办公档案管理范文

办公档案管理范文第1篇

（一）档案管理完整延续

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

医院办公室档案管理是一项长期工作，优质的管理质量可以促进医院更好地发展。完善医院办公室档案管理，促进管理水平提高，做好医院发展的“智囊团”。

办公档案管理范文第2篇

[关键词]办公自动化；电子文件；档案；计算机

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

随着计算机技术在社会各个领域的不断发展，办公自动化迅速在各行各业中普及，产生了大量电子文件，如何管理和利用好这些电子文件，发挥其优势，提高工作效率，有着非常重要的意义。2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》中电子文件的定义是“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储，以磁带、磁盘、光盘等为载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。通过计算机管理的文档系统，可以方便地查询、阅读和修改文档内容。

1 办公自动化与档案管理

办公自动化（Office Automation，OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术，全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息，使学校内部人员方便快捷地共享信息，提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，增强协同办公能力，强化决策的一致性，提高决策效能。一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节，主要工作是向办公人员提供所需的信息。

办公自动化产生了电子文件，从档案学的角度来看，档案管理是文书管理的后续阶段，办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程，经过档案工作人员的整理核对，形成电子档案。办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向，而档案管理也影响着办公自动化技术的发展，很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。

2 档案管理自动化是档案管理发展的方向

档案管理自动化是档案管理发展的方向，这使档案管理工作更加便利，有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统，首先要加强档案管理业务的基础建设，其次要加强档案数据库建设。对于高校而言，大部分档案都属于开放性档案，高校的办公自动化应与档案业务同步进行，各个部门与档案部门联网，使用计算机通过网络进行档案的调阅利用，缩短档案的查询时间，提高档案的利用率。

档案管理与办公自动化联网，大大提高了档案部门的工作效率。目前，档案部门大多局限于档案的接收和保管，使用办公自动化系统后，文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合，可通过计算机进行整理、排序和分类，便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷，档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码，确保立卷制度的有序执行，也可帮助立卷人准确分类，保障部门立卷质量，对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改，这不仅可提高立卷部门的办公效率，有效防止归档文件遗漏，也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后，可实现档案信息的实时更新和信息资源共享，使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息，为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后，可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，提高工作效率，减少差错率，提升服务质量和服务水平。

3 办公自动化对档案工作提出更高要求

3.1 档案的规范化、标准化要求更高

办公自动化的应用，使得档案工作必须做到标准化、规范化，只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理，才能实现信息共享。因此，在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时，办公自动化形成了新型的特殊载体的档案，它和传统的纸质档案有所不同，这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露，应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施：①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；②设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等；③对电子文件采用防错漏和防调换的标记；④对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高，除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外，对防磁和温度的要求也很高。

3.2 文件处理与档案管理要求一体化

实行办公自动化后，各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后，不但要使用计算机对其特征进行扫描著录，还要分析文件的内容和主题，完成档案管理系统中要求填入的著录项，以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率，提高了档案利用率。

3.3 对档案管理人员综合素质要求更高

实现档案管理与办公自动化一体后，由于档案载体多样化、管理方式现代化，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，在办公自动化的大环境下，不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习，还应尽快改变知识结构，努力学习新技术，掌握新知识，提高档案管理水平，只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。

主要参考文献

[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（2）.

[2]王巍.创新企业档案管理模式建立现代化示范档案室[J].办公自动化，2012（20）.

办公档案管理范文第3篇

1.合理性

在现今社会信息化的今天，很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公，自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门，包括一些私营企业，整个企业中最重要的部门之一就是档案室，在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息，档案室属于一个企业的内部部门，所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用，通过计算机的操作，在一定上减少人力的利用，为企业可以减少由于不必要的员工的录用，减少公司的运作成本，另一方面，由计算机进行操作的过程，少了人工参与，增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库，计算机由于它配备的功能齐全，例如从物力来看，文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等，都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展，这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前，档案的管理都是由企业的老人值得信任，有多年的工作经验人才能胜任，现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。

2.客观性

办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作，可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理，企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理，由专业部门将必要信息进行存储，按日期类别分类好各种文档文件，这样下去，在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地将有用信息进行快速的提取，为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。

