档案处理方式范文

档案处理方式篇1

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。

上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。

提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。

4 结 论

档案处理方式篇2

关键词：信息时代；管理；纸本档案

现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。

1 电子档案管理是必然趋势

传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。

2 电子档案的管理措施

2.1 优化电子文件管理流程

每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。

2.2 建立文件处理系统

文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。

3 电子档案管理和纸本档案共同发展

电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。

4 对纸本档案的保护和管理

从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。

结束语

综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。

参考文献

[1]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008（9）.

[2]赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化，2009（12）.

档案处理方式篇3

（一）对档案管理观念的挑战

在?魍车牡蛋腹芾碇校?一般都是遵循档案的收集、整理、保存和利用的路线开展档案管理工作。一般来说，首先是判断档案的价值；然后根据档案的价值以及相应的法律法规或者管理规定确定保存的年限；最后进行档案的整理和保存并在服务对象需要时提供相应的档案材料和档案信息。这是传统的档案管理中的一般工作思路。然而在大数据时代背景下，这些传统的管理理念受到较大的挑战。如传统的档案管理侧重于纸质档案的保存，而大数据时代强调档案的电子化和数字化；传统的档案管理重保存轻利用，而大数据时代强调档案的利用和服务功能。

（二）对档案管理技术的挑战

传统的档案管理上，一般主要是采取人工的方式进行纸质档案的保存，在管理方式上较为粗放。而在大数据时代，则是强调档案的数字化和电子化。当然，这只是大数据时代对档案管理方式最为表象的冲击。而在深层次则是档案管理方式的挑战，即要求档案管理的信息化水平能达到一定水准，在档案的存储和使用上实现信息化。

（三）对档案数据安全的挑战

在传统的档案管理中，对实物档案的保护注重“人防、物防、技防”，可以说，只要实现了这三个方面的保护，就能实现档案安全。但是在大数据时代，则对档案数据的安全提出了较为严重的挑战。由于档案的存储和使用均实现电子化和信息化，因此在两个方面对档案数据安全形成威胁。一是档案数据的存储设备采用的是电子化设备，设备本身存在使用年限和寿命等因素的影响，而对存储的档案数据容易造成损失。二是提供档案信息的客户端，容易受到网络攻击而面临着网络安全问题。

（四）对档案人才的挑战

传统的档案管理模式下，对于档案管理人才一般需要有专业的知识、细心的工作态度。而在大数据时代，对于档案管理人才提出了更高的要求，除了专业的档案管理知识外，还需要掌握一定的计算机应用基础、网络知识以及数据处理知识和分析技术等等。可以说，大数据时代下的档案管理需要复合型的人才。

2 大数据时代背景下医院档案管理模式的改革

在大数据时代背景下，我们应该对医院档案的传统管理模式进行改革，以适应不断变化的时代要求。

（一）转变观念

应在医院的档案管理系统中和管理人员中建立大档案、大数据的思想意识，要实现从传统的档案保存观念转变为档案服务的观念；要把传统观念中的档案纸质储存向电子化、数字化方向转变，把档案的使用查询向档案数据的服务和二次加工转变。

（二）制定档案大数据战略

档案数据的处理和加工使用，对于医院的发展具有一定的支撑作用。应当在医院管理层的领导下制定档案大数据战略，充分利用医院的档案数据资源实现档案数据的二次加工和使用，充分借用医院的人才、科研等优势在更大程度上发挥医院档案数据的作用。

（三）档案大数据采集和处理分析

一是应该实现将医院各个部门的相关档案数据实现电子化和信息化处理，经过整理之后，统一提交医院档案馆进行保存。二是医院档案馆进行大数据清洗，剔除错误数据和不规范数据（如有必要，应当进行二次原始数据采集），去粗存精、去伪存真。三是使用专业的数据软件，对于档案数据进行处理分析，如采用聚类分析等处理方法。

（四）数据归档与保存

档案数据的归档，应注重档案数据的分类和期限。首先要对档案数据进行分类保存，并在保存数据之初就设定保存的期限。同时，在数据的保存方式上可以使用电子存储介质，也可以在确保安全的基础上使用云存储等大数据存储方式。

