电子档案范文

电子档案篇1

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

B．保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14－24℃，相对湿度40％-65％。

电子档案篇2

关键词：档案电子化 电子档案 整理 保护

一、电子档案的优缺点

1.优点。一是操作方便、传递快捷。电子文件在形成档案之前的修改很方便，并且修改后不会留下痕迹，保证了文件页面的整洁；电子档案具有统一格式，在对电子档案进行检索时方便快捷；电子档案的传递不受时间和空间的限制，可以从一个终端传递给其它若干终端，所用时间很短。二是存储空间大，节省了大量纸张，携带方便。现在光盘等存储设备的容量越来越大，使得电子档案的存储越来越方便，同时也节省了大量纸张，节约了资源，保护了环境。三是具有资源共享的特点。不同使用者可以在不同终端同时阅读和使用，实现了资源的共享。四是表现形式多样。计算机多媒体技术的应用推动了电子档案形态的多样化发展，文字、图形、声音、影像等都成为电子档案的内容，这就是电子档案的多媒体集成性，使得电子档案比纸质档案更加全面、生动、形象。五是复制不影响文件质量。纸质文件在进行复制时容易造成清晰度下降等问题，而电子档案的复制就不会存在这种问题。

2.缺点。第一，由于电子文件容易被删减和修改，而且不留任何痕迹，因此文件的真实性问题难以确定。电子文件容易修改既是它的优点也是缺点，输入者在输入过程中无法留有自己的笔迹，单位负责人也无法在文件上签发，这就使得文件容易被更改，真实性得不到保证。第二，由于电子文件传递的方便快捷性、网络平台的开放性，如果电子档案得不到有效保护就很容易被他人窃取，造成数据外泄，给单位造成严重的损失。

二、电子档案的整理与保护方法

1.完善管理体制，统一管理标准。由于我国的电子档案管理法律法规还没有形成完整的体系，因此相关部门应该针对出现的问题，从我国实际出发，借鉴国外经验，制定具有较强针对性和可操作性的电子档案管理体制，统一电子文档的管理标准，具体包括以下方面：（1）风险管理体制，主要指建立电子档案风险评估和安全等级管理机制；（2）灾害管理体制，主要指灾害的预警、突发事件的应急处理和资料的备份等制度；（3）人员管理体制，主要指对相关人员的安全意识和能力培训、岗位责任和安全审查等制度；（4）系统安全体制，主要指机器设备的安全检测、网络安全管理等制度。

2.对电子档案进行设置和处理，防止电子档案被随意更改。要通过更高级的技术对电子文档进行设置和相关处理，强化电子档案的安全性。主要包括以下方面：第一，档案使用的环境监测技术。档案运行的全过程都要有监控设备的全程监控，防止电子文档的外传。第二，签署技术。目前电子文件的签署技术主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名是发送方利用自己的不公开密钥对发出文件进行处理，接收方运用相关原理进行解密，获取相关资料；手写式数字签名是指用生物测定技术来验证签署人和他的签名之间的关系，通过密码技术把签名与文件联系起来。第三，加密技术。是指通过数学的或物理的手段，保护电子信息在存储设备中和传输过程中的安全，防止信息泄漏的技术，主要包括计算机密钥和防复制软盘技术。第四，身份验证技术。指通过静态密码、动态口令或生物识别等对操作者身份进行识别的技术。

3.严格执行电子档案的使用审批程序。电子文件归档保存之后要严格执行使用审批程序，以保证电子文档的安全性：若内部人员使用需要经过档案管理部门负责人批准，做好使用记录并签名，归还时档案管理部门人员做好相应检查，确认文件完好再归档；若外单位使用需要对使用单位进行审核，签订相关使用协议，双方负责人各自签名，并派相关人员监督使用过程，若有复制，使用后要完全删除，原文档需要完整归还。通过严格的使用审批程序可以降低电子文档保存过程中的安全风险，提高电子档案的管理水平。

4.强化档案管理人员素质培养，提高管理水平。目前由于档案管理人员知识水平不高或法律安全意识不够造成的电子档案的问题时有发生，这就需要档案管理部门做好职位分析，聘用知识水平高、安全意识强的人员进行档案的整理和保管，同时还要对档案管理人员进行岗位培训，强化档案管理人员的专业技能和安全意识，提高档案管理水平。