二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作

1.管理人员理念要现代

当今档案管理若要实现现代化管理，首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想，只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点，是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中，由于信息时代的高速发展，员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。除此之外，对于信息检查的人员来说，对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性，利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合，然后快速地传递给阅读者，有效地减少资料冗杂性的发生，并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能，用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变，那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面，所以在企业实现改革之前，管理者的思想的改变及实施是最为重要的。

2.档案室管理者的工作素质的必要

在实现了网络自动化联网的信息化管理之后，管理人员必然会向着更年轻熟知计算机网络技术操作的人员发展，此时就要求管理人员要有着对企业的高度负责化，不能利用计算机自动化联网技术进行企业信息管理的窃取，为了个人利益出卖企业信息，不能对他们的要求仅仅限制在有着一般的电脑操作技巧，而是要对这个人的专业素质及个人素质都要有一个客观地评估，才能把企业的机要档案室交给他管理。档案室的管理过程是要通过体系整理过去的资料文案对个人各项进行专门的管理的。所以，档案室及其资料的管理都是要受到管理模式及方式的影响的。

办公档案管理范文第4篇

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规和方针、政策。

2、对本校各部门和有关人员形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

3、集中统一管理本校各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

4、为国家积累档案财富，按规定的时间和要求把具有长期保存价值的档案，向上级档案馆移交。

第二部分：档案的保管

1、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。

2、档案室负责全校档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

3、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理分明，编号科学规范、查找方便。

4、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

5、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

第三部分：档案立卷归档

1、凡记录反映本校职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

5、每年7月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务

第四部分：档案的鉴定与销毁

1、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

2、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在校长办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经校有关领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案时，必须由两人以上在指定地点监督销毁，监督销毁人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销

第五部分：档案室的安全保密

1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播

3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄漏。

第六部分：档案的统计

1、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年报表

2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确、字迹工整，不得潦草和涂改，使档案统计工作标准化。

3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。

第七部分：档案库房的管理

1、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

2、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同

3、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内

严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。

4、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

5、做好室内外温湿度记录，除湿、降温

第八部分：文书的立卷归档

1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。

2、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作,各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。

4、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。

5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。

6、文书立卷归档的具体要求：

(1).立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。

(2).立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

(3).把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。

(4).把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。

(5).按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

(6).把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

(7).卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。

(8).案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。

(9).各立卷单位应按各类档案的具体要求每月月底向综合档案室移交。文书档案在下一年的6月底以前移交完毕，并履行移交手续。

办公档案管理范文第5篇

关键词：办公室；档案管理效率；提高措施

1 加强办公室档案管理的必要性分析

办公室档案可以说是非常重要的一项资源，不仅能够对办公室日常工作、活动进行详细的记录，也会为单位涉及其他工作的开展提供非常积极的服务，是单位工作开展中不可缺少部分：第一，档案是各单位工作、发展轨迹的一个全面展现，是单位未来发展对以往进行参考的一项重要标准，对于提升单位内部工作质量、工作效率具有着十分积极的意义；第二，通过档案的管理，将对管理者在实施决策时能够通过档案的查阅了解到本单位现今的实际情况，以此帮助其更好的制定本单位未来工作计划；第三，通过档案的应用，有利于关联工作成果进行认定，更有利于双方合作工作的开展；第四，办公室档案工作开展的水平、质量可以说是单位整体工作效率、经营成效的一种体现，对于单位的模式选择以及资源配置具有决定性的作用。对此，就需要我们能够在对档案管理工作重要性起到正确认识的基础上更好地开展该项工作。

2 提高办公室档案管理效率的几点措施

2.1 重视人员理念

在办公室档案管理工作中，理念是非常重要的一项基础，只有实现理念上的创新，才能够将想法付诸实践后获得更好的档案管理水平。而要想获得该种效果，就需要从单位的领导以及档案管理工作人员的思想层面入手，通过良好教育工作的开展使其能够在具有创新意识的基础上对办公室的档案工作现状进行认真的分析，并在发现以往档案工作中存在问题的基础上以针对性的方式对其解决，进而获取到提升档案管理工作水平的切入点。而除了教育之外，对于档案管理人员来说，也需要能够在工作开展的同时积极的树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求进行同步，以此保证档案管理工作能够更好的符合日常工作需求。而从本单位的管理者角度来说，也需要在适当的时机加强全体人员的思想工作，通过会议的形式让档案人员认识到档案管理这项工作对于事业单位所具有的积极意义以及作用，以此在对以往被动式服务方式转变到主动形式的基础上使档案管理工作从各个层面获得提升。