3 大数据时代背景下医院档案管理工作的优化建议

在大数据时代背景下，我们应该根据时代要求，对医院档案的传统管理模式进行改革，并采取一定的工作措施以配合和实施医院档案管理工作改革。

（一）建立现代化的档案管理理念

在大数据时代背景下，档案管理的模式已经发生了较大的变革，为了适应这种变化趋势，更好地让档案管理工作为医院发展服务，我们需要建立现代化的档案管理理念。

1.做好档案管理的宣传工作

要大力宣传大数据时代下的现代化档案管理工作，重点是宣传大数据时代对档案管理工作的影响，和档案管理在新时期所发生的变化，以及新时期档案管理功能的转变。

2.宣传和普及现代化的档案管理理念现代化的

档案管理理念主要是实现两个功能的转变，即由档案保存功能向为医院发展服务功能转变，由档案保存和使用查询功能向档案数据服务和二次加工功能转变。

（二）推进档案管理信息化建设

在大数据时代背景下，也对医院档案管理的信息化建设提出了新的要求。为了适应这种趋势，也需不断推进档案管理的信息化建设水平。

1.应不断加强对档案管理基础设施的投入

由于电子设备和技术更新换代非常迅速，因此医院应每年安排一定的预算对档案管理的相关设备进行更新、维护和升级等建设。

2.加大对档案信息源的信息化建设

档案馆的档案来源于医院相关部门，因此也应安排一定的资金加大对档案信息源的信息化建设，通过微量而持续的投入不断提高档案信息源的信息化水平。

3.加大对档案服务端的信息化建设

现代化档案管理重要的特征就是强化档案资料的服务和二次加工，因此应加大对档案服务端的信息化建设，如档案查询的相关电子设备、档案专业管理软件及相关的搜索引擎软件等。

（三）建立现代化的档案安全保障系统

1.加强档案管理的网络安全保障

医院的档案管理实现电子化之后，很多电子档案的传输和管理都实现了电子化和网络化。因此，医院档案管理部门应购买专门的网络安全软件，对档案的网络管理提供保障，同时应及时进行安全软件的维护和升级。

2.加强档案服务端的网络安全

在提供档案查询和档案服务的客户端，应重点加强网络安全保障，应当使用专门的网络安全软件并确保有专门的人员进行管理和维护。

（四）加强档案人才队伍建设

大数据时代的现代化档案管理，对档案管理的人才队伍建设提出了新的挑战，一方面原有的档案管理人员面临知识结构急需更新的挑战；另一方面档案管理部门面临急缺网络技术等方面的专业人才。

1.建议医院为档案管理部门引进网络技术等方面的专业技术人员应当说，在传统的档案管理向现代化档案管理转变中，网络技术人才的短缺是我国医院档案管理部门所面临的普遍问题。因此，医院在人才招聘和引进中应重点为档案管理部门配备专门的网络、计算机等方面的专业人才。

2.加强对现有档案管理人员的知识培训

在现代化的档案管理中，需要较为专业的计算机和网络方面的知识、需要档案数据的挖掘和二次处理等技术、需要更新的档案管理知识。因此，应加强对医院现有档案管理人员的知识培训，培训内容的主要侧重点是上述的两个方面的知识。

4 结语

档案处理方式篇4

关键词： 管理现状；困境；理性选择

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

随着1999年我国高校开始扩大招生规模，高校毕业生数量迅速增加，高等教育正实现着跨越式大发展。新疆高校也在从外延发展向内涵发展的转变过程中积极探索新型管理模式，而有效提升学生档案管理工作的效能已逐渐成为提高高校管理质量的重要增长点，高校学生档案管理工作涉及面较广，关系到每一位学生的切实利益，关系到高等教育发展和学校稳定。本文立足于新疆高校学生档案管理的实际状况，对新疆大学、新疆师范大学、石河子大学、新疆农业大学、新疆财经大学和新疆警官高等专科学校进行了详实而全面的调研，阐析了新疆高校学生档案管理现状和存在的问题，并对如何解决这些问题做出理性的选择。

1 高校学生档案管理的价值分析

学生档案是高校档案群中的一个分支，也是学生个人成长过程中人事档案的重要组成部分。它以独特的形式和内容，在学生队伍的建设中发挥着无可替代的作用，越来越引起人们的关注。高校学生在学生管理中的主体地位，决定了抓好学生队伍建设，是办好一所大学的关键。而学生管理又与高校学生档案管理密切相联。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学整个学习期间德、智、体、美、劳等各方面的情况，反映了每一位学生学习成绩优劣、水平高低、能力大小，既方便又实用，不论在质方面还是量方面都有较强的可比性，为学生入党、毕业就业等方面都提供了具有科学性和准确性的依据，避免了凭印象、听反映、靠关系等日常管理中的弊端。高校学生档案的建立，对充分调动学生的积极性，提高学生队伍的整体素质。培养学生的竞争意识，激励学生奋发向上，不断进取，以丰硕的成果来书写自己的历史，充实了自己学生时代的档案，起到积极的促进作用。

2 新疆高校学生档案管理的现状透视

2.1 学生档案的基本特点

2.1.1 过渡性 高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程，以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等，如因考试作弊而受到处分；因身体健康状况的休学、复学等，这些变化都是今后形成完整档案的基础。与此同时，随着学生的毕业就业，最终其学生档案将移交就业单位等部门。因此，学生档案具有过渡性。

2.1.2 周期性 高校学生档案随学生毕业就业而去，在学校仅存放3或4年，最长不超过6年。学制越长，学生在校时间也越长，学生档案流动的周期就长，相反，学制越短，学生在校时间就越短，学生档案就流动得较快，周期就短。可见，学制决定了学生档案的周期性。