档案电子化推动着档案信息化的发展，电子档案在得到广泛应用的同时也出现了一些问题。因此在进行电子档案的整理和保存的时候要加以保护，通过加强电子档案管理制度等切实维护电子档案的安全性和完整性，实现档案电子化的健康和持续发展。

参考文献

[1]李宇红.谈电子档案的保护管理措施[J].黑龙江档案，2012（5）

[2]郭玉晖.论电子档案的整理及其保护[J].中国外资，2012（14）

[3]刘剑涛，许宁.浅议电子档案的管理和保护[J].内蒙古水利，2012（2）

电子档案篇3

关键字：电子档案；纸质档案；对比分析；并存发展

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案和电子档案的优缺点

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

1.1 电子档案的优缺点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。

电子档案稳定性差。

1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。

2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。

3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。

1.2 纸质档案优缺点

纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。

2 两者应并存发展

通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。

在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。

2.1 档案管理人需具备完整的档案管理知识

由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。

而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。

2.2 电子档案全过程管理

由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А

档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。

2.3 同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。

同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。

2.4 建立联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。

2.5 利用档案的管理措施

由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。

为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。

比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。

3 总结

由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。

参考文献

[1]阮芳.纸质档案应与电子档案并存――开放教育环境下的档案工作[J].天津市经理学院学报，2013，01：37-38.

[2]金爱顺.电子档案与纸质档案并存刍议[J].科技信息，2013，09：243+247.

电子档案篇4

【关键词】档案管理；电子档案；电子档案管理

一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。

一、档案管理的作用

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

二、电子档案的要点

随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。

三、电子档案管理的优势

下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。

四、结语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

【参考文献】

[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.

[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊,2014(03):113+138.

[3]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.

[4]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察,2013(19):95.

电子档案篇5

档案是人们在社会实践中直接形成并被有意识地保存下来的物质与精神文化财富。长期以来，纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。当今，随着办公自动化和电子信息技术的发展，电子档案应运而生，形成了与纸质档案共存互动的局面。二者即有区别，又有联系，同时又不能互相取代。

一、纸质档案与电子档案的区别

所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案；而电子档案则是指能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘、光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码系列。二者虽然存储的内容是一样的，但在其它方面还是存在着很多的差别。

1.1载体上的区别

1.1.1载体永久性的区别。纸张的耐久性是指经过很长时间，纸张仍能保持其颜色和耐折度等特性的程度。影响纸张耐久性的因素很多，包括造纸时所用纸浆的种类、胶料、涂料、酸和金属化合物的含量以及存储或使用时的温度、湿度、光照等，即水解和氧化反应。处理好这两个问题，纸质档案的寿命就会大大延长。而电子档案的寿命不仅与其内部诸多因素和保护环境条件有关，更与科技的高速发展有关。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

1.1.2载体形式上的区别。电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言，电子档案容量大、体积小、可以大大节省库房存储空间，这就解决了档案保存与存储空间的矛盾。

1.2信息形式上的区别

1.2.1信息可控性的区别。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式；而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

1.2.2信息共享性的区别。纸质档案的利用往往受时间和空间的限制，而且为了保护原件不受损害，在一定程度上影响了人们的使用。而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。而且一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，电子档案的共享性使得档案可以供所有需要它的人共享，因而轻而易举地创造了解决了可以多人同时、异地共用同一文件的问题，这就打破了纸质档案利用排它性的局限，实现了信息共享。

总之，纸质档案与电子档案之间存在诸多的不同。纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、固定的；而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的，纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致，其区别也就显而易见。

二、纸质档案与电子档案的联系

尽管纸质档案与电子档案之间存在诸多的区别，但同为档案，只要对二者作深一层的分析，便可以从中发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。

2.1档案管理原则一致。我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有指导作用。档案工作的基本原则就是档案工作“实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”（《中华人民共和国档案法》）。同样，在电子档案管理中一样也要很好地遵循这一原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