2.2 加强管理手段

在办公室档案管理工作开展中，所使用的管理手段将直接决定档案管理工作的质量与效率，尤其是在现今我们所处的全新形式下，办公室更是需要对现有的档案管理手段进行积极地更新与升级：首先，档案管理部分要积极同时代接轨，学会通过科学技术的应用对更为现代化的档案管理工作进行改革与支撑。而档案管理部门也需要能够建立起档案管理的局域网，以此实现在单位内部档案网站的制作，使单位人员在对档案具有需求时通过该局域网的应用就能够对档案资料与信息进行查阅，在减少档案人员查找工作量的同时也提升了这部分档案的利用效率；其次，办公室可以同相关的联系单位进行联系来形成一个更为专业的管理中心，通过该管理中心的建立将办公室档案的电子数据整合到其中，以此便于相关单位对所需档案的查阅与利用。而对于该管理中心而言，其日常工作的主要目的就是对办公室的电子数据进行收集，并将其更好的通过中心共享，以此在各司其职的情况下实现档案的高效率管理与应用。

2.3 创新管理机制

管理机制是保障办公室档案管理效果的一项重要保障，而建立起一个更为科学、创新的档案管理机制则可以说是提升办公室档案管理效率的一项重要因素。在部分单位中，实际档案管理工作开展时往往存在着同其他部门不协调的情况，而这就是档案管理机制缺乏、不科学所导致的。对此，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力以及发展潜力。而在此过程中，单位的领导人员以及档案管理人员也需要能够对档案管理这项工作所具有的服务性质产生正确的认识，并以此为基础加强档案管理服务的建立。而在机制建立这项任务中，领导的决策可以说是非常关键的，可以称之为档案管理服务机制创建的核心，对此，就需要能够从单位自身实际出发，以更为科学、细化的方式对管理机制进行制定。在具体内容方面，除了人员的选定、工作流程等基本内容之外，也可以包括单位文件阅览中心成立、网络档案目录建立以及档案咨询台建设等。通过这部分具有创新性质档案管理机制的建立，则能够在对单位档案管理工作意义进行清晰明确的基础上针对社会存在的热点问题进行信息服务工作，以此使其所具有的经济效益以及社会效益能够得到进一步的提升。

2.4 扩大管理领域

在现今部分事业单位的办公室档案管理工作中，工作范围狭窄可以说是一个较为普遍的问题，而要想使档案管理工作的效率能够得到更好的提升，就需要积极的对管理范围进行创新与扩展。而要想实现该目的，就需要将档案服务的对象从以往仅仅针对单位自身的视野进行提升、扩大，转而面向整个社会提供档案服务。因为对于传统事业单位的档案管理工作来说，其仅仅是向本单位内部提供档案服务，并将单位对于信息的需求、正常运行提供全方位的服务，虽然对于单位的运行具有积极的意义，但是在档案应用水平以及作用发挥方面还存在着一定的不足。而通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好的发挥档案作用。而在对档案管理领域进行扩大的同时，也需要做好档案管理人员的培训工作，通过培训教育方式的应用，在使其综合素质得到不断提升的同时使其能够更好的满足档案管理工作需求。

3 结束语

可以说，办公室档案管理是各单位日常工作开展的一项重要内容。在上文中，我们对办公室档案管理效率的提高措施进行了一定的研究与思考，需要在实际工作开展中能够联系本单位实际，以针对性措施的应用更进一步提升办公室档案管理效率与水平。

参考文献：

[1]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012（07）：33-33.

[2]赵新旺.提高档案管理人员素质加强档案科学化管理[J].中小事业单位管理与科技（上旬刊），2011（07）：55-56.