2.1.3 私密性 每份档案都记载了学生的很多个人情况，如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等，这些都属于个人隐私，必须要按照国家有关规定严格管理，在一定的范围内需要保密。所以，学生档案具有私密性。

2.1.4 频繁性 在实际工作中，学生档案的使用非常频繁，学生报考研究生、参加就业、出国留学、参军入警、报考公务员等，均需利用在校期间的档案。因而，学生档案的运用非常频繁，使用率较高。

2.1.5 多样性 就生源而言，主要来源于以下几类学生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小语种招生、单招、高水平运动员、体育特长生、艺术特长生等。学生的来源丰富，同时生源地区的多样性和差异性决定了高校学生档案的多样性。

2.2 档案管理的基本模式 新疆各高校的学生档案管理机制不同，主要有以下几种模式：①校院两级共同管理模式。学生档案管理工作由学生处宏观管理和调控，负责学生各类归档材料的最终审核工作，各学院（系部）对学生档案进行集中管理。这种模式有效地将学生档案管理工作系统化、责任化。石河子大学自2008年起开始采取这种管理模式。②职能部门联合管理模式。学生档案由学生处和招生就业处共同管理。其中，在校生档案的材料归档工作主要由学生处负责管理，毕业生档案的发送及留存毕业生档案的调取和服务工作由招生就业处负责管理。新疆农业大学就采取了这种管理模式。③学管部门集中管理模式。由学生处负责在校生和毕业生档案的全程管理工作，学生各类档案材料的归档、整理、调阅等工作都由学生处的学生档案管理工作人员责任。如：新疆师范大学、新疆财经学院、昌吉学院的管理模式都属于此类。

2.3 毕业档案的发送保存 新疆各高校毕业生档案的发送和保存方式各不相同。各高校对应届毕业生的档案管理原则上是按照就业方案发送，在此基础上，对毕业生档案的转递和存留方式不尽相同，主要为：

①统一发档与院校留存相结合。毕业生归档材料入档完毕后，按照就业方案发送毕业生档案，尚未就业的毕业生档案留存学校。如新疆农业大学和昌吉学院。②统一发档与档案转存相结合。在毕业前夕，毕业生自愿将档案存放在人才交流中心的，学生处将这部分学生档案抽出转往人才交流中心，并代收档案保管费。剩余的已就业毕业生档案按照就业方案发送，尚未就业毕业生档案留存院校。新疆大学近年一直采取这种方式。③统一发档与个人提取相结合。毕业生在毕业离校前凭报到证或单位调档函在调档期集中调取个人档案。调档期结束后，不再允许个人调档，统一按照就业方案发送，未就业的毕业生档案留存学校。此后，定期将超期保存的历届毕业生档案发往生源地。这种方式可大大减轻历届毕业生档案的留存压力。如新疆财经大学、石河子大学在2008年以前采取这种方式。

3 新疆高校学生档案管理的困境分析

档案处理方式篇5

传统分散式、以客户为对象的档案管理模式，主要存在以下问题：

（1）客户档案未实现标准化管理，管理标准低，库房建设达不到国家的建设标准要求，存在一定的安全隐患；

（2）对客户档案的存档未建立有效约束机制，档案存档存在不完整的情况；

（3）管理水平参差不齐，虽然有的对实体档案存储归档建立了信息系统，但大部分是手工管理，管理效率低；

（4）实体档案归档上仍采取一户一档的模式，难以适应用电客户海量性及用电档案发生随机性特点的管理需要，不仅存档效率低，而且档案存档空间需要事先预留，在客户档案发生存在不确定性的情况下，必然会造成档案库房的大量浪费；

（5）档案利用需要提取实体档案，不仅增大了工作量，而且不利于实体档案的保存，容易产生档案资料的遗失、破损等；

（6）难以支持现场作业信息化、档案信息共享的现代工作模式。以峨山供电有限公司为例，原历史存量客户档案六百多万页，而且每月产生约1万页的新增档案，依靠传统手工管理、实体简单整理、零散分散存储的档案管理方式严重影响到企业资源利用效率和档案对营销服务的支持能力，急需对原有客户档案管理模式进行变革。

2数字化档案管理的思路

利用现代科技，突破传统电力行业客户档案管理模式的禁锢，开展客户档案管理模式的创新，建立与业务办理流程相衔接的约束机制，实现客户档案从业务受理-移交-数字化处理-实体归档的全过程集约化管理，全面提升客户档案精细化管理水平，有效提升档案的存储、利用效率和效益。为有序推进数字化档案建设，制订了里程碑计划：第1阶段（2个月时间）：开展调研、论证、评审、报批。第2阶段（3个月时间），开展基础建设，档案运作流程设计和信息系统设计开发。第3阶段（2个月时间）：开展人员培训，系统测试、试运行、优化。第4阶段（2个月时间）：正式投入运行。