2.2档案归档范围一致。电子档案的归档范围，同样要参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其它有关科技文件、专门文件归档范围的规定。由于电子文件的特殊性，除具有查考利用价值的电子文件需归档外，和它有关的纸质文件同样要归档。与电子文件有关的各种纸质文件主要包括两方面内容：一是产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件，如计算机技术说明书、图纸、使用说明书、操作手册等；二是在电子文件形成过程中产生的纸质文件，如系统设计任务书说明、技术鉴定材料等。这些文件与电子文件的正常运行具有密切的联系，不可忽视。

2.3档案保管目的一致。众所周知，任何文件保管的最终目的都是供人利用。因此，电子文件和档案的保护观念，首先应该是如何保护所存信息长久或永远的安全可用。大家都知道电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期或永久保管就有必要将电子文件的信息内容在纸上或缩微片上制作拷贝。同时，电子档案是伴随着计算机技术产生而产生的，发展时间不长，其保管技术起步不久，非常不成熟，存在多方面的不足；而对纸质档案的保管已有悠久历史，已形成了一套完整的管理体系，其保管技术也较成熟。在这一点上，电子档案的保管技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的保管技术和经验。

三、电子档案不能取代纸质档案

正因为电子档案有其它档案不具备的优点，从而在当今档案界中，出现了“电子档案热”的高潮，甚至产生了电子档案将完全取代纸质档案的论调，认为在“电子档案热”的今天，没有必要对纸质档案进行管理和研究。那么，在现实情况中是不是真的如此呢？笔者认为，至少我国目前，甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的。电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性。

3.1不稳定性。由于多种原因，电子档案在利用过程中其信息内容和载体是不稳定的。保存在计算机中的电子档案还会因计算机中毒和设备故障，会破坏电子档案内容。当电子档案在库房保管时也会无意受到损坏，保存电子档案的光盘、磁带、磁盘等一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，容易使人们对电子档案的原始性失信任，而纸质档案的原始性更具有说服力。

3.2不独立性。电子档案是具有保存价值的电子文件。与纸质档案一样，它是文件存在的一种形式，是信息与载体的统一体，同样具有物理实态的特征，是形成者真实活动的记录，具有参考与利用价值。由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，所以必须借助于计算机解码转换成人们可以识别的符号后，才能为人所用。这种对计算机的依赖性和不可识别性，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同。纸质档案是采用人工可识读的记录符号，人们可以直接识别出来。从档案保护和档案工作的角度讲，纸质档案更具有科学价值和保存价值。从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。

3.3不安全性。电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中会涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案文件的公布权等。档案有其一定的机密性，而电子档案在其保密上存在缺陷。电子档案的共享利用使-些机密文件，甚至关系到国家、社会利益的重要文件容易泄密，从而带来无可估量的损失。另外，如果个别人别有用心，想修改电子档案的内容可以说是唾手可得，其信息内容很容易被修改和被破坏，而且不会留下任何的蛛丝马迹。而纸质档案是不易修改的，就算是进行了修正和篡改也会很容易的被识别出来。

3.4不完整性。电子档案内容的完整性很难保障。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息缺失；电子档案结构复杂，储存方式多种多样，也易造成信息的缺损；电子档案的背景会伴随文件处理过程而不断累加，形式多样，存储分散，往往致使电子档案来龙去脉不清，容易丢失数据。而纸质档案的完整性比较容易得到保证，只要在保管过程中做到纸张完好无破损，就可以保证档案信息内容的完整性。

四、正确处理好电子档案与纸质档案的关系

随着当前社会知识经济、信息时代的飞速发展，各种电子信息载体应运而生，人类社会既然已经顺应历史潮流经历了电子时代，那么它就应该留下这个时代的印记，就应该和这个时代共同发展。从这个意义上说，电子档案是在人类社会发展历史进程中的必然产物，并以它特有的方式，发挥着自己的优势，和纸质档案一道为人类社会提供服务。

目前，电子档案与纸质档案并存的格局已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理，对档案工作者来说是一个新的课题。

所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用传统的文件形式来保持其原始性、参考性和凭证性，或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

两种不同载体的档案有着各自的特点。既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。因此，我们在具体的实际工作上，既要坚持档案管理的基本原则，又不至于将纸质档案的理论、方法生硬的套搬于电子档案。基于这样的出发点，我们随着科学技术的发展，创建电子档案的管理理论、方法和技术，不盲目地仅仅是将纸质档案制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用。只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。