办公档案管理范文第6篇

【关键词】办公室；档案管理规范；问题；措施

办公室是事业单位日常管理中的“司令部”，指导着事业单位的发展方向。档案管理工作是办公室工作中的重要内容，是对办公室事物进行的最完整记录，能够为单位提供原始的参考材料。在新时期，随着市场经济和科学技术的发展，办公室档案管理规范工作已经远远不适应当前新形势的发展，影响了办公室正常职能的发挥，因此，相关部门要认真分析、总结，制定出符合办公室档案管理规范的措施，促进办公室职能的有效发挥。

一、办公室档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。

（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。

（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。

二、新时期加强办公室档案管理规范的措施

（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。

（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。

三、档案规范化管理的意义

（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。

（二）规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中，需要计算机的参与，这就提升了各部门之间信息交流的水平，同时也提升了档案管理的利用效率。

四、结语

总之，要促进办公室档案管理规范化的实施，必须要采取相关的措施，解决管理中出现的问题，这样才能确保办公室档案管理工作职能的有效发挥。首先必须要提起档案管理人员的重视。其次要建立科学合理的规章制度。再次要提升工作人员的专业技能。最后，要加强档案管理信息化建设，这样才能确保办公室档案管理职能的有效发挥，适应新时期社会形势的不断发展。

【参考文献】

[1]吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[J].办公室业务，2014（11）：85.

办公档案管理范文第7篇

【关键词】办公室；档案管理；效率；方法

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、 办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

[2]张绍华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015（6）.

办公档案管理范文第8篇

【关键词】办公自动化；医院档案管理；存在问题；解决措施

办公自动化技术不断发展，为医院的档案管理工作提供了良好的条件。在医院的档案管理方面，存在的主要问题包括；理念相对落后人员的计算机应用能力差，档案管理不合理，自动化系统不够人性化等，这些问题都是我们需要快速解决的。

一、自动化的条件下档案管理存在的问题

（一）安全性不足。医院的档案属于内部局域网的一种，网络环境相对封闭，如果不是有人刻意为之就不会造成数据的安全性问题，但是如果有人故意非法接入局域网，盗取医院的数据，这样数据的安全性就会大大的降低，数据的安全性有着重要的意义，如果能被随意的入侵和更改就会造成重要的医学资料被泄露，病人病例丢失。引发严重的后果。同时因为属于内网，所以防火墙的等级较低，无法自行的升级，这就造成了新型的病毒能够穿越防火墙，肆意的在医院档案数据库中破坏。医疗档案作为患者隐私内容之一，医院和医生都有义务为患者进行保密。但是随着办公自动化体系的引入，医院逐渐对档案进行电脑联网存储和管理。随着网络技术的发展，黑客和不法商贩逐渐开始盗取患者信息以获得巨额收入。这不仅为医院和患者带来了困扰，还严重影响了医患关系，加深了双方对立程度。医院电子档案是医生存储、管理、上传的诊断病例，包含了文本、符号、图表、图形、音频、影像等数字化信息。鉴于其形式不固定、易于修改、系统漏洞、保密性弱等问题，电子档案被篡改和盗取的可能性大大增加。在针对医疗档案输入、存储以及管理的安全性的投入上，还有许多不足之处。

（二）档案的管理标准不固定。档案的管理不固定这就造成了档案管理存在乱象，很多重要的文件没有备份。各个文件之间类型不同，不利于分析。同时也不利于分析和整理，又是重要的文件因为没有备稿，当数据库受损的时候很多珍贵的资料就此遗失。格式不同往往是因为人员素质因素，或者管理系统不断更新，但是系统的兼容性不好导致的。

（三）医院办公系统不完善，漏洞多。医院的办公系统不完善是档案管理的中的难题，我国没有统一的医院档案管理系统，所以医院是利用自己开发挥着从软件公司手中购买而得，这些系统的兼容性一般都存在一定的问题。系统的漏洞多，容易引发崩溃。所以我国的档案管理系统存在着众多的问题，需要统一的管理，同时办公系统不够人性化，操作过于复杂，耽误了患者的就诊时间，无法时间快速医疗的效果。而且，系统缺乏将电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起的医院档案管理系统，无法实现对诊断病历等医疗文件的自动控制与归档。