3主要做法

3.1建立高标准的数字化档案管理体系

（1）建立客户档案管理中心，实现对客户档案的集中管理和集约化处理。

（2）建立规范化、标准化的档案库房。档案库房按照国家1级标准建设，实现有效的消毒杀菌、温湿度控制和安全防范的功能，确保档案资料安全、可靠保存。

（3）建立客户档案管理制度，实现标准化、规范化管理。制定了《峨山供电有限公司客户档案管理规定》，明确了档案管理的各部门职责，对档案归档、移交、保管、利用、库房管理等进行了明确规定。

（4）实现标准化的档案管理：①标准化的客户档案分类：建立两级的客户档案标准化目录，第一级体现业务类别，第二级体现业务类别下的具体档案资料名称。②客户档案移交标准化。在业务前端，对业务档案资料进行了标准化，即每单业务档案的具体名称和样式都进行了规范，并对档案移交的数量、时间、质量都进行了管理，实现对档案资料的完整率、及时率的考核，建立对档案移交数量、时间、质量的在线约束。③实现现场作业管理的标准化。采用5S管理模式，对作业现场实现定置管理，每个工位实行标准化作业。

3.2应用客户档案管理信息系统

实现了从档案移交-数字化处理-归档的全过程流程化管理，实现了方便的档案资料检索和查阅。主要实现以下功能：

（1）档案在线移交管理。通过与营销管理信息系统接口，按照有业务就有档案移交的原则，建立对档案移交的刚性约束，将档案移交嵌入业务流程的环节，必须完成档案才能完成业务。同时，档案系统通过红黄绿灯进行预警，对各单位档案移交及时性、完整性进行统计通报。该功能支持按页进行档案资料的在线登记和移交。

（2）数字化处理功能。支持档案资料入库（预处理库）-分类整理-档案修补-信息录入建立卷宗-高速扫描-实体归档的全过程作业，实现工作质量的管理和监控。采用高速扫描技术，实现实体档案数字化的快速处理。

（3）综合查询。提供方便的档案电子化资料检索与查阅功能。

（4）实体档案的利用。支持在线实体档案利用申请、审批和归还业务。

3.3建立严格的风险控制措施

档案集中处理、存储会无形加大档案资料交接、运输等风险，实体资料集中存储存在扩大损失的风险。同时，数字化处理、信息共享提高了信息客户信息外泄的风险。因此，公司采取了严格的风险控制措施。

（1）严格档案交接管理，档案交接逐页清点移交，从营业网点移交至档案室的档案资料必须当天完成并清点和登入系统，确保档案移交完整、准确；

（2）加强信息安全防护。设置系统功能授权，档案室电子化处理的计算机设备不得接入外网、不得设有对外拷贝的接口。客户电子档案原则上只允许查看和打印，且打印情况留有记录和监控，确保客户信息得到可靠的保密。

（3）设置档案室和作业流水线全程摄像监控，杜绝档案实体资料带出指定工作场所。

（4）严格库房管理。建立了档案室日常巡视检查制度，确保设备可用和良好运行。库房实现24小时监控，库房钥匙专人管理。

（5）严格管理实体档案借阅。非诉讼等法律事务需要，客户档案实体资料原则上不得外借。如确需要外借实体档案的，须经领导部门批准，方可外借。档案保管人员须对借阅人归还的档案认真检查、核对，无误后方可准予借阅注销。

3.4实现了客户档案管理的重大创新

集中式数字化客户档案管理颠覆了供电企业传统档案管理理念，实现了管理方式的重大突破。

（1）创新了档案归档模式。传统客户档案以客户为归档对象，需要在档案库房预留客户档案空间以便进行客户新增档案存放，档案存放需要追踪到具体客户的档案盒。在海量客户档案产生具有随机性的情况下，档案的存档效率低、库房浪费严重。数字化档案管理实现对每页档案进行管理以每单业务为存档对象，在归档时，只需在系统中记录该单业务存放的卷宗位置即可，因此在实物存放时，可按档案架进行顺序存放，存放效率高，库房利用率大幅提高。

（2）建立了档案归档的约束机制。传统档案归档与业务脱节，难以保证归档的及时性与准确性。现有模式实现了档案管理与业务流程联动，对用电业务办理的档案进行了标准化，并实现对档案产生、归档、利用全生命周期管理，实现对档案归档的及时性、完整性的系统考核。

（3）从户到页的转变，实现档案管理精细化。档案资料实现从以户为管理对象转为以每单业务为管理对象，从每单业务资料为最小管理粒度转变为以每页档案资料为管理粒度，实现档案资料的最小颗粒度管理。

（4）支持了档案的电子化利用。档案的查阅实现按业务、客户等多维度的方便、快捷查阅，同时，在推行现场电子化作业的情况下，能够给予电子化的查阅和档案利用。从而，既提高了档案利用效果和效率，也有效保护实体档案，支持了现代化的作业模式。