目前，我国计算机的普及利用呈上升趋势，计算机处理汉字之取代传统打字方法，利用电子文件产生纸质文件相当普及。办公自动化、信息自动化正在迅速发展，所以，电子文件取代纸质文件已是大势所趋，但是根据目前电子档案管理的技术和实际发展来看，在一定时期内，电子档案和纸质档案还继续并存。

电子档案篇6

【关键词】电子档案；纸质档案；需求；共性；差异

1电子档案利用与纸质档案利用的需求共性

1.1档案利用需求的社会性

档案，必须具有一定的社会价值以及社会内涵，能够对社会的发展起到一定的影响作用。针对电子档案以及纸质档案进行利用的过程中，充分的认识到档案利用需求的社会性，就能够使得档案的利用可以有效的推动社会的发展，实现资源的高度共享。电子档案与纸质档案都具有这一特性，两者都对社会的发展有着积极的影响作用。所利用的档案中具有的社会价值，主要是在档案信息资源合理开发的基础上体现出来的，档案利用需求的社会性能够对各种工作的开展奠定扎实的基础。

1.2档案利用需求的层次性

档案信息有着层次的划分，这就使得档案利用需求也有着一定的层次性。档案利用者都会根据自身的实际需求以及行业的实际需求来进行档案信息的选择，有些利用者需要的是一次性的档案文献，而有些档案利用者则需要的是二次档案文献，部分档案信息利用者只需要最原始的档案信息文件，而部分档案信息利用者却可以参考多种档案信息文件，而这些就构成了档案利用需求的层次性。无论是纸质档案还是电子档案，这种档案利用需求的层次性都存在于其中。

1.3档案利用需求的多样性

档案种类丰富，每种类型的档案都根据具体的档案利用者需求的数量来进行内容的完善，例如，根据档案利用者表达的情况，可以将档案利用需求分为表达需求以及未表达需求两种。而根据档案内容是否满足档案利用者需求，可以将档案利用需求划分为实际需求以及非实际需求两类。同时，档案利用者阶级层次以及岗位的不同，也可以将档案利用需求划分为科研人员需求以及普通民众需求等。由此就可以表明，档案利用需求具有多样性。

1.4档案利用需求的动态性

通常而言，电子档案以及纸质档案在档案利用需求上，都具有动态性的特点。随着时间的推移以及地点的变更，档案利用者对于档案的需求也会出现一定的变化。在不同的区域中以及在不同的生活水平上，档案利用者所需要的档案文件水平也会有所不同，同时档案满足档案利用者需求的形式也会出现一定的差异。造成这种问题出现的主要原因就是档案利用者所处的地理位置不同，所接受的背景文化教育也不同的影响。在社会不断发展的进程中，科学技术得到了极大的改进，在将先进的科学技术应用到档案利用需求中，并对档案利用的方式进行转变的情况下，档案工作服务的对象也会逐渐发生着转变，档案利用的需求也会有所不同，这样就体现出了档案利用需求的动态性。

1.5档案利用需求的可诱导性

档案利用需求的可诱导性，主要对档案利用者的需求进行引导和调节。例如，社会和档案部门本身加强档案宣传工作，就能影响档案利用者的需求发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。

1.6档案利用需求的重复性

档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求得到满足，又会产生新的利用需求只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复现。

2电子档案与纸质档案利用的需求差异

2.1档案利用需求载体的差异

电子档案与纸质档案毕竟是两个不同的个体，两者之间虽然有着一定的联系，但是两者之间的差异也较为明显。就根据档案利用需求的载体来说，电子档案主要是利用的电子设备，而纸质档案则主要利用的是纸质文件。载体的不同，决定了档案形式的不同，在档案中，档案载体是其重要的构成部分，无论是何种载体的档案，只要合理的采用有效的保护措施，就能够使得档案得到长时间的保存。目前的电子档案在利用先进的科学技术将档案信息存储于硬件设备上，从而对档案信息进行长时间的保存，这样的形式一旦形成，就无法更改，而电子档案也无法脱离信息技术以及设备而独自存在。