（四）念相对落后。很多医院并没有意识到医院档案管理的重要作用，对档案管理的认识个管理都不够，这就造成了当系统出现问题的时候维修速度慢，档案系统当摆设，在医生的治疗时，不采用先进的管理系统，而是采用笔记的方式，因为笔记难以查找，这就造成了查找资料的不利。同时医院的大多数人都是医学专业毕业的，所以对电子应用技术不了解，信息化的水平较低，所以这就造成的医院建立档案的困难。同时医生的工作时间长，任务量加大，很少有时间能够得到得到系统的应用培训。

二、办公自动化环境下医院的档案管理

（一）加强医院档案管理信息化建设。自动化技术技术是在建立在网络、计算机等设备的基础上，所以想要建立良好的设备就需要加大硬件的建设，配置优秀的硬件设备。建立专门部门负责设备的维修和养护工作。保护设备以及网络的安全，定期做好网络的防火墙的升级工作，防止医院的重要数据被窃取，维护系统的稳定，保护病人的隐私，做好文件加密处理的工作。

（二）强化后档案管理专业人才的培养

随着当前医院市场化程度的不断加深，医学领域新的科研成果不断涌现。医院档案出现了数量不断增加、信息更加广阔，形式更加丰富，管理方法更加复杂的特点。因此，医院需要更多的专业人才对医院档案进行管理。对于管理人才的培养，应从以下几个方面进行：首先，要加强管理人员的医疗档案法律法规等方面的知识，增加档案管理、医疗信息分类的专业技能培养课程；其次，要加强管理人员对自动化办公设备的了解与应用能力，强化管理人员的医疗方面的专业知识，熟悉医院运转的各个流程，加强对医生所提交的各种病例案例、重点疾病的质量控制表等报表的分类整理能力，提高工作效率和准确率；第三，医院要制定一套绩效考核制度，完善奖励和惩罚措施，有效的激发工作人员的工作积极性，推动医院档案自动化管理工作的全面实施。

（三）完善制度以建立高效的档案管理模式。建立高效的档案管理模式，首先，要加强档案管理制度建设，将医院患者的档案信息纳入医院档案管理范围中，最大限度发挥其学术价值。第二，要加强档案管理系统与自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口和标准，运用自动化技术加强档案管理工作，实现医院档案的网络化、科学化、规范化管理。第三，准确定位医院档案管理的角色，从不同层面、不同角度，以不同方式进行档案管理，规范档案信息分类，按照一定方向，不断深挖档案信息的参考价值与学术价值，为其他部门提供更加准确的数据支持。

三、总结

在档案的管理模式下，医院应该做好相应的改革工作，加强人员操作系统的能力，同时加大对档案管理资金的投入，一方面加强设备的质量，另一方面建立专门的部门管理系统的稳定运行。建立高效的档案管理模式，注意档案的加密工作，防止数据被窃取，优秀的档案管理就算数据被窃取，入侵者也无法知晓用户的实际意义，这就保证了其数据的安全性。

参考文献

[1]杨巧，张晋川，周丽.浅谈医院档案的历史发展及构成特点[J].中国管理信息化，2013（13）

[2]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（02）

[3]李正，陈秀杰，吴伟民，时泰卿，吴玉龙.办公自动化系统中档案管理子系统设计[J].国土资源信息化，2012（03）

办公档案管理范文第9篇

关键词：医院办公室；档案管理；工作探讨

医院办公室档案管理工作经过长时间的发展和改革，逐渐的在实践中获得完善和发展，办公室档案作为医院多年的综合性材料，对于提高医院的综合竞争能力，促进医院的稳定发展具有重要的意义和作用；医院办公室档案的管理质量直接决定着医院档案的完整程度，对于医院的综合进步具有关键性作用，随着社会科技的发展，医院逐渐采取科学的管理模式对档案进行综合整理，通过引进先进的技术，建立数字档案管理，丰富档案管理方式等提高医院办公室的档案管理水平。虽然档案管理逐渐获得了发展和改进，但是医院办公室档案由于工作种类繁杂，仍然存在很大的问题，本文结合相关的问题和应用进行分析，希望能够提高医院办公室档案管理水平。