（5）档案封装采用密封包装，防水、防虫效果好，档案存储成本有效降低，同时档案存储空间得到进一步节约。

4效益分析

集中式数字化客户档案管理有效提升了档案精细化管理水平，取得了显著效果。

4.1管理效益

（1）工作效率大幅提高。实物资料可按档案架进行顺序存放，定位到每份文件及每页文件，存放效率高。

（2）实现了客户档案的精细化、标准化管理。档案资料实物以户为归档对象转为按每单业务为归档对象，从每类、日期的业务资料为最小管理对象转变为以每单、每页档案文件为管理对象；建立了档案归档的约束机制，对用电业务办理的档案进行了标准化，实现对档案产生、归档、利用全生命周期管理，实现对档案归档的及时性、完整性的系统考核。

（3）电子化处理，档案利用效率大幅提高。所有档案资料全部进行电子化扫描处理，日常业务的档案利用全部实现在线电子查阅，档案利用更加方便快捷，同时，通过终端甚至PDA可实现档案在远程调阅，为现场业务提供强大的信息支持。

（4）实物档案得到标准化的消杀、温湿度控制的有效保存，更好支持档案规范存储，支撑市场及客服。

4.2经济效益

集中式数字化档案管理有效提升了档案的处理和库房的存储效率，取得了明显的经济效益：

（1）按照20年档案保管量计算，可减少档案库房面积约600平方米，减少档案管理人员约7人。

（2）月节约人力资源及库房资金：300*8元/月（租金）+7*2500元/月（人员工资）=1.99万元/月；每年节约资金23.88万元。

4.3社会效益

（1）率先开展了客户档案管理模式创新，为供电企业提供了可借鉴、可复制的先进的档案管理模式，推动了客户档案管理水平的提升；

（2）节约了档案使用面积，支持了土地、建设的集约化使用；减少档案架数量，节约了资源；

（3）档案利用实现远程电子化，减少了档案资料复印，减少纸张浪费，支持绿色环保；

（4）规范实体档案保护，提升了档案现代化管理水平。

5结语

（1）客户档案的海量性及产生的随机性决定必须实行档案管理的创新。

（2）信息化为客户档案高效管理提供最终的解决方案。通过信息技术实现按单位业务进行档案资料的归集和管理，通过信息系统对客户档案存档物理位置进行记录，从而对实现从以客户为对象转变为以单元业务为对象进行客户实体档案的管理提供了可行的路径。正是基于信息化，公司建立了与业务流程联动的客户档案存档的约束机制，实现了客户档案的电子化，从而大大提高了客户档案的管理效率、获得可观的经济利益及提升了客户档案利用水平。

档案处理方式篇6

水利科研档案管理属水利科研的基础工作。水利科研档案既是水利科研成果的集中体现，也是设计、施工、监理、基建等活动的重要依据。水利科研档案信息化建设是一项规模大、涉及面广、技术性强的系统工程。要有序推进档案信息化管理，必须转换档案管理模式及更新档案管理理念、加强档案基础工作，提高档案人员素质。

1 水利科研档案信息化建设特点

随着社会信息化进程的加快，网络技术的迅速发展，水利科研档案管理模式正在向以计算机管理为手段、以网络传递为环境的数字化管理模式转变，电子档案将成为未来水利科研档案的主体，新时期档案管理模式呈现以下特点:档案信息载体电子化、档案信息组织形式网络化、档案信息查询检索自动化、档案信息流通网络化。

2 档案信息化建设影响因素分析

2.1 重“藏”轻“用”的管理观念比较突出主要表现为：①注重档案的实体管理，以及对文件材料的归档工作，强调案卷的数量、案卷装订的美观；②注重档案管理硬件设备的投入和库房设备的齐全；③忽视档案信息资源的开发利用，将档案的收集、保管情况作为衡量档案工作的主要标准，过分强调档案的归档率，使得档案馆（室）大体上只是个科技文件保管单位，档案资源多表现为一种静态的、封闭的资源，档案工作出现了一种高积累、低附加值产出的现象，档案信息化功能弱化，利用效率不高，从而使科技成果不能快速转化成生产力。

2.2 档案实体编号混乱主要反映在以下几个方面：①档号不规范，编号方案、形式不统一。②在文书档案中存在案卷标题不规范、问题标注含混不清、卷内无文件级检索目录、文件标题不全、责任者不明等现象。③组卷规则不规范、不统一，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的。④文书档案、质量检测档案、合同档案和基建档案等，均应按文件级管理的却硬是牵强组卷，按案卷级管理。

2.3 电子文件归档电子文件归档改变了传统文件的归档过程，无论是采用脱机归档还是联机（网络传输）的方式归档，都要保证电子文件的安全性、原始性、真实性、完整性、系统性和可读性。但在水利档案中，对大量的地形图、地质图、遥感图像的信息处理，要保持以上特性是一件比较困难的事情。如何规范电子文件格式的转换、图片文件的处理及数据压缩等都还需要进一步研究和探讨的。

2.4 缺乏复合型档案管理人才随着计算机技术和网络技术日新月异的发展，档案信息化需要一些既精通档案管理业务，又具备计算机技术、慢吞吞络知识和数据库管理系统知识的年轻人。目前，普遍存在档案管理人员知识结构老化，年龄偏大，信息处理能力不强，不能很快地运用新技术处理档案管理信息等问题。