2.2档案利用需求方式的差异

不同形式的档案虽然有着许多的共性，但是也有着一定的特性。例如在档案利用需求方式上，纸质档案与电子档案之间就有着明显的不同。纸质档案无法利用系统检索工具直接确定档案的存储位置，而电子档案则可以有效的利用系统检索工具，在海量的档案资源中找出档案利用者所需要的档案信息。另外，纸质档案的利用方式相对较为单一，而电子档案的利用方式则较为多样。在对电子档案进行检索的时候，可以根据具体的需求，在计算机上进行快捷目录查找，从而实现档案资源快速利用的目的。

2.3档案利用需求原始属性的差异

档案只有保持真实性和原始性，才具有参考的价值。纸质档案存储的主要对象就是原始资料，虽然其也有正本以及副本之分，但是相较于电子档案来说，其利用的价值更高，因为纸质档案的原始属性保存的最完整。而电子档案则是对原始档案修改之后进行的存储，而且随着社会的发展，还针对档案内容进行了补充和调整，所以档案中的原始属性已经出现了偏差。

2.4档案利用需求途径的差异

在利用需求的途径上，纸质档案与电子档案之间有着很大的不同。纸质档案主要是根据相关档案机构所准备档案原稿以及各种文件进行存档，在利用上，纸质档案一般被成列在档案馆，为阅览而服务。而电子档案是利用计算机信息技术来进行档案的备份和存储。其借助网络来实现对档案信息的多元化传播，从而使得档案的利用率得到提升。相较于纸质档案电子档案的传播速度更加的快捷，而且所收集和利用的信息量也相对较多，使得档案实现了高效共享

3结语

总而言之，档案是国家发展的基础，档案中所记载的内容，是国家以及社会的历史，其对于我国现今社会的发展有着重要的参考价值。目前的档案形式主要为电子档案和纸质档案两种。这两种档案在利用需求上，既有着共性也有着差异性，针对两者的共性进行详尽的讨论，并对两者的差异性进行对比研究，就能够为档案信息的高度共享奠定良好的基础。而通过本文的研究，则可以更加进一步的推动我国的档案事业的发展。

参考文献：

[1]方芳,李书锦,姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济,2011(2).

[2]刘艳慧,王溪.电子档案与纸质档案在整理和保护中的差异及对策[J].黑龙江科技信息,2011(12).

[3]冯华.信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].科技创新导报,2011(9).

电子档案篇7

信息化的快速发展也使高校档案管理工作进入了新的时代，这既是机遇也是挑战。高校档案管理进入了信息化的管理模式，提高了档案管理的效率。但是当前许多高校还采用传统的纸质档案管理方式，如何推进纸质档案管理向电子档案管理转变，是如今高校档案管理工作面临的重要课题。

一、电子档案的定义及特点

电子档案包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等。具有实时共享性的特点，可以避免时间和空间的限制，可以随时随地进行远距离信息共享。同时，电子档案是通过计算机进行阅览的，体积小、容易保存及携带。

二、电子档案的优势和弊端

（一）电子档案的优势

1.提高工作效率。依靠计算机的信息处理能力，可以大大提高工作效率。电子档案的使用可以使档案资料在收集、储存、分类、统计和查阅的环节更加方便快捷。在一定程度上也减轻了档案工作人员的劳动强度。例如，在查找档案信息时，就可以直接在计算机相应的文件中搜索文件分类号，快速找到所要的文件信息。通过电子档案，使档案可以快速高校的归档。

2.提高档案安全性。电子档案的利用避免了过去整卷查找信息的方式，有效保证了档案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接触档案，只需要通过计算机目录进行检索，减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件的保护得到了保证。缩短了查询时间，又提高了档案的利用率。所有文件都可以及时归档，文件不完整时也可以及时补漏，降低了纸质档案的人力物力进行整理装订的工作量，还可以有效避免档案被认为篡改的行为。

（二）电子档案的弊端

1.初期投资较大。电子档案需要的磁盘、光盘等均是高科技产品，对环境的湿度、温度都有一点的要求。并且电子档案前期需要高校配备计算机及输入和输出设备，要对电子档案的管理者进行相关的培训工作。这样就造成了电子档案建立初期的投资费用过大。