1 医院办公室档案管理工作特点

1.1 档案馆内容的复杂性

随着科学技术的不断发展，医院办公室的档案管理水平也逐渐发展，在对传统的档案形式进行保留和整理的过程中，通过科学技术，建立相关的影音、视屏、图片等电子类档案，通过电子类档案管理，有效的提高了档案管理的严密性和准确性。由于医院工作种类繁琐，因此医院办公室档案管理也存在众多的复杂类型，根相关的调查和分析，我国医院办公室档案管理主要包括以下几种复杂类型，首先，医院办公室档案管理的过程中，业务指导类的档案数量较多，众所周知，医院作为基医疗卫生服务建设行业，工作内容复杂、繁重，而且受到医院自身的原因影响，医院自身的救治工作比较多，这样的不平衡的繁重工作任务直接导致医院治疗部门和档案管理部门之间存在很大的差异和不同。档案作为基础性信息记录，受到时代的快速性影响，档案管理方式也不断更新，在医院办公室档案管理过程汇中，对于新的制度要求、操作标准、都需要及时的补充和发展。

1.2 相关的医患关系档案影响性大

医院作为公共医疗服务卫生机构，面向的是整个社会的广大人民群众，所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系的档案，随着社会综合素质水平的提升，社会群众对于医疗机构的卫生水平和技术问题都有了很大的提升，在进行医疗活动的过程中，患者与医生在治疗方式上也存在一定的纠纷，这样的医患档案不仅与档案管理水平有关，而且能够直接反映出医院本身的医疗技术问题和道德文化问题，因此，针对这样的问题，医院要积极做好医患关系的档案，加强医患关系档案的整理和保存。在医院发生医疗事故或者引发医疗纠纷的问题时，相关的调查问题和解决处理都会从医院办公室的档案管理进行，成为处理问题和纠纷的重要依据。

1.3 医生调任、晋升类的档案处理

医院工作过程中，医生会经常出现晋升、离职等问题，作为医院的主体工作者，加强医生的档案管理也是医院办公室档案管理的方面；为了能够积极推动完整的档案管理体系，医院办公室要积极保证三个方面的医生方案问题：首先，加强档案完整性，医院办公室档案管理的人员流动相对比较小，与普通单位之间存在很大的差异，只有医院办公室档案工作人员的稳定才能保障档案管理工作的完整性和稳定性；与此同时，加强档案管理人员的工作成熟度也是促进档案高效管理的措施，能够积极提高档案的管理质量和管理效率。其次，注重档案管理的科技性，随着社会的不断进步，医院办公室档案管理工作需要跟随时代的步伐进行改革，逐级向着信息化和科技化的法相进行转变，这样的发展趋势也是档案管理的重要发展方向，一方面能够减轻办公室管理工作的压力，另一方面能够减少不必要的人力资源的浪费。

2 医院办公室档案管理目前存在的问题

2.1 档案管理人员紧缺

在医院办公室档案管理过程中，由于工作重点不同，医院领导很容易将医院的所有重心放在硬件建设和发展上，缺乏对于管理层面的认识，特别是很容易造成档案建设的忽视问题。档案管理过程需要专门的专业人才进行管理，从而才能保障档案资源的安全性，档案管理人员通常由行政工作人员管理，在管理过程中，很容易出现工作人员的职责不明确，保管制度不及时不严格等问题出现，给整个医院办公室的档案管理带来很大的问题。

2.2 现代管理软件水平不足

在电子技术和通信技术不断发展的当今社会，档案管理不在局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件成为档案管理的必然需求，虽然使用Excei软件进行录入和编写在一定程度上已经极大的提高了工作效率，但是却仍然无法满足医院档案管理的要求，给整个医院办公室的档案管理带来很大的影响，因此，对于医院办公室档案管理部门要积极投入资金，加强现代化的档案管理模式，从而提高医院办公室档案管理的效率。

2.3 档案收集以及归档不及时、不规范

医院作为医疗服务场所，档案数量相对于其他行业的档案管理而言具有很大的复杂性，医院办公室档案包括很多临床科室、住院部、以及后勤部等多个部门的相关资料，档案管理相当巨大，管理任务很重；由于档案管理人员紧张，很多临床科室的档案不能进行及时、有效的整理，给后期的档案处理带来很大的问题，直接影响医院的总体管理水平。