3 加强档案信息化管理的几点建议

3.1 加强档案基础管理工作首先，要做好档案实体的前期处理工作。笔者认为，档号的编制要规范，要统一档号编制方案和档号形式，档号要能正确反映档案的分类和排列次序，以便于保管和查找。水利科研档案档号宜采用：全宗号--年度号--分类号--案卷号--件（册）号的形式；文件档案宜采用文件级管理，档号形式采用：全宗号--年度号--保管期限--件号。这种形式比较适合水利科研单位档案的保管，也便于利用计算机管理。其次，档案著录要规范。尽量采用最精确的词语涵盖案卷的内容，对于有多个称谓的个人、机关、团体的档案，在著录时应使用同一个称谓、同一题名，以确保检索点的一致性和唯一性。

要加强水利档案标引质量的控制，档案的标引包括分类标引和主题标引，首先要确定适合本单位使用的《分类法》和《主题词表》以及标引深度，在具体标引时要正确分析档案的主题，规范标识符号，对档案中有检索价值的局部主题、隐含主题、次主题要用多个主题词做更详尽的标引，尽量做到前后标引一致；对于主题内容相同的档案资料或不同档案资料中相同的主题内容，应注意保证标引结果的一致性，以降低档案资料的漏检率，提高查全率、查准率。

3.2 加快档案管理文档一体化的进程文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程，要加强文件管理的超前控制，就必须要求每一个单位的文件、档案类目划分和设置要准确、文件转换格式要标准和规范，使各类文件管理系统都能和档案管理系统的数据接口紧密衔接起来。档案部门应改变传统档案工作模式，在单位网站的网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，让本单位科研人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。

3.3 利用局域网提供档案信息在线服务传统档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案实体的方式，在信息化时代里必然要发生根本变化。因此，要创新服务理念和服务模式，由过去那种被动的、手工式的档案提供利用方式，尽快转变为主动的、现代化的档案服务方式。长科院档案部门已经实现了在单位局域网上建立档案资料查询网页，向本单位科研人员提供数据库系统查询档案资料信息，并可通过单位局域网的即时通信系统“飞鸽传书”、“腾讯通”、电子信箱等服务方式与档案管理人员联系，进行信息交流，档案管理人员可在线回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，通过改变服务模式，提高服务质量。

3.4 加强信息技术人才的培养档案部门应尽快建立一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案队伍，以满足档案信息化建设的需要。目前应加强对现有档案工作者信息人意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。长科院正在制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力，以适应档案信息化的发展。

参考文献

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档案处理方式篇7

科学技术的快速发展，给行业间带来技术性的革命，有效的推动了行业的发展速度。信息技术在各行业间的应用，使各行业的水平得到了有效的提升，推动了行业的发展。特别是信息技术在档案行业的应用，使档案行业完全改变了传统的工作模式，发生了翻天覆地的变化，特别是近几年来人事档案信息化技术的应用国，使人事档案的作用更有效的发挥出来，为人事档案的开发和利用提供了十分便利的条件，随着信息技术在人事档案管理工作中的广泛应用，可以使人事档案管理工作更加有效和简洁。

1.输入的简捷，减轻了工作人员的劳动强度

信息化技术在人事档案管理中进行就用，有效的减轻了传统人事档案管理人员的劳动强度，实现了人事档案发生变动时能够及时进行记载，快速进行信息的登录，确保了记载人事信息的全面和准确性，有效的避免了手工进行记载时所出现的缺档和断档的情况的发生。

2.数字处理可以快速、及时的完成信息的处理

通过信息化技术的数字处理功能，可以及时快速的对人事档案进行处理，有效的保证人事档案信息的动态性和连续性，通过数字化处理功能，可以自动完成人事信息的数据处理。

3.搜索的信息化可以更便于领导进行决策

人事档案利用信息化进行管理，可以实现快速查询的功能，更利于实现对员工的管理。领导在进行人事决策及人事处理时，可以快速的对个的档案信息进行全面的了解，只需轻轻点击一下鼠标即可完成查询功能，从而更利于实现对员工培训计划及绩效管理等方面提供详细的信息依据，实现人才的合理配置。

4.信息化的痕迹处理有利于纠纷的解决

信息的痕迹处理功能可以有效的推进员工合同的法律化进程。因为信息化的痕迹功能可以实现信息人及时、准确的采集，而在员工与企业发生，可能效的避免传统人事档案管理工作中由于信息的不全而导致纠纷的复杂化的问题，而信息化痕迹功能可以为人事纠纷的处理提供有效的帮助。

5.信息化的保密功能，避免了人事档案信息泄漏

人事档案需要具有较强的保密性，而信息化技术利用密码所实现的保密性符合人事档案的保密要求。而且作为人事档案的管理工作人员，不仅需要具体的一定的信息化知识，同时还要加强密码的保护功能，从而避免人事档案发生信息的泄漏。