2.网络安全性差。计算机网络技术的开发与利用带来便利的同时，也存在一定的安全威胁。黑客和网络病毒会对电子档案的真实性和完整性造成威胁。因为电子档案没有手写的字迹，就不利于区分档案的真假，在传输过程中容易出现被篡改、盗用的情况。因此，电子档案的网络安全问题也是不可忽略的一个方面。

三、电子档案在高校档案管理中的应用

（一）加强电子档案的存储设备及网络安全性

高校要定期对计算机软件和硬件进行更新和系统维护，要保障电子档案的存储设备的安全，保证做到专机专用，使存储设备要时刻保持良好状态。并且定期对电子档案进行更新备份，防止在意外情况下丢失。要加强网络防火墙的更新建设提升设备的安全性，最大限度地保证电子档案的网络安全性和保密性。

（二）完善相关制度，规范操作流程

国家要尽快完善规章制度和工作标准，结合《档案法》《高等学校档案管理办法》规定，使高校档案管理工作能够有法可依，有章可循。要强化档案管理工作人员的安全保密意识，提高档案管理工作人员的职业道德和职业素养。定期对相关工作人员进行电子档案应用操作的培训，同时建立完善的监控系统制度。使档案资料的安全得到保证，并且最大限度上做好服务工作。

（三）优化服务方式，拓宽服务功能

高校档案管理工作人员要充分结合多媒体技术、信息技术、光盘制作技术等，坚持以快捷个性的服务为宗旨，使电子资源真正实现以安全为基础的信息共享。另外，可以构建在线档案查询服务的平台，为电子档案的用户提供私人的便捷的在线咨询服务。通过对知识面的扩展，及时沟通新的学习技术，为用户提供高品质的电子档案查询服务，使高校档案管理工作为社会效益和经济效益的提高起到更大的作用。同时，在建立完善的网上电子档案咨询服务后，要对网络平台的工作规范严格管理，积极实施管理纠纷，加强数字化档案的工作质量检查。

（四）规范档案储存与利用的方式

要加强电子档案的存储设备，保证电子档案的安全。对电子档案保管的软件进行定期的维护升级，以及要对电子档案及时备份，防止文件丢失，不断改进现代化管理手段，提升电子档案的安全。

四、结语

电子档案篇8

关键词：高等院校；电子商务文档；管理

中图分类号：F062.5文献标识码：A

一、电子商务文件产生对高校档案工作带来的影响

(1)对高校档案保管方式的影响。当电子商务文件通过某种电子商务信息技术和设备存储于载体后，就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子商务技术日新月异地发展，电子商务文件在保管条件上必须不断地通过计算机等设备的更新换代来适应新技术，才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子商务文件在保管上同纸质文件不同的特殊要求。

（2）对高校档案业务工作的影响。电子商务文件的产生使高校内各院、系、部产生的档案材料能及时归档，快速地提供利用。文书处理部门平时在网上将收、发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案室移交一份分类组卷目录清单，把数据通过一定格式传输到档案管理系统数据库中即可，较之过去减少了档案室繁琐的大量数据录入工作。

（3） 对高校档案利用方式的影响。电子商务文件档案的使用可以不受时间、空间的限制，使用者在任一时间、地点只需有一网及配置较高的计算机，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。同时，网上利用的开展，也会使档案工作进入一个崭新的工作环境、进入极好的良性循环之中。

（4）对高校档案馆（室）职能的影响。随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域，今后高校各类档案的收集、鉴定、整理、编目工作关注焦点不再是文件实体，而是文件背后的活动和意图，换言之也就是档案的开发利用途径问题。

二、在一定时期内高校电子商务文档不可能全部替代纸质档案

现代化办公手段已在各高校广泛采用，电子商务档案也应运而生。由于以磁性材料为载体的电子商务档案能使载体与内容信息实现分离，摆脱了纸质等载体档案所具有的时空局限性，因此，有的档案工作者认为电子商务档案存储、检索、传递方便快捷，是纸质档案所不能比拟的，用不着再保存纸质档案了。我认为这种认识是极其片面的，我们必须认清电子商务档案在相当长的时期内只能部分取代纸质档案的功能，不能最终全部取代纸质档案；电子商务档案和纸质档案不是一对新、旧事物的关系，它们之间没有继承性和相互否定性。它们各有所长，互为补充，我认为纸质档案和电子商务档案将长期并存。其原因如下：