3 医院办公室档案管理的应用

通过上面的医院办公室档案特点和存在问题的分析，我们能够清晰的了解到医院办公室档案管理工作对于医院发展具有重要的意义和作用，加强档案管理是促进医院稳定发展的重要保障；下面将结合医院办公室档案管理的现状对医院办公室档案管理的应用进行分析，医院办公室档案管理主要存在以下几个方面的应用。

3.1 优质的档案管理是医院文化建设的重要部分

医院办公室档案管理是医院建设和发展的重要部分，对档案进行合理化的管理，能够积极提升医院的品牌形象，提高医院的综合竞争能力；在实际工作过程中，掌握档案管理的行管细节，能够积极减少医患问题的出现，领导应该对档案管理给予足够的重视，除了加强各项规章制度外，要积极对档案价值进行合理的开发，提高医院办公室档案管理的强度和力度。优质的医院办公室档案管理能够积极推进医院总体水平发展，提高医院的品牌效应，加强竞争能力。

3.2 完善医院办公室档案管理促进医院建设发展

办公室档案管理工作的重心应该积极推进档案完整性管理，在保障档案管理完整性的基础上，努力做好档案的保密工作，保障档案使用的效果和作用；与此同时，要定期对医院办公室档案管理工作进行定点的抽查和监督，从而确保整个档案管理的工作质量。对于一些医患纠纷事件，档案管理部门要注重此类档案的价值开发，仔细分析其内部的利弊问题和原因问题，形成完整的分析报告，从而为以后工作做出指导性的意见。

总而言之，医院办公室档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，对于医院的具有重要作用，医院档案管理工作是一项长期的、系统的工作，能够切实推进医院的发展，完善医院内部的建设发展，因此应该对其进行重视，并不断的在实际过程中推动医院档案管理工作。

参考文献

[1]舒放.实施精细化管理，提高医院办公室行政效能[J].中国医药导报，2013，10（25）：159-161.

[2]冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理――图书情报与档案管理学科的创新发展之路[J].情报资料工作，2013，（3）：5-10.

办公档案管理范文第10篇

【关键词】办公自动化；档案管理；变革

21世纪是信息化的时代，电子计算机技术在各行各业中都得到了普遍的应用。随着电子计算机的普及和电子计算机技术的发展，社会各个方面都发生着巨大的变革。电子计算机和电子计算机技术在档案管理工作中的应用改变了传统的人工管理档案的旧模式，极大地方便了档案管理工作的进行和开展，提高了工作效率，促进了管理人员自身素质的提高。办公自动化在档案管理工作中的应用注定将促进档案管理发生历史性的变革。

1.对办公自动化的正确理解

所谓的办公自动化是指利用现代先进的计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把人从繁重工作分离出来交给计算机等现代的办公设备来完成，形成以计算机技术和信息处理技术为核心，服务于某种目的的人机合作办公系统。办公自动化实际是由以人为主的办公模式转向人机合作办公的模式，实现以人力为主转向以人为辅，以机为主，从而实现解放人力，提高工作效率和工作质量的最终目标。

办公自动化是一种综合性的技术，它出现在20世纪70年代中期的发达国家。自动化办公主要包括电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等。它主要以信息处理技术为主，利用计算机对档案数据进行快速有效的处理和储存，再通过网络或者通讯技术实现档案资料的共享，以达到快速处理数据和分享数据的目的。

2.办公自动化促进档案管理变革

办公自动化对档案管理的变革有很大的推动作用，这主要表现在档案载体的变化、档案管理的标准化、便利的档案管理和查询、档案管理人员的高素质等多个方面。为了更好的发挥办公自动化对档案管理工作促进作用，我们将对此做出详细的研究分析。

2.1办公自动化使档案的载体发生变化

在传统的档案管理模式下，纸张是档案内容的主要载体，由于纸张本身就具有易丢失、易损坏、不易保存的特点，所以大量档案的保存给档案管理工作带来了很大的困难。因此，传统的档案管理存在着诸多弊端，不能实现档案管理工作的高效率。办公自动化则完全不同，它采用电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把档案内容转化为电脑上的数据，这被称之为电子档案。办公自动化档案的载体由纸张变为了高科技含量的大储存设备这就使得档案的易损坏，不易保存的缺点得以避免，而且采用高科技含量的磁性材料或激光材料的大存储设备减少了纸张的应用和纸张档案的轻易调动，使档案的查阅不再像大海捞针一样困难。档案载体由纸张向电子档案的转变是档案管理工作的历史性重大转折，这从根本上改变了档案的管理形式和管理手段。对于档案管理工作来说是极大的进步。