6.可以有效的保障人事档案的知情权

在现代化的管理模式下，人事档案的管理模式也南要不断的进行改革，使其能够与时俱进，在法律法规的基础上，将人民群众的利益放到首要位置，其对人事档案管理工作的出发点和落腿点都以服务于人民群众的利益为主，增加档案信息的透明度，遵循以人为本的原则，对于一些信息可以向个人开放。进行公开。使个人清楚自己的档案里都有些什么内容，而且个人档案中的一些信息可以向个人进行开放，人个利用计算机进行档案的查阅，由于不会接触到原始人事档案，所以有利于保证档案实体的安全性。

7.人档案信息存储安全和利用安全

我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，应做到档案内部局域网通VYN与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全，在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改，防止档案的失真。

8.人事档案的有效利用

目前随着人事档案信息化建设的不断开展，使人事档案得以快速的发展，这为人事档案的利用奠定了良好的基础。人事档案工作的存在和发展是为了使人事档案得到有效的利用，对人事档案的利用是人事档案存在的动力和源泉，这是人事档案得以存在的现实意义。在这种情况下，为了更好的实现人事档案的利用，提高人事档案的服务方式是势在必行的，其不仅具有必然性，也具有现实意义。需要将人事档案从传统的管理模式中解脱出来，增加文化产品及个性化的服务方式，从而使人们对人事档案的重要性有个清楚的认识，改变社会的人事档案认识上存在的不足之处，从而使人事档案的文化属性得以充分的体现出来。

9.结束语

档案处理方式篇8

关键词：任职教育；教学档案管理；流程优化；全寿命周期

一、任职教育教学档案管理需求分析

（一）任职教育教学档案特点

任职教育以岗位任职能力需求为牵引，施训对象具有明显的层次性，施训周期具有明显的阶段性，施训模式具有明显的多样性。任职教育施训教学形式灵活、内容丰富、方法创新，常运用案例式、研讨式、想定式、启发式、任务驱动式、理实一体化等多种创新教学方式。因此，任职教育教学档案产生周期短、内容丰富多样、形式种类广、参考价值高、收集范围大，这对教学档案的收集和管理提出了很高的要求。

（二）任职教育教学档案管理问题

教学档案管理是任职教育教学工作的重要环节，各级教学单位设有档案管理员，负责教学档案的收集、保存、汇编、装订等工作，目前教学档案管理存在的主要问题有：一是归档不及时、不完整、不规范。由于某些教学活动组织参与者档案管理意识不高，教学档案选取范围不准确，教学档案归档不及时，教学档案内容不统一，档案格式标准，会造成档案遗漏、遗失、质量不高等问题，影响了档案完整性、实时性、可信性。二是档案管理工作任务量大、效率低。任职教育教学档案产生的源泉多，大多院校教学档案保存采用临时案卷和定期案卷形式，临时案卷主要收集平时产生教学档案，实时的放置在文件盒内。待学期或学年结束再进行档案选取、目录编排、装订封存等工作后转为定期案卷。档案员进行档案收集和整理时，持续周期时间长，档案筛选、补交、修改工作多，部门间档案管理协同程度低，一个档案可能存在多种格式和重复收集等问题，给档案提供者和管理员带来很多费时费力工作。三是不满足数字化建设要求。目前大多院校教学档案存档采用纸质版，纸质文档在打印、排版、装订、保存、借阅等过程存在诸多不便，而且若在教学评价、教学监察或和各种评比竞赛活动中需要提供教学档案电子版，则需要对纸质版进行扫描、拍照、图像处理等，过程极其繁琐。随着院校数字校园推广使用与大型教学活动数字化程度普及，传统教学纸质档案已经不能满足档案数字化建设的需求。

（三）教学档案管理系统应用现状

传统档案管理模式存在种种弊端，广大院校教学档案管理者对教学档案数字化管理进行了研究，提出了多种数字化档案管理模式，开发了不同技术类型的数字化档案管理系统，解决了教学档案管理系统数据存储、档案检索、数据处理、系统构建、网络化应用等问题。这些档案管理系统档案处理流程如图1所示，教学档案管理中的产生、收集、录入、筛选等工作量大的部分由人工完成，没有融入到管理系统中，不能满足数字化档案管理自动化、简洁化、系统化的要求。

二、教学档案全寿命周期管理

（一）全寿命周期管理思想

在教学档案管理的全寿命周期各阶段，各职能部门既是独立的，又是相互传承的。全寿命周期管理是一条不可分割的管理链，各阶段的管理是管理链中的一环，越是前端的环节，起到的决定性作用越强，它不但要管理好本环节，还要全面系统地为下一环节的管理着想，直至末端环节。而下一环节则须承袭上一环节的原则和设想，根据本环节在全寿命周期内的功能制定更有效的更符合实际的管理方案和措施。只有如此，一环扣一环地延续下去才能达到周期内管理目标的最大化。