(1)构成替代关系是要具备一定的优势条件的。从我们目前所能看到的情况来分析，纸张记录档案材料其中稳定性的特点是磁性记录材料所不具备的，磁记录材料的不稳定性是不适合作为档案载体材料的最基本的要求的。因此，当档案室一方面保存磁记录材料的同时，又对应地保管了大量的纸质载体档案，这就是档案界所讲的“双轨制”。也就是说，磁记录材料如果解决不了其稳定性的问题，那么纸质材料就难以被彻底取代。

（2）电子商务档案的原始性真实性不如纸质档案好确定。电子商务档案原始性认定的艰难性使其难以像纸质档案那样被接受。纸质档案的原始性鉴定通常采用“原件”鉴定法。档案信息形态包括印章、签字笔记等的真实性鉴定及档案信息的原始性、真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工作比较简单，普通人员都能掌握。而电子商务档案的内容信息可与它的信息载体分离，可以从一个载体复制到另一个载体，无原件复制件之分，很难区分内容更改前后的状况。

（3）纸质档案目前还是人们的传承习惯。纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固，既有现实实物的真实感，又有历史印证的沧桑感，人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用，情有独钟，偏爱有加；而且，从现实上讲，至今在国内外的一些特殊行业、部门、工作环节及相当一部分人群中，由于计算机及其电子商务文件档案生成的特殊性等多方面原因，纸质文件档案的统治地位仍未被电子商务文件档案所取代，由于人们对真迹的尊重和渴望，无纸化档案只具有相对意义。

三、加强高校电子商务文件档案管理的设想

加强高校电子商务文件档案管理首先要解决好真实性和安全性问题，而要从根本上解决这两个问题并非易事，它涉及到电脑应用技术、通讯技术、生物科学、机关公文产生程序、保密制度、法律法规等诸多方面的领域。我认为，当前应重点采取以下几点措施：

（1）认真贯彻实施档案管理工作法规和标准，规范高校管理行为。当前，重点是要严格执行《电子商务文件档案与管理规范》和《电子商务公文档案管理暂行办法》等，建立规范的制度和工作程序，并结合相应的技术措施，对电子商务文件和纸质文件实行一体化管理，纳入到高校统一的文件管理体系中去，实现电子商务文件和纸质文件管理上的标准化。

（2）建立电子商务文件和纸质文件之间的联系制度，确保高校档案的有效性和一致性。考虑到对高校档案实行全面数字化处理的难度较大，所以在电子商务文件完全取代纸质文件之前，应该允许两种文件的形式同存并用，以保证两者之间的内容、问题格式和有效性上无差异，避免可能由此引起的混乱，干扰行文的准确性。最好从现在起，凡属应归档的文件，无论是电子商务文件还是纸质文件，都要进行数字化处理，为将来高校的馆（室）藏档案信息全面实现数字化做好准备。

（3）积极应用现有的先进工具和技术，强化高校电子商务文件的事权管理。要在高校档案管理中允许使用磁卡、密码、指纹等技术手段，建立对电子商务文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，确保所有电子商务档案使用者的身份合法，限制对电子商务文件的任何随意使用权限。

(4)完善和健全各项规章制度，促进高校档案电子商务化建设规范发展。要根据工作的发展以及电子商务文档特点，制定科学完善、符合实际需要的管理规章制度、文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，保障数字化档案建设安全有序的开展，重点要研究各类电子商务文件的特性，从档案管理角度提出确保其真实性、完整性、安全性和有效性等方面的措施。

工作单位：西安体育学院武术系

参考文献：

[1]张仕君，邓继军.对档案工作中几个问题的认识[J].中国档案，2005,（1）:56-58.

[2]李芬.高校电子商务文件档案管理的问题与思考[J].黄冈职业技术学院学报，2004,（3）:22-24.

[3]王燕.电子商务文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报，2004,（6）:36-38.