2.2办公自动化便利了档案的查询和管理

档案管理工作包含许多方面，在人工管理档案的模式下，主要有档案材料的收集、整理、加工、检索标签的编制、存储、管理等等。这么多项工作的开展就使得档案管理变得十分的复杂和繁重，需要大量人力的投入。而实现办公自动化以后，档案的管理变得十分简单，材料的收集、整理、加工、检索、存储、管理都可以通过计算机和一些其他的现代办公设备准确、快速的完成。档案的销毁也变得十分简单，对于要销毁的档案可以进行日期设定，到期后实现其自动销毁，保证了机密档案的安全性。办公自动化使得档案管理投入的人力得以缩减，管理工作变得便利和轻松。档案的查询主要是通过检索来实现，电脑检索与自制的检索标签不一样，它比人工检索要简单、快捷。档案管理人员要查询某些档案只要输入查询的档案中关键字就能够轻松地找到，并且可以进行必要的修改和整理，而人工的档案检索标签则需要人去档案室查找相应的纸质档案。通过计算机网络和计算机终端还能快速、轻松地实现档案资料的共享，寻找档案的人员可以通过网络找到自己想要知道的档案资料，极大提高了办事效率和档案资料的利用效率。

2.3办公自动化促进档案管理的标准化

档案管理主要包括纸质档案的归纳管理和电子档案的归纳管理。二者在内容上应当保持高度一致，这就要求档案的整理流程必须明确，对各个部门的职责和权限进行详细的划分。现实工作中纸质档案管理和电子档案管理的同步进行，电子档案的建立和实施使得人们极大地减少了对纸质档案的依赖程度，使得纸质档案可以更加完好的保存。电子档案与纸质档案的同步并非轻而易举的事情，这需要电子档案的归纳整理遵循国家的相关档案管理规则，使电子档案的形成采用同样的代码和格式，保证档案资源的通用性。

2.4办公自动化促进了管理人员的队伍的变化

与传统的人工管理阶段相比，实现办公自动化以后，档案管理人员队伍也会发生相应的变化。档案管理人员队伍的变化主要表现在两个方面：第一，档案管理人员在不断地解放思想，学习先进技术。办公自动化是一门比较复杂的技术，它包含电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，为了使档案管理人员在面对大量的电子档案和音像资料时能够实现随心所欲的轻松应对，档案管理人员要不断地解放思想、扩展眼界，学习新的知识和技术，以达到熟练使用办公自动化技术的目的。熟练驾驭电脑，会用档案管理的应用软件是各项工作的前提。第二，档案管理人员由多向精转变。在人工管理档案的阶段，档案管理工作十分繁杂且步骤很多，需要大量的人力。而在办公自动化的条件下，档案管理工作对人员的自身文化素质要求较高，不仅要求管理人员能够具有较好的人品，还要求管理人员能够熟练地使用电脑技术，同时，办公自动化的高效率性使得人力得到了解放，档案的管理不再需要那么多的人，仅仅几个具有高素质的档案管理人员就可以搞定所有的工作。所以，办公自动化对管理人员素质的高要求使得档案的管理人员实现了由多到精的巨大转变。

3.结束语

随着社会的进步和科技的发展，办公自动化越来越得到更加广泛的应用。办公自动化的普遍应用和巨大作用已被广泛的接受，它不仅促进了档案管理的变革，还促使从事档案管理的人员素质不断提高，越来越专业。办公自动化在档案管理中应用的巨大作用我们已经看到，但是它的潜在作用还有待我们继续探索和开发。在不久的将来，档案管理工作将会变得更加轻松、快捷、高效。

【参考文献】

[1]蔡学美.稳步推进数字档案馆建设[J].中国档案.

[2]李玛琳.住房公积金档案管理难点与对策[J].云南档案，2009（1）.

[3]段立，刘艺，尹迪.中文版办公自动化解决方案及应用剖析[M].北京机械工业出版社，2003.

[4]郑德庆.办公自动化技术[M].暨南大学出版社，2003.