（二）教学档案全寿命周期系统

教学档案全寿命管理系统是指覆盖档案产生、筛选、收集、编存、修改、流转、删除等全寿命过程，以高质量档案内容和高效化管理模式为目标的档案信息计算机管理系统。全寿命档案管理系统档案管理流程中包含了档案全寿命周期前段的建立文档、档案判断、档案录入等环节，这些环节在由系统引导用户进行，也就是用户建立文档时就已经纳入到了档案管理流程，解决了传统档案管理系统教学文档产生、收集、录入等工作脱离系统单独进行工作繁杂的问题。

三、教学档案全寿命管理系统设计

（一）系统设计思想

1.全寿命管理流程优化采用全寿命流程化处理设计，对教学档案全寿命周期中的“产生、分类、编号、传递、编排、借阅”等环节，基于流程管理方式进行协同优化，避免了传统档案管理中人为操作的工作量大、管理效率低、不协同问题，保证了档案质量，提高档案管理效率。2.编程易实现、操作简单构建与实现采用B/S互联网架构，基于SQLServer数据库开发系统与ASP.NRT网络设计系统编程实现，人机交互界面良好，操作方式简单，用户可以通过校园网登录系统进行教学文档的编写、收发、查阅等基本办公处理，档案收集、目录编排、数据处理等复杂环节则系统自动进行。3.数字化推广实用性好建立了一种全面、全员、网络化教学档案收集、共享、传递途径，满足各部门档案管理及使用要求。同时，教学档案数字化管理系统也可以嵌入到数字校园系统中去，推广实用性好。

（二）系统功能设计

教学档案全寿命管理系统主要有文档编写、档案判断、档案保存、档案管理、档案流传五大功能。文档编写主要通过嵌入各类办公应用程序应用，建立或上传各类格式的教学文档；档案判断主要是依照各部门出台的档案归档标准，对所建立、上传、接收的文档进行是否属于教学档案，如果不是则建立文档先保存在文档库，如果是则需进一步判断属于哪类教学档案；档案保存主要是在建立在档案分类后，由系统根据档案类别和日期，依据数据库和检索要求进行文件编号和命名后保存到档案数据库；档案管理主要是修改档案内容、分类，生成档案目录，档案管理员还可以对档案进行删除；档案流传主要是系统不同用户之间进行档案传递、接收。

（三）用户与职能设计

系统用户主要分为两类：第一类是普通用户，主要职能是进行教学档案初步判断，建立新档案，编排本人档案，接收他人档案，查阅部门档案等，但普通用户没有删除档案权限；第二类是档案员用户，档案员用户除了具有普通用户所有权限与职能外，还承担着对被普通用户筛除掉的非档案的文档进行再次判断与选取。另外，管理员具有删除更改部门所有档案的权限。

四、教学档案全寿命管理流程优化

教学档案数字化管理全寿命周期所包含工作主要有建立档案、档案保存、档案编辑、档案传递、档案删除等工作，系统采用“全员参与、协同合作、优化流程、自动处理”设计思路，根据不同用户职责规划系统功能模块，优化不同功能模块之间处理流程，保证教学档案收集范围大、归档专业强、管理自动化、使用效率高。所有教学文档在建立时必须先进行教学档案判定，若属于教学档案进行档案编号、保存、数据生产等流程化处理，从档案收集信息源头上保证了教学档案的完整性；普通用户与档案员双重筛选档案模式，从收集信息范围上保证了教学档案的标准性；基于数据库管理技术、互联网访问技术的设计，人人可以通过校园网登录系统进行档案编写、查阅、传递、管理，从信息使用途径上，保证了教学档案的利用率。系统功能框架与处理流程图设计如图4所示。系统进行档案建立、档案管理、档案传阅的工作流程如下

（一）档案建立流程

系统进行档案建立时主要进行的工作有建立文档、档案判断、档案分类、档案编号、入库保存。

（二）档案管理流程

档案管理主要进行的工作分为普通用户和档案员有两种，普通用户进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，档案员进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，同时还有可以进行档案删除以及对系统普通文档库档案再次档案判断选取。

（三）档案传阅流程

档案传阅流程主要包含档案传递和档案接收两部分工作，

五、档案全寿命管理系统使用制度

（一）用户端使用控制

院校机关出台系统使用管理规定，强制要求所有教学活动参与者必须通过该系统进行教学文档处理。信息管理部门则对办公计算机进行office等办公软件的限制使用，同时视情将该系统融入到数字校园管理系统中，培养用户的良好使用习惯，避免脱离档案管理系统处理教学文档现象发生。

（二）制定档案参考标准

院校级教学档案管理部门，制订出各部门教学档案收集范围、档案格式等标准，为用户在进行档案选取和档案编制提供指导，提高档案质量。

（三）定期组织档案数据评比

定期组织对各部门系统档案系统数据进行公示与评比，重点是档案内容、用户使用、档案数量、查阅次数等方面内容，配套相关奖惩制度，提高全员档案管理规范化、自觉化意识。

参考文献

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