问题的对策和方案。同时作为电力企业，要不断完善电子档案管理制度，切实有效加强管理投入，高度重视档案管理工作，促进电力系统中电子档案管理工作效率的提升。

【参考文献】

[1]王艳芳,安丽娟.高校电子档案开发利用存在的问题与对策[J].城市建设理论研究(电子版),2014(8).

[2]文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月,2014(10)．

[3]武燕.电子档案的管理与思考[J].办公室业务,2011(8)

电子档案管理方案篇4

【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[j]．档案学通讯．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[j]．浙江档案．2004（1）：36～37

[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[j]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29

[4]宗文萍．基于价值链理论的档案信息安全管理[j]．档案学研究．2005（1）：38～42

电子档案管理方案篇5

关键词：高校档案管理；电子档案管理；应用措施

基金项目：2016年度广西壮族自治区中青年教师基础能力提升项目，项目编号：KY2016LX248

高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。

1 高校电子档案分析

当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：

第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。

第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。

第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。

3.2 树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。

3.3 创新电子档案服务手段

首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。

3.4 加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。

4 结语

在高校档案管理电子档案技术实际应用的过程中，相关管理人员必须要重视网络信息技术的应用，保证可以制定完善的管理制度，根据高校电子档案管理需求，逐步优化电子档案管理体系。

参考文献

[1]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）：69-71.

[2]蔡雪，韩莹.数字环境下高校档案管理工作探析[J].兰台世界，2013（35）：66-67.

电子档案管理方案篇6

高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。

1 高校电子档案分析

当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：

第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。

第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。

第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。

3.2 树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。

3.3 创新电子档案服务手段

首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。

3.4 加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。

4 结语

电子档案管理方案篇7

【关键词】高校；电子档案；管理机制

1.影响高校电子档案管理的因素

1.1信息技术因素

影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。

1.3法制性因素

保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。

2.高校电子档案管理的主要问题

2.1缺乏专业技术人员

目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。

2.2缺少科学宣传机制

高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。

2.3技术设备更新不足

档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。

3.高校电子档案管理的改进措施

3.1建立规范化管理制度

大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。

3.2提高档案管理人员素质

高校电子档案管理工作高质量的发展还要提高电子档案管理人员的专业素质。首先，应当引进专业的档案管理人才，全面加强档案管理人员的优化配置，充实各部门的档案管理能力。其次，组建科学的档案管理培训体系，加强对档案管理人员的专业培训，针对性的充足的提高档案管理人员的专业技术水平。第三，对档案管理人员进行技术考核，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的自主提升意识。

结论

电子档案管理方案篇8

[关键词]电子档案；纸质档案；信息化

作者：董淑新

电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式，电子档案管理是时展的必然产物，其为档案管理带来了创新和发展，对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点，而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补，可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档，由此，应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式，促进档案管理工作更好的方向开展。

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

四、结论